摘要：近年来，我国事业单位在社会发展中所发挥的作用越来越大。事业单位作为服务广大人民的窗口，它的工作质量直接影响着人民生活。因此，有必要对事业单位职能的发挥给予足够的重视。目前事业单位的电子档案管理方式，与传统的档案管理相比有很大的提升，不仅大大减轻了工作人员的压力，提高了工作效率，还使得档案的查询和搜索等更加简单便捷，从而使事业单位的整体工作质量得到提升。本文对目前事业单位的电子档案管理的主要措施进行了具体分析，希望对我国事业单位的快速发展有所帮助。

　　关键词：事业单位；电子档案管理；措施

　　1事业单位电子档案管理现状

　　随着社会的发展，办公自动化也在逐步地扩展。在目前我国的事业单位中，电子档案管理的方式正受到较为广泛的关注和应用。通过将档案信息电子化，不仅方便了对相关数据的录入和检索，使工作的简便性大大提升，降低了人员的工作压力，提升了工作的效率，还提高了事业单位的整体工作质量，使单位的发展与社会发展相协调，进一步提升了服务水平。另外，档案的电子化与传统相比虽然都有收集、整理和保存等环节，但在安全性、传输性以及可修改性等方面却有很大不同，这一方面给档案的管理带来很多优势，另一方面也造成了很多隐患。

　　2电子档案管理中出现的主要问题

　　2.1安全性问题。档案管理电子化虽然给相关人员带来了很大的便捷，提高了管理效率，但同时，它也造成了较大的安全问题。在现代，互联网已蔓延到各个行业及各个领域，它在带来很大好处的同时也使数据和信息的安全受到很大威胁。由于进入互联网的门槛较低，再加上全球网络正朝着共享性和开放性的方向发展，这就使得不法分子接近相关数据信息的难度大大减小，通过制造专门的病毒和木马等或者直接潜入目标的数据库中，窃取、篡改或破坏相关数据，给相关人员带来较大的损失。计算机系统中出现漏洞是十分普遍的事，这就使互联网所带来的风险始终存在，再加上在数据通过U盘等工具进行转移时所产生的泄露风险、计算机软件或者硬件的突然故障导致系统瘫痪的风险等问题，更突显了电子档案管理安全问题的重要性。另外，由于现代的黑x所使用的技术越来越高级，大多数防火墙往往防不胜防，在遇到较大的威胁时不能很好地起到作用。再加上电子档案管理人员的素质参差不齐，部分人员不能及时对档案系统的安全措施进行及时的维护和升级，使得数据信息面临较大威胁，而当管理人员为追求个人利益而泄露部分档案信息时，也不易被上层领导察觉，这进一步增加了档案管理的难度。

　　2.2兼容性问题。由于各个事业单位的电子档案管理系统有一定差异，导致在不同的单位之间进行档案信息的传输和共享时可能会出现兼容性问题，从而造成信息往来的不便。在目前，大多数事业单位的电子档案的接收格式有很大不同，这十分不利于上级进行统一的管理，同时，又由于每个部门在对档案进行制作和处理时所使用的软件和所采取的形式不同，最终使得文件的形式差异较大，这给文件的管理工作带来很大难度，大大降低了档案管理的工作效率。

　　2.3保管问题。电子档案的保管与纸质档案有较大区别。在保管纸质档案时，要注意的是防水、防火、防潮、防虫等问题，而电子档案的保管则略有差异。首先，电子档案同样要进行水和火的防护，防止水和火对电子设备造成损害；其次，电子档案在进行保管前，要彻底的查杀病毒和木马，要保证档案文件自身的安全，必要情况下还要进行加密工作，定期进行安全检查，确保记录信息的完整性和安全性；再次，要选择质量较好的存储设备，避免因设备的损坏而导致文件丢失；最后，还要对保管环境进行控制，远离有害气体和强磁场环境，同时选择合适的温度和湿度条件。

　　2.4归档问题。由于电子档案具有一定的可重复性和可逆性，使得相关人员在对档案进行修改时不会产生修改痕迹，从而减少了在进行归类时所产生的错误，同时，由于错误可以被及时更正，为工作带来很大的便捷，但是，电子档案的这种性质也使其面临档案的真实性无法得到保证的问题，由于档案可被人无痕迹修改，使得其内部的数据信息无法被看出是否被人刻意改动，进而影响档案的使用。电子档案由于是通过虚拟的方式形成的，相关人员可以随时进行数据信息的修改等工作，使得其文件真伪的辨别难度大大提升，另外，由于其载体可通过复制粘贴等方式进行变更，从而使其缺乏法律方面的效力，因此，在电子档案的真实性和原始性的界定方面目前还存在较大问题。

　　3相应的解决措施

　　3.1加强安全防护。事业单位应定期的对档案管理系统进行升级和维护，设置完善防火墙系统，及时的进行病毒和木马的查杀工作，定期进行漏洞的修补，对网络的安全加大监测力度，及时引进国外先进软件进行系统的防护工作。同时，要对设备所处的环境进行检查，远离水源和易燃易爆物品，对含有有害气体和较大磁场的环境应及时进行处理或更换设备安置地点。另外，还要提升管理人员的素质，提升人员的安全责任意识，必要时可制定危机处理应急方案以降低安全问题出现时所造成的损失。

　　3.2规范统一格式。对于事业单位来说，若要减少在进行文件共享以及传输等情况下出现的不兼容问题的发生，唯有通过在各单位之间建立共同的标准，将格式等进行规范和统一，摒弃具有特殊格式的软件，使文件类型等保持一致。通过建立电子档案规范制度，对电子档案的收集、整理、保存等方面的具体细节进行严格规定，从而大大方便事业单位的整体工作效率，提升事业单位的服务质量。

　　3.3加强档案文件真实性。档案文件的真实性和原始性的加强主要是通过借助先进的计算机技术以及严密的制度来实现。首先，事业单位应引进国外先进的文件加密技术，使得每次档案修改的内容及修改时间等信息完完全全的被记录下来，通过对电子档案的内部结构以及背景等的元数据进行保留，方便日后的查询和追踪工作；其次，要在制度上进行设置，在有相关人员进行档案的修改时务必要经过上级的批准，通过采用身份验证管理方式，防止无关人员对数据信息的篡改，具体来说，可使用包括用户信息验证、数字证书认证以及输入密码口令等方法，来对用户的权限进行一定限制，保证档案数据的真实性和原始性。

　　4结论

　　事业单位的电子档案管理工作还存在着诸多问题，包括安全性问题、兼容性问题、归档问题以及保管问题等，可通过加强安全防范措施、制定相应标准统一格式以及提升管理人员素质等方式来进行解决，从而提升事业单位的工作质量，减少错误的发生率，提升事业单位的服务水平。本文对事业单位电子档案管理的主要措施进行了仔细分析，对存在的问题进行了客观详细的探讨，并给出了部分解决方法，为相关研究人员提供了一定帮助。

　　高校电子档案管理论文【1】

　　摘要：高校档案记录着高校学生的求学及成长经历，将伴随他们一生的成长。

　　本文针对高校档案管理的工作特点，着重分析了电子档案管理的现状，强调加快电子档案建设，以及如何解决高校电子档案管理中问题的有效途径和方法。

　　关键词：高校 电子档案 档案管理

　　1.高校电子档案管理的现状

　　1.1当前高校电子档案管理理念

　　电子档案具有不同的优、缺点，其优点如：电子档案接收方便，归档及时齐全，具有信息存储的高密度性，有体积小但容量大的特点;它由多种信息媒体集成，便于统一管理，可提高工作效率，通过限制性的网络具有共享性。

　　同时也存在一些缺点，如：储存在的信息资料易更改、数据易丢失，存储材料易破坏，对计算机软硬件环境依赖性强，同时还存在比较大的网络访问的风险。

　　相比之下其传统的纸质档案具有载体性能相对稳定、内容真实可靠、可长久保存等优势，但却有文件形成时间长、整理费时费工、检索速度慢、存储密度小有等不足之处。

　　1.2对电子档案的认识存在一定局限性

　　以前为了保护档案的机密性，往往把档案贴上封条放在档案室里，其实这种做法严重阻碍了档案信息公布于社会、服务于大众的理念，给想要使用档案的人员带来极大的不便，不能发挥充分利用高校档案应用于学校管理与建设以及服务于学生的宗旨。

　　目前在高校中还是存在对于档案的不重视，只有在需要时才会找档案而不是有意识主动的去利用档案促进学校管理和建设水平的提高。

　　同时，高校中也确实存在少数人的极端看法，认为单位档案是单位的私有财产，使档案信息的开发处于封闭状态，更谈不上电子档案的开放与网上利用了[1]。

　　1.3电子文件档案管理面临的主要问题

　　首先，电子文件档案的易被破坏性。

　　在高校档案电子化建设的过程中，完全保证电子文件的原始性、真实性和完整性是技术上及工作上难度比较大的，这些主要由于在电子化及信息化过程中存在可能被修改或操作失误等人为因素。

　　纸质文件内容的原始性很容易被辨认，而电子文件具有可变性和信息载体的可分离性，源于其可以利用相关的计算机软件进行修饰和修改，且不留下任何痕迹，计算机内存贮的电子档案无个人笔迹特征可辨认。

　　而纸质的档案文件存在书写墨迹和新旧的区别，一旦被复制或纂改内容都很容易识别。

　　因此，电子档案的安全性及原始性方面需要大量配套建设跟上。

　　其次，电子文件档案信息安全问题日益突出，随着计算机使用普及，信息化和网络化时代的到来，使得任何人何时何地都可以介人互联网。

　　由于电子文件档案的出现和发展时间短，导致相应的配套软件及硬件建设赶不上，网络环境下的电子文件档案管理可能正面临非法访问、信息泄漏或丢失和数据完整性被破坏。

　　目前大多数的高校实行电子档案与纸质档案长期并存的保存方式，而且一般还是以传统的纸质档案作为保存的主要的方式。

　　但是，电子档案要求其档案工作者与时俱进，应时代新的要求，不断尝试进行电子档案管理的新模式，同时协调好两种形式的档案管理模式，避其缺点，发挥其长处，提高档案管理的水平与适用的有效性[2]。

　　2.推进高校档案电子档案建设任务

　　2.1加强电子文件的归档和管理

　　电子文件归档和管理是档案信息化建设的重要任务，是当前迫切需要解决的问题，档案部门要以国家的《电子文件归档与管理规范》为依据，加强档案网络建设，实现网络环境下电子文件的实时接受、归档、管理和利用，确保有价值的电子文件及时、完整 、真实地保存在档案部门。

　　2.2加快馆藏档案的全文数据库建设

　　高校档案管理要从提高档案管理现代化水平出发，不能仅仅满足于目录级的检索和下载一个表格等，而应当提到新的高度，要适应信息化的需要、现代化管理的需要、提高利用效率的需要，保证查得快、准、全。

　　要在建立科学的检索体系上下功夫，做好原有馆藏档案文件级目录数据库建设工作的同时，加强机读目录数据库的建设，加快实现手工检索向计算机全文检索的全面过渡，为档案利用提供最大方便[3]。

　　2.3要严格控制电子档案的可转换性，以保证电子档案的安全

　　由于电子文件可以根据需要在不同的载体上同时存在，也可以互相转换，包括文件的字体、签名、印章等，通过计算机基本的复制、粘贴功能就能达到完全一致，这使得电子文件只能保证真实性而无法确定原始性。

　　尽管如此，但我们可以利用计算机的更高功能对电子文件和电子资料加以保护，如将文档设为只读模式，或对部分电子文件加密，从而对电子文件进行特定的保护。

　　因此，档案室还必须要将形成的第一手电子文件和电子资料及时备份存档，确保今后能查阅到原始的电子档案资料。

　　2.4改善检索功能

　　档案检索是对档案信息进行系统存储和根据需要进行查找的工作，它是开展工作的基本手段，是开发档案信息资源的必要条件，改善检索功能主要包括两个方面：(1)增加新的检索功能。

　　网络环境下，对档案信息资源的各种加工是对档案检索功能的一种改善，利用信息技术将档案著录与标引完成，在档案进行检索时，使档案信息的查找更加准确与便捷。

　　(2)利用先进的检索技术。

　　目前普遍利用的先进检索技术主要有两个：全文信息检索技术与多媒体信息检索技术。

　　2.5重视档案信息化人才队伍建设

　　数字档案馆建设是一项高科技项目，要根据建设需要，培养和引进一批人才，构建一支知识结构合理的档案工作队伍，确保档案馆建设正常运行。

　　首先，在提高高校专兼职档案人员政治素质的同时，要加大培训力度，加强对他们在应用新技术、新设备方面的培训，提高他们掌握和运用现代化技术的技能;其次，要根据档案馆 (室)人员具体情况，吸收高素质现代化管理人才。

　　3解决高校电子档案管理问题的有效途径和方法

　　3.1创造良好的载体保护环境

　　电子档案一般以脱机的方式存储在磁、介质上，所以，要创造一个适合于磁、介质保存的环境。

　　要建立恒温的专用档案馆(室、库);采取严密的档案保护措施，要尽可能使用先进的设备设施，并经常对设备设施进行防尘和保养处理;要尽可能防止电子档案载体与空气直接接触，避免直接暴露在太阳光下，防止紫外线照射;要尽量远离强磁场和有害气体;在载体移动过程中要轻拿轻放，防止强烈机械振动和碰撞[4]。

　　3.2采取切实可行的信息保护措施

　　电子档案是高科技的产物。

　　信息安全技术对于维护电子档案数据的原始性和真实性至关重要，电子档案上网后必须从入口、传输、使用三个方面采取安全保护措施，目前，为防止档案信息被窃取、删除和修改，防止网络“黑客”进入，常用的技术方法有加密技术、身份验证、档案备份、安装杀毒软件等 。

　　这些技术措施对于证实电子档案内容的真实、可靠，确保电子文件在存储、传输过程中的安全、保密，防范对电子文件的非法访问和随意删改都具有很好的效果。

　　3.3提高高校档案管理人员的计算机专业技能

　　高校档案管理人员除了加强档案专业知识和业务的学习外，还应提升计算机专业技能的应用能力，努力争做一名复合型的档案专业技术人员，这将大大有助于电子档案管理工作的深入开展，从而更好地适应档案信息化建设发展的需要 。

　　参考文献：

　　[1] 黄静.高校电子文件档案管理刍议[J].云南档案，2009(3)

　　[2] 于英香.我国电子文件管理研究的三次转折[J].档案学通讯，001(1)：29-33

　　[3] 贾雪萍.浅析高校电子档案管理队伍的建设[J].秘书之友，2007(1)：46-48.

　　[4]余文盛.高校电子文件的归档与管理[J].达县师范高等专科学校学报(社会科学版)，2004，(03)：114-l7 .

　　高校电子档案管理论文【2】

　　【摘 要】档案管理工作是高等学校的重要的基础性工作，随着信息技术的发展电子档案主要成为档案中的重要形式，本文从电子档案的特点出发，结合电子档案在高校管理工作中的重要作用和现存问题，提出了相应的对策。

　　【关键词】高校 电子档案 档案管理

　　中华人民共和国教育部、国家档案局第27 号令明确规定：“高等学校校档案( 简称高校档案) 是指高等学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的， 对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。

　　”同时还明确规定” 高校档案工作是高等学校重要的基础性工作，学校应当加强管理，将之纳入学校整体发展规划”。

　　尤其是在近几年的高校评估工作中，对各种档案材料，包括教学的、学生工作的、人事工作的、图书管理工作方面的档案材料等等的检查工作一直被作为客观评价学校发展的重要环节。

　　由此可见档案管理应当是高校管理的重要组成部分。

　　很长一段时间高校档案主要是以纸质档案的形式存在，随着信息技术的发展电子档案逐渐成为档案中的重要形式。

　　一、电子档案的概念和特点

　　所谓电子档案是指通过计算机磁盘等设备进行存储，与纸质档案相对应，相互关联的通用电子图像文件集合，通常以案卷为单位。

　　目前电子档案所采用的介质主要有磁盘、磁带和光盘。

　　电子档案归档主要使用磁带和光盘。

　　与纸质档案相比，电子档案具有以下特性：①电子档案的非人工识读性。

　　②信息存储的高密度性。

　　③载体与信息之间的可分离性。

　　④多种信息媒体的集成性。

　　⑤系统依赖性。

　　电子档案的这些特性使得对它的管理方法和观念有别于传统的纸质档案管理。

　　随着高等教育事业的蓬勃发展和网络信息化的普遍和发展，传统的教学档案管理模式已经无法跟上现代化发展的形势，如何搞好高校电子档案管理工作已经成为当前高校档案管理工作的难点和重点。

　　二、高校电子档案管理的重要作用