一、明确职责任务：

　　会议有多种类型，不同的会议需要不同的环境，召开会议是要达到一定的目的和目标。因此第一个重要步骤是收集方方面面的信息，通过收集这些信息可以制定出手头众多工作的计划。制订完善的会议计划确定必须要做的事项以满足会议的需要并达到会议预期目标。

　　二、制订预算：制定可行预算或按既定预算安排有关工作;确定各项工作的时间安排。

　　三、交通费用：

　　1、出发地至会务地的交通费用——包括航班、铁路、公路、客轮，以及目的地车站、机场、码头至住宿地的交通;

　　2、会议期间交通费用——主要是会务地交通费用，包括住宿地至会所的交通、会所到餐饮地点的交通、会所到商务交际场地的交通、商务考察交通以及其他与会人员可能使用的预定交通;

　　3、欢送交通及返程交通——包括航班、铁路、公路、客轮及住宿地至机场、车站、港口交通费用。

　　四、会议室费用：

　　1、会议场地租金——通常而言，场地的租赁已经包含某些常用设施，譬如激光指示笔、音响系统、桌椅、主席台、白板或者黑板、油性笔、粉笔等，但一些非常规设施并不涵盖在内——比如投影设备、临时性的装饰物、展架等，需要加装非主席台发言线路时也可能需要另外的预算。

　　2、会议设施租赁费用——此部分费用主要是租赁一些特殊设备，如投影仪、笔记本电脑、移动式同声翻译系统、会场展示系统、多媒体系统、摄录设备等，租赁时通常需要支付一定的使用保证金，租赁费用中包括设备的技术支持与维护费用。

　　值得注意的是，在租赁时应对设备的各类功效参数作出具体要求(通常可向专业的会议服务公司咨询，以便获得最适宜的性价比)，否则可能影响会议的进行。另外，这些会议设施由于品牌、产地及新旧不同，租赁的价格可能相差很大。

　　3、会场布找范文就来置费用——如果不是特殊要求，通常而言此部分费用包含在会场租赁费用中。如果有特殊要求，可以与专业的会议服务商协商。

　　4、其他支持费用——这些支持通常包括广告及印刷、礼仪、秘书服务、运输与仓储、娱乐保健、媒介、公共关系等。基于这些支持均为临时性质，如果会议主办方分别寻找这些行业支持的话，其成本费用可能比市场行价要高，如果让专业会议服务商代理，将获得价格相对比较低廉且服务专业的支持。对于这些单项服务支持，主办方应尽可能细化各项要求，并单独签订服务协议。

　　五、住宿费用：

　　住宿的费用应该非常好理解——值得注意的只是住宿费里面有些价格是完全价格，而有的是需要另外加收政府税金的。对于会议而言，住宿费可能是主要的开支之一。找专业的会展服务商通常能获得较好的折扣。正常的住宿费除与酒店星级标准、房型等因素有关外，还与客房内开放的服务项目有关——譬如客房内的长途通讯、洗换、迷你吧酒水、一次性换洗衣物、互联网、水果提供等服务是否开放有关。应明确酒店应当关闭或者开放的服务项目及范围。

　　六、餐饮费用：会议的餐饮费用可以很简单，也可以很复杂，这取决于会议议程需要及会议目的。

　　1、早餐：通常是自助餐，当然也可以采取围桌式就餐，费用按人数计算即可(但考虑到会议就餐的特殊性及原材料的预备，所以预计就餐人数不得与实际就餐人数相差到15%，否则餐馆有理由拒绝按实际就餐人数结算——而改为按预定人数收取费用

　　2、中餐及午餐：中餐及午餐基本属于正餐，可以采取人数预算——自助餐形式，按桌预算——围桌式形式。如果主办方希望酒水消费自行采购而非由餐馆提供，餐馆可能会收取一定数量的服务费用。

　　3、酒水及服务费：通常，如果在高星级酒店餐厅就餐，餐厅是谢绝主办方自行外带酒水消费的，如果可以外带酒水消费，餐厅通常需要加收服务费。在高星级酒店举办会议宴会，通常在基本消费水准的基础上加收15%左右的服务费。

　　4、会场茶歇：此项费用基本上是按人数预算的，预算时可提出不同时段茶歇的食物、饮料组合。承办者告知的茶歇价格通常包含服务人员费用，如果主办方需要非程序服务，可能需要而外的预算。通常情况下，茶歇的种类可分为西式与中式两种——西式基本上以咖啡、红茶、西式点心、水果等为主，中式则以开水、绿茶或者花茶、果茶、水果、咖啡、水果及点心为主。

　　5、联谊酒会/舞会：事实上，联谊酒会/舞会的预算可能比单独的宴会复杂，宴会只要设定好餐标与规模，预算很容易计算。但酒会/舞会的预算设计到场地与节目支持，其预算可能需要比较长的时间确认。

　　七、旅游费用：通常再会议结束以后会安排与会代表参加当地特色的旅游活动，一般来说可以找一些旅行社来安排会议旅游，费用由旅行社根据会议人数和天数报价。

　　八、设备视听费用：

　　除非在室外进行，否则视听设备的费用通常可以忽略。如果为了公共关系效果而不得不在室外进行，视听设备的预算就比较复杂，包括：设备本身的租赁费用，通常按天计算;设备的运输、安装调试及控制技术人员支持费用，可让会展服务商代理;音源——主要是背景音乐及娱乐音乐选择，主办者可自带，也可委托代理。

　　九、宴请及演出费用：通常可以选定节目后按场次计算——预算金额通常与节目表演难度及参与人数正相关。在适宜地点如果有固定的演出，那预算就很简单，与观看表演的人数正相关——专场或包场除外。

　　十、预计外支出：

　　指会展过程中一些临时性安排产生的费用，包括各类文秘、礼仪、司仪、勤杂、临时采购、临时司乘、向导打印、临时运输及装卸、纪念品、临时道具、传真及其他通讯、快递服务、临时保健、翻译、临时商务用车、汇兑、会议过程中的点心、水果及调制色酒等等。

　　这些服务通常是临时或者按时提供的，这些费用的预算很难计划，在预算时通常按类别笼统计算，不在细分——可以按不可预计费用或者按其找范文就来类别计算。如果通过代理公司操作，那么告诉代理公司作好随时服务的准备很有必要。代理公司与主办方之间的最后服务费用核算将通过双方指定的联络人互相签单认可，由双方财务或者相关人员核定。

　　十一、完成计划：

　　1、预计召开会议的日期;

　　2、会议预计召开几天;

　　3、打算在什么地方召开会议;

　　4、会议形式或程序是什么;

　　5、需要多大的场地;

　　6、将有多少人到会;

　　7、会议预算是多少;

　　8、打算选用什么级别的酒店和设施;

　　9、打算选用最高级的房间标准是什么;

　　10、谁来制作会议邀请函;

　　11、会议是否需要向与会者打印相关资料和会议礼品;

　　12、会议的发言人有哪些;

　　13、会议需要什么样的视听设备;

　　14、需要食品、饮料的酒会、招待会有几次;

　　15、与会者是否可以携带家属;

　　16、如何为与会者安排一些特别活动;

　　17、如何为与会者及其家属安排一些特别活动;

　　18、会议的整体流程安排;

　　19、会后旅游安排;

　　20、会议代表的返程;

　　21、报批计划。

　　(在完成会议整体方案以后，提交上级主管部门审批，等待通过时候同时运作会议相关事宜，这样在会议方案通过以后马上就可以投入运作)

　　如何制定工作方案【1】

　　怎样制定好工作计划和实施方案 制定计划，要成功地运用拖延技巧，还要注意：

　　(1)留有余地。你必须想到事情可能比你估计的更费时间，更具难度，你也要考虑到各种意外的阻力：你的电脑突然出了故障，或者最紧急关头，你的汽车必须送去修理，等等。

　　(2)提前准备。拖延并不意味着完全放在一边不去过问。技巧高超的拖延者总会提早计划，写下概念雏形、下意识地酝酿构想，随时备下所需的资料。

　　(3)寻求平衡。绝不要就这一技巧发挥得过分，不要使其成为偷懒的借口。在拖延的这段时间里，你会有其他事情要做，适当拖延只是对各项工作进行前后排序的组织过程，绝非坐等到最后期限的来临。

　　(4)拖延只适用于那些需要经过深思熟虑的、有重要意义和最后期限的事情，而大量不太重要的工作，立即动手才是上策。 制定好工作计划和实施方案 1.如何制定工作计划 作为领导，为自己和员工们制定计划是日常工作中最常见的一项工作，尤其是对于那些对计划的作用持肯定态度的人，计划一定会使

　　他们大大地提高工作效率，促使他们合理地利用时间，下面介绍一些基本、实用的制定计划的办法。

　　(1)作好预测。这需要一个周全的思路，把各种可能的情况都要想到，这个工作期不妨长一些，即使是在日常的工作、生活中偶有灵感，也最好赶快记录下来。

　　①考虑经济形势的变迁。

　　②以考虑可能遭遇到的困难为着眼点。

　　③想到事态本身的因果关系。

　　④预测有机械性与分析性两种类型： 机械性的预测是凭感观的因果关系来预测。这种预测只是简单性的预测，由于角度的不同因而得出答案也不同。分析性的预测是从计划观点、心理观点、统计观点来分析。这应该说是一种综合性的方法，所以驾驭难度也较大，但准确率较高。

　　(2)设定目标。目标是动力也是出发点，所以制定计划前先确定一个长远目标是必要的。

　　①目标即将来业务发展的指标。

　　②设立目标要根据预测--目标不是凭空捏造的。

　　③目标要简单明确。

　　④设定目标时要让本部门的员工参加。群策群力会使目标制定得更完善，同时也是对员工们的一种激励。

　　(3)制定政策。

　　①政策是工作的指导准则，要有贯彻性、调和性。

　　②政策必须关系到部门。

　　③政策要使大家了解。

　　④政策是计划的基本依据。

　　(4)制定进程。这部分实际上就是将要贴在办公室墙上的核心内容。根据业务需要，编制一套有秩序的措施和运用人力、财力、物力的步骤，并能很有效地执行。但所制定的进程必须根据政策不断修正，并予以标准化。

　　(5)编制预算。

　　①必须有效运用可用资源。

　　②设定绩效标准和衡量尺度。

　　如何制定工作方案【2】

　　为了督促市城区铁货街水产市场的各经营户在规定时间内全部搬迁，日前，市水务、工商、质监、船山区政府、街道办事处等部门制定了具体的工作方案，大家相互配合，力争在短时间内按照市委、市政府的要求，落实铁货街各经营户的搬迁工作。

　　根据方案规定，市、船山区、街道办事处成立了联合整治工作组，组长由市水务局副局长谢起担任，副组长则由各部门相关负责人担任。市水务局5名工作人员每天在现场进行整治，市水务局、船山区政府、市工商局、市质监局、镇江寺 街道办事处、船山区水务局等单位每天保证2名执法人员参加现场整治工作。

　　职责分工方面也明确了责任。市水务局负责整治搬迁工作的安排、指挥、协调和工作汇报等;负责对各单位人员统筹安排，统筹联合执法取证工作。船山区政府落实“属地管理”原则，负责督察区级相关单位工作进展情况;负责搬迁维稳工作，负责突发事件的处置。镇江寺街道办事处和正兴社区按照属地管理原则，采取干部包户的办法，做好经营户与房东的工作。市工商局负责对经营户营业执照的管理，负责对未建立经营台账的依法进行处理，对有水产品质量问题的依法进行处理。船山区水务局负责全面掌握水产品经营户的基本情况、经营情况、证照情况等;负责对水产品进行质量送样抽检并提供依据;作为水产品经营执法主题部门，负责搜集是否合法经营的证据，对不法经营进行处理。市质监局负责对送样水产品的质量进行及时检测并提供依据;负责加大对有水产品质量问题的处罚力度。

　　目前，各部门已经摸排了具体情况，并召集经营户召开了动员会和座谈会，宣传法律法规政策，将政府通告发放到了每个经营户手中，分户落实了搬迁时间。同时，相关职能部门也对部分经营户开展了调查取证工作，包含调查进销货台账、快检、非法经营利用野生动物等。下一步，各部门将对典型案例进行查处，街道社区干部、工作组其他成员还将组成包户小组一对一、几对一开展工作，对查出的问题进行处罚或者抽样送检。据悉，目前，铁货街的水产品经营户已有2户搬到了新建的水产批发市场，正在进行搬迁的有2户，有3户已经转行，关闭了铁货街的门面，还有9户承诺将在本月25日之前搬迁。