大区/子公司档案收集工作指导意见

文件材料的收集归档是档案管理工作的基础，为规范各地公司档案收集工作，拟从以下几方面对档案收集工作予以指导。

一、建立档案管理网络，从组织、职责、制度、流程等方面规范管理

1、形成办公室——各部门的档案管理网络体系，各部门要明确专人负责本部门文件资料的收集、整理、保管和利用。办公室内务秘书（兼职档案员）要做好公司内各部门档案工作的检查、监督和指导，及时更新网络，对新进人员进行业务指导和培训。

2、在档案管理体系建立的基础上，需将档案收集纳入各部门的计划管理工作中，明确各部门兼职档案员岗位职责，要把文件材料归档是否齐全、完整，日常档案利用是否规范等指标作为衡量兼职档案员工作成效的一个重要标准。

3、各部门兼职档案员要建立本部门文件进出登记制度，从文件形成抓起，文件材料一经产生就要做好登记，并跟进文件审批、执行过程，办理完毕后及时建档。同时，对于在执行过程中延伸出的文件资料也要做好收集，以确保文件资料的完整性。

4、已办理完归档的文件资料在日常利用过程中，必须经过层级审批，并对于在保管期间的档案借阅利用要做好登记，到期进行催还，以确保文件资料的安全性。

5、办公室内务秘书需定期做好各部门档案管理监管、检查工作。内务秘书可根据各部门上报的归档文件清单，每季度组织各部门兼职档案员进行归档情况检查，从而发现问题，总结问题，通过相互督促和帮助，不断完善和提高文件资料的收集质量。

6、提供档案业务培训，开展业务交流。内务秘书一方面，可根据总部档案培训计划，组织本公司各部门兼职档案员参加集团举办的档案业务知识视频培训，不断提高大家的档案意识和业务技能；另一方面可定期组织网络成员进行业务学习和交流，通过部门之间、大区子公司之间、大区之间的业务交流，汲取先进的经验和工作方法，不断提高业务水平。

二、归档文件收集要点

1、加强筹建档案的收集，从新开公司、新开店面筹建初期就要有收集意识，办公室内务筹建人员要重视筹建期间档案资料的收集，密切关注各部门筹建资料的形成。指导各筹建小组筹建人员做好资料的收集归档工作。筹建档案收集应与筹建工作同步进行，贯穿于筹建工作始终，并于筹建结束1个月内完成相关筹建档案的整理、归档。

2、强化项目档案、重大活动档案的收集归档。内务秘书要关注公司的各项活动，从下达项目计划任务开始即介入，提出项目文件材料的归档要求，并全程跟进项目进度，检查项目文件材料积累情况；在项目验收、重大活动结束后，督促和做好项目文件材料的收集归档。

3、做好日常信息资料的收集，抓好有价值和历史意义的照片和声像档案的收集，编制一些

有价值的汇编材料，如大事记汇编、荣誉汇编、连锁店信息汇编等，便于提供利用。

三、归档文件类型及归档范围

（一）归档文件类型

1、文书档案

（1）内部公文 略

（2）外来文件 略

（3）筹建文件 略

2、信用档案

信用档案是指企业在经营管理过程中形成的反映本企业、客户、合作者信誉状况，具有保存价值的各种记录。主要包括：

① 机构设置材料：公司设立、变更文件，验资报告，所属机构设置文件，公司法定代表任职批文等。

②资质凭证材料：营业执照（正本、副本）、组织机构代码证、税务登记证（国税、地税）、卫生许可证、消防合格证（消防合格意见书）、房屋产权证、国有土地证、统计登记证、开户许可证、资信等级证、资质许可证、户外广告登记证、增值税一般纳税人资格证书、房屋租赁证、社会保险登记证、道路运输许可证、售后维修服务登记证、音像制品经营许可证、出版物零售经营许可证、招商引资优惠执照等。

3、荣誉证书材料：文明单位称号，“重合同守信用”称号，十佳企业称号、百强企业称号等文件。

4、年检资信材料：工商年检，税收缴纳，年度审计，资产评估，信用评估等文件。

5、合同履行材料：各类合同文本及其履行情况记录。

6、经营服务材料：客户、代理商和其他合作者的资质，信誉文件，客户反馈，投诉记录，产品售后服务记录等。

7、宣传推介材料：公司标识及其他形象设计材料，承诺书、广告，公司业绩推介材料等。

8、其他有关材料：政府领导、社会知名人士视察、访问本企业形成的材料，国内外有关本企业的重要报道等。

3、合同档案

公司在日常经营活动中形成的各类租赁合同、招商合同、营销采购合同、物资采购合同、维保合同、合作协议、三方协议、补充协议等文件材料。

4、声像档案

公司在日常经营活动中产生的各类音像档案资料，包括：照片、录音带、录像带、磁盘、光盘等。

5、实物档案

公司在日常经营活动中产生的各类实体：

① 各类荣誉证书、奖牌、奖杯、奖状、奖章、锦旗；

② 废止的印章实体；

③ 获赠的纪念品、宣传品等实体。

6、设备档案

公司在经营过程中形成的关于车辆、办公设备、信息设备、设施设备等方面文件资料，主要包括：

①设备购置文件:采购报告、采购合同、洽谈记录、来往函件等

②设备随机资料:设备合格证、保修单、说明书、随机图样等

③设备安装测试资料：调试记录、检测验收、总结、竣工图样等

④设备使用维护资料：设备检查记录、设备保养和大修计划、设备报废鉴定材料等

（二）各部门归档文件范围

1、总经办/办公室：

①上级来文和本公司内部形成的文件资料（下发文件、重要会议纪要、会议备忘、公司年度总结计划、考核通报等）

②印章保管协议和保管台帐、作废印章统计明细表及作废印模留存表、印章销毁审批表等印章管理资料

③有关办公区设计、调整立项，平面功能布局及日常办公环境管理、检查等形成的文件资料 ④与行政车辆相关的购置、保险、费用及保养等方面形成的文件资料

⑤重大会务接待工作中形成的组织实施方案、费用预决算、会议资料、音像资料及总结分析报告等文件资料

⑥公司内部企业文化宣传、团队建设、员工思想教育、先进个人/团队报道及筹建/新开店面、等宣传工作形成的文件、音像资料

⑦专项活动（员工季度活动、社工志愿者活动等）形成的组织实施方案、费用预决算、会议资料、合同资料、音像资料及总结分析报告等文件资料；有关公司大事记方面的文件及内部刊物资料

⑧外联客户档案及公司对外捐赠信息资料；日常外联工作开展过程中形成的相关工作请示、费用申请及重大事件处理等工作形成的文件资料；经总部相关部门审核批准予以实施的外来文件（含外来文件审批表、外部会议参会简报）

⑨诉讼、非诉讼及理赔方面的文件资料

⑩公司获得的实物档案（证书、奖牌、奖杯等），证照（消防许可证、卫生许可证等）

2、采购：

3、市场策划：

4、人事：

5、财务：

①上级（总部/大区）财务体系下发的关于财务管理方面的通知、通报、会议纪要、月度工作指导纲要等文件材料

②本部门形成的年度工作总结计划、重要会议资料、报告等

③财务管理制度、规定、工作流程等

④地方政府部门、行业协会的外来文件

⑤固定资产方面的材料（月度盘点差异分析报告），终端检查分析材料

⑥工商注册、税收管理形成的文件材料（申报资料、证照等）

⑦费用管理形成分析报告等文件材料

⑧专项审计方面的材料，立项审计方面的材料

⑨营销采购合同、租赁合同等

⑩财务凭证、财务报表、财务账簿等

⑾营业执照（正、副本）、组织机构代码证、税务登记证（国税、地税）、开户许可证等与财务有关的证照

6、行政：

①上级（总部/大区）行政体系下发的关于后勤管理和物业管理方面的通知、通报、会议纪要、工作指导书等文件材料

②本部门形成的年度工作总结计划、重要会议资料、报告等

③关于办公用品、低值易耗品管理方面的申请报告、采购合同、协议等文件资料

④关于服装、行政固定资产管理方面的文件材料

⑤物资采购申请报告，采购合同、协议等

⑥关于物资仓储管理方面的文件材料

⑦关于设施设备维保方面的文件材料（房屋、水电、电梯、暖通、消防等）

⑧关于装修及消防安全方面形成的报告、方案、预算、合同等文件材料

⑨关于保洁（下水道疏通、饮用水、垃圾清运等）方面形成报告、协议等文件材料

三、档案资料归档时间

1、文书类档案可以每月收集、每季度整理一次，建立电子目录，便于日常查找利用，年底进行统一编号，编制卷内目录，建立统计台帐。各部门兼职档案员每季度末将本季度归档文件电子目录报办公室备案。

2、筹建文件、项目性文件及外出参加公务活动形成的文件材料应在活动或项目结束后及时建档。

3、设备档案在交接验收后及时整理建档。

4、声像档案、实物档案、信用档案从安全和保管条件考虑可实时归档，在收到实物的第一时间内及时建档。

5、变更、修改、补充的文件材料应及时归档。

6、组织机构变动和员工调动、离岗时留在个人手中的文件材料应及时归档。

四、归档文件资料要求

1、各部门兼职档案员对归档的文件资料应及时填写档案移交登记簿办理归档登记，登记时需详细注明归档文件的名称、材质等信息，并需经归档人签字确认。

2、兼职档案员需对归档的文件材料进行全面检查，一是，确保归档资料齐全、完整、准确、系统，其制成材料应有益于长期保存（文件材料中的内容不能用易褪色的铅笔、元珠笔、纯蓝墨水笔及易变质的材料书写）；二是，确保归档的文件材料应为原件，因故无原件的可归具有凭证作用的文件材料，传真件应及时复印保存。

3、归档的文件材料一般一式一份，重要的、利用频繁的和有专门需要的可适当增加份数，但需注意只保存一份作为档案资料，其余重件作为资料留存利用。

4、新开公司、新开店筹建资料由筹建小组收集齐全后移交办公室，由办公室统一整理建档。

5、连发部门的租赁合同、补充协议、三方协议签订一周内移交当地财务部门审核后，当地财务部门留存一份合同原件，其余合同原件及附件全部寄回连发总部商务部。

6、营销部门的代销合同签订一周内移交当地财务部门审核后，当地财务部门将一份合同原件寄回财务总部财务服务中心，其余由当地财务留存。

7、自购店的房屋产权证、国有土地使用证需上交至集团财务总部保管。

第二篇：学校档案收集工作总结

学校档案收集20xx-20xx学年归档工作总结

在院党委和院行政领导的指导下，20xx年我们带领全院档案管理工作者认真学习“国家档案法规”和各级领导机关关于高校档案管理的文件，以教育部本科教学评估为中心、为契机，坚持科学发展观为指导，一切服务、服从“评估”工作，虚心学习兄弟院校的经验，结合我院档案工作实际，进一步宣传档案管理的必要性，重要性，增加收集，整理，移交档案资料的积极性和自觉性。在各部门，单位档案分管领导的有力支持密切配合下，经过专（兼）职档案管理人员的辛勤工作，较好的完成了xxxx工作计划，简单总结如下：

一、 服务“评估”，努力提高全员档案意识

根据国家、省关于档案“五五”法制宣传教育的文件精神指示，我们与党委宣传部制订了我校此项工作规划，结合“评估”充分利用院报，校园网等宣传媒体积极宣传档案管理知识和档案管理工作的必要性和重要性，在全校范围内组织了档案法制宣传月,开展了档案法规知识竞赛，各部门、单位认真组织，收集竞赛答卷最多的达到十七份。我们深入各部门、单位宣讲档案法规，指导专（兼）职档案员档案工作业务知识和规范，组织收集评建展览所需的各类资料，进一步增强了学校各单位，部门的档案意识和档案法制观念，增加了全校教师和管理人员参与档案管理工作的自觉性。“评估”过程中，有相当一部分文件资料需档案室编写档号，加盖专用章，我们就主动收集情况，深入各单位、部门服务。根据评建办公室的要求我们努力征集所需的信息资料，和学校党委宣传部的同志到各单位、部门收集大事活动图片近600张、实物、著作等一批，为评建展室提供了必要的素材。

二、 扎实工作，进一步规范档案管理

在20xx年收集、整理、立卷归档历史积累档案信息资料的基础上，我们认真总结经验，继续改进方式方法加大力度，抽出专人，采取具体措施帮助教务处、等部门，彻底完成往年档案信息资料归档工作。指导各部门、单位明确自己大事记记录范围，归档内容和时间以及工作程序。指导协助他们建立二级档案立卷、归档项目、内容等。进一步规范大型设备仪器档案收集、归档程序。接受入档了全校教职工的工资调整档案资料和年度职称档案资料，整理了近年新进人员的人事档案，努力扩大利用服务范围，发挥档案信息资料的最大效能。为提供“评估”支撑材料和展览素材我们配合党委宣传部到省档案局调查，深入学校各部门、单位收集所需的资料。xxxx年档案室共提供借阅档案20xx多卷件次，复印1000多卷页，完成接收文书档案1300多卷、2194件，财务档案2220卷，完成归档检索150 卷件。我们进一步端正服务观念，树立服务意识，认真钻研档案业务知识，努力提高自身素质。

三、 深入编研 拓宽利用领域

按照学校的统一部署我们完成了《山东轻工业学院大事记》的编辑出版、反映学校发展情况

的《奋斗的历程》一书的初稿，学校档案管理工作的规章制度也按计划整理完毕，并根据执行的情况完成了修改，做好了汇编成册印刷的准备。在认真查找档案信息资料，总结管理经验的基础上全室在各种刊物上共发表专业论文5篇，《山东轻工业学院大事记》获省档案信息利用二等奖。

档案管理工作在学校各级领导的关怀支持下，经过全体专兼（职）人员的不懈努力较为圆满的完成了年度工作任务。xxxx年我们要在已经取得成绩的基础上，加强团结协作、齐心合力，发扬“轻院精神”争取在新得一年，取得新得进步，争取新得更大成绩，把档案档案管理质量和水平推向一个新的高度。

xxxx年工作要点

一、 坚持科学发展观 努力营造良好服务环境

科学发展观的第一要义是发展，综合档案室成立以来，在学校党政领导的亲切关怀和指导下，得到很快的发展，按照上级规定档案管理机构和有关制度基本健全，我们要根据学校发展的实际，努力提高综合档案室的设施条件和管理水平上下功夫。目前档案室只有2个房间，办公室、阅档室、库房混在一起，是严重违反上级档案管理法规的，我们要坚持科学发展观，根据学校的实际情况，下大决心，克服困难争取杜绝“三室”混合的状况。要进一步认真进行市场调查研究，选择适合我校特点的档案信息资源电子化管理系统。只要资金允许，尽快引进现代化档案信息录入系统。在库房独立以后要进一步规范管理，修订各项管理制度，制作相应的装饰物品，安置合时的位置，营造文雅、温馨的办公环境。同时根据有关法规，积极争取为从事档案管理的同志晋升有关职称提供方便和帮助。 二、 强化档案意识 规范立卷归档程序

在xxxx年收集、整理、立卷归档历史积累信息资料的基础上，认真总结经验，继续改进方式方法，加大力度，采取具体措施帮助科技处、学生处等部门，彻底完成往年档案信息资料归档工作，特别是指导各部门、单位对本科教学水平“评估”资料的归档，明确其资料的归档范围，归档内容和时间以及工作程序。研究档案信息资料归档后检索、利用服务的科学方法，改进档案室网页的内容，努力扩大利用服务范围，发挥档案信息资料的最大效能。进一步理顺大型设备仪器档案收集、归档程序。人事档案要理顺工作程序，明确职责，严格接收和转出手续，做到规范管理，在完成当年接收的整理，分类、编号和内芯的装订的同时，（以便资金到位时入盒）把近几年来接收的新档案整理好后装入临时的袋内。

三、深入学习宣传档案法规 加强交流和沟通

根据国家、省关于档案“五五”法制宣传教育规划我们与党委宣传部制订得此项工作规划，我们要在xxxx年开展工作的基础上，努力创造条件与合作部门圆满完成xxxx年的工作任务，制订具体的措施，在全校范围内通过多种形式对档案法制教育进行宣传，以聘请有关专家举行讲座或召开经验交流会等形式、深入各部门、单位宣讲档案法规，指导专（兼）职档案员档案工作业务知识和规范，以聘请有关专家举行讲座或召开经验交流会等形式、以此来增强学校各单位，部门的档案意识，提高档案法制观念，进一步提高全员档案法制观念和意识，增强参与档案管理工作的自觉性。

四、努力编研 积极补充建校原始资料

根据学校发展的要求，综合档案室要有改建为档案馆的思想准备，学习兄弟院校的经验，我

们综合档案室要在科学、规范、现代化管理上下工夫，上档次，在硬件尚不具备改为档案馆的情况下，首先在材料收集、整理、立卷归档上达到馆级要求。在认真总结学校档案管理规定制订以来执行的情况，尽快修订印发山东轻工业学院档案管理制度汇编；校对印刷20xx-20xx年年鉴，充实奋斗的历程一书的内容。积极鼓励各部门、单位利用档案资料进行开发和研究。创造条件丰富档案信息，走访老领导、老教师补充建校的支撑材料。挖掘能够代表学院文化底蕴的典故、事件进行专题编研，积蓄能够印刷的资料。要进一步提高服务利用水平，主动探求利用领域，切实做到服务热情、查询准确，回复及时、态度和蔼。

档案管理工作在学校各级领导的关怀支持下，经过全体专兼（职）人员的不懈努力取得显著成绩，为今后达省一级乃至特级档案管理水平奠定了基础，我们有决心，团结协作、齐心合力、克服困难，发扬“轻院精神”争取在新得一年，取得新得进步，争取新得更大成绩，把档案档案管理质量和水平推向一个新的高度。