厦门自考“秘书工作”复习要点（2）

第二章秘书与秘书工作

1、中国古代秘书的含义

答：中国古代秘书的含义包含三个方面：一指宫禁中秘藏之书，二指用隐语来预决吉凶，对未来做出预言的讖纬图录等书，三指官职名称，如秘书监、秘书令、秘书丞、秘书郎等。

2、中国当代秘书的含义

答：中国当代秘书的含义一般是指为党政机关、企事业单位、社会团体乃至私人服务的、或辅助领导决策、或从事文字工作、或从事行政工作和日常事务，或集多项工作于一身的人员。（狭义的秘书是从事办公室程序性工作、协助上司处理政务及日常事务并为决策及实话提供服务的人员，广义的秘书指秘书是位居领导人身边或领导机构中枢，从事办公室事务、办理文书、联系各方，保证领导工作的正常运转，直接为领导工作服务并为各方面服务的领导的事务与信息助手）。

3、你对中国当代秘书的含义作何评价？

答：尽管中国当代秘书的含义得到了官方和学术界大体认同，但还是存在某些瑕疵的，狭义的秘书定义，是就秘书职业而言的，其内涵对领导机关的秘书长、办公厅主任等部分高级秘书则不完全适用；广义的秘书定义，虽说突出强调了秘书位居领导者“近身”组织“”中枢“的特殊位置，强调了其作为领导者”助手的职能，也有较广泛的涵盖度，但表述较为繁琐，对问题本质的揭示仍不够简括。不过，随着我国秘书学研究的日益深入，我相信，学术界对秘书定义的界定将会日臻成熟。

4、理解秘书分类中“按对领导工作的辅助作用划分”和“型”的分类。

答：秘书分类中，按对领导工作的辅助作用划分，把秘书划分为深层，中层，浅层三个层次，并依此又把秘书划分为高级，中级，初级三个层次；高级秘书，时常参与上层活动，有的本来就是领导集团成员，这类秘书已深入到领导决策全过程，深入到领导工作的核心，与领导工作和管理活动发生了极其密切的深层关系，如秘书长，办公厅主任等，中级秘书的工作与领导工作和管理活动有相当密切的关系，对领导决策，领导工作和领导管理活动，都有或大或小，或深或浅的影响，并具有直接作用，初级秘书是一般事务性工作者，其工作虽是秘书工作的相当重要的部分，但同领导工作的关系是较为表面和浅层次的，也有学者从秘书辅助决策及发挥参谋作用的角度，把秘书分为决策辅助层，技术操作层和决策执行层；按型划分可分为参谋型，文字型，公关事务型，技术型和综合型等。

按服务领域划分：政治领域的秘书人员，如党务，政府，法律，军事，统战部门秘书等，经济领域的秘书，如工业，农业，财贸部门秘书等，文化领域的秘书，如宣传，文艺，科学研究，教育，体育，新闻等；按职务划分：秘书长，办公厅主任，局长，处长，办公室主任，科长，股长，科员，办事员和文书；按秘书业务专业性质划分：行政，机要，文字，事务，外文以及其他专业秘书；

5、简述秘书部门的基本职能

答：秘书部门的基本职能包括：办理文书的职能，信息管理职能，督促检查职能，综合协调职能，参谋辅助职能，后勤保障职能，“不管部”职能。

秘书部门设置的原则：凡是独立的单位，即有领导和办事人员，有经常业务，在一定范围内独立行使一定职权的实体单位，必须设立秘书部门；大单位内部的分支机构，如果存在一定的秘书工作任务，也可以设立办公室或秘书科等秘书机构，但按照规定与惯例，这些分支机构一般不对外行文；设置的秘书机构与所属机关在工作性质上必须相适应，人员条件也必须相适应，合乎精简，高效和适应需要的原则；秘书机构的设置，还要适应办公技术发展的要求。

6、怎样理解秘书部门“不管部”的职能？

答：秘书部门为领导工作拾遗补阙，消灭领导及机关管理工作中的空白点，是“不管部”职能的集中体现，秘书部门工作的全面性，综合性和相对超脱性，决定了它可以成为处理“不管”事务的最佳部门。

7、秘书部门如何优化其运转机制？

答：一优化组织结构，增强整体功能，二优化工作目标，明确辅助重点，三优化工作环境，力争主动服务。

秘书部门运转的特点：围绕领导工作的运转而运转，工作内容调度综合，但又与其他职能部门之间互有交叉，因而，既不要随意超越自己的职责范围，又要与职能部门间搞好协调与配合；因领导工作的全面性，为领导工作提供全面辅助的秘书部门，必须着眼于全局，淡化部门观点；不同部类，不同行业，不同层次的秘书部门的实际运转，存在不同特点。

8、理解秘书工作的性质

答：秘书工作的性质：政策性，从属性，辅助性，机要性，综合性，被动性，潜隐性。政策性是秘书人员处理党政文件，了解党和国家的重要机密，出入于领导机构并参与辅助、传达和招待决策等重要活动决定的，从属性是由秘书工作本身所决定的，辅助性是秘书工作的本质属性，机要性是因为秘书人员都不同程度地接触到某一个政党、政权和社会集团的各种秘密，综合性是领导工作的全面性决定的，被动性和潜隐性是由秘书工作的从属性特点与辅助地位决定的。

9、简述秘书工作的内容

答：秘书工作的内容分为三类：日常程序化工作：包含撰写公文，文书处理，接待工作，会务工作，调查研究，信息工作，信访工作，督查工作，印信凭证管理，机要保密工作，机关档案管理，机关事务管理，秘书部门自身建设工作；领导临时交办的工作；为领导出主意，当参谋包括：协助领导人安排好工作布局，为领导决策当参谋，做助手，信息的综合研究与沟通，办文办事，起草文件时，预先拿出方案或意见。

10、新形势下对秘书工作的新要求对你有何启示？

答：必须始终把讲政治作为党委办公厅工作的灵魂，必须始终把围绕中心，服务大局作为党委办公厅工作的主题，必须始终把保持良好作风作为党委办公厅工作的保证，必须始终把与时俱进，开拓创新作为推进党委办公厅工作的动力；要认真履行参谋助手职责，更好地为领导决策服务，充分发挥协调综合作用，确保日常工作的高效运转，大力加强督促检查工作，努力促进党委决策的贯彻落实，进一步做好后勤服务工作，切实为党委工作提供有力的保障。

11、怎样理解我国今后秘书工作的发展趋势？

答：我国今后秘书工作的发展趋势，核心问题就是实现全面现代化的问题，具体反映在四个方面：秘书社会职业化：秘书服务对象的多元化，是实现秘书职业化的基本前提，秘书素质的专业化，是实现秘书社会职业化的内在条件，秘书工作的行业化，是秘书社会职业化的重要表现之一；劳动成果商品化，是市场经济的普遍特征之一，秘书队伍女性化，工作手段现代化，是实现管理工作现代化的重要保证条件之一。

12、简述秘书工作管理理念更新的内涵。

答：秘书工作管理理念更新的必须实现四个转变，即要从偏重于办文办事，转变为即办文办事，又出谋献策；从单纯收发传递信息，转变为综合处理信息；从单凭老经验办事，转变为科学化管理，从被动服务，转变为主动服务。新的理念包括：主动服务意识，创新意识，参谋意识，信息意识，系统观念，效能观念等。

13、秘书工作对领导工作的价值体现在哪些方面？

答：秘书工作对领导工作的价值体现主要表现在：为领导工作做铺垫，为领导工作代劳，为领导工作拓展延伸，为领导工作拾遗补阙。

14、理解秘书工作与领导决策的关系。

答：决策是一个社会系统的领导者，管理者的最主要的任务，在决策过程中，秘书部门肩负着辅助决策的任务，辅助领导决策，是秘书部门和秘书人员一项极

为重要的，最高层次的工作任务；决策在管理工作中具有重要地位，贯穿于管理工作的各个方面，是管理工作的核心，是执行各种管理职能的基础，科学的决策是一个完整的过程，它有一定的程序和步骤，决策的过程包括确定决策目标，秘书人员在这一程序中，主要任务是协助领导者进行调查研究，搜集信息，发现需要决策解决的问题，为领导者正确确定决策目标服务；拟定方案，秘书人员在这一程序中，除了协助领导者调查研究，为领导决策提供各种信息资料，搜集研究决策的理论依据，方针政策依据，各种有关的实际情况，经验教训等之外，还要协助领导者选定知囊团人员，受托作为领导者与智囊团之间的联系人，及时将智囊团工作向领导者汇报；评估和选择方案，这一步骤是决策的关键步骤，通常采用的办法有经验判断，数学分析和试验三种，秘书人员在这一程序中的任务，是为领导者进行判断和方案选优服务，包括在机关首长领导下，制定建议方案，并加以分析，预测，论证和进行可行性研究等；典型试验，秘书人员在决策的这一程序中，要协助领导者选定试验点，对试验情况进行反馈，要善于提出修正决策或重新决策的建议；普遍实施，这个阶段的各个工作环节，都需要有秘书工作者加以协助，追踪控制等作用，除上述作用外，还要进行组织协调，综合情况，沟通信息的工作，以协调决定参与者与决策中心的力量，使各方面相互配合，和谐一致高效地工作。

对秘书工作有启示意义有管理原理：人本原理，系统原理，整分合原理，封闭原理，动态原理，动力原理，效应原理，弹性原理，能级原理。

第二篇：厦门自考“秘书工作”复习要点(12)

厦门自考“秘书工作”复习要点（12）

第十二章办公室日常行政事务

1、理解办公用品管理的要求

答：合理计划，保证重点，厉行节约，加强保管，逐步改善。

2、秘书部门电话工作的主要内容是什么

答：负责电话会议的文件管理和记录工作，负责通过电话授受的文件传抄和处理工作；负责领导交办的用电话传达的事务；负责承接上级单位的电话指示和通知、下级单位的电话请示和报告以及平级单位打来的属于协商工作的电话，并分别情况如实传达处理；负责处理秘书工作范畴的一切电话事务。

3、理解秘书电话工作的方法技巧

答：做好电话记录；接电话要及时；应对用语要谦恭、得体；礼貌地核实对方姓名、身份和电话内容；正确处理寻找领导的电话（请领导来听电话，处理领导不在时寻找领导的电话，协助领导同时处理两个电话，给领导写电话留言条，处理领导正在开会或会客时电话事务）电话事务中要注意保密，正确处理打错的电话；礼貌地结束通话；技巧有准备要充分，提高通话率，通话时要口齿清楚，内容简明，重点突出；要考虑对方的受话环境，代领导打电话时应先找对方的秘书，向对方秘书简单说明通话目的后，再让对方的秘书去请他的领导来听电话，在对方领导没来之前，先把电话交给自己的领导，由领导亲自与对方领导通话；打国际电话时注意它的不同种类和自己的实际需要，还要注意时差和相应的费用问题。

4、理解秘书工作涉及的主要保密事项

答：秘书工作中涉及的保密事项有：文件保密，会议保密，新闻报导和出版的保密，涉外工作的保密，领导活动的保密，各种信息资料的保密，机关文书档案的保密，电子计算机保密，电讯设备和通讯保密。

5、保密工作的特点和要求是什么

答：保密工作的特点：保密工作的阶级性，保密工作的时间性，保密工作的范围性；保密工作的要求：健全保密制度，加强思想教育，健全保密机构，加强队伍建设，加强组织领导，做到专人专管，发展保密技术，促进保密现代化，指导有关企业管理好商业秘密，要依法管理国家秘密。

6、理解对秘书人员的保密要求

答：秘书人员在领导者身边工作，接触机密多，保密任务重，他们不仅要做好自身的保密工作，还要协助领导者制订本单位的保密措施，进行保密教育和保

密工作的检查，所以，对秘书人员便提出了更为严格的保密要求，主要是：不该说的话，绝对不说；不该问的秘密，绝对不问；不该看的保密文件，绝对不看；不准记录的机密，绝对不记录；不在非保密本上记录秘密事项；不在私人通信，特别是亲友谈话、通讯中涉及秘密事项；不在公共场合谈论秘密事项；不在公用电话、明码电报或普通邮件中，办理机要保密事项；不在不利于保密的地方存放秘密文件资料；一般不将秘密材料携出办公室。

7、理解用印制度和用印方法

答：用印制度：秘书部门必须建立用印登记薄，登记内容包括用印时间、用印单位及经手人姓名、盖印份数、批准人、经办人等，以备查考；加盖单位公章，要由单位领导人审核批准；加盖部门的印章，要由部门领导人审核批准，监印员凭领导人批准用印的签名和核准的人数，加盖印章并履行用印登记手续，但对一些日常事务工作须加盖印章，单位领导人可委托管理印章的秘书人员，具体掌握这方面的用章事宜；加盖印章应视文件的具体内容而进行，原则上，对重大的事项，多使用领导机关的公章，如某一方面的业务活动，多使用部门印章，能使用部门印章，就不要使用单位的印章；用印方法：加盖印章是使文件、材料生效的标志，所以印章要保持清洁，字迹清楚，印油均匀，使之清晰醒目，印章要端正，不要倾斜，更不能颠倒。

8、怎样妥善保管印章

答：机关、单位的公章和领导人公务活动使用的个人名章，必须指定专人保管；保管公章和领导人名章，要有必要的防范设备，如配备保险柜等；监印员要认真做好印章的保管工作，每次用毕应将印章加锁存放，随印随锁，不得擅自放在办公桌上，也不得把钥匙任意交给他人代开代用印；印章必须存放在办公室，监印员不能把印章携出办公室；节假日期间，值班人员要加强对印章保管处的保卫工作，防止印章被盗事故的发生。

9、值班工作的特点、职责和要求是什么

答：值班工作的特点是：紧急性，综合性，过渡性；值班工作的职责：承办领导者或管理者交办的紧急事宜；受理本单位的电话联系；接洽联系工作的人员；接受并及时传递急文急电；为编写大事记积累素材；值班工作的要求：掌握和积累各种基本情况，发挥信息枢纽作用；值班人员要熟悉一般业务分工情况；工作要认真负责，防止临时观点；做好值班记录，严格履行交接班手续；做好值班室的保密工作；做好节假日的安全保卫工作。

10、安排领导公务活动的原则与方法是什么

答：安排领导公务活动的原则是：当分担，各就其宜；需要为准，尽量压缩；社会活动，年长及德高望重者宜多安排；业务活动，第一线领导宜多安排；自愿为主，商谈为辅；原则性与灵活性相结合。其方法是：制定详细的活动计划；在有关部门间搞好协调；需要时查看现场。

11、理解安排专项领导活动的具体方法

答：专项领导，领导包括领导检查工作，调查研究活动的安排，出发前了解领导外出的目的、任务、时间、方向和地点，进行必要的研究学习和准备，明确完成任务的措施；外出期间协助领导搞好调查研究，掌握尽可能丰富的信息资料，为事后编写汇报材料或调查研究报告做充分准备；领导集体视察活动的安排：针对领导即将进行的集体视察活动，首先要明确视察的目的、项目和指导思想，视察的对象和重点，视察的程序和时间安排及人员组成，要求被视察的单位提供哪些资料和情况，视察前需查阅什么文件资料等，明确问题后，迅速形成活动方案，方案获准后，拟订视察名单，通知开会；印发视察方案和日程安排；必要时依照领导意见划分小组，明确各组负责人、记录人，及其视察对象和范围，视察重点和基本程序；及时通知被视察单位，安排好膳食和交通；视察期间，秘书人员要分别将视察程序和时间安排通知到各被视察单位；检查落实被视察单位的准备工作，做好记录，收集有关信息资料，逐一掌握各视察小组的工作进度，按照领导部署，组织各小组间的信息通报会；视察后，组织视察工作总结会。

仪式活动的安排：由主办方主持，拟定出席人员名单；正式发出请柬，邀请有关客人出席；必要时向出席者印发仪式和程序安排；仪式开始要有简短的讲话和剪彩；安排参观介绍；最后举行简单招待酒会；本着突出象征意义、隆重而节俭的原则进行；节庆活动的安排：活动方式要灵活，注重细节创新；重在营造气氛，突出象征意义；户外活动要慎重选择场地，仔细查看现场；重大活动可请当地主要或有关领导人出席；讲话简短精彩，防止连篇套话；精心组织，注意安全，防止意外；必要时请当地有关媒体，配合宣传；崇尚节俭。纪念活动的安排：分清各有关单位或部门的任务和职责；制定完整活动计划，并将经筹备组领导审定的活动安排印发各领导和有关部门；活动工作人员分组开展工作；及时检查督促，协调各方；及时向活动筹备组或指挥部及其负责人汇报工作进展情况，对于发现的问题提出初步的处理意见，请领导定夺，协助做好活动的总结工作；提供活动纪要或报告的草稿，供活动的领导机构审定；庆功祝捷活动的安排：选择合适的会场，会场布置要能突出相应的气氛；代表要广泛，人员要坐满；主席台上人要多一些，相关各主要领导要尽量出席，要与受表彰者相间排列坐次，发将要播放音乐，烘托热烈气氛，视情况需要，安排献花活动；必要时，请新闻媒体配合宣传。