计算机信息化在档案管理中的应用论文

时间:2023.8.6

  当前,我国各项事业的发展速度都得到明显提升,但是发展的质量并没有随之而提升,在档案管理方面,一些管理工作仍没有做好,档案管理的规范化水平较低,人员的素质参差不齐,现代化信息手段较少使用,创新的元素较少,因此,我国档案管理工作仍有非常长的一段路要走,而计算机信息化的应用能够为档案管理提供很大便利,探讨如何创新档案管理工作,可以为实现档案管理规范化做出一点贡献。

  1目前档案管理工作存在的主要问题

  目前,我国的计算机普及率大大提高,计算机在越来越多的领域中发挥着作用,一些和部门开始尝试使用计算机管理档案,这种管理的思路非常正确,通过计算机管理能够提高管理效率,减少人力的使用,而且还能节省空间,避免传统档案出现发霉变质的情况。但是,计算机管理方法也需要通过各项原始数据信息进行,如果原始数据出现问题,会影响管理的质量,输入的数据信息不准确,输出的结果则更是无效信息。目前,我国的在档案管理方面的主要宗旨是对档案进行保管,不让档案出现丢失情况。这种宗旨会造成馆藏的内容过于庞杂,无法形成科学分类,而且档案的时间跨度非常长,查找起来非常不方便。主要的问题集中反映在以下几个方面:一是档案的编号不规范,有的档案没有目录号,有的卷宗内出现多个档案;二是档案的标题不规范,有的档案的标题不能反映出档案的主题内容,有的档案标题过长,在查找时非常不方便,有的档案甚至没有标题;三是大多数的档案缺少内容目录,查阅卷宗的人员在查找所需的内容时,会浪费较多的时间;四是多数案卷没有标注页码,在查阅时需要自己计算页数;五是组卷非常混乱,有的组卷按照时间进行组合,有的按照职能部门的管辖权限进行组合,有的按照文种进行组合;六是案卷的厚薄程度不一样,有的档案内只有一两页纸,有的档案内有几百页纸。综上所述,档案管理的基础工作乱象较多,必须要对管理工作进行创新和改进,尝试进行计算机信息化管理,以适应时代发展的要求[1]。

  2信息化档案管理的优势

  信息化的档案管理工作具有较多的优势,这是因为计算机、网络等技术能够对数据进行高质量、快速度的处理,减少了人工处理的时间,使管理档案的效率大大提高。而且,随着社会的发展,信息化管理档案是未来的一个重要趋势,只有提高信息化水平,才能在未来的社会中发挥出档案的作用。信息化管理档案依靠计算机、服务器、网络、存储设备等对数据进行快速处理和保存,当管理人员处理完档案之后,就可以完成保存工作,而不像传统的工作模式一样要到专门的场所进行存储,调阅档案的速度也因此得以提升,通过信息化档案管理模式还能存储更多形式的档案类型,例如声音、视频、图像等,这些档案材料是传统的档案管理模式中不曾存在的,通过这种新颖的管理模式,让我国的档案管理水平得到提高,无论是个人还是单位都能因此获得较好的回报。

  3计算机信息化档案管理

  3.1全面普查案卷,去粗取精

  在所有的档案中,会有制作非常完善、精美的档案,同时也会有制作较差的档案,这些制作较差的档案不仅会影响其质量,也会给日常的工作带来麻烦,档案的利用价值也会因此降低,为此,在平时制作档案的过程中,要注重档案的质量,同时,要对制作较差的档案进行处理,保留制作较好的档案,然后将这些制作质量较高的档案录入到计算机中,实现信息化管理。

  3.2按照规范标准进行重新组合

  一份档案会有很多内容组成,为了让档案质量得到提升,可以对档案的内容进行整理,提高档案的内容质量,相关单位应当制定一个水平较高的标准,让单位能够参照标准进行整理,同时,整理之后的档案要及时录入到计算机中,实现信息化管理。相关单位一定要挑选责任心较强的人员进行整理,以免出现问题。

  3.3提高著录水平

  实行计算机信息化管理需要进行著录工作,这是实行计算机管理的重点部分,因为著录工作会关系到未来档案的管理和调阅过程,如果著录不合理,会影响档案管理质量和调阅的准确性,所以,著录工作要准确,各部门应当结合自身情况,选择合适的著录关键词,概括档案的主要内容,制定出相应的高质量档案[2]。

  3.4对档案资料进行分类

  档案还应当进行合理分类,如果分类不合理会导致档案管理混乱,不利于档案的查阅工作,相关单位要将不同年份、不同人群的档案进行分类,或者根据单位自身的实际情况进行分类,使得档案能够合理划分,只有进行合理划分,档案的可利用价值才会因此提高,另外,如果管理单位认为自身的能力存在问题,可以聘请专业的人员进行讲解,让员工能够了解分类的方法,提高管理的能力。

  3.5规范题名

  由于一些的档案的题目缺失,在检索时会遇到障碍,为此,需要对这些缺少题目的档案进行重新命名,保证这些档案在检索时能够出现,命名过程中,要注意题目的准确性,工作人员最好对档案内容熟悉一遍,确定其主要内容,再根据内容进行命名,对于那些题目过长的档案,要进行改变,减少题目的字数,并保证题目的概括性。

  3.6加快档案现代化管理进程

  目前,通过计算机进行档案管理是一个重要的趋势,相关单位一定要认识到计算机技术的优越性,扩大其应用的范围,促进计算机与档案管理工作的有效融合,提高档案的利用率。在具体的工作过程中,要注重计算机检索与原始资料的联系,使得原始档案资料能够及时找到,提高查全率。在著录工作中,要采取分级次著录的原则,这样不仅能够节省著录的时间,还能有效地节省人力,提高工作效率。一般可以将案卷分为三个层次进行著录,利用价值不高的档案可以做简单的记录,利用价值较高的档案要做好著录工作,而那些珍贵的档案要做好加密工作,提高档案的安全性。这样处理不仅能将揭示档案的主题内容和特征,还能减少著录的条目和录人条目,管理人员的工作压力也会明显降低,进而提高工作效率[3]。

  3.7档案信息管理的安全化

  档案管理具有一定的特殊性,在管理的过程中,应当注意档案的安全性,不能让档案信息泄露,而且当前的网络病毒和嘿客较为猖獗,其窃取信息的能力较强,档案作为重要的信息资料,应当避免泄露,相关单位要做好保护工作,使没有权限的人员不能查阅,只有具备权限的工作人员才能通过正确的途径查阅相关档案,通过这些方式来杜绝档案资料的外泄。另一方面是计算机系统软件的安全加密,提高整个管理系统的安全等级,减少病毒和嘿客入侵,进而保护档案安全。总之,要利用技术手段,以保证档案信息的绝对安全。

  4结语

  目前我国档案信息化管理工作还有许多不足之处,相关部门要正确认识档案信息化管理的重要性,要进一步规范档案的基础工作,增加创新的内容,让更多先进的技术应用进来,对档案的题目、内容、组合等进行重新确定,提高其信息化管理水平,从而提高我国档案的管理能力和水平。

  参考文献

  [1]孟凡蕾。强化档案意识提升档案管理水平[J]。黑龙江科技信息,2009(31):227。

  [2]武云娜。试论中等专业学校的档案管理工作[J]。科技情报开发与经济,2008(15):99—100。

  [3]魏少辰。抓住学校升格机遇,加强档案管理工作[J]。科技情报开发与经济,2008(34):166—167。


第二篇:信息化管理中的计算机应用技术分析论文


  摘要:在当前科技水平不断提高,电子产品层出不穷的大环境下,计算机的网络应用也呈现出全球一体化的态势。信息化给人们的生活、工作带来许多便利,特别是在工作中,企业借助信息化的管理模式,使得企业的工作效率大幅度提升,由此提升了企业在国际市场中的竞争力。信息化实际可认为是培养和发展以计算机为主的智能工具,并借此造福社会的历史过程。基于此,现对信息化管理中的计算机应用技术进行了探讨。

  关键词:计算机应用技术;信息化;管理

  自改革开放以来,我国经济不断与国际经济进行接轨,更多的企业管理均向现代化和正规化方向靠拢,且逐步实现信息化程度。信息化是借助计算机技术将信息资源全部收集起来,然后进行深层的开发和大范围应用,由此实现生产过程的自动化、经营决策的智能化、商业运作的电子化等,使得企业的经济效益和市场竞争力显著提高。所以信息化的核心可认为是对计算机技术的充分应用。

  1我国信息化的发展现状

  计算机应用技术具有两方面的含义:若站在狭义的角度理解,则表示能够借助每一种计算机软件中的每一种功能为使用者提供需要的服务。若站在广义的角度理解,则表示能够对各种软件中的所有功能和设置属性熟练掌握,不但能够在任何环境下利用计算机进行高效的工作,而且可为不同社会群体提供其需要的服务内容。企业信息化指的是:企业在针对业务流程优化与重构的前提下,借助计算机技术、网络技术以及数据技术,对企业生产活动中的各类信息进行控制和实行集成化管理,从而实现企业内部信息的共享及有效利用,使得企业的经济效益与市场竞争力显著提高。由此能够看出,企业信息化与计算机应用技术间存在着相互依存的关系,若能够使两者在有效协作的情况下共同发展,则会给企业的管理和发展带来客观成效。当前,随着计算机技术在全社会的广泛应用,使得我国的信息技术水准得到了极大地提升,在加快计算机软件和硬件开发的同时,已经实现了计算机应用技术的飞速发展,其自身也已经在日常生活中得到了广泛应用,其自身也以独特的方式方便了人们的日常工作和生活。按照最新的统计数据,当前我国的网民数量已经突破7亿,互联网的普及率已达到53%,而中小企业的互联网接入率为90%以上,大型企业的互联网接入率达到了100%,我国企业中拥有独立网站和电子商务平台的占到43%,利用互联网与客户进行沟通的企业占到57%。以上数据充分说明了现阶段的我国企业已经步入信息化时代,然而,其在各方面还有待提升。

  2计算机应用技术在信息化应用中的优势

  2.1有利于企业实现对信息化交流的调控管理

  计算机应用技术不但给企业提供了海量的信息资源,而且构建了极为快捷的交流平台,从而有效避免了企业信息交流不畅问题的出现。利用企业内部的交流与互动,使企业员工间的关系被有效拉近,此不但为企业营造了良好的工作氛围,而且提高了企业凝聚力。计算机技术的应用还使企业的各种资源得到快速和有效的整合,从而促进了企业在信息化交流过程中对资源的合理化利用。

  2.2有利于提高企业的信息化发展水平

  计算机技术的应用,不但为企业开展电子商务提供了丰富的信息资源,而且还促进了所有电商行业的高速发展,同时提高了企业的信息化水平。利用计算机应用技术,使企业在实现远程办公的同时,还使其办公模式的调控性和灵活性等不断提高,同时使企业的无纸化办公成为可能,此将在较大程度上降低企业的运营成本。此外,简化的工作流程也可让企业的信息化管理效率呈现较为显著的提升,进而推动企业信息化的发展。

  3计算机技术在企业的信息化管理过程中的具体应用

  3.1计算机技术在企业运营过程中的应用

  企业中拥有的人力资源在企业实际发展过程中占据着极大的比例,而企业的人力资源也会直接影响企业未来的发展方向。由此可知,企业在实际发展过程中必须加强对于人力资源的重视程度。在计算机技术快速发展,被广泛应用于企业人力资源管理的基本背景下,借助计算机编程形成的既定程序,完成对企业职工的工作分配。另外,借助计算机技术更能够实现企业职工个人能力的提升。企业在实际经营过程中必然会产生风险和问题,但是借助计算机技术,能够确保企业职工在实际工作过程中对风险进行防范,对于企业经营过程中存在的问题形成合理解决方案。此外,倘若在人力资源管理过程中,充分利用计算机技术,不但能够对企业职工的信息进行准确统计和分析,继而帮助企业选拔出更为优秀的人才,最终实现企业的可持续性发展。

  3.2计算机技术在企业管理过程中的实际应用

  现代企业中较多的管理和技术创新都需要借助计算机技术应用来完成,如人事的管理、档案的登记、人才库的盘点、发布招聘信息、进行网站信息的维护等,都离不开计算机技术。在人事管理中,借助计算机可使工作人员很便利地实现信息的统计和对比分析等内容。在企业内部的信息共享和通知发布方面,可利用网络中的OA功能轻松发布信息通知,从而便于全员学习与关注。借助现代通讯软件能够使企业的内部和对外工作交流更加简便。在技术创新领域,计算机技术能够随时开展各种类型的模拟实验,同时对有些程序的可行性进行验证,还能够及时发现其中的缺陷。在生产工艺环节,可利用计算机技术开展图纸的绘制、打印等工作。借助计算机进行大数据的计算,不但能够最大限度地提高计算速度,而且精准度更高。在企业管理过程中,利用计算机技术可召开远程视频会议,这样一来,当企业高层想要了解基层员工的工作状态和现场实况时,就可利用远程会议的形式与所有部门负责人进行互动,此与传统的将各部门人员召集在同一会议室议事的形式相比,即节省了成本,同时更便于开展业务沟通。

  3.3计算机技术应用于财务工作之中

  倘若将计算机技术使用到企业的财务数据监控过程中,能够有效保证企业财务信息的准确性。对于财务部门来说,其自身属于企业的核心部门,因此对于财务部门的管理将会直接影响企业的发展。借助计算机技术自身的集成性能够实现对于企业财务数据的全面性监控,确保企业管理层能够及时准确地掌握企业的财务状况,最终确保决策的科学性和合理性。企业的财务分析对计算机技术的应用,保证了企业财务分析结果的正确性与合理性。由于计算机技术具有一定的逻辑性,因此在利用计算机技术进行企业财务分析时,所分析的结果会更科学,由此使企业的财务分析数据实现科学化,有效避免了人工误差的出现,使企业在发展的过程中能够正确把握方向。

  4促进企业信息化建设的有效方法

  4.1完善企业的信息化管理制度

  企业在应用信息化系统的时候会存在一些风险,系统管理属于整个系统应用周期中最重要的内容之一,其中包括数据的备份制度、系统的维护管理制度以及数据的加密制度等。数据备份包括日常备份与双备份两方面,系统的维护管理制度包含软件的维护管理、硬件的维护管理两方面内容,其会涉及系统功能的调换、扩展与改善。对数据进行加密处理,是为了防范数据在传输过程中被盗取或者遗失,而采用数据加密技术可有效实现数据的安全性。

  4.2打造企业信息化的安全机制

  实现企业信息化安全机制的构建与管理是需要一个漫长和持久过程的工作,相对于企业来说,风险控制与信息化安全的经验是需要经过长时间的积累才能拥有。所以企业在进行信息化应用的过程中,应首先在思想上提高对各种风险危害性的认识,然后加强风险控制与管理,最后建立具有可行性的信息化安全机制,最重要的是要建立企业信息化的技术安全机制。具体方法:建立安全数据通信协议、采用安全性能相对更强的数据加密技术等,此外,还要健全针对计算机病毒的预防机制、网络漏洞的检测机制和计算机安全应急预案,唯有此才能使企业信息化数据的安全性与可靠性得以保证,进而推动企业的稳步发展。

  5结语

  在企业的信息化管理过程中,有效融入计算机应用技术,将会直接影响企业的日常管理。在当前的企业管理过程中,已经由传统模式下封闭的管理模式,转变为外延供应管理,计算机应用技术的应用范围也实现了极大地延伸。在此背景下,企业的流程控制已经由单一的流程控制转变为企业供应链的整体管理,该重大性的突破主要受益于计算机应用技术的发展,其也能够实现企业信息化管理水平的进一步提升。

  [参考文献]

  [1]高爱莲,刘晓慧,刘增磊,等.计算机信息技术在食品质量安全与检测中的应用[J].食品安全质量检测学报,2016(8):3418-3423.

  [2]李迎娟,吕艳华,郭文秀.基于绿色计算的医院信息化建设研究[J].中华医学图书情报杂志,2016(4):68-73.

  [3]赵敏.企业管理中计算机技术的应用探讨[J].企业技术开发,2016(6):33-35.

  [4]米春桥,彭小宁,石元泉,等.计算机应用技术学科建设分析与问题探讨[J].怀化学院学报,2016(11):95-97.

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