摘要：档案信息化建设的快速发展，给档案安全管理带来前所未有的挑战，利用信息技术优势，有效解决信息化档案安全问题，进一步完善档案管理安全体系，已经成为档案管理的重中之重。

　　关键词：信息化；档案管理论文；安全性

　　随着信息产业的迅猛发展，档案管理工作逐步由传统模式向信息化管理模式转变，在迎来档案事业大发展的同时，档案信息安全保障工作也面临着新的挑战。如何利用信息技术优势，有效解决信息化档案安全问题，完善档案管理安全体系，让档案管理安全性得到提升，是每一名档案管理工作者必须思考和面对的问题。

　　一、我国档案管理的现状

　　1.档案管理的网络化不断完善。随着网络化进程的不断加快，社会各界对档案的需求利用越来越多，要求也越来越高。当前我国档案管理工作已通过建立档案信息化网络，优化了档案资料的管理及查询，极大的方便了公众对档案信息的检索查找，较好的实现[1]了档案资源共享利用。2.档案管理的效率不断提高。当前，我国档案数据管理已经建立了现代化的标准操作流程，为档案管理自动化提供了重要的保障，使档案数据管理的前期工作更加顺畅，尤其是我国自行开发的一系列计算机档案数据管理系统，可以对收集到的档案信息进行深加工，从而确保档案利用的各种需要，升华了档案的潜在作用，确保了调档迅速准确，提高了档案管理的效率。3.档案管理的内容不断拓展。受经济条件和社会认知的局限，我国档案管理曾一度长期处于与社会隔离、相对封闭的状态。公众对档案管理的普遍理解是用于党政机关单位和编史修志方面的公务需求。而如今档案利用正在向多元化发展，不仅在文书和财务管理方面占主导作用，在经济贸易、知识产权、房地产等领域档案资料的保管和利用所占比例也正在逐步升高。

　　二、信息化条件下档案安全管理工作存在的问题

　　1.档案管理系统不安全因素。互联网的应用以及办公自动化已成为日常办公的主要方式，但计算机病毒的危害，让档案管理系统极易发生病毒感染，管理系统一旦遭受恶意攻击和入侵，给档案信息安全带来严重的威胁。此外，电子档案在保管时受多方面因素制约，包括载体寿命、电子计算机软硬件的生存周期[2]和载体所载档案与电子计算机软硬件平台的一致性，计算机硬件一旦因操作不当，造成死机或系统瘫痪，就会造成数据库系统和文件系统中的数据缺失。

　　2.档案安全管理制度的不完善。在我国档案管理信息化建设过程中，只能利用《档案法》和计算机相关法律法规来确保数字化档案信息资源的安全，对档案信息资源进行安全性维护。这就为不法分子带来了可乘之机，对档案信息资源的安全性、完整性与可靠性带来极大的潜在隐患。

　　3.档案管理工作者安全意识有待加强。传统的档案管理者一是没有足够的信息化管理意识，对电子文件的重要性认识不足，对信息网络安全没有足够的认识，无法很好的应对网络风险；其次在专业技能上，体现出水平不高，基础知识不扎实，信息技术能力缺乏，导致工作效率不高，业务能力上不去；最后是信息化管理制度不完善。在档案工作人员的晋升考核中，关于信息安全技能的考核不足，缺少激励性的机制，无法较好的调动从业人员的工作积极性。

　　三、应对信息化条件下档案安全管理工作的对策

　　1.保障档案管理系统的稳定性和安全性。应重视软硬件设备的安全维护。在日常工作中，必须高度重视电脑软硬件设备的维护，积极采取必要的安全防范措施，保障网络系统的信息安全畅通和正常运行。随着信息时代的到来，新领域，新门类、新载体档案不断涌现，给档案管理人员在素质上提出了更高的要求，档案管理工作作为一项基础性工作，档案管理人员的安全意识高低直接影响了档案安全，要让档案管理人员认识到档案管理工作的重要性，为电子档案管理的发展保驾护航。

　　2.构建完善的档案信息安全规章制度。不断完善《档案法》《保密法》《电子文件归档与管理规范》等国家法律法规、政策，并结合单位实际情况，制定同档案管理工作相适应的规章制度。通过健全的档案信息安全法规，确保档案管理在运行过程安全可靠，同时，档案管理部门也应强化对法律法规执行情况的监督检查，从而使档案工作有法可依，有理可循，让档案工作者不违规、不越轨。

　　3.处理好档案管理不同标准之间的关系。一是要处理好国际标准、国家标准和行业（地方）标准的关系。不能一味强调不同标准的差异性和优缺点，应优先采用使用范围较广的标准，尽量做到一步到位；二是要处理好相关领域标准间的关系。档案与图书、文物、遗产等领域在保护对象、保护措施和管理方法上都存在交叉和相似之处，要做到取长补短，融会贯通；三是要处理好标准与制度管理之间的关系。构建档案安全标准体系可以以标准管理为主，以制度管理为辅，配合相关的法规制度来保障标准执行中的不足。

　　4.提高档案工作者信息安全素质。一是要加强档案管理者对工作的责任感和敏锐感。要充分发挥档案的各项功能，档案管理者必须具备对工作负责，对组织负责，对自己负责的态度，努力在提高服务态度，创新服务方式，改革服务理念方面狠下功夫；二是要加强档案管理专业理论知识。档案管理对业务操作能力有较高的要求，档案管理者必须紧跟时代步伐，根据自身的不足积极参加培训，树立终生学习的观念，及时调整知识结构，才能在档案事业中有所作为。

　　参考文献：

　　[1]李君凤，刘浩岩．档案信息化管理存在的问题及对策[J]．黑龙江史志，2012（9）：40-41．

　　[2]王朝阳．档案信息化管理的优势及安全问题[J]．西北水利水电学院学报，2006（2）：30-31．

　　摘要：近年来，随着社会进步和信息化如火如荼地发展，以及计算机技术和日益成熟的互联网技术在各个行业及办公自动化中的广泛应用，产生了由大量电子文件转化来的新型载体的档案。因此，在档案管理工作中，档案的安全管理意义重大，特别是电子文件和电子档案的管理，因其所显示的特点，致使其安全风险极高。关于电子文件和电子档案的安全管理，本文将从以下几方面展开讨论。

　　关键词：档案管理；安全管理；安全隐患；电子文件；电子档案

　　1、什么是档案及电子档案？

　　档案是指机关、组织和个人在社会活动中直接形成的保存备查的文字、图表、声像及其他各种方式和载体的历史记录。近年来，随着社会进步和信息化如火如荼地发展，以及计算机技术和日益成熟和先进的、繁荣的互联网技术在各个行业及办公自动化的广泛应用，产生了由大量电子文件转化来的新型载体的档案，即电子档案。

　　2、电子文件和电子档案的特点

　　一是电子文件便于修改，省时、省力。电子文件在行文、编辑时，完全可以按照人们的想象任意、反复进行修改、润色，在作图方面更是随心所欲，想画想改动变得异常简单。不仅节省人力和经费，还提高了工作效率。二是电子文件信息存储密度大，看似小小的载体，容量都很大，因此可减少存放数量节省空间。三是文件的电子化，不但可以方便检索、摘录、转录，还能够减少纸质档案的制作、复制和传递份数，简化工作流程，提高工作效率。四是互联网彻底改变了文件的传递速度。现在的OA无纸化办公系统。既节省了纸张的使用，同时也提高了文件的传递速度，提高了办公效率。互联网拉近了人与人的距离。五是互联网的日益成熟，更加有利于发挥电子档案的信息共享，提高了档案的利用价值。六是电子档案的利用不受时间和地点的限制。在任何时间、地点，打开计算机，动动手指，就可以实现档案利用。七是电子档案大幅提升了管理效率。电子档案使得档案信息资源快速处理，使得档案资源得以高效利用。八是电子文件和电子档案的不足。电子文件和电子档案容易修改且不留任何痕迹，由于各种因素容易造成信息丢失；电子档案载体的寿命相对比较短，到期前必须转录，很容易造成文件质量下降，或者文件信息丢失，使电子文件的安全受到威胁。

　　3、威胁电子文件与电子档案的安全隐患

　　与纸质文件相比，电子文件的信息安全尤为突出，易于编辑的二进制代码、高度共享的信息、开放的计算机系统、四通八达的网络、不断升级的软件、无孔不入的嘿客、肆意横行的病毒、污染多变的环境等等因素，对电子文件和电子档案的信息构成了严重的安全隐患。保密性。非授权用户访问、阅读相关电子文件信息资源；合法用户越权下载相关电子文件信息资源；在使用和处理电子文件信息资源过程中的电磁泄漏；传输电子文件时被非法截获；电子信息资源脱机介质被盗等等。真实性。电子文件的真实性是指电子文件的内容（包括背景信息）经过传输、压缩、格式转换等处理后依然保持其与形成时的原始状况一致。造成电子文件失真的主要原因有人为因素和非人为因素。被修改。嘿客的恶意攻击、授权用户的非法修改、无操作、不真确的信息处理与传输方式、不科学的转换与软件升级、病毒的破坏、系统故障等等均有可能造成文件内容和原数据被修改；被删除。恶意的或误操作，有可能造成电子文件部分或全部内容和元数据被删除；错漏。文件操作过程中的大意、疏忽等原因造成的文字错漏等问题；丢失。文件保存不当或其他原因造成的文件丢失。载体变质也会造成电子文件和元数据丢失。完整、齐全性。是否收集全了作为有机联系的一件事情的完整过程的所有文件。不可读性。可读性是指电子文件无论经过多长时间、经过何种方式处理，都能以人类可以识读的、真实的方式输出信息。造成电子文件不可读的原因包括：系统不兼容；软硬件系统没有及时升级与更新换代；加密密匙丢失、专用软件没有留存；病毒感染；载体过时、损坏或记录衰减等。不可控制性。电子文件的失控，会对电子文件信息安全带来致命的打击。主要表现在以下几方面：软件升级、替换时，能否保证文件不被损坏；能否根据需要调整用户权限和文件开放方式；能否控制（监控）电子文件的下载、拷贝、传输和转换；能否控制电磁环境，实施干扰和反干扰；能否控制电子文件的各种标准和状态，实现信息优化配置和高度共享；能否删除失去保存价值的电子文件；能否实现原数据的更新和验证；能否控制系统工作环境和电子文件脱机介质的保存环境；能否抗否认、追踪、审计、恢复；能否升级安全技术和病毒特征代码；误操作。误操作虽然属于低级错误，但却时有发生。如此等等，都显示了电子文件和电子档案的不可控性。

　　4、如何消除安全隐患，维护电子文件和电子档案信息安全

　　4.1坚持维护电子文件信息安全的原则

　　超前控制原则。信息安全关系到国家的安危、组织的存亡及个人隐私与财产的安全。因此，电子文件管理系统在建设之初，就必须实施并坚持超前控制原则。制定维护电子文件信息安全的制度、标准、策略等，并将其贯彻到软件开发、运用的每一个环节。风险评估原则。对于电子文件信息安全的方针、策略及标准规范等也要进行评审、评估，根据情况进行改进、完善、调整。对于机构内危及电子文件和电子档案信息安全的风险因素有必要进行评估，划分危害等级，以便在维护安全工作中区别对待、尽可能降低风险。同时，对于风险控制目标和控制方案也要进行评估，预测风险发生几率和成因，对症下药，制定应急方案、尽可能将风险降到最低水平。预防控制与恢复并举的原则。在电子文件信息安全管理工作中，应坚持预防为主的原则，居安思危，防患于未然。现实生活中，即使保障工作做得再好，也不能保证零风险。风险仍然有可能存在，并危及软件系统和数据恢复，危及电子文件和电子档案的信息安全。因此，有必要对系统和数据进行恢复控制，从而保证电子文件和电子档案的信息安全。动态控制原则。随着时间的推移、环境的变化、时代的进步和科技的发展等，危及电子文件信息安全的风险因素也会发生变化，原有的安全保障的制度、措施等已经不能满足当前工作的需要，随着各种情况的变化，必须随时调整符合当时工作要求的制度、方针、策略等，以确保电子文件信息长期持续地安全无忧。

　　4.2保障电子文件和电子档案信息安全的技术对策

　　物理安全策略。所谓物理安全策略是指保护网络服务器、计算机系统、通信链、系统终端等硬件免受自然灾害、人为破坏、搭线攻击和电磁侦测，确保计算机系统有一个相对安全的电磁兼容环境。硬件备份；使用低辐射计算机设备；电磁屏蔽；电磁干扰。网络系统安全策略。A安全检测和监控检测。所谓安全检测和监控检测是采用预先主动的方式，对客户端和网络系统进行全方位的自动安全监测，发现并避免系统遭受攻击。B系统备份与恢复。使用备份服务器和相关软件，对系统及电子文件进行备份保存，以备不时之需。如系统遭到破坏或系统瘫痪时，备份系统可以迅速启动，恢复并保证系统正常运行。C防火墙技术。防火墙是在机构网络和其他系统网络之间设置障碍，以阻止其他系统的用户对该系统的非法访问，也可以阻止该机构的机要信息从机构网络上非法输出。D访问控制技术。访问控制技术是网络安全防范和保护的主要策略，它可以限制对关键资源的访问利用，防止非法用户进入系统及合法用户对系统信息资源的非法利用。信息安全策略。A加密技术。B数字签名技术。C数字水印技术。数字水印技术最大的特点是具有很好的隐蔽性。利用隐蔽性来达到保护电子文件信息安全的目的。D文件备份与灾难恢复技术。做任何事情都不可能百分百达到预期效果。这在维护电子文件和电子档案信息安全的问题上同样适用。在保护电子文件盒电子档案信息安全上虽然做了大量工作，但是，文件的备份依然是最基本和最必要的安全保障工作，这是保护电子文件信息安全的首要工作，不能因为任何理由而有任何怠慢和敷衍。灾难恢复可谓是亡羊补牢，是灾难发生后的不得已的手段，是必要的补救措施。E防病毒技术。病毒感染对文件的保存会带来致命打击，因此，防病毒技术一定不能落后。F防拷贝技术。如某些关键部门的重要文件，必须设置阻止拷贝，以防泄密，给国家或个人带来不可弥补的损失。G载体保护技术。H保障长期可读性技术。要保障长期可读，必须要做到技术的更新和无缝衔接。I数据库安全技术。O元数据验证技术。

　　4.3保障电子文件和电子档案信息安全的管理对策

　　第一，建立健全信息安全的相关法律法规。用法律的武器切实保护信息安全。第二，制定切实可行的保护电子信息安全的规章制度和措施。用制度约束和规范人们的行为，用制度时时提醒人们，哪些是该做的，哪些是不该做的，哪些是能做到，哪些是不能做到，哪些是必须做的，哪些是绝对不能做的，依靠制度的约束力，保护电子文件信息安全。第三，制定维护电子文件信息安全标准。

　　5、结束语

　　电子档案来源于电子文件，因此，电子文件的信息安全与电子档案的信息安全息息相关。为切实有效地确保电子文件的信息安全及其电子档案的安全管理，应遵循管理学理论中的一般循环原则，即实施Plan（策划）—Do（执行）—Check（检查）—Action（措施）的持续改进的模式，即所谓的PDCA模式。在这个模式中，各个模块之间可以实现通过持续的信息反馈来不断修正、改进，从而促进电子文件信息安全方案的不断完善。当然，电子文件和电子档案的信息安全并不只是系统安全人员和档案管理部门的事，它与所有员工都密切相关。安全问题事关重大，机构内每一个人都应无条件地参与电子文件和电子档案的安全管理，各负其责，各司其职。只有这样，才能尽可能做好电子文件及电子档案的安全保障。

　　参考文献

　　[1]铁丽杰.如何推进档案工作规范化标准化[N].四平日报，2009-11-06（002）.