运用管理软件实现预算管理解决方案分析报告

时间:2023.7.5

  随着财务软件在企事业单位的广泛运用,很多企事业单位实现了从凭证处理、记账、到报表输出等基本会计业务的电算化。如何深化计算机在会计中的运用,特别是如何运用管理软件实现预算管理,是当前财会人员所关心的问题。以苏州新苏纶纺织有限公司为具体案例,分析了企业预算管理模式的基本思想,并提出了如何将企业预算管理模式与管理软件相结合实现预算管理的解决方案。

  一、苏州新苏纶纺织有限公司预算管理模式分析

  企业要实现预算管理,首先根据企业现阶段的发展水平和管理需求选择其预算管理模式。苏州新苏纶纺织有限公司是一个传统型的纺织企业,其市场相对稳定,企业处于稳步发展阶段。在这一时期,采用扩大销售的方法来提高企业的利润不是非常有效,因此,提高企业利润的重心就放在加强成本费用的管理上。

  与企业的发展阶段相适应,在进行预算管理时采用以成本费用为中心的预算管理模式,对企业的成本费用进行事前、事中和事后管理,下面对新苏级预算管理模式进行分析。

  要实现以成本费用为中心的预算管理模式,苏州新苏纶纺织有限公司设计了如下预算管理框架,其预算管理流程如图1所示:

  (一)预算的编制

  苏州新苏纶纺织有限公司采用零基预算的方法,每月由各部门对其资金收支情况进行预算,总会计师和总经理确认预算合理以后,财务部门将全公司的预算进行汇总,形成企业的月份资金使用总预算。

  由于预算是建立在对企业业务情况的一定假设基础上的,而企业的实际业务情况不一定内含在假设范围,因此各部门有时需要根据业务发展态势调整本月预算。出现这种情况时,要求追加用款的部门填写“月度用款追加计划申请表”,说明申请追加用款的理由及金额,总经理审批通过后,方可加入预算范围内。

  (二)预算的执行和控制

  该公司对预算的执行情况采用双轨制进行记录,即对每一笔支出,需要财务人员填制凭证,在总账子系统中自动登记总账和明细账;同时,经手人必须填写“申请领用支票及申请付款工作联系单”(此单设有申请人签字、申请部门负责人签字、公司主管副总审批、公司总经理审批栏),并在“限额费用使用手册”上进行登记,控制成本费用的发生。限额费用使用手册类似于为预算管理所设计的责任会计账。

  (三)预算的考评

  月末对限额费用使用手册进行汇总,得到资金费用使用汇总表,随后将汇总表和预算进行比较,找出二者的差异,并进一步分析差异形成的原因。

  新苏纶对各部门的费用支出在预算的基础上进行了有效的控制,对整个企业的成本费用确实起到了非常好的监控作用。而且事后的差异分析为各部门的业绩考核提供了依据,企业的奖惩制度有了实施的基础。

  二、计算机环境下实现预算管理的解决方案

  当企业选择了一种预算管理模式,并设计了满足企业管理需求的预算管理框架后,如何在计算机环境中应用管理软件建立预算管理的解决方案呢?下面,我们讨论该公司在计算机环境下应用“用友管理软件”实现预算管理的解决方案。<br

  (一)利用管理软件的功能构建满足预算管理单轨制流程

  苏州新苏纶纺织有限公司在预算管理的流程中采用双轨制,即对每一笔支出,需要财务人员填制凭证,在总账子系统中自动登记总账和明细账;同时,经手人都必须填写“申请领用支票及申请付款工作联系单”,并在“限额费用使用手册”上进行登记,通过责任会计账控制成本费用的发生。这种方法虽然存在着很多问题,如一笔费用支出后必须进行两次记录,增加了财务人员的工作量;所提供的双重数据之间缺少直接联系甚至还可能导致两种核算之间的信息冲突等。但是,在手工方式下这种模式是必不可少的。在计算机环境下,解决方案不能简单模仿手工预算管理流程,而是应该结合管理软件的功能,充分发挥计算机数据处理的优势,在设计新的解决方案的同时,保证企业预算管理目标的实现。首先,对于新苏纶纺织有限公司预算管理的双轨制流程进行改造,将双轨制流程改为单轨制流程,如图2所示:

  采用单轨制流程,在期初(月初或年初)定义预算,日常发生的每一笔支出只需通过凭证录入一次,计算机将按照预算管理的要求,按科目和部门归集和汇总实际发生额,并保存在账务数据文件中。当需要预算考评时,计算机自动从账务数据文件中提取实际数,并与预算数进行比较,高速、准确生成各种预算管理分析表(如,部门预算分析表、项目预算分析表、科目预算分析表、成本费用预算分析表、利润预算分析表等)。这样免去了大量的重复工作,而且其产品成本和责任成本之间的联系增强,便于合理考核预算执行主体的工作业绩。因此,如果采用单轨制流程进行预算管理,能以更低的预算管理成本获取更高的预算管理效益。

  (二)用预算管理的观念设置科目

  为了进行预算控制,需要对各部门差旅费、业务招待费等各种控制项目用相应的科目和部门进行反映和控制。因此,在管理软件中需要进行预算管理科目的设置,如“差旅费”设置为“部门核算”,如下表所示:

  以便在各费用发生的同时,可以在总账中按部门录入其发生额;在进行数据处理时,可以按照部门进行归类汇总;在将数据转化为信息输出时,按部门、按科目将预算和实际发生额进行对比分析。

  (三)按预算管理观念编制部门预算

  在科目设置完后,启动“财务分析系统”编制预算。先选择预算类型,预算类型分为粗放预算和精细预算,所谓精细预算是指对某个部门或某个项目中的核算科目制定预算数;而所谓粗放预算就是将某个部门或某个项目里需要进行预算控制的各科目按照已选定的控制方向,制订一个部门或项目的总预算数,而并不对每个科目制订预算数。企业可根据实际情况确定预算类型。下表选择“精细预算”类型。确定预算类型以后可以在预算初始录入各科目的部门预算金额(精细预算)或者各部门的总的预算金额(粗放预算)。编制部门预算数如下表所示。当各部门需要调整预算金额时,在“追加”栏中录入调整金额即可。

  (四)按预算管理观念处理日常业务和实时控制

  财务人员录入反映各种经济业务的单据时,如果涉及到与预算管

  理科目有关的业务,则系统提示需要录入相应的部门;如果部门的实际发生额大于预算数,计算机弹出窗口警告不允许处理。据此可实现对预算项目的实时控制。

  (五)预算考评

  当管理者需要对企业的生产经营活动进行动态考评或综合考评时,可以直接在“财务分析系统”中选择“预算管理”,此时,计算机自动从账务数据文件中获取预算执行实际数据并与预算数进行对比,按月、按季或按年输出各种预算管理分析表。例如,希望得到部门预算分析表,以考核各部门预算的完成情况,评价各部门的工作业绩,此时选择“预算管理”,其结果如下:

  总之,预算管理是一种行之有效的综合管理方法,但只有在它与管理软件相结合时,才能得以更有效地运用和推行,并以更优的成本效益比实现对企业各部门的预算管理和对企业整个业务流程的控制。


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第二篇:预算分析报告


  其实要写好预算分析报告,最重要的就是要做到最大程度上满足阅读者(主要是企业领导层)的需求,真正发挥出预算分析报告的作用——反映成果、揭示问题、提出建议。要改变预算分析报告中存在的各种不足,笔者建议从以下几方面认真着手:

  一是要构建一个清晰的预算分析框架,让管理层在阅读时一目了然,直接抓住重点。

  预算分析报告的正文建议分为以下几部分:已完成预算情况总结、重点问题分析、未来预算完成情况预测、相关的建议措施。首先是对过去一段时期预算完成情况及预算差异的总结;其次是针对预算差异所反映出的重点问题进行分析,揭示原因,提出警示;然后是根据预算完成情况及发展趋势,对未来一段时期的预算执行情况进行预测分析;昀后是提出合理解决各项问题的建议及措施。要注意的是,管理层的阅读习惯通常是重点关注文章的开头和结尾,因此在报告的开始部分可以先提炼出“内容摘要”,让管理层对于整篇报告的重点内容有所了解,并对自己关心的问题进一步翻阅。在结尾部分可以“总结分析”,对于重点问题及相关建议措施进行回顾,引起管理层的重视。

  二是注意文字与数字的结合,深入分析原因,避免大量堆砌数字。

  管理层对预算分析报告的需求,不仅是简单的财务数据,更关注的是财务数据背后的深层原因。全面预算管理涉及到每一个业务部门,因此预算分析报告一定要结合具体的业务情况分析。由于工作内容的限制,财务分析人员往往对于企业的业务状况并不熟悉,导致预算分析报告常常只是就财务数据来分析,难以得出有用的分析内容。其实财务数据并不只是数字的简单拼凑和加总,每一个财务数据背后都包含着非常丰富的业务情况变化。对于预算管理所要求的及时反馈预算管理情况,预算分析报告必须清楚明确地揭示出财务数据所反映出的业务预算完成情况及内外部原因,并进一步提炼综合,昀终向管理层提交内容充实、对决策有参考价值的预算分析报告。

  三是注意内容的精炼,重点突出,避免千篇一律。

  由于预算分析报告的主要阅读者是管理层领导,因此行文要尽可能简明、精练、重点突出。虽然不同月份的预算分析报告整体框架基本保持不变,但其中内容分析要灵活多样,重点针对当前预算期内的突出问题,展开具体分析。例如:企业涉及的具体业务开展情况不同,有的业务可能相对稳定,不需要太多的分析内容,则点到即至,而有的业务可能市场形势发生重大变化,则需要作为重点问题进行详细分析。要避免长篇大论,复杂无用的信息堆积,尽量做到让阅读者一目了然,掌握重点。

  四是财务分析方法与预算管理相结合,灵活使用 Excel图表分析,图文并茂,提高报告的可读性。

  在具体分析中可以采用多种财务分析方法,例如比较分析法可以通过对比去年同期、本年预算数据与本年实际数据的差异,说明预算完成情况及差异原因;结构分析法通过分析各项成本费用占总成本费用的比例,显示出某项成本费用的异常;比率分析法则可以直接反映某几项重点关注的财务指标完成情况。同时可以把有关的数字指标,用 Excel图表的形式表现出来,直观简洁地表达出预算分析的成果,清晰地显示出各指标之间的差异及变动趋势,使财务分析更形象、更具体。要注意的是,图表设计一定要结合文字说明,突出重点,例如:“趋势图”可以直观地反映出企业经营效益走势,“比例图”可以直观地反映出企业各项成本费用所占总成本费用的比例,“差异图”则可以清楚地显示出企业当前超出预算数的百分比。要注意的是:在使用各种分析方法时要剔除各种特殊因素影响,才能使分析结果有实际意义,起到更好的参考作用。

  五是结合预算执行情况分析及未来业务发展方向,提出较为准确的预算完成情况预测 , 并针对预算中出现或可能出现的偏差,提出可靠的建议措施。

  写预算分析报告的根本目的不仅仅是停留在反映问题、揭示问题上,而是要通过对问题的深入分析,提出合理可行的解决办法。财务分析人员应对企业政策,尤其是近期来企业大的方针政策有一个准确的把握,通过观察近期经济管理情况或某指标发展的基本趋势,合理预测出企业经营情况的走势。预测分析一定要有理有据,在分析中应尽可能地立足于基础的业务数据,根据业务部门的预测情况推断企业的收入、成本费用完成情况,尤其是注意市场环境、国家政策可能发生的变化及带来的影响。同时与年初预算数据进行比较,分析可能出现的差异原因,并结合具体财务分析中发现的重点问题,提出切实可行的建议措施。例如人民币汇率机制调整,对企业外汇业务造成一定影响,直接影响到预算指标中的财务费用,分析报告中应当有针对性的提出解决办法,提请管理层参考。提出的意见和改进的措施要切实可行,而不是泛泛而谈,应当直接体现企业预算管理体系存在的问题,促进企业管理层及时采取措施改进。

  最后,不能弄虚作假。

  最后要强调的是,预算分析报告的基础是准确的财务数据,预算分析内容必须实事求是,不能弄虚作假,要准确客观的反映存在的问题,要对重点问题及其原因做出恰如其分的分析、判断和结论,做到观点和资料的统一。但也不能因为相关业务资料的缺乏就主观臆断,仅仅依靠财务数据做出推测,事实上,财务数据常常由于账务处理的时间差异原因,在一定时期内难以真正体现业务发展情况。相关建议措施也要结合实际,不能凭空想象,要在实际数据的基础上提出建议措施,切勿直接凭经验下结论。

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