企业大量的数据在各种纸质文档中,如何保证 海量数据的存储与协作共享,来看下面的内容：

　　纸质文件管理【1】

　　首先要把纸质文件按照文件的类别分类，每类越细越好

　　用便签子写清楚这类分类的意义和用途

　　然后用订书机定好，如果你的分类越细，那么理论上应该是每一类都纸比较少的

　　如果订书机定不了很多的话，可以考虑用不同颜色的回形针，按事情的轻重缓急来分类标明

　　最后要记得的事情就是一定要经常清理文件，已经可以尘封锁在抽屉的文件就不要放在常用的文件夹里面了。

　　拍摄录入

　　将纸质文档用拍摄的方式录入电脑，节省大量打字录入的时间;通过OCR技术瞬间提取图片中的文字并保存为可编辑的电子文件。

　　云端同步

　　用手机、电脑、iPad等各种终端设备拍摄获取图片，识别后同步到纸质文档管理系统的服务器。

　　核对校正文档内容

　　文档图片的识别结果和文档图片可同时调出，方便核对和校正。

　　分类管理文档

　　文档拍摄后将批量文档图片及识别结果分多维度分类存储。

　　主要应用于个人及行业客户的各类纸质文档管理，包括各类个人证明、证件、票据等以及企事业单位档案、合同、资质证明等。

　　纸质文件管理【2】

　　公司纸质文件归档管理办法

　　第一章 总则

　　第一条 为加强公司档案管理工作，有效地保护和利用档案，规范我司归档文件的管理方法,维护公司合法权益，把档案管理从“分散、规矩、质杂、量大、孤本”的现状变得“集中、系统、优质、专指、广泛”。

　　根据《中华人民共和国档案法》和广东省档案局关于《广东省档案条例 》的规定,结合我司实际情况，特制定如下纸质文件归档管理办法。

　　第二条 档案管理工作主要分为收集、整理、保管、借阅使用、鉴定销毁五项步骤。

　　在档案管理工作中要做到交接有手续、借阅有审批、归还有记录、鉴定销毁有依据才能保证到文件的安全。

　　第二章 纸质文件归档的具体实施

　　第三条 纸质归档文件的收集范围

　　1.红头文件，如批复、决定、通知等

　　2.白头文件，如经验介绍、会议材料等;

　　3.公布性文件，如公告、通告、布告等;

　　4.记载性文件，如大事记、组织机构沿革、年鉴、厂志、工作日记等;

　　5.内部使用文件，如会议记录、规章制度、工作总结、工作计划等;

　　6.报道性文件，如新闻媒体报道本企业的信息报道(如热点新闻、人物素描、大事追记、重点事情跟踪报道等)。

　　7.证明性文件，如介绍信存根、党组织关系转移证明等;

　　8.信访处理材料，如人民代表、政协委员议案、提案处理材料等;

　　9.契约性文件，如协议、合同、意向书等;

　　10.登记性文件，如干部(职工)登记表、干部(职工)花名册等。

　　第四条 纸质归档文件的整理注意事项

　　1.下列文件或文本在实体装订时,可作为一件:①正本与定稿作为一件;②法律法规等重要文件的历次修改稿(包括定稿)可合为一件;③

　　正文与补充说明正文的文字,图表,数据等附件,原则上为一件(附件页数多,也可各为一件);④具有保存价值的文件处理单应与正文作为一件;

　　⑤原件与复印件或手抄件,应作为一件;⑥转发文件与被转发文件,应作为一件;⑦报表,名册,图表类文字材料按其原装订方式,一册(本)作为一件;⑧请示与批复,报告与批示,问函与复函等来往文书,原则上作为一件。

　　如果报请性文件归档整理后才收到回复性文件,也可各为一件,并在“归档文件目录”的备注栏中加以说明。

　　2.以“件“为保管单位的各文种和稿本的排列顺序为:①正本在前,定稿在后;②正文在前,附件在后;③原件在前,复制件在后;④转发文在前,被转发文在后;

　　⑤回复性文件在前,报请性文件在后;⑥结论性材料在前,依据性材料在后;⑦文件处理单放在文件前面;⑧汉文本在前,少数民族文本在后;⑨不同文字的文本,无特殊规定的,中文本在前,外文本在后。

　　3.文件有多个时间特征一份文件往往有多个时间特征,包括成文日期,签发日期,批准日期,会议通过日期,公布日期,发文和收文日期等等。

　　分年度时,一般来说就以文件签发日期(或落款日期)为准,据以判定文件所属年度。

　　取消原有的按针对年度归类的做法,对于计划,规划,总结,预决算,统计报表以及法规性文件等内容涉及不同年度的文件,统一规定按文件签发日期(或落款日期)判定文件所属年度。

　　4.跨年度形成的文件机关单位的某些具体职能活动,如召开会议,处理案件等,跨年度形成的文件,统一在办结年度归档,分类时也都归入办结年度。

　　如:①跨年度的会议文件材料,统一归在闭幕年;②跨年度的案件形成的文件材料,统一归在结案年;③跨年度的请示与批复,统一归在批复年,原已分开归档的,应在各自归档文件目录备注栏内加以说明;

　　④回顾纪念性文件,归入定稿或发表年;⑤法规性文件,归入公布的年度;⑥跨年度的计划归开始年;⑦跨年度的总结归最后一年,等等。

　　5.几份文件作为一件时,“件”的日期按照规定,正本与定稿,原件与复制件,来文与复文等也可作为一件,这时判定“件”的日期,应以装订时排在前面的文件的日期为准。

　　具体地说,①正本与定稿为一件,以正本为准;②正文与附件为一件,以正文为准;③转发文与被转发文为一件,以转发文为准;④来文与复文为一件,以复文为准;⑤多份文件(如组织关系,工资关系,行政介绍信,学籍材料等)作为一件的,可标起止时间。

　　6.无落日期的文件要标注日期此类情况见于内部文件(也叫白头文件),需要分析文件内容,制成材料,格式,字体以及各种标识,通过对照等手段来考证和推断文件的准确日期或近似日期,并据此按年度合理归类。

　　7.专门年度的分类方法因为相当一部分工作是按照专门年度进行的,采用年度分类法时,对这部分工作中形成的文件,就按照专门年度进行分类。

　　8.临时企业、个人客户,存在时间不长(即两年以内),文件材料又比较少,工作虽然跨年度,形成的文件可以不分年度,放在工作结束年度归档,如果每年文件数量较多,亦可分散在各个年度内归档。

　　第五条 纸质归档文件的保管办法

　　1.档案室对档案进行系统存放和安全保护的工作，是档案管理中的一项重要内容。

　　基本任务和要求是维护档案的完整与安全。

　　2.档案保管的软硬件设施管理

　　2.1 档案室/柜管理。

　　要建立完善的档案室/柜管理制度，配备必要的防护设备，合理调节和控制温度、湿度，做好防火、防盗、防尘、防霉等项工作，定期测记湿温度变化、适时投放防虫药物、做好防火防盗工作，保持整洁、有序，保证档案安全无损。

　　2.2 档案检查。

　　对于已存档案的状况应定期进行全面检查，必要时可临时进行部分检查。

　　着重检查档案是否短少以及每件档案的完好状况，检查时要逐卷进行，要作出详细记录并写出正式报告。

　　一旦发现档案缺少或严重破损等问题，要及时采取措施，妥善处理。

　　2.3 防止泄密。

　　对于保密文件，要保护其机密不被盗窃，严防泄密。

　　对涉密档案安全进行检查，特别是档案信息安全管理、排查失泄密隐患与漏洞，确保档案信息安全。

　　节假日期间，档案库房、档案柜要加封条。

　　3.保管期限的划分

　　3.1 永久,凡是反映本公司主要职能活动和基本历史面貌的,对本公司建设和历史研究有长远(即50年以上)利用价值的档案,定为永久保管。

　　它主要包括:(1) 本公司制定的属于政策规定性的文件;处理重要问题形成的文件材料;召开重要会议的文件材料;重要的请示,报告,总结,综合统计报表;机构演变,公司领导人任免等文件材料。

　　(2) 同本公司产生的重要文件有密切联系的上级和下级机关的重要文件,上级针对本公司所作的决定,批复,报告和调查研究材料。

　　(3) 本公司批转下级报送的重要的具有特殊意义的文件材料。

　　3.2 长期,凡是反映本机关的一般工作活动,在较长时间内(即15—50年左右)对本机关工作有查考利用价值的文件,定为长期保管,它主要包括:(1) 本机关一般工作问题文件材料;一般会议的主要材料;人事管理工作形成的一般文件材料(如行政介绍信,工资关系等)。

　　(2) 政府部门下发的属于公司主管业务,并需要贯彻实行的一般性文件材料。

　　(3) 各级部门报送的年度工作总结,报告和统计报表等文件材料。

　　3.3 短期,凡是在较短时间内(如15年以内)对本公司有参考利用价值的文件材料列为短期保管。

　　它主要包括:(1) 本公司一般事务性的文件材料。

　　(2) 政府部门颁发的非主管公司业务但需要参照执行的文件材料。

　　(3) 各级部门报送的一般性的文件材料。

　　3.4 根据本公司的保管期限表,对当年文件材料进行分类时应注意以下几点:① 原则上不要将不同保管期限的文件混在一起。

　　② 应从一个问题或一组文件材料的重要程度划定保管期限,不要孤立地按单份文件的重要程度来划定保管期限。

　　③ 一个问题的文件,有保管期限不完全相同的情况,为了保持问题的完整性,可本着就高不就低的原则。

　　④本部门转发上级的业务文件,没有提出具体意见的打印件作短期。

　　第六条 纸质归档文件的借阅使用

　　1.公司各部门借阅档案，必须按照公司制定的各门类档案借阅管理标准办理借阅手续。

　　外来公司单位企业来人查阅本单位档案，需持公司单位企业介绍信并经有关部门领导签字批准，方可查阅，不得抄录或借出。

　　档案调出和归还档案都应逐卷点交清楚，办理手续。

　　用完的档案要归还原位。

　　2.机密、秘密、绝密档案借阅一律按照《 档案安全保密标准》中的要求办理。

　　3.查阅各门类档案应在阅览室内进行，不划道、涂改、折卷、裁剪、拍照、撕毁等。

　　特殊情况需借出的，需经部门负责人批准，但借出时间不得超过一周，不得转借他人。

　　需继续使用者要办续借手续，确保档案的完整与安全。

　　4.珍贵的实物档案、重要的照片、底片、缩微胶片等档案一律不借出。

　　5.凡私自抄录、摄、描绘、折散、删刮、撕毁档案等行为者严格按照国家《档案法》、《保密法》予以追究法律现行责任。

　　第七条 纸质归档文件的鉴定销毁

　　1.档案资料鉴定销毁工作由档案鉴定销毁小组负责。

　　档案鉴定销毁小组组长为董事长，作为档案销毁鉴定负责人;副组长为行政部经理，作为档案销毁监督人;小组成员为档案管理员，作为档案销毁的执行人。

　　2.鉴定销毁小组应定期对综合档案进行鉴定，对保管期限已满但仍有保存价值的，应延长保管期限;对不需要继续保管的档案资料按档案管理办法进行处理。

　　3.销毁档案必须编制档案销毁册，登记所销毁档案资料的时间、数量及主要内容。

　　4.销毁档案时，应遵循保密原则及有关规定并指派专人负责监督销毁，参加档案销毁的人员都要在销毁清册上签字，严禁将档案作废纸出售。

　　第八条 以上办法自2011年11月1日起执行，解释权归公司行政部。

　　二○一一年十月

　　各行各业都在顺应“信息资料电子化“的潮流，公文作为行政机关和企事业单位行使管理职能不可缺少的重要工具，仍大量依存于纸介质，纸质文件如何分类管理?来看下面：

　　纸质文件如何分类管理【1】

　　首先要把纸质文件按照文件的类别分类，每类越细越好

　　用便签子写清楚这类分类的意义和用途

　　然后用订书机定好，如果你的分类越细，那么理论上应该是每一类都纸比较少的

　　如果订书机定不了很多的话，可以考虑用不同颜色的回形针，按事情的轻重缓急来分类标明

　　最后要记得的事情就是一定要经常清理文件，已经可以尘封锁在抽屉的文件就不要放在常用的文件夹里面了。

　　纸质文件如何分类管理【2】

　　拍摄录入

　　将纸质文档用拍摄的方式录入电脑，节省大量打字录入的时间;通过OCR技术瞬间提取图片中的文字并保存为可编辑的电子文件。

　　云端同步

　　用手机、电脑、iPad等各种终端设备拍摄获取图片，识别后同步到纸质文档管理系统的服务器。

　　核对校正文档内容

　　文档图片的识别结果和文档图片可同时调出，方便核对和校正。

　　分类管理文档

　　文档拍摄后将批量文档图片及识别结果分多维度分类存储。

　　主要应用于个人及行业客户的各类纸质文档管理，包括各类个人证明、证件、票据等以及企事业单位档案、合同、资质证明等。

　　文档如何管理【3】

　　确定文档管理角色确保您的计划中包含组织的重要项目负责人的反馈意见，您具有适当的团队来实现解决方案，并且您知道谁将参与文档管理过程。

　　致得E6协同文档管理系统有关创建文档管理规划团队的详细信息，请参阅确定文档管理参与者和项目负责人。

　　分析文档用途在确定使用文档的人员后，确定他们使用的文档类型以及使用方式。

　　有关详细信息，请参阅分析文档用途。

　　规划文档的组织结构您可以将文档放在库、团队网站和门户网站中。

　　Office SharePoint Server 2007 提供了一系列文档组织和存储功能，从专门的网站(如记录库)到自由格式文档库(用于特殊文档创建和协作)。

　　在一个库中，您可以进一步将内容划分到文件夹和子文件夹中。

　　有关详细信息，请参阅规划文档库。

　　规划如何在各位置之间移动内容 在文档生命周期的不同阶段中，可能需要将文档从一个网站或库移动到另一个网站或库。

　　例如，发布过程可能包括将文档从暂存网站移动到公共 Internet 网站。

　　如果在网站之间移动内容时需要将内容从一种格式转换为另一种格式，则您还需要规划内容转换。

　　有关详细信息，请参阅主题规划文档库中的"规划内容的流动"。

　　规划内容类型使用内容类型来组织有关文档类型的信息，如元数据

　　文档模板、策略和工作流程。

　　这是帮助您在整个组织中组织文档和实施一致性所必不可少的步骤。

　　有关详细信息，请参阅规划内容类型 (Office SharePoint Server)。

　　规划内容控制您可以为每种内容类型和存储位置规划适当的控制级别。

　　例如，对于文档库，您可以计划要求签入和签出以及使用信息权限管理来防止未授权分发文档。

　　有关详细信息，请参阅规划版本控制、内容审批和签出。

　　规划工作流通过为组织规划工作流，当每个参与者在文档的生命周期中进行协作时，您可以控制和跟踪文档在团队成员之间移动的方式。

　　Office SharePoint Server 2007 包括适用于一般团队任务的工作流，如审核和批准文档。

　　Office SharePoint Server 2007 还支持创建和安装自定义工作流。

　　有关详细信息，请参阅为文档管理规划工作流。

　　规划策略对于每种内容类型，应规划信息管理策略，以确保文档获得适当的审计、保留，或者根据组织的机构要求和法律要求处理文档。

　　Office SharePoint Server 2007 包含实现审计、文档保留、标签和条形码等的策略(以确保所打印的内容可以与文档库中的相应版本相关)。

　　有关详细信息，请参阅规划信息管理策略。