“现场审计实施系统”实践操作心得
“现场审计实施系统”（以下简称AO）,是审计署目前正在广泛推行的计算机现场审计软件，必将对审计工作效率和项目质量的提高产生重要影响。为此笔者根据实际运用情况，以一个具体的审计项目所必经过程为主线，结合在审计过程中可能出现的问题以及解决这些问题的方法，提出一些浅见和看法，其目的在于抛砖引玉，从而有目的和针对性地开展了审计，共同提高计算机审计水平。
根据有关规定，运用AO系统开展计算机同我们经常进行的常规项目审计一样，整个审计项目都要经过三个阶段，即准备阶段、实施阶段和报告阶段。在登陆A0系统点击“准备管理”→“系统管理”→“人员管理”完成增添审计人员（最好指定专人统一编号录入，其他审计人员在弹出“人员管理”窗口中，点击“操作”选择“导入所有人员信息”，找到统一编号的人员信息文件，点击“保存”后即可）；从国家审计署“金审工作服务网站”上下载并安装“AO容许项目编码的字母”的补丁程序；点击“辅助管理”→“模板管理”，打开“文档模板管理”，从“准备阶段”、“实施阶段”、“报告阶段”中选定 “审计文书模板”（依据自己模板应当存放的阶段确定），再点击“操作”→“添加”，视其文件或文件夹选择添加模板分类或文件，选定自制模板存放位置并确定引入自己常用模板以及安装相关数据转换模板等初始化工作之后，随即进入计算机审计。下面笔者就将这三个阶段所需要做的工作及其流程和注意事项介绍如下：
一、准备阶段
1、审前调查。运用AO系统开展审计，同常规审计一样，首要的必须进行审前调查。所不同的是运用AO系统开展计算机审计，除了必须按审计署六号令的要求，了解被审计单位经济性质、管理体制、人员编制、财政财务隶属或国有资产关系、职责或业务经营范围、财务会计机构设置、重大会计政策选用及其变动、相关内部控制制度及其执行以及以往接受审计等方面的基本情况外，还必须了解被审计单位编码、使用采用计算机系统的部门包括财务会计机构及相关业务部门所使用软件名称、版本号、软件开发商名称以及相互间数据传输关系、会计电算化后台数据备份方式，即是数据库备份还是财务软件备份等方面的情况。如被审计单位会计电算化程度，财务会计机构进行会计电算化以及与会计电算化有密切关系的其他部门，使用计算机方面的情况，即哪些部门使用了计算机，且与会计电算化有密切关系，财务会计机构或与会计电算化有密切关系的部门使用计算机以及相关软件的开发商名称和名称及其版本号。这点尤其要注意。一是因为许多计算机使用者只知其一，不知其二，对此不一定很清楚。而必须向计算机管理人员进行了解，审计人员为图省事而容易被忽略。二是与会计电算化有密切关系的使用计算机系统的相关部门不在一个系统或者一个单位，如现在对行政事业单位实行集中核算，会计核算在一个机构，而相关行政事业性收费、工资等费用支付又在另一个部门。如果考虑不周或者疏忽，只了解了会计电算化方面的情况，那么对行政事业性收费等方面的情况就可能无从进行审计。因此在按常规审计的要求进行审前调查了解被审计单位基本情况的同时，还必须了解会计电算化以及与会计电算化有密切关系的相关部门使用计算机及其软件方面的情况。
2、建立项目信息。了解了被审计单位相关情况之后，首要问题就是建立审计项目信息。因为只有建立了审计项目信息之后，才能使用AO系统相关模板制作相关审计业务文书。这是计算机审计的必经过程（初次审计尤其应当如此）。因此要按照AO系统的要求建立审计项目基本信息。打开AO系统，进入现场审计实施系统，点击“准备管理”→“建立项目”→“手动建立项目”，进入“新建审计项目向导”，依次输入审计项目信息所需的内容，包括项目编号、项目名称、执行单位及被审计单位编号、被审计单位名称以及审计内容、范围、立项依据、审计目标、重点等相关内容，最后点击“完成”，系统会建立起所需的项目信息，将此保存至“审计项目文档”文件夹内，项目信息就算建立起来。退出现场审计实施系统，重新进入，这是你就会发现已经有了项目信息。点击“准备管理”→“导出项目信息”，另存为新的文档（可以被审计单位名称为新的文件夹名，同时在这个新的文件夹内建立被审计单位原始数据、审计疑点、已核实审计疑点、存在问题等子文件夹备用）。需要指出的是项目编号为32为数字，需按照审计署的规定进行
编制，否则便无法依次建立项目信息。这是计算机审计的关键之一。所以这点很重要，少了一个步骤都是无法完成的。也只有建立了项目信息，才能开始着手实施计算机审计。
3、编制审前调查记录与审计项目实施方案。这点可能与常规审计有点不同，常规审计首先是要根据调查了解的情况制作审前调查，然后编制审计项目实施方案。而计算机审计却不一样，首先是根据调查了解的情况建立项目，然后才编制审前调查记录和审计项目实施方案。因为这是只有建立了项目信息，打开了现场审计实施系统，才能使用系统中的相关模板编制这些相关文档。使用系统中的模板编制好审前调查记录和审计项目实施方案后，将此存放于“审计项目文档”内，同时导出存入以被审计单位名称命名的文件夹内。并打印这些文档，按规定程序报送项目所在业务部门负责人和分管领导审批后准备照此实施。因为目前并没有全部安装AO软件，相关配套工作还不具备直接使用系统软件在局域网内实行网上审核，所以必须将此打印成书面文档供相关领导审批。另外需要说明的是，审计项目实施方案中与项目信息中相同的内容，如审计目标、审计范围、内容及重点等可以将项目信息中相同的内容直接复制到审计项目实施方案，以减轻文字录入的工作量。
4、发出审计通知书。准备工作基本完毕之后，就要按规定发出审计通知书。首先点击“项目管
理”→“资料管理”→“引入一份资料”，从文档模板中选定审计通知书，“确定”（从系统引入模板下同）。存放于“审计公文”文件夹内，然后“确定”，打开选定的模板格式，并根据实际情况进行修改，然后保存，系统会将原模板修改为相应文档并保存在资料树下相应位置。此时尚需导出存入以被审计名称命名的文件夹内，并按规定程序报请有关领导审批，打印装订送被审计单位签收。需要指出的是常规的审计只需送达被审计单位审计通知书以及审计组和审计人员八项纪律，被审计单位承诺书。而使用计算机审计除此之外，还必须向被审计单位送达数据需求说明。要求被审计单位在向审计组提供审计所需的书面资料的同时，还必须提供相关电子数据和文档。而这个需求说明就是根据审前调查了解的基础上要求被审计单位具体提供哪些方面和要求的电子数据与文档。如果会计电算化与其有关的业务电子数据不在同一个单位，如行政事业单位所涉及到的行政事业性收费、工资支付等，电子数据需求说明在送达被审计单位的同时，还必须送达被审计单位会计电算化信息所涉及到的相关部门。当然这个电子数据需求说明越具体、详细越便于所涉及部门和单位执行，以利于这些相关部门和单位及时准确地提供审计所需的电子数据和文档，以便审计工作的顺利进行。
这些工作完成之后，接下来就进入审计实施阶段。
二、实施阶段
1、数据采集与转换。依照事前送达被审计单位及其核算机构的审计通知书，被审计单位在向审计组及时提供审计所需要的财务会计资料和其他一切资料的同时，还按审计数据需要说明的要求向审计组提供了电子数据和文档。此时审计组的主要工作就是对这些电子数据进行采集与转换，以便按审计实施方案的要求进行审计。这也是计算机审计的一项重要工作。如果数据转换成功，那么计算机审计工作即可开始。否则便如同常规审计没有打开账页一样，自然无法进入下一步。由此可见数据采集与转换之关键。所以审计组在接收被审计单位财务会计资料，尤其是电子数据的同时，就要着手进行电子数据的采集与转换。当审计组主要是主审人员接收审计资料后，将被审计单位或其统一核算机构提供的电子数据与文档复制到以被审计单位名字命名的文件夹内的“被审计单位原始数据”文件夹中。准备工作做好后，打开AO系统，点击“采集转换”。如果要转换财务数据，则选择“财务数据”，再根据审前调查了解的情况从中选定是财务软件备份数据或者数据库备份数据依次进行数据转换。如果是财务软件备份数据，选定采集数据后窗口就会自动弹出“电子账簿管理”，点击新建电子账簿（可自行命名。注意如果所审计不是仅一个会计年度，如经济责任审计或者有代下属单位核算的情况，这时就需要以审计年限或者下属单位名称来命名）确定后，进入选择数据转换模板，从弹出的下拉菜单中选定（系统备有21种不同的数据转换模板可供选择）。注意同一名称的高版本软件可兼容低版本，反之则不行。数据源为被审计单位提供的原始电子数据。即如果模板库中没有完全相同的模板则选择相同名称数字较大的版本或者登陆“金审工作服务网站”看是否有相应模板，若有下载并安装后就可进行数据转换。或在“金审工作服务网站”发贴寻求帮助。进入下一步，注意所审计年限如不止一个会计年度，则要在会计年度中写明，否则便无法进行。如果是数据库备份数据，
则点击“财务数据”→“数据库数据”→“采集数据”，进入数据导入向导，输入以被审计单位名称命名的目标数据库，进入“下一步”，选定被审计单位提供的原始数据，进入“下一步”，选定将此文件存放到“被审计单位原始数据”文件夹内，点击“确定”。进入“下一步”，选择“新建数据导入定义”，窗口会弹出相应对话筐，从中选择确定。进入下一步，弹出“数据源定义”，选择相应的数据源类型。如果实在不清楚，直接选择“自动识别文件”也可以。完毕后自动进入数据转换，点击下一步，数据转换导入成功。选定“生成财务数据中间表”，这时就会弹出“电子账簿管理”，新建自己命名的电子账簿完成数据转换。完毕后点击“财务账表重建”，数据转换即告成功。这时需要检查“科目余额表”借贷方发生数是否一致，并由此来判定相关单位提供的数据是否完整，采集转换是否正确，如果双方相等则说明完全，可以进行审计了。同时导出电子账簿存入以被审计单位名字命名的“被审计单位原始数据”文件夹内。业务数据转换以此类推。数据采集转换成功就进入了计算机审计的下一步。
2、分发数据包。完成相关数据采集与转换后，审计所需的电子数据也基本齐备，接下来的就是正式的审计实务阶段。但在上面所说的大多是审计组组长或主审人员的工作。一个审计组还必须有其他审计人员，因此还需要将上述资料分发给审计组其他同志，以便审计组组成人员共同按照审计项目实施方案的各自分工和要求开展审计工作。首先将原备份的审计项目实施方案、审计项目信息包、人员信息包以及经过数据转换后的电子账簿等审计所需要的相关资料分发给审计组全体人员。非审计组组长或主审人员接到这些电子数据和文档后，首先打开AO系统，点击“准备管理”→“导入项目信息”，点击“审计分析”→“账表分析”→“电子账簿管理”，分别将项目信息以及经过转换后的电子账簿一一导入AO系统，按照各自分工及要求实施审计。
3、实施审计。进入AO系统，首先点击“准备管理”→“审计事项管理”→“审计事项编制”，在弹出的“审计事项维护”中，将鼠标指针指向项目名称，按鼠标右键“新建”，在弹出的事项名称中输入要建立的审计事项名称。按审计项目实施方案确定的分工，建立审计事项（最好以会计科目建立审计日记所需的审计事项，问题建立审计工作底稿所需审计事项以便于归类汇总，撰写审计报告）。然后打开电子账簿，如果所审计年限不止一个会计年度，如经济责任审计等或涉及若干代为核算较小规模的下属单位，这时就需在弹出的“电子账簿管理”中选择相应的电子账簿名称，然后确定打开所需要的电子账簿，进入实质审查。点击“科目明细账审查”弹出“科目余额表”，按照各自分工选择审计项目，双击打开所需要的明细账，进而打开记账凭证，从中发现审计疑点。根据审计经验来判断，如果值得怀疑，点击“生成疑点”，写明理由。同时点击“导出资料树”和“导出Excel”，并以问题来命名存入被审计单位名字命名的文件中的“审计疑点”中。接着点击“审计分析”中的“疑点管理”，选定疑点并打开，通过查阅相关电子数据以及纸制财务会计资料，审计调查核实来逐一落实审计疑点。如经过审计核实，排除了问题，则在审计疑点前点击一下，同时选定疑点按右键写明落实情况，同时“导出资料树”和“导出Excel”，存放到“已落实疑点”文件夹内。若通过审计，认定是问题在填表说明中写明事由，导出将此存入“被查出的问题”文件夹内，同时点击“审计底稿”，打开审计证据新建审计证据，依次确定证据类型等（注意应从下拉菜单中选定，无法直接输入）。并确定存入完毕点击下方的“应用”，这时弹出“证据附件”，在下方空白处按右键，点击增加从“被查出的问题”选定，这样就形成了审计证据，并以问题为名存入“审计证据”文件内。然后点击审计底稿新建底稿，弹出审计底稿，点击上方的编制页，输入或选定相关内容，再点击“审计底稿—审计证据”在下面按右键选定增加，找到相关的审计证据引入建立起相互之间的联系（审计日记和审计证据与此相同），并以定性的问题命名存入“审计底稿”文件夹内。需要注意的是结论或摘要的拟写，需要写明审计名称、时间，违规事项和金额等来龙去脉，违反的法律、法规可按右键直接从中选择调用。如没有则需要输入，越具体明了越好，否则后一步工作编制审计报告提纲就很麻烦。同时点击“准备管理”→“资料管理”，从中引入“审计证据汇总记录模板”，编辑审计证据汇总记录，在弹出要保存的文件夹选项中，将鼠标移至审计项目名称按右键新建“审计证据汇总记录”文件夹，点击保存至新建的文件夹内，便于符合现行文书档案要求。值得一提的是审计日记的撰写，从接收资料和电子数据，了解被审计单位基本情况开始，就需要逐日分项记录审计情况，并将此保存至“审计日记”文件夹内。首先要建立审计事项，因为审计日记不仅要按时间，而且要分事项制作，所以必须建立审计事项。其次不仅是审计
日记需要审计事项，而且审计底稿同样需要审计事项，所不同的是审计日记中的审计事项应当按审计项目实施方案确定的具体项目，如会计科目。这样便于为下一步的工作提供便利。
4、审计抽样与数据分析。说到底，这本身也是一个审计分析的问题。将此单列，一是显示其重要性。二是审计抽样与数据分析可能是AO系统除数据采集与转换之外的另一个核心与关键，有了这两个审计分析方法就变得容易得多了，大有去繁化简，提高审计工作水平与质量之神奇作用。下面我就来一一说道这两个问题。一是审计抽样，过去审计抽样很麻烦，工作量很大，虽为现代审计不可缺少的审计方法之一，但实际工作却很少使用，现在把它融入到系统中就简单得多了。首先点击“审计抽样”，进入抽样管理新建抽样，根据需要选择需要进行审计抽样的项目和抽样向导一步一步完成审计抽样分析，并将抽样分析评价存入“审计抽样数据”文件夹内，作为进一步审计的依据。需要注意的是虽然方法简单多了，但样本数必须大于100，否则无法进行抽样分析。二是数据分析，利用排序表、分组表、图标、自由表以及数值分析与我们常用的统计分析方法基本一致，就不再赘述。这里主要说一下SQL查询器，SQL查询的关键主要在于掌握其语法特点、结构，正确编写查询语句。所以首要的是掌握SQL语法特点和书写方式。SQL书写方式主要有两种，一是“流水账”式，这种方式比较繁琐，而且出错了查找很麻烦，初学者较少使用。二是“结构化”式，具体作法是分行书写，每行代表一个意思，错了容易修改。
5、整理审计证据并取证。由于目前尚不具备在计算机网络中完成审计取证，所以必须将在审计过程中形成的审计证据整理成便于人们阅读和核对的书面审计证据。于是在按事前审计调查或据实调整的审计项目实施方案确定的内容及分工完成审计后，接下来就应当对审计过程中形成的审计证据进行整理。首先将鼠标放在系统左方的审计证据、审计日记和审计底稿文件夹上，并打开这些文件，将其全部内容逐一导出到以被审计单位的名字命名的文件夹的相关文件夹内（为以示区别，可以在审计证据、审计日记和审计底稿的文件夹内建立起以审计人员的名字的文件夹）。然后预览并打印所有资料，将审计证据提交给被审计单位，让其核实签字，相关人员对其进行复核，最终形成书面审计文档。
三、报告阶段
1、归并审计底稿。审计组全体审计人员按照各自分工实施审计，并规定取得审计证据，打印相关审计文档后，就要将这些审计文档全部集中到审计组组长或主审人员手中，以便形成审计报告。于是除主审外其他审计人员需要将审计过程中形成的审计日记、审计证据和审计底稿复制到U盘，提供给审计组组长或主审或者通过局域网获得这些审计文档，然后将这些审计文档导入到相应的文件夹内。点击“审计底稿”→“生成底稿汇总表”，选择所需要的汇总标识进行汇总，并将其保存至“审计项目文档”内。
2、编辑审计报告。在“审计底稿”菜单中，点击“审计报告”→“编辑报告提纲”，弹出审计报告提纲窗口。点击“操作”，在弹出的窗体中选定“选择报告提纲模板”，这时窗口就弹出报告提纲模板，左方是报告提纲模板的类型，右方就是该提纲的结构。点击“确定”，这时窗口就一分为四：上面显示区为鼠标指向显示的具体内容；下左为报告所需的审计日记、审计证据和审计底稿3个文件夹及其相关内容；下中为报告的提纲结构，如果提纲模板中没有审计人员需要的提纲模板格式，可以将鼠标移到所需要修改的文件夹上，点击“新建”或“重命名”进行修改；下右为编辑后的报告提纲。按照报告提纲，逐一按照选定的内容将下左的审计底稿、审计证据以及审计日记相关内容引入下中的各个文件夹内，完毕双击下中的各个文件夹，查看引入的内容是否正确？如果不正确，则选定该条按右键在弹出大对话筐中选择“删除”，该内容就又回到下左相应的文件夹内，然后再引入到相应的项目内。完成后点击“操作”——“生成审计报告提纲”，这时下左的全部就到了下右区域内，但还需要对问题金额进行合计，选定问题类别按右键点击“问题金额合并”，分项问题金额就也显示在问题之后。