档案管理规定

第一章 总则

第一条 为加公司档案管理工作，有效地保护和利用档案，维护公司合法权益，

特制订本规定。

第二条 本规定所称的档案是指过去和现在的公司各级部门及员工从事业务、经

营、企业管理、公关宣传等活动中所直接形成的对企业有办存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、技术资料、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。

第三条 公司及各部门、员工有保护档案的义务。

第四条 档案工作实行统一领导，分级保管、分级查阅的原则，进行网络化管理。

第二章 档案机构及其职责

第五条 公司各部门指定专人负责档案管理工作（即资料员）。

第六条 档案工作由公司总经理统一领导，办公室负责接收，收集、整理、立卷、

保管由附件二指定的由办公室保管的档案和提供其利用工作，并监督各部门、各下属子公司、各参股公司、各合资合作公司的档案工作。

第七条 办公室应逐步完善档案制度，确保档案安全和方便利用，采用科学手段，

逐步实现档案管理现代化。

第三章 档案的管理

第八条 整理办法：

1. 方法：以问题特征为主，立小卷，一事一卷。

2. 步骤：

A. 收集

文书档案：当年立前一年的卷，并预立当年的卷。

企业科技档案类：立竣工工程卷，未竣工工程资料整理成册。

B. 整理 根据分类和成立时间整理。

C. 分类 根据下述分类方法分类

D. 立卷 区分不同价值确定保管期限：永久、长期、短期。

第九条 过程管理：

1. 属于公司保管的档案：公司及各下属子公司的各部门的资料员做好平时文件的预立卷工作，并在事件结束后或在每季头一个月的十日前将上季需归档的预立卷的文件整理成册移交办公室保管，任何人不得据为己有。

2. 属部门保管的档案：在每季头一个月十日前汇编成册上报办公室，

各分级保管者在每年的二月十日前将档案总目录、预立卷材料的目

录交办公室。

第十条 监督：办公室根据各部门和各部门上报的档案总目录、预立卷材料的目

录，进行定期或不定期的检查，来监督各部门及各部门档案的管理工作。 第十一条 销毁：须报总经理批准，销毁时应有两人以上负责监销，并在清单上

签字。

第十二条 公司档案的分类及编号：指定资料员经办公室培训后，按有关档案分

类及编号要求操作。

第十三条 在业务中对外签署的各种经济合同按《合同管理规定》处理。

第十四条 借阅：因公司需要借阅文档的，应填好档案查阅单，员工不得随意外

带有关公司重要的文件材料，确因工作需要外带，需办理档案外借手

续，经办公室核准后，方可带出，用毕即归还。阅档人对所借阅档案

必须妥善保管，不得私自复制、调换、涂改、污损、划线等，更不能

随意乱放，以免遗失。

第十五条 分级查阅：具体的查阅分档，公司拥有绝对的制定权。

第四章 档案备份制度

第十六条 公司所有有价值的文件、报表、业务记录等必须备份。

第十七条 各部门应尽量采用电脑管理和工作，便于业务资料的数字化处理和保

存。对存入电脑的资料、档案，按《计算机管理办法》管理。

第十八条 备份盘与源盘应分开存放，公司的备份盘应在公司外保存。

第五章 处理条例

第十九条 有下列行为之一，据情节轻重，给予50~500元扣薪处理，若构成犯罪

依法追究刑事责任：

1. 毁损、丢失或擅自销毁企业档案

2. 擅自向外界提供、抄摘企业档案

3. 涂改、伪造档案

4. 未及时上报归档或管理不善的档案管理者

5. 未按手续就借阅、外带者或越级查阅者（档案管理者同罚）

第六章 责任

第二十一条 本制度适用于伟凡公司各员工各部门。

第二十二条 本制度监督责任部门为公司办公室，第一责任人为各部门指定的资

料员；第二责任人为资料员所在部门的部门经理。

第二篇：08档案管理规定

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档 案 管 理 规 定

为了加强档案管理工作，全面提高档案管理水平，有效地保护及利用档案，充分发挥档案作用，为企业发展服务，特制定本规定。

一、企业档案归档范围及分类界定

1.文书类档案。主要包括：上级机关颁发的各类涉及企业人和事的文书类资料原件；公司与有关单位来往及公司各类上行或下发的文件资料原件；公司内部形成的具有参考或保存价值的各类文书类资料原件。

2.人事类档案。主要包括：各类劳动合同、招工文件、增资文件、劳动仲裁、工伤工残资料、员工培训资料、干部考核资料、员工调令、员工个人档案、行政处分文件等原件。

3.技改、技术类档案。主要包括：项目立项、备案、环评、可研、批复，各类图纸、报告、技术资料、设备说明书及设备管理文件、以及设备安装质量验收等原件。

4.财务类档案。主要包括各类原始票据、财务凭证、财务报表等原件。

5.物资类档案。主要包括供应部门在生产经营过程中形成的各类涉及物资采购、管理的资料原件。

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6.安全、环保类档案。主要包括安全、环保方面所形成的各类文件资料。

7.其它类档案。主要包括：统计资料类、股本运行类、企业横向联营类、地籍资料类、经济合同管理类、诉讼官司类、企业或企业领导报道类、荣誉及声像类等。

二、企业档案的归档管理

1.管理体系和责任划分

（1）公司档案工作由集团办公室具体管理，负责对各单位档案归档管理进行督导、检查和落实。

（2）档案管理员具体负责档案归档和档案日常管理工作。

（3）各单位负责人为该单位档案管理第一责任人，对该单位档案归档工作负全责，涉及应存档案资料的经办人是档案归档的直接责任人，对经手档案资料及时完整归档负有直接责任。

2.档案归档办法

（1）档案的归档管理，原则上每半年收集一次，按档案分类登记造册入档。

（2）对于人事类、在建项目的技改技术类、两年以下的财务类、当年度的统计类档案以及物资招议标类、经济合同类档案实行归口管理，由相应归口分抓领导为责任人，确定一名兼职档案员负责整理归档。

（3）除归口管理类档案外，其它企业档案由档案室管理员

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负责收集、整理、归档、保管，各相关部门应紧密配合。

3.档案的补充完善

（1）各单位必须定期进行全面排查，对本单位应存而漏存的档案资料，要及时收集整理，移交档案室归档。

（2）因经营、技改活动或诉讼官司尚未结束的档案材料，对应管理部门要妥善保管，待活动结束或结案完毕后，必须完善所有档案收集归档。

（3）对于变更、修改、补充的文件材料；各种原因滞留在部门或个人手中的文件材料；及其它临时活动形成的文件材料要随时归档。

（4）公司档案管理部门和档案管理员，要定期对企业档案进行盘点，对于遗漏档案要及时找回后分类归档。

4.文件归档传递程序

（1）上级文件统一由集团办公室填写传阅单，由总裁（或总裁制定人员）签批传阅。

（2）公司内部行文，由集团办公室统一下发，统一收集归档。

（3）凡外出办理有关程序需要使用归档文件时，除公司内部文件外，原则上一律用复印件，特需原件者需经公司主管领导批准。

（4）所有经办领导或当事人在获得有关文件后，应在复印

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后将原件交由集团办公室安排归档。

三、企业档案的借阅

1.档案借阅按照谁借阅谁签字的原则，由借阅人及所在部位领导签字，档案管理归口领导同意方可借阅。其中：借阅归口管理类档案须经归口领导签字同意，借阅其它类档案须经集团办公室负责人签字同意。

2.档案借阅必须按照上述原则，严格办理借阅手续，注明归还时间，档案室要负责及时收回。

3.借阅者要保证按时归还档案，并不得横转借阅资料，否则追究相应责任。

4.档案管理员应严格执行借阅程序，对违反借阅程序，造成档案泄密或丢失者，档案管理员要负全部责任。

四、档案管理有关要求及责任追究

1.所有涉及企业档案管理的责任单位和个人，对档案管理工作要高度负责，对违反规定者，一经查出，严肃处理，造成严重后果的，根据有关法规从严追究责任。

2.各单位移交公司档案室的档案资料，应编制移交目录，档案移交时由移交人和档案室管理员共同签字确认。

3.对于经济合同类的管理，原则上由专用印章保管者负责存档保管并承担相应责任。

二○一四年六月一日

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