一、信息技术应用深刻影响着企业档案管理工作

　　1.1电子商务中档案工作内容发生了变化

　　电子商务是指商品贸易的整个过程都通过电子手段来完成。它强调的是利用计算机网络把卖家、买家、合作方和厂商在企业外部网、企业内部网和因特网相结合的应用。贸易活动是通过网络来进行的，如查询原材料、定购、展示产品、成品储运和电子支付等活动，其核心内容是互相交流和沟通信息。随着新计算机网络的发展和应用，为企业档案工作者提出了新挑战，档案人员不仅要保管和收集好企业档案资源，还要了解更多的企业需求，设法使服务内容扩大。第一，要构建企业信息资料库，通过选取一些有价值的信息资源上网，该资源既能树立企业形象，又能体现企业优势，来展示和宣传自己，从而达到占领市场和吸引客户的目的。第二，要多方获取有效信息，构建一套高效的、科学的、灵活的、多功能的紧盯市场的企业档案信息管理体系，为企业的领导决策、经营生产全程主动地提供多层次的信息服务。

　　1.2企业档案载体发生变化

　　企业信息技术的应用，使信息数据的远近交换、传递、处理得到了适时的实现，企业在经营、生产、管理等各项活动中形成的纸质文件逐渐减少，取而代之的是电子文件，电子文件不仅办公进度快捷，而且具有极快的传递速度。电子图纸也在大量出现，其优势也是手工绘制所无可比拟的。计算机辅助设计能够对产品图纸的设计进行随意修改、查询和存储，既方便又快捷。比如开发或生产一项相对较大的产品项目可能需要产生上万份图纸，同时有些还要继承原产品的许多成果，因此电子图纸的生命力更加旺盛，而且电子图纸的保存比底图的保存更有意义，还省力、省时、方便。变化了的载体形式深刻影响着传统的档案管理模式。

　　1.3企业档案分类发生变化

　　企业电子文件的大量出现，大大冲击了传统的分类方案，如人事档案、基建档案、产品档案、会计档案、科技档案、文书档案等分类方案，逐渐被企业信息化集成系统流程的设置、各个管理模块所取代。一份完整的档案信息计算机依据工作需要随时进行调整或设立相应类目，虽然不同企业档案信息有着不同的分类方法，但不容置疑的是计算机的管理使档案分类与企业的管理、经营、生产等各种状况更加贴近，具有更加规范、科学和详细的档案分类。

　　1.4档案信息利用方式发生变化

　　为了使企业信息化和电子商务进一步发展，构建企业完善的信息管理系统，必须加强企业信息资源的开发利用，在企业经营、生产的各环节充分开发和利用信息资源，使企业经济效益和竞争能力增强。档案既是企业的无形资产，又是重要的企业信息，应充分利用信息技术，加大资源开发力度，来满足企业各方面的需要。企业档案工作人员要始终围绕企业经营生产这个中心，及时把握信息开发和集成系统中的产品信息，找准档案服务企业的切入点，实现正确信息的正确传递，使档案信息达到高层次的处理要求。

　　二、基于电子信息技术的企业档案管理

　　2.1档案数字化做好统筹规划

　　要实现大量档案信息技术化、数字化，就必须做好统筹规划。首先对馆藏情况进行详细调查，如档案的信息利用状况、馆藏数量、档案的类型、载体状态等基本情况。然后制订科学规划，包括数字化处理规划、硬件的购置计划等。档案数字化不可能一蹴而就，也不可能一步到位，应从实际出发制度一个长远计划和打算，无论是购置硬件设施，还是数字化过程，都是如此，要使其拥有较强的扩展能力和支撑能力。档案数字化处理规划的制定应遵循“重点突出，分步进行”的原则，先数字化那些利用率高的档案资源和馆藏重点，尽早使大多数利用者的需求获得满足。

　　2.2档案数字化必须做好选择

　　馆藏的档案资源数不胜数，达到件件数字化是不可能的，也是没有必要的。档案工作人员应该依据一定的原则进行划分和选择，分清需要数字化的档案和不需要数字化的档案以及需要优先数字化的档案，然后再进行数字化。现实工作中，常常对以下档案首先进行优先数字化，如特色档案、重点档案、珍贵档案和利用率高的档案。因此，凡是能成为数字化的档案信息资源一般都是高利用率、标准、有序、有特色、高价值的信息资源。

　　2.3优化设置扫描参数，提高数字化质量

　　数字影像质量的高低与扫描仪扫描参数的确定和选择有关，其中扫描文件的清晰度和效果直接受扫描分辨率的影响。要想使扫描文件很清晰就必须把扫描分辨率选高，而同时其存储空间和扫描时间就会相应增加；相反若把分辨率选低，文件的质量就低。所以，我们应综合考虑分辨率的选择，如依据实际需要全面考虑扫描文件的输出打印质量、存储空间、可阅读性等。

　　内容摘要：我国档案管理规范化、现代化一直是档案管理追求的目标，而从上个世纪末开始的计算机信息技术的高速发展正是我国档案管理规范化的契机。目前，我国档案管理与我国现代化的发展不能协调。本文从分析现状入手，对我国档案管理的规范化提出了一些行之有效的措施和手段，希望能为我国档案管理的规范化提供一定的帮助。

　　关键词：档案管理；现状；对策；思考

　　自改革开放以来，我国人事档案管理发生了许多变迁，人们对档案管理的认识也产生了一些根本变化。《档案法》的颁布实施，既为档案管理工作提供了法律保证，又为档案管理工作提出了新的要求。

　　一、人事档案管理理念的不适应

　　1、缺乏人事档案的知情权。近年来，由于人事档案的不透明、知情权不落实而造成的问题越来越多。有的因原单位在当事人的人事档案中记录了不实之词，甚至塞进了缺乏事实根据的材料，造成了对当事人的伤害；有的因长期无法了解个人档案致使档案丢失而无从知晓。因此，由人事档案丢失而引发的纠纷、诉讼频频出现。

　　2。人事档案保管权的局限。按国家规定，目前我国只有机关、事业单位和国有企业才有人事档案保管权，而随着我国经济建设的发展，外资企业、民营企业等经济成分在经济发展中占有越来越大的比例，这些单位按国家规定没有人事档案保管权，只能把档案寄放在人才交流中心并向它们交纳一定的管理费用。这种做法，由于用人单位与人才交流中心不存在行政权约束，因此，不能有效地对人事档案进行管理。

　　二、人事档案管理方法的不适应

　　1、“档随人走”的传统管理方法受到挑战。改革开放以来，特别是随着市场经济体制逐步推进，人员流动现象日益增加，人档分离现象越来越普遍，尽管《干部档案工作条例》、《企业职工档案工作规定》对流动人员的人事档案作了规定，但实际操作中管理部门与流动人员之间的权益和管理矛盾日益显露。有的单位为了防止人才流失，以档案为关卡，造成了“弃档”现象日益严重，淡化人事档案的呼声越来越高。

　　2。传统的手工管理制约了人事档案的质量与效率。人事档案多年来采用传统的十大分类制，一份材料归属什么种类常常存在许多主观因素。近年来，虽然采用了计算机进行辅助管理，但也只是采用电脑进行目录录入，并没有带来管理方法质的飞跃，造成人事档案管理效率低。

　　三、人事档案管理制度的不适应

　　1、人事档案收集缺乏力度、材料质量差的问题普遍存在。首先是收集归档的工作制度不健全，执行不严格。少数管档案部门只照搬中组部下发的《干部人事档案材料收集归档规定》，没有形成自己的实施细则，内容不具体、不全面。即使建立了制度也存在不同程度上执行不严格的现象。归档工作被动、不及时。其次是收集归档的材料不全面、不准确。特别是交给人才交流，代管的人事档案，职工考核材料、人员鉴定材料和反映个人能力水平的材料等，不能及时收集到个人档案中。

　　2、缺少有效的检查、监督机制。许多单位的人事档案长期处于凌乱、无人问津的状态，发挥不了应有的作用。由于没有定期检查，使水事档案管理有空可钻，新增加材料的连续性出那断裂现象；部分人员档案材料遗失；一些单位趁人员调动、单位合并之机把未整理的人事档案顺水推舟移交出去，推卸责任。

　　3、材料的真实性受到质疑。有的个人或单位出于某种考虑或避开某种风险，刻意更换材料或隐瞒事实，使人事档案信息虚假或不全，可信度大大降低，这必然使用人单位处于被动状态，特别是现在录用人员都是采用先进人后调档的方式，一旦用人单位发展问题为时已晚。

　　四、改变档案管理现状的几点对策

　　1、要具备现代化的观念。计算机和信息技术的快速发展，已经和正在档案管理工作产生划时代的巨大影响。随着机关、企业单位办公自动化进程的加快，大量机读档案录音、录像、照片等新型电子文档的形成已纳人档案管理。要解决一个观念问题，就是我们档案的现代化建设不是简单地用计算机代替手工劳动，也不是把传统的管理方式搬到网络管理上来，而是要借助现代信息技术，引进先进的管理理念，对档案管理中不适应的一些做法进行改革。尽快树立起现代化的观念是每一个档案工作者紧迫的必修课，是档案管理步人现代化的第一步。

　　2、要有适应时代发展的内部管理。对于各级档案部门来说，采用科学的管理手段，为实现档案管理的现代化打下基础是非常必要的。

　　3。要进行人事档案管理模式的变革。市场经济的建立产生了多种经济组织形式，这有利于人才的吸纳、流动，人事管理变成了一种社会化的管理。传统模式在过去人事管理中起到了重要作用，在今天也还有它一定的适用范围，但不应成为唯一的模式。对于那些企事业单位职工、教师及流动人员的值得保密的东西不多的档案，可以逐步进行社会化、开放式管理。

　　4、要有先进的设备和技术。目前就大多数档案馆（室）特别是基层档案馆（室）来说，先进设备不可能引进，因此，我们一方面要不失时机地争取相关部门的支持，力争改变我们设备条件，为现代化打下基础，同时也应不失时机地培养人才，使现有的设备尽可能地与自己的馆藏实际相结合，在档案管理和提供使用中发挥作用。这方面重要任务一是充分/：请记住我站域名/利用现有设备，使之充分发挥效用，总结经验，培养人才。二是在整理、编目等基础工作的标准化上多下功夫，为进一步引进设备创造条件。三是对电子文件归档工作着眼点要高，立足点要实，在规划电子文件归档工作时应从本单位的实际情况出发，在保管条件，翻拍复印、装订等方面的现代化需要新的知识和新的技术手段。现有的立卷人员尚不能适应工作的需要，要通过组织培训及业务学习等，尽快掌握信息管理自动化的基本知识和技能。总之，在购买和采用现代化设备上，必须以相关人才的调人和培养为前提，因为没有懂技术的相关人才，设备不可能充分发挥作用。另外，购买和引进设备一定要考虑到本单位的实际，重点搞好基础工作，只有基础工作先行，现代化设备才能真正充分发挥作用。

　　参考文献：

　　[1]陈慈珠。谈档案管理现代化。中国科技信息，2004，（16）。

　　[2]刘碧华。高校的档案管理现代化建设。邵阳学院学报，2006，（6）。