恒大地产集团采购管理制度

恒地司管字【2009】第102号

第一章 总 则

第一条 为加强集团系统内部采购管理，规范采购申报程序，统一验收标准，严格控制成本，严明采购纪律，特制订本制度。

第二条 本制度适用于集团本部所需各类资产（含非资产类）以及由集团统一供应给地区公司的物资的采购，包括年度采购、单项采购及紧急采购。

第三条 工程类材料设备（统供）的采购严格按《恒大地产集团20xx年度统一配送材料设备集中招标操作办法》执行。

第二章 采购原则

第四条 严格遵守“谁使用、谁保管、谁申购”的原则。

第五条 严格遵守集团采购配送中心统一询价定标的原则。

第六条 严格遵守“三个三”原则。

1、选购三原则：

（1）一种物品采购各部（参与部门或人员）分别找三家；

（2）一种物品分别报三家；

（3）一种物品最后定一～三家。

2、定购三原则：

（1）同类物品质量最优；

（2）同类物品价格最低；

（3）同类物品的供应商服务最好。

3、验收三原则：

（1）由集团采购配送中心、使用部门、资产管理部门等部门共同参与验收；

（2）经参与验收的各方代表签字方能视为有效；

（3）发现假冒伪劣产品，一票否决，坚决退换。

第三章 年度采购

第七条 年度采购的定义

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年度采购是指对有计划、有持续需求的物资采购。

第八条 年度采购的范围

1、供应给地区公司的物资：健身器材、电视机、网吧电脑、乒乓球及挡板、台球桌、按摩床、休闲沙发、老爷车、钢琴、保安设备、安全帽、接待伞、对讲机等物资。

2、供应给集团本部的办公耗材等物料用品（含非资产类）：办公耗材、办公文具、印刷制品、绿化租赁、饮用水、保洁服务、快递等。

第九条 需求部门/单位确定所申购物资的档次及要求。

第十条 采购立项

申购部门/单位填写立项报告，按权限逐级审批后，交由采购配送中心作为采购立项依据。

第十一条 立项报告审批流程

1、固定资产（含车辆）

1）、10万元以内（含10万元）的固定资产审批流程：

申购部门/单位填写“资产购置审批表”→主管领导审批→集团

2）、10万元以上的固定资产审批流程：

申购部门/单位填写“资产购置审批表”→主管领导审批→集团资产管理部门意见→招标中心/采购配送中心招标定价→集团公司领导批示（按照权限）。

2、低值易耗品：

申购部门/单位填写“资产购置审批表”→中心/部门负责人审批→主管领导审批→采购配送中心

3、办公文具、耗材类：

（1）办公文具立项流程：

申购部门/单位每月初填写“恒大集团月份文具用品申购表”（办公文具限额10元/人〃月）→部门负责人审核→由总裁办汇总审核后按年度合同实施采购、验收并办理相关结算手续。

（2）耗材类立项流程：

申购部门/单位每月初填写“恒大集团耗材申购表”部门负责人审核→总裁办汇总审核→集团领导审批→总裁办按年度合同实施采

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资产管理部门意见→集团公司领导批示（按照权限）→采购配送中心

购、验收并办理相关结算手续。

4、绿化、饮用水、印刷制品、广告制品等的申购及租赁：

申购部门/单位填写呈批报告→部门负责人审核→总裁办等有关部门汇总审核→集团领导审批（按照权限）→采购配送中心。

第十二条 供应商的征召、资格审查和选择

1、供应商的资格要求：必须是行业或区域综合实力前十强的品牌或企业；确无相关排名的，入选企业应为规模大、实力强的企业。

2、供应商的征召：

（1）供应给地区公司的材料设备年度供应商的征召由采购配送中心发函至征召小组其他成员（招投标中心、建筑设计院），按照“背靠背”的原则，分别在网上搜索10家以上单位密封后提交至采购配送中心。

（2）其它年度供应商的征召由采购配送中心内部分别负责采购、配送质检、合同管理的人员按此原则执行。

3、《联系函》的发放：由采购配送中心负责人独立筛选出初选单位名单，亲自或指定专人在一个小时内填写加盖公章的《联系函》并密封寄出，寄出的《联系函》由采购配送中心建立台帐。《联系函》寄出三日后指定专人与初选入围单位进行联系，落实供应商投标意向及其详细情况。

4、供应商的资格审查：

(1)采购配送中心负责人根据联系情况确定须考察的单位，并组织由征召小组部门人员所组成的考察小组，必要时邀请相关部门人员参加，对供应商进行考察；考察小组考察完毕后填写《供应商考察情况表》，并向采购配送中心负责人汇报考察情况。

(2) 采购配送中心负责人根据联系情况确定须约见单位的，其流程参照《恒大地产集团地区公司招投标征召单位操作细则》执行。

5、入围供应商的最终选择：采购配送中心负责人根据联系情况汇报或考察结果确定至少3家最终入围供应商名单。

第十三条 招标文件的编制及会审

1、采购配送中心负责招标文件的编制，招标文件原则上按集团的标准格式编制。招标文件必须附合同文本，合同文本原则上采用集

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团下发的标准合同范本。

2、对于具备量化条件的项目必须编制量化清单，并将其作为招标文件的重要组成部分。

3、采购配送中心根据需要可组织相关部门对招标文件进行会审，并报采购配送中心负责人审批。

第十四条 发标、开标、定标

1、采购配送中心负责人指定专人向最终入围供应商发放招标文件，并负责招标文件的答疑。

2、预算金额100万元以下（含100万元）的开标会须由采购配送中心负责人或其授权人主持，采购主管2人以上、合同管理人员1人以上、集团监察室1人以上参加，可根据需要邀请相关部门人员参加。

3、预算金额100万元-300万元（含300万元）的，开标会须由集团主管领导或其授权人主持，采购配送中心采购主管2人以上、合同管理人员1人以上，集团法律事务中心、招投标中心、监察室各1人以上参加，可根据需要邀请相关部门人员参加。

4、经济标采用内部公开开标的方式，并当场由各投标单位单独进行二次报价，开标人员在性价比分析的基础上出具评标意见，由主持开标的领导当场确定中标单位或宣布招标无效。严禁确定中标单位后再次接受其他投标单位的价格调整。

5、采购配送中心将定标结果，按审批权限逐级报批。

第十五条 合同的签订

立项部门根据定标审批结果，按权限逐级报批购销合同。

第十六条 立项部门根据合同进行采购、验收（供应给地区公司的材料设备的验收按《 全国性材料物资采购供应管理制度》中的验收办法执行）并办理结算手续。

第四章 单项采购

第十七条 单项采购的定义

单项采购是指对单项（批次）申报物资的采购。单项采购适用于供应给集团本部的办公设备、办公软件、家具、服装、广告制品、电器、车辆等采购。

第十八条 单项采购立项同年度采购。

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第十九条 单项采购工作流程

1、询价

（1）预算金额2万元以下（含2万元）的单项采购，由采购配送中心采购主管提交至少三家供应商的最终报价，并汇总成竞价表。

（2）预算金额2万元-10万元（含10万元）的单项采购，由采购配送中心内部分别负责采购、配送质检、合同管理的人员按“背靠背”的原则，分别在网上搜索5家以上合格单位，密封提交至采购配送中心负责人；采购配送中心负责人独立筛选出至少三家合格供应商后，由采购主管负责将供应商的最终报价，汇总成竞价表。

2、定标

由采购配送中心负责采购的领导主持，3名采购主管参与，按照“公平、公正、公开”原则进行比价、定标，制作《定标审批表》并出具评标意见，报采购配送中心负责人审批定标；预算金额2万元以上的单项采购，采购配送中心合同管理人员必须参与询价、定标。

3、预算金额10万元以上的单项采购，按年度采购方式进行。

4、对已经开标定价的10万以下（含10万）物资，一个月内再次申购的，经采购配送中心负责人审批后直接按定标价格进行采购。

第二十条 采购验收

1、立项部门根据采购配送中心下发的《采购通知》或定标资料，进行合同签订、采购、验收并办理结算手续。

2、材料物资的验收按验收三原则执行。

第五章 紧急采购

第二十一条 议标

1、由于特殊原因不能按正常程序实施招标，需议标的项目须按下列程序进行：

2、议标审批权限：预算金额20万以下（含20万元）的报采购配送中心负责人审批；预算金额20万元以上的须报集团董事局主席审批。

3、议标项目的开标、评标、定标严格按照本制度第十四条执行。 第二十二条 现金采购

1、由于特殊原因需用现金采购的项目须按下列程序进行：

2、现金采购审批权限：预算金额2万元以下（含2万元）的，

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由采购配送中心负责人审批；2万元—10万元（含10万元）的报分管采购配送中心的集团副总裁审批；10万元以上须报集团董事局主席审批。

3、预算金额10万元以下（含10万元）的现金采购，必须由需求部门/单位1人以上，采购配送中心2人以上，原则上将3家供应商有效报价报采购配送中心负责人审批后进行采购。预算金额10万元以上的现金采购，必须由需求部门/单位及采购配送中心、监察室各派1人以上，原则上将3家供应商有效报价按权限逐级审批后进行采购。

第六章 采购纪律

第二十三条 预算金额10万元以上的采购项目，发标时须将招标文件提供一份给集团监察室。

第二十四条 采购系统以外的任何人员不得干预采购工作。

第二十五条 参与采购工作的各部门独立运作，禁止相互串通、干预。 第二十六条 所有参与采购工作的人员不得接受供应商的任何宴请、馈赠，不得与供应商发生任何经济往来。

第二十七条 所有参与采购过程的人员须严格保守机密，应对有关采购信息承担保密责任，不得泄密、公开。

第二十八条 采购人员必须注意保存并慎重地使用在履行工作职责时所获取的资料，严禁以此谋求任何个人利益，严禁以有损于公司利益的方式滥用上述资料。

第二十九条 凡违反采购纪律的，交集团监察室查处。

第七章 附 则

第三十条 本制度自发文之日起执行，集团各地区公司及下属公司参照本制度执行。

第三十一条 本制度由集团采购配送中心负责解释。

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第二篇：公司物品采购管理规定

物品采购管理规定

第一章 总 则

依照公司基本管理制度的规定，为加强公司各项物品采购作业流程的规范管理，提高工作效率，保障经营所需物品的供给，降低经营成本，特制定本规定。

第一条 本规定是指公司固定资产、售后维修备件（含油漆及维修辅料）、汽车用品和装饰件（含装饰辅料）、办公用品、低值易耗品、员工工服、广告宣传及促销品、礼品（含食品、烟酒）等采购。

第二章 固定资产的采购

第二条 根据公司经营需要采购固定资产的，应由需要使用的部门负责人申请并填写“固定资产请购单”提交后勤部门核实。

第三条 经后勤部门核实确需要购买的，按单次金额在10000元以下的经需要使用的所属部门负责人审核，报公司总经理批准后方可采购；但总体的固定资产购置必须控制在董事会制订的年度标准范围内。在10000元以上的，报经董事批准。

第四条 后勤部门凭批准的“固定资产请购单”负责采购。采购前应当寻找多家供应商的价格、质量、品牌及服务等方面进行市场比较，其中至少选择两家以上合适的供应商，把供应商信息详细记录在“固定资产请购单”上，将“固定资产请购单”提交财务部门进行核价。

第五条 财务部门接到提交的“固定资产请购单”，必须认真对所需采购的固定资产进行市场比较和分析，核实供应商的价格、质量、品牌及服务等是否具有物美价廉的优势，将有优势的供应商反馈给后勤部门，后勤部门应当接受财务部门核价的合理建议，两者经共同合议必须选择适合的供应商。 若遇两者之间意见分岐较大，应当报公司经总经理最终审定。

第六条 后勤部门应与供应商签订购买合同，保证其质量和售后服务。若涉及到技术性强的维修设备或工具的采购，售后部门相关技术人员应提供技术支持。

第七条 对价值较高或数量较大的固定资产采购，可采取公开性的竞价招标的方式进行采购。

第八条 凡异地采购或涉及到运输的，应考虑运输费用、途中损耗、安全性、方便性等，多方面比较后选定方案。

第九条 后勤部门将采购到位的固定资产交付给请购的使用部门负责人和使用人共同验收，经验收确认并开具“固定资产验收单”。后勤部门凭“固定资产验收单”和采购#5@p及批准的“固定资产请购单”，按公司财务审批权限规定办理采购的报账。

第十条 若需要对使用人进行技术或专业培训的，使用人应参加培训并遵守使用操作规程。后勤部门应做好固定资产的登记和管理。

第三章 备件、装饰件的采购

第十一条 根据售后维修业务需要采购备件的，应由售后服务部备件计划员做好备件采购计划的申请并填写“备件请购单”，单次在1000元以下的经售后部门负责人批准；在1000元以上的报公司总经理批准；但总体的备件库存必须控制在董事会制订的年度标准范围内。

第十二条 经批准的“备件请购单”提交配件采购人（或备件经理）实施采购作业。若直接采购生产供应商的原厂配件，无法对照比价、议价的，可以免于比价议价。

第十三条 若对外在备件市场上采购备件或外品牌备件的，配件采购人应做到货比三家的原则，寻找多家供应商的价格、质量、品牌及服务等方面进行市场比较，最终选择适合的供应商确定采购，报备财务部审核。

第十四条 对于采购量较大的常用备件以及常用的油漆产品，应选定两家以上有优势及稳定的供应商作为协议单位，议定优惠的供货价格，报备财务部审核，经公司总经理同意审批后，方可采购。

第十五条 采购人应将多家供应商的相关信息资料提交给财务部门备案，以便财务部门核实与监督。财务部门应深入市场了解行情，掌握市场动态。

公司财务部经理每月将进行一次市场调查，调查的结果应书面向公司总经理汇报；总经理也可临时抽调其它部门或其他人员进行市场调查。

第十六条 采购人将采购到位的备件交付给备件管理员办理入库验收，经验收确认并开具“备件验收单”。采购人凭“备件验收单”和采购#5@p及批准的“备件请购单”，按公司财务审批权限规定办理备件采购的报账。

第四章 办公用品、低值易耗品的采购

第十七条 根据工作的需要，每月25日后勤部门向各使用部门下发“办公用品、低值易耗品需求计划表”，需求计划表应包含常用办公用品、低值易耗品的

品名与价格。使用部门在需求计划表中填写数量，并计算出所需办公用品、低值易耗品的金额，于每月30日前交回后勤部门。后勤部门根据各使用部门的需求计划表进行分类汇总，统计下月集团公司所需采购的办公用品、低值易耗品。

使用部门对办公用品、低值易耗品价格有异议的，可向后勤部门或财务部提出意见。后勤部门或财务部应在5日内核查，并反馈给相关部门。

第十八条 办公用品、低值易耗品由后勤部门集中申请采购，填写“办公用品、低值易耗品请购单”，单次金额在500元以下的经后勤部门负责人审核，报部门负责人批准采购；在500元以上的上报公司总经理批准。总体的办公用品、低值易耗品费用必须控制在董事会制订的标准范围内。

第十九条 后勤部门凭批准的“办公用品、低值易耗品请购单”实施采购作业。采购应做到货比三家的原则，寻找多家供应商的价格、质量及服务等方面进行市场比较，选择合适的供应商采购。

第二十条 单次采购金额在1000元以上的须经财务部门核价后再进行采购。 第二十一条 后勤部门应将多家供应商的相关信息资料提交给财务部门备案，以便财务部门事后核实与监督。财务部门应了解市场行情，掌握市场动态。

公司财务经理每两个月将进行一次市场调查，调查的结果应书面向公司总经理汇报。

第二十二条 后勤部门将采购到位的办公用品、低值易耗品办理入库验收，经验收确认并开具“验收单”。后勤部门凭“验收单”和采购#5@p及批准的“办公用品、低值易耗品”请购单，按公司财务审批权限规定办理采购的报账。

第二十三条 员工工服的采购参照本章执行。

第五章 广宣促销品的采购

第二十四条 依据广告宣传与促销需要采购其用品的，广告宣传促销品的采购由市场促销部门申请，填写“广宣促销品请购单”，单次金额在30000元以下的经公司总经理批准；在30000元以上上报公司董事批准；但总体的广宣促销品的采购费用必须控制在董事会制订的广告促销费用年度标准范围内；

第二十五条 市场促销部门将经批准的“广宣促销品请购单”提交后勤部门实施采购作业。采购应做到货比三家的原则，寻找多家供应商的价格、质量、品牌及服务等方面进行市场比较，最终选择适合的供应商确定采购。

单次采购金额在1000元以上的须经财务部门核价后再进行采购。若涉及到

专业性较强的用品或设计制作品的采购，市场促销部门应协同配合采购。

第二十六条 后勤部门应将多家供应商的相关信息资料提交给财务部门备案，以便财务部门事后核实与监督。公司财务部经理每两个月将进行一次市场调查，调查的结果应书面向公司总经理汇报。

第二十七条 后勤部门将采购到位的广宣促销品交付给市场促销部门入库验收，经验收确认并开具“验收单”。后勤部门凭“验收单”和采购#5@p及批准的“广宣促销品请购单” 按公司财务审批权限规定办理采购的报账。

第二十八条 市场促销部门将入库验收的广宣促销品应当妥善保管，建立台帐，严格规范出库手续，财务部门应随时进行盘点。可重复使用的应尽量做好重复使用的管理。

第六章 礼品的采购

第二十九条 依据礼品需要采购的，由使用部门申请，并填写“礼品请购单”，单次金额在500元以下的，报部门负责人批准；在500元以上的上报公司总经理批准；但总体礼品的采购费用必须控制在董事会制订的年度业务费标准范围内；

第三十条 使用部门将经批准的“礼品请购单” 提交后勤部门实施采购作业。采购应做到货比三家的原则，寻找多家供应商的价格、质量、品牌及服务等方面进行市场比较，最终选择适合的供应商确定采购。

单次采购金额在1000元以上的须经财务部门核价后再进行采购。

第三十一条 后勤部门应将多家供应商的相关信息资料提交给财务部门备案，以便财务部门事后核实与监督。财务部门应经常了解市场行情，掌握市场动态。

第三十二条 后勤部门将采购到位的礼品交付给申请的使用部门办理验收手续，经验收确认并开具“验收单”。后勤部门凭“验收单”和采购#5@p及批准的“礼品请购单”，按公司财务审批权限规定办理采购的报账。

第七章 责任与处罚

第三十三条 采购人、核价人、审核人、审批人及监督人对采购工作必须高度负责，严格自律，不谋私利，抵制不正之风，不得私收回扣或礼品，确实难以拒绝的应交给公司处理。

第三十四条 凡上述采购中任一环节的相关人员因自身原因而导致经济损失的，应当承担损失的责任。

第三十五条 对于不降低采购成本、私收钱物、索拿他人贿赂、虚开采购#5@p报账的，经查实后，除赔偿公司全部损失之外，并处以不当所得金额五倍以上的经济处罚；情节严重的，报送司法机关追究其法律责任。

第八章 附 则

第三十六条 办公用品是指不作为低值易耗品核算、单位价值较低、使用年限在一年以下的非生产用物品。具体包括以下几类：

（一）办公类：主要有水笔、笔芯、圆珠笔、白板笔、印刷品（便笺、出门证、信封、费用报销单等）、账本、凭证、收据、复写纸、打印纸、墨盒、墨盒粉、色带、传真机加注水、大头针、回形针、订书针、胶水、固体胶、透明胶带、入库单、出库单、资料袋、档案袋、装订机、票尾夹、标签贴、笔记本、名片、文件夹、剪刀、计算器、硒鼓、碳粉、考勤卡等；

（二）清洁用品类：主要有抹布、毛巾、拖把、扫帚、肥皂、香皂、洗衣粉、洗手液、橡皮手套、空气清新剂、手纸、纸篓、垃圾袋、烟灰缸等；

（三）招待类：主要有茶叶、茶杯等。

第三十七条 低值易耗品是指单位价值在1000元（不含1000元）以下或使用年限在2年以下，不作为固定资产核算的各种用具物品。具体包括：U盘、移动硬盘、饮水机、白板、电话机、电风扇、打卡机、干手机、擦鞋机、文件柜、矮柜、电视柜、办公桌、办公椅、洽谈桌、花瓶、垃圾桶、整理箱、电水壶、取暖器、报架、展示牌架等。

第三十八条 固定资产是指公司使用期限超过一年的房屋、建筑物、机器、 机械、运输工具以及其他与生产经营有关的设备、器具、工具等。不属于生产经营主要设备的物品单位价值在1000元以上，并且使用期限超过2年的也列为固定资产。

第三十九条 售后维修辅料包括：生产用抹布、报纸、维修四件套、氧气、乙炔、维修燃油、塑料焊条、焊条、洗车海绵、套鞋、砂纸、洗衣粉、手套、胶水、胶带等。

第四十条 装饰部辅料包括：洗车海绵、毛巾、洗车液、表板蜡、手套、套鞋、洗衣粉、万泡、轮胎光亮剂、美工刀、砂纸、胶水、刀片、电线、胶布、刷子等。

第四十一条 本规定经20xx年1月1日前公司总经理会议修订通过，自20xx年1月1日起施行。