会议接待流程

一、 前期准备工作

1、 销售经理根据客户需求确定会议日期、会议场地、用餐

场地及用房数量。留客户联系方式进行后期跟进。

2、 以传真（旅行社）或电话（一般会议）形式完成初步报

价，双方初步达成合作意向。

3、 通过预订单及工作联系单以纸面形式做好相应场地的

预留，在本部门做好相应场地的登记，避免重复预定。

4、 检查所涉及场地是否可用，确保场地能够达到客户预期

需求，对于特殊或目前达不到的客户需求报领导处，批准后将结果回复客户。

5、 双方预约考察酒店时间，前期对所涉及场地再次进行检

查，确保场地完好可用。

二、 中期对接工作

1、 根据预约时间带领客户参观酒店及所涉及的场地。

2、 对接会议细节，做好详细记录。其中对于客户再次提出

的特殊或目前达不到的需求报领导批准；亦或请所涉及酒店部门领导出面协调商议，做好最终确定。

3、 洽谈会议付款方式、入住登记方式（出示证件或当地派

出所/接待办盖章免证件）、前台布置、引领安排，房务要求（房间配备、撤消费品等其它要求）餐饮要求（桌餐、自助餐、用餐标准、场地及数量、场地布置等其它

要求）会议要求（会议室摆放、话筒音响及投影仪安排、横幅、绿植等其它要求）安保要求（预留停车位，照相位、特殊安全保障及其它要求）工程要求（安排工程人员会期跟踪及配合等其它要求）

4、 可根据需要与该单位签订会议合同书，对双方合作内容

及费用等事宜进行纸质确认，合同书中体现双方应尽的责任及义务，对于合同内容不履行双方应做的赔偿进行详细描述，双方负责人签字盖章后各执一份。

5、 根据对接详情制作详细会议任务单，会议所有要求及细

节均在会议任务单中体现，涉及所有相关部门，要求各部门按会议任务单准备接待。会议任务单须显示会议期间有效签字人全名及联系方式，必要时将该有效签字人介绍于各个营业点认识。

6、 会议任务单呈销售部经理签字，报销售总监审批，签字

后复印发于各个部门，各部门签字收取做准备。

三、 会期跟踪工作

1、 销售部根据会议规模安排1-2位销售经理全程跟踪会

议，确保会议顺利进行，要求从客人进店时起全程跟踪，包括报道、入住、用餐、会议及其它。

2、 会议期间、销售经理当天提前对所涉及场地及引领等相

关安排再次进行检查，确保会议顺利进行。

3、 会议期间，保持与会务组的密切联系，对于会议临时所

做的一些更改及变动及时与相应部门进行沟通、协调，最终以工作联系单形式发于涉及部门做相应变动。

4、 总台安排1名人员负责会议期间所有账务的核对，于当

天上午将昨日总消费汇总交于销售经理，销售经理与会务负责人核对后该负责人签字，后销售经理将该账单交于总台账务负责人员保存。会议结束当天将所有账务汇总与会务组负责人再次进行核对，无误后客人签字，按当初所谈付款方式进行付款或挂账。

5、 对于挂账会议单位进行后期跟踪，一般要求会议结束

10个工作日内结清账款。

第二篇：饭店会议接待流程

会议接待流程

为进一步做好会议项目的开发和接待工作，确保会议客人从入住到撤离全方位的服务过程准确、到位、顺畅和协调，根据饭店实际情况，制定会议接待相关规定如下：

一、责任分工

1、总负责人：营销部经理。会议接待工作由营销部负总责，负责协调和处理会议接待全程中的各类工作事项。

2、总跟进人：营销部指定的营销代表为会议总跟进协调人，负责会议全程跟踪，组织、协调、检查、督促会议接待各项工作落实情况。 具体职责：

A、负责处理和接洽客户预订；

B、根据预订信息对接待任务提出具体安排意见，制定并印发会议接待计划；

C、组织、协调会议所涉及的各部门工作；

D、于会议召开前的有效准备时间内，对各相关部门工作完成情况进行检查和验收；

E、协调解决会议进程中的各类事项，满足客人的合理需求，确保会议接待质量；

F、跟办会议结账工作，确保饭店结账安全；

G、征求客户意见，填写意见反馈，对会议接待工作进行总体评价。

3、接待员：负责会议背景幕、条幅、指示牌、会签、宣传品的设计和制作工作。

4、餐饮/客房部：负责会议室准备、会议服务、会议用餐工作。

A、根据营销部会议接待计划要求和营销代表的要求，准备会议室的各类用品，对会议室进行卫生清洁，按规范要求进行摆台和布置；

B、安排会议服务人员，迎送会议宾客，在会议进程中进行有效服务；

C、按会议订单要求组织后厨准备会议用餐；

D、负责安排和组织会议用餐服务。

5、客房部：负责会议客人用房准备和服务工作，负责公共区域卫生清洁。

6、前厅部：负责会议客人接待引领及相关服务工作，关注来宾情况，妥善处理客人投诉。

7、保安部：维持酒店正常经营秩序，检查和关注会议期间所有营业场所的安全和保卫工作。

9、工程部：解决相关部门提出的保修指令，保证会议期间的设施设备的正常运行。

10、财务部：负责客人结账工作，确认结账方式，做好结账统计，与营销部和各接待部门密切联络，确保酒店结账安全。

11、行政部：负责会议接待质检工作，处理酒店内部投诉，对大型会议人力资源进行调配。

二、会议接待标准

1、大型会议（100—300人）

A、地点：饭店三楼多功能厅

B、总跟进人：营销部经理亲自接待跟进，多名营销员协调配合跟进工作。

C、会场布置：

酒店外围：根据客人需要设彩虹门、空飘。

LED屏：根据客人需要设固定字幕或游动字幕。

大堂：设接待台，根据客人需要提供台布、台裙、工作椅、礼品台等物品。接待台大堂门口设指示牌。

会场入口处：设立指示牌，营销代表和会场服务人员负责迎送。 主席台：设背景幕，主席台前摆放鲜花，顶额挂会议横幅，根据会议需要设立式讲台或课桌式讲台，准备有线麦克和无线麦克，根据会议需要安设启航轮。

台形：根据会议特点和客人需求摆放课桌型或圆桌式台型，课桌式台面按规范标准摆放茶具、矿泉水、便笺、茶垫、口巾等。课桌式台型铺绿色或白色桌布，围台裙。圆桌式台型桌面另外摆放水果和茶点，桌面铺白色台布，椅子套白色椅套。

绿植花卉：干净无尘，无黄叶，摆放于会场四周，整齐对称，有观赏性，尽可能准备红色系花卉。

D、工作安排

迎送：营销部经理、前厅部经理须亲自带领营销员、礼宾员在大堂入口处迎送宾客。

接待：安排1-2名营销代表配合客户发放资料，提供会议问询、引领服务。

会场服务：根据会议实际需要安排服务人员，会议接待主管和领班全程跟踪指导会场服务，餐饮部经理亲自检查会场准备和服务情况。营销部经理和跟进营销员全程跟踪会议。

翻台：会议和用餐均在千人宴时，利用客人休息时间及时翻台。 会议协调：连续召开两天及两天以上的会议，营销人员要及时主动了解客人意见与需求，及时协调改进工作。

2、小型会议（50人以下）

A、饭店四、五、十一楼会议室

B、会议总跟进人：营销部指定营销代表

C、会场布置：

台形：根据客人需要按回形或U形摆放，悬挂会议条幅，准备麦克、纸、笔、矿泉水、摆放茶具

绿植花卉：摆放于回形、U形中心处，以及会场四周，整齐对称，无灰尘、无黄叶，根据客人需求和会议层次，回形中心处也可摆放鲜花。 翻台：会议和用餐在同一场地，利用客人休息时间及时翻台。 会场服务：

根据会议需要安排会议服务人员，会议接待领班检查指导会议服务情况。营销代表全程跟踪会议服务。

三、具体要求

1、各部门要顾全大局，相互配合，密切协作，特别是各有关部门要配合好营销部的工作，接受营销部的组织、协调、安排和指挥。

2、各有关部门相关人员在会议接待工作中，要善于发现问题，及时排查会议接待可能出现的漏洞，除按计划要求做好相应准备工作外，还要结合本部门岗位工作实际做好接待预案，相互提醒。对于接待计划未予明确要求、部门未有预见，在会议接待中出现责任问题，问题出现在哪个部门，哪个部门与营销部共同承担责任。所有参与接待人员要熟知会议相关事项。

3、营销部要详细、准确地了解会议各项信息及主办方的要求，会议接待计划要准确、详细，原则上至少提前两天印发会议接待计划，大型会议提前一个星期印发，

4、对于会议接待过程中不确定性事项，营销人员要勤与客人沟通联络，准确掌握会议动态和变更信息，及时通知各有关部门，妥善处理和协调酒店内部与会议接待相关的各项工作。对于接待过程中的变更信息，各部门要认真对待，急客人所急，克服困难，尽己所能满足客人的合理需求，提高酒店美誉度。

5、各部门要指定会议接待人，负责与营销部营销人员工作对接。会议接待人名单报至营销部和总经办，有变动做到随时通知。

6、做好会议信息对接，营销部会议总跟进人要把各部门的接洽人介绍给会议主办方，以方便客人随时解决相关接待事项。对于会议主办方的需求，各部门相关接洽人要妥善解决，并及时将主办方需求信息反馈给总跟进人，确保饭店账款安全。

7、营销部对客账结算工作负总责，须将会议订房标准及数量、订台标准及数量、有偿提供物品、结账人、结账方式等账务信息提前告之各有关部门。

第三篇：关于酒店政协会议接待总结报告

关于酒店政协会议接待总结报告 在酒店全体员工的共同努力下，我们利用四天的时间，顺利完成会议的接待工作，会前刘总召开管理层会议，对各个部门的工作进行了明确的指导，陶总召开部门员工大会，详细缜密的划分部门的工作程序及注意事项，才使得酒店圆满完成了本次接待任务。

不足之处：

1、 准备工作做的还不够细，比方会议期间主席用房因招待领导，需紧

急要一壶上好茶叶，当时及时与餐厅联系送到房间，虽然前后没用十分钟时间，但客人明显不满意，通过这件事情，就证明我们准备工作没做到位，应提前给领导房间备好一系列可能用到的用品，避免客人不满。

2、 会议期间，住房量大，客房中夜班没用增加人员，导致晚八点之后

不能做到会议楼层的专人服务。

3、 个别员工的前期重视度不够，没有很好的团队意识，需要反思，并

在今后的培训中转变员工懒散的思想。

4、 服务未做到善始善终，会议结束后，仍有个别房间续住，而我们的服务没有跟

进到位，我们应做到即使会务组撤了，但个别逗留的会议代表也是酒店的服务对象，不能让他们有会散茶凉的感觉。

4、 结合以上的不足，本部门将逐步完善吸取经验，继续努力。 好的方面：

1、

2、 因会议准备时间近一个星期，所以不论是卫生方面还是员工的礼节礼貌都做得不错，房务部未发生一起投诉事件。 因人员不足，安排部分员工及所有领班主管加班，所有人员停止休

假，员工对于安排毫无怨言，有的员工在严重感冒的情况下仍坚持上班。

因餐饮部人员短缺，所有管理层齐力奋进，无下班观念，能和酒店利益保持一致，直至最后一位客人离开才得以休息，由此反映了我们管理团队的日渐成熟。

会议用房每日做到快速整理，领班协助并检查，下午客人会议期间再次进行小整理，晚间送水果期间若客人不在的还进行夜床服务。会议期间保证到每个楼层早八点至晚十二点每个楼层有专门的电梯引领人员，保证到随叫随到，客人有任何需求第一时间满足。

通过此次政协会议的接待，我认为我们在日常的工作接待中就应该一视同仁3、 4、 的对待每一位客人，这样就不会出现因硬件或软件方面的问题导致投诉了，同时记录会议期间出现的不足之处，一定要在今后的工作中全面提高了酒店的管理水平和服务质量 。

张兰

20xx年x月x日