做好会议记录的技巧和注意事项
浙江海洋学院办公室 杨 宁
操办会议事务，是秘书的本职工作。任何一次成功的会议，都缺少不了秘书的创造性和服务性劳动。仅围绕会议议题，秘书人员做好会议记录，就要付出许多的精力和汗水。因此，本文对秘书人员做好会议记录中的技巧和注意事项作一探讨，从一个侧面来认识秘书在会议中的职责。
一、会前记录准备
选好记录人员是做好记录的关键。记录人员需要有良好的素质，要有认真负责的态度，具备秘书工作知识，掌握基本技能，如果能学会速记就更好。同时也需要实际训练，提高记录速度。会议一般要有相对固定的记录人员。专人负责，可以熟悉出席人员，了解会议有关内容，熟练掌握记录基本方法。如果是临时指派的人员，会务工作负责人就必须向其交代清楚记录要求，必要时会前做些适当的辅导。
记录人员要准备好记录工具。一要准备足够的钢笔、铅笔、笔记本和用于会议记录的纸张。会议记录可采用统一制发的会议记录本或记录纸，使用灌注有黑色、蓝黑色墨水的钢笔。若用圆珠笔，也必须是经国家档案局鉴定的，这种圆珠笔芯上标有“DA”（档案的拼音字头）标记。二要准备录音机等现代记录工具作为手工记录的补充。使用录音机时要备有足够的磁带，重要的会议要有录音，从而使整理会议记录时“有据可依”，定期召开的会议一般不录音。但记录人员不能迷信录音机，不能凡会录音，而当场不手工记录，指望会议结束后根据录音来整理。其实会后根据录音整理，往往要花费会上好几倍的时间，记录速度慢，不易把握重点。要提倡会后将书面会议记录对照录音校对，保证记录准确无误。还可选择笔记本电脑、电子记事本等工具来记录会议信息。
记录人员在开会前要提前到达会场，并落实好用作会议记录的位置。安排记录席位时要注意尽可能靠近主持人和发言人，或扩音设备旁，便于准确清晰地聆听他们讲话内容。从某种程序上谈，记录人员比一般与会人员更为重要，安排记录席位要充分考虑其工作的便利性。
二、会间记录服务
会议记录是会议内容和过程的真实凭证。一份完整、简洁、条理清楚
的会议记录可以作为今后回顾已讨论过的事务查阅参考的凭证。记录必须体现会议的实际进程、会议的主要情况、发言的主要内容和意见，必须记录完整，不能遗漏。要清楚而简洁地记载会议进程，不要与详细报告或载录混淆起来。记录应做到条理清楚，内容表述要准确真实，不要含糊，更不能有任何内容错误。记录人员应当有高度的责任心，以严肃认真的态度忠实记录发言人的原意，重要的意思应记原话，不得任意取舍增删。
会议记录一般使用统一标准的记录本，应该记录的内容大体有：会议名称，包括会议的全称及届次；时间，会议起止的具体时间；会议地点；到会人，包括出席人、列席人、主持人；缺席人，包括缺席人姓名及缺席原因；记录人；会议议题；讨论经过；议决事项等。记录一般采用笔录方式，或用录音等会后整理的方式。从记录的详细程度来看，记录可采用详录和摘录两种方式。重要会议需要详细记录，要求做到“有言必录”，包括发言中的插话。这种记录除了要用速记方法外，还可借助录音器材。日常会议通常采用摘要记录的方法，选择那些与会议主题相关的内容进行记录。这种方法要舍弃一些内容，记录主要精神。详录和摘录这两种方法有时需要结合起来运用，即使摘录，重要发言、议决事项也需要详录。
记录人员的笔记要流畅，易于理解，同时不失真，就得掌握记录的技巧。一“快”，书写运笔要快。字要写得小一些、轻一点，多写连笔字。二“要”，择要而记。就记录一次会议来说，要围绕议题，主持人和主要领导同志发言的中心思想，与会者的不同意见或有争议的问题，结论性意见、决定或决议等作记录。就记录一个人的发言来说，要记其发言要点、主要论据和结论，可以不记论证过程。就记一句话来说，要记这句话的中心词，修饰语一般可以不记。三“省”，在记录中正确使用省略法。使用简称、简化词语和统称，省略词语和句中的附加成分。四“代”，较为简便的写法代替复杂的写法。如用姓代替全名，笔画少易写的同音字代替笔画多难写的字，数字和国际通用符号代替文字，汉语拼音代替生词难字，外语符号代替某些词汇等。
三、会后整理完善
会议纪要内容的来源是会议记录。因此，会后及时整理好会议记录很重要。由于现场记录十分紧张，字迹不可能很清晰，而且每个人都有一套适合自己的现场记录法，有些常用术语，当场记录时往往简化了，不及时
整理，隔时一久，有些问题就搞不清楚了。整理时，一方面要把简化的语句尽可能完善，另一方面要把多余的“这个”、“那个”等口头禅去掉，尽可能做到语言文字规范化，当然不能变动原意。对于不清楚不明白空缺的内容，要及时请教发言人进行完善，或者对照录音进行补充完整。
整理好的会议记录，一般都应存档。有些会议记录对会后的工作至关重要，对于这类会议应该迅速建立专门的档案，除会议记录外，与会者的名单、联系地址、会议的组织情况、下一步编印的会议纪要和其它有关资料也应视情况一并存档。将会议资料归档，不仅便于查找，而且对组织下一次类似会议也有参考价值。
四、倾听的注意事项
倾听是记录人员从会议上吸收信息的主要渠道和方式，是其参加会议主要任务。当会议的忠实听众，应该是记录人员扮好会议角色的基本要求。
1．耳到心到。要做到“耳到”，无论遇到自己感不感兴趣的话题，或者发言者对不对自己的口味，记录人员都必须调整好自己的心态，全身心投入聆听。倾听应该是用心听讲，专心听取每位与会者的讲话发言，领会讲话内容，思考发言的内涵，要听出弦外之音。
2．聚精会神。记录人员倾听时要神情专注。专心听取会议发言，是对发言者的尊重，也是会议的基本纪律。会场上心不在焉，三心二意，左顾右盼，旁若无人，只能是自掉身价，损坏了秘书人员良好的形象。
3．苦练坐功。学会倾听，要学会端坐，正所谓“坐有坐相”。记录人员要有正确的坐姿，在会议过程中尽可能自始自终正襟危坐。同时还要坐得住，不能轻易离席，进出会场，这样会中断记录内容。不要抽烟，频繁喝茶，这样容易打断记录思路。
4．排除干扰。记录人员的手机一般不要关闭，可将通讯设备设在静音振动状态，以备拨打接听与会议有关电话，无关电话一律不接。若自己的邻座健谈，不断要与自己私下交谈，记录人员要设法婉拒，告知自己在专司记录，无暇交流。
第二篇：放风筝的技巧和注意事项
放风筝的技巧和注意事项
技巧
一.放风筝前要先知道风的方向和速度强弱，如果附近有旗帜或吹烟，看它飘浮的方向就能知道。否则拾起 枯草或一些小纸片向空中?去，也可以测出风的正确方向。
二.在风力适足的时候，放风筝可以不必请人帮忙，自己拿风筝的提线，逆风向前边跑边看还要注意风筝飞升的状况，直到感觉风劲够，风筝向上爬升时，可停下来，慢慢放线。当风力不继时，快速向后收线，给予人工的加风，如感觉风筝线有拉力时，就要把握时机放线，若风筝有下降的趋势，有时尚须迅速收回一部份风筝线，直到风筝能在天空挺住不坠。
三.放风筝时最好有助手帮忙，将风筝线拉长约十公尺，面向逆风，双手姆指和食指轻扶着风筝后面的骨架，（比较容易脱离）拿正不动（，施放者待阵风一来，将风筝轻拉脱离助手之手（不必叫助手放手），边跑边放线，直到风筝升起至相当高度时，前后轻抖，使风筝稳定。有很多施放者通常都会叫助手放手，助手还将风筝持着不放或向上掷出，有时施放者也不顾前后问题向前奔跑，这些都是错误的施放方法。
四.若一次放数个风筝时，必须考虑风筝与提线的连结方式。
五.如果风筝飞翔稳定时，可把风筝系在树干或物体上，任其飘浮，而在风向及风力不稳定的情况下，则必须随手操纵，当风力突然转强，风筝摇摆而倾斜度过大时，将有翻转栽落的危险，这时有两种控制方法： 一是迅速放线。二是迅速往风筝方向，向前奔跑数步，均可缓和其势，有时风力停顿，风筝向下坠落，将风筝轻抖数下或迅速向后奔跑，如果后退无路，则可用迅速收线的方法处理。
六.如遇两只风筝线纠结在一起时，施放者不要惊慌，立刻与纠缠者靠近，互相交换调整，使线松开即可。
七.收回风筝时，要慢慢收线，收线要尽量远离有高大树木的地方，以免风筝坠落挂在树上。
注意事项
一、在放风筝的地点选择上要选择宽敞的非交通道路，注意周围地面情况，路面要平整，没有沟沟坎坎，事先观察好运动范围内的建筑物情况，因为在放风筝的过程中人总是在倒行，所以要特别注意防止摔伤。
二、注意观察周围是否有电线，防止因风筝与电线接触发生触电事件，要尽量保持风筝的干爽，如果挂在电线上不要贸然去取，防止触电和摔伤。
三、由于风筝运动的特性，需要长时间仰头，同一个姿势要保持较长时间，因此提醒老年人和脊椎动脉供血不足的运动者在参与此项运动时尽量避免突然转头，以防脑血管的突然收缩，同时根据自己的身体状况调节参与运动的时间长短。
四、对于患有呼吸系统疾病和心血管疾病的运动者尽量避免在喧闹的活动场地长时间进行放风筝运动。
五、要根据天气变化作好对皮肤和身体各器官的保护。放风筝过程中要注意风向与太阳的关系，要防止太阳光的反射对眼睛造成的伤害，在天气比较暖和时要注意防晒，避免日光性皮炎以及过度紫外线可能造成的皮肤癌以及烈日下的脱水等。在天气不太温和的时候，老年人和末梢神经不好的人尤其要注意气候变化和运动量的适当，因为长时间的站立会导致手脚的冻伤。