商务英语销售信函写作技巧【1】

　　摘 要： 商务英语写作中的销售信函的写作非常重要，这类信函的写作能力直接影响公司的销售业绩、与潜在买方的业务关系、公司的整体形象和声誉等。

　　本文主要讨论销售信函写作时需要遵守的原则、写作的四个步骤和关键短语等，以期让读者认识到销售信函写作的重要性，并能快速掌握这类商务信函的写作技巧。

　　关键词： 商务英语 销售信函 写作技巧

　　一、引言

　　整个商务交往过程可以划分为建立商务关系―销售―询盘―回盘―还盘―索样―订货―付款―生产―包装―出货―保险―押汇等环节，销售是整个过程的第二步，作用举足轻重。

　　书写销售信函能力至关重要，因为好的销售信会帮助公司获得利润、扩大市场份额、提高商业形象和名誉，而水平低劣的销售信则会让公司损失很多订单和机会。

　　从中，我们不难发现销售信函书写的重要性。

　　因此，笔者主要探讨商务英语写作中销售信函的写作技巧。

　　二、销售信函的写作技巧

　　究其本质，销售信函是一种特殊的商务信函，其目的主要是扩大业务、说服消费者购买产品。

　　这跟广告在很多方面不谋而合，如“服从你的渴望”(雪碧)、“成功之路，从头开始”(飘柔)、“汾酒必喝，喝酒必汾”(汾酒)、“众里寻他千百度，想要几度就几度”(伊莱克斯冰箱)、“人类失去联想，世界将会怎样”(联想)、“我们的光彩来自你的风采”(沙宣洗发水)、“放低偏见，你会有出色发现”(柯尼卡)等。

　　两者都是要尽力推销自己的产品，让消费者对产品有全面详细的了解、有购买的欲望，并进一步付诸实践。

　　一般来说，在写作销售信函时，我们提倡要尽量遵守AIDA原则，也称“爱达”公式。

　　它是国际推销专家海英兹・姆・戈得曼总结的推销模式，是西方推销学中的重要公式，具体指一封成功的销售信函必须把买方的注意力吸引或转变到产品上，使买方对销售信函推销的产品产生兴趣，这样买方的欲望随之产生，尔后再促使其采取购买行为，达成交易。

　　AIDA实际上是四个英文单词的首字母。

　　A为Attention，即吸引客户的注意;I为Interest，即引发客户的兴趣;D为Desire，即激发客户的欲望;最后一个字母A为Action，即鼓励客户采取购买行动。

　　销售信函的写作一般分为四个步骤。

　　1.介绍促销商品，使买方产生兴趣。

　　这时，卖方需要对自己的产品进行详尽的介绍，包括销量、性能等方面。

　　例如，本公司的产品深受广大消费者的欢迎、销量非常好、品质优良、价格公道、设计精美、颜色匹配、规格齐全、温暖舒适等。

　　2.比较商品，体现本商品的优势。

　　在这个步骤中，卖方通过将产品和其他厂商同类产品的比较，凸显出自己产品在质量、工艺、价格、式样等方面的优势，让买方先心动，继而行动。

　　3.提出优惠条件。

　　在进行商务合作时，当交易量达到一定数量时，如5000件或10000件，可以给予买方一定程度的优惠。

　　因此，在第三个步骤中，卖方可以提出相应的优惠条件，进一步激发客户对产品的兴趣。

　　4.劝导客户最终行动。

　　销售信函最重要的目的及最终目的就是成功地说服买方下订单，购买其产品。

　　因此，最后这个步骤不可或缺。

　　在信尾，卖方要力劝买方采取相关行动，如邀请买方代表访问卖方的公司，并参观其厂房，对卖方有更多实质性的了解，或下试销性订单，促成双方之间的合作。

　　另外，笔者在此分享一些销售信函中常用的短语。

　　首先，在介绍产品销量时，可以采用以下短语：have a good market(畅销)，sell fast/ well和enjoy good sales(销路好)，meet with warm reception(很受欢迎)，等等。

　　此类短语较多，写作时只需掌握其中一种即可。

　　其次，在介绍产品性能时，可以使用以下七个短语：superior in quality，reasonable in price，skillful in craftsmanship，elegant in style，matching in colour，novel in design，complete in specification(质量上乘、价格合理、工艺精湛、式样美观、颜色匹配、设计新颖、规格齐全)。

　　总体来说，以上七个短语放之四海皆准，适用所有产品。

　　最后，在向买方提出优惠条件，即提供折扣时，可以借鉴以下表达：give/allow/offer/grant sb.a XX% discount(给某人打折)。

　　此处需注意，中文及英文的表达在很多方面都存在巨大差异，如此处如果说give sb.a 40% discount，其汉语意思并非是打四折，而是打六折。

　　因此，在学习英语时，读者一定要对此类中英文表达及文化上的差异细加揣摩、究其原因，并最终牢牢掌握。

　　三、结语

　　不难看出销售信函在商务应用文写作中的地位，以及对于卖方的重要性。

　　因此，在销售信函写作的过程中，一定要仔细斟酌、多加思量、注意措辞。

　　另外，在书写销售信函时，我们还应注意一切从买方角度出发。

　　这是商务写作7C原则中一个非常重要的原则：体贴原则。

　　即尽量站在买方角度考虑他们的各种愿望、要求、兴趣和困难，行文中尽量采用第二人称“您”而非第一人称“我”或“我们”。

　　如“祝贺您!您所订的产品已经开始生产了”和“我们非常高兴地通知您我们已经开始生产您所订的产品了”。

　　买方肯定乐于看到第一种表达，因为第一句话重点突出买方，这会让他们感到自己很受关注。

　　另外，信函正文要简洁全面，每段最好包含一个主题，在首段就要吸引客户的注意力，行文中尽量避免晦涩的用词，以便客户阅读。

　　参考文献：

　　[1]劳斯.商务写作技巧.北京：人民邮电出版社，2008.

　　英语商务信函写作技巧【2】

　　摘 要：伴随着经济的全球化，我国与国际间的交流变得越来越频繁和重要。

　　商务场合中英语作为最常用的沟通媒介使用频繁。

　　据统计，在全球60多亿人口中，约有10亿人使用英语交谈。

　　面对客户，领导，商务信函的使用也变得尤为重要。

　　传统的信件虽然由于传递速度慢已经淡出人们视野，但新的信函方式如电子邮件，传真等仍然是贸易往来中重要的沟通方式。

　　商务信函中清晰明确的沟通让你不仅及时了解最新的商务信息，促成订单，还会给客户及领导留下好的印象，促成新的生意和更好的发展机会。

　　下面就是我对商务英语信函写作的几点感悟。

　　关键词：英语商务信函;礼貌;简洁;具体

　　首先应注意礼貌用语的使用，并且尽量使用较正规的商务格式。

　　为了建立友好的贸易伙伴关系，礼貌是非常重要的。

　　商务信函中应多使用礼貌用语，和请求句式，少用命令句式。

　　如Will you ?Please等。

　　字里行间更应体现我国的外交礼节，做到不卑不亢，得体大方。

　　对待客户要一视同仁，即使是面对非常小的公司，在交流时也要做到以礼相待。

　　拒绝对方要尽量使用委婉的方式。

　　由于不同的文化差异，语言的表达方式有很多不同。

　　以下的七个技巧可以帮助你写出更有效的销售信函：

　　1. 写信时想象自己就是消费者。这是书写成功销售信函最重要的方面，但却经常被人们忽略。想象自己就是这封信件的读者，要写一些消费者想要知道的事情——而不是你想说的事情。

　　你要有吸引消费者的内容，如果你只是强调你的业务，你将失去机会。记住，你的客户最关心的是他或她的需求和愿望得到满足，而不是你银行帐户中收入的增加。

　　2. 组织信件内容。销售信函就像中学的期末总结，包括引言、正文和结论。在引言中，表明写信的目的。正文就是你的"卖场"，在这一部分阐明你所提供的产品或服务为什么是无法抗拒的。结论要用简明的语言概括你观点，并且要求客户接纳你的产品或服务。

　　3.要让它易于阅读。有许多销售信函人们连看都没看就丢掉了，因为这些信太复杂。不要让类似的事情发生在你身上。试试以下这些方法：。 以一种对话的方式写，就像你平时说话一样;推销信中通常没有必要用正式的口吻。使用短句子。当你开始以更随意的方式写信时，句子自然会变得更短…… 以小段落方式写作。人们喜欢边吃早餐边阅读。如果销售信函不能做到文笔流畅、简单自然，那就重写…… 编辑、校订你的信函。除了信函难读外，拼写错误和语法错误也会破坏信函的可信度和效力。

　　4.抓住读者的注意力。大标题不一定只能用于广告宣传语。它们还能用于告知一些读者感兴趣的事情，这些字要加粗加黑，以便抓住读者的注意力。

　　5.你也可以用一个很长的标题——三到四个句子——以说明信息的重要性。无论哪种形式，都能引人关注，这样消费者会渴望读完剩下的内容了。

　　6.使读者感兴趣。通过不断的有趣的信息使销售信函的内容能深入读者的生活，使读者对它感兴趣，语气要积极主动。书写时，要以文字的生动吸引人为基础，这样读者才有信心继续读下去。每句话都要能提起人们的兴趣;否则读者会立刻感到厌烦。重要的部分建议用手写体或一个不同颜色的箭头加以强调，这会保持读者的兴趣。

　　7.使读者想得到你的产品或服务。向读者提问——在销售信函中什么样的商品或服务适合您?——的方式是最佳的。人们每天都被户外的广告牌、广播电视的广告及直接的邮件狂轰乱炸——所有的这些广告都是为了销售产品。而你的信会因为不是一味地卖东西而是为了提供帮助显得十分突出。

　　人们不是为了买产品或服务而购买，他们是希望从购买中得到物质或精神上的满足。记住，你不是在卖餐桌，你卖的是一个快乐的港湾，在那里所有的家庭成员团聚在一起、其乐融融。这就是两种销售方式之间巨大的区别。

　　8.让读者采取行动。潜在的消费者是不知道你的想法的，除非你告诉他们下一步该做什么。如果你希望他们与你联系，那么在你的信中要提醒他们并且提供你的电话号码。如果你希望他们拜访你的机构、邀请他做短暂的停留，就要给他们留下清楚的地址方位，以及具体的办公时间。

　　非常重要的是督促你的读者立刻采取行动。他们回应的时间越长，你得到回应的可能性就越小。如果你处在劝说阶段，要提供一个具体的时限。如果你只剩几个有效名额，要确实地声明数量有限。这会使得人们立即行动。