疾控中心档案数字化管理的重要性论文

时间:2023.8.6

  疾病预防控制机构(简称疾控中心)是由政府举办的实施国家疾病预防控制与公共卫生技术管理和服务的公益事业单位,在防止疾病传播流行、保护人民健康、维护社会稳定和促进经济发展等方面起着重要作用。工作职能涵盖传染病、慢性病、地方病等疾病的防控、突发公共卫生事件的应急处置、实验室检测分析、健康危害因素监测等。其档案是疾控工作的原始记录,尤其疫情数据更是保密资料,需要长期完整保存,这些资料有着重要的科学研究价值,它对于提高疾病预防控制工作的整体水平、保障人民的健康有着重大的意义。而档案的规范化数字化管理则能够大大提高档案管理水平和利用率,更好地为疾控事业的可持续发展提供有力支持,为维护广大群众身体健康做出积极贡献。

  一、疾控机构档案管理现状

  目前,多数疾控部门的档案仍采用传统的、烦琐的、人工的方式进行管理,并且分科室进行资料的收集、整理、存放。没有专人负责全中心的档案管理,单位内部业务考核和上级各部门的考核需要查阅相关资料时,都要到具体科室翻阅审核纸质档案,电子版资料也存放在各自科室的计算机中,非常零散不便查找。没有做到统一的规范化、信息化管理,资料整合利用率低下,已不适应现在疾控工作发展的需要。

  二、实施档案规范化数字化管理的必要性

  (一)国家自2009年实行疾控机构绩效考核,对档案管理的标准和要求提高了,资料分类要求更加细化。疾病预防控制工作绩效考核操作手册(2009版)考核指标体系中,省级机构34个项目77个指标,设区市级35个项目104个指标,县级机构35个项目101个指标,主要包括日常工作记录、监测数据、检测结果现行的信息管理系统数据、有关专业的专项调查资料等,需要收集信息数以万计。面对着日常工作中产生的海量数据,疾控档案数字化规范化管理已是势在必行。

  (二)办公设备自动化、信息化技术应用的不断发展,以及大数据时代的到来,为疾控档案管理提供了技术平台。以数字化的形式存储,网络化的形式互相连接,计算机系统进行管理,形成一个有序结构的档案信息库,实现规范化数字化档案管理,可以确保档案及时收集整理、统一保管,不但高效、安全,而且能够及时提供利用,实现资源共享,必将使疾控档案管理模式发生巨大转变。

  (三)实现档案规范化数字化管理的具体措施。

  1、加强档案管理人员培训,增强业务人员专业技能。定期对档案管理人员开展专业培训,内容主要有计算机基础知识,数据库技术、数字档案信息存储、管理、索引等,以及网络安全、电子档案保密等相关知识与技能。培训可以采用“请进来,走出去”等多种方式,定期请行业专家到疾控中心进行专题讲座,派出专业人员到档案管理先进单位进修学习。通过专业化、系统化培训,档案管理人员能够及时了解档案的最新发展动态及信息,并实现日常电子档案的维护、管理与利用,不断提高疾控中心档案管理人员的业务水平。

  2、加大投入,逐步完善档案管理的软硬件设施。疾控中心首先要整合各科室现有资源,将目前的档案信息采集设备、存储设备等集中归中心档案室管理使用,档案室配备专职人员具体负责,在此基础上再购进一些高端的扫描仪、计算机、服务器、关盘等设备,更好地完成纸质档案的数字化转换、存储、检索、统计等功能。

  3、各业务科室档案管理员对本科室纸质档案进行数据录入、全文添加、目录整理、图片扫描等,将整理后的资料设为共享,由中心档案室专职人员负责将各科室的档案进行统一编目、标引,在计算机上进行文档一体化管理,本单位局域网用户都能查阅,方便文件的检索,可以大大提高了疾控中心档案管理质量与效率。

  4、建立疾控中心的档案信息网站,将必要的档案信息网联入互联网或公众信息网,不但可以实现本单位部门间的信息交流和资源共享,而且使异地档案信息资源传输和利用成为可能,更加突出疾控档案工作社会化服务的时效性、广泛性。

  5、严格控制电子档案的质量,中心档案专职人员定期对业务科室的档案数据录入情况进行抽查,对数据的年号、卷宗号、卷内目录顺序、保管期限等内容是否准确无误,扫描的图片是否清晰完整、目录与文件、图像的对应、保密资料是否加密等内容重点检查,发现问题及时处理,确保电子档案的准确性、完整性和规范性。

  三、建议

  我国的档案管理工作已进入网络信息时代。疾控机构专用的档案信息管理系统操作方便,数据输入方式灵活,易于升级和维护,业务处理高度智能化,信息自动识别分类归档,资料检索查询快速而准确,且可实现系统功能的增加及调整,国家应采取必要措施在疾控机构尽快推广使用,以提高了档案的整体利用率。总之,档案数字化规范化管理已成为疾控机构档案发展的必然趋势,疾控部门要在工作实践中不断创新与完善,提高档案管理水平和档案的利用率,更好地为疾控工作服务,为群众健康服务。

  参考文献

  [1]吴迪、疾控中心档案信息化建设探究[J]、兰台内外,2015(6):60

  [2]朴春梅、浅谈疾控档案管理的现代化[J]、中外健康文摘,2010,7(21):388-389

  [3]苏迎、疾病预防控制机构档案室档案数字化建设研究[J]、中国实用医刊,2013,40(7):77-79

  [4]孔祥锦、疾病预防控制机构档案信息管理系统开发与应用[J]、中外健康文摘,2010,7(24):355-356


第二篇:档案数字化管理论文


  一、教学档案数字化管理的必要性

  目前,许多学校教学档案管理都滞后于时代的发展,档案的管理主要是以纸质和实物载体为主,在安全保管、快速查阅、有效利用方面存在缺陷。为了确保教学档案长期保存,需要花费大量的人力、物力、财力。纸质和实物档案占用的空间也比较大,对保管的环境和储藏室要求也比较高,这无形中也增加了管理成本。教学档案大多是纸质档案,在查阅过程中,由于对纸质档案反复查阅,很容易损坏档案原件,保存的难度也加大。随着计算机和网络技术在档案管理中的应用日趋广泛,教学档案数字化也是学校档案管理的必然趋势。

  教学档案的数字化管理对促进档案信息资源有效整合,丰富信息资源库,实现资源共享具有十分重要的作用。教学档案数字化管理是指以电子档案为对象,以电子计算机等数字设备为手段,基于网络实现教学档案收集、整理、保管、保护、共享利用的档案管理模式。它既是传统教学档案管理手段的补充和延伸,更是传统教学档案的发展和革新。一方面,教学档案的数字化应该具备传统教学档案的基本功能,它包括了档案信息的收集、整理、保管、编目、保护、利用等;另一方面,它也与传统教学档案有着本质的区别。因此,加快学校教学档案的数字化管理是学校信息化建设的需要,是学校管理信息化进程的必然所在。

  二、教学档案数字化管理的主要内涵

  学校教学档案数字化的内涵主要在于加强综合档案馆(室)软件和硬件的建设。

  首先,要充分利用校园网络,构建网络化和分层级的档案信息管理平台,提高管理效率和档案的利用率。建立和完善网络化管理系统,通过校园网内运行,方便快捷,设置校内外访问控制列表,确保系统运行安全。

  其次,为了达到教学档案存储的安全性,要建立多级存储系统。教学档案的数据存储可采用磁盘、磁盘列阵、磁带库等多级存储方式,通过数据多级存储,确保数据安全。

  最后,为提高档案查询的准确度和效率,实现检索工具的多样化,采用案卷检索、目录检索和全文检索。要设置分类目录、专题目录、案卷目录、全宗文件目录。对档案中的一些关键词、档案号等进行编排,提高检索和查询速度,提高档案的利用率和实现快速查阅功能。教学档案在收集归档时,对纸质和实物档案的归档要进行处理,完成教学档案的电子化。鉴于电子文档可以修改,其载体呈现不稳定的状态。

  因此,纸质和实物载体的保存显得尤为重要。在归档时做好纸质、实物档案与电子文档的相互印证和标注,同时做好归档工作。教学档案数字化管理,要对档案实体进行扫描,然后进行数据采集。档案采集同时对图像进行纠偏、去污等处理。要核对电子信息,对档案原件及数据进行审核,确认无误后,对电子数据进行归档,为档案的利用提供准确可靠的数据信息。在教学档案数字化建设的整个过程中,各部门、各操作环节相互配合,协同操作,以流水线方式完成教学档案信息的采集、审核和入库工作。教学档案的查阅实行分级审核方式,按管理和使用权限查阅,确保信息安全。教学档案数字化查阅,以校园网为网络基础,在校内外实现查档、阅档功能。学校综合档案馆(室)在系统安全管理方面进行多方考虑:可按日期、按时间或长期有效等多种方式,完成阅档授权。按阅档权限审批,对教学档案阅档过程进行详细的记录。教学档案信息采用加密信道传输等多种方式,使系统运行更加安全可靠。档案数字化较之传统档案管理有不可替代的先进性。首先,提高了管理的效能。

  三、教学档案数字化管理存在的问题

  教学档案是一所学校在教学实施过程中形成的最原始的材料。由于学校都是按照各个学科教研室进行教学管理,由各科室完成教学档案,在教学档案的管理中还存在着许多问题,具体表现在以下几个方面:

  第一,教学档案管理理念滞后。一些学校管理理念滞后,不注重教学档案信息资源的价值,没有及时开发和利用教学档案信息资源。由于长期采取封闭式的管理模式,教学档案没有开发利用。管理人员服务意识不强,服务技术水平低下,经费投入不足,设备陈旧,影响了教学档案数字化管理的进程。

  第二,教学档案信息化程度低。由于长期受传统观念和传统教学档案管理模式等因素的影响,目前一些学校在教学档案收集、管理中还是采取最原始的方法,管理信息化还处在原始阶段,没有充分利用网络信息技术,管理效能低下。大多数教学档案以纸质载体为主,在档案的收集、整理和保管过程中都是采取手工操作为主的方法。由于学校教学档案数量较多,电子档案的管理没有建立系统化,没有在校园网管理系统下运行,不利于教学档案的利用和快速查阅,造成校园网资源浪费。

  第三,教学档案目录查询系统不完善。学校教学档案的管理,一般采取按目录整理保存的方式,没有建立电子档案查询系统,教学档案查询时效低下,无法适应和满足教学的需要。电子档案在查询利用过程中,没有建立完善的安全保障措施,系统管理在受到“黑客”攻击时,致使系统不能正常运行。

  第四,教学档案信息缺乏系统管理。由于学校教学档案都是由各科室、教研室独立完成后归档,电子档案保存比较分散,缺乏系统的管理,没有依靠计算机网络系统集成,教学档案资源不能共享,以至出现重复建档、利用手段单一的现象。由于一些学校教学档案管理的信息化程度比较低,没有充分利用计算机和网络技术来提高管理的效率。

  四、教学档案数字化管理的措施

  一是提高档案管理者信息素养。档案管理信息化建设是为教学服务的,在教学档案数字化管理进程中,不仅仅是计算机软硬件的建设,更要体现的是人与管理技术之间的集合。所以,学校档案管理人员要掌握现代信息基本技能,掌握计算机和网络技术,熟悉计算机管理软件,熟练掌握各种现代信息技术,运用网络工具,为学校教学档案信息开发打下良好的基础。学校档案管理人员要养成良好的信息收集能力,熟悉网上的档案信息资源,引导查阅者获得更多信息资源。要逐步提高对学校教学档案信息的加工、提炼能力。学校要加强档案管理人员的信息化培训,熟练掌握现代信息技术,不断提高自身的专业能力和信息素养。

  二是推进教学档案管理信息化进程。教学档案数字化能够推动学校信息化建设,它具有纸质档案和实物档案不可比拟的优点,使信息检索更方便,传递速度更快,不受时间限制,可以提高工作效率和档案的利用率。学校信息化进程是信息收集、传播和运用能力的发展,将充分显示其对教育的变革作用。档案信息化建设涉及数字化档案信息资源建设、计算机网络建设、办公自动化和文档一体化管理。学校要把计算机、通讯、网络等现代计算机技术运用于教学档案管理之中。在教育信息化发展的大背景下,我们必须发挥学校教学档案实现信息化的独特优势,将教学档案保管和利用的单一功能向信息采集、管理和服务等多项职能转变,实现档案信息资源合理配置,为学校发展提供高效、优质的服务。快速、优质的教学信息支持学校的教育管理决策。学校要把教学档案信息化纳入学校数字校园建设规划中,实施数字化校园发展战略。要不断加大教学档案管理的软、硬件投入,在信息化建设中,要加大计算机设备的投入,要配备数字化设备,如扫描仪、数码摄像、摄影设备等。要充分利用信息技术的优势,更好地为学校的教育发展服务。

  三是创新教学档案管理工作机制。推进学校教学档案数字化建设,创新教学档案管理机制,加快学校教学档案管理信息化进程。教学档案数字化是档案建设最基础的工作,学校要对库存的传统载体档案加工成数字档案,通过计算机检索、阅读电子档案,提高教学管理水平和效率。要加强教学档案一体化建设,通过档案数字化建设完成电子数据备份系统建设。首先,将教学档案的纸质载体与数字档案相结合,逐步推进档案的信息化管理程度。对纸质文件做好收集、装订、分类、排列、编号、编目、装盒等工作,同时要对纸质文件建立机读目录、扫描、刻录、脱机备份,实现信息化管理。其次,建立学校教学档案的基础数据库,让学校档案数据之间可以互相转换,实现资源共享。

  四是完善教学档案规范化管理。制定实施相应的标准规范,建立健全各项规章制度,是学校教学档案管理数字化建设的关键性所在。将学校档案馆藏的档案通过扫描转化为可供计算机识别和处理的数字化信息,收集电子文件归档存储。建立电子档案字符内部编码标准和数据处理格式标准。在数据利用方面,建立数据输出标准。在引进、开发、研制学校教学管理档案时,必须建立符合计算机系统管理的相关标准和技术规范,如教学档案的收集标准,分类、录入等符合标准化管理要求。建立教学档案的规范化管理体系,对教学电子档案的归档、传统载体档案的数字化处理、数字档案的保管与利用进行科学管理,才能实现教学档案的标准化和数字化管理,达到资源共享。

  五是加强教学档案数据的安全管理。学校要加强教学电子档案的管理,确保数据存储安全。随着数字化的建设,网络的不安全性也日益凸显。要注重对网络安全信息技术的研究与开发,采取有效防范措施,确保教学电子档案的安全。要完善电子档案的管理制度,在查阅、利用上设置访问权限和身份认证,防止数据被更改、删除和复制,确保档案数据的原始性、真实性。做好电子档案的数据备份。在安全措施方面,可采取物理安全措施、信息加密措施、网络安全管理措施、访问控制措施等。在访问控制方面做好入网访问、权限、目录、网络服务器、网络监测、网络锁定、网络端口和防火墙等控制,通过加强网络信息安全技术,确保教学档案信息安全。六是提高教学档案管理效率。学校教学档案数量较大,给归档工作和数字化管理带来很大难度,要建立一支专兼职相结合的管理队伍,专职档案管理人员负责档案的审核、指导工作,兼职档案人员完成具体材料的收集、整理和归档及数字化工作。

  信息资源作为一种重要的生产要素,在社会发展中发挥着重要的作用。在计算机环境下,传统的纸质档案已难以适应时代的发展与需要。学校的档案管理要与时代同步,加快教学档案数字化管理是时代发展的需要。教学档案管理要以信息化推动管理升级,以数字化管理为载体,将档案资源转化为数字化的档案信息,以数字化的形式存储、网络化的形式互相连接,利用计算机系统进行管理,形成一个有序结构的教学档案信息库,及时提供利用,实现资源共享,不断提高学校教学档案的管理水平。

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