浅谈电算化企业的会计档案管理

时间:2023.7.19

  【摘要】随着会计电算化的实行,企业会计档案管理工作出现了内涵充实、对人员的素质以及档案信息的真实性和安全性要求更高等新的特点,但同时也产生了新的问题。要搞好电算化会计的档案管理,必须提高会计人员的素质和计算机操作技能。完善各项管理制度以强硬件设施建设。同时,加强会计电算化系统的档案建设,以适应新时期会计电算化提出的新要求。建好用好电子会计档案,提高会计档案管理工作水平和会计管理工作效率,更好的服务于企业经济建设。

  【关键词】电算化;会计档案;管理

  计算机在会计领域的普及和应用,使企事业单位的会计核算系统越来越多地被计算机所取代,会计电算化成为会计工作的发展方向,成为促进会计基础工作规范化和现代化的一种重要手段。为适应会计工作规范化、现代化的客观要求,伴随着电算化会计产生的与传统形式的会计档案既相互配合,又密切联系的全新的电算化会计档案管理成为会计工作发展的一个新的研究课题。根据财政部、国家档案局财会字(1998)32号文件,1999年1月1日起施行的《会计档案管理办法》规定,采用电子计算机进行会计核算的单位,不仅要电子会计数据,而且应当保存打印出的纸质会计档案,在制度上确立了从电算化会计档案是双重的会计档案载体,即传统意义上的会计档案与包括存储在计算机硬盘中的会计数据、以其他磁性介质或光盘存储的会计数据等形式在内的电子会计档案。由此形成了许多机读数据与文件,同时也赋予了企业会计档案管理许多新的特点。

  一、会计电算化下会计档案管理新特点

  1.电算化促进了会计档案内涵的充实会计档案的载体本身发生了变化,不仅要电子会计档案,而且要纸质会计档案,这就意味着会计档案拥有了双重的档案载体。电算化会计档案除传统概念上的会计档案外,还包括会计电算化过程中形成的纸质文件、电子文件以及系统软件。其中系统软件档案又可分文字材料与计算机软件程序两部分。

  2.电算化条件下,会计档案的信息的真实性和安全性要求更高会计电算化系统开发和使用的全套文档资料及软件程序,都应视同会计档案保管,保管期截至该系统停止使用或有重大更改之后的1—3年。与旧的档案文件相比电子档案易被修改;电子档案的保存,受到载体本身的质量、存放环境、存储信息有效期等因素的影响。会计档案在收集过程中,由于操作人员时间观念不强,没有及时或定期按规定把计算机系统中的所有会计资料备份到磁性介质或光盘上;没有脱离原计算机系统进行保存。同时,数据共享和系统维护中存在着很大的风险。一旦因意外或人为错误造成数据丢失或系统被破坏,就不能在最短时间、最小损失下恢复原有的会计资料,电算化系统不能正常工作。实际工作中许多单位的电子档案在保管过程中,操作员往往是简单备份保存,且保存在电算化系统附近,一旦意外,后果不堪设想。有的档案保管人员缺乏必要的物理知识,不懂磁性介质的物理特性,将电子档案存放在磁场附近,造成备份资料瞬间消失。由于这些程序文件、数据结构文件以及各种代码既是使电算化会计信息系统能够运行的前提条件,又是保证电算化会计信息系统正常运转的故障维护查询资料,因而这些资料虽然不是会计核算活动的产物,没有具体的数据和表格,但是由于没有它们的支持,整个会计核算过程就无法进行,所以必须作为电算化会计档案的特殊部分予以保存。

  3.电算化会计系统对人员的素质及操作提出了新要求在传统的手工操作条件下,从原始凭证的制作到会计报表的编制,都是靠人工完成的,因而具有保存价值的档案资料仅指那些反映经济业务的会计凭证、会计账簿、会计报表及有关的附属资料。实行会计电算化以后。所有的会计核算业务都是通过计算机来完成的。由于计算机是一种特殊的操作工具,财务人员需要设计能被计算机识读的程序文件、数据结构文件以及各种代码,然后才能借助计算机进行会计核算,处理。从电算化会计档案的各运行环节的管理与保存来看,应设置会计电算化档案管理岗位,专职负责会计电算化档案管理,负责系统内各类文档资料的存档、安全保管和保密工作。出纳员不得担任会计电算化档案的管理职务。会计电算化档案要存放在专门的档案室。所有记账凭证、上机日志、会计账簿、财务报表(包括月度、季度、年度及不定期会计报表、附表)应定期打印。其中,现金日记账和银行存款13记账必须每t3打印。打印输出的各种会计资料必须按规定整理保存。

  二、会计电算化下档案管理存在的问题

  1.会计电算化对内部控制的影响会计电算化,由于会计信息处理方式的改变,使传统的内部控制方法面临挑战。原手工操作下一些内部控制措施在电算化后没有存在必要性。如编制科目汇总表、凭证汇总表、试算平衡的检查、总账和明细账的核对;原手工操作下一些内容控制措施在电算化后转移到计算机内了,如凭证借贷平衡校验,余额发生额平衡检查。由此可见,电算化会计除了人这个执行控制的主体外,许多内容控制方法主要通过会计软件来实现的。因此,计算机系统的内部控制也由手工条件下的单一人工控制转化为人工控制和程序控制相结合,在内部控制中电算化系统的这些特点,使得电算化系统许多应用程序中包含了内部控制功能,这些程序化的内容控制的有效性取决于应用程序,如程序发生差错或不起作用,由于人们依赖性以及程序运动的重复性,使得失效控制长期不被发现,从而使系统“在特定方面发生错误或违规行为的可能性较大”。

  2. 存储介质的变化对会计档案管理提出更高要求在手工会计环境下,企业的经济业务发生均记录于纸张之上,并按会计数据处理的不同过程分为原始凭证、记账凭证、会计账簿和会计报表。纸张上的书面数据形成会计人员所熟悉的会计证据原件,这些纸质原件的数据若被修改,则容易辨别出修改的线索和痕迹,这也是传统纸质原件的一个基本特征。但是,电算化系统下原来纸质的会计数据被直接记录在磁盘或光盘上,是肉眼不可见的,很容易被删除或篡改,由于在技术上对电子数据非法修改可做到不留痕迹,这样就很难辨别哪一个是业务记录的“原件”。另外,电磁介质易受损坏,所以会计信息也存在丢失或毁坏的危险。因此,在计算机中如何使磁性介质上的数据安全可靠,防止数据被非法修改是一个非常重要的问题。首先,对电算化会计档案管理要做好防磁、防火、防潮、防尘、防盗、防虫蛀、防霉烂和防鼠咬等工作。


第二篇:浅谈会计电算化与企业信息管理


  摘 要:由于很多原因的影响,我国很多企业的会计工作不能很好地参与到企业经营管理中,会计信息系统系统提供的信息质量不能及时高效地满足经营决策的需要,绝大部分企业仍然采用传统的手工会计处理方式进行经济业务处理,会计信息提供不及时,信息质量差。本文首先探讨了会计电算化与企业信息管理的关系,论述了企业信息化管理对现行会计电算化的影响,最后明确指出了实现会计电算化与企业管理一体化存在的问题。

  关键词:企业 会计电算化 信息管理 问题

  随着市场经济的不断发展,计算机已普遍应用到企业各个领域,会计电算化对企业信息管理产生了重要的影响。

  一、会计电算化与企业信息管理的关系

  20世纪90年代美国Gartner Group咨询公司提出ERP(企业资源计划)的概念,针对物流、人流、财流、信息流集成一体化的企业管理系统。在ERP的环境下,会计电算化成为ERP系统的一个重要组成部分,将具有系统高度集成和企业综合资源管理的含义。

  随着我国信息产业,特别是电子信息技术和网络技术,云计算、移动互联网等新一代信息技术的快速发展,为中小企业,特别是小型微型企业应用信息化服务创造了有利条件。

  企业信息化建设是指企业利用网络、计算机、通信等现代信息技术,不断提高生产、经营、管理、决策效率和水平,从而提高施企业核心竞争力的过程。而近几年,随着中小企业信息化建设的不断深入,一个巨大的中小企业软件服务市场快速成长起来。企业管理软件从开始单纯的财务电算化应用,逐步发展到对管理软件的综合应用,信息系统也逐步渗入到中小企业的日常经营决策中。

  二、企业信息化管理对现行会计电算化的影响

  当前世界进入后金融危机时代,机遇与挑战并存。对于每一个行业来说,竞争的实质是核心竞争力的比较,而其中能成为核心竞争力的关键便是创新,包括技术的创新、业务的创新。提升核心竞争力,主要还是进行信息化建设,这是我们进行业务创新的基础。在会计电算化方面,没有进行信息化建设以前,我们需要对资产、费用、核算进行规范化管理,没有会计系统等科技手段的支持,往往很难做到。从一个细节来说,大量的手工登记信息肯定会有不准确或遗漏的时候,但是信息化系统完全解决了这个问题,尤其是现在的票据业务、债券业务,新会计准则核算,手工核算很复杂,核心系统不支持,但新会计系统能够完全实现准确核算。从整个企业的发展来看,企业发展到一定阶段,业务量、业务种类增加,各方面管理要求增加,就需要相配套的系统建设,利用科技手段来支持所有业务,系统建设促进了发展,发展需要更先进的系统支持,这也算是一个良性循环吧。

  三、实现会计电算化与企业管理一体化的措施

  实现会计电算化与企业管理一体化的总体目标是:基本实现会计信息化技术标准体系,促进大中型企事业单位会计信息化与经营管理信息化融合,提升企事业单位的管理水平和风险防范能力,做到数出一门,资源共享;基本实现大中型会计师事务所采用信息化手段对客户的财务报告和内部控制进行审计,进一步提升社会审计质量和效率;基本实现政府会计管理和会计监督的信息化,进一步提升会计管理水平和监管效能;进一步完善会计信息化人才培养、选拔和评价体系。具体措施如下:

  (一)要强化企业领导层的信息化意识

  企业决策者和管理者是企业的核心和灵魂,提高企业领导层对信息化的认识,发挥其作用,是推进企业信息化建设进程的关键。

  (二)分阶段制订企业信息化战略规划

  企业信息化建设最关键是的与业务对接,而熟知业务最好的方法就是实践。这就好比盖房子,只有打牢地基,才能让结构稳固。同样,只有熟知业务,信息化才不会成为空中楼阁。

  (三)制定并实施企业信息化评价标准

  企业信息化建设是一项复杂的系统工程,涉及企业管理的各个方面,制定并实施企业信息化评价标准一方面要明确指出工作努力的方向,另一方面要找到差距,寻找持续改进的方式方法。

  增强技术创新能力,本地区许多中小企业利用信息管理系统改变企业生产经营管理方式,实现企业转型升级

  比如某某企业采用MES/DCS等工业软件控制系统,生产线运行效率提高了50%,生产能力提高60%,经济效益增加了1.6亿元。

  同时在培养信息化专职人才时要将这些人安排到企业各个部门深入实践,使其了解各部门的工作,加大培训力度对企业信息化管理人员进行专业的培训,以便企业信息化工作人员掌握最新的管理和技术专业知识。

  参考文献:

  [1]马春光.国际企业管理[M].北京:对外经济贸易大学出版社,2002

  [2]李玉清,方成民,杨克勤.加强政府宏观指导促进中小企业信息化快速发展[J].中国科技信息,2005,7

  [3]曾柳凤.加快推进企业会计电算化进程提高企业会计管理水平[J].企业科技与发展,2008,22

  [4]程光.企业信息化现状及问题分析[J].中国管理信息化,2004,12

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