Advances and Expenses Claims

借款和费用报销

Cash Advance Policy and Procedure

借款政策与程序

Policy

政策

It is the company policy that the agreed policy and procedure must be complied with when getting cash advance from Finance Department.

公司的政策是：任何人从财务部借款必须遵从公司的政策与程序。

Purpose

目的

To achieve effective cost control

实现有效成本控制

Procedures

程序

1.        APPLICATION OF ADVANCES

       申请借款

• Application for Cash Advance/Travel Approval must be prepared by the applicant for the advance of traveling, the applicant should fill in the relevant items, such as itinerary and travel purpose, etc.
• 员工出差前需填写借款/出差审批单，申请人需详细填息具体内容，如日程和出差目的等。
• Advance amount should be approved by the Head of Department, then submit to Finance Controller and GM for approval directly.
• 借款金额需得到相关部门经理批准，然后提交财务经理与总经理批准。

2.   SETTLEMENT OF ADVANCES

借款结算

• Expenses Claim Report needs to be prepared by the claimant after every trip
• 报销人应在每次出差后填写报销明细单。
• All Tax Invoices must be pasted neatly and attach to the Expenses Claim Report accordingly
• 所有发票应整齐粘贴，并附在报销明细单后面。
• Finance Department will check the contents of the claim report and approval of expenses must be obtained from the GM
• 财务部核对报销明细单的明细，各项花费均须获得总经理的批准。
• Every expense claim is to be settled the existing outstanding advance.
• 每次结算只能针对已经发生的借款。
• No further amount to be advanced to the same person, if there is an outstanding advance amount NOT settled
• 任何员工不能同时有两笔借款，若上一笔借款没有归还，则不能继续借款

3.  AMOUNT OF ADVANCES

借款金额

      The amount of advance should not overflow one month salary of borrower. For person who have petty cash on hand, then the petty cash should not overflow 2 months of their salary.

      借款金额原则以借款人的月薪为限额，不得超过。长期持有备用金的员工，其持有备用金金额不得超过该员工月薪的2倍。

Travel Expenses Policy and Procedure
出差费用政策与程序

Policy

政策

It is the company policy that all employees must adhere to the Travel Expenses Policy and Procedure when on company related business trip.

公司的政策是所有员工因公出差时须遵循公司制定的出差费用政策与程序。

Purpose

目的

To set standard for travel expenses and to achieve effective cost control

制定出差费用标准并获得有效的成本控制。

Procedures

程序

Prior to any travel, an employee must prepare a Cash Advance/Travel Approval and have it approved by Finance Controller and GM. Any cash advances required for travel must be requested 1 working days prior to travel in order to facilitate the Finance Department time to prepare funds.

员工须在出差前一天填写借款/出差申请单，并由财务经理与总经理批准，以方便财务部门准备资金。

1. Application

申请

• If such trip is to be traveled by air, the HR/Admin Department is responsible to purchase the air ticket
• 若交通工具是飞机，则由人事后勤部安排购买机票。

 

1. Expenses Records

花费记录

• Claimant has to follow the company policy to settle the expenses.
• 报销人应根据公司政策报销费用。
• All tax invoices related to the trip must be pasted properly by the claimant for submission
• 与出差相关的发票应整齐粘贴好。
• Finance Dept. will check the contents of the report and ensure the supporting match with the claimed amount and then prepare the cash
• 财务部应核对报销明细表内容，确保票据与金额相符后准备现金。
• An Expenses Claim shall be submitted within 3 working days of return from the trip.
• 报销明细单应该在出差归来三个工作日内提交。

1. Settlement of Expense Claim

出差费用结算

• The expenses amount must be set off against the advance amount immediately after every trip.
• 每次出差归来后应及时核销费用，归还借款。
• Finance Department is responsible for updating the traveling expenses records
• 财务部负责及时更新出差花费记录。
• Before expenses reimbursement should signed by Finance Controller and GM.
• 费用报销前须经财务经理与总经理签字

1. Entertainment

宴请

• Entertainment is arranged ONLY when there is a need
• 只有在必要时才可安排宴请
• Sales relative entertainment approved by VGM, Others approved by GM.

销售相关宴请须经主管销售副总批准，其他须经总经理批准。

1. Travel expenses standard

差旅费标准

Employees should make every effort to minimize travel expenses wherever possible. Meal allowance is for employee on travel（one-day trip is not include） the distribution is 20% for breakfast, 40% for lunch, 40% for dinner, but if entertainment is arranged during the time, all the relevant meal allowance will be cancelled, the payment is based on the actual expenses with official invoice under the limitation. The travel guidelines for the company are described below:

员工应尽量节约出差费用，餐补是对因公出差的员工的补助（当日往返无餐补），具体分配为：早餐占餐补的20%，午餐占餐补的40%，晚餐占餐补的40%

若有招待宴请，则取消所有相关餐补，所有补助凭正式发票按规定标准报销。具体标准如下：

Office Supplies Purchasing Policy and Procedure

办公用品采购政策与程序

Policy

It is the company policy that all office supplies purchasing must follow the proper procedure.公司的政策是任何办公用品的采购必须遵循一定的程序。

Purpose

目的

To achieve effective cost control
为了达到有效的成本控制

Procedures

程序

1.        Nobody is allowed to purchase any office supply without prior approval.

未获批准前，任何人不得擅自购买办公用品。

2.        Purchase Order needs to be filled out before any purchasing.

在购买办公用品前需要填写请购单。

3.        For item with a unit price of RMB 20## or more, three quotations are to be obtained for comparison purposes.

价值2000元以上的物品，需获取三个报价以便比较。

4.        Department Head’s signature is needed before the Purchase Order is submitted.

申购单上必须有部门经理的签字。

5.        After GM approval, the Purchase Order will be circulated to HR & Admin Department for their further procedures and coordination of delivery and payment.

总经理批准后，申购单将转至人事行政部门安排采购、送货和付款。

6.        For emergency purchase, if it is not possible to fill out the Purchase Order in advance, verbal approval from GM, must be obtained before purchasing.

如遇紧急申购，若无法提前填写申购单，则应口头获得总经理的许可后方可采购。

第二篇：小企业财务制度范本

企业财务制度

财务部是公司一切财政事务及资金活动的管理与执行机构，负责公司日常财务管理、筹资管理和财务分析工作，其工作范围和职责主要有：

1.负责公司财务管理工作。编制公司各项财务收支计划；审核各项资金使用和费用开支；收回售楼款，清理催收应收款项；办理日常现金收付、费用报销、税费交纳、银行票据结算，保管库存现金及银行空白票据，按日编报资金日报表；做好公司筹融资工作；处理、协调与工商、税务、金融等部门间的关系，依法纳税。

2.负责公司会计核算工作。遵守国家颁布的会计准则、财经法规，按照会计制度，进行会计核算；编制年度、季度、月份会计报表；按照会计制度规定设置会计核算科目、设置明细账、分类账、辅助账，及时记账、结账、对账，做到日清月结，账账相符、账实相符、账表相符、账证相符；管理好会计档案。

3.负责公司成本核算和成本管理。设置成本归集程序和成本核算账表，做好成本核算，控制成本支出，收集登记汇总各项成本数据资料，及时、正确地为成本预测、控制、分析提供资料；按合同、预算、审核支付工程、设备、材料款项，配合工程部等部门做好工程、材料设备款的结算及竣工工程决算；完善各项成本辅助账的设置，健全各项统计数据。

4.建立经济核算制度，利用会计核算资料、统计资料及其他有关的资料，定期进行经济活动分析，判断和评价企业的生产经营成果和财务状况，为公司领导决策提供依据。

5.配合公司内部审计。根据上述工作范围和职责，为加强财务管理，特制定本制度。 第一章 资金审批制度

1.总则

⑴ 所有款项的支付，须经公司主管领导批准。如果主管领导不在公司，应以电话或传真的方式与其联系，确认是否批准款项的支付，事后请其在支出单上补签意见；

⑵ 财务专用章、公司法人章及支票必须分开保管，公司法人章由办公室主任负责保管，财务专用章和支票由出纳负责保管。办公室主任或出纳不在单位期间，印章应由法定代表人指定的专人保管。印章代管须办理交接手续，代管人员必须对印章的使用情况进行登记； ⑶ 财务部原则上不得将已加盖财务专用章及公司法人章的支票预留在公司，如因工作需要，需先填好限额，并经公司主管领导批准；

⑷ 开具的支票须写明经批准同意的收款人全称，收取的#5@p须与收款相符。如收款人因特殊情况需要公司予以配合支付给第三者，必须有收款人的书面通知并经公司主管领导批准；

⑸ 往来款项的冲转（指非正常经营业务），须公司主管领导批准；

⑹ 非正常经营业务调出资金须经过公司主管领导批准；

⑺ 用以支付各种款项的原始凭证必须保存原件，复印件不得作为原始凭证。如遇特殊情况须经公司主管领导批准。

2 公司差旅费开支制度

⑴ 公司员工到本市范围以外地区执行公务可享受差旅费补贴；

⑵ 公司职员出差根据需要，由部门经理决定选用交通工具；

⑶ 公司职员出差期间，住宿费用及补贴按以下规定执行： ① 房租标准： A、部门经理以上职员，房租标准为120元/日； B、一般职员，房租标准为100元/日。② 伙食补贴、市内交通补贴标准伙食补贴每人20元/日；市内交通费每人6元/日。

⑷、实际报销金额超出公司的补贴标准，需由部门经理或带队经理说明原因，报经公司主管领导审批后支付。

3、行政费用支出管理制度

⑴ 公司管理人员的费用报销，须经公司主管领导批准后财务方可报支；

⑵ 涉及应酬等非正常费用，须公司主管领导批准

4.车辆维修费及汽油费管理制度

⑴ 公司车辆维修保养由办公室统一管理，应指定维修点，维修费用一般采取银行转账的方式结算；

⑵ 车辆的易损备品备件由办公室统一安排采购，以支票支付。需用时应办理领用手续，并由办公室建账予以核销使用；

⑶ 公司汽油票由办公室统一保管并设账登记使用。

5.办公费用、会议费用及其他费用管理制度

⑴ 公司办公用具由办公室统一采购、管理；

⑵ 办公室设立账册登记公司办公用品的采购、使用情况；

⑶ 办公室财产台账为财务部附设账册；

⑷ 办公室应对各部门领用的办公用品情况进行造册、登记、定期通报；

⑸ 公司各部门因工作需要，需邀请有关单位人员召开会议的，应由部门经理提出建议，报总经理批准，其会务工作由办公室统一安排；

⑹ 有关工资、奖金、福利费等各项津贴的发放标准由公司人事劳资管理部门制定，经总经理批准后报财务部备案。

6.行政费用报销制度

⑴ 公司行政费用现金支出范围为：向职工支付工资、奖金、津贴、差旅费，向个人支付的其他款项及不够支票起点100元的零星开支；

⑵ 公司职员报销行政费用应填写报销单，由经办人员填写，公司主管领导签字认可后报送财务部按照本制度有关规定进行审核，并按本章第1条的规定进行审批支付； ⑶ 应酬、礼品费用支出实行一票一单、事前申报制，批准后方可实施；

⑷ 凡未具备报销条件（如没有对方单位的收款凭证），需领用支票或现金者必须填写借款单。借款单留财务存底，待借款还回时财务开冲账收据给经办人；

⑸ 支票领用单、借款单必须由经办人填写，公司主管领导签字，财务审核后，由财务部直接支付；

⑹ 银行支票如发生丢失，有关责任人应及时向财务部和开户银行报告。如系空白支票所造成的损失，丢失人员负有赔偿责任；

⑺ 其他有关费用及成本支出的程序以公司规定为准。

第二章 工程成本管理制度

1、公司所有工程经济合同以及涉及工程成本的一切指标、保证、承诺及其他经济签证均需由总经理签署或授权委托签署。

2、公司工程部主要负责工程造价的预测及审核、工程招投标文件的编制、工程决算的审定。

3、工程部还负责组织工程用设备材料的采购供应及经济合同的谈判工作，对已经选择定型的设备、材料进行采购，确保设备材料及时供应，积极进行市场询价工作，建立市场价格询价登记薄，记录材料价格变动的历史资料。

4、财务部主要负责工程成本的总体控制工作。

⑴ 参与有关工程经济合同的谈判工作，及时准确地了解公司各项工程成本的构成及用款计划；

⑵ 负责工程进度款的复核工作，参与工程造价的确定和最后决算的审定工作。

5、工程中间结算程序。

⑴ 施工单位于每月25日之前，将工程进度结算报送工程部审核，工程部结合工程施工图纸、施工进度计划以及其他文件资料提出审核意见，并在5日内送财务部会签；

⑵ 财务部根据有关文件资料、施工单位领用的供应材料数额，以及与施工单位其他经济往来等情况，并参考公司财务状况提出付款意见，报送公司主管领导审批。

6、工程决算程序。

⑴ 施工单位应将工程决算书以及各项经济签证资料按工程中间结算同样的程序报工程部复核，财务部会签；

⑵ 财务部根据各种经济签证、合同以及经审定的工程决算数和材料结算数，扣除已付工程数及垫付的各项费用，结算应付工程尾数，提出付款方案，报公司主管领导批准； ⑶ 大工程办理决算时，应由公司主管工程领导牵头，由工程部、设计部、财务部及其他有关部门人员组成工程决算小组，按照上述本制度规定的职责范围联合进行专项工程决算；

第三章 财产管理制度

1.公司财产的范围

⑴ 公司财产包括固定资产和低值易耗品；

⑵ 凡公司购入或自制的机器设备、动力设备、运输设备、工具仪器、管理用具、房屋建筑物等，同时具备单项价值在2000元以上和耐用年限在一年以上的列为固定资产； ⑶ 凡单项价值在2000元以下或价值在2000元以上但耐用年限不足一年的用品用具均属低值易耗品。

2.公司财务部负责公司所有财产的会计核算

⑴ 公司本部使用的所有固定资产及公司所有办公用品用具由办公室归口管理； ⑵ 公司各施工工地使用机器设备、动力设备、工具仪器等由工程部归口管理；

⑶ 办公室和工程部应指定专人负责公司财产的业务核算，应设立台账，登记公司财产的购入、使用及库存情况，负责组织公司财产的保管、维修并制定相应的措施、办法。

3.财产的购置与调拨

⑴ 办公室根据公司发展需要编制财产采购计划及进行市场询价工作，经财务部会签，报公司主管领导批准后方可采购；

⑵ 财产购回后，应填写财产收入验收单。财产收入验收单一式两联，财务部凭财产收入验收单、财物#5@p及采购计划办理报销手续。财产归口管理部门凭验收单登记台账； ⑶ 各部门需领用固定资产时，应填写领用单，领用单需经部门经理同意，报办公室审批，公司主管领导批准；

⑷ 固定资产的领用单由使用部门开具，领用单一式三联。一联由领用部门存查，一联送财产归口管理部门作为财产发出凭据，一联由财产归口管理部门定期汇总后向财务部报账；

⑸ 财产在公司内部之间转移使用应办理移交手续，移交手续由财产归口管理部门办理，送财务部备案。

4.财产的清查、盘点

⑴ 公司财产归口管理部门应定期进行财产清查盘点工作，年终必须进行一次全面的盘点清查；

⑵ 各部门的年终财产盘点必须有财务人员参加；

⑶ 财产盘点清查后发现盘盈、盘亏和毁损的，均应填报损益报告表，书面说明亏、损原因。对因个人失职造成财产损失的，必须追究主管人员和经办人员的责任；

⑷ 凡已达到自然报废条件的固定资产，财产归口管理部门应会同财务部组织评估，评估情况上报公司主管领导，由公司主管领导决定处理意见；

⑸ 凡尚未达到自然报废条件，但已不能正常使用的固定资产，使用部门应查明原因，如实上报；属个人责任事故的应由有关责任人员负责赔偿损失；属自然灾害或其他不可抗力原因造成损失的，应上报总经理，决定处理意见。