如何写会议纪要2944169304

发表于:2022.9.26来自:www.fanwen118.com字数:7114 手机看范文

如何写会议纪要

一、会议纪要的内涵

《国家行政机关公文处理办法》中规定:“会议纪要适用于记载、传达会议情况和议定事项。”《中国共 产 党机关公文处理条例》中规定:“会议纪要用于记载会议主要精神和议定事项。”我们根据上述规定,可以明确地把会议纪要定位为:用于记载、传达会议情况和议定事项的一种行政公文。也就是说,会议纪要是对会议的目的、要求、基本精神及决定的事项加以文字归纳整理,以便上传下达,统一认识,进而推动工作的开展。

会议纪要在行文关系上,作为下行文可类似于通知,即采取转发(印发)或直接发出的形式,发给下级贯彻执行;作为上行文可类似于会议情况报告,报送上级,向上反映;作为平行文可类似于公函,发给平级有关机关,让对方知晓,沟通情况。会议纪要以会议主持机关审定制发、其内容要求详尽具体之特点,区别于按照法定多数表决通过、内容多体现原则的会议决议;以突出会议的目的、要求、基本精神及决定事项为主要表达的项目上,区别于客观、原始记录会议情况的会议记录;以兼有反映情况、沟通信息功能的同时,还具有指挥的权威性上,区别于只用于反映会议动态、沟通情况,所载内容只具有参考性的会议简报。

二、会议纪要的特点

会议纪要的三大特点是真实性、提要性、条理性。

(一)真实性。会议纪要是纪实的,必须保证其真实性,这个要求是纪要的性质和职能所决定的。会议纪要一经下发,特别是批转下发,它所记述的决议、决定就具有政策性。所以办公室人员动笔写纪要之前,必须认真核实材料,没有核实的材料,切忌写进纪要。为了保证纪要的真实性,纪要起草后,要听取与会者的意见,最后交由会议主持人或与会的主管领导审查,确认反映了会议的实际,才能签字印发。

(二)提要性。要在会议纪要的“要”字上下功夫,对会议内容不可事无巨细、有则记之,应该对整个会议的各种材料和观点,经过分析、研究、综合整理,将主要精神、主要议决事项、主要观点,按一定逻辑顺序撰写出来。在概括会议内容时,要特别注意突出会议议题,以议题为中心组织材料进行写作。任何一个会议总有一个中心,即使有几个议题,每一个议题总有一个要点,也就是中心,中心就是会议的意图所在。要围绕会议中心进行选材,重点应介绍会议成果,而不是叙述会议的过程。无助于说明会议中心议题的材料,即使是真实的、生动的,也一定要去掉。

(三)条理性。每个与会人员的发言都可能是有条有理的,但是放在一起却

很可能是“一锅大杂烩”,因此,必须按照一定的标准对所有材料加以整理,使之有纲有目,纲目协调。

三、会议纪要的构成要件

会议纪要的结构,一般由版头或标题、正文、版记三部分组成。

(一)版头或标题。日常工作会议等工作例会的纪要一般都有固定的版头,包括标题、纪要期数、纪要编发机关及成文日期等。标题由会议名称和文种(纪要)组成,套红与否均可。纪要期数、纪要编发机关及成文日期在标题下方注明。一般非工作例会,如行业性或专题性的多数会议,会议纪要没有固定的版头,标题由会议名称加文种(纪要)组成。

(二)正文。正文一般由会议概况(导言)、会议精神和决定事项(或结语)三部分组成。会议概况主要包括会议时间(多次性会议应写明会议起止时间)、召开地点、主持人、参加人(日常工作例会的参加人员可以放在纪要末尾)、领导同志参加情况、会议议题等。会议精神部分写会议的主要情况,对会议的原则精神、讨论结果和今后任务等进行具体叙述和说明,要有准确的概括和很强的政策性、指导性。会议决定事项或结语办公会、日常工作例会常常做出决定,需将这些决定事项加以归纳,扼要写出。工作会议、专业性会议在结语这部分应对会议做出估价,指出方向,明确任务,提出希望和号召。

正文部分要对会议概况(导言)、会议精神、重要原则、主要内容和议定事项(或结语)等加以综合和阐述,通常用三种方式表述。其一是综合叙述式,即把会议研究讨论的主要问题、与会人员的统一认识和看法、议定的事项,加以综合叙述;其二是分类归纳式,即把会议的发言、讨论的情况以其内在联系归纳为不同的方面,来分别加以叙述;其三是发言记录式,即按照会议的发言顺序,掌握其重点,对记录如实加以摘要整理。

(三)版记。纪要版记(纪要的末尾)部分包括纪要的关键词、上报或下发单位、印数。若纪要无版头,则末尾部分可简化为纪要编发机构名称及成文日期即可。本部分无需加盖公章。

四、会议纪要的类型

根据性质与内容,会议纪要可分为三种类型:

(一)办公会议纪要。所谓办公会议就是机关研究日常工作、日常事务的会议。此类纪要主要是用来宣布各种日常办公会议决定的事项,大都是机关团体、企事业单位领导层集体开会决定了工作中的一些具体事宜后所使用的一种纪要。内容往往是决定一个或多个事项放在一份纪要中,分别逐一表达。

(二)指示会议纪要。即对某一范围较大或重要方面的工作会议所综合整理

的会议纪要,既有对党的方针政策的具体贯彻意见,又有对这一重要工作各种认识的统一,还包括对工作的具体部署、要求,行政约束力很强。

(三)学术会议纪要。它不具有法定的行政权威和约束力,只具有参考性。实际上学术会议主要是对某一重大的理论、实践课题进行研讨,所以这种会议纪要只起交流情况的作用,而非具指挥性。

五、会议纪要的撰写要领

根据会议的性质和内容,会议纪要的撰写常用概述式、归纳分类式和摘记式三种写法。

(一)概述式。这种写法是根据会议进行程序,将会议概况、会议议题、主要讨论意见、议定的事项分点顺序写出来。这种写法的特点是简明扼要、顺理成章。办公会议纪要、工作会议纪要等多用这种写法。

(二)归纳分类式。这种写法是将会议讨论的内容依其内在联系和逻辑关系,综合成若干部分,每个部分谈一个方面的内容,逐段逐层地将会议讨论的各方面问题阐述明白,可以分条撰写或冠以小标题。这种写法条理清楚,层次分明,重点突出,问题集中。较复杂的工作会议、专业性会议等会议纪要多用这种写法。

(三)摘记式。就是根据会议议题把与会人员的发言要点顺序记录下来。一般在记录发言人首次发言时,在其姓名后用括号注明发言人所在单位和职务。为了便于把握发言内容,有时根据会议议题,在发言人前面冠以小标题,在小标题下写发言人的名字。其特点是平白易写,有点像流水账。一些重要的座谈会纪要、研讨会、论坛等常用这种写法。

六、会议纪要与相关文体的区别

会议纪要与决议、会议记录、会议简报和新闻报道等文体之间是有区别的。

(一)会议纪要与决议的区别。会议纪要一般作为会议的总结性文件,供与会代表在本系统或本单位贯彻执行,从这种意义上考虑,它具有决议的性能。但决议的内容比会议纪要重要,反映的是会议一致的意见,其行文风格亦较会议纪要庄重,属于决定性文件,具有很强的约束力和指挥功能,有关部门或人员,必须坚决执行。会议纪要则着重记述会议概况,即反映会议一致的结论性意见(通报性会议纪要亦反映有分歧的意见或未作结论的意见),内容与要求较为具体,用语较为灵活,既有要求与会单位贯彻执行的一面,又有通报会议情况的一面,其约束力和指令性比决议要低。

(二)会议纪要与会议记录的区别。会议记录是会议情况的原始记载,是会议文件参考的依据,属于会议附带材料,供内部使用。会议纪要与会议记录的两点区别是:其一性质不同。会议记录是讨论发言的实录,属事务文书;会议纪要只记

要点,是法定行政公文。其二功能不同。会议记录一般不公开,无须传达或传阅,只作资料存档;会议纪要通常要在一定范围内传达或传阅,要求贯彻执行。

(三)会议纪要与简报的区别。会议纪要是一类公文,只要是纪要要求办理的事项都得办,特别是经上级批转后,就更加具有了公文职能。而简报只是情况反映,只能作为供领导掌握情况或供有关单位了解信息的参考资料。当然简报经过批示,也会有公文的职能,但那主要是批示所起的作用,并不能改变简报本身的报告或报道性质。纪要是对会议的全面概括,反映会议的全貌,而一期会议简报只能反映会议的某一过程或某一问题。纪要要经过与会者讨论或领导审阅才有效,简报只要大会秘书处(组)认可就可付印了。纪要只能在会议结束后发一次,会议简报在会议的每个阶段都可以发。

(四)会议纪要与会议新闻报道的区别。会议纪要是对会议的概括和综合,虽然也有选择取舍,但会议涉及的基本内容不能有遗漏,而且其内容不仅要求有关单位知晓,还要加以贯彻执行。会议的新闻报道则着重于会议信息传播,允许新闻单位根据自己选定的报道角度,对会议内容做较大的取舍。

七、会议纪要的撰写要突出三大特点

会议纪要的撰写通常有两大忌,一忌贪多求全,面面俱到;二忌不分轻重,平均用墨。因此,写好会议纪要应力求突出实、简、精的特点。

(一)会议纪要的撰写要突出“实”

“实”是指会议纪要的内容要忠实于会议实际.客观、如实地反映会议内容,表述真实意思。会议纪要是在会议记录等材料上的再加工。会议记录是讨论发言的实录;会议纪要则是会议内容的提炼。在这一转化过程中,往往会发生由于撰写人因意思不明、理解不清而导致会议纪要的内容失真。为此,对撰写人来说,一要吃透会议精神。对会议的宗旨、目的,各项议题、议点等,要弄明白、搞清楚,做到了然于胸,确保撰写的会议纪要不走题。二要原原本本反映与会者意见。在综合与会者的发言时,撰写者不能任由个人赞同与否,断章取义,扭曲他人意见;要讲究真实,忠实于与会发言者的原意,尽量用其原话,保持其原有的语言风格。另外,当与会者在讨论中心议题时,往往存在看法不一致的情形,对此,撰写者在集中了大多数人的意见的同时,对于少数人的意见,在没有被会议完全否定的情况下,也应当予以如实地反映。三要如实反映会议内容。会议纪要具有较强的纪实性特点,其内容要紧扣会议实际,不能人为地拔高、深化和填平补齐。尤其是不能随意篡改会议精神,增删会议内容,变动或更改与会者议定的事项,修改会议达成的共识等。此外,不同类型的会议纪要,其内容详略取舍方面也有一定的不同。如,综合性纪要,侧重于全面介绍会议的基本情况,包括会议的议题、讨论情况、讨论结果等;专题型会议纪要,则侧重于介绍与会者围绕会议中心议题,所达成的共识,以及形成的不同的观点和倾向性意见。

(二)会议纪要的撰写要突出“简”

“简”,是指对会议讨论研究及议定的事项等内容进行梳理加工、归纳整理.简洁、集中地反映会议的主要精神。一是内容概括要递进。首先,撰写前进行通篇考虑、全盘谋划,以会议讨论的问题为单位,分层次、划项目,逐一展开,布好写作格局。例如,撰写《生产调度质量分析会议纪要》时,可将会议议定的事项分别概述为:一、生产x x方面;二、产品xx方面;三、安全x x方面等等。其次,围绕各议点、议题,以剪裁整理每个与会发言者的讲话要点为内容,按照由繁到简、由表及里的概括方法,逐步去粗取精、层层深人,实现会议内容由无序变有序,由繁杂冗长变条理清晰,进而干练地体现会议议定的事项。二是语句表述要简练。会议纪要是会议内容高度集中的缩影,是指导与会单位下阶段开展工作的知照性文件。若语句含糊其辞、拖泥带水将会产生歧义,势必会影响传达会议精神的效果。这就要求撰写者,首先要“求简”。在述及会议要求的事项时,要综合概括、去浮辞、免冗长、不娇饰、不苟简,力求简洁明了、通俗易懂、精当不繁,切不可你中有我,我中有你,能用一句话表明的决不用多句话来陈述。其次要“求准”。会议纪要作为公文的一种,必须要写得清楚明确、句稳词妥、通体通畅,使语句表述达到直言其事、表意明确、言之有物、言必有中、言无不尽、

(三)会议纪要的撰写要突出“精”

“精”,是指围绕会议主旨,深入提炼会议精髓,使其提提纲挈领、重点突出、精辟入理,准确精当地介绍会议成果。会议成果是对会议讨论研究和议定事项进行归纳整理,概括出来的要点,是会议纪要的写作主体。一要善于发现要点。如:会前,会议主持人宣布会议召开的目的和任务。会中,凸显的新思想、新观点、新思路;讨论争议较大的问题;与会者就某些重要问题所达成的共识,提出的解决办法,形成的政策性规定和指导性意见。会尾,领导所做的总结性发言,对会中提出问题的具体答复以及上级领导所做的指示,等等。这些都是会议内容的精要所在,也是介绍会议成果的关键之处。二要集中反映要点。一方面要有的放矢,善谋全局。撰写者要从召开会议的实质精神出发,分析、综合会议的各种意见,舍弃那些琐碎枝节、与会议宗旨无关以及会议中未达成共识而散见于与会者间的零散意见;另一方面要抓住精要,突出重点。要将会议纪要纳入整个会议过程和具体环境中去考虑,重点反映“如何尽快把与会者的思想统一到会议精神上来;如何较好地解决现阶段工作中遇到的突出矛盾;如何科学地指导下阶段工作的开展”等等。三要注意把握要点。也即会议纪要撰写的“度”。撰写会议纪要既不可凌驾于会议内容之上,夸夸其谈,喊口号;也不可脱离会议中心,冥思苦想,搞创作,要切实达到任务清楚、目标明确、责任到位。首先,在反映会议决议的时候,要直截了当、开门见山、直言其事,切勿含糊不清、华而不实,尤其是对会议中未达成一致的观点或未最终形成决议的事项,切不可任意发挥、恣意想象、矫揉造作;其次,在明确工作目标的时候,要切合与会单位工作实际,符

合事物发展客观规律,切不可虚无缥缈、言之无物,搞“超前主义”或“慢步主义”;再次,在明确责任事项的时候,不仅要写明要办理的事项,而且要写明办理的期限和所负的责任,以免各单位互相推委、扯皮,或因责任不明而推卸责任等。

八、会议纪要的撰写要把握好四个关系

(一)处理好前与后的关系,做好纪要撰写前的准备工作

对文秘人员来讲,做好会前与会后的准备工作是十分重要的,因为它在一定程度上会影响你对会议精神的理解和纪要撰写的质量。具体而言,会前要深入了解会议召开的目的,尽可能地把会议材料详细地阅读一遍,以全面把握要研究事项的前因后果,尤其要弄清会议讨论决定的主要问题,这样在听会过程中就能做到心中有数,也才能深入理解会议精神,又快又准地作好会议记录,而不至于出现不知所云的情况或大的偏差和纸漏。会后要及时对会议记录进行整理,对有关数据及专门术语进行认真核对,特别是对会议主持人所作的提示性和总结性发言要对照会议材料认真梳理,以理清会议议定事项之间的内在逻辑关系,为正式动笔撰写纪要做好充分准备。

(二)处理好快与慢的关系,科学把握纪要撰写的节奏

快速地写出纪要,不仅是提高工作效率的要求、高效快捷作风的体现,也是纪要时效性的必然要求;反之,如果不及时撰写你就可能对其中一些内容记忆模糊乃至遗忘。因此,作为纪要撰写人员,必须树立一种能快则快的意识,以一种时不我待的精神快速拟文、快速送审。俗话说,心急吃不了热豆腐。在整体求快的同时,也要讲究写作的节奏。这是因为写作纪要是一项硬功夫,追求准确、便于执行是关键,切不可一味求快而不得要领、马虎应付。因此,对纪要中的每一个句子、每一个词语甚至每一个标点符号都要认真推敲,确保表述不产生偏差和歧义。对纪要从拟稿、校对、送审到印发的每一个环节都不能疏忽大意,这样才能确保不出纸漏、所有这些都可以说是慢功夫、硬要求,是急不得的。

(三)处理好虚与实的关系,准确反映会议内容

撰写纪要不像写讲话稿那样可以随意发挥,关键是要把会议议定的事项准确清楚地表述出来,补写纪要也不同于作会议记录强调原原本本,而是要求在会议记录的基础上准确体现会议精神。因此,会议纪要的写作要做到虚实结合。一要“实”。会议纪要对会议实质性内容的表述要明确、有条理,不含歧义,不拐弯抹角,不模棱两可,特别是对与会各方应承担的义务、责任和享有的权利,涉及资金的列支渠道、比例、时限等,要写得清清楚楚、明明白白,以便于执行、检查和落实。二要“虚”。表述会议精神,要体现出一定的理论色彩,特别是撰写贯彻上级指示精神、研究执行措施的会议的纪要不应仅列出一二三四几个干巴巴的议定事项,而要通过“会议认为”、“会议强调”、“会议指出”等形式,把

会议精神从理论的高度加以阐述,把理说透、把理说明,以体现会议应有的说理特征。只有这样,才能达到统一思想的目的,才有利于下级理解并执行。

(四)处理好“记”与“参”的关系,切实发挥文秘人员的参谋作用

首先要明确,纪要的首要功能是“记”,主要任务是把会议议定的内容记清记准,不出差错。但如果就此认为会议纪要就是领导怎么说就怎么写,那就大错特错了。新时期秘书人员要发挥必要的参谋助手作用,就不能仅仅停留在简单的记录层次上,而是要充分发挥主观能动性,积极为领导出主意、提建议。对会议确定的事项,要在忠实于会议精神的前提下进行必要的大脑过滤,做到认真思考、主动服务,想领导之所想、谋领导之所谋;尤其是要练好补、校、谋三项功夫,努力使参谋参在点子上,谋在关键处。所谓补,就是要善于把会议上领导没有说完整的话、没表述完整的意思补充完整,使没有参加会议的人也能看懂会议纪要的内容,有一种身临其境的感觉;所谓校,就是对领导明显的口误或不符合规范的说法,要按照规范要求大胆校正;所谓谋,就是对会议议定的一些可能有错误、不符合政策或执行起来可能产生不利后果的事项,积极慎重地提出参谋建议,供领导在审发纪要时参考、定夺。、当然,要做好上述三项工作,文秘工作者一方面要不断加强学习,提升自己的素质;另一方面要十分注意在参谋时摆正位臵,做到到位而不越位,对于超越职权范围的事情不擅作主张,尤其要注意的是未经请示不能随意更改领导的原意。



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