信息技术在疾控中心档案管理中的应用论文

时间:2023.11.3

  当前,科学技术快速发展,人们已经进入了信息化时代,信息技术在档案管理中得到了广泛的应用。随着疾病档案数量的逐渐增多,传统的手工管理已经不能适应当前疾病档案管理的实际需要,因此应使用现代化的信息技术,对疾病档案进行科学的管理、储存、利用,实现工作效率的提升,避免档案管理出现失误,为疾控中心的工作开展提供科学的依据。

  一、利用信息技术进行档案管理的意义

  疾控中心的档案管理是一项系统的、比较复杂的工作,信息技术的出现以及应用为档案管理工作的顺利开展提供了便利,避免了传统档案管理方式的弊端,减少了人员的投入,有助于促进档案管理信息化的实现,有助于档案管理效率以及利用率的提升。在传统的疾控中心档案管理工作中,所有管理工作都需要管理人员亲自进行,这就造成了人力资源的浪费,信息技术的出现与应用使档案管理工作的效率得到了提升,促进档案管理利用效果的实现。在档案管理工作中应用信息技术,只需要一台计算机和管理平台就可以实现档案管理,节省了管理人员的工作时间,对信息数据进行全面的收集、处理以及管理、应用,在档案查询时不用在翻阅大量的纸张资料,为档案管理工作提供了便利,也为使用者提供了方便,而且利用信息技术进行档案管理能够保证档案数据的完整性和真实性。传统的档案基本上都是纸质档案,占用了很大的空间,档案的保管存在很大的难度,一些时间比较久远的档案信息数据容易丢失,查找起来也比较浪费时间和精力。利用信息技术进行疾病档案管理有效地避免了这种问题,能够在一定程度上节约时间,便利资料的获取,实现了档案管理一体化的实现。

  二、疾控中心档案管理中应用信息技术存在的问题

  (一)档案管理意识薄弱

  当前,疾控中心实现了良好的发展,档案信息的数量以及涉及范围逐渐拓宽,档案管理的重要性也逐渐显现,加强疾病档案管理,实现档案准确、完整是当前疾控中心所要解决的重要问题。但是在实际的档案管理工作中,疾病档案管理的意识还比较薄弱,没有意识到疾病档案管理工作的重要性,档案管理的资金以及人员投入比较少,领导的重视程度不够,认为只要在需要时能够找到档案就可以,不用刻意进行管理,导致管理效果不理想。

  (二)缺乏完善的档案管理制度

  一些疾控中心虽然已经建立了完善的档案管理制度,但是在实际的使用过程中却并不到位,档案管理制度并没有发挥出管理规范的作用,疾控中心的档案管理工作没有严格的管理制度作保障,导致管理效果的实现存在很大的问题。由于缺乏档案管理制度,档案管理人员的工作也无法得到规范,管理人员随意堆放档案,没有严禁无关人员进入档案室的规定,容易造成档案数据丢失、损坏,影响疾控中心的日后使用。

  (三)档案管理人员的素质能力有待提高

  由于疾控中心领导对档案管理工作的重视程度不够,管理意识比较薄弱,在档案管理的机构以及人员配置上也存在一定的问题,档案管理岗位上的工作人员专业素质不高,缺乏职业道德,管理人员素质能力的缺失造成了疾病档案管理效果的不理想。大部分档案管理人员在进入工作岗位之前没有经过专业化的教育培训,对档案管理的认识不够,实践经验不足,导致档案管理工作中存在很多不规范的行为。在信息化发展的今天,信息技术在疾控中心的档案管理工作中得到了广泛的应用,但是由于档案管理人员的素质能够力不高,缺乏专业化的信息技术,也使得档案管理工作的效果不理想。

  (四)信息化的基础设施不到位

  当前,疾控中心的档案管理基础设施还不够到位,基础设施的缺失导致信息化档案管理工作无法落到实处,影响档案管理的效果。而且由于对档案管理信息化认识不足,在疾控中心中,信息化的设施配备不完善,档案的扫描、视频以及音频管理重视程度不够,导致电子档案管理缺失,影响整个档案管理的效果。信息化的基础设施不完备,导致信息技术在档案管理中的应用也存在一定的问题。

  三、疾控中心档案管理中信息技术的应用

  (一)提高对档案管理工作的认识

  为了更好地促进疾控中心档案管理工作的顺利进行,应努力提高对档案管理工作的认识和重视程度,树立全新的档案管理理念,明确档案管理对于疾控中心今后工作开展的重要影响,采用信息技术进行档案管理,促进疾控中心档案管理效果的实现,应根据疾控中心的实际情况,对档案信息数据进行收集、管理以及利用,提高档案管理效率以及利用效率的提升,为疾控中心今后工作的开展提供科学的依据。

  (二)建立健全信息化的档案管理制度

  在目前的疾控中心档案管理工作中,应建立健全完善的信息化档案管理制度,促进档案管理效果的实现。疾控中心应根据当前工作的实际效果以及相关的法律法规,制定科学、完整且具有可行性的信息化档案管理制度,为档案管理工作的开展提供保障,明确档案的收集、整理以及利用制度,使档案管理制度发挥出积极的作用。同时要确保档案管理制度的权威性以及严肃性,在档案管理工作中能够严格按照管理制度开展工作,保证信息化管理效果的实现。

  (三)提高档案管理工作人员的素质能力

  疾控中心信息化档案管理工作的开展离不开高素质的档案管理人员,档案管理人员需要具备较高的专业素质能力,熟练掌握计算机技术,为信息化的档案管理提供可能,疾控中心应加强对档案管理人员的教育培训,坚持以人为本的理念,建立专业化的档案管理团队,加强档案管理人员的专业知识以及思想素质,强化管理人员的计算机知识与技术,使他们能够积极地融入档案管理工作中。同时提高档案管理人员的薪资待遇,优化档案管理工作的环境,吸引更多的优秀人才,并留住人才,打造专业化、高素质的档案管理团队。做好教育宣传工作,使档案管理人员认识到档案管理信息化的重要作用,为疾控中心档案管理的顺利开展奠定坚实的基础。

  (四)强化基础设施的建设

  疾控中心档案管理信息化的建设需要有完善的硬件以及软件系统,这是一个比较系统的管理工作,但是当前疾控中心的档案管理工作资金投入严重不足,将主要的精力和资金都放在了医疗设备的引入上,导致档案管理工作缺失。目前疾控中心的档案管理设备不到位,防火、防盗等监控系统不到位,信息化的档案管理工作需要一定的计算机、存储设备等,这些设备的不足对疾控中心的档案管理信息化产生极为不利的影响。疾控中心应加强设备的引进,实现资源的良好配置,建立信息化的档案管理数据库,将与疾病控制相关的信息进行整合,一旦出现疫病,能够在第一时间从信息化档案中获取相关信息数据,实现疾病控制的科学、高效进行。档案管理信息化建设中涉及的各种软件可以进行购买,并挑选功能比较好的软件进行使用,实现疾控中心的信息化发展,对档案的文字资料、音频、视频等进行保管,明确管理人员的职责,实现良好的档案管理效果。

  (五)加强网络技术建设

  当前,网络技术快速发展,信息的储存量逐渐增大,为信息的查找、使用提供了便利的条件,在疾控中心档案管理中应用网络技术,能够使管理人员快速的查阅到相关的信息数据,为疾病控制提供科学的依据。有一些疫病的发生是国内没有的,这时档案管理人员就可以上网查询国外相关疾病的发病特点,人群等,为疾病的控制提供科学的依据,促进档案管理利用价值的实现。疾控中心的档案管理工作与人们的生命健康有着密切的关系,但是目前我国很多疾控中心的档案管理意识不足,档案管理效果不高。因此应努力提高档案管理工作的重视程度,积极采取措施,强化信息技术在档案管理中的应用,实现档案管理的信息化建设,促进档案管理效率以及效果的提升,为今后疾控中心的疾病预防以及控制工作提供科学的依据,为人民群众的生命健康提供科学的保障。


第二篇:信息技术在学校档案管理中的应用论文


  摘要:信息技术在各个领域都得到广泛应用,智能化发展已经成为各个行业的主流发展。特别对于学校的档案管理工作来说,利用信息化技术能促进学校管理模式以及教学模式的效率性。因此本文以信息技术为依托,对传统性的学校档案管理进行分析,阐述信息技术在学校档案管理工作中的意义,并提出有效决策予以解决。

  关键词:信息技术 学校 档案管理 应用

  学校档案是学校广大教职工在从事教育活动、教学管理和学生学习等活动中凝聚而成具有保存或参考价值的档案资料,是从事教育教学活动、学校管理、教学科研工作和教育督导评估必不可少的资料,也是学校历史发展的真实写照。在信息技术背景下,学校档案管理工作能够实现数字化以及智能化,不仅能提高档案管理制度以及工作效率,还能实现学校档案管理的完整性,以促进学校的可持续发展。

  一、学校档案管理在传统方式中产生的问题

  传统的档案管理方式主要产生的问题体现在三个方面。其一,档案管理更新工作难度比较大。目前,学校的档案管理工作多数呈现卷宗式的档案保存,由于档案保存的时间比较久、档案数量多,学校在对档案管理期间,就会形成较大难度。而且,学校保存的档案一般为纸质性的,长久保存会容易出现腐烂等现象,从而为学校的档案管理与更新工作带来较大难度。其二,档案管理的保密性相对较低。因为学校的档案管理工作都是人为操作的,不仅人员流动性比较大,在档案管理工作中还会发生一些意外事故,特别是信息泄露事件时常发生,从而降低了档案管理工作的安全性。其三,对档案的查找方式也比较复杂,降低了实际的工作效率。主要是由于学校领导对档案管理工作的重视度不够,在一定程度上抑制了学校的积极发展,而且,也不利于学校对师生思想管理、生活管理以及学校实际情况的管理。学校档案管理工作受较多因素的制约,在对资料进行查找期间,主要是利用人工进行操作的,面对大量的卷宗材料,不仅降低了实际的工作效率,也降低了档案管理工作的质量。

  二、信息技术在学校档案管理中的意义

  高校档案的内容在一般情况下,主要包括为:学生的就业通知书,学生的毕业登记表以及与学生相关的成绩单等。对于一些师范院校的学生,还具有的专业的教师资格证。对于医学类的学生,还会增加学生的实习档案等。由于学生的专业不同,相关的档案信息也不同。因此,高校档案内容呈现较大复杂性,在管理工作中具有重要意义。

  1.科学决策的合理性

  信息技术在学校档案中的应用能够为学校做出有利的决策。因为学校制定的决策与学校的事业发展形成直接关系,所以,管理层制定的决策与学校的可持续发展具有紧密联系。学校档案是学校发展的重要材料,其中掌握着学校发展的各种信息,根据信息内容作出正确的发展决策,能够有利于学校的积极发展。因此,实现学校档案管理的信息化,提高信息的利用效率,不仅能为学校增加信息支撑,还能保证决策的合理性、科学性。

  2.社会需求的时代性

  当今时代属于信息、网络时代,信息技术在世界各国领域都得到广泛应用。无论在社会需求发展、各国商业领域以及教育行业等都得到广泛应用。在教育活动中,信息技术实施的主要手段是利用多媒体、办公自动化等技术实施教学的,在一定程度上,促进了学校档案管理信息化的发展历程。学校的档案管理能够发挥学校的整体性,只有将信息技术应用在学校档案管理工作中,才能使学校适应社会发展。

  3.信息资源的共享性

  信息技术在档案管理工作中的利用,能实现信息资源的有效共享。在传统的档案管理工作中,不仅档案管理工作内容比较多,实际利用的手段也比较复杂。而利用信息技术能打破时间与空间的限制,促进用户在不同时间、不同空间能够实现信息的共享、交流,从而创建了信息交流的共享平台。在这种信息技术平台建立下,不仅保证了学校档案管理的安全性,通过信息资源的有利共享,在更大条件上,提高了档案的利用效率。

  4.档案管理的效率性

  在学校的日常教学活动中,形成的各种教学任务、学籍管理以及相关的教学活动都存在较多的档案信息,其中具有较高利用价值以及保存价值。因此,学校实现的信息化管理模式应优化传统的档案管理模式,不仅要提高档案管理的工作效益,还要提升档案管理工作的效率水平。

  三、信息技术在学校档案管理的重要举措

  1.建立信息化办公系统

  信息技术在学校中的利用能够建立信息化办公系统,因为学校的档案管理工作并不是单纯的对档案进行管理,还要对档案信息进行采集,明确相应的工作职责。信息化办公系统的建立能够为各个部门提供有利信息,并能够对相关信息进行收集、整理以及归档等,从而保证档案信息在管理期间的全面化发展。这种系统的建立,不仅能加强各个部门之间的信息共享以及交流、沟通,还能提升学校整体的办公效率。而且,学校在传统管理方式中,各个部门是独立发展的,而信息技术的利用正是打破了该现象,使学校在真正意义上实现了多媒体的信息化档案管理方式。

  2.加大领导的重视

  要发挥档案管理工作的信息化、自动化发展,要加大学校领导者的认识与重视。学校管理者以及档案管理人员都应充分理解信息技术在档案管理工作中发挥的重要性,认识到信息技术在档案管理工作中实现的应用价值。根据学校在档案管理中的实际发展情况,不仅要对各个阶段的信息发展情况进行记录,完善学校的教育活动,还要促进教学研究以及教学改革发展的积极形式。而且,将档案管理工作中的信息技术与学校的管理形式有效结合,能够为档案管理工作形成有效的绩效考评方式。

  3.规范档案信息的收录与整理

  在信息技术利用形式下,对档案工作进行管理能够实现整体性以及持续性的发展情况。信息技术的有效利用将学校的档案管理工作由传统的整理、收录形式发展为自动化的信息管理方向。利用信息技术,档案管理人员能够将纸质档案进行保存、归档,然后利用网络形式对档案资料进行审核、传阅,最后实现归档形式。根据信息技术的整理、归档形式,不仅保证了信息收录的完整化,还促进了校园发展的网络化形式。利用校园网促进了档案管理的标准化,不仅提高了档案管理工作的质量,还提升了档案管理工作效率。

  4.提高人员素养

  提高工作人员的专业素养,主要对档案管理人员在工作中的实际情况进行考核,特别是工作人员掌握的计算机知识、掌握的信息技术基础进行考评,还要具有较强的责任意识以及组织意识,培养工作人员掌握的知识能力、创新能力以及信息的整理能力等,不仅提升了工作人员的真实管理,还促进了管理人员综合素质水平的有效提升。

  综上所述,学校已经成为社会发展的主体部分,利用信息技术能够促进社会的经济发展。在学校管理中,利用信息技术对档案工作进行管理,不仅优化了系统的档案管理模式,还发挥了档案管理的时效性,从而为社会发展以及经济效益水平的提升创造有利条件。

  参考文献

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