摘要：近年来，随着国家在重大基础设施投资力度逐渐加强，全国有45个城市在修建或计划修建城市轨道交通，包括地铁、轻轨、有轨电车等。由于城市轨道交通项目建设投资资金规模大、建设周期长、涉及专业多、建造过程复杂，其管理难度与复杂度也较一般企业大，由此产生的各类档案数量也巨大。其中财务管理作为工程管理中重要组成部分，会计档案管理也成为重中之重，这直接关系到项目财务管理水平，也直接决定项目能否通过国家验收，因此我们必须要重视这项会计基础工作。本文将结合本人在本行业中的工作经验与体会，谈谈轨道交通企业会计档案管理的重要性以及如何做好会计档案管理。

　　关键词：城市轨道交通；会计档案；档案管理

　　一、会计档案管理的内容

　　根据最新发布的《会计档案管理办法》【中华人民共和国财政部国家档案局令第79号】，下列会计资料应该归档：

　　（一）会计凭证，包括原始凭证、记账凭证；

　　（二）会计账簿，包括总账、明细账、日记账、固定资产卡片及其他辅助性账簿；

　　（三）财务会计报告，包括月度、季度、半年度、年度财务会计报告；

　　（四）其他会计资料，包括银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书及其他具有保存价值的会计资料。从该管理办法可以看出，会计档案管理内容非常广泛，涉及日常会计工作全过程，包括出纳、会计、税务、报表等全部会计人员产生的会计资料，给会计档案管理造成很大困扰与难度。

　　二、会计档案管理现状及原因分析

　　目前，全国各城市轨道交通企业，除北上广深等几个大城市建设时间较长，其他大部分城市刚刚兴建地铁，日常工作主要围绕地铁新线建设与开通进行，能把日常工作做好，已经疲于应付。受建设工期影响，一线业务部门工作重点在现场，确保工程质量安全与进度。据笔者调查研究，目前各城市轨道交通企业连建设档案管理尚无完善的制度与流程，会计档案管理虽有国家法律规章规定，但实际执行情况及效果并不容乐观。银行余额调节表因为事务所审计，情况相对较好，会计报表，纳税报表，增值税进项发票底联等非日常用会计档案管理要求尚不理想。很多公司目前按照办法规定，凭证与会计报表都能完成，但时间有所滞后，延长两三个月是常态，半年后装订凭证也非少数。至于办法里规定的其他会计资料，基本无暇顾及，最终严重影响项目竣工财务决算与国家验收。会计档案管理现状不理想，其完善程度与国家要求甚远，经过综合分析，既有主观因素影响，也有客观因素影响；既有外部因素影响，也有内部因素影响。

　　(一)内部原因

　　1.领导不够重视，档案管理员身兼多职。按照办法规定，公司应设立专门的会计档案管理机构，但现实情况是很多公司因各种原因，财务人员编制比较紧缺，很少设立专门的会计档案管理人员，一般由部门文员兼会计档案管理员。财务部门资料很多，特别是各种收款付款单据、票据量很大，管理要求高，文员很难投入足够资源与精力于会计档案管理。只有会计师事务所审计、政府审计要求提交各种资料或者积压太多时，才进行凭证装订等工作。这也从侧面说明领导对会计档案管理工作尚不够重视，觉得没必要投入专门人力资源开展会计档案管理工作，等其他工作完成后，再来整理会计档案也来得及。

　　2.根据财务部门内部分工惯例，会计档案管理一般都设有财务部会计核算模块。会计核算本身工作繁琐，且工作量较大。特别是新公司，业务与财务制度流程不太完善，会计核算也不太规范，财务人员平花费大量时间与业务部门进行沟通等工作；除此之外，与公司外部门各项沟通，如会计师事务所审计、政府审计、税局稽查等，也需要大量沟通协调工作。这种工作现状造成会计档案管理工作也难以按时开展。

　　3.大多数企业对于财务信息化投入较大，没有信息化建设，财务管理无法有效进行对于会计档案管理信息化建设，停留在手工时代水平。会计档案都是各种纸质材料，包括各类凭证、原始出入库单、发票、收据、各类批文等，这些资料作为凭证附件存在。每个月按时把凭证收集完善、整理、入盒、编号，然后做个档案台帐记录，由会计档案管理员放在个人电脑进行共享，供大家使用。整个档案管理过程，几乎全手工操作，很少借助现代信息技术，所以，这么多年会计档案管理水平一直没有很大发展与进步，越来越跟不上公司与时代发展。

　　(二)外部原因

　　1.会计师事务所审计对公司财务管理有较大约束力，但更多关注于会计报表层面，并不会过多关注会计管理细节，特别是会计档案管理。在年报审计中，公司只要能提供会计凭证及事务所要求的会计资料即可，事务所并不会检查会计档案资料是来自于具体经办会计手里，还是来自于会计档案室。这就造成会计档案管理没有硬性外部约束。

　　2.对于城市轨道交通项目，建设项目最后一环就是项目竣工验收。目前，根据国家验收标准有十三项专业验收，其中就有一项档案验收，如果档案验收通不过，即整个项目竣工验收通不过。需要关注的是，项目竣工验收里的档案特指工程档案，即与工程相关的招标、合同、图纸、变更资料等，会计档案并不是档案验收关注的重点，正是这点恰恰造成公司把更多精力放在工程档案管理，而忽略了会计档案管理。

　　三、会计档案管理不完善造成的影响

　　会计档案管理工作，虽然在一般人眼里并不是十分重要的事情，但如果管理不到位，其对日常财务管理及最终项目验收均有重要影响，具体如下：

　　（一）会计日常工作中，由于各种原因经常需要查阅凭证，档案归档不及时，就会造成凭证在经办会计或出纳手中积压，时间越长、积压越多，这时查找凭证往往需要耗费更多的人力物力进行查找，造成管理成本不必要增加。另外，由于会计档案不及时装订、归档，且分散在不同会计人员手中，造成凭证丢失的风险大大增加，且有些重要资料如原始发票等资料一旦丢失，给公司、个人造成的损失会更加巨大。

　　（二）轨道行业投资巨大，是政府关注重点。所以，各种政府审计、专项审计层出不穷，为了应对各项审计，会计档案管理不到位、不完善，就会导致提供各类资料时手忙脚乱，一来效率很低，提交资料时间较长；二来造成外部审计人员对公司不满意，甚至认为公司不配合审计工作，故意不提供相关资料。

　　（三）城市轨道交通项目作为关系国计民生的重大工程项目，通过国家项目竣工验收是对国家对人民最好的答复。如果日常会计档案管理没有规范，到项目竣工决算时资料不全或难以查找，会极大影响项目竣工财务决算。

　　四、关于完善会计档案管理的建议

　　针对会计档案管理工作不完善，结合上述原因分析及其造成的影响考虑，针对不同的原因采取不同的措施，具体如下：

　　（一）提醒公司领导重视，加大资源投入公司领导重视是做好会计档案管理工作的重要前提，只有领导重视，这项工作开展就会顺畅很多，投入到这项工作的资源将会大大加强。

　　（二）会计档案管理工作制度化、流程化、标准化由于会计档案管理工作是整个会计管理工作最后一个环节，所以，有必要把会计档案管理工作制度化、流程化、标准化，把流程做细，工作分配到人，前置环节定到具体时点。当然，要想把这些工作落实到具体工作来，还需要做好会计档案管理宣传与培训，让会计档案管理思想深入每个会计人员之心。将会计档案管理当作会计工作的最终目标，然后按流程倒推给每个环节设置时间节点，且这个时间节点作为硬性要求，非特殊情况不得变化，比如每月5号收齐所有银行对账单，每月10号收齐所有银行余额调节表，每月15号收齐上月会计凭证等。

　　（三）加强全过程管理，从事前规划、事中执行跟踪、事后检查反馈因为会计工作日复一日，年复一年像大气循环一样重复，从不间断，所以，只有把会计档案管理工作当作标杆，上个月完成这项工作，下个月才能正常开展。否则就像骆驼背上的稻草，越来越重，最终会被最后一根稻草压跨。这里特别要提醒一点，因为会计档案涉及人员较多、环节较多、流程较长，设计一个良好的制度流程特别重要，且要有专人监督实际执行情况，把监督工作制度化、流程化、规范化，及时向领导反馈问题并及时跟踪解决，方能做到万无一失。

　　（四）加大信息技术资源投入，利用信息技术手段提高会计档案管理工作效率，降低管理成本如今是信息时代，会计档案管理工作也要跟上时代步伐，如上所述，如果技术手段还停留在纸质层面，进行整理、归档、查阅，提高效率非常困难，只能靠人力投入来实现。目前，全球发展趋势是财务共享中心，其会计档案管理是基于IT技术发展，引入了影像系统、报账系统、ERP系统、银企直联系统等一系列业务财务系统，利用大数据、云存储平台等技术手段来提高会计档案管理效率，并且使得管理成本大大下降，提高公司内部、外部人员档案使用满意度，为项目竣工验收打下坚实基础。

　　参考文献：

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　　[5]孙红雁，邱明东，王樱华.浅探信息化条件下会计档案的电子化管理.商业会计，2012（10）.

　　[6]杨茜雅.电子会计档案实现机制研究.档案学研究，2015（02）.

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　　[8]唐小琴.跨越发展更需规范会计档案管理.当代县域经济，2016（09）.

　　摘要：

　　随着社会经济的不断发展，我国高校建设的规模也在不断扩大。一些新的技术不断运用于教育教学中，改变了传统的教育方式，并且也让我国的高校向着数字化校园发展，数字化网络信息成为高校发展过程中的推动力量。高校不仅在教学中出现了数字化，而且在档案管理中也引进了网络化管理技术，使高校的教学真正向数字化迈进。在利用先进技术的同时，由于高校的规模庞大，在技术操作方面还存在一定的问题。因此，如何改变观念、创新服务机制以及如何提供更加优质的服务成为各大高校首要解决的问题。下面就对高校档案管理创新的必要性进行深入分析，提出相应的措施来促进高校档案管理的信息网络化服务创新。

　　关键词：

　　高校；档案；管理；信息网络化

　　随着社会经济技术的不断发展，信息网络技术的发展速度日益加快，许多行业的发展已经无法满足社会发展的需求，就档案管理而言，传统的档案管理主要以纸质档案信息为主，庞大的纸质在整理、保存、查阅方面都存在一定的落后性，已经无法满足社会发展的需求。在信息网络技术出现以后，网络化的信息技术为档案管理工作带来前所未有的方便，同时也带来了巨大的挑战。数字化信息管理，有利于提高档案管理的效率，也能够有效地管理档案。如何在网络信息化技术发展的情况下有效提高档案管理的质量成为高校讨论的话题。

　　1、在运用网络技术的同时加强馆藏建设

　　与传统的档案管理相比，信息网络化资源管理技术能够将档案信息进行数字化管理，并提高档案管理的速度；同时，在档案的查阅、修改方面都比较的方便。此外，信息化网络管理档案还能够节省人力资源，提高办事效率。鉴于此，高校的档案管理在运用网路技术的同时，还要加强馆藏建设。

　　（1）要扩大档案信息的收集范围，学校要在现有的档案资源基础上，将档案资源的范围扩大，多收集档案资源，高校不仅要收集与学生有关的档案，而且还要收集历史影像或世界名人的档案。增加收集档案种类，就能够建立种类齐全的高校档案资源，从而有利于丰富高校教学。

　　（2）在信息技术资源的推动下，对收集的档案进行分析研究，并掌握其使用规律。对于建立高校档案馆藏的工作，需要有敏锐的眼光，结合当下的信息技术，对收集的信息进行充分的认识，让学校建立的档案馆藏资源为阅读者提供优质的服务。学校的档案馆藏服务质量，在一定程度上体现了学校对教育的重视程度。

　　2、对高校的档案资源服务方式进行创新

　　随着社会经济的不断发展，网络技术也在进步，信息网络技术将成为人们生活工作中不可缺少的部分。当信息化网络技术运用于档案管理中时，高校的教学和科研工作也将随之发生变化。丰富多样的档案资源为教学和科研提供了方便快捷的服务，同时也改变了以往的高校教学模式。

　　在高校档案管理的发展方面，要运用现代信息技术，积极地与国际资源接轨，利用各种平台引进先进技术，建设高校档案馆藏的同时，也要让资源达到共享，在现代化资源共享的条件下，将档案管理服务的范围进一步扩大。让档案管理为高校的教学提供全面优质的服务。高校的档案馆建设与其他事业单位的档案馆性质不同，一方面，学校的档案管理要担任教育功能，主要将档案馆藏的资源提供给教育工作者，让他们借助档案馆藏的资源为学生提供更加全面的教学内容，同时也提高高校的教学质量；另一方面，还要确保档案馆藏资源的信息化，保证高校的发展与社会的发展同步进行。档案管理要与社会的发展相一致，让档案馆藏资源向信息化方向发展，并不断地更新资源，使档案馆藏资源能够满足学生的求职需求，从而为学生的求职增加一条新的途径。

　　无论是传统的档案管理还是新型的信息化网络档案管理，都需要管理者进行操作，因此，归根结底，档案管理的创新需要管理者思维的创新，即档案管理者要有创新思维的意识。在具备创新管理意识的前提下，还要具备创新管理的能力。在现代化信息技术发展的今天，管理者需要不断的学习，既要学习知识，也要学习实践技能，只有理论与实践相结合，才能从整体上掌握现代化网络信息技术。因此，工作人员要在工作的同时不断充实自己，增加自己的知识储备量。

　　此外，工作人员还要解放思想，提炼出一套自己的思维方式，在服务高校教学和科研的同时，让高校的档案管理服务走向更广阔的平台。知识是没有界限的，知识资源也是需要共享的，人们在资源共享的同时应开发更大的档案资源。

　　3、提高高校档案信息资源管理的网络安全性

　　由于高校档案涉及高校的科研工作，也涉及学校的相关工作问题，因此，高校的档案管理工作具有一定的保密性。在互联网发展的同时，有一些破坏性的事物伴随而生，比如：木马程序或病毒等，对网络资源的安全造成很大的威胁。在社会发展的今天，互联网信息技术已成为人们生活工作中不可或缺的一部分，互联网技术将会更广泛地运用在人们日常生活中。

　　因此，为了让资源能够安全共享，高校的部分档案资源应具有一定的保密性。首先，高校要解决用户的访问权限问题，做好用户访问的安全保护措施。为了确保档案数据库的信息不被泄露，也为了确保每一个用户身份的安全性。最基本的作法是对档案管理馆藏信息平台建立加密的数据库，并对数据库设置相关的身份验证程序，比如：访问的用户必须在各个高校或单位备注，并且有各自的身份证明资料，除了最基本的信息之外，还有单位或高校的特殊匹配信息。如果有用户访问，就要输入能够验证身份的信息，当然验证信息种类可以设置几种，访问者根据信息提示进行填写，对于信息不符合身份验证的用户，信息网络系统将会自动拒绝。这样能够有效的防止非法访问者，也能够保护档案管理的内部信息，避免信息泄露。身份验证程序给高校档案管理提供了坚实的保护。

　　其次，为了防止网络信息技术出现安全问题，导致保存的档案信息丢失，档案管理工作者要对重要信息做好备份保存工作，一般情况下，备份的资料要和原文件的内容完全一致。同时，工作人员还要对保存的信息资源进行定期检查，对于保存日期比较长的资料进行备份保存，以免保存文档因时间过长而丢失。档案资料的备份工作必需安排专业的技术人员进行操作，由于高校的档案管理与信息网络技术相联系，因此，在操作方面需要有专业计算机技术和档案管理经验的人员进行胜任。这样在工作中遇到电脑操作异常或文件需处理等方面的问题，就能够迅速解决并使工作正常进行。从而避免了因操作失误而让档案资源丢失的现象发生。

　　最后，对于档案管理的安全性准备工作，除了各高校本校的工作人员对档案信息进行保存、备份之外，各高校之间还应相互合作，在建立资源共享的同时，也进行资源保管工作。将本校的资料放在其他高校的档案管理中，让高校之间相互管理，相互共享资源。这不仅能够提升各大高校的档案管理工作，而且也能丰富高校的档案资源，让高校的档案资源为高校教学提供优质服务，进而促进高校的教学质量提升。并且，如果某所高校的档案管理工作在操作上出现问题，也能在其他学校的帮助下，在很短时间内恢复高校的档案资源系统。

　　4、结语

　　在当今社会经济技术不断发展的情况下，网络在给人们的生活工作提供了许多的方便的同时，也给人们的生活和工作带来许多问题。尤其在高校档案管理工作迅速发展的时期，如果网络技术被运用得当，网络信息技术将会促进高校档案管理工作的发展。当今社会的信息技术发展速度越来越快，信息全球化发展的趋势已成为主流，其特征是信息资源的网络化发展，并且信息服务面向社会化、大众化。因此，高校的档案管理就要朝着现代化技术的方向发展。不仅让高校的档案管理向科学化、规范化方向发展，而且也让高校的档案管理更好地为高校的教育服务，同时也为科研服务。这就对档案管理的工作人员提出一个非常严格的要求，需要工作人员不仅要具备专业的技术理论知识，也要具备一定的档案管理工作的经验。此外，工作人员还要创新思维，让新的思想、构想运用到高校的档案管理工作中，为高校档案做好服务工作，从而让高校的档案管理工作在信息网络技术的推动下得到更好的发展。