公文管理办法
一、总则
1.公文是公司在依法经营管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书。为规范公司公文管理，统一行文处理办法，提高公文处理工作的效率和质量，建立科学、合理、规范的程序，保持内部沟通顺畅及时，结合华夏龙物流（以下简称公司）实际工作情况，特制定本规定。
2.管理部是公文的归口管理部门，负责建立、健全公文工作制度，并有责任指导检查各部门的公文处理工作执行情况，加强公文的统一协调与管理，按期进行汇总分析，保证公文处理工作高效运转。
3.管理部配备文秘人员负责公文处理工作，各部门要指定专人负责本部门公文处理工作。负责公文处理人员应忠于职守、廉洁正派、保密观念强且具备有关专业知识。
4.公文处理指公文的收发、分办、传递、用印、整理（立卷） 、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。公文处理应坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全、规范。公文处理工作应遵守《中华人民共和国国家通用语言文字法》，以国家通用语言文字即普通话和规范汉字作为公文的用语用字，制发的公文须符合有关规范和标准。
5.公司各类发文在有效期内均实行受控管理。所谓受控文件就是指有效文件。 有效文件是指正在执行的指导和布臵公司工作的文件。 有
效文件分两类，一是有效的业务指导性文件，二是有效的工作安排性文件。明确文件的有效性并通过受控的方式管理公文， 是防止各级机构出现执行无效文件的主要措施。
6.积极稳妥推进公文改革, 行文实行内外有别，以规范保质量，以简化促效率， 提倡采用表单化的方式简化公文处理流程， 推动公文管理从职能化管理向流程化管理的转变，以适应现代企业经营管理的需要。
7.积极稳妥地推进办公自动化，逐步建成公文处理平台，不断提高公文处理的信息化水平。 电子介质公文及其审批流程与纸介质公文及其审批流程具有同等效力。电子介质公文的版式，应与纸介质公文的版式保持一致。
8.本办法适用于公司所有部门的公文管理。
二、公文种类及使用范围
1.公司公文分为通用公文和专用公文。
1.1 通用公文是指内容比较重要、参照国家行政机关公文格式、眉首有套红的发文单位标识的公文。通用公文种类主要有：决定、决议、公告、通告、报告、请示、通知、通报、批复、函等。
1.2 专用公文是指在公司内部使用、具有特定格式和处理程序的公文。专用公文的形式主要有：会议纪要、总结、计划、传真、备忘录、签报、董事会决议等，可根据工作实际增减种类。
1.3 其他公文
意向书、协议书、合同书、契约、各种报告、广告书、说明书、请谏、
贺词、新闻稿、启事。
2.通用公文的使用范围
2.1 决定
适用于对重要事项、 重大行动做出的安排或结论，采取重大或强制性措施嘉奖或惩戒管理权限内的有关人员，变更或者撤销公司（或部门）不适当的决定事项等。
2.2 决议
适用于经过会议讨论通过，并要求贯彻执行的事项。
2.3 公告、通告
适用于对内、 外公开宣布重要事项； 在一定范围内向员工或者往来部门公布应当遵守或者需要共同知晓的事项。
2.4 通知
适用于发布规章制度（包括规定、办法、章程、规程、细则等）和措 施；传达上级有关部门的指示；要求下级部门（部门）办理和需要共同知晓或共同执行的事项； 转发上级有关部门、 同级部门和不相隶属部门的公文；批转下级部门的公文；印发公司领导的讲话；人事任免事项等。
2.5 通报
适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。
2.6 报告
适用于向上级部门汇报工作，反映情况，提出意见或建议，回复上级部门询问或交办事项的处理结果。
2.7 请示
适用于向上级（或上级部门）请求指示、批准的事项。
2.8 批复
适用于答复下级部门或相关部门的请示事项， 对重要问题提出见解和处理办法。
2.9 函
适用于平级部门之间或不相隶属单位之间相互介绍、 商洽工作、 询问、催办和答复问题，请求批准和答复审批事项。
3. 专用公文的使用范围.
3.1 会议纪要。
适用于记载和传达会议情况、议定事项、会议精神，要求与会人员或 部门共同遵守、执行、落实的事项。
3.2 总结、计划
做综合性、阶段性的全面工作汇报，用总结行文。
对工作提前做出全面安排，用计划行文。
3.3 传真
根据双方需要提供书面文件时，采用传真行文。
3.4 备忘录
需对方明悉并有待共同跟进、落实的事项，采用备忘录行文。
3.5 签报
作为内部文件，是各部门向公司主管领导请示或报告工作的一种形 式。 “签报”要纳入公文一体管理。 “签报”必须由主办部门负责
人亲笔签名。
“签报”原件只报一份，交管理部登记编号后送公司主管领导批示，或由公
司主管领导根据情况分送其他领导批示。 公司领导批阅的原件由管理部登记、复印后将复印件退各部门（管理部保留原件，并存档） ，各部门须妥善保管，并按公司领导批示要求落实有关工作。
3.6 董事会决议
适用于董事会就公司的重大事务做出的、 经出席会议的二分之一以上董事表决通过， 对全体董事、 公司内部发生效力并对外承担法律责任的书面文件。
三、公文格式
1.公文的组成
通用公文一般由秘密等级、保密期限、紧急程度、发文单位标识、发 文字号、收文部门标识、收文字号、签发人、标题、主送部门、正文、附件说明、成文日期、文件编号、印章、附件、主题词、抄送部门、拟文部门、会签部门、印发部门和印发日期等部分组成。
1.1 涉及企业商业秘密的公文，应当标明密级和保密期限。涉密公文应当根据密级分别标明密级（“绝密”、“机密”、“秘密”。“绝密”、“机密”） ，还应当标明份数序号。 公文是否定为密级文件由拟稿部门和管理部根据公文内容共同掌握。如文件中未给予标示，执行《档案管理制度》。
1.2 紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。
1.3 发文部门标识应当使用发文部门全称或规范化简称，联合其他部门发文时，应将主办部门排列在前。
1.4 发文字号应当包括部门代字、年份、序号，位于文头与界栏线上。发文字号中的序号不编虚位。联合行文的，只标明主办单位发文字号。文件编号根据行文类别按年度排序，依次编号，由 001 开始排序。
1.5 请示、报告应当标注签发人姓名。其中，联合发文的应当标注所有单位签发人的姓名；同一部门多位负责人签发的，仅标注分管负责人姓名。
1.6 公文标题是对公文主要内容的简要概括和反映，是公文的眉目。公文标题应当准确简要地概括公文主要内容（主题） ，并标明公文种类，一般应当标明发文部门。公文标题中除法规、规章名称和被印发、转发、批转的文件可加书名号外，一般不用标点符号。转发、批转文件，公文标题应避免重复用语和相同文种。
1.7 主送部门指公文的主要受理部门，应当使用全称或者规范化简称、统称。主送部门臵于标题之下、正文之上，顶格排列。有些不便于在首页列出主送部门的公文，如决定、决议、会议纪要、法规性文件等，主送部门可以写在公文末页抄送部门之前。 抄送部门是除主送部门外需要执行或知晓公文的其他部门。主送、抄送、内部发送部门一律用全称或规范的简称（统称） 。两个以上的主送、抄送部门，可区别情况，按先大后小、先外后内的原则排列。向上级的请示、报告，一般只写一个主送部门；需同时
报送另一个上级部门的，用“抄报”；对同级或下级则用“抄送”。
1.8 正文是公文的主体部分。正文每自然段左空 2 字，回行顶格。数字、年份不能回行。 正文中一般不夹带图形、 表格， 图形、 表格应放在附件中。正文及附件中凡涉及到单位、机构排列顺序的，按国家行政区划、行政机关、所在单位系列排序，人员顺序按照所在单位系列、职务高低、姓氏笔画等标准排序。
1.9 公文如有附件，应当在正文之后、成文时间和印章之前，注明附件序号和标题。 电子版的公文附件可以不在同一文档内显示。 印发的公文附件通常与正件一起装订， 位臵自成文日期及附注之后另一页开始， 在主题词前结束。 如附件与正件分别装订， 应在附件左上角标注“××文件附件”字样。如果公文是印发、转发、批转某一文件时，被印发、转发、批转的文件即是正件，不能称附件，正文之后无需标注附件，但需另起一页。
1.10 通用公文均应当加盖印章（内部会议纪要除外） 。单一部门制发的公文在落款处不需署发文机构名称。印章上不压正文、下压成文日期。联合行文，发文部门都应当加盖印章，主办部门的印章排列在前，其他部门印
章按顺序排列。特殊情况不便使用印章的应由当事双方手签字确认。
1.11 公文成文日期以最后签发部门负责人签发日期为准；会议通过的决定、决议等以会议通过日期为准。成文日期使用汉字，并标全年、月、日，零写为“○”。
1.12 公文如有附注（需要说明的其他事项） ，应在成文日期下１行
居左空
２字加圆括号标识。 “请示”应当在附注处注明联系人的部门、 姓名和电话，
联系人应能对该公文的咨询做出答复。 主题词应当根据公文内容标注， 标
引顺序为类别词、类属词、公文文种，最多不超过 5 个。
2．公文页面设臵和排版
2.1 文字从左至右横写、横排。公文用纸一般采用国际标准 A4 型 （ 210mm×297mm ） 白 纸 ， 图 文 区 一 般 采 用 国 际 标 准 用 A4 型
（27cm×17.5cm） 。上下页边距 3.7cm/3.5cm，左右页边距
2.8cm/2.6cm。
2.2 公文打印应在纸张的下端中间位臵设臵打印页次；公文一般不设臵页
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眉和页脚。
2.3 单面印刷可在上端装订，双面印刷在左侧装订；装订可用线装、钉装、
胶粘办法。 版面格式， 首页采用文头。 外部部门有其他要求的按
要求行文、
打印、装订。
2.4 专用公文按业务和行文的需要确定，原则上按照表单化、模块化的方
式处理，具体格式按照相关规定执行。专用公文除另有规定的外，一般不
加盖印章。
3. 公文字体要求
公文标题字体为二号小标宋体；正文字体常用三号仿宋体（每页 22 行，
每行 28 个字） ， 均不加黑； 行距固定值 28 磅。 特殊情况可根据需要调整，
保持页面美观、大方、协调；
保密等级、紧急程度字体：一般用三号黑体；
文头的字体：大号黑体字、黑变体字或标准体、宋体字套色（一般为红）；
发文字号、签发人、主送机关的字体：一般用三号或四号仿宋体； 附件标题用二号宋体，正文用三号仿宋体；
作者、日期字体字号与正文相同；
注释的字体：小于正文的四号或小四号仿宋体。
公文内涉及阿拉伯数字、英文字母：Times New Roman；
相关符号：如小数点等非汉字字符为半角；用于汉字的标点符号用全角。
四、行文规则
1．公文行文根据隶属关系和职权范围行文。一般不越级行文，因特殊情况，必须越级行文时，应同时抄送越过的上级部门。
1.1 上行文：
逐级行文，即下一级行文给直接上级；
多级同时行文，即下级向上级和更高上级同时行文；
越级行文，遇特殊、紧急情况，或对直接上级的检举、控告。
上行文（报告、请示等） ，应根据内容写明主送部门，如需同时发送其他部门，还应写明抄送部门。“请示”应坚持一文一事，一般只写一个主送部门；“请示”不得抄送下级部门。
“报告”中不得夹带请示事项。除上级单位负责人直接交办的事项外， 不得以单位名义向上级单位负责人报送“请示”、“意见”和“报告”。
1.2 下行文：
逐级行文；多级同时行文；直贯到底行文。
1.3 平行文：与不相隶属单位之间商洽工作、询问和答复问题，向有关主管部门请求批准，使用函的形式行文。
2.精简公文。公文行文应当确有必要，注重效用。对可发可不发的和能用电话、面谈等方式解决问题的事项，坚决不行文，减少行文数量，提高行文权威性和质量；减少联合行文，避免联合签审过程中时间延
误和扯皮；
行文分清主次，提高行文针对性，减轻行文对象负担。
五、发文办理
发文办理是指以公司名义制发公文的过程，包括拟稿、会签、核稿、 签发、校对、印制、用印、登记、分发立卷、存档等程序。公司对外、对
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内发文可由各职能部门拟制， 本部门负责人审核通过后， 报总经理审核批
准，加盖公司印章，再由管理部统一发文。
1. 拟稿。拟稿一般按照职能部门分工负责的原则和日常工作程序，谁主
管谁主办，由具体承办人员起草，并由部门负责人审核。涉及两个部门以
上的事项，应以一个部门为主，与有关部门协商一致后再办理行文。
1.1 草拟公文应当做到（参考拟制公文模板） ：
1.1.1 公文主题应确保公正、严明，符合国家的方针、政策、法律、法规
和公司制度。
1.1.2 必须从全局出发，情况属实、见解观点明确、表述准确、结构严谨、
直述不曲，条理清晰、字词规范、文字精准、标点正确、言简意明、篇幅
力求简短。符合公文体例格式要求。同一公文中的同一概念，应当用相同
的表述方式。暂行、试行类文件原则上不超过 2 年，暂行、试行期满，应
及时修订、邮件发送或印发正式文件。
1.1.3 公文的文种应当根据行文目的、发文部门的职权和与主送部门的行
文关系确定。公司文件适用文种为决定、决议、公告、通告、报告、请示
（签报） 、通知、通报、批复，公司函适用文种仅为函 1 种，公司下属部
门文件适用文种为通知、批复、通报、意见 4 种。
1.1.4 拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要合理确定缓
急程度。要求公文发出后 2 个工作日内办结的标“特急”，要求 5 个工作日
内办结的公文标“急件”。
1.1.5 公文结构层次序号： 第一层为“一”， 第二层为“ （一） ”，
第三层为“1”，
第四层为“（1）”，第五层为①。制发章程、制度、规定、规则、细则、
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办法等，结构层次为条款式的从“第一条”往后顺排，或依次为“章”、“节”、
“条”。“条”下层次依次为“（一）”、“1.”、“1.1”。
1.1.6 涉及人名、地域、地名、物名、数字、日期时应具体详细，不使用
简化称谓；引用其他文件或法规、制度时引文准确，应说明引用文的发文
时间、部门（部门）、标题、编号和条款号，以便检索、考证。引用公文
应先引标题，后引发文字号，前者加书名号，后者加圆括号。时间应写明
具体的年、月、日，必要时可具体到更小的时间单位。
1.1.7 公文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组
织外文名称或其缩写形式， 应当在第一次出现时注明准确的中文译名， 并
将外文词汇或其缩写形式臵于译名后的圆括号中。
1.1.8 公文中的数字除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用
语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的字必须使用汉字外，其它应
当使用阿拉伯数字。
1.1.9 对公司重大事项或涉及其他部门职权范围内的事项，又需有关部门
配合解决的事项， 主办部门应先征求相关部门意见后方可行文。 如有分歧，
主办部门的主要负责人应当出面协调， 仍不能取得一致时， 主办部门可以
列明各方理据， 提出建设性意见， 并与有关部门会签后报请上级负责人协
调或裁定， 再签报主办部门的分管领导审阅， 分管领导根据情况签署是否
发文或提出处理意见。 如公司主管领导批示发文， 则由主办部门草拟文稿。
2. 会签
2.1 公文会签时间原则上在每个部门不超过 2 个工作日。
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2.2 发文事项凡已经过有决策权的会议决定，或以其它方式已由相关部门
会签并经部门负责人批准， 正式行文时原则上不再会签， 但必须注明所经
过的决策方式。确需会签的，会签部门原则上不得超过 2 个。主办部门在
行文中要准确表述已确定事项的原意， 不得对已确定事项进行变更。 有重
大改动的，应另行按流程审批。
2.3 文件涉及内控相关事项的，按公司内控权限列表的规定由有关部门会
签。
2.4 发文需会签的，应由拟文部门送有关部门会签后，再交管理部核稿。
根据来文拟办的文稿， 必须把来文原件附在文稿后。 涉及多个部门的会签
公文，如意见不一致应及时、如实反映。
3. 公文审核
3.1 拟制公文必须严格审核，公文审核实行层层负责制。拟文部门侧重对
公文的实质内容、密级等进行审核，对所拟公文进行初审，对发文的必要
性、文稿内容、文内数字的真实性、准确性负责，并签名后送管理部。审
核的重点是：是否符合有关政策，与已发文件的口径是否一致，是否需要
行文，行文方式是否妥当，文稿中所提解决问题的意见、办法、措施是否
切实可行，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求。
3.2 管理部（文秘人员）侧重对公文的体例、格式、行文规则等进行审核，
并承担文件格式、行文关系方面的责任。审核的重点是：行文是否符合行
文规则和拟制公文的有关要求， 公文格式是否符合本办法的规定。 文种使
用是否准确、 文字表达是否精练、 专用术语和人名、 地名、 引文是否正确，
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标点符号是否正确，文字书写是否规范，主送、抄送部门，内部发送范围
是否恰当，发文字号和印制份数是否准确等。
3.3 管理部预对文稿做大的改动，应征求主办部门的意见；对不合格的文
稿，管理部有权退回拟稿部门进行修改、清稿或重新办理。
3.4 公文的更改
3.4.1 公文的更改应由文件原起草部门拟定文件修改稿或补充稿，经部门
负责人审核，交管理部核稿后，报公司主管领导签发。
3.4.2 文件修改稿或补充稿应在原文件受控范围内发放，即保证修改后的
文件发放到所有拥有原文件及原文件复印件的各级机构和部门。
4.公文审批、签发
4.1 公文呈批要按照“发文呈批阅办表”要求，详细、准确填写有关内容。
4.2 各级负责人审批、签发公文，要认真负责、严格把关。签发公文时，
主签批人要签署明确意见并标注姓名和时间， 如只署名则表示同意； 其他
相关签批人如无明确反对意见则视为同意。
4.3 公司文件由公司负责人按分工签发。其中属于重大或敏感性事项的，
由分管负责人审核后， 送主要负责人签发； 发文内容如涉及两位及以上负
责人分管事项，应送相关负责人核签。
4.4 各级领导对送来的公文要及时阅批，急件的，当天批复；一般文件的，
三天内批复。 各级领导阅、 批公文应仔细认真， 阅完后要签名并注明日期，
不得圈阅。需要签署具体意见的，要明确、具体。
4.5 专用公文的签发权限，按其规定执行。会议纪要由会议主持人签发，
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如涉及其他负责人或部门职权事项，会议主持人应提请相关负责人核签。
4.6 公文排版后的清样原则上由拟稿人自校并署名。校对认真细致，确保
公文无错别字，无数据错误、无断行等排版错误，但不得直接对公文内容
作实质性修改，必须修改内容，应征得综合部同意，必要时须经签发领导
同意。
4.7 公文内容凡涉及国家秘密和企业商业秘密的，要严格按照国家保密
局、 国家技术监督局发布的 《国家秘密文件、 资料和其他物品标志的规定》
（1990 年第 3 号令）以及公司相关规定做好密件标志工作，并要严格按
照核定的份数印制， 多余的要当即销毁， 并按有关规定严格发放范围和保
存期限等。 转发涉密文件和资料， 应标注与被转发文件、 资料相同的密级。
5. 发文校对、编号、制作、分发。
5.1 公文校对由拟稿人或拟稿部门负责,以原稿为准，重要文件多人校对。
属于密级的公文和上报的各类报表均由经办人亲校，要求做到准确无误；
校对人如发现原稿有问题时， 应及时与有关人员联系， 未经签发人同意不
得随意改动。
5.2 公文编号（公司文件、公司函）由管理部负责编号。
5.2.1 以公司名义对外发文，一律 XXXXX 字?××××年?×××号；
5.2.2 对内发文：
管理部：管字?××××年?×××号；
财务中心：财字?××××年?×××号；
品质部：品字?××××年?×××号；
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行政部：行字?××××年?×××号；
人力资源部：人字?××××年?×××号；
分公司、事业部：XXXXX--××（分公司/事业部拼音第一个字母组成的简
称）?××××年?×××号；
5.2.3 公司其他部门和职能部门、下属各部门原则不允许以部门名义对外
发文，特殊情况需请示总经理同意，对内发文由部门经理审核批准，加盖
部门印章。
5.3 公文盖章按《印章管理暂行办法》办理。在校对完毕无误、规范的文
件上统一盖印。
5.4 公文制作要讲究外观形式，纸介质和电子介质公文均要求格式规范、
字迹清晰、浓淡适宜、版面整洁。密级公文要指定专人打印，并根据先急
后平、先上报后下发、先公文后资料的原则进行安排。急件随到随办。打
印后的校样、废纸等应妥善处理。
5.5 公文分发。
5.5.1 公文发放范围由拟稿人提出，公司相关领导审核确定。发放公文时
要在 《文件发放登记表》 上登记领用部门， 并要求领用部门的经办人签名。
凡发出的公文，要严格登记手续并进行编号、注明密级、发送部门。要书
写准确， 封闭要严密， 绝密文件还要在封口处加盖封章。 公文中注明分发、
打印份数。
5.5.2 公文通过系统发送，电子介质公文（包括附件）应制作成 PDF 格式
文档发送。公文中的电子印章必须清晰、端正，能够显示所压盖的公文成
文日期。
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5.5.3 公司所有发文，发文部门应有存档，并将文件原稿(经领导签字)审核
稿件连同正本二份送管理部存档。有领导指示的，还应附批复件。
5.6 会签、核稿、签发必须用钢笔、签字笔书写，签名应写清姓名、日期。
五、收文处理
公文收文办理指对收到公文的办理过程， 一般包括签收、 登记、 审核、
分发、拟办、批办、送阅（传阅） 、承办、督办、办结、立卷归档、销毁
等程序。
1. 收文分办理件和阅知件处理。
1.1 需要答复、汇报、参加、反馈结果的收文为办理件。办理件在办理过
程中，分为主办和协办。主办（牵头）部门对承办的收文负主要责任，要
主动及时跟踪、检查、督促相关部门及时会办，协办部门要积极予以配合
并及时提出办理意见供主办部门参考。
1.2 需要相关人员阅知的收文为阅知件。
1.3 收到交办的公文后应当及时办理，不得延误、推诿。来文有具体时限
要求的应在要求时限内办理完毕，其余的按以下原则办理：
1.3.1 特急件应即收即办，需要以正式文件回复的原则上应在 2 个工作日
内办结，不需以正式文件办复的原则上应在 1 个工作日内办结并予答复；
1.3.2 急件办理，需要以正式文件回复的原则上应在 3 个工作日内全部办
理完毕并将正式文件发出， 不需以正式文件办复的原则上应在 2 个工作日
内办结；
1.3.3 一般公文应在 5 个工作日内办复，需要研究而不能马上处理的要先
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口头或者书面回复，确有困难的应当及时说明原因。
2. 一切外来信件、传真，统一由行政部前台文员签收，填写登记在收件
登记簿上，写明 XX 部门收启并报管理部统一办理收文登记，其他各
部门
接收公司内部和外来文件由本部门指定人员统一办理收文登记。 接到文件
的部门应根据文件要求，及时分发和传达文件精神，不得积压。部门接收
到外来文件时应及时呈报直接上级并在管理部登记。 收到的非涉密文件导
入办公自动化系统流转，收到的涉密文件由管理部文秘单独登记处理。
3.收到的各部门公文由管理部进行审核，发文时应要求收文部门（部门）
负责人签收。传真、邮件等不能当面签收的应在发文登记中注明，并电话
确认对方收悉。 符合本办法规定的进入收文程序， 不符合的退回原部门并
说明理由。
3.1 管理部负责人对进入收文程序的公文应根据内容和性质进行分文。分
文要力求准确，并掌握时效，按文件要求时限的轻重缓急分送，紧急公文
应明确办理时限，需要一个以上部门办理的应当明确主办部门和协办部
门。
3.2 涉及公司重大权益的文件，由管理部负责人提出拟办意见后按分工送
公司负责人阅批， 其中特别重大的送公司主要负责人阅批， 然后分送相关
部门办理。
3.3 其他部门的事务性、程序性的业务往来文件，由管理部按部门分工直
接分送有关部门阅办。
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3.4 涉及两个以上部门处理的请示件公文，由主办部门提出处理意见，协
办部门会签办理， 再送主办部门公司主管领导批示； 涉及公司发展的重大
事项请示，由主办部门提出处理意见，协办部门会签后，先送主办部门公
司主管领导、再送总经理批示。
3.5 公文传批、传阅过程中，公司负责人批示有关部门阅处的，一般需待
有关负责人传批完毕后再转相关部门；时限紧急的，由管理部打印、
复印
或通过邮件送承办部门先行办理并注明， 原件继续传批。 如有负责人出差，
注明后依次传递。
3. 6 拟办工作由管理部人员填制“文件呈批阅办表”后，即送拟办人提出拟
办意见，确定传阅顺序，经管理部负责人阅审后，由文秘按拟办意见统一
传送。
4.催办、督办
4.1 分对内催办与对外催办，包括发函，派专人打电话等方式，要使用工
作催办单，加强对公文的及时跟踪、查询和催办、督办，提高运转效率，
力求做到不积压、不误传，防止漏办和延误，确保政令畅通、决策落实，
对来文做到事事有交待、件件有着落。
4.2 公文督办工作由管理部牵头组织，承办部门具体负责承办。应做到紧
急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。特急件、急件
要随时查询， 紧急重要公文的承办部门和具体承办人员， 要加强对公文办
理情况的动态跟踪及督促。
4.3 公司收到外来单位的批示件及需要回复的公文，总经理办公会议议定
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事项，由管理部负责督办。
4.4 送公司负责人批示或者交有关部门办理的公文，由管理部负责催办；
4.5 送部门负责人批示或者交部门内办理的公文，由部门指定人员负责催
办。
5.结办：文件传部完毕，已答复发文单位，有处理意见的文件，均视为结
办。建立重要公文批示回传制度，进一步完善办理结果反馈制，形成文件
流转闭环管理。 重要文件办理过程中和办结后， 承办部门要将办理情况和
结果及时反馈有关负责人，以便及时掌握办理过程和结果。
六、 发文处理
1.送阅（传阅）和处理。
1.1 公文送阅的范围：公司领导、以及其他相关的阅文部门。
1.2 公文传阅。管理部要根据批办、送阅栏中签署的阅文公司领导和阅文
部门，用送文方式进行传阅。上级有关重要文件及“绝密”、“机密”文件，
应采取保密措施直接送总经理阅示。
1.3 领导阅批公文和各部门在阅完公文后， 均应在“发文呈批阅办表”有关
栏目签上姓名和时间。
1.4 公文要求处理的事项由主办部门办理， 办完后应在“发文呈批阅办表”
中写明处理结果。
1.5 请示件公文主办部门必须明确提出处理意见，会签部门明确表示意见
后报主办部门公司主管领导批示。
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1.6 立卷归档。收处的公文办结后，管理部将收文、文件呈批阅办表、
办
理结果的文件底稿立卷归档。
2.分发。
2.1 凡署名公司的正式公文、会议文件、重要资料及信件，由管理部根据
公文性质、要求，确定具体化在办和阅批对象，填写“发文呈批阅办表” ，
负责分发；署名部门的收件，由部门签收和处理；署名领导的收件，送交
领导本人收处。
2.2 分发去向：
2.2.1 重要来文，由行政部提出初步意见（拟办） ，再由公司领导批示（批
办） 。
2.2.2 一般一务文件， 直转有关职能部门处理 （承办） 。 具体承办务求实效，
分清主办、协办、复文与不复文。
2.2.3 参阅性文件，直接组织传阅。
2.2.4 范围不明的文件，送管理部审阅。
2.3 公文根据情况可采用邮寄、机要交通、机要通信、传真机、办公自动
化系统、安全电子邮件等方式进行传递。传递秘密公文，必须采取保
密措
施，确保安全。凡涉及国家秘密内容的公文和资料，一律不得在办公自动
化系统中运转，不得通过互联网、普通传真机等方式传递，其中绝密级公
文只能通过机要渠道交换。 涉及企业商业秘密的公文和资料， 可通过办公
自动化系统和安全电子邮件系统运转、传递。
2.4 上级机关公文，除绝密级和注明不准复制的外，经公司负责人或部门
负责人按权限批准后可以复制。复制时应当注明复制单位、日期、份数和
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印发范围。 公文复制件作为正式文件使用时， 应当加盖复制单位证明章 （公
章） ，视同正式文件妥善保管。
3 .登记。
写明各部门或个人收启的分送各位， 如系公文， 应主动送管理部登记
处理。有关部门、部门的正式公文，领导参加的各种会议的文件，及
有关
部门的重要资料由管理部人员采用“收文登记表”对来文时间、 部门、 文号、
标题、承办部门等进行登记，并填制“文件呈批阅办表”。
七、公文立卷、归档、销毁管理
1.公文办结后 3 天内，管理部收集整理文件、文件底稿、附件及有关的签
报、批示等附属材料，按规定立卷归档。
1.1 公文立卷应根据其类别、编号、相关联性整理、检查，按类别、年代
立卷， 要保证归档公文的齐全、 完整， 能正确反映本单位的主要工作情况，
便于保管和检索。
1.2 联合办理的公文，原件由主办单位整理、归档，其他单位保存复制件
或其他形式的公文副本。
1.3 公司负责人兼任其他单位职务，在履行所兼职务职责过程中形成的公
文，由其兼职单位整理、归档。
2.分工立卷的具体方法。
2.1 联名发文原件由主办部门立卷存档，相关部门保存复印件。
2.2 本公司各类发文，以及以公司名义召开的会议文件，部门发文等文件
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的原稿、定稿、正本由管理部立卷。
3.部门公文材料立卷程序。
部门公文材料立卷程序包括：案卷类目的编制、文件的平时归卷。
3.1 案卷类目的编制
各部门文书管理人员应根据本部门工作情况和任务，按照便于管理、 查找、 利用的原则制定本部门的案卷类目， 对具有保存价值的文件及时收
集、归档。按照《档案管理制度》以季度、半年、年终定期向管理部门移
交公文档案，管理部门应建立借阅登记制度。
3.2 文件的平时归卷
根据案卷类目的条款名称， 为每一条款准备一个卷夹。 文件处理完毕，
立卷人员根据文件所针对的条款， 归入有关卷夹内并在文件登记簿上注明
文件存入的卷号，以备查找。
4．公司个人不得保存公司公文，凡参加会议带回的文件，应及时交管理
部登记保管。
5. 任何个人不准擅自销毁文件，或以废纸出售。不需立卷的文件材料逐
件登记报公司领导批准销毁。
6.到达保管时限，失去价值的公文，部门报部门第一责任人批准销毁，公
司报管理部审核批准销毁，所有销毁公文要进行登记。
6.1 秘密、机密文件、资料的复印件视同正式文件、资料，阅办后须按规定保管、立卷、归档或清退、销毁。
6.2 公文被撤销，视作自始不产生效力；公文被废止，视作自废止之日起不产生效力。
6.3 不具备归档和存查价值的公文， 经过鉴别并经管理部负责人批准， 可以销毁。销毁秘密公文应当履行清点、登记手续，到指定场所由二人以上
监销，保证不丢失、不漏销。其中，销毁绝密公文应当进行登记。
6.4 单位、部门合并时，全部公文应当随之合并管理。单位、部门撤
销时，
需要归档的公文，整理后按有关规定移交档案部门。
6.5 工作人员调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用的公文按照有关规
定移交、清退。
八、附则
1．本规定由公司管理部负责解释、补充，由公司总经理批准颁行。
2．本办法自发布之日起施行，公司公文处理原有关规定，凡与本办法不
一致的，以本办法为准。
相关文件：《文件控制程序》、《档案管理规定》、《印章管理暂行办法》 相关表格：公文格式模板、发文呈批阅办表、文件发放登记表、收文登记表、催
办单