打造高效会议复习资料

一、高效会议管理

（一）高效会议特征

(1) 只在必要时才开会

(2) 会议议程清楚、明了

(3) 请最合适的人出席

(4) 经过精心策划，每个参会者充分准备

(5) 遵守时间

(6) 主持人发挥作用，遵照会议的规定

(7) 做出会议决议，并明确落实安排

(8) 决议落实有标准、不漏项、不丢失，落实有结果。

（二）会议中的关键角色

1.会议负责人是会议的召集与主办方，其职责是负责确定会议主题、参会人、会议时间及相关材料准备；

2.主持人：会议主持起到一个主线的作用，其职责是宣布会议开始、提出会议议题、会议节奏把控、总结会议；

3.会议秘书是会议的事务性工作执行者，其职责是负责确定会议地点、会议通知，准备相关物品及资料；会议纪录并整理发放；会议落实事项跟踪及反馈（小型会议的负责人、主持人和秘书合并）

4.参会人作为会议参会主体，其职责是会前对会议内容了解，准备提纲或材料，按会议议程参与讨论、汇报，并落实相关会议决议。

二．会前----准备比资历更重要

（一）会前准备---会议负责人

5W2H准备法

Why ——明确目的、目标

What ——清晰议题和议程、明确准备的资料

Who——正确的对象

When——准确的时间（开始、过程、结束）

Where——地点及设备、设施

How to do——良好的规矩、完善的清单 How much 会议成本预算

（二）会前准备---主持人

1.了解会议背景

2.熟悉会议流程

3.了解参会人员基本信息

4.会议主持串词准备

（三）会前准备---会议秘书

1.会议相关资料准备

2.下发会议通知

3.会议场地布置

4.参会人员确认

（四）会前准备---参会人员

1.了解会议主题与目的

2.记下开会的日期、地点和时间

3.安排好自己的工作，协调好时间

4.阅读会议提供的资料，做好发言准备

5.准备会上需要提供的依据资料

三．会中---全面有效的过程控制

（一）会议过程控制——负责人 研讨会过程控制模式

例会过程控制模式

1.每人分享（至少）一个感悟或（至少）一个工作经验，时间不超过3分钟；

2.针对个人提出一个改进行动；

3.针对组织提出（至少）一个有具体的建议或意见；

4.沟通（至少）一件事，要站在部门的高度，可以是通报工作、难题求助、工作协调等；

5.例会上要有决议，会后整理例会纪要，关键是要形成一个“会议落实跟踪表”，并由专人负责接受反馈与跟催。

（二）会议过程控制--主持人

1.开场

提前到场、准时开始，控制、营造会场开始的气氛

① 明确会议目标与主题

② 明确会议议程

③ 指定会议记录和计时员

④ 明确会议纪律规则

⑤ 营造会议氛围

2.如何集思广益

① 注意聆听所有人的发言，忌讳互相批评、攻击；

② 不可打断别人的发言，允许别人把话说完；

③ 想法越多越好，不可做直接断言；

④ 发言要有重点，避免跑题；

⑤ 避免一言堂或长篇大论、把控自己的发言时间；

⑥ 积极参与，鼓励对别人的观点加以发挥，不能独自游离或沉默到底； ⑦ 事后进行整理分类。

3.如何激发讨论

① 注意声调和语气，用轻松的谈话语气；

② 询问看法并复述其观点

③ 鼓励参与并表示支持其观点

④ 赞赏并要求举例

⑤ 要求总结

4.如何解决冲突

① 设定与澄清共同的目标

② 让双方冷静倾听

③ 提供解决方案

④ 暂且搁置

⑤ 幽默处理

⑥ 暂时休会

⑦ 交给更高层决策

（三）会中过程控制---会议秘书

① 记录全面且真实

② 抓关键词

③ 澄清问题

④ 适时提问

（四）会中过程控制---参会人

① 会议提前五分钟到场

② 先到者尽量坐在中间、前排的位置，前面坐满再坐后面

③ 积极发表自己的见解

④ 倾听他人意见

⑤ 全力配合议程

⑥ 遵守会议规范，避免干私活

⑦ 与主持人密切配合

⑧ 中途不要离席

四、会后—跟踪落实颗粒归仓

（一）会后---会议秘书

1.会议记录整理

① 将会议需要落实与改进事项整理成“会议落实跟踪表”，作为会议纪要的重要部分。

② 会议结束后当天或二天内将纪要送会议负责人审阅确认；

③ 会议结束当天或第二天将纪要发放给参会人、缺席人及抄送相关领导。

2.会后跟踪反馈

①整理会后落实跟踪表时注意与每个人沟通确认具体工作事项、完成标准、完成

时间等

②于下次会议前将工作完成情况向会议主持人反馈

（一）会后---参会人

1.执行决议事项

2.按时完成分配给自己的任务并主动反馈完成结果

附件：会议管理需掌握的工具表单

第二篇：高效工作方法之-学会总结

失败的方式多种多样，失败后又失败的原因只有一个：未能认真吸取经验教训。我们在读书学习的时候都会有这样的体会：我们为了学会一个定理，一条规律要做很多的题，经常就是以题海战术来取胜。但是，这种方法会让我们身心疲惫，而且题目是永远不会做完的。那么有什么好的方法能够解决呢？其实很简单，当我们竭尽全力完成一件事情的时候，不要急着去做其他的事情，停下来想一想，在千辛万苦过程中，我们用了什么样的方法，通过什么样的途径最终达到了目的。无论做任何事情，都要学会总结，学会反思，当你站在这想的那个瞬间，你可能收获到意想不到的成果，你可能体会到事情的本质，你可能找到了一条捷径，你可能距离成功又近了一步。•总结是进步的阶梯在我们工作和生活中，及时总结经验教训和得失成败，是不断改进工作方法，保持强劲动力，确保进步、避免失败的有效措施和途径。以下这个故事也说明自省的重要性。从前，在一个国家里，有一位做了无数善事的善心者。国王非常尊敬他的善举，便封他为圣者。　　有一天圣者过八十大寿，国王前来庆驾，特别带来一位画家，想借画家的笔，将这位圣者慈祥的容貌画下来，做为世人的典范。　　在用完晚餐之后，众多的佳宾都前来观赏这幅慈爱的画像。当画家将这幅画像拿出来的时候，所有人都大吃一惊。因为画里的人根本没有慈善的面貌，反而充满了暴戾、粗野、邪恶的气息。　　国王一看，生气地要人把画家拖出去鞭打。　　这时，圣者听到了惊呼声，跑了出来，当他看到这幅画像后，就跪倒在地：“皇上!这画里的人，才是真实的我啊!”　　国王惊诧的问：“为什么?”　　圣者道：“这就是我一生挣扎着，不想去做的那个人啊!”在这世上，没有天生的圣者，唯有能时时刻刻自我反省、自我检视的人，才能成为圣者。这个世界上，也没有天生就成功的人。只有那些时时刻刻都能自我反省、自我监视的人，才能成为赢家。每个人在这一声中都不可避免地会碰到挫折，失败。聪明人能够从失败中寻找教训，总结经验，所以他们才能够成功。•把挫折变成财富许多成功的企业家，不是没有遇到过挫折，而是他们善于把挫折当成财富，善于从挫折中找到经验教训，从而反危为安。华润总裁宁高宁由军事变革理论总结出“企业生存环境的十大转变”，并根据变化随时进行战略调整。再举联想为例，联想集团刚成立之初，是由几个人凑了20多万建立的一个小公司。可就是这么点钱，在开始做生意不久，就被一个客户骗走了10

多万，公司一下子陷入了困境。虽然后来大家齐心协力，共同度过了困境，可其中有一个副总却落下了心脏病的毛病，到现在仍然受不得惊吓。这件事对联想的教训非常大，柳传志进行了深深地反思。正是因为柳传志善于总结教训和经验，后来的联想虽然又遇到过许多被骗的时候，但在柳传志的带领下，都一一化解掉了。正如柳传志在复旦大学作演讲时所说，创业是一件好事情，但必须要学会总结经验和教训，不然总会遇到问题的。再举一个日本企业家的例子。稻盛和夫被日本经济界誉为“经营之圣”。他所创办的京都陶瓷公司，是日本最著名的高科技公司之一。该公司刚创办不久，就接到著名的松下电子的显像管零件Ｕ型绝缘体的订单。这笔订单对于京都陶瓷公司的意义非同一般。 但是，与松下做生意绝非易事，商界对松下电子公司甚至有这样的评价：“松下电子会把你尾巴上的毛拔光。对待京都陶瓷这样的新创办公司，松下电子虽然看中其产品质量好，给了他们供货的机会，但在价钱上却一点都不含糊，且年年都要求降价。对此，京都陶瓷的一些人很灰心，因为他们认为：我们已经尽力了，再也没有潜力可挖。再这样做下去的话，根本无利可图，不如干脆放弃算了。但是，稻盛和夫认为：松下出的难题，确实很难解决，但是，屈服于难，也许是给自己未足够挖潜找借口。于是，经过再三摸索，公司创立了一种名叫“变形虫经营”的管理方式。其具体做法是将公司分为一个个的“变形虫”小组，作为最基层的独立核算单位，将降低成本的责任，落实到每个人。即使是一个负责打包的老太太，也都知道用于打包的绳子原价是多少，明白浪费一根绳会造成多大的损失。这样一来，公司的营运成本大大降低，即便是在满足松下电子的苛刻条件下，利润也甚为壮观。如果你有足够的毅力和信心，你就能够对所有的问题都找到解决的办法。“人定胜天”不只是一句豪言壮语，还是对人类的无穷潜力的肯定。在一个时间观念浓厚，效率优先的商业社会里，“铁棒磨成针”的笨法子显然并不可用。我们不一定要走捷径，但却必须找到那个最能体现效率的方法，那就是必须学会总结。•总结出规律才有价值许多公司每到年底时候，总会进行各种各样的工作总结。这本来是一件好事情，可也有许多公司，或者许多个人，在做总结时流于形式，报喜不报忧，好处尽量夸大，缺陷则尽量掩盖，完全抹杀了总结本身的含义。成功的经验自然需要总结，但失败的教训也更需要总结。一个总是在同一个地方跌倒的人，是很难成功的。眼

睛总是盯着前方，而不偶尔地回头看一下自己走过的路，也很容易滑到失败的边缘。　　有位董事长一大早就到公司上班，看到新来的清洁工正在打扫清洁，就笑着对他说：“只要你好好的做，总有一天，你也能像我一样，拥有一番事业的。”清洁工也笑着回答董事长：“董事长!您也要好好地妥善经营公司，否则，有一天，您也会像我一样，成为清洁工的。”这位董事长就是那种眼睛只盯着前方，而不懂回头看一下自己所走过的路的人。生活中，不要因为你只是个普通职员就可以浑浑噩噩的过日子，也不要因为你是董事长就可以不认真做事、马马虎虎。有时候，成功和失败之间的转换，其实只是一件很快的事情。　　总结不一定非要形成于文字，不一定非要让别人看到。像上文中提到的那位圣人那样，时时刻刻的反思，时时刻刻地警戒自己不要滑进失败的深渊，你最终也能成为一个成功者。任何一个有成就的人，他的成绩的取得都是遵循规律的结果。总结，也就是对规律的总结。规律的探索是个不断总结和不断思考的过程。　　有一次，孔子带着他的几个学生到吕梁游览观赏美妙的大自然景色。只见那吕梁的瀑布飞流而下，在这里，就连鼋（yuan）鱼、鼍（tuo）鼈这一类水族动物都不敢游玩出没。然而，孔子却突然发现一个汉子跳入水中畅游。孔子大吃一惊，以为这个汉子有什么伤心事欲寻短见，于是，他立即叫自己的学生顺着水流赶去救那个人。 　　不料，那汉子在游了几百步远的地方却又露出了水面，上得岸来，披着头发唱着歌，在堤岸边悠然地走着。 　　孔子赶上前去，诚恳地问他说：“我还以为你是个鬼呢，仔细一看，你实实在在是个人啊！请问，游水有什么秘诀吗？” 　　那汉子爽快地一笑说：“没有，我没有什么游水的秘诀，我只不过是开始时出于本性，成长过程中又按照天生的习性，最终能达到一种境地是因为一切都顺应自然。我能顺着漩涡一直潜到水底，又能随着漩涡的翻流而露出水面，完全顺着水流的规律而不以自己的生死得失来左右自己的行为，这就是我游水游得好的道理。” 　　孔子又问道：“什么叫做开始出于本性，成长中按照天生的习性，而有所成就是顺应自然呢？” 那汉子回答说：“如果我生在丘陵，我就去适应山地的生活环境，这叫做出自本来的天性，如果长在水边则去适应水边的生活环境，这就是成长顺着生来的习性；不是有意地去这样做却自然而然地这样做了，这就叫顺应自然。” 　　孔子听了汉子的一番话，若有所悟地点头而去。 我相信这则故事给我们的启发大致

是：聪明的人之所以有智慧，就在于他能找到生活中的规律并掌握规律，因此做什么事都会得心应手，并且能达到出神入化的境地。日本“经营之神”松下幸之助曾将企业简化为“下雨打伞”。不错，做任何事，都要以自然平和的心态，顺着规律而行。　•学会总结的方法以下五点是我们在总结的时候，要突出注意的问题：第一，既要学会总结经验，也要学会总结教训。经验是工作成功的启示，教训是对失误的反思，经验和教训都是宝贵财富。我们从事的任何一项工作，肯定既有成功也有挫折，成功时不可沾沾自喜、忘乎所以，受挫时也不能怨天尤人、一蹶不振。应坐下来认真思考，既要把成功的启示总结出来，用于指导今后的工作实践，使工作进入良性循环的轨道；又要把失败的教训查找出来，作为今后工作的警示，以避免类似问题的发生。工作中经验丰富可以少走弯路少犯错误，但也容易产生惯性思维，导致经验主义。第二， 既要学会总结具体的，也要学会总结抽象的。要从更高的层次、更深的涵义去认识和理解总结工作的重要性，既要抓好有形的、具体的事物，也要抓好无形的、抽象的内容。既要总结工作的得失，也要总结工作方法、以及把握事物发展变化规律等方面的经验教训。惟有这样，才能使物质变成精神、使经验上升到理论高度，才能提高分析、解决各项工作中遇到的现实问题的能力。第三，既要学会分析，也要学会综合。先分析、后综合，在分析的过程中不乏综合，同时在综合过程中又不断分析，这是认识事物也是总结经验最有效的方法之一。分析不是简简单单地分，而是依据事物的性质和特点来分；综合也不是随随便便地合，而是按照事物的内在逻辑来合。在人们的实际思维活动中，往往是分析中有综合，综合中有分析，分析的过程同时就是综合的过程。这是一个寻找事物内在联系、探求客观规律的过程，是一个由简单到复杂、由复杂到简单、循环往复、螺旋式上升的过程，是最难的一步，也是最苦的一关，过了这一关，你也就做到了善于总结。第四，要实事求是，特别是不能把成绩变成“注水猪肉”。总结是事实成果的汇总归类和条理化，要注意用事实和数字说话。既不能人为拔高，注水膨胀，也不能把别人的成果拿来共享。第五，不能回避问题。总结的目的是为了修正和提高，在于应用。我们经常讲“成绩不讲跑不掉，问题不讲不得了”。在总结成绩的同时，要客观地查找工作中存在的不足和问题，避免在意后的工作中犯同样的错误。