摘要：如何在推进“数字化”校园建设过程中做好电子档案管理是所有中职院校档案人员所面临并亟待解决的一个问题，本文就中职校在电子档案归档管理过程中存在的问题进行了分析，并提出了诸如建章立制，规范管理、勤练内功，提升档案管理技能等对策。

　　关键词：电子档案；信息化；安全；管理；时效；权威

　　1、中职学校电子档案管理的现状分析

　　为加强管理信息化，提高工作效率，很多中职学校已使用OA办公系统。以我校为例，现使用的OA办公系统是集行政、教学、科研、学生、财务、后勤以及档案管理于一体的办公平台，通过该平台的应用很大程度上提高学校管理效能。但由于档案的特殊性，在实现档案信息化过程中仍然存在一些问题。

　　1.1电子档案的安全性得不到有效保障。首先，在中职校中，档案管理系统多依附在OA学校办公管理系统之中，随着技术的不断进步更新，则OA学校办公管理系统也将不断升级、改版。一旦系统维护人员操作不当，很有可能出现电子档案遗失的情况；其次，用户安全意识不高。例如个别老师短时间离开座位，登录的OA账号没有及时注销，一旦电脑被他人使用，则有泄密风险；再次，依托于计算机网络的电子文档管理系统有很大的不稳定因素，例如计算机硬盘损坏，计算机遭受嘿客攻击和病毒威胁等，一旦档案管理人员的计算机出现任何一项问题，将带来不可挽回的损失。

　　1.2现有档案管理系统功能比较薄弱。首先，各门类电子档案得不到有效管理。在中职学校中，档案管理人员所接收的资料是集图、文、声像于一体的不同种类不同介质的档案材料，这些不同种类的档案在实现信息化过程中管理和存储方面往往会形成杂乱无章的局面，既不便于整合也不便于查询，如何将不同介质不同种类的档案有序归整在电子档案管理平台中，这是当前中职学校电子档案管理面临的一个问题；其次，电子档案的处理时效性问题。文件在阅办处理过程中，由于实行“谁负责，谁接收”原则，收文部门将电子文档发送到各个责任部门的负责人后，承办人在处理文件中，经常出现一份文件延缓阅知或处理后忘记及时转交档案管理人员，导致文件挂在某处无法及时归档，而档案管理人员对正在进行中的文件情况又无从知晓，在编号、整理查阅时造成不便。

　　1.3档案管理人员业务水平有待提升。现有档案管理人员对党务行政类比较熟悉，对其他门类档案的管理往往也是一知半解，甚至是无所了解，无法有效的对其他门类档案进行规范管理。

　　1.4电子档案的权威性遭遇挑战。现阶段无纸化办已被广泛应用于各类企事业单位中，无纸化办公的应用，形成了大量的电子档案。与纸质档案比，这类电子档案虽然在使用过程中提高了工作效率，但目前电子公章的使用却未能达到“一文一章”，即很多单位的电子来文在落款处都未见公章，这在文件利用上存在很大弊端。例如，一些单位通知学校相关人员参与培训的事务性电子来文，在文中提及培训的的费用本应作为学校报销的凭证，而因其文末并未见签章，在报销过程中难以作为有力凭证。只能后续联系来文单位再次传真带有公章的原文或者扫描件。这就大大减缓了工作效率。

　　2、中职学校电子档案管理发展对策

　　为了有效解决电子档案在管理中存在的问题，确保电子档案的安全、科学、规范、并能有效的提供利用，结合档案管理工作实际，笔者认为可以通过采取以下方法解决：

　　2.1建章立制，规范管理

　　2.1.1建立健全现有的档案管理归档制度。中职校应参照国家有关文件制定出本校的《电子文件归档管理办法》，并根据该办法提请信息集成系统的编制人员在对系统的设计和运行过程中加入一整套科学、合理、严密的电子档案管理程序。

　　2.1.2加强对电子文档工作的管理，使档案管理走向科学化、规范化轨道。首先，从每一个环节填补电子文档信息安全漏洞，在电子档案管理平台中设定重要文件在生成后进行自动备份到专门加密的独立文档中的功能，并且在系统升级改版时要保证与各类形式的电子档案能够兼容；其次，设置OA学校办公管理系统在使用过程中若原页面或鼠标在规定时间内没有变化或移动，则自动注销账号的功能，防止因用户离开时文档信息被他人看到；再次，全面实施信息安全等级保护制度，制定方案，建立多层次网络与信息安全技术防护体系，构建可信、可控、可查的网络与信息安全技术防护环境，提高网络与信息安全应急处置能力。[2]最大限度的减少嘿客和病毒侵入计算机从而破坏电子文件的风险。

　　2.2勤练内功，提升档案管理技能

　　现有的电子档案管理要求档案管理人员不仅要掌握档案学知识理论并且要懂得运用现代信息技术，具备较高的计算机和网络应用能力。因此，首先档案管理人员要注重自学和参加专业培训，提升自身的业务能力与素质；其次，要在全校范围内进行教职工信息技术的培训，聘请具有档案信息化管理专业知识的人才到学校中进行专业培训，让所有的教职工都能对相关的电子文档进行处理并能够清晰的认识到档案工作的重要性，提高其档案意识，加强其信息化知识水平。

　　2.3顺应时势，推进档案管理系统的升级换代

　　为了能更好的解决电子档案的处理时效性问题，首先，档案管理人员要对不同种类的档案进行分类标引和有效管理，根据学校的自身情况构建不同种类的存储模块，并联系程序开发人员能够根据自己的设定进行档案管理系统的升级，使得不同种类的档案能够有条理的管理起来，方便查找利用；其次，增设电子档案管理系统中“监督提醒”功能，开放档案工作人员对文档流程的实时监控权限，如果文件没有及时阅办或者已阅办的文件在固定时间内没有转交下一步，则系统不断发出提醒信号，避免文档被遗忘长期挂起影响归档。

　　2.4创设条件，树立电子档案的法律地位

　　为了能更好解决电子档案的权威性问题，首先，根据《中华人民共和国电子签章条例》第二章第六条规定，满足下列条件的电子签章具有与其他形式的签名、签字或盖章同样的效力：一是可以确认使用人身份；二是能够证实该电子签章由使用人独有；三是签署后的电子签章和数据电文不可篡改。[3]在电子文档大量流通使用的形势下，首先各部门要加大电子签章普及使用力度，保障其电子文档具有法律效力；其次，虽然纸质档案与电子档案相比在查找、保管上有一些不足之处，但是作为原始文档却更具权威性。因此档案管理人员应坚持重要档案的“双套制”保管，即纸质存档一套，电子档存档一套，各上级来文单位尤其是没有使用电子签章的单位，一定要同时将纸质文档下发到各个执行单位，以便保障其文档的权威性，方便下发部门的使用。中职学校档案管理信息化建设是中职院校实现“数字化”校园的重要组成部分。中职院校唯有跟紧科学技术的发展方向，创新档案管理方式，充实档案信息资源，提升档案管理信息化水平，才能更好的满足广大师生的日益增长的精神文化生活需要和学校创先争优的需要！

　　参考文献

　　[1]教职成〔2017〕4号《教育部关于进一步推进职业教育信息化发展的指导意见》，2017.8

　　[2]教技〔2014〕4号《教育部关于加强教育行业网络与信息安全工作的指导意见》,2014.8

　　[3]文库，法律资料《中华人民共和国电子签章条例》第二章第六条。

　　中职学校档案管理论文【1】

　　摘要：档案管理是学校管理的基础性工作，本文通过对中职学校档案管理工作中存在问题的探讨，提出了加强和改进学校档案工作的针对性措施。

　　关键词：中职学校 档案管理

　　一、中职学校档案管理工作存在的问题及成因

　　领导重视不够，思想认识不到位。

　　档案管理是学校管理的基础性工作，是制定决策的依据。

　　很多同志认识不到档案工作在学校建设中的重要性和必要性，存在“重教学、轻档案”的思想认识，一部分同志对档案管理的认识较为肤浅，总认为学校档案管理没必要要求得那么严格，甚至有人认为档案工作可有可无。

　　有的学校领导对档案工作不重视，表现为对档案工作不理不问，或对加强档案管理的重要性认识不足的问题，上述对档案管理不够重视的思想认识，导致了工作中档案人员归档意识不强、收集档案证据不足，造成了许多资料丢失，或者找不到。

　　档案管理人员缺乏，素质较低。

　　档案管理的专业人员缺乏，业务水平低下是中等专业学校普遍存在的问题。

　　有的中职学校无专职档案管理人员，有的是临时配备的。

　　因此，既有理论知识，又有丰富实践经验的档案技术人员实在是凤毛麟角。

　　另外，一些档案管理人员不是档案专业出身或者不经过培训就上岗，不具备最基本的档案管理业务素质。

　　档案管理人员业务水平不高，缺乏系统培训，尤其是档案保管技术专题的培训。

　　档案管理人员对分类、归档、整理、保管、利用等知识未能很好掌握，这就很难使档案工作走上规范化。

　　以上问题的存在，明显制约了档案管理的专业性。

　　档案资料不够完整，档案管理方法陈旧落后。

　　思想上的不重视，人员素质的低下，导致档案资料收集不够完整。

　　科室工作人员的档案意识谈薄，除个别重要文件归档外，很多基础性文件却随意处理。

　　目前，中等职业学校档案工作的管理方法陈旧落后。

　　文件立卷归档后不能够及时对其进行加工、调整与编目。

　　这样的管理模式，致使档案管理人员无暇顾及对某些有价值的档案资料进行开发利用，而且因管理方式落后，导致在查阅档案时速度慢、准确率低。

　　同时，很多中等职业学校的档案管理多是进行基本的材料收集、整理与保管，没有形成主动对档案资料进行分析、编研，以便有效地提供利用服务的意识，操作上也都是传统的、低效率的手工方式，极少运用计算机及网络技术进行管理，工作上也只是“你查我调”，还处于一种被动的、消极的状态，这些都不能充分发挥档案的作用及利用价值。

　　中等职业学校档案不仅是一种历史资料，更是一种信息资源。

　　因此，如何更为有效地利用这种资源成为中等职业学校工作发展的关键。

　　档案立卷工作不规范，档案载体结构单一。

　　目前，档案立卷工作不规范主要表现在：领导机构、档案管理制度、档案收集范围及保管期限表等相关内容不齐，没有形成完整的档案利用和管理体系，比如：教学档案管理制度、基础数据汇编、专题概要等。

　　对档案资料的收集、整理、录入不规范。

　　对本单位自制档案资料的收集不齐，整理不规范，电子文档的挂接不全，特别是对教学档案的收集、整理、录人、有些学校还未进行整理。

　　这些问题的存在，极大地影响了档案工作的质量和利用效果。

　　二、加强中等职业学校档案管理工作的对策

　　1.提高认识，加强领导，强化档案管理意识，建立和完善科学的档案管理机制。

　　提高和增强学校全体员工对档案工作重要性的认识，是搞好学校档案工作的先决条件。

　　这就要求我们要认真学习《档案法》，深人进行档案法律知识的学习和宣传，使领导干部和全体师生员工都认识到学校档案工作的重要意义，树立和增强全民的档案意识，坚决杜绝档案工作“说起来重要、做起来次要、忙起来不要”的实用主义短期行为，树立“档案就是资源”的理念，扎扎实实地搞好学校档案工作，建立起严密并切实可行的档案管理制度，按《档案法》要求，规范各类档案的分类、归档要求和管理办法，使档案工作做到有章可循，有法可依。

　　其次，要加强对档案工作的领导。

　　主要领导应亲自过问档案工作，解决档案工作中存在的各种实际问题，促使学校档案工作跟上当前新形势下教育教学改革的步伐。

　　再次，要按上级档案管理部门的要求，建立综合档案管理机构，集中统一管理全校的文书、教育教学、设备、基建、会计、学籍、团队等各种门类和载体的档案。

　　各职能部门均应确定一名兼职档案工作人员，负责管理本处室的档案资料，形成档案工作齐抓共管的局面，以保证学校的各种资料齐全完整。

　　加强人员配备，搞好档案设施建设。

　　为了不使那些奠基性材料缺失，学校教学档案要实行统一保存和科学管理，首先要配备一名思想好、责任心强、熟悉学校工作、懂得职教办学规律、有较好的政治素质和较强业务能力的同志来负责，健全工作人员岗位责任制、档案室管理制度、查阅制度、资料保管保密制度，严格按规章办事。

　　其次，硬件建设是提高档案工作水平的基础，同时也是保证档案管理质量的最佳手段。

　　要专门设立档案室，教学档案按文书类、教学类、学籍类、声像类分别设橱，配备六防设施，确保档案材料保管安全，利用方便，管理规范。

　　加强档案化建设，提高现代化管理水平。

　　档案化建设是社会化发展不可缺少的组成部分，也是现代档案工作的基础，是档案工作现代化的必由之路。

　　首先观念现代化，即要正确确立中等专业学校档案是重要的资源这一重要观念。

　　其次在具体管理上要与时俱进，正确确立中等专业学校档案管理的理念，制订一整套科学严密的与现代化管理相适应的管理体系和运行机制。

　　第三，档案管理中实现技术现代化，即采用计算机、传真机和检索终端等现代化办公设施，处理、传递档案资料，对档案进行数字化管理，提高档案的服务质量。

　　加强档案整理和研究。

　　学校档案工作应坚持“以我为主”的立卷归档原则，着重本单位形成的文件材料，上级针对本单位制发的文件材料，本单位公务活动形成的重要会议材料、协议书、劳动工资等方面的材料。

　　文件材料齐全后，要根据不同门类、不同载体按年度、类别分别整理归档。

　　建立健全学校档案，实行档案管理，有利于对学校的正确评估，有利于对教师和学生的全面考核，有利于查找和使用历史资料，有利于学校进行科学管理，有利于提高教育教学质量，只要努力把学校档案建好、管好、用好，就一定能把学校办好、办出成绩，办出特色，办出水平。

　　中职学校学籍档案管理论文【2】

　　摘 要: 文章结合目前中职学校学籍档案管理工作实际,分析了学籍档案管理工作存在的主要问题,阐述了中职学校学籍档案的主要内容和特点,探讨了中职学校加强学籍档案管理的措施和方法,旨在实现档案管理的规范化、合理化,从而提高中职学校管理水平。

　　关键词: 中职学校学籍档案管理 管理现状 档案内容 管理特点 加强措施

　　“学籍”专指符合招生规定条件被正式录取,并按规定办理注册手续后所取得的学生资格。

　　而学籍管理则是对学生从招考入学到毕业的整个培养过程中的学籍注册、课程选择、学习成绩的评定与迁移为中心的考核与管理。

　　学籍档案是中职学校档案的重要组成部分。

　　管理和利用学籍档案是中职学校管理工作中的一项基础性工作。

　　健全和完善学籍档案的管理,加强学籍档案的开发和利用,促进学籍档案管理工作的规范化、科学化和标准化,对规范中职学校的教育教学秩序、提高教育教学质量、促进良好学风的形成、实现向社会输送全面发展的合格人才的最终目的等都有巨大的促进作用。

　　一、中职学校档案管理的现状

　　为适应社会的发展,服务地方经济,近年来中职学校出现了办学形式和生源多样化的转变,学籍档案的种类和内容也呈现出复杂多样的局面。

　　在这样的形势下,学籍档案的管理出现了一些不容忽视的问题,主要有:

　　1.品种繁多,内容复杂,管理难度大。

　　中职学校为适应市场发展,逐步开设了名目繁多的专业,这也是为了在剧烈的市场竞争中求得一席之地。

　　中职学校不仅有中职,还有中专大专连读、3+2班、大专函授班等办学层次,而不同层次的学籍档案管理要求不相同,但没有统一的档案管理规章制度,各行其是,显得杂乱无章。

　　2.中职学校现行的学籍管理制度欠完善、欠规范。

　　现阶段中职学校的综合管理工作纷繁复杂,其内部的档案管理如人事、财务、校志、教育教学(包括教学计划、课程、教材、考试、学生成绩、学籍、德育等)等档案管理也多种多样;同时,少数中职学校把学籍档案工作与教学中心相比较,认为学籍档案管理无关学校整体工作之痛痒,“不足挂齿”地不加重视或重视不足。

　　因此,中职学校在学籍档案管理方面制度的制定工作之疏漏在所难免。

　　3.中职学校的学籍归档程序欠明确、欠适当,档案信息的存储又欠安全。

　　少数中职学校的学籍管理是“摸着石子过河”,对学籍电子文件的归档程序缺少制度约束、要求欠明确;较少使用专用电脑或电脑未加密或未设置访问权限,档案数据储存分散,未进行备份,防病毒措施较差,易于丢失。

　　4.中职学校纸质学籍档案的归档整理不及时,信息完善不足。

　　少数中职学校的建校时间较长,学籍档案因未按年代及时分门别类地有秩序存放而导致其积压堆积众多;同时,新近学生的学籍,应做齐资料的却没有及时补足,或任意增删丢弃而导致档案或遗失或信息不全或索引困难,这都势必会影响日后档案的开发利用。

　　5.中职学校学籍档案管理的专业人才缺乏,档案管理设备落后。

　　一方面,中职学校档案管理的理念、内容和方法、人才资源培训和使用的方式依然陈旧,抑制着学籍档案的正常管理,另一方面,随着时间的推移与学生学籍档案不断增加,原有保存学籍档案的存储条件已不能满足学籍档案的数量日益增长的需要。

　　二、中职学校学籍档案管理的内容

　　学籍档案是学生从入学到毕业整个培养过程中在德、智、体各方面发展状况的真实记载和反映,是学生整个在校学习过程的原始记录,是学生在校期间学习、考试、实习和社会实践等一系列教学活动中直接形成的,具有保存与利用价值的文件材料。

　　根据《中华人民共和国档案法》和国家教委《普通高等学校档案管理办法》,结合中职学校的实际情况,中职学校学籍档案主要包括:(1)招生计划、新生名册等;(2)在校学生名册、新生登记表、学生学籍卡片、考试成绩卡、学生学籍变更(休学、复学、转学、转专业等)的材料;

　　(3)学生职业技能培训参训情况和所获证书统计表;(4)各年级实习计划和实习单位合同、学生实习情况、实习报告和实习成绩;

　　(5)学生奖惩材料:获奖、评优、处分等;(6)毕业证书和发放登记表;(7)毕业生就业单位统计表和签约单位合同;(8)扩展材料,即毕业生跟踪调查统计情况:使用单位对毕业生质量的意见、毕业生社会满意度调查、优秀毕业生情况和典型事迹等。

　　为适应社会发展,服务地方经济,近年来中职学校出现了办学层次多样化的转变。