会议合同范本

时间:2024.3.27

甲方:                     (以下简称甲方)

乙方:                     (以下简称乙方)

经过甲乙双方协商,甲方委托乙方接待于                       举办的          ,就接待细节,现双方做出如下约定,如果有未尽的事宜,双方协商进行解决

一.会议住宿

甲方委托乙方预定          标准客房          间,预定价格为          元;套房

          间,预定价格为          元(房间含单双早餐)使用时间为                                        日,乙方为甲方提供会务房一间。

二.会议用餐

甲方委托乙方安排此次会议的用餐事宜,(餐标自定),具体菜单的安排及调换在活动中会务组与甲方负责人进行确定。

三.会议安排

    甲方委托乙方预定          会议室。 租金为          ;预定会议茶歇         

(所有会议收费项目及标准见附表一)(此次会议日程安排见表二):

l  会场布置要求及物品准备

甲方在会议前十天对会议具体工作做出明确指示,乙方按照甲方的要求进行准备,对于有异议处及时与甲方进行沟通确定。在会场布置方面,乙方严格按照甲方的要求进行,对于灯光、音响的添加,乙方执行甲方的要求。

甲方要求乙方代为准备的物品,根据使用性质的不同,在相应时间进入会场,其中除鲜花类,其他物品均在会前一天准备完毕,鲜花于会议当天早上进行摆放。

l  会场布置时间

在会场布置中,关于设备的进入及布置时间的安排,由甲方与华旗酒店进行沟通,并通知乙方进行布置,理论上为提前一天布置,以便甲方进行检查,并及时的进行修改。

针对华旗饭店的情况,对于灯光、音响等设备进入会场产生用电负荷增加等问题,由甲方进行沟通解决,以上设施乙方要求在会议前一天进行调试。

l  会议服务人员

    会议秘书1-2名,于会议前一天到达会场,协调会场布置事宜,保证会场准时布置完毕,并在组委会人员检查后布置结束。

    会议秘书4人于会议当天早7点30分到达会场,重新检查会场情况,并督促其他服务人员到场。

    礼仪小姐、摄影师、摄像师于会议当天8点到达会场,执行自己的工作。

l  会场布置验收及会务工作结束

    甲方指派专人于会前一天对会场布置进行验收(验收背景板摆放、LED显示屏、灯光、音响及附属设施等),鲜花的摆放提前通过图片进行确认。

    中午散会后,会务服务工作结束,乙方在会议结束后两天内将摄影及摄像服务的内容交给甲方,至此时,所有会议服务完毕。

四.会务工作负责人

    甲方指定            为此次会议的会务工作负责人,乙方接受且仅接受此人的工作指示,在会场布置方面,所有增加项目,以此人签字生效并执行,产生的费用均被甲方认可。

    甲方负责人联系方式:                              

    乙方指定               为此次会议的会务工作负责人,甲方负责人可像乙方负责人明确指示会议中的各种工作,乙方将接受并执行。

    乙方负责人联系方式:                        

五.会议费用结算

    甲方请于协议书上签字确认以使您的预订便为确定性预订,甲方于活动结束后七日内以现金及可接收的信用卡或公司支票等全部付清。此次活动所产生的任何附加费用也由甲方负责。

    

六.发票的开具

    本次会议服务开具的发票为                 所开具的正规机打服务业发票。开具项目为“会议费”或者“会务费“。

    乙方于会议结束后为甲方开具发票。

 若有未尽的事宜,双方将本着互惠互利的原则协商进行解决。

甲  方:                                      乙  方:

负责人:                                      负责人:

电  话:                                      电  话:

日  期:                                      日  期:


第二篇:会议承办合同范本


会议承办代理合同(范文)

甲方:

乙方:

经友好协商,甲乙双方就乙方承办甲方       会议事宜达成如下协议,双方共同遵守执行。

一、会议名称、时间及地点

1、甲方委托乙方承办         会议。

2、会议时间:

3、会议地点:

甲方临时变更会议时间和地点的,应事先通知乙方,具体事项双方另行协商。

二、会议承办的具体要求

1、礼仪及接待

1.1乙方提供满足会议接待要求的礼仪人员和工作人员,完成甲方参会人员的签到、房间安排、发放会议指南、告知代表会议注意事项等相关工作。

1.2、礼仪及接待人员的工作时间与甲方的会议时间相对应。

1.3、甲方参会人员下榻酒店的,乙方工作人员应完成的相应的接待和指引工作。

2、会场布置

2.1乙方应提前预订会场,并于__月__日__点前按甲方要求完成布置,交甲方进行验收。

2.2会场布置的标准和要求:

(主席台 要求鲜花____盆,____色地毯,绒布主持台,主席台设____席位,背景为____________材料,投影帘要求( ____×____),投影仪要求____流明,配备激光指示笔(或者伸缩式教鞭)、有线/无线麦克风____个。主席台配置茶水杯(或者瓶装矿泉水),一侧放置饮水机(配瓶装矿泉水时可不用饮水机),主席台配备电工一名,会务服务小姐一名。双方确认:投影仪为(甲方自带,乙方提供甲方租赁,第三方提供),当甲方自带时,乙方仅有义务提供技术支持,不负责保证仪器正常工作;双方确认,投影仪租赁价格为____元/天,茶水提供及服务人员支持包含在会场租赁成本中。)

2、会场布置 乙方必须于__月__日__点前完成会场布置——U型、课堂式、围桌型、剧院式等供选择,安排席位不少于____个,其中前排布置需要__________,各排间距不得小于____厘米;在会场安排固定摄影点____个,需要提供饮水机____台,提供小型会晤室____个,会晤室摆设桌椅不得少于____套。会场悬挂横幅____条,内容为____________________________________。会场内/外提供资料/样品展示台____个。双方确认:展示台为全新制作/租赁,规格____×____×____,单价为____元/个。饮水机由乙方免费提供,饮用水由甲方提供(乙方可代办)。

3、氛围支持 乙方应在__月__日__点前完成____个气球条幅悬挂,条幅内容为(__________________)规格是 ____米×____米,拱形气模____个,规格是______×______,会场内/外摆放花篮____个。同时在__月__日____×____×报纸预订____×____×版面发布相关信息(内容甲方提供)。 会场布置与氛围支持费用总计为:____________元。(可供参考)

3、餐饮安排

3.1双方确认,会议期间与会人员就餐地点为:

3.2甲方参会人员就餐标准和要求: ___元/人,正餐(中餐及晚餐)餐标为___元/人,宴会餐餐标为___元/人。会议提供的餐饮不含酒水(或者含酒水)。早餐形式为自助餐(或者团餐),正餐为围桌式(或者自助餐)团餐。

3.3甲方参会人员就餐时间:___月___日___餐至___月___日___餐止,其中___月___日___餐为宴会餐。

3.4会议人员凭_________证件(或者餐卡)就餐。

3.5乙方按照甲方的要求,制作水牌并告知甲方参会人员。

 4、住宿安排

4.1住宿标准:     级。

4.2双方确认,甲方预订客房数共计______间,其中标准间______间(______元/间),商务套间___间( ______元/间),行政套间___间( ______元/间)。

4.3基于参会人数有一定的机动性,双方约定乙方预留___间客房至___月___日___时。截至___月___日___时甲方实际用房如果低于预订,则按预订客房数量结算,超过的按实际结算(在预订总量的10%范围内),乙方承诺超过部分按预订价格计算。___月___日___时以后按实际用房计算。

所有用房时间为___月___日至___月___日___时。超过 ___月___日___时,如果甲方人员需要继续使用客房,可提前通知乙方,乙方可以与酒店交涉,尽量(但不保证)按协议价格结算。 双方确认,乙方必须在___月___日___时前获得酒店预定房间钥匙牌,按甲方指定名录登记分派房间,同时完成入住登记。

5、会议秩序维持

5.1为确保会议正常举行,乙方负责会议的秩序维护工作,甲方对此的要求标准为:

5.2乙方应设立报道签到台,乙方的工作人员应核查进入会场人员身份,检查参会人员的资格、凭证。

 6、其他事项:

三、合同价款

本合同总价款为:人民币     元 (大写:    元整)。合同总价款包括乙方履行本合同第二条约定义务所产生的各项费用,本行业价款为固定不变价,除本合同约定的合同价款外,甲方不再向乙方支付任何费用。

四、合同价款的支付

1、在合同生效之日起   个工作日内,甲方向乙方支付合同总价款的    %,即人民币     元(大写:   )。

 2、会议结束后   个工作日内,乙方向甲方开具符合财务、税务规定的票据后,甲方支付剩余款项。

五、甲方的权利义务

1、监督乙方承办会议的进度和质量。

2、协助乙方完成合同约定的会议承办工作。

3、按合同约定向乙方支付价款。

4、本合同约定的其他权利和义务。

六、乙方的权利义务

1、乙方应严格按本合同约定完成会议承办工作。

2、未经甲方书面同意,乙方不得将会议承办工作交由第三方完成。

3、乙方有义务妥善保管与会议有关的资料。

4、要求甲方按合同约定支付价款

5、本合同约定的其他权利和义务。

七、违约责任

1、甲方无正当理由不按合同约定支付合同价款的,每逾期一日,按逾期支付款项的   %向乙方支付违约金。

2、乙方未按合同约定完成会议承办工作的,乙方向甲方支付违约金   元。

3、乙方未经甲方同意,擅自改变会场布置或食宿安排,或者乙方将会议承办工作交由第三方完成的,乙方向甲方支付违约金   元。

4、任何乙方违约,若违约金不足以弥补守约方损失的,违约方还应对守约方超过违约金部分的经济损失(包括但不限于直接经济损失、诉讼费、公证费、律师费等)承担赔偿责任。

八、合同的变更与解除

1、本合同履行期间,经协商一致,甲乙双方可以变更本合同的相关条款。

2、出现以下情形之一,甲乙双方可以解除本合同:

2.1双方协商一致;

2.2法律规定或者本合同约定的可以解除合同的其他情形。

九、通知及送达

1、双方在履行本合同过程中发出的全部通知,均须采用书面形式,送达地址为:

甲方:

乙方:

2、甲方为履行本合同的指定联系人为:  ,联系电话为:  ;乙方为履行本合同的指定联系人为:  ,联系电话为:  。

3、任何一方的地址或联系人发生变更时,须在变更后2日以书面形式通知对方。

十、争议的解决

在履行本合同的过程中,若发生争议,双方应协商解决,协商不成的,可向甲方住所地人民法院提起诉讼。

十一、合同的生效及其他

1、本合同一式  份,甲方持  份,乙方持   份,具有同等法律效力。

2、本合同自双方签字盖章之日生效。

3、本合同未尽事宜双方协商解决或签订书面补充协议,补充协议与本合同具有同等法律效力。

4、其他约定事项:

甲方(盖章)                     乙方(盖章)

法定代表人:(签字)              法定代表人:(签字)

委托代理人:(签字)              委托代理人:(签字)

      年   月  日                     年   月  日

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