外贸开发信退信原因排查
目前市场上非常多的客户会纠结在邮件被退这件事情上，直接抱怨、投诉公司产品有问题，遇到此类投诉，客服人员接到此类抱怨或投诉，先不要慌张，让客户排查下邮件退信是什么原因引起的，邮件退信都后都会有提示为什么退信的，如果客户不乐意，可以让客户发退信邮件给到我们，帮助客户做好分析。
(1)收件人地址不存在
错误原因: 收件人邮箱帐号不存在或收件方服务器无法找到收件人邮件地址
可能出现的关键字: No such user、user unknown、unknown or illegal alias、account inactive、user not found、Invalid address、invalid recipient、not a valid mailbox、mailbox cannot be delivered
解决方法: 由于在该网站中无法找到要投递的用户地址，因此该邮件无法正确投递到该地址中让接受者接收出现了此退信。可能是由于写错了email地址，请确认该地址的输入是否正确，或者同收件人确认是否其email地址。确认无误后重新投递即可。
(2)收件人邮箱被禁用
错误原因: 收件人用户邮箱被禁用或者不可以使用,可能长时间未登陆使用过，或者未交费等原因导致邮箱帐号被冻结
可能出现的关键字: disabled
解决方法: 联系收件人，请他联系他的邮箱系统管理员确认收件人邮箱问题
(3)收件人信箱空间不足
错误原因: 接收方已经没有足够邮箱空间接受新邮件
可能出现的关键字: mailbox is full、exceed、hard limit
解决方法: 收件人邮箱已经没有足够的剩余空间接收您的邮件，请使用其他的方式与收件人联系，请接收方先清除邮箱中没用的邮件，腾出空间接收新邮件
(4)邮件被过滤
错误原因: 对方对接受的邮件作了限制，您的邮件超出了对方的要求或是对方服务器的要求。
可能出现的关键字: not welcome、content rejected、Message blocked、Recipient reject、No welcome message from****、Mail refused/Box is busy
解决方法: 出现 not Welcome/message blocked/content rejected 等信息的原因是收件人在邮箱中设定了一些过滤规则，而你所发的邮件中的信息如"发件人姓名"、"发件人地址"、"邮件主题"、"邮件正文"、"附件"等中的信息符合该收件人或收件人的服务商设置的过滤规
则，因此导致邮件在投递后被对方系统拒收。
请把自己所投递邮件做适当的修改，如发送的“邮件主题”等。如果尝试过还是不能正常发送，最好通过其他方式联系收件人，把退信信息提供给收件人查询具体是符合了什么样的过滤规则，确认后进行适当修改就可以正常发送了
(5)域名解析出错
错误原因: 对方服务器或者对方域名有错误，或者域名信息无法正确的被internet的DNS系统解析，无法找到对方的邮件服务器IP，导致投递出错
可能出现的关键字: Host、not found、bad host、domain、unreachable、Connection refused
解决方法: 首先请检查输入收件人地址时的是否存在拼写错误，确认错误后重新发送就可以解决了。相当部分退信存在这样的情况。
确认收件人地址没有问题的时候，还可能由于收件人服务器的域名信息由于DNS失效、更新失败等等原因造成域名解析不正确。具体可以通过nslookup命令等方式查询收件人邮箱域名的mail exchanger进行确认。对于这种情形的话，需要通过其他途径联系收件人，收件人通知自己的服务商管理维护人员修订DNS错误后就可以正常发送了。
(6)无法识别的命令
错误原因: 无法识别错误命令(邮件系统指令)
可能出现的关键字: error in command、syntax error、Error email address format
解决方法: 其原因多数是由于发件人使用的软件或者发送系统在投递连接对方系统时候，对方系统无法识别此软件或者发送方系统的指令导致发送错误。
请使用常用的软件如Outlook Express或者Foxmail等进行邮件编辑，或者直接使用WEB的方式发送邮件，可以减少出错的机会。
有时由于发送者填写接收者地址时候输入了非法字符如“””“/”“”“^”等非法字符也可以导致此类无法成功发送
(7)发送的邮件大小超过最大限制
错误原因: 由于发送人的邮件过大导致接收人的邮件系统服务商拒收此邮件
可能出现的关键字: exceeds、maximum message size、Data size
解决方法: 通常此类错误都是由于收件人邮件系统不支持他们系统中的用户接收太大的邮件。因此用户可以把过大的邮件附件使用outlook express的邮件分拆功能进行分拆发送。通常后面跟的数字就是对方系统所允许接收的单个邮件的大小。
(8)邮件被拒收
错误原因: 由于发送方的邮件被接收方的系统服务商拒收此邮件
可能出现的关键字: banned 、isn't in my list of allowed rcpthosts、domain is not welcome、Connection refused、Relaying denied、spam、spammers
解决方法: 由于对方系统把发送的地址、域或者IP地址列入拒收列表中，使得从此地方寄出的邮件被拒绝接收的情况。
当遇到此情况，建议联系对方系统管理员，尽快解决此类屏蔽问题。
(9)单封邮件收件人数超过限制
错误原因: 单封邮件有过多收件人
可能出现的关键字: Too many、less than xx
解决方法: 邮件系统会对每一个邮件投递者每次连接时候的同一封邮件的多投用户数量，因此当用户使用群发时候就会出现对方拒收或者错误的信息返回如“Too many recipients”信息。因此用户请再每一封邮件投递时候，尽量使得每次的接收用户数量控制在5～20人左右，如果接收量比较多的情况，可以分开多几次发送。