科技档案保管整理简化

时间:2023.7.10

  科技档案保管整理简化【1】

  【摘要】随着现如今科学档案管理研究的不断发展,科学档案保管整理简化已经取了不错的效果,通过科学档案保管和整理简化有助于提高档案的查找速度,就目前科学档案的简化而言,可以通过采用传统文书式文档管理办法对科学文档进行简化。

  下面笔者就读科学档案保管整理简化的方法和简化的操作可行性进行分析。

  【关键词】科学档案;可行性;简化方法

  一、科学档案简化整理可行性分析

  对于科学档案的简化而言,首先要在保障不影响档案正常管理的情况下进行,通过采用传统文档式档案管理简化方法,通过将科学文档进行单位整理,实现对科学文档的简化。

  在传统文“件”文书文档的简化发展下,科学文档可以充分借鉴传统文档的简化原则,通过对整理对象进行优化,就能够实现对科学档案的简化整理在科学档案的管理上有很多和文书档案管理所相同的地方,我们可以通过将文书文档的简化方式,对科学文档简化进行套用,就能够实现对科学文档的有效简化。

  在现代科技的发展进程下,通过借助计算机技术能够有效提升档案管理的发展,不仅如此还能够将科学档案通过良好的数字化链接,实现对大面积数据的有效调取。

  二、科学档案简化优势分析

  1.简化程序。

  对于传统的科技档案保管整理而言,其大多要经过对档案的定期分类、编号、编目、组合、拟定标题以及装盒这几个步骤,有的时候整理步骤高达十几道。

  通过简化整理能够仅通过对档案的分类定期、编号、编目和装盒这几个步骤就实现对档案的管理。

  在充分利用计算机软“件”,使用专门的档案管理系统将档案的目录进行一键生成,大大降低了人工的使用,不仅降低了科学档案的整理保管时间,还降低了保管过程中的费用和人力支出。

  通过对科学档案进行简化,在检索程序的同时,人们手工的工作就得到了降低,使得文件的管理过程中所需要的人力大幅的降低。

  2.加快检索速度。

  现阶段科学档案在传统的整理中要想查找出我们所需要的档案,首先要查找出相应的技术和文“件”是属于哪一种类型,然后通过相应的目录分类找到有关的技术文件,然后再从档案保管箱里找到我们所需要的档案。

  如是想从案卷中查找出相关的图纸或者文件就需要对相关的文件和图纸进行查找,通过保管期限的不同找出不同的档案案卷,这种查找方式十分的困难,难以实现对档案的准确查找。

  对于传统整理而言的案卷而言,其查找手续与检索的速度都十分的缓慢,不利于档案的利用和管理。

  通过简化整理的科学档案,能够充分利用计算机的数据处理和检索功能,再找找所需的档案和文件的时候仅通过计算机的检索功能就能够轻松地将相关的文件查找出来,在通过对关键字进行检索,就能够将我们所需要的文件精准的查找出来,从而提高档案的有效利用率。

  3.档案利用方便。

  在通过对科学档案进行按“件”划分之后,档案的查找速度以及查找能力就能够得到很大的提升,在通过以各“件”的名称进行检索,就能够实现将所需要的问题进行快速的搜索。

  在科学档案简化下能够在有效利用计算机的强大系统的情况保障“件”的快速整理和检索。

  通过对科学档案的“组件”和“件”的管理不仅使得档案的利用更加便利而且还增强了档案报关的安全性,在检索的时候通过精确查找和相关组件查找,从而使得档案使用更为精准避免了由于检索问题导致的信息泄露。

  三、科学档案保管整理简化方式

  首先在对一些整理繁琐且工作量较大的“件”进行整理上,要想其整体的工作量的阿斗简化,就需要对其进行“件”理论模式操作,也就是将每一份文“件”都按照“件”来划分,将“件”分为单一自然“件”和组合自然“件”这几种形式。

  通过“件”和“组件”的方式能够有效对工作检索内容进行简化,通过这种方式能够保障在工作的时候其范围能够得到适度的扩展,其中相关的有机组合能够通过模仿传统文书文档,卷宗的整理形式,将传统卷宗整理形式与“件”的形式进行结合,实现将科学检索的内容的简化,能够满足各方面的需求。

  在对科学档案保管简化方式的“组件”过程中,一定要遵循将内容简单且数量少的并在内容上存在内在关联的文“件”进行“组件”,比方说会议记录、会议材料、会议讨论图纸等。

  进行“组件”的主要目的就是为了保障其能够可观的理解,不必采用较为复杂的规则来进行硬性的强调。

  再其掌握尺度的调控上,需要各单位在“组件”的时候根据企业的自身情况进行。

  从而保障“组件”和简化能够满足单位档案检索和保管需求。

  对于档案的“组件”之前,还需要对其进行相应的预处理,通过人工的整理能够有效地给“组件”进行封面和标题,从而使得在“组件”内部的填写的时候,能够与正式文“件”进行统一装订。

  在计算机中进行档案管理软“件”录入的时候,通过计算机模糊检索,就能够将我们之前人工处理的相应问题进行全面的调取,保障我们所调取出来的数据适合我们检索的内容。

  对于档案管理而言,其进行目录管理的时候还需要我们对计算机档案管理软“件”中目录进行设置,这样我们就能够通过利用目录实现将“组件”的全面检索。

  【参考文献】

  [1]王旭东.论档案文化资源的开发利用[D].云南大学,2013

  [2]任亮.“卷改件”的理论与实践研究[D].辽宁大学,2013

  [3]夏大为.公共服务视角下的当代中国档案馆开放性设计策略研究[D].华南理工大学,2015

  [4]刘蔚.图书、档案、文物集中式管理研究[D].山东大学,2012

  [5]鲁国华.浅谈电子档案管理在银行管理中的应用[J].人才资源开发,2016,10:184

  [6]倪晓春.中国档案管理标准体系建设与发展研究[J].档案学通讯,2016,04:84-88

  档案的保管与整理【2】

  摘 要:随着社会的不断进步与发展,档案管理工作的重要性被越来越多的人所重视,与此同时,随着科学技术的不断发展,档案管理工作也发生着明显的变化。

  档案的保管与整理做为档案管理工作的重要组成部分,只有不断加强对档案保管与整理方法的创新,才能更好地促进档案管理工作的发展。

  下面本文就档案的保管与整理工作进行了进一步的论述。

  关键词:档案;保管;整理

  在档案管理工作中,做好档案的整理与保管工作有着非常重要的意义,我们要在日常工作中以档案管理原则为基础,更好地提高档案管理工作的科学性。

  为了使得档案管理工作做得更好,我们要尽量做好档案的保管与整理工作的创新,从而使得档案管理工作更加顺应时代的发展,更好地提高档案信息的利用率。

  一、做好档案整理与保管工作创新性的重要意义

  档案的整理工作和保管工作的最终目的就是保证档案管理工作的高效性,进而促进档案内容的利用。

  因此,在进行这两项工作的过程中,工作人员应该充分考虑到时代发展的需要,找到传统管理方式的弊端和不足之处,对工作方式进行创新,提升工作效率。

  (1)在管理工作中应用先进的技术

  现如今,社会已经进入到了高速发展时期,信息化和现代化的趋势比较明显。

  在实际的工作中,工作人员应该将网络技术以及计算机技术等融入到档案的整理和保管当中。

  先进技术和档案的相互结合,必然会直接推动管理工作进行的高效性。

  另外,工作人员在对档案进行管理的过程中,首先需要按照档案的内容和实行的需求进行分类,在这一过程中,档案管理技术的应用是不可或缺的,从档案发展的方向上看,这也是一种普遍的趋势。

  (2)现代化的档案整理手段应该备受关注

  现如今,计算机技术已经应用到各行各业当中,档案管理工作中应该充分利用计算机技术。

  主要是在应用这一技术之后,档案管理工作的工作形式发生了明显的变化,无需采用繁杂的纸质档案,只需要借助计算设备来对电子版的档案信息进行管理即可,这样不仅可以减少工作人员的工作量,还可以起到事半功倍的效果。

  利用计算机等现代化的整理技术,工作人员就可以实现档案序列的自动编号,可以实现自动的检索,提升可档案内容查找和应用的效率。

  另外,计算机管理的优势作用比较明显,达到了整理和保管工作简单易行的效果。

  二、如何做好档案的整理工作

  对于企事业单位来说,档案对单位的发展起到一个监督的作用。

  但是目前,在一些单位发展中,并没有健全的文化管理制度,而档案工作也并不规范,档案整理工作也并没有专人来负责。

  还有一些其他的单位建立了规范的档案室,把立卷的任务交给了档案室,这样的方式虽然保证了文档管理的正规性,但是无法确保档案收集的全面性。

  文件材料的产生规律和内在联系都不清晰,导致档案的内在质量不高。

  因此,要做好档案管理整理工作,那么就要加强对档案管理工作的重视,加强对档案整理工作制度的建立。

  所以建立标准的立卷制度十分必要,有关部门要明确文书档案管理的工作。

  在对档案进行整理时,要注意把文件形成年度和针对年度相结合。

  一般文件要按文件形成的年度立卷,特殊文件要按针对年度立卷,如计划、总结、统计报表要按针对年度立卷。

  另外,要注意在整理过程中对上下级文件之间密切联系的把握。

  一般在进行档案整理时,要把上级、下级与本级文件分开组卷;但请示与批复,来文与复文应与本单位文件一起组卷,转发上级文件可以与上级文件一起分类组卷。

  同时,进行档案整理时,要注意对档案的保管期限,一般对于需要永久、长期、短期保存的文件应分别组卷,但为了保持文件间的有机联系,少量保管期限短的文件与保管期限长的文件一起组卷时,保管期限从长。

  三、如何做好档案的信息保管工作

  对档案信息的保管工作,我们可以利用计算机来进行辅助,对一些档案在月末或是年底来进行分批次的处理,同时也可以对特定的文件进行单独的处理。

  编制归档文件责任者、内容、文种的报表,并按上述分支对每个词条给分,这些词条我们可以预先找出一部分,其他的一部分可以通过计算机进行找出。

  另一方面,我们可以通过对列出归档文件的性质,把文件分为重要性和一般性,通过各种性质进行合理的归档。

  根据现行文件的格式,确定不同的模板。

  如模版一:责任者、内容、文种;模版二:内容、文种。

  这样可以为计算机的自动抽词提供方便。

  编制计算机的归档程序。

  对电子文件的标题名中各个字段进行比较,对责任者、内容进行一次性的抽取,并给予相应的分数。

  它们共同组成了编制工作的核心。

  每一份文档形成电子文件后,需要在设计好的程序中运行,通过对运行后的总分数确认可以实现初步的保管期限,并对其进行人工审阅。

  总之,我们现在处于一个信息高速发展的现代化社会之中,科学技术每天都在不断地进步与更新,档案管理工作做为见证社会进步的一个重要组成部分,它对历史发展起着重要的记载作用,同时,档案管理工作对生产经营过程中的一些重要事件可以起到真实地反映。

  近年来,随着我国改革开放的继续深入与发展,如何更好地提高档案管理水平,更加及时、准确、完整地提供档案信息,从而更好地满足社会的发展,成为我们所要积极面对的一个新问题。

  参考文献:

  [1]杨峰.关于档案整理与保管工作的思考[J].辽宁师专学报(社会科学版) .2013(02)


第二篇:科技档案的收集与整理


  科技档案的收集与整理【1】

  摘要:科技档案是人类认识自然和改造自然过程的原始记录,科技档案,即科学技术档案,是科学技术和社会文明发展到一定历史阶段的必然产物,是人类社会进步的一个重要标志。

  本文主要针对科技档案的收集与整理工作进行论述。

  关键词:科技档案 收集 整理

  马克思说:“机器生产的发展,要求自觉地应用自然科学。”生产力中也包括科学,因此可见、科学技术是第一生产力。

  既然科学技术档案是生产力的重要构成部分,科技档案情息管理通过开发利用可转化为现实的生产力,能够在经济和社会发展中发挥巨大作用。

  科技档案,即科学技术档案,是国家全部档案的重要组成部分,它伴随着科学技术的产生而产生。

  随着科学社会化和社会科学化的趋势日趋明显,科学技术已经渗透到社会的各个领域。

  因此,科技档案管理已逐步成为社会管理的重要部分,发展并成熟起来。

  一、科技档案的收集工作

  1.科技档案的收集

  科技档案是开展科技档案管理的物质基础,也是科技档案信息资源开发的必要条件。

  因此,科技档案的收集在整个科技档案业务管理工作中占有重要的地位,是一个关键性的工作环节。

  做好科技档案的收集工作,单靠科技业务部门的归档移交以及科技档案部门的协助与指导还不够,还需要档案部门明确其指导思想与要求,掌握收集工作的途径与方法,积极、主动地开展科技档案收集工作。

  科技档案收集,就是基层科技档案机构和科技专业档案馆按照一定的规章制度,通过接收、征集、征购等方式把科技档案集中起来的一项业务活动。

  其包括:基层科技档案机构的收集;科技专业档案馆的收集。

  由于现阶段我国存在着多种形式的所有制,科技档案收集工作与此相适应,也有接收、征集、征购三种方式。

  2.科技档案的收集的要求

  遵守国家的相关法律法规,集中统一管理科技档案是《档案法》的明确规定。

  任何企事业单位的科技档案都应该由科技档案部门依法进行收集,实行统一管理,这是国家全部科技档案实行集中统一管理的基础。

  遵循科技档案的自然形成规律。

  基层科技档案机构的收集,标志着科技文件在自身运动过程中发生了性质的变化;科技专业档案馆的收集,标志着科技档案运动进入到一个新的阶段。

  由于科技档案是伴随着各项科技生产活动有规律地形成的,这就要求科技档案收集工作必须遵循着科技档案的自然形成规律。

  保证科技档案的完整、准确和系统,也是保证科技档案质量的重要“关口”,只有完整、准确、系统的科技档案才能发挥应有的作用。

  3.基层科技档案机构的收集

  3.1科技档案机构的收集渠道

  部门归档的成套科技档案这是基层科技档案机构收集科技档案的主渠道;向科技部门或科技人员收集零散科技档案;向本单位人员征集非职务科研成果档案,单位人员非职务活动形成的科技成果,原则上大多属于个人,其形成的科技档案从产权的角度看,也应归个人所有的;收集外单位转让或移交的科技档案对于企事业单位而言,科技档案并非都是本单位形成的。

  因此,基层科技档案机构在收集科技档案时,有时会涉及到其他单位。

  3.2基层科技档案机构的收集方法

  科技档案收集工作的目标,是完整、准确、及时地集中科技档案。

  基层科技档案机构围绕这个目标,再根据不同的收集渠道,应采用灵活多样的收集方法。

  科技人员档案意识的强弱,对科技档案的收集有着重要的影响。

  为此,增强科技人员的档案意识,是做好科技档案收集工作的一个关键,无论是成套接收还是零散收集都是如此。

  要增强科技人员的档案意识,必须做好思想工作,特别是要根据人的心理活动规律,加以疏导和激励。

  在此过程中,除了要调动科技人员的积极性之外,更应当在收集工作中实行严格的监督控制。

  科技档案进入档案部门之后,发现不完整、不准确的情况,通常要进行的补充与纠正。

  4.科技专业档案馆的收集

  科技专业档案馆是国家保存科技档案的基地,其宗旨是积累国家的科技资源,为社会服务。

  这一宗旨突出了科技专业档案馆收集科技档案的社会性,也明确了科技专业档案馆与基层科技档案机构在收集对象及其范围方面的不同。

  它的收集要本着价值原则、专业原则、层次原则和综合原则来进行工作。

  二、科技档案的整理

  整理,是科技档案进入档案部门后经历的第一次技术处理过程,即通过对科技档案的分类与归类,确定其在科技档案库藏体系中的位置,并以编号的形式将其固定下来。

  科技档案整理的内容包括:分类、排架与编号,其中分类是科技档案整理的核心。

  整理工作,是科技档案业务建设的中心环节。

  整理是科技档案实行科学管理的基础。

  科技档案的整理,其实质就是对科技档案进行有序的组织。

  前苏联学者列夫涅尔说:“并不是每个系统都是可控的。可控的必要条件是该系统是有组织的。”所以要通过对科技档案形式特征的系统化,则可以达到对科技档案实体的控制。

  整理是科技档案查找利用的前提。

  科技档案是否经过整理,以及整理得是否科学,将直接影响到对它的利用。

  经过科学整理,科技档案就能够保持内部相互之间的有机联系以及信息的准确揭示,就易于科技档案工作者了解和熟悉所管理的科技档案,从而能够准确、迅速地提供利用。

  科技档案分类,就是根据科技档案的内容性质和形成特点,把一定范内的科技档案划分成不同的类别层次,从而使库藏全部科技档案形成一个具有一定从属关系和平行关系的不同等级的系统。

  为了做好科技档案的分类工作,每个基层科技档案机构和科技专业档案馆,都应根据库藏科技档案的实际情况,编制科学的、切实可行的科技档案分类方案。

  科技档案分类方案,是对科技档案进行类别划分和正确归类的依据性文件。

  它提供了一个完整的分类体系,使科技档案的归类能够按部就班地顺利完成。

  同时,科技档案分类方案提纲挈领地反映了库藏的全部内容。

  我们知道,一切科技生产活动都具有连续性、继承性的特点,前一阶段形成的经验(科技档案),往往是后阶段科技和生产活动的凭据。

  生产技术越复杂,现代化程度越高,越离不开科技档案。

  科技档案管理如果脱离了科技档案工作的实际,那将是无源之水、无本之木,所以科技档案管理也要仅仅的跟随实际工作的变化而变化,与时俱进。

  参考文献:

  [1]王实.新时期认识与加强科技档案工作的探讨[J].湖南林业科技,2004(02).

  [2]赵辉等.科技文件与科技档案管理方法浅议[J].河南林业科技,2007(04).

  加强科技档案的收集与管理【2】

  【摘 要】随着科学技术的迅猛发展,科技档案的种类和数量日益增多,如何收集管理好档案信息资源,以满足科技人员的需求,是我们档案工作者的首要任务。

  【关键词】科技档案 收集 管理

  1.科技档案收集与管理的重要性

  科技档案是指在科学技术研究中形成的具有一定价值的科研项目、产品、基本建设、设备仪器等档案,是具有保存和参考价值的科学技术资料,对本单位的发展起着重要的作用。

  1.1科技档案是科技活动的真实记录

  科技档案反映了一个单位的科研、生产活动的全过程,是科研、生产发展变化的历史记录,是广大科技人员的劳动结晶。

  它能为科技人员在进行管理、科技决策、技术交流、经验总结、推广应用等方面提供信息和依据。

  科技档案是宝贵的无形资产,蕴藏着巨大财富,它在产品制造、设备维修、设施扩建中为工程技术人员提供所需档案材料,有效地提高工作效率。

  同时,它还能促进生产发展,提高知识创新能力,新产品开发能力和同行业的竞争力。

  1.2科技档案收集与整理是档案管理的重要内容

  档案法中明确规定,档案管理包括收集、整理、保管、鉴定、统计、提供、利用等环节,其中收集是第一环节。

  由此可见,强调对产生的文件材料进行收集、集中统一管理,才能保证档案的完整齐全,才能使档案工作更有效地为社会和谐、为科学发展提供服务。

  2.科技档案收集与管理存在的问题

  2.1对科技档案的重要性认识不够

  目前,科技档案的收集工作仍处于一种被动的收集状态,档案资料的上交不及时,收集不齐全的情况较为普遍。

  倘若不能更有效地保证科技档案的完整与统一,不能为科技档案工作的进一步开展打下良好的基础,就会影响和制约档案工作的开展,势必会影响整个单位发展的效率与效益。

  2.2没有法制意识和长期规划

  由于对科技档案收集和管理工作没有法制意识和长期规划,有资料则归,无资料就不归,有的科技人员对档案人员的收集、办理移交档案工作都是被动的,仅仅在等待着某些行政命令而缺乏主动性。

  目前,我所还没有形成完全主动归档的局面,因而,把“收集”、“归档”仅仅看作是一项档案部门的工作,仅仅是为了应付上级领导而匆匆归档。

  3.做好科技档案收集与管理工作的意义

  3.1增强档案意识,做好收集管理工作

  要做好档案收集与管理工作,首先要改变观念,增强档案意识,档案工作人员和科技人员要认真学习、贯彻《档案法》。

  《档案法》中规定,“对国家规定的应当立卷的材料,必须按照规定,定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交,集中管理,任何人不得据为己有”。

  这就从法律上明确了应该归档的文件必须履行正常程序,保证其系统完整。

  档案工作者还要按照《档案法》积极主动地做好科技档案的收集与管理工作。

  档案工作是伴随着科研工作而进行的企业主动行为,因此,要以主动的服务来促进档案收集工作的进行,以跟踪服务来保证收集工作的高效完整、统一真实。

  3.2建立专兼职档案工作人员网络,敦促档案产生部门归档

  《档案法》规定,档案工作实行统一领导、分级管理的原则,以维护档案的完整与安全,便于社会各方面的利用。

  这个原则是我国多年档案管理经验的积累与总结,也是被档案工作实践证明是行之有效的,必须全面理解,认真落实。

  要做好科技档案收集与管理工作,必须明确一名主要领导分管档案工作,有稳定的档案职能机构,建立一支人员结构合理、业务精湛、既懂科技又懂档案的专职档案员队伍。

  把档案工作人员网络建设到科技档案形成的各个部门,在这些部门设置兼职档案员,并将其进行培训,使他们成为部门档案收集工作的实行者和监督者,只有这样,才能使科技档案工作变被动为主动。

  3.3加强科技档案活动全过程的收集与管理工作

  科技活动是长期、连续不断进行的,其中的科技档案也是在这种循序渐进的发展中不断产生的。

  科技资料在科研工作的早期对科技档案管理具有较大的可塑性。

  因此,为了提高科技档案收集工作的质量,在项目开展工作之际,应及时地将科技档案管理要求传达到各级科研部门,使他们能够在工作中正确地组织科技材料的编写及保证今后归档文件的完整性和准确性。

  科研工作的最终目的是将科研转入生产。

  这一阶段应重点做好科研总结、使用说明书、成果照片、成果申报表、鉴定证书,以及课题论证报告等的收集工作。

  这样,由于文件资料产生部门比较分散,这就要求我们档案工作者应及时主动、有目的、有计划地按照工程、项目的进度做好文件材料的收集工作。

  因此,无论是怎样的科研课题,最重要的是要把科技档案的收集工作做好,把文件材料的形成和收集工作纳入日常工作中去,明确职责,落实到人。

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