接待预案

时间:2024.1.12

接待预案

第一、目的及注意事项

一、目的:

规范公司的接待管理工作,按照热情、周到、节俭、高效、廉洁的原则,逐步促进公司接待工作的流程化、规范化建设,以不断提高接待工作效率和水平,现结合前期各类宾客来访参观所积累的经验,特修订本办法。

二、注意事项:

1.接电话或与客人交谈时要使用文明用语,如“您好”、“请问您找谁”、“请问贵姓”、“请问您是哪个单位的?”、“请稍等”、“请您坐一下稍等”、“各位来宾,请随我来”等类似的礼貌了用语。

2.接待人员对宾客来访应热情主动迎接,主动引导宾客到办公室或会议室交谈。

3.如果同一天有多个单位宾客来访,要同时启动两个或多个预案,要求所有部门无条件接受接待小组的支配,并协助完成接待工作。

4.接待工作总结由接待小组全体成员一起完成,并将总结报告交予总经理,请总经理批评指导。

5.如果客人要求超出小组成员的能力范围要先请示上级领导或总经理,得到批示后方可执行。

6.接待小组成员要注意着装,装饰;接待重要来宾时全体员工要统一着装上岗。

7.接待小组成员要加强学习业务知识,努力做好本环节的每次接待工作。

第二、接待预案

一号接待预案

(一) 接待小组

组 长:

副组长:

组 员:

(二)客人抵达公司前准备工作

1.由组长提前做好来访客人的信息调查工作,客人的单位,职务、姓名、来访目的,来访人数,抵达公司时间,是否需要公司车辆接站等,并通知领导,小组成员、各部门负责人及生产车间主任???

2.各部门做好分担区的卫生工作,生主车间的卫生工作,未使用的工具摆放整齐,使用中的要井然有序。???各部门部长及车间主任,由王洪锐负责检查

3.公司厂区内的卫生工作提前量天做好打扫工作???王洪锐

4.警卫室进入一级警备状态???于广群、姜俊艳

5.一楼大厅LED屏内容及时修改“热烈欢迎XX公司XX领导莅临指导”??王晓铭

6.水果的准备及标准50—80元????市场部项目经理或司机

7.三楼会议室工作安排

a.投影仪及资料修改???郑力

b.桌面及地面卫生,宣传画册及矿泉水摆放整齐???郑力 王君秋

c.茶水、烟、水果及茶水人员???郭丽娟

8.司机提前一天做好车辆内外卫生并随时准备出发接送客人..李树奇 慕中华

9.现场摄影摄像人员及设备提前做好准备............... 王晓铭

10.讲解员要提前一天做好准备,对来访客人,可能提出的问题做分析,争取做到准确回答客人提出的问题???

11.如果客人需要住宿客人抵达公司后另行预约

12.接待礼品的准备,包括,数量,档次及相关资料的准备???郝玉静

13.现场接待人员,公司总经理、副总经理、各部门负责人及车间主任.....经理工作部通知

14.宴请及礼品赠送标准,宴请地点,喜多多贵宾楼或北海渔港,标准100-150元/人,如需礼品赠送标准为150-200元/人???

(三)客人抵达公司

1、公司全体领导及接待小组成员楼前列队迎接

2、摄影、摄像全程跟随

3、客人,领导先行进入会议室,小组成员跟随

4、到达会议室摄影内容为“热烈欢迎XX公司XX领导XX”字样

5、茶水及时揣上

6、讲解员讲述公司概况,并对客人提出问题做出解答

7、客人在会议室期间,安全帽就位,并通知车间客人要去车间......随时安排

8、客人去车产间陪同人员安排:领导层、接待组成员(除茶水员)

9、司机准备出发,等待通知,通知下达后车辆停于楼门前,车内空调打开

10、由领导指派陪同人员一同到酒店

四、客人离开公司

领导层及小组成员开会,由总经理主持,做总结,查找不足

二号接待方案

一、接待小组:

组长:

副组长:

组员:

(二)客人抵达公司前的准备工作:

1.提前做好来访客人的信息调查工作:客人的单位、职务、带队领导姓名、来访目的、抵达公司的时间、是否需要公司车辆接站等,并通知领导、小组成员、各部门部长及生产车间主任???

2.各部门做好分担区的卫生工作;生产车间做好卫生工作,未使用的工具要摆放整齐,使用中的工具也要显得井井有条,井然有序???各部门部长及车间主任

3.警卫室进入一级警备状态???于广群,姜俊艳

4.三楼会议室工作安排:

a.投影仪及投影资料的修改???郑力

b.茶水、烟及茶水人员???郭丽娟

c.会议室地面及桌面卫生,宣传画册及矿泉水的准备和摆放???王君秋、郑力

5.一楼大厅LED屏内容的修改:接到通知后立即修改“热烈欢迎xx公司xx总经理莅临指导”字样

6.公司司机随时准备出发去接客户,并提前做好车辆内外卫生;司机接客人回公司的路上应及时与公司联系报告抵达公司的确切时间???李树奇、慕中华

7.现场摄影、摄像人员及设备提前到位???王晓铭、 8.接待礼品的准备,包括档次和数量???

9.宴请酒店及标准:提前做好酒店预订,鑫湘粤或同等级酒店。

标准:50—80元/人

10.如果客人需要住宿,需向领导请示后在做准备???

11.讲解员提前一天做好准备工作???项目经理

(三)客人抵达公司:

1.接待小组全体成员(除茶水人员)到楼门前迎接

2.摄影摄像及时捕捉欢迎镜头

3.请客人及领导先行到会议室,接待小组跟随

4.到达会议室时,投影应显示“热烈欢迎xx公司xx领导莅临指导“字样

5.茶水及时端上,摄影摄像要记录下来访客人的信息以便存储

6.在会议室期间,要准备好安全帽,整齐摆放在乒乓球桌上???临时安排

7.讲解员讲述公司概况并对客户提出的问题给予解答;如果客户问题超出能力范围及

时通知相关部门负责人做出解答

8.客人去车间时,组长、副组长、生产供应部部长、摄影摄像人员及讲解员必须跟随

9.司机准备出发送客户及陪同人员去酒店

10.由领导指派陪同人员并一同前往

(四)客人离开公司后:

小组成员及时召开总结会议,并作出总结找出此次接待的亮点和不足,交予总经理,请总经理批评指导。

三号接待方案

(一)接待小组:

组 长:

副组长:

组 员:

(二)客人抵达公司前准备工作

1.提前好来访客人的信息调查工作,客人的单位、职务、姓名,来访目的,来访人数等,并通知领导及小组成员。

2.各部门做好分担区的卫生工作,车间卫生及工具的摆放,.........部长、主任。

3.警卫室进入警备状态,.......于广群,姜俊艳。

4.会议室工作安排

a.茶水、烟及茶水人员......

b.桌面及地面卫生..........视会议室定

5.现场摄影、摄像人员设备提前到位........王晓铭

6.宴请标准,宴请地点,喜多多或家家乐,标准30-50元/人。

(三)客人抵达公司

1.接待小组、组长、副组长、楼前迎接

2.请客人及领导先行到会议室,接待小组跟随

3.茶水及时端上,摄影摄像要记录下来访客人的信息以便存储

4.如果参观车间,客人到会议室后,一楼安全帽准备

5.宴请酒店客人离开会议室后预订

6.司机准备出发送客户及陪同去酒店

(四)客人离开公司后

小组成员及时沟通,查找不足,及时改进。


第二篇:接待方案


最美教师XXX先进事迹报告会接待方案

为确保各项会议接待工作的顺利进行,特制定方案如下:

一、会议名称

最美教师XXX先进事迹报告会

二、会议时间

20xx年x月x日上午9:00-10:30

三、会议地点

永川区人民大会堂

四、会议日程(详见日程安排表)

五、与会人员

中共永川区委宣传部部长XXX女士

重庆永川区教育局副局长XXX先生

重庆电视台台长感动重庆人物评选小组组长XXX女士

重庆市永川中学校长XXX女士

李施施亲人代表XXX女士

学生代表XX

以及社会各界环保人士及媒体记者

六、接待准备工作

(一)接待负责人员

总负责:永川宣传部接待办

接待小组:秘书组(XXX)、行政组(XX)、宣传组(XXX)、保卫组(XXX)

(二)组织机构及职责

1.综合协调组

工作职责:

(1)负责会议邀请函及请柬的制作和发放;

(2)负责总体接待方案的制定等文件编制工作;

(3)负责与会代表信息收集、整理等对外联系工作;

(4)负责与组委会内部的全面对接工作;

(5)负责落实领导的接车安排;

(6)负责组织、牵头一切有关接待工作的参与人员沟通、协调工作;

(7)负责接待服务手册的编制工作;

(8)负责会场横幅的悬挂和会场标志;

2.接待服务组

工作职责:

(1)负责嘉宾的接车工作;

(2)负责对外具体联系落实与会代表的初步行程、人数、 往返时间、与会具体意向;

(3)负责为与会代表提供接待服务人员、住宿、餐饮、交通、内部会议组织、物流等其他会议服务;

(4)根据嘉宾的实际情况,具体提供接送车、车站安排;酒店房间安排;参加会议活动的详尽日程安排;嘉宾的其他公务活动和午餐的具体安排;会议期间车辆的调配、车票的订购;接待服务人员的组织领导;

(5)负责协助嘉宾入住酒店之前的登记;(在接到嘉宾后,将事先准备好的房间钥匙登记名称后,交给入住嘉宾,并送嘉宾进入房间,房间内布置鲜花、茶歇、会议流程等)

(6)负责会同综合协调组完成接待服务手册的编制工作;

3.服务保障组

工作职责:

(1)负责接待服务组的有关活动安排,如:会议现场拍照、会前投影仪调试、检查对方资料(PPT)是否统一拷贝、播放是否正常、速记安排、会议位置安拍;

(2)负责本组工作人员的一切后勤保障工作;

七、会前筹备工作

1.根据会议规模,确定接待规格;

2.发放会议通知和会议日程;

3.选择会场;

八、会场的布置

1.根据会议内容,在场内悬挂横幅;

2.门口张贴欢迎和庆祝标语;

3.会场内花卉的摆放;

4.桌面上如需摆放茶杯、矿泉水,应擦洗干净,摆放美观、统一;

5.调试灯光、音箱、话筒、入场音乐、电脑、幻灯片、音像设备;

6.摄影师的位置、摄影所需椅子等;

九、会议资料的准备

会务组应该准备有关会议议题的必要资料,这些资料在整理后放在文件夹中发放给与会者,方便于与会者的阅读和做好发言准备。

十、会议前的接待礼仪

1.会前检查;

这是对在准备工作阶段考虑不周或不落实的地方进行的补救。

2.提前进入接待岗位;

接待人员应该在与会者到来之前提前进入各自的岗位、并进入工作状态。一般的接待工作分以下几个岗位;

①签到。设一张签字台,配上1-2名工作人员,如果是要求接待档次比较高,可以派礼仪小姐承担。签字台配有签到笔和签到表。如需要发放资料,应礼貌地双手递上。接待人员应经常向会议

组织者汇报到会人数;

②引座。签到后。会议接待人员应有礼貌地将与会者引入会场就座;

③接待。与会者坐下后,接待人员应递茶,或递上毛巾、水果,热情向与会者解答各种问题,满足各种要求,提供尽可能周到的服务;

十一、会议中的服务礼仪

会议进行中的服务要做到稳重、大方、敏捷、及时。倒茶服务人员注意观察每一位与会者,以便及时为其添茶水,及时为其清理桌面垃圾。

十二、会后服务

1.清理会议文件,根据保密原则,回收有关文件资料;

2.整理会议纪要;

3.新闻、信息报道;

20xx

撰稿人:XXX年x月x日

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