山东大学档案管理办法(3900字)

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第一条 为加强学校档案工作,进一步提高档案管理水平,充分发挥学校档案在办学中的作用,根据《中华人民共和国档案法》、《普通高等学校档案管理办法》及《山东省档案工作条

例》等文件,结合我校实际制定本办法。

第二条 学校档案是指学校在从事教学、科研、党政管理和其他各项活动中直接形成的、对学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

第三条 档案工作是办好学校的重要基础工作之一,是衡量学校教学质量和管理水平的一个重要标志。各单位应加强对档案工作的领导和管理,做到“三纳入”(即纳入学校工作规划和计划,纳入各类人员职责范围,纳入各项工作管理制度。),“四同步”(即布置、检查、总结、验收各项工作,同时布置、检查、总结、验收档案工作)管理。

第四条 档案工作贯彻统一领导 , 分级管理 , 集中保管的原则,实行文件材料形成部门和课题组立卷归档制度,确保档案的完整、准确、系统与安全,便于开发利用。

第五条 全校各单位和全体师生员工都有保护和利用档案的义务和权利。

第二章 领导体制与机构、人员设置

第六条 学校档案工作在校行政的统一领导下,有一名副校长分管,并接受上级档案行政管理部门的指导、监督与检查。学校设立档案管理委员会,具体负责组织协调、研究、解决档案工作中的重大问题。

第七条 学校设立档案馆,为处级建制,直属行政领导;西校区和南校区分别设综合档案室,为科级建制,是档案馆的分支机构,受档案馆馆长领导。威海分校、各附属医院应设综合档案室,一般为科级建制,受分校、医院和校档案馆双重领导。

第八条 各院、系、所、部、处、室等处级单位(以下统称单位),必须有一名负责人分管该单位的档案工作,明确档案工作岗位,实行兼职档案员或专职档案员的岗位配置,负责本单位档案的收集、积累、整理、立卷和移交工作。 对档案数量较多、利用频繁且具有一定独立性的档案,经档案馆同意,可根据需要设立分室进行管理。档案分室由所在部门配员负责管理,并定期向档案馆移交档案。

第九条 档案工作人员(包括专职档案工作人员和各单位以做档案工作为主的兼职档案人员)属档案专业技术人员,按《档案专业人员职务试行条例》(职改字 [1986] 第 39 号),实行专业技术职务聘任制。档案专业技术人员应保持稳定,各单位档案工作人员的更换应征得档案馆的同意。

第十条 档案工作人员必须认真执行党和国家的方针政策,热爱档案事业,忠于职守,遵纪守法,具备档案业务知识和一定的科学文化知识。

第三章 档案馆的性质和职能

第十一条 依法治档是学校档案工作的根本原则,档案馆负责全校档案工作的统一规划、管理、指导、监督与检查。

第十二条 档案馆是学校档案工作的职能管理部门,又是永久保存和提供利用本校档案的信息中心,负责主管、保存全校党群、行政、教学、科研、产品生产和科技开发、基建、设备、出版物、外事、财会、声像、医疗等各类档案。

第十三条 档案馆的基本任务如下:

(一)贯彻执行国家关于档案工作的法令、政策和规定,规划全校档案工作。

(二)制定学校关于档案工作的规章制度,并负责监督、指导和检查执行情况。

(三)负责接收(征集)、整理、分类、鉴定、统计、保管全校的各类档案及有关资料。

(四)开展学校档案信息的开放和利用工作,为教学、科研、管理、医疗、生产等各项工作服务。

(五)负责编制各种检索工具,编辑学校档案史料和档案参考资料,充分应用现代化手段,积极开发档案

信息资源。

(六)参加档案信息工作的整体化建设,开展多方协作,进行档案信息交流。

(七)负责对全校档案工作人员的业务培训。

(八)开展档案宣传工作和利用者教育活动,不断提高全校师生员工的档案意识。

(九)开展档案学术研究和交流活动。

第四章 档案经费、库房与设备

第十四条 档案工作所需经费应列入学校、附属医院年度预算。各单位应对本单位归档文件材料所需的档案装具等设备,在其经费中给予支持。

第十五条 档案库房和业务用房,应符合国家《档案馆建筑设计规范》并配置恒温、恒湿设备做到防火、防盗、防水、防潮、防虫、防鼠、防尘、防光等标准要求;存放声像等特殊载体档案,应有专门库房和相应的设备,确保档案保存的安全。

第十六条 学校有计划地为档案馆配置复印、录音、摄相、缩微、电脑等设备,确保档案管理现代化的需要。

第五章 文件材料的立卷归档

第十七条 各单位必须按照国家规定,定期向学校档案馆移交档案,不得以任何借口拖延或拒绝归档。 学校所有工作人员在其从事教学、科研、管理、医疗、生产等各项公务活动中形成的各种载体、形式的文件材料,必须按照国家归档的规定,收集齐全并及时向档案馆或本单位档案工作人员移交,集中管理。任何个人不得据为己有。

对个人在非职务活动中形成的重要文件材料,学校档案馆可通过征集、代管等形式进行管理。

第十八条 各单位应建立健全予立卷制度,强化建档工作,做到教学、科研、管理、医疗、生产等每项工作都有完整、准确、系统的文件材料归档保存。

第十九条 档案馆应根据国家有关规定,制定文件材料的归档范围、保管期限及密级等相关制度并认真贯彻执行。

国家规定不得归档的材料,禁止擅自归档。

第二十条 各单位在对科研项目、产品规划与试制、基建工程、大型设备开箱等进行鉴定、验收时,必须有档案馆或本部门档案工作人员参加。各主管部门应会同档案工作人员对应归档的文件材料加以审查,签署意见。没有完整、准确、系统文件材料的项目不予验收、不得上报成果。

第二十一条 全校各单位应认真贯彻文件材料形成部门、课题组立卷制度,明确专人负责立卷,由立卷人按文件材料的自然形成规律进行系统整理、组卷,编制页码或件号,填写卷内文件目录和备考表,由部门、课题组负责人签字后装订成卷,按期向学校档案馆移交档案。档案馆应及时做好立卷工作的业务指导。 第二十二条 归档的文件材料应质地优良、书绘工整、图像清晰,规格统一,签字齐备,符合有关规范和标准的要求(见《山东大学档案工作规范》)。

第二十三条 归档时间:

1 、各党政部门的文件材料和业务部门的综合性文件材料等,能按自然年度归档的内容(含声像档案),应于次年x月底前立卷归档;

2 、各教学部门等须按学年度归档的内容,每学年度结束后整理立卷,于次学年度寒假前归档; 3 、科研、产品、基建、设备等专项档案,在项目完成、验收、索赔期满后二个月内立卷归档;

4 、财会档案,在会计年度终了后立卷,按档案馆的统一要求整理编目,暂由财会部门保管二年,期满后的次年x月底前归档。

5 、人物类档案,由本人整理后可随时归档。

第六章 档案管理

第二十四条 档案馆应认真执行“高等学校档案工作规范”和“高等学校档案实体分类法”,对馆藏档案进行系统整理、科学分类与管理。

第二十五条 保密档案的管理和利用,密级的变更和解密,严格按照国家有关保密的法律和行政法规的规定执行。

第二十六条 档案馆对保管期限已满的档案,应定期组织鉴定与销毁。鉴定档案保存价值的原则,档案保管期限的标准,销毁档案的程序和办法,要严格按国家规定进行,严禁擅自销毁档案。

第二十七条 档案库房的技术管理应设专人负责,库房档案的收进和移出应严格手续,建立、健全库房管理制度。

第二十八条 档案馆应有专人负责档案统计工作,准确统计全宗和案卷数量、档案利用情况等。按照有关规定,及时向驻地档案行政管理部门和上级主管部门报送“档案工作情况统计报表”。

第二十九条 档案馆对所保管的档案和资料应定期进行检查,加强档案保护技术的研究与改进,对已破损和字迹退色的档案,及时修复或复制。遇有特殊情况,应立即报告学校领导,按领导的要求处理。

第七章档案的利用和开放

第三十条 学校档案馆应按照规定向全校和社会开放档案。利用和开放档案的原则如下:

1 、学校馆藏档案,自形成之日起满三十年的,除未解密或需要控制使用部分外,均应按国家规定,报校长批准后,分批分期向社会开放。

2 、向档案馆移交、捐赠、寄存档案的单位和个人,对其档案享有优先使用权,无偿利用,并可对其档案中不宜向社会开放的部分提出限制利用的意见,档案馆应予以维护其合法权益。

3 、凡持有合法证明的单位和个人,在说明利用档案的目的和范围后,均可查阅利用我校属于开放范围的档案,并可以摘录和复制(复制档案应由档案馆工作人员负责办理)。

4 、向社会开放档案的利用实行有偿服务,按规定合理收费。

5 、港、澳、台及海外华侨要求利用我校档案,须经有关主管部门介绍。

6 、外国机关或个人要求利用我校档案,应按国家有关规定办理。

7 、未经学校授权或上级主管机关批准,任何组织或个人无权公布档案。

第三十一条 学校馆藏档案属于下列情况之一者不予开放:

1 、涉及党和国家秘密的;

2 、涉及专利和技术秘密的;

3 、涉及个人隐私的;

4 、档案形成部门规定限制利用的。

第三十二条 档案馆应设立专门的档案阅览室,供查阅档案使用。档案工作人员要严格档案借阅手续、遵守保密制度,主动提供档案检索工具,热情为利用者服务。

第三十三条 档案馆是学校出具本校档案证明的唯一合法机构。档案证明(含档案复制件、摘抄件等),须加盖“山东大学档案证明专用章”,方为有效。

第八章 奖励与处罚

第三十四条 档案馆应建立健全档案工作制度,制定各项业务规范,开展部门档案工作目标管理与考核。应对优秀的档案工作人员和服务成果、研究成果予以奖励。

第三十五条 对向学校捐赠档案的,应予表彰和奖励。档案馆要建立捐赠档案登记并代表学校颁发“捐赠档案证书”。

第三十六条 对违反《中华人民共和国档案法》的行为,依法处理。

第三十七条 使用学校档案,逾期不归还者处罚案卷滞留费( 1 元 / 卷份 / 天);损毁、丢失档案的给予行政处分,并根据有关档案的价值和数量,对单位处 1 万元— 10 万元罚款,对个人处 500 元— 5000 元罚款。

第三十八条 不按国家规定范围归档或不按期移交档案的,给以通报批评,并对单位处 5000 元— 10000 元罚款,对个人处 100 元— 500 元罚款。

第三十九条 罚款由学校从单位经费或个人工资中扣除,全部归学校。

第九章 附 则

第四十条 各附属医院、威海分校根据本办法制定管理细则。

第四十一条 本办法自发布之日起执行。原三校制定的档案管理办法同时废止。

第四十二条 本办法由档案馆负责解释。

二 OO 一年x月x日




第二篇:山西大学档案管理办法 4600字

山西大学档案管理办法

-------------------------------------------------------------------------------- 第一章 总 则

第一条 为规范学校档案工作,提高档案管理水平,有效保护和利用档案,根据《中华人民共和国档案法》和

《高等学校档案管理办法》等法规,结合学校实际,制定本办法。

第二条 山西大学档案是指建校以来在从事招生、教学、科研、管理等各项活动中直接形成的对学生、学校和

社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录,是国家和学校的宝贵财富,由档案馆集中

统一管理。

第三条 档案工作是学校的重要基础工作之一,也是学校各项工作的组成部分,学校要把档案工作纳入总体发

展规划。

第四条 学校档案工作由校长领导,分管档案工作的副校长协助校长负责档案工作。

第二章 机构设置与职责

第五条 档案馆为处级建制,既是学校档案工作委员会的执行机构和档案工作的职能管理部门,又是永久保存

本校档案并提供利用和服务的部门,同时还肩负着爱国主义教育、校史校情教育等任务。档案馆根据工作需要,在馆

内设立相应的科室,负责全校各类档案的接收、管理和利用工作。

第六条 需要特殊条件保管或者利用频繁且具有一定独立性的档案,可以根据实际需要设立分室单独保管。档

案分室是档案馆的分支机构,分室行政上受所在单位管理,业务上受校档案馆指导、监督和检查。档案分室每年要定

期向档案馆报送新增档案目录,移交永久保存的档案。

第七条 档案馆设馆长一名,副馆长二名。档案馆馆长、副馆长应具有高级以上专业技术职务任职经历,具有

开拓创新意识和精神;档案工作人员应当具有本科以上学历,具备档案业务知识和现代化管理技能,热心档案工作,

遵纪守法,爱岗敬业,忠于职守。学校各部门要有分管档案工作的领导,并根据实际需要配备专(兼)职档案人员,

负责配合档案馆宣传、贯彻执行国家关于档案工作法令、政策、规定及本校的档案工作规章制度,实施学校档案工作

计划、规划,收集、整理、立卷和向档案馆移交本部门形成的档案材料等工作。

第八条 档案馆的主要职责是:

(一)宣传、贯彻、执行国家关于档案工作的法律法规、方针政策和学校关于档案工作的有关规定,综合规划

学校档案工作;

(二)拟订学校档案工作的规章制度,并负责贯彻落实;确定档案的保管期限和各部门的具体归档内容;

(三)负责接收(征集)、整理、鉴定、统计和保管全校各类档案及有关资料,定期检查档案的保管情况;

(四)编制检索工具,编写档案参考资料,汇编档案文献,开发档案信息资源,开展档案的开放和利用工作;

(五)组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作;

(六)负责组织全校档案人员的业务学习与培训,做好档案人员的年度考核工作;

(七)利用档案开展多种形式的宣传教育活动,发挥档案的文化教育功能;

(八)开展档案学术研究和交流活动;

(九)严格执行保密制度,做好档案的鉴定和密级调整工作,及时组织对已超过保管期限档案的鉴定销毁工作;

(十)管理、维护校史展和姚奠中艺术馆,做好接待工作。

第九条 专职档案人员,实行专业技术职务聘任制或者职员职级制,享受学校教学、科研和管理人员同等待遇。

第十条 学校对长期接触有毒有害物质的档案工作人员,应当按照有关规定采取有效的防护措施,保障其依法

享有工伤社会保险待遇以及其他有关待遇,并按有关规定予以补助。

第三章 档案管理

第十一条 学校各部门要建立、健全档案工作的检查与评估制度,定期布置、检查、总结、验收档案工作,明

确岗位职责,强化责任意识,提高档案管理水平。

第十二条 学校各部门应当对纸质档案材料和电子档案材料同步归档。文件材料的归档范围:

(一)党群类:主要包括校党委及党群部门的各种文件、会议记录、纪要、计划、总结及各项活动中形成的对

学校发展有参考价值的材料;上级机关与学校关于党群工作的文件材料。

(二)行政类:主要包括校行政工作的各种文件、会议记录、纪要及行政活动中形成的对学校发展有参考价值

的材料;上级机关与学校关于行政工作的材料。

(三)学生类:主要包括学校培养的学历教育学生的高中档案、入学登记表、体检表、学籍材料、奖惩材料、

党团材料、高校毕业生登记表及反映学生能力的各种材料。

(四)教学类:主要包括在教学管理、教学实践和教学研究等活动中的文件材料。按原国家教委、国家档案局

发布的《高等学校教学文件材料归档范围》((87)教办字016号)的相关规定执行。

(五)科研类:主要包括在科研活动中形成的文件材料。按原国家科委、国家档案局发布的《科学技术研究档

案管理暂行规定》(国档发[1987]6号执行。

(六)基建类:主要包括学校在基本建设中形成的文件材料。按国家档案局、原国家计委发布的《基本建设项

目档案资料管理暂行规定》(国档发[1988]4号)执行。

(七)仪器设备类:主要包括在仪器设备管理中形成的材料。各种国产和国外引进的精密、贵重、稀缺仪器设

备(价值在10万元以上)的全套随机技术文件以及在接收、使用、维修和改造工作中产生的文件材料。

(八)产品生产类:主要包括在产学研过程中形成的文件材料、样品或者样品照片、录像等。自行研制、试制

产品的文件材料及在生产过程中形成的文件材料、样品、照片、录像等。

(九)出版物类:主要包括自行编辑出版的学报、校报和其他学术刊物。

(十)外事类:主要包括学校派遣有关人员出席国际会议、出国考察、讲学、访问、合作研究、学习进修的材

料;学校聘请的境外专家、教师在教学、科研及其他活动中形成的文件材料;学校开展校际交流、中外合作办学,境

外办学及管理外国和港澳台地区专家、教师、学生的材料;学校授予境外人士名誉职务、学位、称号等的材料。

(十一)财会类:主要包括财务管理文件。按财政部、国家档案局发布的《会计档案管理办法》(财会字[1998]32

号执行)。

(十二)声像档案:主要包括单位、个人在重要活动和会议中形成的具有保存价值的照片、录像、录音、磁盘、

缩微片、光盘等。

(十三)实物档案:主要包括领导题词、名人字画,机构变更前的印模;省级以上获奖牌匾、荣誉证书等;外

事活动中赠送的礼品及学校重大活动制作的各种纪念品。

(十四)名人档案:主要包括专家学者、历任校领导、社会上有影响的校友、省级以上模范人物的各种材料。

各类档案归档时间:

(一)党、政部门和能按年度归档的部门,于次年x月底前归档。

(二)教学部门和能按学年度归档的部门,应在次学年度寒假前归档。

(三)科研、基建(含基建改造工程),应在鉴定、竣工后的3个月内归档。

(四)当年形成的财会档案在会计年度终了后,由计财处保管3年,期满后于次年x月底前归档。

(五)学生档案,入学前形成的材料在第一学年的寒假前归档,在校期间形成的材料在每年的暑假前归档。 各类档案的归档范围和保管期限详见《山西大学档案归档范围和保管期限表》。

第十三条 学校实行材料形成部门立卷归档制度。各部门的兼职档案员要按照归档范围和要求,组织本部门档

案的整理、立卷、归档。立卷人应当遵循纸质文件材料和电子文件材料自然形成规律,对文件材料进行整理,档案馆

负责指导立卷。

第十四条 归档的文件材料应质地优良、书绘工整、蓝黑墨水书写、声像清晰,符合有关规范和标准的要求。

电子文件的归档要按照国家档案局发布的《电子公文归档管理暂行办法》以及《电子文件归档与管理规范》(GB/T18894

—20xx)执行。

第十五条 档案馆接收档案时,要检查案卷质量,符合要求后,方可按照移交目录进行签收。电子文件归档时

应按照电子文件归档要求验收移交。

第十六条 学校与其他单位分工协作完成的项目,档案管要保存一整套档案。协作单位除保存与自己承担任务

有关的档案正本以外,应当将复制件送交档案馆保存。

第十七条 个人在从事教学、科研、管理等职务活动中形成的各种载体形式的档案材料,必须按规定的移交时

间,由本部门档案人员移交档案馆集中管理,任何个人不得据为己有。

对于个人在其非职务活动中形成的重要的档案材料,档案馆可以通过代管的形式进行管理。对于与学校有关的

各种档案史料的捐赠者,视其珍贵程度,给予一定的奖励。对于征集到的珍贵史料学校将根据市场行情进行购买。

第十八条 档案馆应当对馆藏档案和资料的保管情况定期检查,防止档案的破损、褪色霉变和散失。对受损档

案要及时修复或复制,对重要档案应及时数字化,加工成电子档案保管。

第十九条 档案馆应当认真执行档案统计年报制度,并按照国家有关规定报送档案工作基本情况统计报表。

第四章 档案的利用与公布

第二十条 档案馆要严格执行国家、学校保密制度,在确保档案安全和国家机密前提下,按照国家有关规定公

布档案,其他任何组织或个人无权公布学校档案。属下列情况之一者,不得对外公布:

(一)涉及国家秘密的;

(二)涉及专利或者技术秘密的;

(三)涉及个人隐私的;

(四)档案形成单位规定限制利用的。 第二十一条 凡持有合法证明的单位和个人,在表明利用档案目的和范围并履行相关手续后,均可利用已公布

的档案。境外组织或者个人利用档案的,按照国家有关规定办理。干部人事档案的利用,根据干部人事档案的有关规

定执行。

第二十二条 涉及未公开的档案内容,应当经档案形成单位或本人同意,必要时报请校长审批。需要利用的档

案涉及重大问题或者国家秘密,应当经学校保密部门批准。

第二十三条 档案馆提供利用的重要珍贵档案,一般不提供原件,如有特殊需要,应经馆长批准。

第二十四条 档案馆是学校出具档案证明的唯一机构。加盖档案馆公章的档案复制件,与原件具有同等效力。

第二十五条 档案馆要为学校和社会利用档案创造便利条件,用于公益目的的,不得收取费用;用于个人或商

业目的的,可以按照有关规定合理收取费用。学校各部门和个人利用其所移交、捐赠的档案,档案馆应无偿和优先提

供。

第二十六条 寄存在档案馆的档案,归寄存者所有。如果需要向社会提供利用,应征得寄存者同意。

第五章 条件保障

第二十七条 学校要确保档案工作和设备的经费需要,所需经费列入学校预算,单列专款由档案馆统筹安排。

第二十八条 学校要遵循方便利用、安全保管、有利发展的原则,为档案馆提供专用的、符合档案管理要求的

档案工作用房。

第二十九条 学校应为档案馆配备必要的设备和恒温、恒湿、防火、防渍、防有害生物等必要设施。

第六章 奖励与处罚

第三十条 学校对在档案工作中做出下列贡献的单位或个人,给与表彰奖励:

(一)在档案的收集、整理、利用工作中做出显著成绩的;

(二)在档案的保护和现代化管理工作中做出显著成绩的;

(三)在档案学研究及档案史料研究中做出重要贡献的;

(四)将重要的或珍贵的档案捐赠给档案馆的;

(五)同违反档案法律法规的行为作斗争,表现突出的。

第三十一条 有下列行为之一的,学校要对直接负责的主管人和直接责任人给予处分。构成犯罪的,由司法机关依法追究刑事责任。

(一)玩忽职守,造成档案损坏、丢失或者擅自销毁档案的;

(二)违反保密规定,擅自提供、抄录、公布档案的;

(三)涂改、伪造档案的;

(四)擅自出卖、赠送、交换档案的;

(五)不按规定归档,拒绝归档或者将档案据为己有的;

(六)其他违反档案法律法规的行为。

第七章 附 则

第三十二条 本办法适应于学校各部门。

第三十三条 本办法自发布之日起执行。山大校字[20xx]27号《山西大学档案管理办法》同时废止。 第三十四条 本办法解释权归档案馆。

二〇〇九年x月x日

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