如何写好建设监理的会议记录和会议纪要(1900字)

发表于:2021.9.6来自:www.fanwen118.com字数:1900 手机看范文

如何写好建设监理的会议记录和会议纪要

1 引言

在水利工程建设监理实施过程中,要开不少的会。会议是总监理工程师沟通情况、协调矛盾、反馈信息、制定决策和下达指令、解决纠纷的主要方式;也是总监对工程进行监督控制和对内部人员进行有效管理的重要工具。有些比较重要的会议,应当做好记录。有了记录,可以照决议办事,可以随时检查决议的执行情况,还可以查考发言的内容。

有的会议,不仅要做好记录,会后还要根据记录整理成会议纪要,作为文件,印发有关方面据以贯彻执行。为此,会议记录和会议纪要是工程变更、签证、延期、计量、质量、安全事故原因分析及责任追究等方面的重要凭证和依据;是工程技术人员和各有关部门实行工程管理、制定措施、方案的重要参考资料;是监理单位的产品,也是监理资料的重要组成部分。

写好会议记录和纪要并不是一件容易的事,除了耳灵手快,具有综合分析能力外,还要按照有关规定和要求,随工程进度同步进行,做到准确、及时、认真、真实、可信。由于监理人员参差不齐,水平不一,有的记录和纪要还存在一定问题。

2 会议记录、纪要常出现的问题

2.1 内容不全 由于管理不善、制度不严、责任不清及人员素质差,记录时该记的内容未记,该形成纪要的没有形成,与会人员该签字的没有签字,应妥善保管的资料出现损坏或丢失,这些都直接影响了资料的完整性。

2.2 真实性不够 记录时没有把会议进行的真实情况如实地记下来,任意增减或改变会议发言或者决议的原意,以主观代替客观,以偏盖全,随意加修饰词等。这种作法有悖于诚信原则。记录必须做到真实、准确、无误。

2.3 格式不规范 有些监理人员不熟悉,甚至不懂记录、纪要的书写格式,盲目地随意地去写,写出来的东西条理不清、逻辑不强、语言不准确,没有重点,杂乱无章,字迹潦草,完全脱离文体的要求,让人难以明白其中的意思,无法据此行事。

2.4 编写不及时 有的监理机构,由于对会议纪要不够重视,或是人员安排不当,检查指导不力,使会议纪要不是不写就是严重滞后于记录的形成时间,在需要时拿不出东西,需用时突出整理,往往是粗制监造,漏洞百出,施工阶段的工程监理记录、纪要必须准确及时地反映工程建设施工过程的管理。施工期间的不可逆性,具有时过境迁不可追忆的过程。

3 会议纪要

水利工程推行招标投标和建设监理的实践告诉我们,工程建设过程中必然会举行众多类型的会议,通过会议的讨论研究,统一了思想认识,形成决议。为使会议精神能在会后很好的贯彻执行,顺利实现预定的目标,并作为日后检查执行情况的根据,就有必要把会议的内容具体记录下来。这些记录材料就是会议纪录。

工程建设监理会议记录有别于其它会议记录,有其自己独特的格式,它所包括的两个部分是:

3.1 会议记录(B3—1) 由五个方面组成,即会议主持人、会议时间、会议地点、记录人和会议内容。会议内容是会议记录的主要部分,记录方法有两种。

(1)摘要记录。只记会上报告了什么事情,讨论了什么问题,通过了什么决议。一般只要在开会时认真地记一下,事后未必整理,但也要仔细地看过、补遗。

(2)详细记录。要把每个人的发言都记下来,不仅要在开会时记好,而且要在会后认真地加以整理。会后整理的记录还要经过主持人的审阅。

以上两种方法,究竟采用哪一种比较合适,要根据会议的性质、目的、要求及讨论的问题来决定。一般的会议,如讨论的问题比较简单,只要摘要记录就可;讨论的问题比较复杂,在讨论过程中有不同意见,作者:夏清泉,闵喜忠(吉林省水利水电勘测设计研究院监理处)(转)

甚至有争论的,就要详细地记下来。

3.2 会议签名单(B3--2) 会议签名单里主持人、时间、地点、记录人与会议记录相重复,书写时必须要一致,不能有误。工程名称写建设项目名称,编号写工程合同编号+B3.2+N(N是自然数)。出席人员及职务签名栏较为关键,最好在散会前讨论时间里抽空签。尤其是重要领导人当时签不上,会后再补很困难,往往空缺。

4 会议纪要

会议纪要是根据会议记录摘要整理的、需要贯彻执行的书面文件。

水利工程建设过程中,要形成全文纪要的会很多,如:技术交底会议、施工方案审查会议、基础验收会议、工程阶段验收会议、年度工程计划会议、竣工验收会议、索赔协调会议、设备采购会议等。这些会议虽开过后并不作出正式决定的决议,但对会上所讨论的问题,在取得一致意见后,需要贯彻执行,在这种情况下,就需要写会议纪要。

会议纪要一般包括两个方面:会议情况简述和内容纪要。

4.1 会议情况简述 简要叙述开会目的、时间、地点、参加会议的单位和讨论的问题及讨论情况。

4.2 内容纪要 记述有关领导的讲话摘要,归纳与会人员经过讨论取得一致意见的几个问题。

4.3 注意的问题 会议纪要既然要贯彻执行,在写作时就必须注意以下几点:

( 1)阐述要清楚,交代要具体,否则就无法贯彻执行。

(2)观点要鲜明,是非要分明,对有争议的问题要表明态度,以免造成障碍和损失。

(3)整理要忠实,要点要突出,抓住重点。

(4)语言要简炼,判断要准确。

(5)条理要清楚,概括要全面。

总之,纪要应分条、分层叙述,避免杂乱无章、前后矛盾。写好纪要是我们每个监理人员应具备的起码素质。




第二篇:怎样做好会议记录和会议纪要 2600字

怎样做好会议记录和会议纪要

第一部分:会议记录

会议记录是会议文书之一。它是开会时由负责记录的人员当场把会议的基本情况和会议上的报告、讨论的问题、发言、决议等内容记录下来的书面材料。一般用于比较重要和正式的会议。

一、记录会议的组织情况、应写明

1.会议的名称;

2.开会的时间;

3.开会的地点;

4.出缺席和列席人员;

5.主持人的姓名;

6.记录人的姓名;

7.备注;有些会议还要写清楚会议的起止时间(年、月、日)。

二、记录会议的内容,会议记录的重要组成部分

1.要写明发言人的姓名,发言的内容,包括讨论的内容,提出的建议,通过的决议等。必要时,还要记下表决情况(如全体通过或多少人同意,多少人异议,多少人弃权)。

2.记录还要记下会议的有关动态。如发言中的插话、笑声、掌声,临时中断以及会场重要情况等等。

3.会议结束,记录完了,就要另起一行写“散会”两字。重要的会议记录,要有主持人和记录人在正文结尾右下方签字。

三、会议记录的写作要求。

1.会议记录要求准确、真实、清楚、完整。记录人员应当有高度的政治责任心,以严肃认真的态度忠实记录发言人的原意,重要的意思应记原话,不得任意取舍增删。会议的主要情况,发言的主要内容和意见,必须记录完整,不要遗漏。记录字体力求清晰易认,不要过于潦草,不要使用自造的简称或文字。

2.会议记录的格式。

会议组织情况:要写明会议名称、届数或次数、时间、地点、出席人、列席人、缺席人(包括缺席原因)、主持人、记录人等。

会议内容:由会议议程、议题、讨论过程、发言内容、决定事项等组成。会议记录的结尾没有固有程式,标?quot;散会\”、\”结束\”、\”完\”等均可。

会议记录使用的工具:会议记录可采用统一制发的会议记录本或记录纸。使用灌注有蓝墨水的钢笔或经国家档案局鉴定可用于档案书写的圆珠笔,这种圆珠笔芯上标有\”DA\”(\”档案的拼音字头)标记。

四、会议记录的技巧。

一般说来,有四条:一快、二要、三省、四代。

一快,即书写运笔要快,记得快。字要写得小一些、轻一点,多写连笔字。要顺着肘、手的自然去势,斜一点写。

二要,即择要而记。就记录一次会议来说,要围绕会议议题、会议主持人和主要领导同志发言的中心思想,与会者的不同意见或有争议的问题、结论性意见、决定或决议等作记录,就记录一个人的发言来说,要记其发言要点、主要论据和结论,论证过程可以不记。就记一句话来说,要记这句话的中心词,修饰语一般可以不 记。要注意上下句子的连贯性、可讯性,一篇好的记录应当独立成篇。

三省,即在记录中正确使用省略法。如使用简称、简化词语和统称。省略词语和句子中的附加成分,比如\”但是\”只记\”但\”,省略较长的成语、俗语、熟悉的词组,句子的后半部分,画一曲线代替,省略引文,记下起止句或起止词即可,会后查补。

四代,即用较为简便的写法代替复杂的写法。一可用姓代替全名,二可用笔画少易写的同音字代替笔画多难写的字;三可用一些数字和国际上通用的符号代替文字;四可用汉语拼音代替生词难字;五可用外语符号代替某些词汇,等等。但在整理和印发会议记录时,均应按规范要求办理。

第二部分:会议纪要

会议纪要是会议记录的一种再加工,是记载和表达会议主要精神和议定事项的文稿。写好会议纪要应把握三个要点:

一、注意会议记录的整理

注意“去粗留精”,把握侧重点。会议纪要应该抓住会议的中心议题,侧重表达大家已经取得一致的或基本一致的意见。

(一)围绕会议研究的中心议题“取精”。抓住了会议研究和解决的主要问题,就抓住了写会议纪要的“纲”。会议讨论中可能附带牵涉到其他一些问题,如果没有实质性内容,就应避而不谈或者谈而从简。有时会议的中心议题不十分明确,或一个会议同时讨论多个议题,且难分主次。遇到这种情况,应把难分主次的几个问题视为一个中心议题中的几个子议题,放在基本同等的位置上,分题归纳整理,写成“一、关于xxx问题”、“二、关于xxx问题”等。

(二)围绕与会人员取得的一致意见“取精”。与会人员在讨论中心议题时,往往看法不完全一致,或者很不一致。遇到这种情况,起草人员应该对各种意见认真研究,归纳整理出完全一致或基本一致的意见。对少数人提出的意见,如果没有被会议否定,或者说符合会议的宗旨,也应该采纳。如果有些意见分歧较大,没有能够统一认识,就不应写入纪要中去。当

然,有些带学术性、研究性的会议所形成的纪要,不同的甚至是相反的观点,也可以写上去,但应写明是多数人的看法还是少数人的看法。

(三)围绕会议主持人的总结性讲话“取精”。一般在会议结束时,主持人会进行总结性讲话,对需决定的事项进行“拍板”,这是写入会议纪要的最好材料,也是最需要抓住的“纲”。 表达决定的事项,注意 “滴水不漏”,把握相关点。表述议定事项最重要的是注意“三性”,把住相关点。

(一)注意语言表达的准确性,防止产生歧义。要注意用语准确,讲究文法,避免在文字上产生歧义。对敏感问题表达不准,就很容易引起歧议,甚至造成新的矛盾。

(二)注意重要决定的依据性,防止互相矛盾。有的会议决定与相关的政策或规定存在某种矛盾。只要不是正面 "碰撞",起草人员就应该在查找有关依据、研究有关类似问题的基础上,选择恰当的表达方式,注意文字处理上的技巧,以尽量避免矛盾。

(三)注意付诸实施的可行性,防止影响操作。会议纪要表述议定事项须注意可行性,务必切合实际,力求具体、明白。

二、写作的方法和体式

(一)注意“从实际出发”,把握基本点

会议纪要的标题最基本的形式:一是会议名称与文种的组合,如“临沧供电局办公会议纪要”;二是召集会议单位名称、会议内容与文种三者的组合,如“临沧供电局讨论xx工程会议纪要";三是有的固定形式的会议,如党委会、党政联席会、部门会议等,也可以直接用会议的次数与文种的组合,如“第十次党委会议纪要”。

(二)会议纪要的具体内容,一般可由两部分组成,即会议概况部分和正文部分。会议概况主要是写主持开会的单位、会议名称、时间、地点、参加人员 (出席人、列席人)及会议研究的中心议题等。概况应力求简要,有时可以只写上述方面的部分内容。参加会议人员也可以在正文后面独立成段。一般几个单位联合开会的纪要和党委会、政府办公会的纪要,都适宜这种形式。

(三)会议纪要正文部分的基本写作方法,一般采取以下几种:一是分专题归纳法。即把讨论议定的几个问题,划分为几个专题,用小标题加以归纳。二是分层次归纳法。一般只有一个议题讨论后形成的决定,可以采用这种办法,把议定事项按内容分成若干层次写清楚。可以在每段的首句写“会议认为”、“会议同意”、“会议决定”、“会议要求”、“会议号召”等用语。

三是分段落归纳法。就是把会议议定事项分成若干段,并明确标示出 “一”、“二”、“三”……而在每段的首句不另用一句话概括段意。

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