【摘要】随着我国会计电算化事业的不断发展,会计业务执行主体发生了变化,使得会计档案的管理工作也发生了变化,手工会计下所采用的档案管理办法已不适应电算化会计的需要。

　　因此,必须加强会计电算化系统的档案建设,即加快会计档案管理的信息化建设,以适应新时期会计电算化提出的新要求,建好用好电子财务档案,提高财务档案管理工作水平和财务管理工作效率,更好的服务于企业经济建设。

　　【关键词】财务档案,电算化,档案管理,信息化

　　所谓会计电算化,是指计算机技术在会计工作中的应用,即采用电子计算机替代人工记账、算账、报账,以及对会计信息进行分析和利用的工程。

　　会计电算化后,提高了会计核算与物资管理的准确性、规范性和工作效率,减轻财会人员的劳动强度,使财会人员从繁重的手工劳动和繁琐的核算事务中摆脱出来,更好地参与单位的经营决策,加强财务管理。

　　加强会计档案管理信息化是企业会计电算化改革和发展的客观需要,是时代发展的必然,是会计档案管理发展方向。

　　管好用好财务档案是企业财会工作向高水平发展的重要前提。

　　一、会计电算化特点

　　1、数据处理方式发生了变化

　　在传统手工会计工作环境下,科目汇总表、资产负债表、借贷试算平衡以及相关的财务报表分析均需要进行人工汇总计算,使得财务人员的工作量很大,同时也容易造成数据上的计算错误。

　　在电算化会计环境下,只需录入原始数据或通过外部系统转入机制凭证并在计算机财务软件的指导下进行会计分录,通过凭证的审核、修改、确认由计算机自动完成打印输出,科目汇总、借贷平衡等工作均由计算机自动完成,同时可以根据需要生成会计报表,这大大降低了财务人员的工作量,也避免了计算加总等工作出现的错误。

　　2、数据记录方式和保存介质发生了变化

　　手工会计方式下,数据记录主要依靠工作人员的手工记录,出现记录错误的可能性加大,而且同一类数据可能会重复多次记录。

　　数据保存介质是“纸”介质,保存这些介质需要占用很大的空间,还需进行防火、防水、防潮、防盗等工作。

　　在电算化会计工作环境下,数据保存介质是“磁盘”,磁性介质。

　　磁性介质的采用节约了数据的保存空间,也使数据存取方便,同时通过数据拷贝、转入等方法避免了手工记录中出现重复记录的现象。

　　磁性介质的保存除了需要纸介质保存所需的部分工作外,还要进行防病毒、防磁化等工作。

　　由于磁盘存在着物理易损性,需要对磁盘进行备份工作。

　　二、会计电算化会计档案的特点

　　众所周知,传统的会计档案是指会计凭证、会计账簿和会计报表等会计核算专用材料,它是记录和反映经济业务的重要史料和证据。

　　这些史料和证据具有严格的数据平衡性、时序性和严肃性,不得随意篡改。

　　在企业信息化建设的过程中,财务保障范围的拓展和管理要求的提高,迫切需要会计档案管理手段的变革和管理效能的提高。

　　建设电子财务档案,实现财务档案的网络化管理,是搞好企业财务档案管理的必然选择。

　　各级企事业单位实行会计电算化以后,由于产生了许多依附于计算机磁性介质上的数据与文件,财务人员的所有日常工作以及历年会计资料的调阅均在计算机上完成,随之而使会计档案赋予了许多新的特点。

　　本文根据工作的实践,总结出会计电算化会计档案具有以下显著特点。

　　第一,较之传统的财务档案,会计电算化档案存储的范围和领域扩大了。

　　第二,传统的会计档案具有直观可视性,而存储在磁性介质上的会计档案必须在特定的计算机硬件与软件系统环境中才可使用。

　　即会计电算化档案的调用需要一定的软硬件环境。

　　第三,会计电算化档案的载体不仅是通过打印等输出的传统意义上的纸张,更主要的是磁性介质或光盘。

　　即会计电算化档案的保管不仅是作为会计资料信息载体的纸张而且更重要的是磁性介质或光盘。

　　第四,电子财务档案便于计算、分析,快捷获得所需结果。

　　如果电子财务档案上网,通过计算机操作和网络交流,不仅满足了日常条件查询、统计分析、制作数据报表、开展数据交换的需要,达到档案信息资源共享、无纸化查阅和方便快捷的目的,节约了办公成本,避免了原始档案由于频繁翻阅而带来的磨损,还有利于专业管理,便于档案资源的统一整合,极大地提高了工作效率和工作质量。

　　第五,电子财务档案易于修正、拷贝和重置,便于纠错、携带和传递。

　　正如上面所述,电子财务档案或财务档案信息化有很多优点,但也有不足的一面。

　　如具有系统依赖性,即需要一定的软硬件环境支持,只能在特定的条件下才能打开,不具备传统档案的直接可视性,还具有易遭毁损、难查痕迹的特点,同时它们又受载体的质量、载体存放环境、载体存储信息的有效期等条件的影响,即对会计电算化档案的安全性、完整性要求更高。

　　实行电算化的时间越长,会计档案与财务软件的版本数越多,即会计电算化档案更需要科学的管理。

　　因此,即使实现了财务档案管理的信息化,在归档中也需要实行所谓的“双套制”,即将同一份档案的纸质版和电子版同时归档。

　　三、电算化会计档案工作的内容

　　1、搞好数据挖掘和整理,建好数据库,并及时采集动态数据

　　档案信息的数字化是整个档案管理信息化的基础,其他的一切工作都建立在此基础之上。

　　传统的档案大都以纸质为载体,实现档案管理的信息化,必须向数字化档案管理转变。

　　未来的财务档案室就是财务档案的数据采集源泉和基地,是数据存储、管理、处理、查询、检索、传递的数字化信息服务工作基地。

　　在财务档案数字化的基础上,必须建立企业财务档案数据库,可以按企业财务档案的内容分类建立若干个主要的数据库,如按标准制度、原始凭证、会计账簿、指标文件、工作资料等建立几个主要基本数据库。

　　数据库一经建立,立即着手数据的录入,将本单位的财务档案资料都录入计算机。

　　2、搞好财务档案信息网络建设,提高档案使用效率

　　档案的最大价值在于利用,档案管理信息化的实现将为档案信息的充分利用提供广阔天地。

　　建立完善的财务档案信息网络,一方面可以将业务上级的文档以及本级各单位的相关文件直接进入或转换进入档案数据库,减少档案人员的重复录入工作,保证档案信息的完整性。

　　另一方面也可以实行联机公共目录查询、光盘远程检索服务,也可以通过电子邮件或BBS等方式开展财务档案信息咨询。

　　总之,网络财务档案的在线管理和使用功能,可以大大减少档案在形成、调阅上的时空差,实现财务档案管理由静态管理向动态管理的跨越,整合财力资源、人力资源,提高财务档案管理能力和质量。

　　3、搞好财务档案管理辅助决策系统建设,做到定量分析与定性分析相结合,科学管理使用档案

　　财务档案信息通过采集整理和网络传输,最终要提供给各级领导、决策部门、财务人员处理和运用。

　　由于信息量大、保障要求高,仅凭有关人员的经验来处理问题是不行的,必须依赖于先进的、智能化程度较高的辅助决策系统。

　　以管理科学、计算机科学、行为科学和控制论为基础,以计算机技术、人工智能技术、经济数学等为手段,建立决策支持系统。

　　该系统能对一个问题提出多种方案,并对方案进行比较、分析和优化,最大限度地提高财务保障的决策水平和决策质量。

　　四、如何做好电算化会计档案工作

　　电算化会计档案是电算化会计活动的产物,又是电算化会计活动的客观表现,在经济活动中具有史料和查证作用。

　　所以加强电算化会计档案管理是电算化会计工作连续进行的保证,是电算化会计信息系统内数据安全完整的保证,是电算化会计信息系统正常运行的保证。

　　因此,必须做好会计凭证的收集和整理、会计账簿的收集和整理、会计报表的收集和整理、会计电算化系统开发文档资料的收集和整理、磁盘数据的收集和整理。

　　1、加强企业财务档案管理的基础设施建设

　　软硬件基础设施是档案信息化建设不可缺少的基本条件,是档案信息资源开发利用和信息技术应用的基础,而其核心是档案信息网络。

　　它是档案信息传输、交换和资源共享的必要手段。

　　在工程规划初期,应该由财务部门和档案部门人员共同协商,分别从财务管理角度和档案管理角度提出设计思路,考虑各方面的需要,从而避免在系统运行过程中出现空缺或重叠,提高效率。

　　在财务软件方面,应采用一定的安全保密措施,实行电子签单制度,建立和健全财务档案管理责任制、电子文件签入、签出制、安全日志制,从而保障财务档案不被篡改或便于追溯使用过文件的人员。

　　此外,为便于财务软件升级,保证不同开发商提供的软件能够相互兼容,必须提高财务数据存贮形式的标准性、一致性和可续性。

　　2、做好电算化会计档案的收集

　　所谓电算化会计档案的收集是指在一定的时间间隔内(如一个会计年度),把计算机系统中的所有会计数据拷贝(备份)存储到磁性介质或光盘上,从而形成脱离于原计算机系统的会计档案。

　　财务部门应把财务数据的备份文件保存好,以防计算机硬件系统损坏后能在最短的时间内、在最小的损失下恢复原有的会计电算化系统。

　　除了备份之外,还应收集计算机硬件系统的型号、存储空间的大小、外部设备的配套类型等;计算机操作系统、网络操作系统以及汉字操作系统;财务软件的编程语言、数据库系统类型;财务软件的系统名称、版本号;财务软件的销售与维护公司的名称、地址、电话与联系人以及与会计电算化软件系统相配套的各种说明书及使用手册。

　　3、做好电算化会计档案的管理与保存

　　由于电算化会计档案是存储在磁性介质或光盘上的,根据这些信息载体的物理特性,在形成这些档案时应准备双份即采用“AB备份法”进行数据的备份,并且每份上要注明形成档案的时间与操作员姓名,贴上保护字样,存放在两个不同的地点,以防止地震或火灾等意外情况引起的整个会计电算化系统的毁灭与系统的不可恢复性。

　　在保存这些档案时应远离磁场,注意防潮、防尘等。

　　对采用磁性介质保存的档案,还应定期进行检查,定期进行复制,防止由于磁性介质的损坏,而使会计档案丢失,造成无法挽救的损失。

　　此外,还应注意电算化会计档案与对应的财务软件版本的一致性。

　　因为在不同版本软件下形成的会计档案其会计数据的结构有可能不同,这就有可能产生会计档案不能被调阅或者产生某些预料外的错误。

　　因此,本文建议会计电算化档案除保存各版本的备份财务数据外还应保存对应版本的会计电算化软件系统版本,二者的一致性是非常必要的。

　　显然,其收集与管理工作也是比较艰巨的。

　　4、做好电算化会计档案的整理和利用

　　电算化会计档案通过整理有着与传统意义上的会计档案所无法比拟的优势。

　　通过整理可以利用历年的数据对本单位、本部门进行历史会计数据的比较与分析,从而为企业或部门的决策者提供可靠的决策依据。

　　另外还可以得出本单位、本部门,甚至某一地区过去、现在与将来的发展情况与发展趋势,使决策者在遵循市场经济规律的前提下,制定出适合自身发展的行为规范,改善经营管理、提高经济效益。

　　我们还可以利用会计电算化会计档案的数据设计出一些有利于管理与决策的数据模型,建立一整套比较完善的决策支持系统,以实现会计电算化会计档案的再利用。

　　在长期开展会计电算化的过程中,随着软件系统的不断升级,我们所调阅的会计档案会有下述两种情况:(1)所调阅的会计档案的版本号与当前会计电算化系统版本号一致,此时只需将您所需调阅的档案通过电算化软件系统中的档案调阅(或数据恢复)功能进行调阅即可;(2)所调阅的会计档案的版本号与当前会计电算化系统版本号不一致,此时您只需在另外一台电脑上安装与此档案相对应版本的电算化系统,然后再进行调阅。

　　5、提高财务档案管理人员的信息化素质

　　财务档案管理信息化是不断完善、优化的过程,始终要依赖于档案人员素质的提高。

　　建设一支高素质的财务档案干部队伍,是财务档案管理信息化的重要基础。

　　财务部门要补充具有计算机、通信、微电子等学历背景的技术人员,逐步改变现有业务人员队伍专业结构单一的情况,满足信息化建设工作的需要;加强财务档案人员的继续教育,以分层次、分阶段和根据业务需要进行培训为原则,着重加强财务档案管理人员的信息化技术培训及应用新技术、新设备、新方法的培训,提高其掌握和运用信息技术和信息手段的意识和技能。

　　建立合理的财务档案管理人员的效绩考核评价规定,对财务档案管理信息化能力强、成绩好的单位和个人要及时进行表彰,激励大家学信息化、用信息化。

　　此外,还要对计算机信息化技术人员进行一定的档案工作、财务管理工作知识和技能的介绍,使其了解财务档案工作的客观规律,更好地为财务档案管理信息化提供技术支持。

　　五、电算化会计档案应注意的问题

　　1、实行会计电算化之后,存贮在硬盘上的会计数据必须建立软盘备份

　　根据《账务系统管理制度》和《报表系统管理制度》的规定,账务数据和报表数据的备份由数据管理员建立。

　　备份次数每月不得少于一次;备份的软盘与档案管理员办理存档手续;用做备份的软盘必须妥善保管;备份软盘应贴上保护标签并用印章或封条签封;备份软盘应装在保护封条和包装盒内,存放在安全、洁净、防热、防潮、防磁的场所,并定期进行转贮;双备份下的两套备份软盘应存放在不同的地点保管。

　　2、会计电算化系统数据执行主体和保存介质存在安全隐患

　　会计电算化系统数据执行主体是计算机。

　　计算机系统由硬件和软件构成。

　　由于硬件系统存在物理易损性,一旦硬件系统出现故障或因停电等其他非人为原因,将导致数据不能被处理,会计工作不能进行。

　　数据处理的准确、高效主要依赖于财务软件的质量和性能。

　　一旦软件质量出现问题将会影响到数据处理的准确和速度。

　　一旦程序中出现严重的病毒,将会严重危害系统的安全,若不能及时排除病毒很有可能扩大损失。

　　会计数据主要保存在计算机的磁盘或者外在软盘、光盘中,一旦磁介质由于受热、受潮、折损等原因出现损坏,保存的会计数据将会丢失,如果没有相关备份的话,将给会计电算化系统造成严重的损失,严重影响到企业的会计工作。

　　磁性介质以磁信号存储信息,如果数据被人恶意修改不会留下任何痕迹。

　　所以我们还应对整个计算机系统的安全性、稳定性做一定的工作,如计算机病毒的防范。

　　3、电算会计档案必要有专人管理

　　会计电算化系统的实施主体是“人”,但无论软件质量如何优良,规章制度如何完善,作为电算化会计系统实施主体的“人”不能发挥作用,有制度而不去执行,甚至恶意地修改软件程序,修改数据库中的数据,非法取得口令,都是不行的。

　　因此,企业管理者应当重视对档案工作人员的选用与培养,增强档案工作人员的职业道德水准和业务水平,达到电算会计档案管理系统的主体诚信。

　　这就要求会计电算化系统在处理业务时所产生的各种账簿、报表、凭证均应由专人管理,并制定相应的管理制度。

　　4、加强会计电算化系统网络环境的管理与维护

　　网络安全性的指标主要包括数据保密、访问控制、身份识别等。

　　采用密码管理和登陆制度控制网上财务数据的读取;起用防火墙,隔离会计电算化系统与外部访问区之间的联系,限制外界透过防火墙对会计信息系统数据库进行非法访问;采用数据加密、回响检查等技术手段进行网络管理以防止由于遮荫问题、设备故障导致数据丢失以及不法分子非法拦截盗用财务数据信息等安全隐患,保障会计电算化系统网络环境的安全运行。

　　六、结束语

　　随着电子计算机技术、网络技术的不断发展,档案管理信息化代替传统的手工工作是必然趋势。

　　目前,档案管理信息系统已经在各个企事业单位、政府部门广泛应用。

　　进入WTO后,中国经济的发展将进入快车道,中国的企业要走国际市场,参与国际竞争和国际分工。

　　加强和完善电算化会计档案管理,将成为各个企业在财务工作以及在整个企业经营管理工作中必须考虑的问题,财务档案管理的好坏将直接影响到企业的管理和效益。

　　我们有理由相信随着会计电算化事业的蒸蒸日上,会计电算化档案的管理工作也一定会更出色,我们的工作也将会有条不紊地进行下去。

　　近年来，随着社会主义市场经济体制的不断发展和完善，会计体制和税收制度进行了相应的改革，并且取得了较为显著的成就。随着会计制度和税收制度的改革，我国税法与会计准则之间的差距呈扩大趋势，财务会计与税务会计的目标逐渐出现差异，财务会计不再融财务、税务的要求于一身，而是遵循会计准则。

　　摘要：本文简要地阐述了我国税务会计分立以后发展中的现实问题。

　　关键词：税务会计独成体系问题

　　税务会计是在财务会计的形成发展过程中逐步产生和发展起来的会计分支，它以国家现行税收法律法规为依据，以货币计量为基本形式，

　　运用会计学的基本理论和核算方法、连续、系统、全面地对纳税人应纳税款的形成、计算和缴纳，即税务活动所引起的资金运动进行核算和监督，以保障国家利益和纳税人合法权益的一种专业会计。

　　一、建立具有中国特色的税务会计模式

　　随着会计制度和税收制度的改革，我国税法与会计准则之间的差距呈扩大趋势，财务会计与税务会计的目标逐渐出现差异，财务会计不再融财务、税务的要求于一身，而是遵循会计准则。

　　税法也在力求独立，如税法第一次制定了资产的税务处理就是明证。

　　这使税务会计与财务会计的分离成为可能。

　　两者分离是不是促进市场经济发展的必要条件呢?从法、德、日等国家的经验看，却又未必。

　　这些国家所采用的财税不分或尽量相统一的会计模式和美国的相比，不论实务或理论都没有严谨的财会体系，但并不妨碍各国的经济发展。

　　问题的关键不在于形式，而在于实质内容。

　　综观各国的税制规定，尽管美国是会计准则与税法、财务会计与税务会计相互独立的国家，但财务会计中的谨慎性原则仍深深体现在税务会计中。

　　随着世界经济的发展及一体化的到来，会计国际化已经成为会计发展的必然趋势，这就要求我们处理好国际化与本土化的关系。

　　因此，我国在税务会计模式的选择上，在考虑国际化的同时也要适当顾及我国的客观现实、社会经济背景，建立既符合国际贯例，又能适应我国国情的税务会计模式。

　　二、遵循流转税会计和所得税会计并举的税务会计模式，应加快税收法规建设，创造良好的税务会计发展环境

　　我国现行税制模式是以流转税、所得税为主体的双主体税制模式，这种模式既能保证国家财政收入，又有利于政府职能的实现;既能促进经济发展又可调节社会收入差距。

　　我国的双主体税制模式决定了增值税与所得税共同构成税务会计的两大主体税制。

　　随着税务会计的诞生，企业会计可能会把注意力更多地放在如何在合法或不违法的情况下为企业制定出最佳的纳税方案上。

　　这便对企业管理及税收征管提出了更高的要求。

　　一方面要求企业用制度的形式规定税务会计必须遵循的准则，规定企业的其他管理人员不能为达到某种目的而强行要求税务会计作出违法行为，从而为企业税务会计营造良好的法制环境;另一方面要求税务人员在有法可依的基础上，做到有法必依、执法必严、违法必究，实现税收的法治化，减少税务管理上的人治现象。

　　其核心在于制约税务机关权力，将税务机关税收征管权的运作纳入法律设定的轨道中。

　　这不仅可以防止税务机关可能出现的权力腐朽，而且可以保护纳税人的合法权益不因税务机关的滥用权力和越权行事而遭受损害。

　　只有将税务机关的权力纳入法制规则的有效制约之中，税收的法治化才能得以实现。

　　三、建立适合我国国情的税务会计模式，必须注重培养一批通晓税务会计和财务会计的专业人才

　　税务会计作为融会计知识、税务知识、法律知识及其相应的实际工作经验为一体的高智能活动主体：首先需要这些工作人员不能满足于已有的知识，

　　而要不断地学习税收会计等领域新的法规、准则、制度;其次税务机关应给企业税务会计常年提供咨询服务和培训机会;再次企业应树立正确的纳税观念，

　　选拔符合税务机关和企业要求人员担任税务会计，并为其提供培训、调研机会，保证税务会计质量的不断提高;最后尝试在高等教育中开设与“税务会计”相关的课程，

　　培养具有较深会计理论、税收理论及法律理论功底的专业人才。

　　要求这些专业人才应具有市场观念、竞争观念、经营观念和效益观念，他们既能按会计准则处理会计事务，保持财务会计信息的真实性和可靠性，又能依据税法规定中申报纳税、计算、核算。

　　他们的存在对于建立我国税务会计模式意义重大。

　　四、必须建立我国税务会计理论体系

　　目前在我国对税务会计的研究中，偏重于实务和具体方法，对贯穿其中的基本理论的探讨非常不足，更不要说理论的体系。

　　这样，面对出现的新问题，不能找出其理论依据，相应的解决方法的理论说服力就不强。

　　同样制定出的条例和法规其公允性、权威性及其与税收实践的相容性受到质疑，这正是所谓的理论对实践的指导作用。

　　五、强化组织领导

　　健全的组织形式是保证企业税务会计工作规范化、科学化的必要条件。

　　就我国现状来看，要设立企业税务会计，还必须建立注册税务会计师协会，定期组织税务会计资格考试，保证企业税务会计具有一定水准的执业素质，并对税务会计运行过程中出现的问题进行分析和研究，为完善税收规定和企业决策提供参考。

　　六、税务代理

　　由于财务、税务会计的分离，企业财务会计管理加强，专业化要求提高，在税务会计方面，制度体系也会日益完善，确认标准和计量方法越来越精细，同时在税收征管上更是加强严格执法，使涉税业务风险增大。

　　财务、税务会计分离，及它们都向着更加专业化发展，使原来包罗财务、税务于一身的“会计人”，越来越难以再胜任一身两职。

　　这些都促使企业涉税会计从财务会计中分离出来，有必要成为一个独立的服务专业，为大中型企业提供税务筹划等顾问咨询，为广大中小企业、个人提供日常税务咨询和纳税申报等具体涉税代理业务。

　　七、税务筹划

　　税务筹划是纳税人在遵守税法、拥护税法、不违反税法的前提下，针对纳税人自身的特点，利用会计特有的方法，规划纳税人的纳税活动，既要依法纳税，又要充分享受优惠政策，以达到减轻税负或推迟纳税目的一项会计工作。

　　税务筹划是纳税人整体财务筹划的重要组成部分。

　　人们长期都十分忌讳税务筹划的理论和实践，其主要原因是将税务筹划与偷漏税混为一谈，其实不论从法律上讲，还是从实践上看，税务筹划与偷漏税都有着本质的区别。

　　随着改革开放的不断深入，企业经营自主权日益扩大，企业已成为独立核算、自主经营、自负盈亏的经济实体。

　　因此，经营管理者便将目光紧紧盯在自身的经济效益上，尽力采取各种措施，增加收入，减少成本费用，但是对纳税人来说，无论纳税怎样公平、正当、合理、都与纳税人经济利益密切相关。

　　当收入、费用一定的情况下，税后利润与纳税金额互为消长。

　　这种经济利益的刺激，使企业自觉不自觉地注视到应纳税款上，并希望寻找一种办法，即在不违反税法的前提下，尽可能减少应税行为，达到降低税负的目的，这就是税务筹划。

　　税务筹划在实践中主要有两种方式：一种是围绕税种进行研究，筹划的结果最终体现在税种上;一种是围绕经营方式进行研究，筹划的结果最终体现在适应税收优惠政策上。

　　这两种方法各有利弊，如能结合起来，将会取得更好的效果。

　　企业可以从单位的组建形式、注册登记、筹资过程，投资过程、运营过程和收益分配等环节进行税务筹划，以达到强化企业法律意识，优化产业结构和投资方向，减轻税负目的，提高企业的经营管理水平和会计管理水平。

　　综上所述，随着我国市场经济的不断发育和完善，作为市场经济不可缺少的税制建设也在不断改革和完善，税务会计应独成体系，并不断成熟和完善，税收与企业经济活动是息息相关的，作为纳税义务人的企业，既要依法纳税，认真履行纳税义务，又要充分享受国家的税收优惠政策。

　　企业会计中的税务问题，企业纳税中的会计问题，也正是税务会计所探讨的主题，如何用好税务会计和税务筹划，是我们每个会计工作者都要面对的。