厦门大学研究生出国出境参加国际学术会议资助管理办法

(2008)厦大研字13号

为了鼓励和资助在读研究生出国出境参加国际学术会议，促进在校研究生的国际合作与交流，进一步提高我校研究生的培养质量，设立研究生出国出境参加国际学术会议资助项目。本资助项目由研究生院和各培养单位共同承担实施工作，包括资助项目的审批、经费资助额度的审定等。为了更好的做好此项工作，制定本管理办法。

一、资助对象与原则

1．资助对象为厦门大学全日制在校研究生，拟参加的国际学术会议的主题应与申请者专业领域紧密相关，且拟参加的国际学术会议会期应在完成论文答辩之前。

2．资助参加的国际学术会议原则上应为在国外境外举办的相关研究领域的高水平国际学术会议。

3．资助对象原则上应为论文的第一作者（或导师为第一作者，学生为第二作者），且在会议上做口头报告或报展。每篇论文原则上资助一名研究生参会。论文的第一署名单位为厦门大学。

4．资助原则是学校资助与导师（课题组）资助相结合。学校资助额度见研究生院年度相关工作通知。参加领域内最高国际学术学会（或协会）主办的学术会议可酌情提高资助额度。大会、分会邀请报告等可申请全额资助。参加双边学术会议原则上资助额度减半。

二、资助经费用途

1．参加国际学术会议的往返旅费

2．会议注册费

3．签证相关费用

4．往返机场/火车站交通费

5．住宿费

三、申请与审批相关程序

1．拟申请资助的学生须向所在院系提交以下材料：

（1）《厦门大学资助研究生出国出境参加国际学术会议项目申请书》

（2）会议正式征文通知(Final Call for Paper)

（3）论文录用函和大会邀请函

（4）拟发表论文全文（或会议摘要）

（5）外语水平证明

2．学生所在院系对学生所参加国际学术会议的内容、在所属领域会议的级别等情况进行审核，并确定资助申请人名单。

3．各院系向研究生院提交审核通过的申请人名单、学生填写的《厦门大学资助研究生出国出境参加国际学术会议项目申请书》以及论文录用函和大会邀请函，提交时间分别为每年的3月，6月，9月和12月。

4．研究生院将对经过院系审核的资助申请进行复核，确定资助名单和资助额度。

5．获得资助的申请人如有需要，可提前至少十个工作日向所在院系申请办理借款。

四、经费核拨

1．研究生院每年3月，6月，9月和12月确定各学院（研究院）拟资助学生出国出境参会人数及额度后通知财务处将款项拨至各学院（研究院）。

2．各学院（研究院）每年3月，6月，9月和12月根据学生实际参会情况向研究生院提交上一期《厦门大学资助研究生出国出境参加国际学术会议项目汇总表》以及学生参加会议后撰写的总结报告。

3．学生因故未能成行但已下拨到学院（研究院）的款项将在下一期拨款时予以扣除。

五．报销相关程序

1．受资助学生回国后应在一个月内（遇寒暑假顺延）向所在院系报到并提交以下材料：

（1）会议日程安排（Final Program,含有本人发言或报展的日程页复印件）

（2）护照首页及标有出入境日期页面的复印件

（3）参加国际会议的总结报告

（4）参会情景照片若干张（电子版）

（5）批准资助项目的相关正式#5@p原件（所有#5@p背后需有导师和本人签字；机票原件需随#5@p，国外电子机票应附登机牌）

2．学生所在院系审核以上材料，并按程序办理审批。审批原则为学校资助额度内实报实销。

3．学生持院财务相关审批件至财务处办理报销。

六、本办法自二○○九年一月一日起执行，由研究生院负责解释。

第二篇：资助研究生参加国际学术会议结题表

西南交通大学

研究生参加国际学术会议 专项资助项目结题表

资助项目名称： （会议名称） 申请人姓名： 学号： 申请人所在学院： 指导教师姓名：

西南交通大学研究生院

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