外贸单证员岗位职责说明书

时间:2024.3.23

外贸单证员岗位职责说明书

岗位名称:单证员 所在部门:业务部

直接上级:业务部经理 业务代理人:无

直接下级:无 代理权限:无

职位描述

负责公司进出口合同的核销归档工作及外汇核销归档工作,协助公司进出口合同的申报工作,负责公司进出口商品出货对账工作。

职责与内容

1、负责公司进出口商品相关合同的核销归档工作及外汇核销归档工作

(1)负责公司商品相关合同、外汇台帐的建立及记录。

(2)负责相关单据及海关单证的保管及文书处理

(3)负责相关合同的平衡测算及业务处理

(4)负责根据业务要求制作、审核各种外贸单证

(5)负责外贸进出口货物的运输、报送等物流工作

2、协助公司进出口合同的申报工作

(1)配合相关部门进出口合同申报资料的提供

(2)协助财务部门相关合同执行的税务处理

(3)配合相关部门对境外政府机构的工作关系协调

3、负责公司进出口商品出货对账工作

(1)负责公司商品出货手续的办理及商品工作的安排

(2)配合业务人员涉外事务的处理

(3)负责广化寺商品出货运输安排及跟进

工作权限

1、外贸工作规划参与权

2、市场推广方案、调研方案参与权

3、选择货代、船务公司的建议权

4、其他经经理批准赋予的权限

协作关系

内部协作关系:本部门及相关部门

外部协作关系:各政府机关、海关、运输等部门

单证员职责:

1. 做好基本资料归档工作,要求对客户资料、报价单、订单合同(包含出口合同下的一切单据备份)进行清晰的分类,作为后来做客户跟踪、查询、统计的有效资料;

2. 配合业务组缮制和准备相关出口单据:出口报关单、代理报关委托书、核销单、产地证、保险单、#5@p、装箱单、质检单、船证明、提单、汇票、银行交单申请书等必备单据;

3. 及时跟踪已完成订单的银行结汇情况,反馈给业务组;已结汇的订单,及时取得水单等相关单据交财务部签收进行出口核销和退税工作,如有支付国外佣金的订单,还要进行佣金的支付工作;

4. 协助业务组处理相关办公室工作,如:业务组人员不在接听电话留口讯,接发传真,叮嘱发货,邮寄样品,查询等工作。

***********

岗位名称 单证储运 岗位编号

所在部门 国贸部 岗位分析日期 20xx年x月8 G% q. u9 P1 a9 n. U. X7 u# P

直接上级 国贸部经理 职务代理人 无 ( v6 V8 j! {8 q/ i& y0 w

直接下级 无 代理权限 无 ' g& n2 [) ^: Y/ O

职 位 描 述

负责公司进出口合同的核销归档工作及外汇核销归档工作,协助公司进出口合同的申报工作,负责公司进出口商品出货对帐工作。

职责与任务

一、职责表述: 负责公司进出口合同的核销归档工作及外汇核销归档工作

工作任务: 1、负责公司商品相关合同、外汇台帐的建立及记录。 2、负责相关单据及海关单证的保管及文书处理。 3、负责相关合同的平衡测算及关务处理。 4、负责根据业务要求制作、审核各种外贸单证。 5、负责外贸进出口货物的运输、报送等物流工作。

二、职责表述:协助公司进出口合同的申报工作

工作任务:1、配合相关部门进出口合同申报资料的提供。 2、协助财务部门相关合同执行的税务处理。 3、配合相关部门对外政府机构的工作关系协调。

三、职责表述:负责公司进出口商品出货对帐工作

工作任务: 1、负责公司商品出货手续的办理及商控工作的安排。 2、配合业务人员涉外事务的处理。 3、负责公司商品出货运输安排及跟进。

五、职责表述: 其它

工作任务:其它国贸部经理交办事项

工 作 权 限

1、外贸工作规划参与权 2、市场推广方案、调研方案参与权

3、选择货运、船务公司的建议权 4、其它经部门经理批准赋予的权限

协 作 关 系

内部协调关系: 本部门及相关各部门

外部协调关系: 各政府机关、海关、运输等部门

任 职 资 格

教育水平:中专及以上学历专业:国际贸易、管理和其他相关专业经验:5年以上工作经验,2年以上本行业或相近行业营销管理经历培训经历:单证员培训、公共关系培训知识:精通海

关事务处理流程,通晓国际贸易、公共关系、法律等知识。 技能技巧:熟练使用WORD,EXCEL等办公软件和单证员资格证,具备基本的网络知识,具备熟练的英语应用及对话能力个人素质:具有判断与决策能力、人际交往能力、沟通能力、影响力、计划与执行能力

考 核 指 标

KPI指标:合同申报及资料的准确及时性、合同用料核销的平衡、商检合格率及货运协调性。 边际指标:预算控制情况、部门合作满意度

能力指标:判断与决策能力、人际能力、沟通能力、影响力、计划与执行能力、专业知识及技能

备 注

岗位名称 外贸内勤 岗位编号

所在部门 国贸部 岗位分析日期 20xx年x月

直接上级 国贸部经理 职务代理人 无

直接下级 无 代理权限 无 : O3 D) c N( y

职 位 描 述

负责日常办公室事务处理,协助业务人员完成销售任务,负责统计业务人员销售情况。 职责与任务

一、职责表述:负责日常办公室事务处理

工作任务:1、安排工作会谈、负责本部门来访人员的接待及安排工作。2、负责本部门电话的接听工作,并向电话询问者提供信息。3、负责本部门日常邮件收发,及普通文档管理。 4、负责本部门相关文件的打印、复印等。

二、职责表述:协助业务人员完成销售任务

工作任务:1、协助业务人员完成客户的各项咨询事宜。 2、负责客户档案的建立及更新,并协助业务人员完成客户信用调研及市场调查工作。 3、协助业务人员完成客户询价、报价工作。 4、协助业务人员完成招标、投标工作的各项事务性工作处理。 5、收集到客户信息,及时通知业务人员,确保信息的及时有效性。

三、职责表述:负责统计业务人员销售情况

工作任务: 1、及时对业务人员的销售情况进行统计。 2、每月定时向财务及国贸部经理提交业务人员销售统计表。

四、职责表述: 其它

工作任务:其它国贸部经理交办事项

工 作 权 限

1、外贸工作规划建议权 2、市场推广方案、调研方案建议权

3、其它经部门经理批准赋予的权限

协 作 关 系

内部协调关系: 本部门及公司各相关部门

外部协调关系: 客户

任 职 资 格

教育水平:中专及以上学历专业:国际贸易或相关专业经验:2年以上相关工作经验培训经历:行政管理培训、办公礼仪培训知识:具有相应的企业管理知识技能技巧:熟练使用自动化办

公软件,具备较强的网络知识,能熟练应运英语写作及对话。个人素质:具有较强的沟通能力、计划与执行能力、判断与决策能力、人际能力

考 核 指 标

KPI指标:表单处理工作的有效性、销售额、销售利润率、重大任务完成情况

边际指标:预算控制情况、部门合作满意度

能力指标:判断与决策能力、人际能力、沟通能力、影响力、计划与执行能力、专业知识及技能

备 注

岗位名称 客户服务 岗位编号

所在部门 国贸部 岗位分析日期 20xx年x月

直接上级 国贸部经理 职务代理人 无

直接下级 无 代理权限 无

职 位 描 述

负责为本部门提供专业的技术支持,负责与公司生产技术及研发部门的沟通工作,负责出口产品的售后服务与跟踪。

职责与任务

一、职责表述:负责为本部门提供专业的技术支持

工作任务: 1、负责为业务人员提供专业的技术咨询服务。 2、负责为所有客户提供专业的技术咨询服务。 3、协助业务人员完成相关产品的海外市场调研活动,并及时提供相关数据及建议。

二、职责表述:负责出口产品的售后服务与跟踪

工作任务:1、负责及时的为现有客户提供产品的售后服务,及技术支持。 2、负责建立客户产品信息跟踪卡,并及时对客户的投诉做出记录。 3、及时的对客户投诉进行处理,并进行登记,直至客户满意。 4、进一步完善客户售前、售中、售后的服务质量,保证公司与客户利益。

三、职责表述:负责与公司生产技术及研发部门的沟通工作

工作任务:1、负责与公司生产技术部门及研发部门的沟通工作,及时了解公司产品研发动态和产品质量及生产工艺等方面的知识。 2、负责为业务人员提供最新的产品数据及新产品研发情况,以确保公司产品的市场占有率,为业务人员的市场推广提供快捷的服务及强有力的产品信息。

四、职责描述:其它

工作任务: 其它国贸部经理交办事项

工 作 权 限

1、外贸工作规划建议权 2、市场推广方案、调研方案建议权

3、其它经部门经理批准赋予的权限

协 作 关 系

内部协调关系: 本部门及公司各相关部门

外部协调关系: 客户

任 职 资 格

教育水平:中专及以上学历专业:机械专业和其他相关专业经验:3年以上工作经验,2年以上本行业或相近行业技术服务经历培训经历:客户服务、公共关系培训知识:精通机械专业知识,通晓客户管理、公共关系等知识,了解相关公司产品的专业知识技能技巧:熟练使用WORD,EXCEL等办公软件,具备基本的网络知识,具备熟练的英语应用及对话能力个人素质:具有判断与决策能力、人际交往能力、沟通能力、影响力、计划与执行能力

考 核 指 标

KPI指标:客户满意度、客户信息反馈准确性、客诉处理及时性、重大任务完成情况

边际指标:预算控制情况、部门合作满意度

能力指标:判断与决策能力、人际能力、沟通能力、影响力、计划与执行能力、专业知识及技能


第二篇:外贸跟单员岗位职责说明书 2


外贸跟单员岗位职责
职位名称 所属部门 基本 情况 设置目标 1、及时为国际业务部门提供后台支持保障。 2、及时完成国际业务销售的跟单工作。 直接上级 外贸跟单员 国际业务部 国际部经理 姓名 部门 直接下属 敬阳 国际业务部 无

1、负责出口业务报关报检资料的整理及后续跟进工作; 职 责 描 述 2、负责收汇美金货款,与出口代理公司中建投及工厂出纳衔接对账; 3、负责工厂收款情况与深圳财务的核对; 4、负责销售信息的整理,定期向上级做汇报; 5、负责用友 T1 系统的使用维护、商品信息管理及用户权限设置; 事项 2、根据业务员提供的付款水单与中建投、工厂出纳对账 执行依据 《中建材 20xx年*月份 货款清单》 3、根据中建投提供的外汇收支表《新康尔》整理好资料给冷 总查阅 例 行 工 作 5、每月月初根据实际经营情况整理本月出口业务表单发给工 厂、深圳财务人员对账 6、每月月底将《国际销售跟踪表》发给工厂会计,要求其每月月初整理好#5@p信息后回传 4、根据工厂提供的来货款明细表核对本月账单是否有误 《 出 口 代理外汇收支 表.截至 20xx****》 《20xx年*月份中建投 佛山嘉益来货款明细》 《 出 口 业 务 表 单 7-*月》 《国际销售跟踪表》 每月月底 每月月初 每月月初 每周六 频率 有外汇收款时

1、本岗位事务的执行权。 2、用友系统各岗位使用权限的授权权。 职权 3、用友系统产品等基础资料的变更、新增权。 4、对国际业务工作流程的改善建议权。

工作 条件

电脑、电话、办工桌、用友系统

考 核 指 标 关键业 绩指标 (KPI) 本职工作完成率 团队合作能力日常行为规范 工作态度及服从意识 60% 20% 10% 10%

指标权重

内 部 工

汇 报 督

定期向直接上级工作计划与工作总结 定期向直接上级递交美金货款收汇明细表 定期向直接上级递交销售汇总表 及时督导跟进外贸销售单的运转情况

工作 关系

作 关 系

导 协 调 与出口代理公司——中建投保持密切工作联系 不定期与赣州了解外贸业务转账情况 不定期人力市场行情,薪酬行情,结合公司情况进行分析 大专及以上 不限年龄 22 至 30 岁 专业 性格 国际贸易理相关专业 做事细心负责,服务意识强,善于合作 与出口代理公司、工厂出纳、深圳公司会计衔接美金外汇出款情况

外部 工作 关系 学历 性别 工作 经验

1年以外贸跟单工作经验,外企工作经验优先 掌握报关、商检基本常识。 熟悉外贸电子商务平台。 熟悉公司外贸基本运作流程。 较强的沟通、协调和管理能力 科目名称 行业及产品知识 岗位技能 培训要求 外贸运作流程 公司架构及部门职责 其他 2H 2H 2H 2

H 课时数 具有报表统计和分析能力 能有效把握外贸销售各个环节 熟练使用 Office 软件和 Internet 较强的沟通、协调和管理能力

任职 资格

岗位 所需 知识

岗位 技能 要求

职前 培训 职业发展 工作 禁忌 1、 2、 3、 1、

新员工入职培训

可晋升的职位

国际业务员

可转换的职位

商务跟单

无责任感。 工作有情绪。 不及时和各部门沟通交流情况。 工作不细心。 修订内容 版本建立 修订者 审核者 审批者

修订时间 修订 履历 20xx-1-1


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