XX公司库房管理办法

20xx年6月10日

第一章

库房工作总则

库管负责公司库存商品的存放和出入库管理，应做到以下要求：

1、 严格执行公司的出入库规定，及时出入库，做到库账一致，

2、 严格执行财务制度，配合财务做好物品明细的统一，出入库单按时

录入财务系统。

3、 严格执行借用流程，做好借用登记管理和催还。

4、 每天向公司指定人员发送库存报表，方便大家及时准确掌握库存信

息。

5、 仓管员根据库存商品的性能、品种、型号、把库存物资分区摆放，

并做好区域标识，所有商品应摆放整齐、分类标识，方便领取，包

装标识一律向外，便于查找。

6、 应根据仓库内物资特性保持仓库环境的温度、湿度适当，环境清洁。

7、 仓库内应具有相应的防火、防盗等安全措施，按规定配备灭火器材，

消防设施应功能正常。

第二章 库房人员组成及责任分工

XX公司库房属于物控部管辖。人员配臵如下：

库房主管（）负责库房工作计划制定、实施，参与或协助库房员工完成各项工作，分管入库和借货及销售申请货物占用，负责发货打包前对发货员所取货物进行复核。

库房管理员（）负责库房物品管理、发货等工作。

库房管理员（）负责库房物品管理、发货等工作。

库房会计（）负责货物进出库单据的录入、库存表更新、借用登记。

第三章 发 货

一、合同发货

1、需安装、调试、测试、加工合同的发货：

1）人民合同：工程部经理或主管在与客户协调好发货时间及确认货已备好后，通知销售助理在U8系统提交发货指令（在U8上提交发货单）。

2）外币合同：以国外发货为触发依据，由工程部经理或主管通知销售助理在U8系统提交发货指令。

3）发货指令提出后，在3个工作日内发货，如大项目产品多而且复杂，在5个工作日内发出。如还有需加工的物品，在加工完成后3日内发货。

4）如合同内有特殊支架或有特殊采购的，需由工程部在提发货单前提前确认货物是否齐全，再下发货指令。

2、不需安装、调试、测试、加工合同的发货：

由销售助理在U8中提交发货单，调度员会根据实际情况，对库房下达发货指令，库房会在货物齐全的情况下在收到通知后不迟于第二天下班前发货。如货不齐，一天内要反馈给销售和助理。

3、需集成的合同发货

如集成部需在发货前进行组装、测试，相当于在合同备货环节增加了集成工作这个环节。这种情况下，可以采用两种方式领出合同物料：

1) 将需要组装的货物按合同发货流程做出库：集成部将清单提交给销售助理，销售助理在U8上提交发货单，即可从库房领出。测试、集成完毕后，作为半成品，放在集成部库区。并通知工程主管，集成工作已完成，等待发货指令。

2）集成的合同在工程部提出发货指令时，销售助理提交合同所余物品的发货单，由库房将集成件和未集成件一并发出。

3）集成部根据合同货物的多少来决定将所有货物领出，还是只领用需集成的部分。

3）集成后，发货的申请，由工程部负责人或项目经理发起，通知销售助理在U8上提交发货单。

4）发货时间的要求同情况1。

二、特殊发货

1、由销售或工程部在OA上申请。货物齐备情况下，库房最晚于第二天发货。能于当天发货的，尽量安排于当天发出。

1) 特殊发货情况一：销售申请先发货后补合同，或为外币合同借用国内

库存商品。

在OA中申请《无合同借货申请》。由总经理批示后，库房按“销售

借用”做出库。销售在所归属的合同号出来后，要把合同号提供给库房，以核销原来的特殊发货。

2) 特殊发货情况二：销售合同签订的是款到发货，但销售应客户要求，

要改为先发货。

销售通知销售助理在U8上提交该合同的发货单，并向总经理说明情

况，即可批转到调度员安排发货。 销售有5次总经理批示机会，等用完5次机会需将以前的特殊批示合同回款后才将再次获得新的特殊发货机会，以此推类。

3) 特殊发货情况三：工程部在合同安装过程增补的发货。

安装过程中，工程师发现需要为用户增加的一些配件和安装件，可在

OA上提交的《非合同发货申请》，由工程副总经理批示后库房发货。如需要产品增加或变更，工程师应先通知销售，由销售与客户确认，并根据合同情况决定是否免费提供：

如免费，则按销售出库处理，在U8中做合同补发货；金额大的需向

总经理申请。

如不是免费，由按“销售借用”记录下来，销售后续签订合同时列入

下批合同，并通知库房冲销借用。

如发货不全引起的二次发货将查明原因，是由于工程部的发货单不完

整还是库房漏发，作为考核当事人绩效的依据。

申请单上要写服务于哪个合同号，并且必须有明确的型号，以便库房

正确发货。

4) 特殊发货情况四：售后服务用于更换的特殊发货。

已安装的仪器在使用中出现损坏，需更换，由工程师在OA上申请特殊发货，总经理批准后，当天发货。如发货申请到达库房时间在4点之后，则第二天务必发出。

此类发货，需判断是质保期内免费更换还是需收费更换，由工程副总做出批示。发货时，库房先记借用。免费更换的，胡总于当日通知销售助理在U8提交发货单。工程师将更换下来的故障仪器返回公司，将《返修单》发给维修部，以进行检测和修理。同时邮件通知库房冲销原发货借用。非免费更换的，签订销售或维护合同，按合同执行。

三、发货申请反馈：

库房在接到《申请单》审核后如不能按时发货将以邮件的形式在第二天前回复，并说明不能按时发货原因、预计发货日期。申请人在接到反馈后不满意反馈时间的向物控经理提出，由物控经理负责再次协调。

四、《发货单》：

1、 发货装箱时必须要有《发货单》，《发货单》按规定的要求填写，《发

货单》制作完毕后，由发货负责人在发货当天扫描成电子文档发给安装工程师、工程部负责人和相关销售。并短信通知客户和相关人员。

2、 《发货单》的原件臵于发货箱中随货发走，《发货单》是工程师现场

验货的唯一依据。

3、 《发货单》要做到详细准确。有进口件需从库存发货的，需特别注意，

列入《发货单》。由于《发货单》不全引起的二次发货，发货人员不

承担责任。如实发货物与《发货单》出现不一致，将追究库房发货人员的责任。

4、 调度员会按照《发货单》提交时间顺序合理安排发货，如遇特殊情况

需加急发货的需在发货单上备注，并以邮件、QQ或电话向调度员申请。每位销售人员每月的加急发货不能超过三次，否则不予安排。调度员按申请顺序或合同进度做好发货计划，交给库房办理出货。如因加急发货太多，可能引起的其他合同滞后发货，这种情况下，需由总经理批准后办理。

5、 运单号：库房每天下班前将当天发货情况以邮件的形式发给工程经理

和主管、相关销售。以快件发出的需注明运单号，中铁发货无运单，如有需要请联系发货专员索取单号（中铁采用月结，单号当时不会知道，如需要，可打电话查询）。

6、货物发出后，库房人员会在两天内发短信给收货人运单和发货件数等

信息，在一周内电话联系收件人确认是否收到，并在报表中记录电话情况。发货申请人如需要，也可自行查询催办：

顺丰查询电话4008111111

中铁查询电话95572

我司合作的北京中铁托运分部电话010-68421324

7、 如需市内接送货，向物控经理申请，由物控部经理协调，安排时间

办理接送货。

第四章 入 库

一、产品入库

1、 库房收货时需要求采购人员提供《到货单》和采购订单，没有时需

追查，直到拿到单据为止，库房人员有追查和保管单据的责任。

2、 库房人员与采购共同确认送货单的数量和实物，如不符由采购人员

联系供货商处理。

3、 到货时，库房管理员应检查件数是否与运单是否一致，货物的外包

装是否完整，无误后签收。如果包装破损，有可能对包装箱里边的物品造成损坏的，当场当着快递员开箱验货，如果内部物品无损伤，可以收下；如果内部物品有损坏，上报领导，与快递公司协商。

4、 库房管理员和库房财务根据装箱单内容核实物品是否与装箱单一

致，无误后放入库房，并录入财务系统。

二、产品码放

1、 新入库的物品放在指定位臵，新到的要放在里边或最下边，如果空

间不够，可将成箱的物品放臵在预留区并标示。在预留位臵有空余地方时再移回。

2、 货物码放原则：

A 区分原则：不同种类，型号的物品单独码放，不得与其他物品混

放，以免混淆，不同种类的物品间隔大于10厘米。

B 就近原则: 配套物品应尽量码放在相邻位臵，取货时方便快捷。C

就近原则：对于出库快、多的物品，应放在货架的最前边；笨重物品应放在最下边，方便取货。

第五章 借 用

一、公司内部借用

1、测试、培训的借用

1) 如借用时间少于5个工作日，且在北京使用，由借用人手填《借货

单》或《领料单》，写明借用物品名称、型号、数量，借用理由，归还日期等，由部门主管或经理签批方后，在库房规定的时间，从相应库房管理员处领出即可。

2) 如借货时间大于5个工作日的，需由OA上申请，并在申请单上注

明：借调种类、数量、用途、使用时间、归还时间（库房拟定最长

借调时间为一个月，一月后需办理续借才能继续使用）等内容，由相关人员审批后，库房安排发货。

3) 如借用的是贵重的、全新的物品，需有总经理签批方可去库房办理

借用手续。

2、借用时间

1) 为确保库房人员有足够的时间来理库和发货，内部借用库房物品的

时间限定在固定时间段：周一至周五下午1:00-2:00。非规定时间段不予接待和办理借用。

2) 如特殊情况，比如：客户突然拜访，需借仪器培训等，由部门主管

或经理签批方去库房领用。

3、借用流程

1) 内部借用人凭签批的《借货单》找库管员借用物品，借用人需对所

借物品进行检查，所借物品是否完好，所带附件是否齐全，确认后借用人和库管同时签字，《借货单》由库房保管。

2) 借用人对自己借用物品有照看和保管的义务，未经允许不得相互借

用。

3) 所有借用物品不得带离公司，如有特殊需求，需要部门经理及以上

领导特殊批示。

4、归还流程

1) 所借物品须由借用人本人归还，归还前先整理好所借物品，恢复至

借用时模样，自检物品是否完好，物品外部擦拭干净，所有附件整理齐全，内部程序、数据自己备份后清除干净，再去库房做归还手续。

2) 借用人持借用物品到库房后，库管人员找出《借货单》，按明细清

点、检查，确认无误后借用人库管双方签字，注明归还日期。

3) 归还时间，工作日下午1:00-2:00作为库房接待借用人归还物品的时

间，其他时间段不予接待。

4) 若借货人因特殊原因不能本人归还需委托其他人归还物品时，所做

前期工作一样，需把物品恢复至借用时的原样，受委托人去库房还完物品需和库管双方签字，注明归还日期。如物品归还时发现有任何问题，由借货申请人承担。

二、展会借用仪器

1、 公司参加各类展会需要借用仪器的，由负责展会的销售提出申请，

需提前7-10天向库房提出OA申请，填写完整的借用物品的数量、型号，仪器由库房准备，展架、资料等由相关销售或市场专员负责整理。

2、 参展所有仪器整体安全由负责展会的销售负责，包括仪器的架立、

展示管理、撤展、运回，全程负责，运回仪器用正规物流公司，尽量用中铁快运，如不知道电话可联系物控发货人员帮查当地中铁电话。如有损坏，负责的销售人员要承担一定的责任。

三、客户借用

1、 客户借用由负责该区的销售在OA上填写《无合同号借用申请单》，

写明原因，经领导签批后库房办理发货，该销售务必且有义务提醒用户保管好所借用的仪器，确保归还时仪器的完好、附件的完整、包装的完好、不影响二次销售，否则客户和该销售均要承担一定的赔偿。

2、 如客户借用后续转为销售，需销售在下合同时向库房说明，将借用

转为合同出库，冲销原借用单。

3、 如负责该区销售不能自己填写《借用单》的，可以委托工程经理或

工程师代为填写，该委托人同样承担相关责任。

四、办事处借用

1、 办事处借用原则上适用公司工程师借用规定，《借用单》必须在OA

上申请，需领导批示后库管才可办理借用。借用人在接到所借货物

时也需自检，有问题需在收货后三天内反馈，如没有反馈默认为所

借仪器是完好的。

2、 办事处借用仪器定期归还，周期为最长为一个月。如需继续使用，

要办理续借。

第六章 占 用

如销售人员预计有未签订合同的项目需要在一个月内发货，而所需货物库存数量有限，为确保按时发货，可向公司提出占用申请。

1、申请方式：

占用人以邮件方式提出占用申请，由调度（许小明）审批确认，同

时以邮件形式通知库房。申请邮件中需列明占用的物品名称、数量。 由于占用会加大库存的需货量，申请占用应确有必要才提。如客户

急需，尽量采用借货或催签合同的方式。

不常用货物的占用申请可能会导致呆滞库存，对这类货物的占用，

调度员要转总经理审批后再办理。

2、占用报表

库房每日下午16点到17点对占用申请进行整理汇集，于17点之前

报送给库房会计。每天下班前，库房会计将系统中的库存数量导出

后，再将占用数量手动添加到库存报表中，发送给相关人员。

3、占用销账：

占用货物一经发出，占用申请人以邮件形式通知库房做销账处理。

列需需销帐的占用的物品名称、数量。

4、占用借调：

如销售人员急需已有占用的库存商品，可由调度与原占用人与协商，

调用占用商品。如占用人同意，以邮件形式确认。由库房做出数据调整，清除原占用人的占用记录，转给其他合同使用。

5、 占用期限：

库存商品占用时间期限最长为1个月。

申请占用提出一个月后不做出库的，库房将自动清除占用物品的数据，恢复正常使用状态。如销售人员需继续占用，要重新申请。

每月底库房应把占用中情况和申请人员做一次确认，是否继续占用。

第七章 其 他

一、关于发货提前申请

1、 对于各类发货申请的最晚发出时间，本《办法》中已列明。调度员

会根据收到的发货申请提前一天将第二天所需发货的《发货单》交给库房主管，给发货员充足的时间备货，以避免匆忙发货容易出错。

2、 各部门提交的发货申请，尽量避免要求当天发货，以给库房人员留

出整理和计划的时间。如确需当天发货，应在下午4点前提交库房。

3、 申请当天发货的，要符合以下条件：《发货单》的货物数较少，无需

确认安装方案，且不需加工测试。

4、 走快速通道的发货，原则上是第二天安排发出，库房如当天工作安

排允许，尽量争取当天发。如销售确需当天发货的，向调度员特别申请加急发货。如前所述，每个销售每月有三次机会申请加急发货。

二、非发货时间

库房要做到管理规范、清晰，需要对自身工作有自主时间进行改善。以下时间段为库房整理时间，不安排发货。

1、 库房每月底最后一个工作日为盘点日。

2、 每天下午4：00~5：00点，库房对当天所收快递和货物进行整

理，办理登记、入库。

三、库房的安全、卫生管理

1、 库房工作人员要求做事细心，认真，负责，诚实，有良好的团队意

识及职业道德。

2、 库房每天都对库房区域进行清洁整理工作，将库房内的物料整理到

指定的区域，达到整洁、整齐、干净、卫生、合理的摆放要求。

3、 库房卫生可以在库房空闲的时间进行。

4、 库房内保持安全通道畅通，不可有堆积物，保证人员安全。

5、 库房内严禁烟火，严禁非库房人员非工作需要进入库房。

6、 库房内的规划区域要有明确标识（如：物料摆放区、安全通道、物

料报废区、物料发放区、配料区、不合格物料存放区、待检物料存放区、消防设施摆放区、办公区等），其中物料摆放区内要分类分小区存放，且有清楚的标识。

7、 上下班关闭窗户及锁上库房门。

二〇一五年七月三十日

第二篇：仓库管理办法及流程

库房管理办法

为了规范库房操作程序，加强库房的管理，保障物资安全，减少不必要的损耗，特制定本管理办法：

一、库房保管人员负责物资的储存、防护工作，随时注意是否存在安全隐患，严禁除工作需要以外的人员进入库房,在库房吸烟着，一经发现罚款200元，严禁非库房人员进入、闲谈、逗留，违者罚款200元，严禁任何人不经库管员擅自取料，一经发现罚款200；

二、保管人员要建立实物保管帐，根据每日入库单和出库单记录账簿，定时和不定时对库房物资进行盘点，做到账实相符，每月底将库存明细报财务部门，用于核查、对账；

三、建立物资卡片，记录每天出库、入库和库存数量，使物资的领用存一目了然；

四、和生产领料部门沟通，根据生产和库存情况，适时填写《请购单》，做到既保障物资的持续供应，又不过多地采购占压资金，造成浪费；

五、物资到货，保管人员要根据相关《请购单》的内容逐一进行检查，包括品种名称、规格型号、数量、颜色、花纹以及目视能做到的初步质量检查，检查无误，开具《入库单》办理入库手续，如发现某项不符，不得办理入库手续，特别注意，若到货的物资（比如：玻璃）需和其他品种配套

使用（比如：框），一定将两种材料进行实物比对，不能匹配的，要通知采购部门和厂家联系，不予办理入库手续，经查实，属于订货人员责任的，由其承担公司损失，属于厂家原因的，和对方协商，由其承担各种费用及损失；

六、《入库单》一式三联，第一联库房留存记录保管卡和保管帐，第二联由采购部门交财务部门办理报销、结算手续，第三联交采购部门保存、备查；

七、入库单上必须要有填写日期、库管人员和经手人员的签字，要求字迹清晰，不同《请购单》的物资不能填开到一张《入库单》上；

八、库房执行在规定时间段领料，其他时间不予办理，领料时，领料部门的主管要填写《领料单》，注明品种、规格、数量，库管人员根据《领料单》的内容办理出库，双方清点、核对无误后，分别在《领料单》的出库人、领料人处签字；

九、物资出库执行“先进先出”，以免物资陈旧、污损，造成浪费；

十、已出库但生产未用完的物资，需要退库的，由领用部门的主管和库管人员一起清点数量后，填写《入库单》，在摘要栏注明“退库”，双方签字；

十一、月末，生产部门有未用完的物资，应办理入库手续，同时，填制次月日期的《出库单》，物资可不实际退库；

十二、库管人员应在第二天早上，将前一天的《出库单》送财务部门；

十三、月末，库管人员将物资的入、出、存数量汇总，编制报表，报送财务部门，并和财务部门一起盘库。对盘盈或盘亏的物资，仔细核对，查明问题，需要承担损失的，由责任人经行赔偿；

十四、本管理办法自201*年*月1日起执行。