第一章 绪论

公文：是国家行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的公文文书，是依

法行政和进行公务活动的重要工具。

20xx年x月x日国务院发布的《国家行政机关公文处理办法》，规定13种公文。

13种公文：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、

函、会议纪要

我国最早的公文总集《尚书》（亦称《书经》），是战国时期流传下来的。并将文体划分为典、谟、训、诰、誓、命6种。

20xx年x月x日，国务院又正式发布了新的《国家行政机关公文处理办法》

第二章 公文写作的性质、特点和任务

公文写作的性质：综合性、参谋性

公文写作的特点：1.受命性（遵命写作） 2.实用性 3.时限性 4.由法定作者颁发

5.读者（受体）是定向性的：

1.公文写作是规范性的写作，文学写作是创作性的写作

2.公文写作的表达内容追求新鲜而准确，文学写作的表达内容追求朦胧而含蓄

3.公文写作的主要表达方式是侧重说明和议论，文学写作的主要表达方式侧重描写、抒 情、议论和说明。

4.公文写作使用科学修辞，文学写作使用艺术修辞

公文写作的具体任务：掌握情况，研究问题，论证决策，草拟公文

第三章 公文写作人员的素养

公文写作人员的政治素质：1.必须具有坚定正确的政治方向

2.必须具有较高的政策理论水平 3.必须坚持实事求是的思想路线

公文写作人员的职业道德：1.必须具有强烈的事业心和责任感

2.忠诚党的事业，甘做无名英雄 3.公而忘私，埋头苦干

4.谦虚谨慎，平等待人 5.严格保密，遵纪守法 6.诚实守信，团结合作

第四章 公文写作的构成要素

标题的基本形式：1.公文式 2.新闻式 3.四项式

选材：1.真实 2.切题 3.典型 4.新颖

选材角度：1.选择点面材料结合说明观点 2.选择对比材料说明观点

3.选择正反材料对应说明观点 4.选择现实材料和历史材料 5.选择定性材料

精心处理材料：1.概括材料，以少胜多 2.浓缩材料，去粗取精 3.截取材料，删繁就简 公文材料的选择原则：1.切旨性 2.真实性 3.现实性 4.典型性 5.新颖性

公文安排结构的基本要求：1.要围绕主旨安排结构 2.要做到层次清晰，思路清晰

3.要完整、严谨、合理

结构的基本形式：1.横向组合结构：简单列举式、总分并列式

2.纵向组合结构：直叙式、递进式 3.纵横交叉结构

结构的基本内容：1.标题：发文机关+事由+文种

2.开头：a.概述情况 b.说明根据（根据、按照、遵照） c.介绍目的（为了、为、为此）

d.交代原因（由于、因为、鉴于） e.阐明观点 f.表明态度 g.提出问题

h.慰问祝贺 i.引述来文（主要用在批复当中） j.列序号开头

3.结尾（言简意赅）：a.收篇点题 b.提出希望、号召、意见、建议

c.强调说明 d.表示祝贺 e.自然作结

4.过渡和照应

公文文面的结构类型：1.篇段合一式 2.三段式 3.两段式 4.多段式 5.条纹式 公文的修辞方式：1.引用 2.比喻 3.节缩 4.数概 5.排比 6.层逆

公文用语

特点：准确、简洁、质朴、得体

1.开头用语：根据、依据、按照、遵照、兹隐/有/介绍、据查、关于、由于、为了/为

2.称谓用语：我、本、贵、你、该

3.经办时态用语：经、已经、业经、既经、现将、已将

4.引述用语：顷悉、已悉、近接、既接、欣悉、顷闻/据/接

5.期请用语：请、敬请、拟/特/包/即/务请、希即/望、务命

6.征询用语：当否、可/要否、是否可行/恰当/同意

7.期复用语：请批准/批示/批复/指示/指证/审核/审批/审阅/函复/回复/电复/速复

8.表态用语：批准、同意、照准、可行、照办、完全同意、拟同意

9.综述转接用语：为此、据此、对比、鉴于、因此、总之、综上所述

10.结尾用语：为要、为盼、为感/谢/荷、特此、专此、此复、此令

论证的方法：1.侧证法 2.引证法 3.对比法 4.因果法 5.反证法

说明：1.定义说明（前后可颠倒） 2.释义说明（前后不能颠倒） 3.分类说明

4.举例说明 5.比较说明 6.数字和图表说明 7.引用说明

第五章 公文写作的运动过程

行文关系：1.隶属关系：同一系统中，单位、组织等领导与被领导的关系

2.指导关系：上级业务主管部门，下级业务主管部门

3.平行关系：同级机关单位、平行机关（必属于一个系统） 4.不相隶属

行文方式：1.上行文：下级机关具有隶属关系的上级机关的行为。

逐级行文、多级行文、越级行文

2.下行文：上级机关向所属的下级机关的行文。

逐级行文、多级行文、直达基层行文

3.平行文：相互没有隶属关系的同级机关或不属于同一系统的机关之间的行文。 不应出现领导人的名字，只写机关名字

抄送：了解、知晓、协助办理 主送：这个文件主要办理机关

第六章 法定公文

纸张：A4 上白边?天头：37mm±1 下白边?地脚：35mm±1

右边?翻口：26mm±1 左边?订口：37mm±1：28mm±1

排版印刷格式：横写横排，从左到右 单页码居右侧，双页码居左侧

双面印刷，页码正确 左侧装订

正文、附件名称：3号访宋体字 标识：3号黑体字

标题：2号小标，宋体字

发文机关（何时 可省略）+是由（多用主谓、动宾短语）+主体

文面格式：1.版头（发文机关） 2.份号（公文分数序号） 3.密级（秘密等级）

4. 紧急程度：特急、急件 3号黑体字标识

5.发文字号：发文机关代字+年份+序号 红色文件、发文机关/的规范+“文件”两字

6.签发人 7.标题 8.主送机关：标题下面 抄送机关，在版记部分

9.正文 10.附件 11.发文机关署名 12.成文日期

13印章：公文生效标识 骑年压月，上大下小 14.印发传达范围（附注）

15.主题词：不超过5个，3号黑体字，居左顶格。 共分15类1049个主体词

各主体词之间要空一格字格的距离，用3号小标宋体字

16.抄送机关：3号仿宋字体 在最后一个抄送单位名称后标句号

17.印制版记（印发机关和印发日期）

字体 长宋体：22mm*15mm 一 （一） 1 （1）

命令（令）：属于下行文，是级别最高的文种

文种特征：是依照有关法律公布行政法规和规章，宣布实行重大强制性行政措施，嘉奖有关

单位及人员时使用的文种。

行政令、发布令、嘉奖令、任免令

特点：1.高度强制性、权威性 2.严格的使用权限（主席、国务院总理、县以上政府部门）

3.载体性 4.严肃性 5.专用性

结构模式：1.标题 2.编号：不按年度编排，而是从国家领导人任职开始一次编排的流水号，

直至任职期满为止。下届新的领导人任职开始，重新编号。国

家机关令文的编号同样如此

3.正文 4.签署：写明发令单位名称或单位负责人的职务及姓名

5.成文日期：写在正文之后、签署之下，年月日要齐全

写作要点：立场明确，语气强硬，语言准确、精炼，使用权限严格

决定：下行文（国家行政机关、企事业单位、社会团体、奖惩有关人员）

变更或撤销下级机关不适当事项

文种特征：是对重要事项或者重大行动作出安排时使用的一种公文。

方针政策性决定、部署指挥性决定、决策知照性决定、表彰处分性决定 宣告性决定：奖惩表彰：事迹、评价、表彰、希望、号召

指挥性决定：缘由、事项、要求

结构模式：1.标题 2.正文 3.发文机关署名 4.成文日期

会议纪要：下行形式多见

文种特征：适用于记载、传达会议情况和议定事项时使用的一种公文。

分类：1.日常办公会议纪要 2.指示型会议纪要 3.讨论性会议纪要

结构模式：1.标题 2.正文 3.结尾

会议纪要和会议记录的区别：

1.对象不同：会议记录适用于各种会议有会必录，主要作用是存档备查。会议纪要只适用

于重要会议，需要正式行文时，才在会议记录的基础上整理成文。

2.性质不同：会议记录是一种未经过加工整理的原始材料，不是正式文件，只是作为资料

和凭证来保存。会议纪要是在对会议成果进行加工整理后，择要而成的正式

文件，属于法定公文范畴，具有权威性和约束力。

3.内容不同：会议记录必须随会议议程进行，详细记载会议的基本情况和会议发言的具体 内容，要求有闻必录，一般不允许综合概括，是会议情况的原始记录。会议

纪要则是在会议结束后根据会议和其他会议文件加工整理而成，反映会议精

神实质，具有概括性和政策性。

公告：

文种特征：是国家机关向国内外宣布重要事项或法定事项时使用的公文文种。

特点：1.制发机关的限制性 2.发布事项的重要性 3.发布范围的广泛性 4.公布方式的单一性

发文权限：全国人大、国务院、部门、省级政府、新华社

结构模式：1.标题：发文机关+文种、发文机关+事由+文种

2.发文字号：不必标注机关代字等要素，只在标题下方居中标注序号“第X号”即可。

3.正文 4.结尾

通告：

文种特征：是公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项时使用的公文文种。 公告与通告的区别：

1.制发机关不同：公告的制发机关都是层次级别较高的、尤其是最高层的国家机关及其职 能部门。通告的制发机关没有严格的层级限制，经常使用通告的是格机政府的职能部门。

2.发布事项不同：公告发布的事项是国内外人士普遍关注、有必要让海外人士了解的重大 事项和法定事项。通告发布的事项则属于有关工作部门对有责任管理的社会某一方面工 作作出规定和安排的一般业务事项。

3.发布范围不同：公共必须面向国内外发布。通告仅限于国内与此相关的一定范围。

4.发布方式不同：公共与通告都是公开发布、一体周知的文种。公告都是采用报纸、广播 电视等方便快捷、波及面广的媒体来发布。通告也可以使用这些媒体，但还可以利用发 布范围相对较小、更易于引起相关范围人士注意的公开张贴、悬挂、下发等形式。 结构模式：1.标题 2.发文字号 3.正文：发布通告的缘由，主要写明目的、根据、背景等；

通告发布的事项，这是核心 4.结尾

议案：

文种特征：是各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提

出并需大会列入议程，进行讨论、审议和决定的议事原案，属于建议性公文。

特征主要表现：1.制作主体的特定性 2.运行程序的法定性 3.行文对象的单一性

4.生效标识的特殊性

结构模式：1.标题 《提请审议》 2.主送机关 3.正文 4.结尾

意见：

文种特征：是对重要问题提出见解和处理办法时使用的文种。

分类：指导性意见、建议性意见、评估性意见

结构模式：1.标题：发文机关、是由和文种三要素构成 2.正文 3.结尾 4.成文日期 报告：上行文（有主送机关，一般就一个）

文种特征：是向上级机关汇报工作、反应情况、答复上级机关的询问或要求时使用的一种公

文。（发文范围广、机关不受限制）

结构模式：1.标题：完全式标题（可省略发文机关） 2.报告引据 3.报告事项4.结尾

请示：期复性上行文。呈请性、事前性（指示性请示、批准性请示）

文种特征：是向上级机关请求指示、批准时使用的一种公文。

主送机关只能有一个，必须是他的直接上级机关

结构模式：1.标题 2.正文 3.尾部

请示必须有结语，不能省略。例：妥否，请批复 （只有逗号无句号）

请示为什么不能多投主送：如多投，也许会给出截然不同的答复，或互相推诿迟迟不作回复。 说话语气避免含糊其辞。请示有签发人，右侧标注联系电话。一般是两段

批复：下行文 请示?批复 被动性、针对性、权威性

文种特征：是上级机关答复下级请示事项时使用的一种公文。

分类：指示性批复、审批性批复

结构模式：1.标题：有批复机关、请示事项（问题）和文种组成

2.正文：引语（收到、收悉）、主体（除表明不同意的态度之外，有时还考可以

考虑要说明不同意的理由，以便下级机关接受）和结尾（特此批复、此复）

批复内容：引语，先引请示标题，后引发文字号，随后出现过渡句，然后转入批复内容 通知：下行文、平行文

文种特征：是“批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级

机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员”时使用的一种公文。 分类：1.指示性通知：上级机关向下级机关布置带有普遍性的工作、作出相应的指示时使用

的通知。

2.转文性通知 3.事务性通知 4.任免通知 5.办理性 6.发布性

7.印发性（无书名号） 8.知照性 9.批转性 10.会议通知

特点：1.作者的广泛性 2.用途的多样性 3.使用的频繁性 4.写作的灵活性

结构模式：1.标题 2.主送机关 3.正文

任免通知与命令、公告的区别：命令>通知 不能随便改；通知和决定，通知语气缓和 通报：下行文（主要） 平行文

文种特征：是用于表彰先进、批评错误、传达重要精神或情况的下行公文文种。 分类：1.表扬性通报：表彰缘由、表彰决定、希望号召

2.批评性通报：主要错误事实、错误性质及严重危害、处理决定、普遍性要求

3.传达性通报/情况性通报：通报缘由、通报传达的情况、下步工作的意见与要求 结构模式：1.标题：发文机关+是由+文种、是由+文种 2.主送机关 3.正文

函：

文种特征：是不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项时使

用的文种。

不相隶属：不同一系统；同一系统内，不属于上下级、属于平级

种类：去函（来函）：商洽函、知照函、询问函 、请批函

复函：对商洽函和询问函的答复，对请批复函的复函

计划：

文种特征：是为完成一定时期的工作任务而实现作出筹划和安排的一种事务文书。 要求：1.纲要 2.规划 3.工作要点 4.方案 5.安排、打算

6.设想：初步的、尚未成熟、仅供参考的计划

计划相对于设想时间较短 纲要相对于规划更有概括性

特点：1.预见性 2.可行性 3.约束性

结构模式：1.标题：单位名称、时限、文种、是由；或省略单位名称和适用时限

2.正文 3.落款

公示：民主性

文种特征：是用于发布需要公众了解和掌握的情况，以征询公众的意见和接受公众监督的一

种实体性文种。

结构模式：1.标题 2.正文 3.落款

第二篇：公文写作

公文写作基础知识

一、公文的定义和分类

（一）定义

公文，是公务活动中所形成和使用的文字材料，是方针、政策、法规、政令和信息、情况的表现者、运载者，是机关实施管理的基本手段和重要工具，发挥着上令下达、下情上报和信息沟通的重要作用。公文贯穿机关管理工作的始终。我们要向上级报告情况，需要写成文件；我们要向乡镇、村安排什么工作，提工作要求，需要写成公文印发下去，备查、备用，便于基层照章执行；我们要告知社会公众一个什么决定，也要印制成公文。因此，

公文写作与我们每一个机关告知人员息息相关，可以说，具备较强的公文写作能力， 是每一个机关工作人员的基本素质要求。

（二）分类

1、按照制文机关的种类划分：党务机关公文、行政机关公文、司法机关公文、军事机 关公文、企事业单位公文、社会团体公文。今天讲的，重点是行政机关公文。

2、按照行文方向划分：上行公文、平行公文、下行公文。草拟公文前，必须弄清楚行文方向，才能确定文种、内容、措辞等。

3、按内容分为

命令 决定 公告 通告 通知 通报 议案 报告 请示 批复 意见 函 会议纪要

第二部分：公文写作的基本要求 主题突出，观点正确 结构完整，格式规范 实事求是，讲求实效 准确表达，简明生动

第三部分：公文写作的步骤 1. 确立主题，明确目的 收集材料，调查研究 拟写提纲，安排结构

2. 撰写初稿，征求意见 润色加工，修改定稿

具体步骤：

（一）确定文种

这是写作公文首先要明确的。我们在写作公文前，要弄清楚这个文件具有或者说应该发挥什么作用，是在什么背景下写这个文件材料。根据写作的背景、目的、受文对象（为什么要写这个文件；写这个文件要达到什么目的，是安排工作、通报情况，还是解决困难问题； 文件是写给哪个部门，是上行、平行还是下行），确定采取哪个文种。一般说来：

1、要对重要事项或者重大行动作出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤消下级机关不适当的决定事项，选择《决定》文种。比如：党中央决定在全党（特别是党员领导干部）

开展讲政治、讲正气、讲团结的“三讲”活动，这对党的建设来说，是件大事，所以用决定文种；每年初的农村工作会议、计划生育工作会议上，县政府都要出台一个《关于兑现 **年农村工作（人口与计划生育工作）责任制的决定》，这就是个奖惩决定。

2、要向社会公众或者广大行政管理相对人宣布重要事项或决定，适用公告。比如，要

在县城取缔三轮车、或者实行三轮车分单双号进城运营，这涉及到广大三轮车从业人员的切身利益，我们就要事先以各种方式发出公告，告知社会各界。联合执法队、建设局、交警大队。要公布社会各有关方面应该遵守或者周知的事项，比如停水停电，适宜采用通告文种。

3、我们要将上级的文件批转给下级执行，或者要求下级从哪些方面作好哪件工作时，一般印发《通知》

（二）规范写作

公文写作要努力做到“七个规范”：

1、主题规范。

主题是文章所要表达的中心思想。任何文章都要有主题，公文也不例外。公文主

题的提炼标准，就是集中单一、鲜明显露。要求一文一事，一个主题，主题鲜明突出。 主张什么，反对什么，要鲜明直接，不能含糊，不能让人产生歧义。

2、文章格式规范。

公文普遍的结构格式是：公文标题—主送机关—正文—结尾—成文时间。为

了便于大家理解，我把公文格式方面的内容分为写作格式和印制格式两个方面来讲， 这里主要讲公文的写作格式，写作格式包括标题、正文、结尾三个部分。

1、标题 公文标题的写法一般是发文机关+事由+文种

3、正文的写法：正文是主送机关以下、结束语之前的部分。正文是一篇公文用笔最多、最重要的部分。一般是在主送机关之后，先写一段或几句导语，说明写这篇公文的原因、根据或者目的，导入正文。正文要做到逻辑层次清楚有序，说理简洁准确并力求深刻，用语符合规范。

4、结尾：正文写完后，一般要写几句号召的话（一般针对下行文），或者表决心、态度的话（上行文）。《请示》要说“妥否，请批示；《意见》要说“以上意见若无不妥，请批转执行；《通知》和《报告》可以不要结尾，说完就落款结束；讲话稿类的一般有鼓劲、号召的话语；汇报材料一般有表示感谢和今后打算、态度的。

5、文字表述规范。公文的用语用字要求简明、准确、朴实、得体、通俗、易懂，体现字面意义而非联想意义，讲求陈述性、写实性，而非描绘性、虚拟性。一般以概述为主，据事说理，言之有物。不象诗歌、散文、小说等文学作品，需要大肆铺展、渲染，大量的想象，细致的描写，这些，恰恰是写公文所忌讳的。（比较文学作品语言与公文语言的异同：同是写一个夜晚发生的一件事，武侠小说写“月黑风高夜，***燕子李三一个鹞子翻身越窗而入，手起刀落，一剑封吼，杀死了仇家；而公文只写某年某月某日，谁在家中被人杀死，或者谁杀死了仇家。）所以，很多时候，我们看文学作品很过瘾，看公文则觉得死板、千篇一律，这个跟公文的性质有关系，但是公文同样可以写得很好，好的法规性、政策性公文，充分考虑了各阶层、各方面的利益问题和可能出现的反应，可以做到面面俱到或滴水不漏，好的讲话稿可以写得饱含感情，深刻、精彩。

5、、标点符号使用规范。该用逗号用逗号，该用句号用句号。需要慢慢积累琢磨。要注意：转发上级或下级文件时，标题一般不用标点符号（有书名号的，取消书名号）；此外，标题中不要过多出现“通知”两个字，比如省、市层层转发国务院一个文件的通知，到县级，可直接说转发国务院***文件的通知。

6、数字和计量单位使用规范。一般使用阿拉伯数字。前后要统一，不能一时用大写，一时用小写。

三、几种常用公文的写作

报告：报告是典型的上行公文，是向上级机关汇报工作、反映情况、提出意见和建议、答复上级的询问等。报告的特点是阅知性，不是批复、答复性，看的人可以签署意见，也可以不签署意见或表态。所以，在选择这个文种的时候，要选择那些只需要上级知道的工作或事件，或者向就某项工作提意见建议，但不一定需要批复。

1、分类一是工作报告，是按照上级机关要求做作的报告，如政府工作报告；二是情况报告，即在工作中遇到了问题，或觉得应该让上级知道某个重要事项的当前情况（贯彻落实会议精神的报告）；三是回复性报告，回答上级问询、落实上级临时交办的某项工作（关于审计意见整改情况的报告）；四是备案报告（规范性文件备案）。

2、写法

一是要有导语，说明依据什么写这个报告，或者为什么要写这个报告（依据什么机关的什么通知精神，或者根据某位领导的批示精神，我们做了什么，怎么做的）。

二是总体结构一般是：第一，基本情况；第二，主要做法；第三，收到的效果；第四，存在的问题；第五，今后工作的建议。这是常规格式，具体中有变化。我们要向市政府报一个土地使用及管理工作方面的情况报告，就要有基本情况（建设用地、开发区用地）、问题、措施。回复报告的写法比较直接，上级问什么问题，我们就答什么问题，一条一条的答（如审计意见整改报告，用打酱油的钱打了醋我们是怎么整改的，程序不规范我们是怎么整改的，挤占专项建设资金我们是怎么整改的）。

三是结尾。

通知：通知的应用范围很广泛。传达指示、部署工作、实施管理措施、处理公共事务、任免干部等等，都需要印发通知。通知以红头文件和白头文件印发都行。属下行文，要下级机关（或受文对象）明确做什么、怎么做（这与请示、报告不同，比意见要细），要具有操作性。例如写一个会议通知，开会时间、地点、参加人员、有些什么要求等等，要一、二、三逐一说清楚，让看的人一看就明白。通知可以不写结束语。

工作计划类：是对未来一定时期内的某项工作或全面工作进行安排部署的文件，明确下一步做什么、怎么做。工作计划要有操作性（缺乏操作性是当前部门上报工作计划的通病）。计划、规划、方案、要点，都属于计划类公文范畴。计划类公文必须具备目标、措施、步骤三要素。计划类公文有两种格式：一是文字表述式，一是图表式（图表式越来越多，清晰、明了、包含的信息量大），政府重点工作任务分解、拟办实事分解、经济发展主要指标分解、议提案办理责任分解等都是图表式。当前部门上报的计划类文件普遍缺乏前瞻性和操作性，都是泛泛而谈，随便写几条（以收集政府工作报告素材为例）

工作总结类：

1定义

2分类：综合性总结（单位工作总结）、专题性总结（专项工作总结）、个人总结（学习、思想、工作）

3写作关键和重点：其特点是实践性、经验性、自述性、理论性（不仅陈述工作情况，更要揭示理性认识，不仅回答“是什么”，更要回答“为什么”、“怎么做”的问题。一般包括本年度（半年）基本工作情况、所做的主要工作、工作进度、取得哪些成绩经验、存在的不足和教训、下步工作计划（个人总结写努力方向）。个人总结要抓住主要问题，把握写的侧重点，突出收获最大、成绩最突出或者感受体会最深的东西，不是记流水帐。当前各部门上报的工作总结类材料，缺乏亮点的提炼和总结，都是按部就班写来，看不出我们与别的县相比有什么亮点、与去年相比有哪些做得更好，政策上发生了哪些重大变化。 信息的撰写

信息稿件篇幅短小、内容集中、文字简洁。这既是信息文体的特点，也是写作的基本要求。在写法上，信息文体是灵活的，不像通用公文那样有固定的格式，但也不是无规律可循。一篇质量好的信息稿件，应合乎以下几个要求：

一、主旨集中突出

主旨即主要意思，信息所表达的中心意思一定要集中和鲜明，才能起到为决策服务的作用。怎样才能使主旨鲜明呢？

1.一篇一事。一篇信息只表达一个主旨，否则“意多乱文”，篇幅也拉长了。比如，有的稿件将一项工作的经验和问题放在一篇里写，可是要将经验说透、问题讲深，结果出现了两层

意思，信息的主旨便不集中了。若采取“分拆门户”的方法，将经验、问题分写成两篇信息，内容就集中了。

2.删削多余。雕塑家将一块石头变成个性鲜明的人像的过程，实质上就是将石头上多余的部分砍掉的过程。一篇信息，只有将那些与主旨无关的“杂枝乱蔓”删削干净，才能使主旨变得鲜明起来。信息中的多余成分主要是：对说明主旨作用不大的事例，“老生常谈”的经验做法，工作中的次要问题，产生问题的次要原因，以及不切实际的建议等等，这些都在删削之列。

二、标题简洁醒目

标题是一篇信息给人的第一印象，好的标题能够提示公文的主旨或主要内容，引发读者阅读的兴趣。在当今“信息爆炸”的时代，信息如潮水般涌来，领导同志很难做到逐件阅读，只有靠标题来选择最需要阅看的信息。一篇很重要的信息，如果标题没有准确地反映出其重要价值，那么这篇信息就很可能被忽略过去。因此，信息的标题要符合以下要求：

1.题文一致。标题应准确地表现信息的主旨，不能为了某种需要去突出信息中的次要内容，也不能为了吸引人而故作惊人之语。

2.概括得当。标题要有一定的概括性，但也不能过于高度概括，使标题太抽象，不具体。比较一下这样几个标题:《社会传闻引起群众不安》，《关于xx县将发生五级以上地震的传说引起部分群众的紧不安》，《一些县将发生地震的传说引起群众不安》。这三个标题反映的是同一件事。第一个标题概括过度，没有提出“地震”这一重要内容。第二个标题概括不足，对传说的内容写得太具体。显然，第三个标题既提示了信息的主要内容，又比较简练，这样概括是得当的。

3.一语破的。“的”是指箭靶，要害部位。标题要一句话就击中要害。要做到这一点，就要抓住信息中的最主要事实。如一篇信息反映某县一村民，施工中砍断了一株古银杏树的主根，市有关领导xx同志要求迅速查处此事。原拟标题为《xx同志要求查处某县农民砍坏古树事件》，这个标题虽然也切题，但角度选择得不好，从领导的角度去写，未能突出最重要的事实—古树遭严重破坏。后来这个标题改为《xx县一棵五百年古树遭严重破坏》，不但抓住了要害问题，而且比原标题更为醒目。

4.简洁凝练。信息文体突出的特点就是短小，标题也应尽可能简短。标题太长，不仅阅读起来很不方便，而且容易淹没公文的核心内容。要做到标题简洁，一是要省略标题中那些可有可无的内容。如《xx局反映招商引资过程中遇到的困难》，可精炼为《招商引资过程中遇到的困难》，至于是谁反映的，文中自有交代。二是要准确概括事物特征，如《电、路建设是发展商品经济的头等大事》这个标题中，有的词概括不好，经一位领导同志修改后，成为《电、路建设是经济建设的基础》，既精炼又准确。

三、内容虚实结合

信息内容要做到概括叙述与具体叙述相结合。概括叙述就是用高度概括的语言和数字，从宏观上、整体上反映全面的情况，使人看到事物的全貌。具体叙述，就是对事物、工作的某一方面详细叙述。通过具体的事实和数据来说明某种观点。只有恰当的运用这两种叙述方法，才能使信息的内容既全面又具体，做到“点面”结合。在这方面，要注意运用这样几种方法：

1.大题小作。信息篇幅有限，选题要从大处着眼小处入手。一个事物往往包括几个方面，如果方方面面都加以反映，就容易大而空，什么问题也说不透。只有抓住一个主要方面，从一点入手深入下去，才能使信息的内容集中和具体，收到以小见大的效果。

2.定量分析。就是对某一事物或社会现象进行总量分析，这是反映事物全貌的有效手段，也是提高信息综合水平的一个重要方面。我们常说，事实胜于雄辩，而统计数字就是从数量上来反映客观事实的，有时，一个数字胜过一大段文字叙述。

3.角度新颖。一个事实，从不同的角度可以反映出不同的问题，只有选择好角度，才能使信息的内容新颖，引起领导的重视。如一篇信息反映某公证处为企业向银行办理个人购房贷款提供公证，从表面看这条信息的价值不大。后来改变了写作角度，不从公证处的角度去写，

而从银行首次向个人提供高额购房贷款这个角度写，使信息有了新意，并引起有关领导的重视。

改变写作角度，不是为了某种需要去人为地拧角度，甚至扭曲事实来标新立异，而是要在科学分析的基础上，找出事物的特点，抓住事物的本质。抓住本质的方法很多，如从事物发展的各阶段的特点中，找出它的发展道路；从各个不同事物的成功经验中，找出共同因果关系，从而发现这些经验的成因；从许多典型的差异中，找出共同的特点，发现特殊的规律等等。

四、语言简练顺当

语言是信息文体的细胞，语言不洗炼，信息材料就会显得臃肿，不好看；语序不顺当，读起来就觉得别扭，费脑筋；八股调太浓，看起来就令人头疼，不入脑。所以，信息的语言是很重要的，应当合乎以下要求：

1.文辞简洁。一是要删去一切可有可无的话，空话、套话，说了没错可是也没用的话，都应该毫不可惜地芟除。二是尽量少引用上级的精神。信息是给领导看的，对上级精神，领导同志是比较清楚的，所以信息中不要“反销”上级的精神，确有必要引用时，也要少而精。三是不要过多地强调某件事的重要意义，因为不说这些意义，领导同志也能领悟到，至多点到而已。四是不用过渡句，硬接硬转。领导同志每天阅读大量文书材料，对文件内容的理解能力很强，所以采取硬接硬转的方法，不仅不会造成理解上困难，而确能收到精简文字之效。五是多用省略句和简称。如“创三优”、“除六害”、“申办奥运”等。

2.语序顺当。信息常常是一段成篇，不分段落，而靠内在逻辑衔接，因此语序上要非常讲究。信息语言的顺序，大致分为三种：一是按时间顺序，二是按事物发展的顺序，三是按逻辑顺序，如意义的轻重，事情的大小。不论按哪一种顺序写，一般都要采取“顺叙”的写法，而不采用“倒叙”的写法。

3.写好导语。一条信息开头的第一句话就是导语，写好导语十分重要，它对信息的主要内容起到提示的作用。在短讯型、动态型信息中，还往往用导语来代替标题。导语一定要写得有新意，使人看了就想往下看。如一篇信息反映校办企业要求享受刚出台的对大中型国有企业的优惠政策，开头第一句话是：“校办企业要求随大中型国企一同上船”。这个导语不仅把主要事实在开头交待清楚，而且也较新颖。

4.改变文风。信息语言应不同于公文语言不必强调端庄得体，而要注重灵巧和生动。特别要去除八股腔，代之以清新、简洁的语言。一是长句变短句，不用理论性文章那种叠砌定语的长句子。二是倒装句变正装句，少用谓语前置的句式。如：“会议决定派工作队到xx县对受灾村民进行慰问”。这一句应改为“会议决定派工作队到xx县慰问受灾村民”。三是少用定型化的语言。有些语言刚一出现时很新颖，如：“为改革开放保驾护航”、“敢试敢冒敢闯”、“真抓实干，一抓到底，抓出成效”等等，但是你用我也用，就成了一种定型化的语言，再用下去就成了陈词滥调。所以要提倡“我手写我口”，而不要拾人牙慧。

正式公文排版要求：

题目：二号宋体加粗

一级标题：三号黑体加粗{例：一、二、三、}

二级标题：三号楷体加粗{例：（一）（二）（三）

三级标题：三号宋体加粗{例：1.2.3.}

四级标题：三号仿宋加粗{例：（1）（2）（3）}

正 文：三号仿宋

固定值：25磅

首行缩进：2字符 页边距：上、下2.54厘米，左、右2.6厘米