档案管理论文范文一：数据挖掘DM技术在教学档案管理中的应用
一、教学档案的重要作用
教学档案客观真实地记录和反映高校教学活动，是高校教学管理的历史资料。它包括文字、图像和影像等一切与教学活动相关的资料。完善有序的教学档案对于改善教学管理和提高教学质量具有重要的意义和价值。
(一)提高教学质量和教学管理水平的重要依据
教学档案是高校落实教学工作的客观真实的反映，所以，教学活动中的优点和不足都会在教学档案中一一体现，教学工作者和教学管理者都可以通过教学档案进行总结反思，为之后的教学工作提供直接或间接的可供参考的经验借鉴，不断地推动教学管理和教学质量提升。从某种意义上说，教学档案就是教学工作改革发展的垫脚石，是不可缺失的历史积淀。
(二)进行教学改革和教学研究的重要参考
教学档案是教学改革和教学研究最基础的素材资料，它包括建档以来教学活动、教学管理和教学科研的物化成果。通过对这些成果的分析，一方面要总结积极有效的经验，继续发扬;另一方面对于之前已暴露出的问题进行商讨，制定相应的对策，避免重蹈覆辙。这些经验教训都是高校进行教学研究和教学改革的重要参考。
(三)支撑教学评估工作的重要佐证
检查教学档案是进行教学评估最直接、最基本的考察环节，教学档案是高校教学水平直观的物化体现。教学评估过程中，相关专家通过查阅教学档案，以此对高校的教学能力做基础评估。如果没有完整有序的教学档案，那么高校的教学能力和水平就没有有力的佐证，任何空洞的说教都很难让人有信服力。所以，教学档案对于教学评估具有重要作用。教学档案对于高校的教学管理和教学质量水平提高有不可替代的作用，但是随着时代的发展和进步，高校的教学管理方式方法也在不断更新换代，传统的纸质档案已经不能满足目前的教学管理，甚至制约了教学管理的发展。教学档案信息化未来的发展方向应该着力建设一种电子教学档案服务平台，为教学研究和教学评估等提供最方便快捷的查询和检索，实现教学档案的效用最大化。传统的数据库技术不能实现上述功能，DM技术就是基于满足现实档案管理需要而发明使用的一种高层次的电子档案管理技术。
二、DM技术分析
DM是指在数据库的应用过程中能够进行数据分析，挖掘数据潜藏的规律和其他较为隐蔽信息的技术。DM技术是一个特殊的信息处理过程，它融合了数据库、统计学和可视化等诸多领域的理论和技术，实现对数据信息全方位地综合使用。DM技术对于电子文件管理具有特别有效的作用，可以提高电子文件的处理效率，使其得到更好的利用。DM技术是数据知识发现和获取的关键步骤，它在档案处理过程中的信息分类、收集和整合方面都有强大的功能。
(一)档案信息收集
DM技术应用在档案管理工作中，它的首要任务是信息收集，这是档案信息分类、整合和使用的前提和基础。DM技术信息收集不只是将相关数据放进系统，在其信息收集过程中它会进行重新描述。通过对现有的数据进行整理分析并建立对应模型，然后对比已有的概念模型和样本对象的差距。如果模型经历检测以高分通过，则可以作为相关标准。档案信息收集是一系列档案服务的首要工作。譬如，档案管理工作人员已经录入了个人的相关信息并进行储存之后，新的用户信息录入的过程中会自动与前面的信息进行联结，并将这种联结关系以一种新的信息储存代替过去的信息。DM技术相关程序将新用户的信息进行收集处理这种功能极大地方便了档案信息管理，同时也方便用户及时使用。DM技术强大的信息收集能力是其整合处理档案信息的前提。
(二)档案信息分类
DM技术的信息分类方法是根据数据的独特属性将其分门别类，在这个过程中，DM技术首先应该分析数据对象的属性类型然后才能正确分类。DM技术进行档案管理，可以实现用户的横向、纵向信息分类总结，将初始的用户信息分析提取，以形成方便使用的用户档案。譬如，DM技术可以在档案中完整地保存用户的姓名、性别、年龄、职称等相关信息，而且根据这些原始信息可以选取任意一个身份数据进行纵向分类，使得使用档案的人一目了然。DM技术还有一种强大的自动识别功能，它可以根据用户信息的搜索使用频率进行合理分类预测，使得档案使用变得更加高效率和人性化。
(三)档案信息整合
档案管理的终极目的是为了对档案信息的使用，档案管理手段的优化也是为了更方便快速地获取档案信息。而DM技术在档案信息整合方面具有强大的功能，可以有效整合档案已经储存的数据信息，以方便用户使用。原始档案信息的整合可以让原本的信息以一种全新的方式呈现，做到可视化、概括化、全面化，挖掘原有档案数据的各种潜在信息，并且将这些信息分类整合，为用户提供个性化的优质服务。在信息整合过程中，不仅需要DM技术提供技术支持，也需要档案管理人员积极参与，发挥主观能动性，根据档案使用需要开发档案资源。例如，在档案信息整合过程中，档案管理工作人员应该注重近几年的信息关联，以及拥有相同元素的档案信息关联等，使得用户可以以最快速度寻找到相关信息，并且可以获得提示，发现可能会用到的档案信息，提供给用户尽可能完整的档案信息服务。
三、DM技术在教学档案管理中的应用价值
教学档案管理作为档案信息管理的一种，是高校的一项重要工作。DM技术应用在教学档案管理的过程中，弥补了传统的纸质档案管理的一些问题和缺陷，使得教学档案管理得到不断地优化升级，方便教学科研和提高教学质量。
(一)DM技术应用扩大信息收集范围，优化管理结构
教学相关的信息服务是教学档案工作的重要内容，而教学服务的前提和基础是完整全面的教学信息资源，而教学档案管理技术又是收集这些信息资源的平台支撑和保障。教学档案管理者可以利用DM技术，掌握档案使用者的兴趣习惯，同时也可以根据他们提出的问题和要求，不断地完善教学档案资源，收集以前疏漏掉的信息。DM技术可以根据用户的检索查询记录自动分析相关的资源需求，教学档案管理者就可以根据DM技术的总结分析进一步优化教学档案库结构，满足教学档案的使用需求。
(二)DM技术应用提高教学档案的管理效率
DM技术打破传统的档案信息管理方式，使得教学档案管理更加趋于完善，大大减少了教学档案工作人员的工作强度，将档案管理人员的琐碎时间进行有效整合，从各个层面提高档案管理工作效率。同时，使用DM技术能够有效地避免档案信息丢失的现象，也为档案信息管理工作提出了定量化的方法，最终推动其顺利进行。DM技术应用在教学档案管理工作中，不仅可以挖掘文件间联系，提高档案整理效率，而且可以减少查询工作量，提高查询效率。DM技术在档案查询的过程中也发挥着不可小觑的作用，传统的纸质档案管理，文件查询需要依次一件件翻阅，而DM技术可以有效地解决这个麻烦，快速找到所需文件，提高检索速度。DM技术具有自动索引分类等功能，可以把相关文件全部关联在一起。DM技术在整理档案的过程中可以帮助工作人员自动分类编号，提高教学档案整理的效率。当教学档案管理工作人员整理档案资料时，如果DM系统发现错误和重复的信息等，会提示工作人员，有些完全重复的文件，DM技术可以自动合并删除。
(三)DM技术应用增强了教学档案的信息安全性
教学档案是特别重要的教学资料，所以档案的留存是档案使用的前提。档案信息能够保存的越完整越全面，保存的时间越长，才能越好地提供档案信息服务，档案的利用价值就越高。在延长档案信息保存时间方面，DM技术相较传统的档案管理有不可比拟的优势。DM技术的档案管理可以不限次数地使用档案，而不至于造成损耗，致使档案的利用程度提高，其价值也相应增加。DM技术的职能服务系统可以有效地防止信息丢失和泄露，保证档案信息安全。DM技术作为档案管理的一种新型管理手段，可以有效地应用到教学档案管理过程中，较传统的档案管理方法具有很多先进之处，是档案管理的一次革新。DM技术在教学档案管理中发挥了巨大优势，可以有效助力教学管理水平和教学质量的提高和改善。
档案管理论文范文二：知识管理背景下企业档案管理模式探析
目前企业档案应用多以电子信息档案信息化资源为主，属于企业信息资源与企业文化资产的重要组成部分。传统的档案管理重视基本的工作管理流程，对档案建立、存储、传递、调用等工作流程监管特别重视。而知识管理背景应用下的档案管理更为重视档案价值的提升，强调通过对信息技术知识的运用形成档案管理工作质量的转化，实现档案价值的升值，以为企业在激烈市场竞争中的投资研发、生产经营、管理运作等阶段提供保障服务。
一、企业档案知识管理模式具备的重要现实意义体现
基于知识管理在于体现知识内涵与价值，那么在该模式下的档案管理工作也同样需要注重引进知识管理观点及应用创新方法，强调在利用现代信息技术手段的基础之上，凸显以信息资源为重心，逐渐体现信息档案用户的个性化需求服务，使档案管理工作具备价值价值内涵与个性服务特性，更适用于企业在各个经营运作阶段发挥出个性化服务的竞争优势。
(一)内涵价值的体现
知识管理档案工作模式需要充分运用到信息化知识技术，即通过信息技术作为媒介实现档案信息资源的积累、组织评价、应用传递、创新管理等过程，以确保档案信息具备知识管理模式下的内涵价值，为企业竞争及发展提供重要参考价值。此外，在服务效能工作方面，它也强调依托于信息化与智能化服务，以用户体验为重心，主动提供专业化、需求性服务，从而有效结合用户个性化需求完成必要的知识跟踪，有效提高档案知识管理水平。
(二)档案管理与知识管理间的密切关系体现
首先，档案管理直接作用对象为信息、文件等的文本应用资源，而知识管理集中体现在知识技术含量的价值体现。在当前知识经济为背景的档案知识管理模式下，档案本身就很大程度上具备一定显性知识技术含量，二者在档案管理工作融合、嵌套的过程中本身也具有管理对象重叠的特性。其次，档案管理的服务意义也体现在便于需求用户能够及时应用，体现其应用价值。而知识管理本身在于体现知识技术含量，目的是通过知识管理这种模式提高价值作用的转化，用以提升企业在投资市场中的核心竞争力。由此可见，不论是档案管理工作单独区分开来，亦或是知识管理模式作用下的档案管理的工作重心都以知识服务为目的，强调档案信息能够满足用户的诸多应用体验需求，只不过两者的定向服务范畴及工作模式有一定差别，这是传统档案管理工作并不具备的优势特性。再者，知识管理下的档案管理需要完成知识的积累、组织评价、创新应用等工作程序的体现，所以对于诸多管理档案对象要完成必要的信息资源收集、甄选加工、组织评价、智能化管理等。基于此，这就需要通过信息化技术的PC端网络化平台来实现档案知识管理的智能化与网络化特性体现，使之更利于企业对档案资源的科学运用。
二、企业档案知识管理模式的迫切需求
知识管理背景之下的企业档案管理工作如果区分开来，前者强调档案对象的传统直观管理，后者强调利用技术手段实现知识管理。而档案管理工作的主要技术手段体现在信息化技术的科学运用，所以知识管理模式下的档案管理实现融合、嵌套之际，就必须一方面体现其知识内涵与价值，另一方面能够体现档案管理的个性化服务需求特性。比如，以下几方面问题就印证了档案管理应用知识管理模式的迫切需求。
(一)传统档案管理面对诸多困境挑战
企业档案管理工作在时代技术不断迅猛发展的今天，已经面临各种困境问题。其中，一方面源于档案工作不受企业组织机构重视，其工作管理日益承受企业本身的缘化威胁，特别是信息化建设规模较大的一些企业机构，更为注重工作效率与资源重组，面临档案工作人员剪裁的危机;另一方面，智能化、信息化的技术进程建设工作加快，许多电子文件海量涌现，传统档案管理承受应接不暇的管理压力。由此可见，新时期下企业档案管理作业需要满足企业在各职能信息资源整合、开发运用、决策分析等方面的诉求，以为企业在生产研发、经营管理、售后服务等阶段提供增值保证，更为重在体现档案信息的知识价值与内涵。但当前档案管理工作历史表现先是经历了手工、纸质管理阶段，后是实现了其与计算机信息化融合的过渡阶段，使档案管理作业更具便利与先进特性，但随信息化、网络化技术手段的不断发展，面对海量涌现的电子文件也确实显得疲惫乏力，难以体现档案管理与用户之间的个性化需求。正是基于此，信息化档案管理工作遭遇新的瓶颈或是平台期，极为需要注入新的管理方案与应用理念为档案管理工作寻求新的突破契机。而知识管理模式的应用理念及内涵、价值体现恰好能够满足企业档案管理工作的个性化服务需求，通过知识技能的转化加工，为档案文件处理提供了便利，也为企业争得了竞争优势。
(二)知识管理与档案管理二者具备共性合作基础
基于有关文献的著文表明，事实上目前国内企业知识管理也面临着较多困境难题。一方面主要问题源于实践方面较少，国内企业在该领域工作开展多停留在“四不像”的浅表层面上，实践经验基础较为浅薄，且执行管理手段不够彻底。而档案管理与知识管理理念的融合、嵌套，使二者的共性合作基础大幅提升，具备前景广泛的合作空间。这是因为档案管理工作理念早已根植各行各业企业组织机构，虽然有些企业不予重视，但不得不承认其在业界有着广泛的认可度，而这也恰好为知识管理工作提供了切入的契机，企业知识管理建设工作完全可以凭借档案管理的完成理论与实践经验予以深入融合，使得企业档案管理工作中的大量文件能够得到持续的资源开发与有效整合，顺应知识经济时代发展要求而同步与知识管理做出更新，保证了信息资源的整合与集成，便于企业应用在各个发展阶段及项目运营的决策之中。
(三)知识管理与档案管理工作二者之间相辅相成
企业档案管理事实上不少企业及有关组织管理者都认为是对文件信息形态的记录与保管。虽然，直观意义上这种观念没有问题，但是这种“重保管”、“轻利用”的理念却根深蒂固，难以体现出档案信息资源的创造价值。而为了体现这一创造价值，知识管理与其融合却能极大的激发其被限制的诸多优势，比如文件档案的后续开发，都脱离不开知识管理的信息知识更新，对文件的精细化加工，以及信息化资源的采集、开发、整合等等。另外，档案管理本身也客观强调对企业各项组织管理活动的过程、成果记录，不论是行政档案，还是科学技术档案、经济档案等，都需要细化分类及专业内容。为此，这就需要某些档案分类专业的知识沉淀、积累与更新。此外，究其文件本身属性也属于便于知识传播、交流共享的一个重要文化资源媒介，所以知识管理模式与档案工作之间二者相辅相成，能够有效保障档案原始性及信息价值的同时，还能利于档案信息资源的知识产权价值实现，便于指导企业同步完成知识管理建设工作。
三、基于知识管理背景的档案管理模式建设途径探讨
知识管理档案管理作业模式需要二者在工作模式上实现有效融合、嵌套，那么将知识管理理念应用于档案管理工作中来，就必须注重知识管理建设工作的实践要求，并要强调企业各级人员对于档案管理工作的传统观念转变，善于利用知识管理观念武装自己，强调科学应用信息技术手段等途径在其相关管理制度体系下实现传统档案管理到知识管理模式的作业模式转变。
(一)转变传统档案认识
基于传统档案在实践管理工作中要求能够和图书、情报、材料资源等划清必要界限，以充分体现档案本身的独立凭证及有关参考价值。不过，当前社会时代发展伴随各产业技术的不断涌现，社会环境已然较之过去发生了天翻地覆的革新变化，即所谓的信息与知识经济下的诸多科技及其专业知识大量涌现。因此，如果档案管理工作仍然强调边缘化、桎梏性的工作模式，则很可能难以树立档案管理工作在当前知识经济时代的重心地位。然而，知识管理模式下的档案管理却将重心对准档案信息资源加工的同时，更注重用户对于档案信息的个性化需求，以及知识内涵、价值的深层次体现，以着重强调其实体管理模式向信息管理模式的精细化过渡。因此，只有改变过去传统档案管理的工作观念认知，才能进一步确保二者之间的有效融合及创新应用。
(二)同步保证档案管理质量与服务需求
知识管理应用理念可以说是知识经济发展的信息技术应用产物，它脱离不开高新的计算机信息技术，以及通信、网络技术专业等。因此，处在该模式下的档案管理应进一步对海量、分散的文件信息进行精细化加工，为此这就需要利用知识管理信息化技术下的一些元数据、大数据、数据库、搜索引擎、信息代理、资源推送、信息安全技术、文本挖掘等技术予以充分支撑。此外，为促进知识管理模式下的档案管理工作得利开展，确保增值服务的个性化需求体现，也应当提供与之配套的硬件、软件设施等，以保证档案管理质量及用户服务需求同步体现。
(三)明确必要责任主体
知识管理模式下档案管理各项工作流程的组织进行必须依托于大量的信息化产业技术予以充分支撑。不过，随着信息技术的快速发展与不断更新，企业在积极引进这些信息技术时，也难免不能保证有关工作人员对其专业知识的高度理解与掌握。如此一来，在信息化建设职能相关单位部门与档案管理工作部门就会存在知识管理建设的责任主体落实上的分歧。为此，对于企业两个部门单位应能进一步明确与认知到一个事实，就是首先要明白现代信息技术只是二者工作模式的一个辅助、服务手段，并不能将其作为确认责任主体的关键依据。其次，企业要将档案管理单位看作成为信息资源或网络部等职能单位的一个专业化部门，即档案管理部门本身具备成熟的管理工作理念与应用方法，需要征得企业的高度重视。那么，在文件、信息资源管理方面，应能强调档案管理为主，其他部门予以协调与辅助，以进一步发挥其整合信息资源的优势。
四、结语
知识管理应用理念下的档案管理工作模式是信息化技术发展的时代产物，也是企业适应当前市场竞争要求而客观应运而生的一种档案管理工作模式。为此，二者的实践工作进行融合、嵌套，则有利于企业在文件、文档等信息资源的开放、整合方面体现出更多的知识管理优势，更利于体现档案管理工作的重心地位，为其工作开展注入新鲜活力，所以企业要对其工作开展予以充分支持与高度重视，以此才能促进企业掌握信息资源整合的竞争优势。