信息化环境对档案管理人员素质的要求分析

摘要：档案管理是一项具有很强专业性的工作，因此，档案管理人员的职业素养能够对档案文件的完整性、安全度以及档案被使用的效果产生最直接的影响。在当前的21世纪，最新的科学技术发展给档案的管理工作带来了最直接的变化，并也带来了巨大的挑战。该文简单分析了信息化环境对档案管理人员素质的要求，希望能够抛砖引玉，与同行共勉。

关键词：信息化环境 档案管理人员 素质

现在社会上对于档案管理人员所进行的档案管理工作还存在着很大的认识误区，认为档案管理这项工作没有发展前景，无足轻重。但是这些人没有看到的一个问题就是，随着我国科学技术的飞速发展以及信息大规模电子化、集成化，档案资源已经变成了担负着当前保存历史以及积累经验飞速发展的重要工具。同时在当前这个信息化的时代，电子计算机作为重要的载体，已经深入到档案管理的核心部分

[1]。因此，信息化环境对档案管理人员素质的要求变得越来越高。

1 在信息时代档案管理人员的素质要求

对于档案管理人员来说，其专业素质一般包括以下的几个部分，即专业档案管理人员的品质、专业档案管理人员的能力以及专业档案管理人员的条件。档案工作是一项目的性很强的严肃工作，也是一项对专业技能要求很高的技术工作，因此，对于传统的专业档案管理人

员来说，其必备条件主要包括以下三个方面，即知识素质、业务素质以及政治素质[2]。但是对于在信息化社会进行档案保管工作的从业人员来说，其面对的主要问题是电子档案以前的纸张式档案的互动以及现在的电子档案艺人之间的互动性问题，同时，随着现在信息量的逐步扩大，档案所涵盖的信息量也在逐步扩大，其难度、工作量也在呈现出一种指数上升的态势。

1.1 专业档案管理人员所要掌握的内容更全面

档案管理在当前的趋势下正在逐步由实体纸张等传统形式转变为信息数据存储的形式。这就要求在信息化背景下的专业档案管理人员除了要掌握传统意义上的档案内容、档案业务以外，还要在文字水平以及综合能力上有所收获。同时，为了适应工作的需要，信息化背景下的专业档案管理人员还要自觉对信息加以整理和分析，去粗取精，对信息进行一个提炼的步骤，把有用的信息进行单独归档，使得查阅资料的相关人士能够用最快的方式查到所需要的信息[3]。

1.2 努力掌握新型信息载体的运用方式

当前的社会是一个信息化飞速发展的社会，各种新型的储存媒介层出不穷，这些存储媒介在存储资料上的优势使得当前我们的档案管理体系发生了极其巨大的变化。由于存储分享的日益便捷以及档案内容的逐渐丰富和门类条目的逐渐复杂，档案人员如果想要做好本职工作，首先就必须对档案的收集整理工作进行调整。首先要了解档案形

成的方式以及档案的来源，这样能够从质量上保证所收录档案的完整性以系统性；其次还要对档案的现有用途进行详细而完整的分类，并且结合现在档案查询的实况，对档案内容进行二次开发再利用。第三就是要对各类新型的媒体粗存放时进行一个全面而细致的了解，对其保管措施也要进行考察，定期进行检查以及拷贝。

1.3 提高自身信息技术的使用水平

信息化背景下的专业档案管理人员必须在当前的信息网络化以及信息管理数据化的前提之下进行计算机以及网络知识的相关学习，以及对当代通信技术的学习。计算机检索相对于传统的检索的本质区别就在于计算机可以在最短的时间之内对所有的文件通过关键字进行彻底的搜索，因此传统的档案查询方式相对于当前的查询方式就比较落后。但是档案管理员的现状就是，大部分的处在信息化背景下的专业档案管理人员所采用的档案管理手段仍旧是纸张档案时代所采用的手工式查找方式，没有把信息技术的特点灵活用用到工作

当中。

因此信息化背景下的专业档案管理人员应该对自身的计算机能力以及网络技术方面的问题进行学习或者查漏补缺，在提高自身计算机文化水平的同时，也要大力促进档案资料联网制度，使得利用者更好地查找所需的资源。

1.4 提高政治素养

随着社会的不断进步以及环境的开放程度不断加大，信息化背景下的专业档案管理人员要不断提高自己的思想道德水平，对于复杂事物具有自己的判断能力，能够对档案的保密部分和开放部分的关系进行灵活运用[4]。比如对于大学的档案室，仅仅能够对社会提供比如学生成绩、学生的亲属关系等各项证明。而在学校的内部，根据学校教职工等级的不相同，也对档案的开放范围进行严格限定。这样，在这种“按照等级开放，其余部分严格保密”的档案保密方式下，新的查阅制度也就可以不断形成[3]。在不违反保密条例的基础上执行适度开放的政策，给相关人员准确提供有关资料，就是信息化背景下的专业档案管理人员的政治素养。

2 针对当前实际需要，提升档案人员素质的建议

首先是采用各种措施提升对信息化背景下的专业档案管理人员的专业能力。各个部门应该多组织比如技能评比一类的活动，促使专业档案管理人员中有能力的人会受到提拔[5]；其次要做好信息化背景下的专业档案管理人员的再教育工作，使其能够跟上当前科技发展的步伐，不至于被时代淘汰；第三点是要建立相应的人才储备中心，避免青黄不接的情况发生；最后是要展开知识的交换以及积累活动，这对提升信息化背景下的专业档案管理人员的专业能力有着极大的促进作用。

3 结语

面对着当前的新型信息化档案管理方式，信息化背景下的档案管理人员必须主动进行自身定位的转变，由传统的单纯保存资料的意识转变成为通过先进的计算机技术进行资料的统筹以及整合的意识，这样才能适应时代发展对专业档案管理人员的能力要求。

参考文献

[1] 董秀芬，孙宏明．提高高校档案馆馆员素质适应时代发展要求[J]．科技信息，20xx（27）：55-57．

[2] 郑雪飞，王峰．浅谈如何提高档案管理人员的素质[J]．黑龙江史志，20xx（7）：67-68．

[3] 方芳，李书锦，姚路明．浅论电子档案与传统档案管理的差异和共性[J]．科技情报开发与经济，20ll（2）：18-21．

[4] 李原．创奇科技档案管理系统V2.0在环境监测技术档案管理中的实践[J]．内蒙古环境科学，20xx（3）：29-30．

[5] 王松梅．规范档案管理推进档案管理精细化—修购专项仪器设备档案管理经验交流材料[J]．农业科研经济管理，201l（2）：33-34．

第二篇：办公自动化对档案管理互动效应的实践分析

办公自动化对档案管理互动效应的实践分析

摘要：办公自动化是将现代办公模式与计算机技术有效的结合起来，形成一种新型的办公方式。在当今这一知识经济时代背景下，社会发展促使人们生活和工作都发生了巨大的转变。档案管理对社会发展建设具有重要作用，在工作中也不再局限于传统的工作模式，而应顺应时代发展以信息技术为基础，以知识管理为核心建立起新型的办公管理模式。本文就档案管理与办公自动化的关系进行深入总结与阐述，并进一步的阐述了档案管理与知识管理最优化互动的优势与作用。

关键词：档案管理 自动化办公 知识管理

管理是一门重要的学科、是实现企业效益的重要手段，日常生活中管理工作的重要性不言而喻。但是众所周知，在目前档案管理工作中，总是习惯性的在档案管理中花费大量的人力、物力和财力去进行文件的搜集、整理和归纳文档工作。所以在多年的工作发展中，人们总是试图把劳动力从这些极重要而又繁琐的任务中解放出来。尤其是在科学技术高速发展的近些年，管理手段的现代化革新越来越重要，其自动化办公在有效的提高工作效率的同时，也对档案管理工作模式的转变提出了新要求。

一、档案管理与自动化办公的关系

1、档案现代化管理方式

知识管理是目前管理工作中的重要组成部分，也是拓宽档案管理领域、提升档案管理价值的关键，高效的办公自动化模式在档案管

理工作中有助于提升知识沉淀和积累，同时更好的为档案利用者和提供了便捷的平台，办公自动化对档案管理工作的有着举足轻重的作用。

2、办公自动化概述

办公自动化是现阶段企业工作的主要方式，是通过在工作中采用计算机技术、信息化技术和系统科学为一体的办公模式，人们通过在是工作中采用各种办公设备和信息链接方式来实现工作交流与信息处理，从而达到无纸化办公，最大限度的提高办公效率与办公质量，同时更是在工作中有效的改善了办公环境与办公条件。在市场竞争过程中，一个企业办公自化的掌握程度是十分重要的，尤其是在经济竞争日趋激烈的新时期，这已成为衡量企业市场竞争力的主要因素。

3、档案管理与办公自动化关系

随着科学技术的发展。以知识管理为核心的信息技术逐步普及和发展，在这种社会现状下，办公自动化已有传统的数据处理和信息管理系统转变成为一套系统化的工作流程和工作模式，同时在工作中也实现了无纸化工作流程和工作模式。在这种社会现状下，管理工作人员不仅需要研究相关档案信息资源，同时还需要在工作中深入了解相关的网络信息，从而为管理者提供以个真实、全面可靠的基础信息资源。因此，在工作中只有正确的认识办公自动化管理方式的应有特点，才能够充分发挥档案的管理措施与优势。其主要表现在以下两点：其一，网络管理不受时间及工作环境的限制。可以

跨越部门与部门之间，单位与外部用户之间的分界线，以单位的特定办公地点到网络连接的所在地。正在实施职能活动的基层部门根据职责范围输入信息和知识，其他部门及利用者在网络上收取所需内容并进行交流。其二，网络管理改变了材料的形成、传递方式。网络连接的各部门将信息输入微机，即可提供日常查阅管理，又能一次输入，多次输出，缩短了审阅（批）的周转时间。同时，统一了各部门的材料格式，解决了传统模式中由于人的因素差异而造成的标准前后不一致的问题。因此，计算机等现代化设备成为档案管理与办公自动化相互联系的桥梁，相互作用的媒介，相互渗透的纽带和相互转化的关键。只要根据各自的实际情况，就能促进档案管理与办公自动化同步的进程。

二、办公自动化与档案管理的最优化互动效果

1、档案管理与办公自动化联网可提高档案的规范化管理

档案管理与办公自动化联网后.就融文书处理与档案管理为一体，首先，每天的收发文及应归档的文件材料由各立卷部门将著录信息输入微机，既可提供日常查阅，又可为文件归档后组卷编目奠定基础，不仅能提高文书部门的办公效率，也同时有效地防止归档文件的遗漏，由于文件已著录了文件页数，如有借阅和整理过程中遗漏附件和散页，可及时发现追回，使归档文件材料的齐全完整得到有效保证。更从根本上保证了部门立卷制度的落实。其次，档案管理与办公自动化联网是面向各立卷部门的，受益是档案部门用其他方法难以达到的，立卷部门只要在平时将本部门的文件材料输入计算

机，基层工作人员经过相应程序处理后，调送有关人员传阅，年终立卷时，档案管理系统帮助用户自动立卷、编目，并打印出卷内目录，既减少了立卷人员的繁重劳动，又使组卷质量在基层得到控制，提高编目的效率和质量。

2、档案管理与办公自动化联网能提高档案利用的时效性

与办公自动化联网后，档案管理工作可从单机存检发展为联网传输，建立由计算机检索并以磁性材料和激光材料为介质的高容量存储系统，使档案工作各业务环节形成一个统一的整体，实现在先进技术，严密分工和广泛协作基础上的资源共享。例如，文书档案的归档时间一般在次年的6月底前，利用手工方式进行整理、立卷、移交，若在这个过程中需查阅文件，由于文件未经编目，查找极不方便，影响了信息的查阅，给利用者带来极大的不便。如果档案管理与办公自动化联网，町使档案利用与整理工作同步，利用者可直接从微机中调阅，整个利用过程快捷，克服了档案整理各业务环节对利用档案的影响，同时大大缩短了整理周期。加快了档案信息的处理和流通，提高了档案信息的利用率及时效性。

3、档案管理与办公自动化联网有利于满足用户需求

目前，基层档案部门仍处于封闭式状态，档案管理工作大多还局限于档案的接收和保管，以及利用时效慢、按需索卷的被动服务。诸如文书档案工作，公务文书与档案有着内在的本质联系，但却由两个独立的部门分别管理，档案部门不能参与文书处理过程，文节部门不了解文件形成档案所需的必要条件。由于分工的原因，文书

部门一般只负责文书处理的事务性工作，根本无暇顾及文件信息的开发，而对信息开发有着强烈愿望的档案部门，却不能在文件信息积累的起始阶段就开始将文件转王匕为档案并及时地投入开发利用。档案管理与办公自动化联网后，文书部门文件的臀记工作与信息的著录工作就自然相结合了，在文件登记的同时增设档案必须的著录项目，这样就减去了档案著录工作重复输入的劳动，文件登记后通过计算机进行必要的整理、排序、分类，实际上，文件一经登记就转入归档阶段，也可及时地投入利用，从根本上改变档案利用滞后的状况。

三、结束语

随着电子计算机的广泛应用，特别是能进行中西文处理的微电脑的问世，人们多年的夙愿得到了实现。办公室人员可以通过计算机进行信息数据处理，帮助人们进行分析、决策；从而大大减轻了办公人员的劳动强度，提高了工作效率。于此同时在工作中人们对于档案管理与办公自动化之间的互动效应也提出了新要求，使得其能够满足现代化施工要求全面发展。

第三篇：全员对公司上半年管理人员总体评价分析报告

全员对公司上半年管理人员总体考评分析报告

北斗星【2012】第 号

为更好地提高管理人员的管理水平，了解员工对管理人员在工作上的认可程度，加强管理、改进工作作风，提升管理效能，推进公司又快又好地发展。公司于9月14日至9月17日在公司范围内开展对公司上半年管理人员总体考评活动。

此次考评活动，采用不记名调查法，共有28人参与，共发考评问卷37份，回收36份，回收率为97.3%，满足考评活动条件，每位员工对此次活动都比较支持与配合，大部分员工提出了积极的建议。现将考评活动结果报告如下：

一、 考评结果

（一）北斗全体员工对总经理上半年工作的总体评价及建议

1、对于总经理上半年的工作，78%左右的员工都比较满意，没有任何意见，在管理程序及制度的制定、工作态度、业务开拓等方面都有很高的评价；22%左右的员工提出了一些合理的建议，同时也指出了总经理在与员工交流沟通、下达任务的明确性、听取员工意见、行政与人力资源管理等方面的不足之处。

2、建议：①建立人力资源与行政管理方面的长效运行机制，适当授权给专职人员来做相应工作；②加强考核，明细各岗位工作职责；③多与员工进行沟通，在下达任务时清晰明确；④深入完善公司各项管理制度，开拓更多业务，为员工谋取更多福利等。

（二）北斗全体员工对总工程师上半年工作的总体评价及建议

1、对于总工程师上半年的工作，77.7%左右的员工都比较满意，没有任何意见，在技术研究与创新方面、工作态度、处理纠纷等问题、测绘技术、业务开拓以及办事效率等方面都有很高的评价；22.3%左右的员工提出了一些合理的建议，同时也指出了总工程师存在技术培训方面的不足。

2、建议：①多安排大家进行专业知识交流，制定各类项目技术标准；②加强技术培训，多教点更深层的测量技术；③工作加班之余，注意多休息等。

（三）北斗全体员工对客户总监上半年工作的总体评价及建议

1、大部分员工都非常认同客户总监上半年的工作，尤其是在客服、公司文化活动的举办、工作认真负责以及管理能力等方面。而不足的地方主要体现在服务质量的监督力度不强和客户回访工作不够全面细致两方面。

2、建议：①加强服务监督，并给予公布；②在做客户回访工作时应全面细致等。

（四）北斗全体员工对工程一部经理上半年工作的总体评价及建议

1、公司绝大部分员工对于工程一部经理的工作效率，工作业绩、工作态度及管理能力给予了肯定，对于不足部分主要体现在技术培训、内部组织管理、传达任务不准确、与新员工沟通不够以及生活中过于严肃等方面。

2、建议：①加强技术培训，为公司培养技术新兵；②提高内部组织管理水平，凝聚部门力量；③加强新老员工的沟通与配合，提高部门员工能力和业务素质；④生活中不要太严肃，多微笑等。

（五）北斗全体员工对工程二部经理上半年工作的总体评价及建议

1、对于工程二部经理上半年的工作，新进员工没有接触过，对其不了解，不作评价。其他员工在办事效率、工作态度、内部组织管理能力等方面给予了很大认同。但在与新人沟通与培养、管理制度的考核等方面还有待提高。

2、建议：①加强新人培训，加强与新人及平乐公司员工的互动；②加强沟通，加大考核力度。

二、总结

综上所述，我们可以得知每位管理人员都可以出色地完成各自的工作，在管理能力、工作态度以及办事效率等都能让员工认可，同时也让管理人员们认识到了自己的不足。员工提出的建议对于改进管理人员的工作，对于企业的发展与完善，都有很重要的作用，可以有效提高管理人员的管理水平，在管理效能方面也有推进作用。