如何制作家长会邀请函

时间:2024.3.20

家长会邀请函

制作说明

在实际工作中,我们常常需要编辑大量格式一致,数据字段相同,而数据内容不同,且每条记录单独成文、单独填写的文件,例如“工资单”、“成绩单”、“通知单”等,如果一份份地编辑打印,那工作量就会相当巨大。那么有什么办法减少这种枯燥无味的重复工作,从而提高工作效率呢?永中Office为您提供了“邮件合并”功能,该功能可以轻松满足您的这种需求,下面我们以制作家长会邀请函为例,为您详细介绍如何使用“邮件合并”功能:

1.1   建立学生信息表

在工作表中先建立一个学生信息表,该表中包含学生的“学号”、“姓名”、“性别”等信息,该表必须要包含标题行(即下表中“学号”、“姓名”、“性别”所在行),否则进行邮件合并的时候找不到合并域名,完成后的学生信息表如下图所示,最后将该文档保存,并将该文档命名为“家长会邀请函”。如果您有现成的学生信息表,那么可以跳过此步骤直接进行下一步。

1.2   输入通用信息

创建一个文字处理文档,在文档中输入邀请函所要包含的内容,在需要填写家长名称的位置留空不填,如下图所示:

1.3   选择数据源

在邀请函创建完成后,下一步就是要将数据源导入到当前文档。在菜单栏选择“工具”>>“信件和邮件”>>“邮件合并”,如下图所示:

弹出“选取数据源”对话框,在框中选择名为“家长会邀请函”的文档,单击“打开”按钮后,弹出“选定工作表”对话框,保持该对话框中的默认设置,单击“确定”,进入“邮件合并收件人”对话框,如下图所示,如有不需要添加的学生姓名,可清空该名字左侧的复选框,本例中,默认选中所有学生的信息:

1.4   插入域

邮件合并收件人添加完毕后,弹出“邮件合并”工具栏,单击“插入合并域”按钮,从下拉列表中选择“姓名”,如下图所示。

1.5   合并到新文档

姓名域插入至文档中后,单击“邮件合并”工具栏上的“编辑单个文档”按钮,弹出“合并到新文档”对话框,单击“全部”按钮,如下图所示,

这样,学生信息表中包含多少个学生,就自动生成了相应份数的家长会邀请函,如下图所示:

1.6   打印邀请函

接下来的工作就是将邀请函打印出来,如果您的电脑是与打印机相连的,在“邮件合并”工具栏上单击“打印文档”按钮右侧箭头,从下拉列表中选择“打印文档”,如下图所示,这样邀请函就可以被打印出来了。

1.7   结束语

以上为家长会邀请函的详细制作过程,如果您在制作邀请函方面还有更好的想法和建议,欢迎登录新浪微博关注 @永中软件官方微博 或者@永中微办公 提出宝贵意见,或者登录永中软件官方论坛反馈。

无锡永中软件有限公司

20##年11月15日


第二篇:邀请函


邀请函

尊敬领导:

您好!

首先很荣幸有机会向您发出我们诚挚的邀请。

我公司兹定于27日(今天 )晚上7:00 举行设计&管理一体化 产品讲解会。

我公司将通过丰富的案例展示 设计&管理 一体化 系统,包括:经营管理、项目管理、协同设计、图档管理等。

届时,各位将感受到设计&管理 一体化系统是如何提高设计院的设计效率和设计质量的。

我们真诚期待与您探讨、向您学习!

一、演示时间:20xx年04月27日 19:00

二、演示地点: 舜耕会堂会见厅(今天会场旁边,届时会有指示标志)

三、会议联系:联系人 电话

杭州慧智电子科技有限公司 20xx年04月27日

设计&管理 一体化开发的根源及要解决的问题

为什么需要管理?

——因为有了生产,才有了管理。

目前很多设计院都引进了信息化管理系统,但使用的效果往往与当初上这个软件的期望值差距甚远,其中一个很重要的原因就是:

软件厂商的销售人员往往只告诉领导用了这个东西,领导管理起来会有多少方便,让领导觉得很好(这完全可以理解——因为采购权在领导手里)。却完全不告诉领导要达到这个效果,需要下面的员工付出多少,领导可能也就忽视了这一点。等项目真正上线的时候,领导抱着很高的期望值,强令全院人员必须完全按照系统进行,大量填写各种数据,对设计人员的反对声也置若罔闻。结果运行一段时间之后,领导才发觉管理上获取信息是方便了,但生产效率降低了,所以又把系统逐步放弃了。

毕竟管理的最终目标是为了更好的提高生产效率,不能为了管理上的精细需求完全无视设计人员的付出,否则生产效率降低了,管理的再精细也就失去了意义。

正是基于这个原因,我们开发了 设计&管理 一体化系统,让将管理与设计两个环节完全打通:如项目立项后,设计人员进行绘图时,相应的项目名称等就会自动在图纸里填写完成;设计人员绘图过程中的图纸及信息会自动按项目、专业等存储到系统中,项目经理、专业负责人等可以实时查设计人员的工作进度,进而系统会自动计算出整个项目的进度。在整个过程中,无需设计人员向管理系统中填写任何信息,管理者即可获取项目的进度等信息。所有的信息做到一处填写、处处引用,比如在项目设计过程中,项目管理部如果修改了项目名称,所有图纸上的项目名称都会自动修改等等……

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