公文处理常见问题分析
一、公文处理概述
（一）公文的特点
1．鲜明的政治性。
公文是管理阶层的工具，是管理工作的需要。它的内容反映了管理阶层的意志。
2．法定的权威性。
公文是领导机关实施领导和管理工作的工具，其管辖范围内所有单位和个人必须贯彻执行。如果对某些条文有不同意见，只能用合法的方式向上级领导机关反映。
3．特定的作者、读者和严格的程序。
公文写作，是一项严肃的工作。
公文的作者，是公文制发机关（单位）。
公文的读者，是由领导机关制发文件时规定的。
公文办理有一套严格的程序。
4．文字表述的准确性和语言的生动性。
文字表述的准确性，是指公文的语言表达必须做到准确、规范，无歧义。特别是政策性公文，要清楚明了，操作性要强，便于贯彻和执行。
公文语言的生动性，是指在确保其准确、鲜明、朴实、简洁的基础上，充分运用我国语言、词汇丰富的特点，做到句法、构词法一致，句子、词汇新颖，避免重复、累赘。
5．内容上的公务性和现实性。
内容的公务性，是指公文是机关决策的产物，是机关处理公务活动的工具，必须为公务活动服务，不得把私人的事务写入公文之中。
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内容的现实性，指公文必须充分全面地反映实际情况，实事求是；必须为现实管理工作服务，具有现行功用和指导性、实践性。
6．强烈的时效性和特定的意向性。
公文的时效性很强，必须在规定的时间内起草、审批、发出和产生效用。否则，公文就失去了现行功用。
特定的意向性。是指公文的读者即受文对象在起草之前就确定了。不同的受文对象，用不同的公文语言表述。
7．严密的逻辑性。
公文必须按照人们的思维规律构思、布局、撰写，做到逻辑严密，言简意赅，以其独有的逻辑力量说服读者（执行者），实现其管理作用、处理公务的作用。
8．规范的体式。
通用公文是法定的，每一个文种的撰写方式、格式都是固定的。公文写作人员必须按规定的体式写作、印制公文，不得违反。
（二）公文处理的原则
1.实事求是的原则；
2.党政分开的原则；
3.精简的原则；
4.高效的原则；
5.按照行文机关的要求进行的原则；
6.按照公文处理规定进行的原则。
标准：及时、准确、安全、保密。
（三）公文发布的方式
1．内部发布
①用特定版头印制内部分发；
②用内部传真电报发送；
③在内部网络上发布；
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④其他方式。
2．公开发布
公开发布的公文，从公开发布之日到执行的起始日，至少要有30天以上的间隔期。
①在报刊上公开发布；②在互联网上发布；
③张贴；④设立政务公开场所供执行者索取公文；
⑤其他形式。
二、公文行文规则
（一）公文的行文关系
行文是指公文制发单位发公文给受文单位。受文单位一般是某个单位或某些单位或集群单位。这种发文单位与收文单位之间的公文往来关系，就叫做行文关系。
它是根据组织系统、公文法定作者的职责权限、发文单位与受文单位之间是否具有隶属关系确定的。
正确处理行文关系，充分发挥公文的效用，是一切机关工作人员特别是从事公文处理的人员必须熟练掌握、正确使用的基本技能和方法之一。
行文公文的行文关系，主要有以下两种关系：
1．领导与被领导的关系。
领导与被领导的关系，是指有隶属关系的上级机关与下级机关之间的公文往来关系。按照我国现行的政治体制、行政管理体制和组织制度，凡有隶属关系的上下级机关之间工作上的相互关系是领导与被领导的关系。
公文往来中的领导与被领导的关系，专指行文关系，是指具有直接领导关系的上下级之间的关系，不包括间接的领导关系，即处于领导地位的政党与其所领导下的人大、政府、政协、企业事业单位、社会团体等机关单位之间的领导与被领导的关系。 3
2．指导与被指导的关系。
指导与被指导的关系,是指没有隶属关系但有业务指导关系的机关、单位、部门之间的公文往来关系。例如，没有隶属关系但有业务指导关系的上级机关与下级机关之间的公文往来，上级机关的职能部门与下级机关的相关部门之间的公文往来，同级机关、单位、部门之间在各自的职权范围内进行业务指导工作时的公文往来等。这种关系与领导与被领导的关系比较，行文方式相同，但所用文种不尽相同，二者有本质的区别。
具有业务指导关系的上级机关向下级机关、上级机关的部门向下级机关的相关部门进行业务指导、答复问题、部署业务工作等，必须受政策、法律、纪律、办文制度和职责权限的约束，只能在各自的职权范围内活动，不得超越职权范围。
（二）公文的行文方式
1.下行文。指上级机关给所属的下级机关行文，上级机关的职能部门给下级机关的相关部门行文。
2.上行文。指下级机关向有隶属关系的直接的上级机关行文和下级机关的部门向上级机关相关的部门行文。给不相隶属的上级机关或不相关的上级机关的部门行文，不叫上行文。
3.平行文。指同级机关和不相隶属的机关之间的行文。有些机关虽然是上级领导机关或下级机关，但与行文的机关没有隶属关系和指导关系，与这样的上级机关或下级机关行文，也是平行文。
平行文没有级别、地区之分。同级机关和不同隶属的机关之间联系工作、交流情况、答复询问和批准管辖的事项等都可以行文，但是，只能用“函”行文。
1.行文应当确有需要，注重实效，坚持少而精。
①行文必须确有必要。没有行文的必要性和可行性的，不行文；贯彻上级文件精神，没有新的具体措施，仅表态性的或照抄照搬的， 4
不行文；已开会作了布臵，可用电话或当面议定的事项，不行文；会议文件、会议纪要和领导人在会议上的报告、讲话，不另行文。凡是部门工作，部门自己行文能够解决问题的，应由部门行文，不应由党委或政府行文。
②行文必须注重实效。公文必须紧密结合实际，制定的政策、措施、方法等切实可行，能解决问题，收到实效。对于脱离实际，超越了干部、群众的承受能力，行不通和收不到实效的，不行文；违背了人民群众长远利益和根本利益的，不行文；不符合党的路线方针政策和国家法律法规的，不行文。
③必须控制行文数量，所发公文力求精练、简短。所发公文，必须作总量控制，科学决策，民主决策，依法决策。应发的公文，提倡写短文，在语言文字上反复锤炼，精益求精，力求简短，达到“一字入公文，九牛拉不出”的标准。
三、公文的常见问题
（一）合格公文的基本标准
材料真实 言之有物
符合政策 切实可行
主题鲜明 表述准确
结构严谨 条理清楚
语言流畅 文字精练
字词规范 标点正确
语气得当 定位准确
手续完备 格式规范
（二）公文处理常见六大问题
标题不规范 文字不精练 用词不贴切
表述不清楚 语法不规范 标点不准确
1.标题不规范
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◆不能准确、简明地揭示公文的主题。
《关于联合国粮农组织总干事邀请部领导出席粮食安全委员会特别会议的请示》
修改：《关于联合国粮农组织总干事邀请部领导出席粮食安全委员会特别会议事处理意见的请示》
《关于如何认定假兽药的函》
修改：《关于认定**公司生产的疫苗制品为假兽药的通知》 ◆滥用标点符号。
《关于拟请部领导会见泰国新任农业部长、部领导宴请泰代表团的请示》
修改：《关于拟请部领导会见并宴请泰国农业代表团的请示》 ◆文种使用不当。
《关于划转厅机关大院改造项目投资的复函》（厅发文，受文者是机关服务中心）
修改： 《关于划转厅机关大院改造项目投资的通知》
《关于报请审定高致病性禽流感控制应急预案的报告》
修改： 《关于报请审定高致病性禽流感控制应急预案的请示》 《农村集体财务管理规范化试点村考核验收办法》
修改：《关于印发〈农村集体财务管理规范化试点村考核验收办法〉的通知》
2.文字不精练
◆喜欢讲大话、套话
乡镇企业减负工作是一件大事也是一件难事，更是一件非抓不可的实事。我们要充分认识乡镇企业减负工作的重要性、艰巨性和迫切性……
自国务院批准我部每年举办一届中国国际农产品交易会以来，在党中央、国务院领导的亲切关怀下，在贵部及国家发展改革委、 6
财政部、海关总署、质检总局……的大力支持下，2003、20xx年已举办两届中国国际农产品交易会并取得圆满成功。
修改：经国务院批准，我部于2003、20xx年举办了两届中国国际农产品交易会取得了圆满成功。
◆有赘述、重复现象
加拿大宣布在国内××××发现后，我部会同国家质检总局立即采取了一系列紧急预防措施，以防止××传入我国，保护××业安全和人体健康。主要措施：一是……
◆过细地陈述不必要的过程和细节
根据国家统计调查项目管理的有关规定，今年九月份，农业部将调整后的“农村经济收益分配统计报表制度”报送国家统计局审核。最近，国家统计局以国统函[2003]号批复。现将国家统计局批复同意的“农村经济收益分配统计报表制度”印发你们，请认真执行。
3.用词不贴切
◆用词不规范
对外依存度高达45—49% 修改：45%—49%
九十年代中期 修改：20世纪90年代中期
（公文中除成文日期、部分结构层次和在词 、词 组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，其他数字均使用阿拉伯数字。）
◆不适应语言环境
为改善“三院”的科研基础条件，恢复和抢救因台风损坏的科研基础、科研种质资源圃和危房（？）
我国农业结构进行了重大调整、生产方式和种植结构与品种更加多样化，这些生产措施的变化更加有利于病虫害的发生。
◆不符合行文者身份
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综上，我厅认为，《规划》和《预案》几经修改，内容基本完善，并有较强的操作性，下发的时机已经成熟。
为此，我厅希望你市考虑到项目的重要性和特殊性，同意该项目继续在海鸥岛建设。修改：鉴于该项目的重要性和特殊性，商请同意该项目继续在海鸥岛建设。
◆表意不够准确
为体现国家级农交会的权威性，保证参加展示和交易的产品是精致产品并具精美形象（充分展示精品）……
我厅（将）进一步做好标准化工作，启动农业标准化生产示范县（项目建设）
◆含糊不清
菲律宾和印度尼西亚等东盟国家以及印度等南亚国家是亚洲的农业大国，……进入新世纪，我与上述三国的农业合作取得了长足进展,成效显著。 （代表团出访三国的请示）
新型疫苗等研究成果的应用，对迅速控制和扑灭疫情起到了关键性作用；在今年的猪链球菌病防控中，多年来所作的科研技术储备发挥了重要作用；疯牛病等重点外来病的储备研究也取得了明显成效。（领导划线批示：要有具体内容）
◆前后矛盾
近年来，各地在***方面做了大量工作，取得了显著成效。但是， ……相应的监管制度还没有形成，监管工作滞后
4. 表述不清楚
◆逻辑关系不严密
为调动你局农场职工种粮积极性，扩大水稻种植面积，增加水稻产量，20xx年中央财政继续对以计税耕地为基础的水稻种植实际面积给予补贴。
根据走访调查和座谈发现，由于民族地区经济状况查 ，消费 8
者购买茶叶首先考虑的是价格，其次才考虑茶叶质量。
◆结构层次不条理
为确保按时完成核准工作，应按照以下要求开展杀鼠剂经营资格核准和定点工作。在杀鼠剂经营资格核准和定点工作中，除规定的证照工本费外，不得收取任何费用。
一、 ……
5.语法不规范
◆不符合词法规范
因此，如何合理配臵农业科研资源、优化农业科技体系、提高科技创新能力和成果推广能力，加强农民的培训、提高农业劳动力的素质，成为（是）现阶段我国农业发展的主要任务。
各地要严厉打击非法生产、销售假劣疫苗的现象（行为）。 为解决粮食供求（给）不足问题，近年来马政府制定了《农村发展行动计划》
◆不符合句法规范
国家茧丝绸发展基金是国家扶持茧丝绸发展的唯一资金渠道，归属国家茧丝绸办公室管理，具体负责基金的规划、计划、使用管理（由国家茧丝绸办公室具体负责基金的规划、计划和使用）。
◆不符合章法规范
要加大对有关单位和个人举报疫情的查处（核查）力度 。 免疫率达到100％以上
2003—20xx年，我国局部地区牛场曾经（有牛头）感染过**病毒
6. 标点不准确
◆断句不准确
考虑到杀鼠剂在城镇和农村都有大量的消费要求，其经营单位的布局、数量和设施条件等与其他危险化学品经营单位有很大差 9
别。为确保按时完成核准工作……
虽然该法规定单位和个人使用海域应当按照国务院规定缴纳海域使用金。但考虑到……的特殊性……
◆滥用标点符号
要严格按照我部“关于做好农业防汛抗旱等减灾工作的通知”要求……
通过明查暗访的方式，专访了22个县、119个村、1021个农户。
要努力，努力，再努力。
要认真，认真，再认真。
要锻炼文字基本功，把文字基础打好。
——全国政协副主席、原农业部部长杜青林
“盖房子理论”
设计 备料 施工 监理 装修
“五多原则”
多学习、多思考、多积累、多练习、多总结
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