工程材料采购、保管、核销管理流程

工程材料管理是建筑安装企业经营管理的重中之重，材料管理的水平直接关系到工程成本、工程进度、工程质量和企业效益。提高材料管理水平必须优化材料采购、保管、使用、核销管理流程，明确相关人员的管理责任，并严格执行责任追究制度。

材料管理相关人员为：经理、造价师、材料员、项目负责人、库管员、领料（使用）责任人、门卫更夫。

1、材料信息收集整理：

①造价师应及时将工程材料清单量交材料员掌握，项目部应及时将工程进度计划交材料员掌握；

②材料员应提前进行市场（网上）货源信息收集，了解供货厂商信息和材料的性价比信息，做到心中有数。

2、材料提报采购审批：

①用料施工队应严格依据工程图纸和现场实际申报物资材料，填写《采购物资申报表》交项目部， 如提报的材料规格、 数量及使用部位与图纸和现场实际不符，申报责任人应负相应的经济责任；

②项目负责人或技术负责人应严格依据工程图纸和现场实际，对《申报表》提出的材料规格、数量进行审核后签字，并负相应的经济责任；

③材料员依据《采购物资申报表》，填写《采购物资报价审批单》一式三份（材料员、造价师、财务部各一份），报造价师审核、经理批准、财务部备案；

④造价师对材料规格、数量及变更核准签字，负决定责任及相应的经济责任。

3、材料性价比较及采购：

①大宗材料实行公开招标采购，零散材料市场采购；

②招标采购或市场采购前都要进行材料性价查询，货比三家，掌握市场底价，采购底价报经理决定；

③采购决策应把握性价关系，以不求价位最低而求用的住为采购原则，避免出现因质次而造成的退料、瞎料、换料、等料等不必要的经济损失，因质次而造成严重经济损失的，责任人应负相应的经济责任。

4、材料申报、审核、采购、进场的时间控制：

①大宗材料应于使用前50天申报，零散材料应于使用前15天申报，《申报表》应标明申报日期和使用日期；

②自材料申报日起，项目部审核签字不得超过1天、材料员整理提报不得超过1 天、造价师审核签字不得超过2天、经理签批不得超过3天、材料进场应先于施工使用2天； ③项目部要根据施工组织设计和现场实际需要，积极协调提报料和及时催料，建立《材料申报、审批、进场、使用及变更时间控制台帐》，记录材料延误原因及责任人。

5、材料进场验收：

①材料员和验收人员应熟悉和掌握有关验收标准；

②材料员在采购时应对材料的规格型号、外观品质、合格证及技术资料是否符合要求进行确认，大宗材料采购前须封存样品交监理、库管员；

③材料检验包括合格凭证资料检验、外包装检验、规格型号检验、数量检验、质量检验，核对无误的保管员签收，核对有误的不得签收，需要技术验证的由技术人员签字

确认或专业检验；

④验收人员对签收、确认负相应的经济责任：验收不合格的材料由材料员负责及时退换，现场签收后材料出现数量问题由保管员负责、出现质量技术问题由技术责任人负责。

6、材料现场管理：

①要强化材料保管的措施, 材料进场前项目部负责组织清理存放场地、调配搬运人力，做好进场材料验收准备工作，避免出现如水泥违规堆放出现受潮及底层结块、钢筋未垫好而出现锈蚀导致不能使用等现象；

②要强化材料保管的责任，库内物资材料出现缺失毁损的库管员负相应的经济责任；出库的物资材料出现缺失毁损的领用施工队负相应的经济责任；室外放置的未出库物资材料出现缺失毁损的库管员、门卫、现场负责人分别负相应的经济责任；

③库管员建立《材料外用、外调、处理登记台帐》，年度期末时库管员负责对公司以外外用材料、公司内各项目间调剂材料、退货材料、返库（电泵）材料、处理材料收入、库存材料等进行统计，《统计表》报项目部、财务部，作项目成本核算凭据；

④项目部负责对分项完工工程材料应及时进行数量核对验收，少于出库量的差额及非合理毁损材料要从分包施工队施工款中扣出；

⑤库管员对分项完工工程剩余材料应及时清点，填写《分项完工工程剩余材料清单》报项目负责人和材料员，作调剂使用、返库或退货处理；

⑥库管员变动时、或项目竣工、或年终时应进行材料盘点。

第二篇：采购流程

采购工作流程

一. 各部门填写采购单（要求型号、规格、数量要清楚明确）

各部分负责采购物品明细如下

1、 生产部：负责原材料申购。（工程部需要协助生产部原料数量的采购）

2、 仓库：负责常用物料申购。（生产部负责提供哪些物品属于常用物料）

3、行政部：负责办公用品申购

二. 下单

1、 通常情况下，采购员接到缺料，获取缺料以下信息，产品型号、规格、数量等

2、 分析缺料信息是否合理，再将单子下给供应商，订单必须含有以下信息，材料型号。数量、单价、金额、到货日期。

3、 采购员根据情况进行订单审核。

4、 订单传真给供应商以后，采购员需要与供应商确认采购信息，并要求签字回传。

三、稽催

采购单完毕以后，采购员根据采购单上要求的供货日期，采用时间段向供应商反复确认到货日期直至材料到达我公司。

四、入库

1、检验合格后实物入库

2、单据保存

五、对账

每个月月初各供应商将上月账单送至我公司，采购员根据我公司收货员签字的送货单和入库单跟单价表核对月结表，无误后交至财务。

1. 职责

2.1 申购人

根据部门需求，提出采购要求，提供采购物资的技术要求，规格型号，填写采购申请单并交相关人员核准；

2.2 采购人

根据申购人的采购申请单，订购价格合理并与要求相符合的物品及服务。 ? 生产部采购人员负责原料及与生产制造或与开发有关的各种物资的采购， ? 行政部负责公司办公用品及后勤物资的采购。

各采购人员应对采购物品的价格及质量负责。

2.3 生产部

生产部和品质部质量人员负责对供应商 (物料供应商及承包商)的质量保证能力评审标准及评审计划的制定和质量保证能力评审

2.4财务部

在收到所有需要的文件后进行核对，将供应商的#5@p与采购申请单、采购订单、收货清单等相关单据相对照，进行数量和金额的确认。并按时向供货商付款

七、操作过程及操作程序详述

1 申请

1) 申购人负责提供采购物料的规格型号、数量，可行或必要时，应给出供应商。

2) 申购人应填写采购申请单，并负责交于相关人员核准。

2 批准

2.2.1 对采购申请单PR的批准

对所有采购申请单，必须严格按以下签字授权进行核准：

? 所有采购申请单必须有公司总经理的批准及签字；

? 任何与生产有关的采购申请单必须有部门经理的批准和签字。

? 签字流程图：

? 圣申购人 --? 请购人部门经理 -? 仓库管理员 -?总经理 –--》 采购人 采购人员只有在取得核准的采购申请单后，才可实施采购

2.2.2 对采购订PO或合同的申请

2.2.2.1 采购订单

如果采购人需要采购订单，采购人可凭已核准的采购申请单，并由部门经理签字确认后发给供应商。申请人还需负责采购订单的供货方确认，以保证该订单的有效性。

产品及生产物料PO的保存者,应注意该PO为公司保密级别较高之文件,未经授权者不可查阅。

3.报价及磋商

3.3.1 物品及服务采购

采购员在同供应商进行磋商后，应作好比较记录，主要考虑质量、价格、折扣、包装、送货日期和付款条件等。在需要的情况下，采购员同请购人应一同参与同供应商的讨论。

在货物及服务质量相同的情况下，原则上选择报价最低的供应商，只有在特殊情况下，如价低者品质有问题，方可选择报价较高的供应商，但必须详细说明原因，以便日后参考。

3.3.2 分供方的开发及选择（仅适用于产品及生产物料采购）由生产部采购人员在实施采购前根据工程部提供的物料清单，将那些认为有能力的供应商初步确定为分供方，并经质量保证人员及开发部审核会签后加入合格供应商名单。

如果是初选的供应商，只有在生产部人员、工程部进行首批样品鉴定合格后，才可以接受分供方提供的批量生产品。生产部根据分供方的物品交付、质量表现、合作态度等按季度评价供方满足要求的能力，并调查、分析、总结

4. 订购

应根据价格，质量和服务等选择供应商。如果采购员所选择的供应商与申购人推荐的不一致，应向申购人发出确认，若申购人仍坚持用推荐的供应商，则需由总经理批准。 订购物品可能有下列两种形式：

凭核准的采购申请单，从供应商处直接购买。

向供应商发采购订单（如需要，可向财务部申请开具采购订单）或合同

对于经常性采购的物品，如文具，日用品等，可以同选择的供应商以签定年度协议的方式根据条款内容直接订购。

选择此类供应商应以竞标的方式进行（如果可能，应至少有三个竞争者）且该类协议应至少每年重审一次，既从不同供应商处获得新的报价，并就现行的协议内容进行重新磋商。

5 接受

订购的非生产性物品送达后，必须验收，且验收人与采购人不能是同一人。验收合格后，应在采购申请单或客户的送货单上签字。

对于生产性原辅包装材料，应由品质部进行质量检验。

若送达的物品不合格，采购员应与供应商联系以寻求解决方案。

八、记录

对于各次采购，采购员应保存下列文件：

1） 采购申请单副本

2） 报价

3） 比价记录

4） 采购订单副本或合同

5） 付出传票副本

6） 收货单副本

九．附件

1) 采购申请单及附表

2) 采购订单

十.其它规定

任何员工不得接受礼物，邀请和类似的好处。

对于任何供应商试图以非正当方式影响采购决定的行为必须立即上报。 。