公司印章、证件管理制度

第一章 总则

第一条 公司印章是公司对内、对外行使权力的标志，也是公司名称的法律体现，因此，为加强公司印章使用的合法性、严肃性和可靠性，杜绝违法行为，维护公司利益，从而使公司印章、证件的管理更加趋于规范化、制度化，现结合公司实际情况，特制定本制度。

第二章 公司印章的种类及用途

第二条 公司印章的种类有：

一、公司印章

是按照政府规定，由主管部门批准刻制的代表公司权力的印章。

二、专用章

为方便工作专门刻制的用于某种特定用途的印章，如：合同专用章、财务专用章、业务部门专用章等。

三、法人代表人名章

是以公司法人代表名字刻制的用于公务的印章。

第三条 各类印章应在本条款规定范围内使用：

一、公司公章主要用于对外签订的需确定公司权利、义务的有关文件；对内所颁布的重要经营管理制度、人事任免文件；对外重要函件；授权委托书（授权委托书需同时加盖公章和法定代表人名章）、其它需以公司名义证明其权威作用的文件。

二、合同章主要用于对外签署的经济合同、协议及意向性文件。

三、法定代表人名章主要用于授权委托书、财务确认单等需要加盖公司法人名章的文件资料。

四、业务专用章是指各部门业务的专用章。

第三章 公司印章刻制和启用

第四条 公司印章刻制统一由总经理办公室负责。

第五条 公章、合同专用章的刻制由总经理办公室提出申请，总经理批准；部门业务专用章由用章部门提出申请，总经理办公室审核后，报请总经理批准。

第六条 公司各类印章的刻制均需填写《刻制印章申请表》，结合公司实际拟出印章模式，经总经理批准后，指定专人凭登记管理部门核发的营业执照，到所在地县级以上公安机关申请办理准刻手续。待申请批准后，按照相关法律规定携带所需文件在国家公安管理部门指定的印章公司刻制。

第七条 新印章的启用。新印章刻制完成后由公司指定专人将刻制的印章向公安机关办理印鉴备案后，使用部门填写《公司印章交接单》，到总经理办公室主任处办理印章领用手续，总经理办公室主任留存印模标样、登记备案。

第八条 印章的启用必须有公司总经理亲自签发的印章启用通知。该通知由总经理办公室下发，注明印模，启用日期及使用范围。

第四章 公司印章的保管、交接和停用

第九条 公司各类印章必须指定专人负责保管

一、公章、合同章、财务专用章的保管

财务部负责保管公章、合同章及财务专用章。向银行备案的印章，应由财务总监、会计人员分别保管。

二、各部门业务印章的保管

各部门业务印章由各部门指定专人专柜保管，并将保管公司印章人员名单报总经理办公室主任处备案。

三、法人代表人名章

法人代表人名章由法人代表本人授权公司财务部管理。

四、印章保管须有记录，注明印章名称、颁发部门、枚数、收到日期、启用日期、领取人、保管人、图样等信息。

五、严禁员工私自将公司印章带出公司使用。若因工作需要，确

需将公司印章带出使用，需提交申请报告，由该部门直属副总经理同意并签署意见后，呈报总经理批准，并报财务部确认后方可带出。公司印章外出期间，借用人只可将公司印章用于申请事由，并对公司印章的使用后果承担一切责任。

六、公司印章保管人因事离岗时，须由上级领导指定人员暂时代管，以免贻误工作。

第十条 公司印章保管必须安全可靠，须加锁保存，公司印章不可私自委托他人保管。

第十一条 公司印章保管有异常现象或遗失，应保护现场，及时汇报，配合查处。

第十二条 公司印章移交须办理手续，填写《公司印章移交单》，注明移交人、接交人、监交人、移交时间、图样等信息。

第十三条 有下列情况，公司印章须停用

一、机构撤销、更名或业务变动。

二、公司印章使用损坏。

三、公司印章遗失或被窃，在规定的媒体声明作废，如有必要，函告相关单位或个人。

第十四条 公司印章停用时须经总经理批准，及时将停用公司印章送财务部，按照国家相关法律规定报印章备案机关登记销毁。

特殊需要留存的，经财务部向相关部门申请并公告，经批准后予以登记并封存。需要制发新印章的，按本制度规定的印章制发程序和要求办理。

第十五条 印章毁损或无法正常使用时，按本制度规定的程序和要求刻制和原印章相同的新印章，保管部门将原印章交总经理办公室登记按法定程序登记、销毁。销毁印章前要写出报告，销毁印章报告由总经理办公室长期保存。

第五章 公司印章管理与使用

第十六条 公司的公司印章、合同章、财务专用章由财务部负责保管，并按照相应的管理流程审核用印。各部门业务专用章由各部门负责保管。

第十七条 所有需要加盖公司印章的文件资料用印时，必须由申请用印部门填写《用印申请表》，由主管副总经理审核，总经理签批后方可用印。合同、协议及意向书用印备案留存时，必须留存一份原件。用印申请表的填写应遵循“一事一批”的原则，同一事项不重复审批。

第十八条 税务报表及为员工个人出具的有关证明文件用印时可以不予备案留存。其它所有用印文件必须备案留存一份。

第十九条 印章的授权使用

一、为方便工作，公司领导也可授权印章管理专责人审核一般性事务用印。

二、被授权人与印章管理人员填写《公司印章使用授权书》；按授权时间、范围使用印章，并在《用印申请表》中作好登记。

三、被授权人必须在授权时间结束后把印章及《用印申请表》交回印章管理人员，并做好交接手续。

第二十条 公司印章管理人员用印注意事项：

一、公司印章保管人应明确所保管公司印章的用途及使用权限，盖章前要了解文本内容，根据部门负责人和主管副总经理指示意见使用印章，建立《用印申请表》。

二、凡是超过2页以上（含）的文本必须加盖骑缝章。

三、使用手续签批不齐全的有权予以拒绝加盖。

四、不得在空白页上加盖公司印章。

五、公司的章程、合同、协议，所有涉及公司财产产权、财产抵押、担保、贷款、借款的合同和协议，以及经济担保的法人代表委托书、法人代表证明书，未经公司法人代表审签及未经公司法律顾问审查并提出《法律意见书》的，不得盖章。

六、如主管上级出差等各项原因，无法在审批单上签字而又急需用印时，须由经办人当场通过电话向主管上级报告用印内容，征得同意后，由主管上级授权公司印章管理人员先予用印时，方可用印。同时，公司印章管理人员应将授权具体时间、内容备注于《用印申请表》上，并由经办双方签字确认，待主管上级返回时，补齐签字。

七、公司员工因公需要携带公司印章外出办事时，必须注明“携公司印章外出公务”字样，由主管上级签批后，方可用印。

八、公司用章申请表和用印留存的文件资料由公司印章管理人员于每月30日分类编目并归档。

第六章 责任与义务

第二十一条 印章管理人员对公司印章的使用必须严格把关，未经权限领导签批同意，坚决不予用印。对违反规定擅自使用、私刻、丢失公司印章所造成的损失和责任，由印章保管人员承担全部经济和法律责任，必要时公司将依照法律规定给予行政处罚或移送相关司法部门追究当事人的法律责任。

第二十二条 印章保管人员为公司涉密人员，其应该保守因职务行为所知悉的包括但不限于公司经营、财务、客户信息等，违反该保密义务泄漏公司信息的，公司有权追究其责任。

第二十三条 公司员工若发现印章被伪造的情况，应及时向人资副总经理报告。

第七章 证件管理

第二十四条 证件是指企业营业执照、税务登记证、机构代码证、特种行业许可证、食品卫生证等生产经营中所需的企业证件及个人证件（包括法人代表证明书、公司统一为员工办理的健康证及结业证等）。

第二十五条 证件申办及年审：由总经理办公室主任根据需要统一到有关部门办理。

第二十六条 证件管理：

一、各分公司、场营业执照由各基层单位管理，并上墙亮证经营。公司营业执照及相关证件由财务部统一管理，并上墙亮证经营。

二、企业办理的所有个人证件由行政人资部统一管理。

三、财务凭证、#5@p及有价证券由财务部统一管理。

第二十七条 证件借用程序：

一、各部门因工作急需借用公司相关证件原件，须出据书面申请，并在申请上注明使用时间、事由及相关事项。经总经理同意后，到财务部办理借用登记手续。

二、各部门因工作急需复印公司相关证件，按上款履行手续后，由财务部复印，并在复印件上注明其复印的用途再加盖公司行政印章。

三、使用证件的部门和当事人，应妥善保管，不得遗失。如证证件遗失，应及时向财务部报告。凡遗失证件所造成的一切经济损失和法律责任均由借用当事人或部门承担和赔偿。

第八章 附则

第二十八条 对于本管理制度所未规定的事项，由总经理办公室依照其他管理制度执行，需要时可及时编制新的补充规定。

第二十九条 本管理制度由总经理办公室负责解释，员工对本管理制度产生疑义时，由总经理办公室出书面说明。

第三十条 总经理办公室每年对本管理制度进行一次检讨和修正，确保本管理制度的适应性和有效性。

第三十一条 本管理制度自批准签发之日起生效实施。

第二篇：公司印章使用管理制度

公司印章使用管理制度

1、总则

印章是公司经营管理活动中，行使职权的重要凭证和工具；印章的管理，关系到公司正常的经营管理活动的开展，甚至影响到公司的生存和发展。为加强管理，防范风险，维护公司的利益，特制定本制度。

2、印章的刻制与废止

2.1公司所有印章的刻制与废止，必须经法定代表人批准；刻制时，持公司介绍信到公安部门指定的刻字单位制作，由公司办公室到公安部门登记备案。

2.2对私刻、伪造公司印章者，属公司员工的，予以辞退、解除劳动合同处分，并处以责任人10000元的罚款；由此造成的一切直接和间接损失，由责任人承担；情节严重者追究其法律责任。

2.3公司的印章在遇到丢失、被盗时，应及时向公司报告并说明原因；相关责任人应迅速在媒体上刊登遗失启事，由法定代表人根据具体情况做出处理决定；如有需要，依据本制度2.1的规定程序，申请重新刻制启用。

2.4废止、损毁的印章一律交由办公室保存，保存期限一般为3年。

3、印章的保管

3.1公司办公室对公司、分公司、项目部所有印章建立领用台帐，由法定代表人授权公司、分公司、项目部专人保管使用。

3.2所有的印章保管人，必须与公司签订印章使用保管责任书。

3.3印章保管必须严格按规定办理，用完后存放于安全柜内加锁。

3.4公司、分公司、项目部所有印章在年末和项目竣工时，必须带回公司上缴封存。

4、印章使用范围

4.1公司行政公章：在公司机关仅限于履行公务活动时使用；在各分公司仅限用于工程投标、开竣工报告和验收报告；如有其他情况需要使用时，经法定代表人批准后，方可使用。

4.2公司合同专用章：在公司、分公司仅限用于经过评审流程通过的《建筑工程施工合同》，不得用于购买材料设备等商务合同。

4.3公司财务章：公司财务章仅限用于公司经济往来、财务结算、财务报表。

4.4企业法定代表人签名章：在公司用于企业注册、年检及上报资料等规定必须使用的相关文书；在分公司仅限用在工程投标、开竣工报告、验收报告和建筑工程施工合同中，使用前须由分公司书面报告传真至公司，经法定代表人批准后方可。

4.5分公司行政公章：分公司行政公章仅限于公司与分公司之间的书面业务往来，拟定分公司有关规章制度、文字资料，以及分公司与项目部签订经济责任书中使用。

4.6分公司财务章：分公司财务章仅限用于分公司经济往来、财务结算、财务报表。

4.7项目部行政章：项目部行政章仅限于项目部与施工班组签订内部经济承包责任书和购买该项目需要的材料物资，以及施工过程中向分公司书面报告（材料计划、申请报告）时使用，其他方面不可使用。

4.8项目部技术资料专用章：由项目技术负责人保管，仅限在工程技术资料中使用。

4.9公司党总支、工会公章仅用于其组织工作之中，不可他用。

5、印章的使用、审批程序

印章的使用依照以下的程序进行：使用公司、分公司印章时，应先填写《印章使用申请单》，写明申请事项；一般性文件资料使用，由分公司经理、主管副总经理批准；重要文件或涉及到公司经济利益的文件资料，由法定代表人批准或电话授权批准，并需留复印件存档。

6.印章的使用规定

6.1印章保管人员要坚持原则，认真负责，严格按规定办事，确保用印万无一失。

6.2未按规定程序用印的，对保管人处以500元/次以上罚款，并承担由此造成的责任和经济损失；因印章保管不严而被偷盖的，罚保管人1000元；损失部分的20%由保管人赔偿，80%由偷盖人赔偿，并追究偷盖人的法律责任。

6.3各类统计报表、申请表、申报资料须逐项填写清楚，空白表格不得先盖章后填写。

6.4公司原则上禁止开具空白介绍信和证明，如因工作需要或其他特殊情况确需开具时，必须经法定代表人批准。

6.5持空白介绍信或证明外出工作回来后，必须及时持复印件向公司办公室汇报、登记该介绍信或证明的用途，未使用的必须交回。

6.6印章保管部门设有印章使用登记台帐，对每次的印章使用进行记录，包括资料文件名称、使用日期、经办人、审批人等。

6.7凡以公司名义发文，需按公司公文处理办法手续完备方可用章。

6.8印章，只能由印章管理员使用；未经法定代表人批准，不得携带印章外出；特别情况必须经法定代表人批准，由印章管理员或专人带章跟随。

6.9印章管理员应严格保守公司商业机密。

6.10保管人员对保管的印章应经常清洗或加印油，保持印章清晰。

6.11离职时，印章管理员须办理归还印章手续后，方可办理离职手续。

江苏南通弘霖建设有限公司用印申请单

注：1、审批本单时,必须一并随附所需盖章的资料；

2、文件盖章后，本单由印章管理员留存，定期由办公室归档。