浅谈高校档案信息化与数字档案馆建设探讨

时间:2023.8.6

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  论文关键词:档案馆 数字化 信息化 高校

  论文摘 要:信息时代的到来使档案信息化和数字档案馆的建设变成了可能,本文首先对相关概念及其重要性做了必要的说明,其次针对目前高校在档案馆建设过程中存在的问题进行了分析,最后提出了相关的策略意见。

  1.档案信息化与数字档案馆含义

  档案信息化,就是在相关部门的统一规划和组织下,在档案管理活动中全面应用现代信息技术,对档案信息资源进行处置、管理和为社会提供服务,加速实现档案管理现代化的进程。档案管理信息化是指档案管理模式从以档案实体为重心向以档案信息为重心转变的过程。

  数字档案馆是指存储和利用档案信息资源的信息空间,是一个由众多档案资源库群、档案信息资源处理中心、档案用户群构成的数字档案馆群体。数字档案馆具有馆藏资源数字化、信息组织与传输网络化、服务范围扩大化、信息资源共享化、信息检索便捷化等诸多特点。

  2.高校档案信息化与数字档案馆建设的重要性分析

  随着信息时代的到来,现代科学技术在高校管理工作各领域中应用广泛,电子信息传输、电子文件、各类管理系统、应用程序以及档案馆馆藏档案数字化等,使得传统的档案管理方式已不能满足新形势的需要。档案现代化管理和信息化建没,成为档案工作发展的必然趋势。

  高校档案信息化与数字档案馆是档案管理更加规范和标准的要求。高校档案馆馆藏数量不断增加,现行存储空间有限,需要通过数字档案馆来缓解。以网络技术为主的档案数字化已经或正在逐步引入到档案管理工作中,档案的形成、鉴定、整理、利用都受到深刻影响。电子档案管理流程的科学化、规范化、专业化以及档案信息资源开发一体化,是电子档案管理重要性的体现。

  高校档案信息化与数字档案馆建设是档案开发利用,实现服务方便快捷、资源共享的有效渠道。档案资源是人类社会发展的历史记录,是国家的一种原生的、独有的、不可替代的信息资源,是社会发展不可缺少的重要公共信息资源。在各层次档案工作中广泛应用现代化管理技术,与高校信息化工作进行有机结合,充分挖掘出档案信息资源的潜力,进行最大化的档案信息数据聚集,实现数据共享,充分发挥档案信息的经济价值和社会价值。档案的数字化建设,将是传统档案工作的重大变革。

  3.高校档案馆数字化建设中存在的问题

  3.1观念问题

  高校档案管理意识薄弱,对高校建设数字化的档案馆还没有足够的意识。很多高校虽然具有专门的档案机构,也制定了各种档案规章制度,但贯彻不力。一些领导对本部门档案工作的重要性缺乏认识,对本部门档案疏于管理。而一些文件形成者对档案移交归档认识不足。同时档案部门的一些工作人员依法治档的意识也很淡薄,对档案立卷归档的业务指导不够,监察、督办不力。通过数字档案馆的建设,一方面可以提高文件形成者、领导者的档案质量意识;另一方面也可以将档案管理制度规范融入管理系统之中,使之成为高校档案管理的自觉行为,从而提高高校档案管理质量。

  3.2技术层面的问题

  ⑴高校数字档案馆中存储的是大量的多媒体信息,但是传统的面向文字信息的结构化关系数据库不能满足这一现实要求,需要建立面向对象的非结构化的多媒体数据库;

  ⑵通信网络是传递数字化档案信息的基础,远程登录使数字档案馆的利用不受地域限制。目前,我国互联网的传输速度较慢,网络安全问题尚未解决,这些都阻碍了数字档案馆的发展;

  ⑶标准的制定在数字档案馆的建设过程中至关重要,但是目前相应的电子文件标准、多媒体信息标准和数字档案的著录标准、全文数据库的标准等还没有形成规范;

  ⑷高校数字档案馆建设的目的是为了实现档案信息资源的共享,将数字档案信息在局域网或广域网上进行传输,安全问题变得尤为重要。

  4.相关策略建议

  4.1加快档案标准化制定和贯标

  推进档案信息化建设,标准要先行。高校要加强档案信息化标准的制定和贯标工作。通过调查研究,借鉴国内已有的档案数字化治理技术标准及规范,通过这些档案标准化和制度的贯彻,规范高校档案信息化工作。

  4.2重视档案管理软件的开发和应用

  高校要重视档案管理软件的开发和应用。在软件开发方式上,应依照国家标准并结合高校实际,统一规划,创新机制,采取与软件公司、相邻高校以及科研单位合作等多种形式进行研发工作,最终形成一批有自主知识产权的、符合档案工作发展趋势的管理软件。

  4.3安全性方面的建议

  数字化的档案馆在安全性方面也要得到加强,加快研究、制定和完善电子档案管理、档案信息公开、上网安全、网站(页)建设与档案信息安全管理体制等方面的规章制度,形成有效的档案信息化建设激励约束机制,提高信息安全意识,防止失密、泄密的发生,确保档案数据库安全。建立音像档案库和电子档案异地备份库,开辟数字档案馆数据安全储存和备份的空间,对电子档案和音像档案实行专库管理。

  4.4重视档案信息化人才队伍的建设

  数字档案馆建设是一项高科技项目,要根据建设需要,培养和引进一批人才,构建一支知识结构合理的档案工作队伍,确保档案馆建设正常运行。首先,在提高高校专兼职档案人员政治素质的同时,要加大培训力度,加强对他们在应用新技术、新设备、新方法方面的培训,普及信息技术知识,提高他们掌握和运用现代化技术的技能;其次要根据档案馆(室)人员具体情况,吸收高素质现代化管理人才,对急需的信息化人才可采用引进或不求所有只求所用的柔性流动的方式予以使用,取其所长,开发档案信息化的项目和产品等。

  5.结语

  数字化档案馆建设是高校建设工作中的重要工程。数字档案馆将影响到高校在各个领域的发展,为现代社会教育提供可靠的信息服务。高校档案数字化建设才刚刚起步,仍需依靠政府部门大力支持,同时借鉴国内外先进经验,不断推进档案数字化、信息化建设。

  参考文献:

  [1]范文霞.加强高职院校电子阅览室的安全管理的思考.内蒙古电大学刊,2007(09)

  [2]宋筠.高职院校电子化档案应用初探.考试周刊,2008(47)

  [3]马学华.高职院校电子档案管理工作发展探讨.黄河水利职业技术学院学报,2008(20)


第二篇:探讨职称档案信息化建设


  下面小编为大家推荐探讨职称档案信息化建设,欢迎大家阅读!

  摘要:职称改革是我国一项重要的人才选拔和激励制度,关系到广大专业技术人员的切身利益。从2009年开始,广西率先在全国各省区中实行无纸化信息评审工作,取得了良好的效果,得到了专业技术人员的广泛认可和支持。作为职称信息化改革的一个重要内容,档案的信息化建设也被人们提上了日程。转变观念、加大资金投入,不断提高从业人员的素质,制定相应的标准,确保档案信息的安全性是职称档案信息化建设的关键。

  关键词:职称档案 信息化 广西 途径

  1、引言

  我国的职称改革已经迈入了第二十六个年头,近三十年来,这项政策在专业技术人才的选拔、激励、使用等方面发挥了举足轻重的作用。2008年,经过柳州市中小学教师系列的成功“试点”,2009年开始,广西在全区范围内实行职称信息化评审的改革。这是广西在创新人才选拔制度方面进行的一次有意义尝试。从两年的实践来看,这项改革得到了广大专业技术人员的认可和支持。作为信息化改革的一个重要内容,职称档案的信息化建设也因此被提上了议程。

  2、职称档案信息化的含义

  2.1职称档案的内容

  职称档案是指各单位在开展职称评审、职称考试、职称聘任等工作中形成的具有保存价值的各种文字、图标、音像等不同形式的记录资料。1主要内容包括各级人事职改部门的文件及通知、参评对象的各类表格(如评审表、认定表、重新确认表)、各类佐证材料、职称证书等。

  2.2档案信息化建设的含义

  档案信息化建设是指利用数据库技术、数据压缩技术、高速扫描技术等技术手段,将纸质文件、音像文件等传统介质文件和已归档保存的电子档案,系统组织成具有有序结构的档案数据库。2职称档案的信息化建设是指在职称信息化改革的背景下,利用各种技术手段,将各类纸质的职称文件或其它传统的佐证材料转化成电子档案数据,并通过一定的数据库技术实现对档案信息的管理和利用。

  3、职称档案信息化建设的必然性

  3.1 传统职称档案管理存在的问题

  3.1.1 费时、费力、费钱

  以广西高校教师系列为例,申报高级职称的纸质材料往往包括一式四份的评审表(16K纸双面打印)、一式二十五份的推荐大表(A3纸打印)、论文的代表作原件一份、各类证书或证明材料复印件一式一份等。为了能够提供齐全的材料,参评对象往往需求提前半年收集材料并分类汇总;此外,由于高校教师的教育科研业绩相对突出,一个参评对象完整的纸质申报材料往往重达2~3斤,一个高校一年的职称材料的搬运很有可能会需要使用到微型的面包车,光凭职改工作人员来搬运是不现实的;再次,由于绝大部分申报材料提供的是复印件,使用到的复印纸多达几百张,这无形中也会给参评对象带来不小的经济负担。

  3.1.2 档案材料真实性无保证

  近年来,职称工作的社会关注度越来越高,一方面是因为职称事关专业技术人员的切身利益,另一方面是因为在职称评审中出现了不少材料造假的案件,破坏了职称评审原本的公平性。极少数申报对象利用纸质复印件材料不容易让人察觉的缺陷,在职称评审中“获利”,使人们对职称评审的公平、公开和公正,产生了怀疑。

  3.1.3 档案材料利用率不高

  档案的最终目的是利用。一份参评对象的职称材料,既是该同志基本情况的概述,也是该同志几年甚至是几十年来业绩成果的一个总结,具有较大的利用价值。然而,长期以来,很多人存在一种落后和错误的观点:职称材料只是在申报评审时才有用,如果通过评审了,则职称材料的存档或利用就显得可有可无。这种观念导致人们将职称档案把其佐证材料功能与日后的使用功能分离开来,再加上相关单位职改办部门保存的材料中主要是以评审表为主,其它申报材料一般如数退还给申报者本人。因此,大部分参评对象的职称档案实际上利用的程度非常低,形成了所谓的“信息孤岛”。

  3.2 职称档案信息化建设的必然性

  3.2.1 省时、省力、省钱

  随着北部湾经济开发区的建设及中国―东盟自由贸易区的建成,广西正处在历史上最佳的发展时期,为广西专业技术人员的发展壮大提供了千载难逢的大好机遇。以教师系列为例,2004年全区申报高级职称的教师人数只有900多人,而2010年的申报人数超过了6000人,申报人数增长了6倍。假设每份纸质申报材料的重量平均在2~3斤,则其总重量将高达几顿,这将给档案的使用和保管带来极大的困难。而采用无纸化申报后,将大大简化职称档案材料的制作时间和成本。一般情况下,某个单位或个人只需要具备一台电脑、一个扫描仪或数码照相机、一个移动硬盘就能够满足大部分职称信息化佐证材料的制作、上报、保管和利用的要求。

  3.2.2 人才的流动性增强,对职称档案的使用提出了更高的要求

  随着国家事业单位岗位设置改革政策的实施,很多专业技术人员逐渐摆脱了原来“铁饭碗”、“大锅饭”的思想束缚,人才的流动日益频繁,这就要求职称评审的任务不单单是选拔人才,更要利用好人才。而利用好人才的一个基本前提,就是要掌握人才的各项基本情况,而职称档案正好具备了这样的功能。再加上信息化评审后,档案的信息更加便于检索、利用、传递、保管,相比传统的职称档案而言,具有更大的利用价值。

  3.2.3 电子设备的普及和信息化技术的进步为档案信息化建设提供了物质保障

  几年前,当计算机、数码相机、移动硬盘等电子设备对于国内绝大多数的消费者、甚至是单位来说都是一种奢侈品时,信息化建设因缺乏基本的载体而只能是一种奢望。而今,笔记本电脑、数码相机、移动硬盘、复印机、扫描仪等电子设备早已进入了“寻常百姓家”,即便是在一些条件比较艰苦的山区或者乡镇,也具备了制作信息化职称档案的基本设备;其次,信息化技术的进步为职称档案的使用变得更加的便利。如网络技术的发展解决了多人同步电子档案上传或下载的“带宽问题”,加密码认证技术解决了档案材料的安全性问题等。

  4、职称档案信息化建设的探讨

  4.1 转变观念,加大投入

  作为一个“新生事物”,职称档案信息化建设的发展之路不可能一帆风顺。与传统纸质档案管理相比,信息化建设面临设备的使用和维护更加复杂、前期投入的经费更大、技术的学习和掌握更难等现实问题,再加上人们接受一个“新生的事物”普遍需要一个较长的过程,致使在实践当中出现档案信息化建设跟不上职称信息化改革步伐的征兆。究其原因,主要由于很多单位的领导或职改工作人员不重视导致的。片面追求职称评审的通过率,“突击性”的阶段性工作,无固定的工作人员等方面的原因使得职改工作在很多单位得不到应有的重视,职称档案的管理更加容易被人忽视。只有相关单位加大对职称信息化建设的投入,转变人们的观念,把“要我建”变为“我要建”,才能为职称档案信息化的建设争取到更为有利的发展条件。

  4.2 提高从业人员素质

  职称档案的利用率大小,关键在于职改工作人员业务素质的提高。以往纸质材料阶段,职改工作人员只需在评审会结束后将相关的评审文件和纸质的评审表归档保管即可。而信息化以后,职改工作人员既要指导申报对象如何制作信息化的档案材料,又要负责信息材料的整理、汇总、上报和保管,工作量明显增加了;其次,信息化后职改工作人员的工作难度也增加了,要求他们不仅懂得基本的电子设备使用和维护的方法,且需要学习掌握网络传输、数据库、绘图软件等计算机软件的技能。可见,只有不断提高职改工作人员的业务素质,才能为职改档案信息化建设提供必要的智力支持。而要提高职改工作人员信息化管理能力,可以考虑以下两种方法:

  (1)加强岗位技能培训。采取集中学习和自学相结合的方式,对所有职改工作人员特别是缺乏相关信息化管理知识的人员进行培训;(2)参加各种计算机或信息化方面继续教育的培训。必要的继续教育能够防止职改工作人员知识的老化,开拓他们的视野,调整他们的知识结构,提高他们的素质。

  4.3 制定标准、安全第一

  信息化标准的制定和信息的安全性保障是信息化建设的两个核心问题。如果没有相对统一的制作标准作为指导,那么不同单位的信息化档案之间的就有可能出现较大的差异性,不利于档案信息的相互传递或者使用;其次,安全性问题是职称档案信息化建设的另一核心问题,由于档案中大量涉及单位或个人的信息,假如保管不当,极有可能给当事人带来物质上或经济上的损失。因此,制定统一的标准,确保信息的安全就显得十分的迫切。标准的制定可以掌握以下两个原则:(1)不违反规定的原则。即根据现有的相关档案管理的法律法规制作档案信息化的要求;(2)普遍性与特殊性相结合。即各单位、各部门既要在服从上级人事职改部门有关职称档案信息化建设指导意见的基础上,根据本单位的实际制定切实可行的方案和措施。其次,档案信息化的安全性问题可以通过限制访问策略(如网络防火墙设置、网络访问权限设置、加密狗设置等)及物理安全设置等方法解决。

  总之,信息化是当今社会发展的一大趋势,职称档案信息化建设必将随着职称信息化改革的深入而显得更加的迫切。广大职改工作人员需要克服前进道路上面临的各种困难,才能使职称工作在经济社会发展中发挥更大的作用。

  参考文献:

  [1]许壮苗.医科院校直属医院职称档案的特点与管理[J].陕西档案,2010(4)

  [2]明炜.试论档案信息化及档案信息化建设[J].管理观察,2009(11)

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