城市规划档案管理策略探讨论文

时间:2023.10.25

  一、城市规划管理审批档案管理中存在的问题

  (一)缺乏对档案进行管理的重视

  在对城市规划建设项目进行管理时,管理者只是注重项目施工之前与施工期间的工作,想要缩短时间并提升进度,能尽快完工,所以只是注重项目的建设而忽略了建设期间对项目档案及资料的管理。部分城市规划管理审批档案在建设过程中,未安排专门的档案管理者及储存档案的场所;部分城市规划管理审批档案的档案管理者流动性强,且未经培训,缺乏有关的档案技能及知识,使得档案的记录、整理工作无法很好地进行,致使在建项目没有相关严谨的档案记录。此外,查阅及应用档案期间,由于时常被人翻看和使用,就会给纸质档案带来一定的破坏,更有部分初始资料没有储存在档案部门中,给档案的管理增加了困难,导致记录不全面、跟踪不到位[1]。

  (二)缺乏管理档案的有关制度

  大多城市规划管理审批档案的管理制度都有环节繁杂、时间较长、涵盖范围太广等问题,关系到建设、财务、招标、会计等许多部门,而这些部门间又缺乏健全的记录及管理在建项目档案的相关制度,档案管理的职责及范围分配不确切,无法使用合理的管理手段及操作方法,也没有执行监管、检查等职责。不管是文字资料还是图片、音频等多种形式的档案在记录、整理期间都没有一个既定的标准,也没有全面的管理制度。由于每个部门的档案产生的时间不一致,档案涉及的内容也有差别,这给材料的全方位整理和记录带来了困难,很多档案都分散到了不同工作者的手中,没有合理制度进行制约,致使对档案管理与在建项目的进度间产生了差距。

  (三)档案的记录不全面,建立不合理,提交不准时

  所有项目档案都产生于建设与管理项目的过程中,是对各种有储存价值的资料进行的记录。近些年,各大城市进行的改扩建越来越多,参与到建设中的有关部门很多都不注重对在建项目的档案进行管理。由于档案存放的期限较久,部分资料在施工期间会有改变,如合约文件、监测文件等。而且有些时候档案管理者在进行管理时没有很好地归类并整理,乱丢乱放,致使相同性质的档案间没有相应的连接性,无法维持整体性、正确性、系统性,从而降低了档案的作用及质量。

  (四)管理人员意识落后

  部分城市规划管理审批档案管理人员的思想观念落后,对于城市规划管理审批档案管理的动态认识不足。此外,对城市规划管理审批档案的宣传不足,导致很多城市的居民都不了解城市规划管理审批档案的意义。

  二、城市规划管理审批档案的动态管理策略

  (一)政府应加大动态管理的重视程度,提升档案管理的完整性

  城市规划管理审批档案管理工作对于一个城市的行阶段性的知识灌输,在工作之余学习如何更好地工作。审批档案管理对于信息资源管理方面要求比较严格,要求工作人员要有良好的综合素质以及道德修养。通过建立一个高素质的城市规划管理审批档案管理团队,才能更好地为城市规划管理审批档案动态管理工作服务。

  (二)加强网络技术的运用,加强管理中的控制

  城市规划管理审批档案动态管理的具体实现依赖于基础硬件设施的运作,档案动态管理包括档案资源共享与档案信息交换两个必要程序,利用网络作为途径,建立信息资源数字化系统,而档案管理工作人员则对档案文件的归档和鉴定进行监督,使得档案及时归档并且保证档案信息的规范和完整。通过网络的形式对信息资料进行收集、整理、储存以及资料的提取,而这些环节是通过网络动态技术才能得以实现的。除此之外,还需要利用数据扫描仪、数据打印设备等硬件设备进行数据的动态管理,为城市规划管理审批档案动态管理奠定基础。此外,还需要加强审批的控制,许多工程项目进行立项申请时要进入收件窗口,在这个过程之中,就会自动生成相应的条形码,这样不仅能够反映档案内容之间的联系,还能进行动态跟踪,有利于管理。

  (三)加强档案管理团队的建设

  城市规划管理审批档案动态管理最关键的元素还是人的管理,要提高管理团队的综合素质,建立专业的培训机构对管理人员进行针对性的培训,从工作能力、工作理念、道德品质三个方面对管理人员的工作素养进行提升。城市规划管理审批档案管理是一份具有相当大延续性的工作,所以对于管理人员而言要保证工作人员的稳定。由于城市规划管理审批档案动态管理所涉及到的知识较为广泛,因此要对工作人员进管理机制与管理标准的完善是城市规划管理审批档案动态管理的重要保障,城市规划管理审批档案管理范围比较广泛,包括城市建设中规划、设计以及施工等各种档案的管理,在对城市规划管理审批档案的管理过程中必须有规范化的管理程序,而动态的管理工作中更是涉及到更多高端的技术和管理方法,这对管理人员在工作中的协调配合能力有着更高的要求,城市规划管理中审批档案管理部门应该对管理过程中的规范和标准加以落实,让动态管理中的分工协作与技术运用有着统一的规范。使用计算机及相关设备同纸质型档案之间相关联,并形成一种对应的文件格式、档案模块、文件种类,合理科学地记录、查找、储存并管理与建设项目有关的档案,确保这些档案的准确性、全面性及长时间的可读性。同时,还应增强安全方面的管理,可设置一定的查阅权限、密码等,避免对档案与电子档案中的有关内容及材料进行随便改变。新时期对城市规划管理审批档案进行动态管理已经势在必行,将城市规划管理审批档案的动态管理工作做好,必须要完善档案管理基础设施,还要对网络与计算机技术加以合理地利用。工作人员在与城市规划管理审批档案的动态建设需求相适应的同时,还需要增强自身专业素养的学习,以促进城市规划管理审批档案动态管理工作更加平稳快速的运行。

  (四)规范审批档案的动态管理

  重要程度是不可忽视的,城市审批档案管理部门应该创新宣传手段、加大宣传力度,与当地政府进行有效沟通,获得政府的关注与支持,以加大对城市规划管理审批档案动态管理的经费投入。要实现动态管理必须解决管理硬件设施上的问题,比如修建城市建设档案馆以及建立档案动态管理人员的专业培训机构,增加对科研项目的资金与人力资源的投入,将城市规划管理审批档案工作的支出纳入当地政府的财政预算当中[2]。除此之外,需要加强前端控制,完善归档制度,统一档案数据格式,将审批作为重要内容之一。在文件的形成过程之中,需要将相关数据应用其中,协调好各部门之间的关系,充分发挥好政府在城市规划管理中的作用。

  参考文献:

  [1]李玲.规划审批档案及其动态管理研究[J].中国管理动态,2015(18):200.

  [2]李新民,张国强.城乡规划管理审批档案的日常管理[J].城市规划管理审批档案,2013(1):9-10.


第二篇:论文:关于医院电子档案管理策略的探讨


  关于医院电子档案管理策略的探讨

  [摘 要]电子档案作为一种现代化的存储方式已经广泛的应用于各行各业当中,也成为医院进行档案管理工作中不可缺少的环节。怎样科学的收集、整理以及管理文件成为档案管理人员面临的新课题。本文通过分析医院电子档案管理工作中出现的新问题,提出相应的解决方法,推进电子档案管理工作的发展、提高管理水平与质量。

  [关键词]医院电子档案;文件管理;策略

  电子档案就是由数字电子计算机实施处理的档案,对实体的档案信息进行收集、整理最终存储于计算机的磁盘中。包括文字、图像、音频与视频文件等信息。随着电子信息技术的发展,医院的档案管理工作也由纸质文件的人工管理转变为电子档案的自动化管理,怎样做好医院电子档案管理工作适应社会的发展、提高医院的服务质量也成为新的课题。

  1 医院实施电子档案管理的优势

  当前医院的各项活动都在不断的迈向网络化与信息化,各种活动材料也通过网络申报系统进行自定生成与上报,工作效率得到了极大的提升。尤其是科研活动的写作材料由传统的手工制作演变为计算机自动化操作,各种复杂的数据处理、图表绘制等都能够通过系统与计算机软件实现,让科研人员从繁重的手工劳动中得到解放,能够将更多的精力投入到研究当中。

  此外采用电子档案还具有以下三个优点:第一是具有超强的共享能力,当档案生成之后会自动存储到计算机系统的数据库当中,有权限的操作人员都能够查阅档案,实现良好的共享;第二是其处理速度非常快,管理人员能够对电子档案进行实时的修改与操作,生成之后立即可以进行下一步的核对与校验,提高了档案管理工作的效率;第三使用电子档案可以快速实现分类和整合,与传统的纸质文件相比,电子档案的整理工作非常便捷,无需耗费大量的时间与人力资源,整理的结果更为精确。

  2 医院电子档案管理中存在的问题

  2.1 医院电子文件带来的问题

  电子文件对于计算机设备具有很强的依赖性,同时还有信息不可识别性以及可分离性、可共享性以及保存环境的特殊性,医院的电子档案管理工作就能体现出这一系列特性。随着信息手段以及网络的普及,各级医院活动通常使用网上申报系统,通过网络在线的方式操作,网络申报系统将文件资料打印成册。这一方式能够有效的节省时间,提高工作效率,但是在带来方便的同时也造成了新的问题。首先就是资料对于计算机以及软件的依赖性让电子档案的收集具有一定的难度;其次是电子文件非常容易修改和删除容易造成让档案的原始文件消失,其中某些内容与特征消失之后难以寻找,给审查带来一定的问题;最后电子文件是计算机中的最终形式的文本资料,草稿还是打印稿、正本还是副本都没有差异,给医院管理人员收集整理电子档案的工作带来极大的困扰。

  2.2 医院电子档案管理者素质带来的问题

  与传统的纸质文件档案管理相比较,电子档案管理工作不仅要求档案管理工作人员有过硬的文化基础知识以及档案管理的专业技能,还对其计算机操作能力以及软件的操作水平提出了要求。电子档案管理人员必须熟练的掌握信息网络技术与计算机相关的操作技术,否则难以实现对电子档案的管理,同时档案的安全性也得不到保证。

  2.3 医院电子文件的安全性问题

  电子档案是重要的历史资料,保证其真实性与准确性是档案管理工作的重要环节。但是由于电子档案的特性,其容易修改编辑,同时还有部分鉴别原始资料的凭证信息也容易被修改。操作人员的失误或者网络黑客的攻击都会对其安全造成威胁,很多不法分子通过传播网络病毒对档案资料进行盗取甚至破坏和毁灭。除了操作人员的失误以及网络黑客的侵袭之外,不可抗力的因素对医院电子档案的管理也会产生威胁,如发生机器故障、停电等都会对档案信息造成一定的影响。

  3 医院电子档案管理的策略

  3.1 建立完善的电子档案管理网络

  医院中的档案信息具有数量庞大、类别繁多的特征,应当以现代高科技为手段,创造数据库无纸化发展的契机。首先应当建立健全医院、档案室以及科室的三级管理网络作为医院档管理的保证。明确医院电子档案管理工作人员的职责、档案管理的流程以及要求,建立系统的管理模式对档案管理工作进行领导、制度、操作以及保管方面的统一,并组织监督部门对档案管理工作进行监督;明确各个部门的职责和权利;实现电子档案保管规范化与系统化,确保电子档案的真实性与准确性,同时能够实现医院电子档案的多元化资源共享以及对管理权限的统一规划。

  除此之外,医院电子档案管理应当实行档案管理和其他信息分开管理的模式,成立信息科以及综合档案室分别进行管理。由信息科实施医院病案的统计管理、书籍文献管理以及计算机设备的管理;而综合档案室则针对不同类别门类和载体的档案实施统一管理,与此同时,综合档案室监督、指导和检查电子档案管理工作的任务。部门之间的权责分明,相互之间协作配合工作完整医院电子档案管理工作。

  3.2 建立完善的医院电子档案管理制度

  制度建设是做好医院电子档案管理工作的重要保障,医院应当建立科学可行的电子档案管理制度,其内容包括电子档案收集制度、归档制度、利用制度以及保管制度,明确医院电子档案的保管期限以及归档范围,将制定的制度与规定纳入到医院岗位责任制以及考核办法中,与管理人员的切身利益相挂钩,提高管理人员的工作积极性。建立医院电子档案动态管理制度,按照规范化、流程化的方式实施档案管理。

  3.3 提高电子档案管理人员的综合素质

  档案管理人员是医院电子档案管理工作的重要因素,其应当具备较高的素质以及专业技能水平。首先让管理人员学习了解医院开展的各种活动的规律、流程以及电子档案管理工作中应用到的信息技术、网络安全技术和医学管理知识。尤其是现代数字化的医疗信息手段、数字化设备、网络安全技术的应用,不但需要管理人员有过硬的技能,还需要对自身知识进行更新以适应时代与技术的发展变化,才能有效地进行医院电子档案管理的工作;同时提高医务工作人员对电子档案重要性的认识,鼓励其自觉对文件资料进行收集与保存,确保电子档案的完整性与准确性;此外,管理人员还应该学习档案管理的医院内部调理以及相关的法规制度,增强法律意识、减少工作失误。

  3.4 增加对医院电子档案管理工作的投入

  电子档案管理工作水平的高低直接关系到电子档案信息的质量,关系到医院的档案安全,更是医院开展医教学、以及科研活动的需要,才能让医院中的档案得到充分利用、发挥出最大的作用。因此医院首先应该重视档案管理硬件及软件方面的投入,选择性能优越的计算机硬件设备,保障工作效率以及档案的安全,此外购买性能好刻录仪器以及选择科学的存贮方式也很重要。同时应该配置高性能的安全软件,开发安全系统,加大对防火墙技术、数据加密技术等的投入,对于处于离线状态的电子档案采取有效的防盗和加密技术。确保医院电子档案管理工作能够正常、有序的开展。

  4 结语

  医院电子档案管理的任务任重而道远,随着社会的进步电子档案管理的方式与方法都在不断的更新发展,也让医院的电子档案管理工作面临着新的挑战与难题。只有找到医院电子档案管理过程中存在的问题,针对问题展开思考,制定一系列的策略才能强化管理水平与质量。本文中通过建立完善的电子档案管理网络、完善医院电子档案管理制度、提高电子档案管理人员的综合素质以及增加对医院电子档案管理工作的投入等措施加强对医院电子档案的管理,全面提高医院的工作效率以及服务质量。

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