Word 排版艺术
以Word 进行大型文件之创作与排版
搭配Acrobat 完成可携式电子文件
— 侯 捷 —
Microsoft
献给所有文字工作者
本书助您解脱排版梦魇
亲手完成作品最终形貌
本书助您理解Word 写作平台的种种设施
助您专注于创作内容，不为劳役所苦
艺术是什么？
艺术和工程仿佛在光谱两端
但是艺术无处不在
不带dirty work 的工程，就是一种艺术
（本书书名并非意味可以助您提升产品艺术性，而是指可以让您的
排版和创作过程尽量减少dirty work）
自序
The Art of Word – Write and Typeset Large Scale Documents
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自序
我是一个程序员（programmer），也是一名信息教育工作者。我的主要工作是钻
研软件技术，尤其是编程（programming）技术。我的主要产出并非程序（programs）， 而是著作、文章、翻译和课程。除了课程，前三宗产品都需要大量文字。这些文 字欲以悦目的形象出现，就需要良好的编排。
打从1990 开始走上信息教育，我便是一个十分重视文字呈现的人 — 不仅在内容 上，也在表现形貌上。写作生涯的前4,5 年，我对排版又爱又恨。因为对版式有很 高的要求，所以爱；因为自己没有能力操控，所以恨。一而再三和排版人员反复 沟通的过程中，我觉得自己像一条摇尾乞怜的狗，涎着脸哈着腰，惟恐触怒右手 握鼠标、左手敲键盘、以飞快速度掌控极端繁复系统的不可一世的女皇（多半是 女皇）。每次书稿完成，我都要进驻出版社2~3 天，全天候服侍女皇们。有时心 中暗暗骂蠢（怎不多用点心思？这个还要我说吗？就不知道举一隅以三隅反？）。 尽管如此，嘴上手上的殷勤却不敢怠慢。
这种周而复始摇尾乞怜的日子，虽不致于冲淡出版的喜悦，多少还是让我有不小 的精神压抑。终于1995 年爆发了「大条的代志」：U 公司出版经理不顾红字处处 圈批点点的首校件，直接下厂印刷装订出书。托天之幸这些瑕疵品只流出100 本， 其余都在出库前一刻追回来了，并在我的目光下销毁。但是，三颗脑袋我也想不 出来那是什么样的出版思维！
终于我告诉自己：够了，我要亲自排版。我不要我的书的任何一个字一张图的大 小型式颜色粗细位置?不在我的完全掌控之下。我要保证我能够预先、精准、完 整地看到我的读者将来在纸件上看到的每一样东西。
不再涎脸哈腰，不再提心吊胆??我要自己排版！
自序
The Art of Word – Write and Typeset Large Scale Documents
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1995 年末我开始学习排版。基于Microsoft Word 的亲和性和普及性，一开始我就 没做其它选择。但是我所找到的相关书籍，总是从很基本、很琐屑
的操作开始。Bottom-up（由下而上的）教学法使我看到了树，却
看不到林。虽然无树不成林，基本操作总是必要的，但琐屑的操作
解决不了我的疑团：『一本书难道是这样那样一字一句调校出来的
吗？排版的轮廓是什么？排版的领域知识是什么？』
很幸运我遇到一位好老师（请容我把对他的感谢延至「致谢」中表达）。他告诉 我样式的概念，使我对排版有了初步的认识；又根据我的需求为我量身订 做了一些版式设定（纸张、版芯、裁切线、页眉等等），使我能够快速掌 握排版的根本作业方式。虽然未臻全面，也够我三弯两绕地解决问题。1996 至今，我就以此为基础，完成了近30 本书的排版，再没有将任何一部作 品假手他人。
兹后，基于对排版的兴趣和需要，我逐渐补齐全面战技，执行正规作业：目录和 索引的制作、页眉的多样设定、整页模式+文件引导模式、VBA 程序化?。我也 逐渐发现，Word 不仅用于排版，对大型文件的创作过程也有非常大的帮助，包括 章节标题（headings）和图表标号（captions）的自动化编号，批注、追踪修订等 多人协作工具?。
就像乐于分享编程（programming）技术一样，我也满心欢喜地于今年拨出时间， 整理出个人使用Word 协助创作和排版的心得。本书讨论焦点是以书籍规模（或近 似规模）为目标之大型文件。第0 章「导读」将对本书的定位以及读者的应有基 础有详细的说明。
不论是书籍、论文、或任何书面报告，写作过程中看着自己的思绪思维、观点想 法，从无形到有形，从有形到美好，从原始文字和图片逐渐凝聚成一个以个人意 志为依归的形貌，是一件很趣味也很有成就感的事 — 我已经乐此不疲了十数年。 虽然我不知道多少人需要撰写（或编排）书籍（或论文）之类的大规模文件，虽 然我不知道多少人需要这样一本论述Word 高阶议题的书，虽然我不知道真正需要 这种书的人能否看到这一本书??，管它呢，生命中留下足迹，不枉一遭！ 侯捷2003/12/01 于台湾新竹
jjhou@jjhou.com
（繁体） （简体）
章节目录
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目录
章节目录
自序......................................................................................................................v 目录....................................................................................................................vii 章节目录...................................................................................................................vii
表目录....................................................................................................................... xx 图目录...................................................................................................................... xxi VBA 程序目录.....................................................................................................xxvii 致谢.................................................................................................................xxix
导读......................................................................................................................1
Word 术语，英中繁简对照表................................................................................... 1
缘起............................................................................................................................. 9
本书定位................................................................................................................... 11
读者基础................................................................................................................... 11
需要循序阅读吗？................................................................................................... 11
为什么选择Word + Acrobat.................................................................................... 12
本书使用的软件版本............................................................................................... 12
本书内容与软件版本相依吗？ ............................................................................... 13
本书未履踏之处....................................................................................................... 13
本书文字表达习惯................................................................................................... 14
窗口控件之称谓：窗口、菜单、项目、图标、工具列?................................ 16
文件组成之称谓：扉页、序言、目录、正文、附录、索引?............................ 17
页面元素之称谓：页首、页尾、页码、内文、标题、版芯?............................ 18
目录
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排版要件之称谓....................................................................................................... 20
1. 问答101 ........................................................................................................23
关于出版and 书籍制作流程................................................................................... 23
.. 出版流程是什么？ ........................................................................................23
.. 制版有哪几种作法？对质量有何影响？.....................................................23
.. 单色和多色印刷，制版上有什么差别？.....................................................23
.. 印刷版材有哪些种类？如何印刷？.............................................................24
.. 印刷版材的材质、保存期限和耗损因素为何？.........................................25
.. 单色和多色，在印刷上有什么差别？.........................................................25
.. 印张是什么？抄纸是什么意思？台是什么意思？.....................................25
.. 纸厂供应的纸有多大？ ................................................................................25
.. 开本（16 开、18 开、32 开?）指的是什么？..........................................25
.. 印刷机台与纸张大小的比例如何？.............................................................26
.. 各种开本的一台（一块版）可拼凑多少张书页？.....................................27
.. 书籍尺寸与原始（排版系统中的）设定是否绝对准确相等？ .................27
.. 印张（刷纸）可以裁切吗？裁剩的纸干什么用了？.................................28
.. 落版是什么？ ................................................................................................28
.. 出血是什么？ ................................................................................................28
.. 再版或再刷指的是什么？绝版是指什么？.................................................29
关于Word 写作平台................................................................................................ 29
.. 写作平台（Writing Platform）是什么意义？ .............................................29
.. 何谓「在写作期间就带来帮助」？.............................................................29
.. 页次自动编号，Word 做得到吗？ ..............................................................29
.. 两个编页系统（i,ii,iii?和1,2,3?）共存于一份文件档，可以吗？........29
.. 图表自动编号，Word 做得到吗？ ..............................................................29
.. 章节标题（heading）自动编号，Word 做得到吗？ ..................................30
.. 脚注（footnotes）自动编号，Word 做得到吗？........................................30
.. 还有什么自动编号是Word 可以提供的？..................................................30
.. 自动编号的东西一旦在文件中被移动位置，会自动重新编号吗？ .........30
.. 交互参照（cross reference）怎么做？.........................................................30
.. 目录可以在写作过程中随时被看到并更新吗？.........................................30
.. 索引可以在写作过程中随时被看到并更新吗？.........................................30
.. 索引很难搞吗？ ............................................................................................30
.. 文件各单元（例如各章）从奇数页开始，容易办到吗？ .........................31
章节目录
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.. 还有哪些Word 功能可以辅助写作？..........................................................31
关于Word 排版概念与环境设定............................................................................ 31
.. 文字处理（word processing）和排版（typesetting）如何区分？ .............31
.. Word 是专业排版软件吗？可独力实现一整本书的排版吗？ ....................31
.. 彩色文件适合以Word 完成吗？ .................................................................32
.. 试比较各排版软件如Word, PageMaker, Publisher, Quark XPress..............32
.. 排版是某种dirty work 吗？是某种繁琐而重复劳动的工作吗？ ..............32
.. Word 的【检视(V)】菜单下有许多模式，做什么用？ ..........................33
.. 该把一整份文件置于同一档案，或是另有其它选择？ .............................33
.. 是否该为了加快Word 反应速度而使用标准模式或大纲模式？ ..............33 .. PDF 文件可透过导引框内的书签快速进入对应页面。Word 也可以吗？ 33
.. 长时间排版或阅读，白底文件容易使眼睛疲劳。是否有其它选择？ .....34
.. 文字设为白色有什么后果？可藉此设定某些文字不被打印出来吗？ .....34
.. 我可以获得文件的统计数据吗？.................................................................34
.. Word 有不少自动进行的字符串取代功能，可否取消？................................34
.. Word 有不少自动格式化功能，可否取消？................................................35
.. Word 的版本兼容性如何？ ...........................................................................36
.. Word 引导框有时候表现失常！ ...................................................................36
.. Word 自动化章节标题编号有时候表现失常，乱编！................................36
.. 我的文件体积莫名其妙地暴涨！.................................................................37
.. 谈谈TEX 排版软件.......................................................................................37
关于Word 排版实务................................................................................................ 38
版面设定（Page Setup）与系统设定............................................................... 38
.. 排版的第一件事是什么？ ............................................................................38
.. 节（Sections）是什么？...............................................................................38
.. 范本（Templates）是什么？.dot 是什么.....................................................39
.. normal.dot 是什么？.......................................................................................39
.. 页眉是什么？页首、页尾是什么？天地是什么？.....................................39
.. 可否让每一章（或说每一单元）一定从奇数页开始？ .............................40
.. 页码会自动流水排列吗，即使任意安插或删除页面？ .............................40
.. 文前是指什么？正文（内文）是指什么？文后是指什么？ .....................40
.. 对文前采i,ii,iii?编页，对正文和文后采1,2,3?编页，可以吗？...........41
.. 如何以单张A4 纸打印两页，对折后打钉成为一本小书？ ......................41
文字与段落（Texts & Paragraphs）.................................................................. 42
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.. 格式（Formats）是什么？ ...........................................................................42
.. 样式（Styles）是什么？...............................................................................42
.. 好看的样式如何设计？ ................................................................................42
.. 有内建样式（Built-in Styles）可用吗？ .....................................................43
.. 那么内建样式有何价值？ ............................................................................43
.. 我已自订许多样式，现在才知道内建样式的好处，如何补救？ .............43
.. 可以删除内建样式吗？ ................................................................................44
.. 如何使用别人建好的样式？ ........................................................................44
.. 文字段落的缩排和定位点总是令我困惑！.................................................44
.. 我可以看到Word 为文件所加的分隔符吗？..........................................44
.. 目录（Table of Contents）可由Word 自动制作吗？ .................................44
.. 章目录可由Word 自动制作吗？ .................................................................45
.. 索引（Indexes）可以由Word 自动制作吗？ .............................................45
.. 功能变量（Fields）是什么？.......................................................................45
图片（Figures） ................................................................................................. 46
.. 图片如何进入文件之中？ ............................................................................46
.. 嵌入（Embedded）和连结（Linked）是怎么回事？.................................46
.. 图片无法随着文字移动，怎么办！.............................................................46
.. 我无法精准定位图片！ ................................................................................46
.. 可否裁剪过大的图？将来可复原吗？.........................................................46
.. 过多的图片会不会急速膨胀文件的体积，拖垮Word 的速度？ ..............47
.. Word 会对图片自动进行压缩吗？ ...............................................................47
.. 可以制作图目录（Table of Figures）吗？ ..................................................47
表格（Tables） .................................................................................................. 47
.. 文字可以很方便地被转化为表格吗？反之如何？.....................................47
.. 我可以让表格的表头跨页重复吗？.............................................................47
.. 可以制作「非方阵、非对称」的表格吗？.................................................47
.. 可以制作「表格目录」吗？ ........................................................................47
关于Word 程序可控性............................................................................................ 47
.. 宏（Macros）是什么？ ............................................................................47
.. 宏可以做些什么事？ ................................................................................48
.. 如何制作宏？ ............................................................................................48
.. 宏如何启动？可制成按钮便利使用吗？.................................................48
.. 我写了个宏，换一台计算机后却消失了！.................................................48
章节目录
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xi
.. VBA（Visual Basic Application）是什么？ .................................................48
.. VBA 很重要吗？............................................................................................48
.. Word 对象模型（Object Model）又是什么？.............................................48
关于Word 电子文件................................................................................................ 49
.. 有人使用Word 电子文件来传布文件吗？..................................................49
.. 书签（Bookmarks）是什么？如何插入文件内？ ......................................49
.. 超级链接（Hyperlinks）是什么？如何插入文件内？ ...................................49
.. 批注（Comments）是什么？如何插入文件内？........................................49
.. 追踪修订（Track Changes）是什么？.........................................................50
.. Word 是否支持多人协作？是否提供「各种修订的历史记录」？ ............50
关于PDF 可携式文件.............................................................................................. 50
.. PDF 是什么？.................................................................................................50
.. PDF 文件该如何展示？如何阅读？ .............................................................50
.. PDF 文件如何制作？.....................................................................................50
.. PDFWriter 是什么？......................................................................................50
.. PDF Distiller 是什么？ ..................................................................................50
.. Adobe Acrobat 是什么？..............................................................................51
.. 透过Adobe Distiller 产出PDF 文件，其形貌是否与原件相同？............51
.. PDF Reader 或Adobe Acrobat 的导引框内的书签如何设定？................51
.. PDF 是可携式文件，馈给网片输出机直接制版最好了。可以吗？..........51
本书所有版式与样式细节....................................................................................... 51
2. 总论...............................................................................................................59
2.1. 排版，被个人计算机完全取代的行业............................................................... 59
我的第三文书中心经验（1984-1985） .............................................................59
我的90s 年代出书经验（1991-1995）..............................................................60
我的21 世纪出版作业模式（2003-date）.........................................................62
2.2. 个人出版思潮................................................................................................... 67
2.3. 排版基本概念................................................................................................... 68
何谓专业排版......................................................................................................68
何谓可携式电子文件..........................................................................................68
何谓样式..............................................................................................................68
何谓创作平台......................................................................................................70
2.3.1. 最佳作业模式.......................................................................................... 70
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2.3.2. 文件引导模式.......................................................................................... 71
2.3.3. 整页模式.................................................................................................. 72
文件引导框 + 整页模式 = 创作者的好帮手..................................................72
2.3.4. 大纲模式.................................................................................................. 74
2.3.5. 在线模式.................................................................................................. 76
2.3.6. 主控文件模式.......................................................................................... 77
2.3.7. 细说页面元素.......................................................................................... 79
2.3.8. 细说排版要件.......................................................................................... 83
2.3.9. 心得偶拾.................................................................................................. 84
一致性有多重要？ ..............................................................................................84
文件（document）与档案（files）....................................................................85
页码最好采用流水号..........................................................................................86
尽量让页面信息丰富..........................................................................................86
快速键的取舍......................................................................................................86
样式命名考虑......................................................................................................87
不要有洁癖..........................................................................................................88
2.4. 版面美学之我见............................................................................................... 88
2.4.1. 字寸、字距、行距.................................................................................. 88
2.4.2. 字型、色彩不要过于丰富...................................................................... 89
2.4.3. 斜体中文字的杀伤力.............................................................................. 90
2.4.4. 中英文字型的调和搭配.......................................................................... 91
2.4.5. 图片的大小.............................................................................................. 92
2.4.6. 不要每一页都出血.................................................................................. 92
3. 版面设定.......................................................................................................95
3.1. 纸张大小........................................................................................................... 95
3.2. 版芯的大小和位置........................................................................................... 96
3.3. 页首与页尾的大小和位置............................................................................... 98
3.4. 节（sections）的概念...................................................................................... 99
3.4.1. 单元永远始于奇数页.............................................................................. 99
3.4.2. 多重页码系统........................................................................................ 101
3.4.3. 奇偶页的页首/页尾不同调................................................................... 102
3.4.4. 自动编列行号........................................................................................ 102
3.5. 出血................................................................................................................. 103
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4. 页首与页尾.................................................................................................105
4.1. 页首/页尾的大小和位置................................................................................ 105
4.2. 页首/页尾的内容设定.................................................................................... 105
4.2.1. 奇数页页首内侧的标题名.................................................................... 106
4.2.2. 偶数页页首内侧的章名........................................................................ 107
4.2.3. 页尾外侧的书名.................................................................................... 108
4.2.4. 页首/页尾可放置交互参照吗？ ........................................................... 109
4.3. 插入页码......................................................................................................... 109
4.3.1. 同一份文件的不同页码格式................................................................ 110
4.3.2. 页首文字下的横线................................................................................ 110
5. 版芯之内.....................................................................................................113
5.1. 样式（styles）................................................................................................ 113 修改既有样式....................................................................................................114 样式（Style）涵盖的各种格式（Format） .....................................................115 样式格式之一：字型........................................................................................116 样式格式之二：段落........................................................................................117 样式格式之三：定位点....................................................................................119 样式格式之四：框线........................................................................................121 样式格式之五：语言........................................................................................123 样式格式之六：图文框....................................................................................123 样式格式之七：编号方式................................................................................124
5.1.1. 新增段落样式........................................................................................ 127
5.1.2. 新增字符样式........................................................................................ 128
5.1.3. 内建样式（Built-in Styles） ................................................................. 128
5.1.4. 样式与快速键........................................................................................ 130
5.1.5. 将样式套用于既有文字........................................................................ 130
5.2. 范本（Templates） ........................................................................................ 132 关于范本（Templates）的一个实验................................................................134 关于范本（Templates）的第二实验................................................................135
5.2.1. 各种设定的栖身规则............................................................................ 136
5.2.2. Word 内建的范本................................................................................... 138
5.2.3. 万范之本：Normal.dot.......................................................................... 140
5.2.4. 全域范本（Global Templates）............................................................ 140
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xiv
5.2.5. 范本（Templates）的管理.................................................................... 142
5.3. 脚注（Footnotes） ......................................................................................... 143
5.3.1. 插入脚注................................................................................................ 143
5.3.2. 插入尾注........................................................................................ 145
5.3.3. 脚注引用................................................................................................ 145
5.3.4. 脚注文本................................................................................................ 145
5.4. 多重字段（multi-columns）.......................................................................... 146
5.5. 分隔设定......................................................................................................... 147
5.6. 项目（清单；列表；list） ............................................................................ 149
5.7. 表格................................................................................................................. 150
5.7.1. 工具列上的「插入表格」钮................................................................ 150
5.7.2. 菜单上的「插入表格」项................................................................ 151
5.7.3. 非「单纯方阵」表格............................................................................ 155
5.7.4. 手绘表格................................................................................................ 156
5.8. 图片................................................................................................................. 157
5.9. 图文框............................................................................................................. 157
5.10. 标号（Captions）......................................................................................... 157
标号样式............................................................................................................160 图目录/表目录...................................................................................................160 修改标号标签....................................................................................................160 标号和标签的关系............................................................................................161
5.11. 多层次样式/自动化章节编号...................................................................... 162
5.11.1. 初体验.................................................................................................. 163
5.11.2. 尝苦果.................................................................................................. 165
5.11.3. 山不转路转.......................................................................................... 166
5.11.4. 忍辱负重.............................................................................................. 168
5.11.5. 柳暗花明.............................................................................................. 169
5.12. 交互参照（Cross References） ................................................................... 172
5.13. 书签（Bookmarks）..................................................................................... 176
6. 图文结合.....................................................................................................179
6.1. 绪论................................................................................................................. 179 各种图档格式的分类和特性............................................................................180
6.2. 插入图片......................................................................................................... 181
章节目录
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xv
6.2.1. 美工图案................................................................................................ 182
6.2.2. 从档案.................................................................................................... 184
6.2.3. 快取图案与几何绘图............................................................................ 184
6.2.4. 文字艺术师............................................................................................ 185
6.2.5. 图表........................................................................................................ 186
6.3. 插入物件......................................................................................................... 187 连结（Linking）对象........................................................................................188
6.4. 图片与对象的剪裁......................................................................................... 188
6.5. 图片与对象的精准定位................................................................................. 190
6.6. 图片与对象的大小......................................................................................... 197
6.7. 插入图文框..................................................................................................... 197
6.8. 文绕图............................................................................................................. 200
6.9. 覆盖于文件上的图片/对象............................................................................ 200
6.10. 图片对文件体积的影响 – 效率总检讨..................................................... 201
7. 目录自动化.................................................................................................205
7.1. 藉由样式自动化产生目录............................................................................. 205
7.1.1. 自定目录形貌........................................................................................ 207
7.2. 手工加入目录项............................................................................................. 208
7.3. 更新目录......................................................................................................... 210
7.4. 切断目录连结，成为独立文字..................................................................... 210
7.5. 单章目录的制作............................................................................................. 211
7.6. 图表目录的制作............................................................................................. 214
8. 索引自动化.................................................................................................217
8.1. 索引相关概念................................................................................................. 217
8.1.1. 索引项目（Index Entries）................................................................... 218 XE 功能变量的选项（Options） .....................................................................219
8.1.2. 索引主项（索引第一层） .................................................................... 220
8.1.3. 索引次项（索引第二层、第三层?） ................................................ 220
8.2. 以「索引词条文件」批量标设索引项目......................................................... 220
8.2.1. 索引词条文件的建立................................................................................ 221
8.2.2. 让Word 自动化建立索引..................................................................... 222 重复建立索引，可以吗？ ................................................................................223
目录
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xvi
一份文件带有两份索引，可以吗？.................................................................224
8.2.3. 自定索引形貌........................................................................................ 224
8.3. 逐一手工标设索引项目................................................................................. 225
8.4. 索引佳例示范与讨论..................................................................................... 227
8.5. 本书索引制作过程......................................................................................... 229
9. 功能变量.....................................................................................................235
9.1. 所谓功能变量（Fields） ............................................................................... 235 功能变量的代码、结果、底纹........................................................................235 Word 功能变量总览..........................................................................................239
9.2. 功能变量的插入与更新................................................................................. 242
9.2.1. 插入功能变量........................................................................................ 242
9.2.2. 更新功能变量........................................................................................ 242
9.2.3. 显示或隐藏域代码.................................................................... 243
9.3. 本书使用的功能变量..................................................................................... 244
9.3.1. 功能变量Page：目前页次................................................................... 244
9.3.2. 功能变量Section：目前节次............................................................... 245
9.3.3. 功能变量NumPages：文件总页数...................................................... 245
9.3.4. 功能变量NumChars：文件总字符数.................................................. 245
9.3.5. 功能变量NumWords：文件总字数..................................................... 246
9.3.6. 功能变量TOC：目录........................................................................... 246
9.3.7. 功能变量TC：目录项.......................................................................... 246
9.3.8. 功能变量Index：索引.......................................................................... 247
9.3.9. 功能变量XE：索引项目...................................................................... 247
9.3.10. 功能变量StyleRef ............................................................................... 247
9.3.11. 功能变量PageRef................................................................................ 247
9.3.12. 功能变量Ref ....................................................................................... 248
9.3.13. 功能变量Seq ....................................................................................... 248
9.4. StyleRef 功能变量选项（options） ............................................................... 249
10. 宏、VBA、Word 对象.........................................................................253
10.1. 所谓宏（macro） ..................................................................................... 253 10.1.1. 制作宏.............................................................................................. 254 宏的录制（Record）.....................................................................................255
章节目录
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宏的新建（Create）......................................................................................257 Visual Basic 编辑器...........................................................................................258 宏、模块、项目、文件、模板....................................................................259 10.1.2. 播放宏.............................................................................................. 259 10.1.3. 宏与文件及模板的关系.................................................................. 260 制作宏之前先指定贴附（储存）处所.........................................................260 宏制作之后改变贴附处所（组合管理）.....................................................261 10.1.4. 将宏制成按钮.................................................................................. 261 10.1.5. 制作一个测试环境.............................................................................. 264 10.2. 所谓VBA ..................................................................................................... 265 10.2.1. VBA 语法简介...................................................................................... 265 注释（Comments）...........................................................................................265 程序（SubRoutine） .........................................................................................265 函式/函数（Function）.....................................................................................267 变数（Variable） ..............................................................................................267 资料型别（Data Type）....................................................................................267 流程控制（Flow Control）...............................................................................270 开启档案（Open File） ....................................................................................271 读取档案内容（Read File）.............................................................................272 关闭档案（Close File） ....................................................................................272 With、MsgBox()、CStr()、Chr() .....................................................................272 10.2.2. 自学VBA Programming 的好办法..................................................... 273 10.3. Word 物件（Objects）.................................................................................. 275 10.3.1. 对象导向（Object Oriented）............................................................. 275 10.3.2. Word 对象模型（Object Model） ....................................................... 279 With 述句（statement） ....................................................................................280 MsgBox 函式.....................................................................................................280 CStr 函式............................................................................................................281 Chr 函式.............................................................................................................281 10.3.3. 重要而常用的Word 对象................................................................... 281 Application ........................................................................................................283 Documents/Document.......................................................................................284 Paragraphs/Paragraph.....................................................................................286 Sentences ...........................................................................................................289
目录
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xviii
Words ................................................................................................................289 Characters .........................................................................................................290
Sections/Section.................................................................................................291 Styles/Style.........................................................................................................293 TablesOfContents/ TableOfContents..............................................................294 TablesOfFigures/ TableOfFigures...................................................................296 Range .................................................................................................................297 Selection.............................................................................................................297 Templates/Template .........................................................................................300 ListTemplates/ListTemplate ............................................................................301 Find....................................................................................................................303 Replacement......................................................................................................303 10.3.4. 自学Word Programming 的好办法.................................................... 305
10.4. 实例一：程序代码自动插入行号................................................................... 305 10.4.1. 全自动加行号...................................................................................... 305 10.4.2. 半自动加行号...................................................................................... 307 10.4.3. 改变注释颜色...................................................................................... 309 10.5. 实例二：两岸术语转换............................................................................... 311 10.5.1. 文字文件格式设计.................................................................................. 313 10.5.2. 读取文字文件内容.................................................................................. 315 10.5.3. 字符串处理.............................................................................................. 316 10.5.4. 以寻找/取代对话框为师.................................................................319 10.5.5. 需要脑袋瓜的地方.............................................................................. 319 10.6. 实例三：列出文件使用的所有字型........................................................... 320 10.6.1. 关于Collection .................................................................................... 320 10.6.2. 搜寻所有Style 所用的字型................................................................ 324 10.6.3. 搜寻所有Character 所用的字型......................................................... 325 10.6.4. 后记：字型发生处.............................................................................. 327 10.6.5. 列出所有样式的叙述文字.................................................................. 328
11. Word 电子文件..........................................................................................331 11.1. 绪论............................................................................................................... 331 11.2. 超级链接（Hyperlink）................................................................................... 332 超级链接 vs. 交互参照........................................................................................334 11.3. 书签（Bookmark） ...................................................................................... 335
章节目录
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11.4. 批注（Comment） ....................................................................................... 338 11.5. 追踪修订（Track Changes） ....................................................................... 339 11.6. 电子文件的保护........................................................................................... 343 11.6.1. 批注保护.............................................................................................. 344 11.6.2. 修订保护.............................................................................................. 345 11.6.3. 开启保护.............................................................................................. 345 11.6.4. 写保护保护/只读保护............................................................................. 346
12. PDF 电子文件............................................................................................349
12.1. 绪论............................................................................................................... 349 12.2. 可携式的条件............................................................................................... 350 12.3. PDF 简介........................................................................................................ 351 12.4. PDF Reader .................................................................................................... 352 12.5. PDF Writer ..................................................................................................... 352 12.6. PDF Distiller（蒸馏器）............................................................................... 352 12.6.1. 偏好设定.............................................................................................. 354 12.6.2. 字体位置.............................................................................................. 355 12.6.3. 工作选项：分辨率、压缩、字体、颜色?....................................... 355 12.6.4. 保全设定.............................................................................................. 357 12.6.5. 水印设定.......................................................................................... 358
12.6.6. 保留Word 文件的书签、超级链接、交互参照................................... 360 12.6.7. 一只臭虫.............................................................................................. 360 12.7. Adobe Acrobat ............................................................................................... 360 12.7.1. 保全设定.............................................................................................. 362 12.7.2. 页面操作.............................................................................................. 362 插入页面............................................................................................................363 撷取页面............................................................................................................364 取代页面............................................................................................................364 删除页面............................................................................................................364 裁切页面............................................................................................................365 12.7.3. 编排页码.............................................................................................. 366 12.7.4. 书签+导引框........................................................................................ 369 手工制作书签....................................................................................................369 自动化制作书签................................................................................................372
目录
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更动页面会影响书签吗？ ................................................................................372 12.8. PDF Maker ..................................................................................................... 373
A 参考数据......................................................................................................377
B 粗粮的细作..................................................................................................379 索引..................................................................................................................385 表目录
表0-1 Word 用语英中繁简对照 — 按菜单排列......................................... 5
表0-2 Word 用语之英中繁简对照 — 按字母次序排列................................. 9
表0-3 本书文字表现习惯................................................................................. 15
表1-1 本书各种组成描述................................................................................. 52
表1-2 本书版面设定与样式细目..................................................................... 56
表2-1 细说页面元素......................................................................................... 83
表2-2 细说排版要件......................................................................................... 84
表2-3 斜体英文范例......................................................................................... 90
表2-4 斜体中文范例......................................................................................... 91
表5-1 若干Word 内建样式的名称及用途.................................................... 129 表5-2 交互参照中的各种选项..................................................................... 176 表6-1 图档格式与特性说明........................................................................... 181 表6-2 图文相对关系的整理........................................................................... 191 表9-1 Word 功能变量一览表......................................................................... 242 表9-2 功能变量StyleRef 的 \l, \r 选项意义............................................... 249 表10-1 VBA 资料型别（Data Types） ......................................................... 269 表10-2 VarType 函式的传回值及其意义...................................................... 270 表10-3 VBA 字符串处理函式一览................................................................... 317 表11-1 超级链接vs.交互参照........................................................................... 334 表11-2 URL 与书签的相互关系.................................................................... 335 表11-3 书签vs.标号和大纲编号................................................................... 337 表11-4 批注和追踪修订的比较..................................................................... 342 表12-1 Acrobat Distiller 的工作选项（Job Options） ............................... 357
图目录
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图目录
本书这份「图目录」我个人认为实用价值不大；大概很少人会从这里做为找图的 起点。摆出来只是为了示范Word 的图目录制作能力。
图0-1 Microsoft Windows 窗口元素................................................................ 16
图0-2 大型文件之各种组成单元..................................................................... 17
图0-3 Word 所提供的页面元素；每一个都是Word 的内建样式................ 18
图0-4 Word 抽取标题成为目录，并以目录1~9?样式呈现之.................... 19
图0-5 Word 抽取索引项目成为索引，并以索引1~9?样式呈现之............ 19
图1-1 出版流程................................................................................................ 24
图1-2 制版流程................................................................................................ 24
图1-3 开本、印张、印刷机台之间的关系..................................................... 27
图1-4 落版示意图............................................................................................ 28
图1-5 出血示意图............................................................................................ 28
图1-6 页面布局：天地、页首、页尾、页码、边宽、版芯......................... 32
图1-7 文件与检视模式的关系示意图............................................................. 33
图1-8 Word 的字数统计画面......................................................................... 34
图1-9 Word 文字自动校正与替换（例如自动替换笑脸） ........................... 35
图1-10 Word 文字自动格式设定（括号正确组合、智能引号?） ............. 36
图1-11 宏和样式可储存于 (1)文件 (2)范本 (3) normal.dot..................... 39
图1-12 节（sections）示意图.......................................................................... 40
图1-13 令A 样式继承B 样式......................................................................... 43
图1-14 列出所有样式（含内建样式）........................................................... 44
图2-1 文件引导框 + 整页模式：Word 最佳作业模式................................. 70
图2-2 文件引导框的右键（快捷）菜单..................................................... 71
图2-3 文件引导框 + 大纲模式...................................................................... 75
图2-4 Word97 大纲工具列，细部说明........................................................... 75
图2-5 文件引导框+ 在线模式........................................................................ 77
图2-6 Word2000 的大纲工具列。右侧7 个按钮给主控模式使用............... 77
图2-7 文件引导框+主控文件模式（in Word2000）...................................... 78
图2-8 被主控文件模式储存起来的主控文件和子文件................................. 79
图3-1 纸张大小的设定..................................................................................... 96
图3-2 边界的设定（Word2002 有更多功能，见p.41） ............................... 96
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图3-3 边界设定的数据意义............................................................................. 97
图3-4 页首实例画面......................................................................................... 99
图3-5 页尾实例画面......................................................................................... 99
图3-6 页首及页尾工具列................................................................................99 图3-7 版面设定 + 配置............................................................................. 100 图3-8 分隔设定：有分行、分页、分栏、分节四种................................. 100 图4-1 奇偶页页首不同的情况....................................................................... 105 图4-2 为页首插入一个功能变量................................................................... 106 图4-3 选择功能变量的选项........................................................................... 107 图5-1 样式对话框..................................................................................... 113 图5-2 修改样式。共有七种格式可供修改................................................. 114 图5-3 【格式..样式(S)】+ 修改(M) + 字型(F) + 字型(N) ..................116 图5-4 【格式..样式(S)】+ 修改(M) + 字型 + 字符间距...................117 图5-5 【格式..样式(S)】+ 修改(M) + 段落 + 缩排及间距...............117
图5-6 段落的间距和行高............................................................................... 118 图5-7 缩排数据.............................................................................................. 118 图5-8 【格式..样式(S)】+ 修改(M) + 定位点...................................... 119 图5-9 【格式..样式(S)】+ 修改(M) + 框线及底纹 + 框线(B) ..........121 图5-10 【格式..样式(S)】+ 修改(M) + 框线及底纹 + 底纹(S) .........122 图5-11 【格式..样式(S)】+ 修改(M) + 语言........................................ 123 图5-12 【格式..样式(S)】+ 修改(M) + 图文框.................................... 123 图5-13 【格式..样式(S)】+ 修改(M) + 编号方式 + 项目符号(B) ....124 图5-14 【格式..样式(S)】+ 修改(M) + 编号方式 + 编号(N) ............125 图5-15 新增一个段落样式............................................................................. 127 图5-16 新增一个字符样式............................................................................. 128 图5-17 自订键盘........................................................................................... 130 图5-18 将.doc 另存新档为.dot....................................................................... 133 图5-19 范本（templates）与文件（documents）的关系............................ 134 图5-20 范本（Template）实验之一.............................................................. 135 图5-21 范本（Template）实验之二.............................................................. 136 图5-22 范本集中地，在Word 中观察.......................................................... 139
图目录
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图5-23 范本集中地，以档案总管观察......................................................... 139 图5-24 范本与加载宏（Templates and Add-ins）...................................... 141 图5-25 组合管理可以管理模板（templates）内的各种设定.................... 142 图5-26 脚注及尾注 之一..................................................................... 143 图5-27 脚注及尾注 之二..................................................................... 144 图5-28 脚注选项 + 所有脚注(F) .............................................................. 144 图5-29 脚注选项 + 所有尾注(E) ...................................................... 144
图5-30 分隔设定........................................................................................... 147 图5-31 表格自动设定 提供许多现成的表格形式..................................... 151 图5-32 【表格】菜单提供有许多表格调整功能..................................... 152 图5-33 文字转换为表格............................................................................... 153 图5-34 分割储存格....................................................................................... 155 图5-35 插入标号............................................................................................ 157 图5-36 标号卷标、标号数字、标号文字..................................................... 158 图5-37 Word 要求用户建立一个「连结至标题样式的多层次样式」....... 159 图5-38 标号与章节（标题）自动编号的关系............................................. 163 图5-39 选择一个大纲编号型式，令Word 做出大纲（章节）编号.......... 164 图5-40 自订大纲编号方式........................................................................... 164 图5-41 页首没有出现自动化编号（这不理想） ......................................... 166 图5-42 章序号................................................................................................ 168 图5-43 交互参照，对创作过程有极大帮助................................................. 174 图5-44 用户可选择的交互参照类型（内建或自订均可） ......................... 174 图5-45 可选择插入标号所含的信息及其所在页码..................................... 174 图6-1 Microsoft 多媒体艺廊.......................................................................... 182 图6-2 多媒体项目（图案、图片、声音、影片）摘要信息....................... 182 图6-3 插入图片............................................................................................. 184 图6-4 【插入..对象(O)】+ 建立新对象(C) .............................................. 187 图6-5 【插入..对象(O)】+ 档案来源(F) .................................................. 188 图6-6 裁剪图片/对象.................................................................................... 190 图6-7 快取图案格式+位置 可精确定位一张浮贴图............................... 193 图6-8 对象格式 + 位置............................................................................. 194
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图6-9 调整图片（对象）的大小................................................................... 197 图6-10 图文框格式 对话框..................................................................... 199 图6-11 图片格式 + 换行........................................................................... 201 图7-1 索引及目录 + 目录......................................................................... 206 图7-2 目录选项，预设的「用以制成目录」的样式................................. 206 图7-3 目录选项，改设另一些「用以制成目录」的样式......................... 207 图7-4 目录1~目录9 样式，观察与修改...................................................... 207 图7-5 插入功能变量TC ................................................................................ 208
图7-6 更新功能变量....................................................................................... 210 图7-7 Word 询问以何种方式更新目录......................................................... 210 图7-8 章目录的制作示意............................................................................... 213 图8-1 索引及目录.......................................................................................... 222 图8-2 索引项目（XE）的标设（mark） ..................................................... 226 图9-1 选择显现功能变量的代码或结果，以及底纹................................... 236 图9-2 域代码（部分）。不分大小写............................................... 236
图9-3 功能变量结果....................................................................................... 237 图9-4 【档案..摘要信息(I)】+ 摘要信息................................................ 238 图9-5 【档案..摘要信息(I)】+ 统计资料................................................ 238 图9-6 【工具..选项(O)】+ 使用者数据................................................... 239 图9-7 【插入..功能变量】.......................................................................... 244 图9-8 功能变量PageRef、Ref、Seq 的用途............................................. 248 图9-9 功能变量StyleRef 的6 个选项......................................................... 249 图9-10 本书运用 StyleRef /r 于奇数页页首............................................... 250 图10-1 【工具..宏(M)】.......................................................................... 255 图10-2 宏录制器........................................................................................ 255 图10-3 新建一个宏..................................................................................... 257 图10-4 VBA 程序编辑窗口........................................................................... 257 图10-5 VBA 编辑器....................................................................................... 258 图10-6 宏可被置于三个地方（共同模板、文件模板、文件） ............. 259 图10-7 执行某个宏..................................................................................... 260 图10-8 组合管理。可管理样式、自动图文集、工具列、宏................. 261 图10-9 自订一个工具列，步骤1.................................................................. 262
图目录
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图10-10 自订一个工具列，步骤2................................................................ 262 图10-11 自订工具列和指令....................................................................... 263 图10-12 将自订工具列中的「文字按钮」改为「图片按钮」................... 264 图10-13 寻找/取代对话框........................................................................ 274 图10-14 类别（classes）与对象（objects）的关系..................................... 276 图10-15 VBA 和应用程序（applications）的关系...................................... 279 图10-16 Word 对象的逻辑组织..................................................................... 282 图10-17 Application 物件的properties（局部列出）........................... 283 图10-18 Document 物件的properties（局部列出）.................................. 285 图10-19 Paragraph 物件的properties（局部列出） ............................... 286 图10-20 解释paragraphs, sentences, words, characters ................................. 287 图10-21 Sentences 物件的properties ....................................................... 289 图10-22 Words 物件的properties................................................................. 289 图10-23 Characters 物件的properties..................................................... 290 图10-24 Section 物件的properties（局部列出） .................................... 293 图10-25 Style 物件的properties（局部列出）......................................... 294
图10-26 TableOfContens 物件的properties ........................................... 295 图10-27 TableOfFigures 物件的properties ........................................... 297 图10-28 Range 物件的properties（局部列出）......................................... 298 图10-29 Selection 物件的properties（局部列出） ............................... 298 图10-30 Template 物件的properties（局部列出）.................................. 300 图10-31 ListTemplate 物件的properties ................................................ 303 图10-32 Find 物件的properties（局部列出） ........................................... 304 图10-33 Replacement 物件的properties（局部列出）........................... 304
图10-34 找出文件内的每一整块!程序代码..................................................... 306 图10-35 重新设定一个Range 对象的涵盖范围......................................... 310 图10-36 繁简中文互转................................................................................... 313 图10-37 中英繁简术语对照表 档案格式一................................................. 314 图10-38 中英繁简术语对照表 档案格式二................................................. 314 图10-39 走访所有Style 对象，获得的所有字型名称............................. 325 图10-40 走访所有Character 对象，获得的所有字型名称................... 327
图11-1 超级链接自动唤起email 软件，并填妥正确的收件者...................... 333 图11-2 插入超级链接（hyperlink） ................................................................. 333
目录
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图11-3 图表标号其实就是一种书签............................................................. 336 图11-4 书签对话框................................................................................... 336 图11-5 批注窗口出现了（下侧窗口）......................................................... 338 图11-6 带有批注的文句，以黄底纹展现..................................................... 339 图11-7 追踪修订实例画面............................................................................. 340 图11-8 追踪修订对话框........................................................................... 340 图11-9 接受或拒绝修订对话框............................................................... 341 图11-10 设定个人的追踪修订记录显现风格............................................... 342 图11-11 Word 文件版本比较......................................................................... 343 图11-12 文件保护：修订保护、批注保护、窗体保护............................... 344 图11-13 文件保护之密码确认....................................................................... 344 图11-14 文件保护的解除............................................................................... 345 图11-15 【档案..另存新文件】+选项(O) ..................................................... 346 图11-16 文件之开启密码............................................................................... 346 图11-17 写保护（只读）模式之解除............................................................... 346 图12-1 Acrobat Distiller 主画面.................................................................. 353 图12-2 Acrobat Distiller 偏好设定.............................................................. 354 图12-3 Distiller 的【设定(S)】菜单......................................................... 355 图12-4 工作选项分为一般、压缩、字体、颜色、进阶五大类....... 356 图12-5 Acrobat Distiller 的保全对话框................................................ 357 图12-6 在Acrobat Distiller 打印机中设定水印...................................... 359 图12-7 新增水印........................................................................................ 359 图12-8 Acrobat 主画面，左为导引框......................................................... 361
图12-9 Acrobat 主画面，左为小型缩图..................................................... 361 图12-10 Acrobat 的保全对话框............................................................. 362 图12-11 Acrobat 裁切功能所造成的裁切线................................................ 367 图12-12 Acrobat 的编排页码对话框...................................................... 368
图12-13 图左全部是阿拉伯数字编页，图右前10 页为罗马数字编页..... 368 图12-14 PDF 书签之手动形成...................................................................... 370 图12-15 添加新书签，例一........................................................................... 371 图12-16 添加新书签，例二........................................................................... 371 图12-17 删除某个书签................................................................................... 371
VBA 程序目录
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图12-18 Acrobat 在Word 身上加装的菜单，for PDFMaker................. 373 图12-19 PDFMaker for Microsoft Office, Office .......................................... 374 图12-20 PDFMaker for Microsoft Office, 书签.......................................... 375 图12-21 本书PDF 文件画面一瞥................................................................. 376 VBA 程序目录
VBA10-1 宏，将文件中的所有 "软件" 替换为 "软件" ......................... 275 VBA10-2 Application 物件...................................................................... 284 VBA10-3 Document 物件............................................................................. 286 VBA10-4 Paragraph 物件.......................................................................... 287 VBA10-5 剖析paragraphs、sentences、words 和characters........................ 288 VBA10-6 观察Section 对象和PageSetup 对象................................... 291 VBA10-7 剖析Section 对象（执行结果写于注释内）........................... 292 VBA10-8 列出文件的所有样式..................................................................... 293 VBA10-9 剖析TableOfContens 物件...................................................... 295 VBA10-10 剖析TableOfFigures 物件.................................................... 296 VBA10-11 剖析Template 物件.................................................................. 300 VBA10-12 剖析ListTemplate 物件........................................................ 302 VBA10-13 示范Find 对象和Replacement 对象................................... 303
VBA10-14 找出文件内的每一区块!程序代码.................................................. 306 VBA10-15 加行号，错误示范....................................................................... 307 VBA10-16 加行号，正确示范....................................................................... 309 VBA10-17 加行号，并将注释设为蓝色....................................................... 311 VBA10-18 将读入的一整行文字切分为三个语汇........................................ 319 VBA10-19 判断某物是否存在于Collection 之中......................................... 324 VBA10-20 走访文件内含的所有Style 对象，取其Font 对象.............. 325 VBA10-21 走访文件内含的所有Characters 对象，取其Font 对象.. 327 VBA10-22 找出字型发生地点，并跳至该处............................................... 328 VBA10-23 将所有使用样式（inUse Style）的细目写入文件最尾端......... 329
致谢
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致谢
首先要感谢老朋友张钧杰。他是第一位告诉我排版怎么回事的人，并且在我还不 很熟手熟脚的时候，为我做了一些模板（又称样式库），让我在还没有全面掌握 Word 排版精髓的时候，就能够上战场，使我有机会开创多年来被读者昵称「侯式 风格」的计算器书籍页面版式。同时免除了我对书籍后制作不确定性的焦虑，解 我于倒悬。
其次要感谢老朋友薛晓岚。她撰写《Word 的使用艺术》三个版本，教导我不少操 作手法。晓岚历练了年轻人罕见的经历，展现了年轻人罕见的胆识和作为。如今 远走英国，令我怀念。
再其次要感谢老朋友黄俊尧。他告诉我Word 功能变量的设定，开启了我对Word 的另一层认识和其后的许多相关乐趣。虽然在他只是随口一提，或许早就忘了， 但我没忘！
感谢合作多年的碁峰图书公司。我提出这个出人意表的写作计划后，他们并没有 额头冒汗脸上三条线，而是很爽快地同意出版，并允诺双色印刷（我不需要四色， 双色就够了），一如多年来对我的信任和纵容。碁峰老伙伴hanson, tony, daphne, cathy, lay, novia?为我提供了书籍后制和作者庶务的完美服务，使我欢喜地 将「与出版公司打交道」感受栏上的记录从 "畏途" 改为 "享受"。有一个干 练而融洽的后勤支持，实在是创作路上的一大幸福。我还记得那个由碁峰专 门为我安排的印刷之旅，让我真正有机会看到打样、输出、制版、印刷、裁切、 装订、仓储等种种过程，得以亲身感受一本书籍的后制工序是多么繁复。
感谢Word 随附的On-line Help（在线说明文件）。当我钻研一些深入的、不常见 的主题时，On-line Help 几乎是我唯一的帮助 — 尽管它的hyperlink（超级链接）组 织方式不若书籍那般严谨易读，不少高阶议题的说明相当不够，用词也过于艰硬，
致谢
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xxx
我必须反复推敲再三实验。但「唯一」毕竟珍贵，有线索胜过没头绪。我还是由 衷感谢制作那么庞大说明文件的一群人。
感谢好友凤娇做为我的印刷知识来源。本书第1 章谈到的分色、输出机、网片、 印刷版、印刷机、纸张、开本?，全都是她悉心指导下的结果。
感谢好友百莉帮我截取Word 英文版目录画面，使我得以确认Word 各种用语的英 文说法（我的机器上并没有安装英文版Word）。
感谢好友陈硕帮我截取Word 简体中文版目录画面，使我得以确认Word 各种用语 的大陆说法。陈硕并就若干高阶议题与我做了讨论，带给我相当的启示和帮助。 感谢好友大伟告诉我人体肌肉的学名。大伟是ENT（耳鼻喉）主任，但我猜想他 更喜欢做个计算机专家或作家。人体肌肉和Word 有什么关系吗？没有关系，只是为 了叙述一段个人历史。猜猜这些肌肉学名出现在本书什么地方？..
感谢侄儿冠宇。他从12 岁起便只身从台北搭车来新竹跟着我学习C++编程语言， 如今已能以饶富创意的思考来解决问题，每每令我惊艳。本书第10章（宏和VBA 程序）得力于他的启发甚多。
感谢试读本书的众多好友，您们给了我许多宝贵意见。感谢来信询问排版问题的
众多网友，您们给了我许多写作灵感。
最后，感谢内人美静，见证我的十数年写译历程，与我共同经历这条路上的每一 分喜乐与哀愁。除了《无责任书评》，这本《Word 排版艺术》是她惟一看得
懂的我的作品。很公平，我也看不懂她的荳牙菜！本书首先让美静看懂然后出版， 这使我对本书「妇孺皆解」充满了信心。看完本书（电子稿）后她信心满满地要 帮我排版，但是?呃?我不需要了，经过这番磨练，加上先前的功力，我已经能 够将创作和排版轻松融于一炉，毕全功于一役，让创作成为我人生路上的绝大享 受..
The Art of Word – Write and Typeset Large Scale Documents
The Art of Word – Write and Typeset Large Scale Documents
导读......................................................................................................................1
Word 术语，英中繁简对照表................................................................................... 1
缘起............................................................................................................................. 9
本书定位................................................................................................................... 11
读者基础................................................................................................................... 11
需要循序阅读吗？................................................................................................... 11
为什么选择Word + Acrobat.................................................................................... 12
本书使用的软件版本............................................................................................... 12
本书内容与软件版本相依吗？ ............................................................................... 13
本书未履踏之处....................................................................................................... 13
本书文字表达习惯................................................................................................... 14
窗口控件之称谓：窗口、菜单、项目、图标、工具列?................................ 16
文件组成之称谓：扉页、序言、目录、正文、附录、索引?............................ 17
页面元素之称谓：页首、页尾、页码、内文、标题、版芯?............................ 18
排版要件之称谓....................................................................................................... 20
导读
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1
导读
Word 术语，英中繁简对照表
这个对照表有没有制作的必要？我想有必要！有些日常用语如目录、索引、章节、 内文、段落?，大家都知道意义。有些Word 用语如页首、页尾、脚注?，大致还 可以猜而知之。但您知道什么是样式、格式、标号、标签、交互参照、目录项目、 尾注、定位点?的精确意义吗？英文或许有益于您从另一个方向来理解。
这个对照表有没有必要放在这里？我想有必要！它（如果有的话）通常会被放在 附录，但谁看书先看附录呢？我希望读者第一眼就能先看看这个表。
本书出版繁简两式，所以我把两岸的Word 用语一并整理下来。两岸交往日益频繁， 不定哪一天您就需要与对岸朋友沟通..。
这个词汇对照表将以两种方式呈现： (1) Word 目录次序（表0-1）和 (2) 英文字 母排列次序（表0-2）。
※ 以下列出Word 菜单（某些与本书无关的功能项目并未列出，例如邮件、信封 打印等等）。由其引发的对话框内的词汇亦列于其下（内缩形式）
Word 英文版用语 Word 繁体版用语 Word 简体版用语
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Mirror Margins 左右对称对称页边距
2 Pages per sheet 单面双页拼页
Book fold 书籍对页书籍折页
Reverse book fold 反向书籍折页反向书籍折页
Layout 配置版式
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Object 对象 对象
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Ruler 标尺 标尺
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Document Map 文件引导模式 文文件结构图 Header and Footer 页首/页尾 页眉和页脚
Footnotes 脚注 脚注
Markup 批注 批注
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Insert 插入 插入
Break 分隔设定 分隔符
Page Numbers 页码 页码
Date and Time 日期及时间 日期和时间
AutoText 自动图文集 自动图文集
Field 功能变量 域
Symbol 符号 符号
Comment 批注 批注
Number 数字 数字
Footnote 脚注 脚注
Endnote 尾注 尾注
Caption 标号 题注
Label 卷标卷标
Cross reference 交互参照 交互引用
Index and Table 索引及目录 索引及目录
Mark Entry 标设项目标记索引项
Auto Mark 自动标设自动标记
Indented 阶层缩进式
Run-in 等阶接排式
Table Of Contents 目录目录
Table Of Figures 图表目录图表目录
Picture 图片 图片
ClipArt 美工图案剪贴画
From file 从档案来自文件
Link to file 连结到档案链接到文件
Auto Shapes 快取图案自选图形
WordArt 文字艺术师 艺术字
Chart 图表 图表
Text Box 文字方块 文本框
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Object 对象 对象
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Format 格式 格式
Font 字型 字体
Character Spacing 字符间距 字符间距
Underline 底线下划线
Regular 标准常规
Bold 粗体加粗
Italic 斜体倾斜
Superscipt 上标上标
Subscript 下标下标
Strikethrough 删除线 删除线
Outline 外框字空心
Emboss 浮凸阳文
Engrave 雕刻阴文
Shadow 阴影阴影
Paragraph 段落 段落
Indents & Spacing 缩排及间距缩进和间距
Line and Page Breaks 行与分隔设定换行和分页 Alignment 对齐方式对齐方式
Outline level 大纲阶层 大纲级别
Indentation Left 左边缩排缩进,左
Indentation Right 右边缩排缩进,右
Line Spacing 行距行距
Bullets and Numbering 项目符号及编号 项目符号和编号 Bulleted 项目符号项目符号
Numbered 编号编号
Outline Numbered 大纲编号多级符号
自订大纲编号方式 自定义多级符号列表
将层次连结至样式 将级别链接到样式
法律样式编号 正规形式编号
ListNum 字段清单名称 ListNum 域列表名
Borders and Shading 框线及底纹 边框和底纹
Columns 栏 分栏
Tabs 定位点 制表位
Drop Cap 首字放大 首字下沉
Text Direction 直书/横书 文字方向
Change Case 大小写转换 更改大小写
Background 背景 背景
Theme 主题 主题
Frames 框架 框架
AutoFormat 自动格式设定 自动套用格式
Styles 样式 样式
Default 预设默认
Shortcut Key 快速键快捷键
组合管理管理器
Object 对象 对象
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Tool 工具 工具
Spelling and Grammar 拼字及文法检查 拼写和语法 Language 语言 语言
Word Count 字数统计 字数统计
Auto Summarize 自动摘要 自动编写摘要
Track Changes 追踪修订 修订
Protect Document 保护文件 保护文档
Online Collaboration 在线共同作业 联机协作
Macro 宏 宏
Record New Macro 录制新宏录制新宏
Visual Basic Editor Visual Basic 编辑器Visual Basic 编辑器 Templates and Add-Ins 范本与加载宏 模板和加载项 Customize 自订 自定义
Options 选项 选项
Table 表格 表格
Draw Table 手绘表格 绘制表格
Insert 插入表格 插入
Column 栏列
Raw 列行
Delete 删除储存格 删除
Select 选取 选定
Merge Cells 合并储存格 合并单元格
Split Cells 分割储存格 拆分单元格
Split Table 分割表格拆分表格
Table AutoFormat 表格自动设定 表格自动套用格式 AutoFit 最适列高 自动调整
Heading Rows Repeat 跨页标题重复 标题行重复 Convert 转换 转换
(Word97:文字转换为表格)
Sort 排序 排序
Formula 公式 公式
Hide Gridlines 隐藏网格线 隐藏虚框
Table Properties 表格内容 表格属性
Window 窗口 窗口
New Window 开新窗口 新建窗口
Arrange All 并排显示 全部重排
Split 分割 拆分
Help 说明 帮助
Online Help 在线说明联机帮助
表0-1 Word 用语英中繁简对照 — 按菜单排列
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※ 以下列出Word 词汇。按字母次序排列。
Alignment 对齐方式 对齐方式
Arrange All 并排显示 全部重排
Auto Mark 自动标设 自动标记
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Auto Summarize 自动摘要 自动编写摘要
AutoFit 最适列高 自动调整
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AutoText 自动图文集 自动图文集
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Borders and Shading 框线及底纹 边框和底纹
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Bulleted 项目符号 项目符号
Bullets and Numbering 项目符号及编号 项目符号和编号 Caption 标号 题注
Change Case 大小写转换 更改大小写
Character Spacing 字符间距 字符间距
Chart 图表 图表
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Customize 自订 自定义
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Date and Time 日期及时间 日期和时间
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Draw Table 手绘表格 绘制表格
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Endnote 尾注 尾注
Engrave 雕刻 阴文
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Insert 插入表格 插入
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Strikethrough 删除线 删除线
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Subscript 下标 下标
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Table 表格 表格
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Table Of Contents 目录 目录
Table Of Figures 图表目录 图表目录
Table Properties 表格内容 表格属性
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WordArt 文字艺术师 艺术字
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表0-2 Word 用语之英中繁简对照 — 按字母次序排列
缘起
过去7, 8 年来我以Microsoft Word 为工具，排版了数百篇文章、数十本书籍，并 搭配Acrobat Distiller+Acrobat 制作了几乎相同册数的完整PDF 电子书（有些开放， 有些是私房品）。近年来写作和排版同步进行，又运用Word 的文件引导模式、自 动化图表标号、交互参照、功能变量、宏?，为写作过程引入架构与管理上的 协助，降低琐屑事务。这些美好的经验使我亟思整理成书，与大家分享，祈愿对 于「已有若干Word 运用基础，希望以Word 完成大型文件排版，或使用Word 做 为创作平台」的人带来帮助。
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10
大部分Word 书籍皆以bottom-up（由下而上）的方式进行教学；在各种基本而繁 琐的操作，以及为吸引初学者而添加的各种轻松话语和插科打浑之后，篇幅轻松 凌驾500 页。（这是目的吗？）其中真正的排版（而非文字处理）篇幅往往寥寥。 寥寥的篇幅要交待系统性、架构性甚强的排版观念和操作手法，以及创作平台的 种种贴心设计，极为困难。有些Word 书籍的专业排版篇幅比例稍微高些，但因采 取bottom-up 教学，排版的本质作业方式很容易被掩盖于枝枝节节之中。
当然，并不是每个人都需要专业排版或大型文件创作，也不是每个人都愿意接受 「根本性的排版作业方式」。如果您每次工作份量仅只15 页（有些伟人的容忍度
是30 页），那么就算创作过程天翻地覆，排版过程逐字苍桑，咬咬牙，dirty work 一样完成任务，并非定得先学会「专业排版」和「根本作业方式」才能展开工作。 但如果您的文件超过15 页（或30 页..），又需要正经八百的章节目录、图表目 录、索引、页眉、脚注?，那么即使一生一次（例如毕业论文），我想这本书还 是对您有很大价值。
本书定位在「两天内让您完全认识排版领域知识，以及Word 的能与不能」。如果 您因为知道过去的工作多么dirty and mess，或因为知道未来的创作及排版多么clean and neat，因而痛哭流涕，不论是感伤的泪还是感激的泪，我都会感到骄傲。 话说回来，不论这本书被多少人看了、读了、理解了，我都会因为写作的单纯快 乐与发表的美好回忆，而开心，而荣耀。
导读
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本书定位
这是一本谈论长文件（书籍、论文、大型文书报告）之创作平台与排版的书籍。 我把它当做一份心得整理，并不企图成为繁多问题的解答。我不敢说我能够告诉 您，欲达成某种效果，Word 提供的所有方法或最佳作法，我只能说我可以提供多 年实际经验。这些经验容或有所局限（well，谁知道呢），但够我完成30 本书籍 的排版，包括您手上这一本！
四种人可以受益于本书：一是需要进行大型文件排版的人，二是需要进行大型文 件创作的人（这一类需求常被忽略），三是需要团队协同写作（例如论文或技术 文件或产品文件）的人（这一类需求也常被忽略），四是需要制作可携式电子文 件的人。
本书定位为Word 排版而非Word 文字处理，采取top-down 教学方式，一开始就 让您看到广袤的森林和大穿越走法。此外，我希望本书尽量轻薄短小，主题专注 而焦点集中，这意味阅读本书的您需要若干基础。
读者基础
本书不谈Word 文字处理，更不谈Windows 基本操作，谈的是排版与创作平台。 做为读者，您必须已经能够在Word 之中操控鼠标、知道鼠标左右键的用意、知道 click（点选 / 选按 / 单击）和double click（双击）和select / highlight（圈选）的 作用、知道如何开关档案、储存档案、打印文件，知道如何圈选一段文字、如何 搜寻或替换文字、如何让一段文字变粗or 变斜or 加底线or 换颜色、如何让整段 文字左齐or 右齐or 置中。
我将在这些文字处理的更上层楼，带您以大局观方式学习大型文件的创作平台和 专业排版 — 这才是本书的目标。
需要循序阅读吗？
最好如此！排版行业有许多术语和观念，窗口操作也有许多术语，您我之间最好 先建立共识，因此循序阅读比较理想。本书有流畅的动线，相信我！书很薄，您 可以快速扫描一遍。一定要先完整看过第0 章「导读」、第1 章「问答101」和第 2 章「总论」。
0 导读
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为什么选择Word + Acrobat
众所周知，Microsoft Word 并不是一个最高阶排版软件。在数学界和计算器科学界， 最权威的排版软件和文件格式或许是TEX。在其它领域，PageMaker, FrameMaker, Publisher, QuarkXPress?各领风骚。
我选择Word 的原因只有一个：它最普及，而且够好。也许有人不把Word 视为排 版软件，但它的确是！对Word 的所有嗤之以鼻和冷讽热嘲，都源于对Word 的不 够理解。
Word 排版能力对绝大多数需求而言，是充份而足够的。它可以很方便做出大型文 件所需的每一项页面元素，它的易用性几乎满足所有人。Word 的VBA 宏带来 的二次开发能力，更拉开与其它同类软件间的巨大差距。Word 文件的后制（网片 输出与制版）支持相当丰富，您很难在台湾找到一家无法接受Word 文件的制版 厂 — 这样的厂商等于对自己的商机设下了极大的限制。
我选择Adobe Acrobat 做为可携式电子文件（第12章）制作工具，基于相同的原因： 普及度高，而且够好。PDF 格式被大量团体和个人采用、制作过程极其简单、具 备基本应有的保护功能和压缩功能；阅读器到处可见，而且免费下载！
本书使用的软件版本
本书谈的是Word 排版和创作平台，所谈的每一项主题在书籍本身皆有实践，这些 实践发生在Microsoft Word 97 和Acrobat 4.0 身上，并在更新版本中做了确认。 Microsoft Word 97 和Acrobat 4.0 都不是各自的最新版本；执意在旧平台上实践本 书，是为了让您知道，本书不受版本限制。
这样一来，书中的屏幕截图（硬拷图, hardcopy）就有了点麻烦。在旧版本上作业， 理所当然使用旧版本截图，但不少朋友认为可能会对读者带来心理障碍。此话不 无道理，我对此挣扎许久。其实各版本的菜单、对话框、工具列的画面和位 置安排都是大同小异。如果我现在执着于屏幕截图的版本问题，我就必须永远执 着于它，而我正是非常不喜欢随着版本更动的人。有些道理可用十数年，为什么 我却要让自己每年变动，逐波其上呢？
我最后对自己的内心说：顺其自然吧！本书繁体版在Word97 完成，那就用Word97 画面；本书简体版在Word2002 重新抓图（考虑责任编辑的计算机环境），那就使用
导读
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13
Word2002 的画面。如果读者非得要找一本与您的计算机画面完全一致的Word 书籍 不可，因而与本书错身，我将轻轻一笑：我们的缘份未到。
总之，本书适用于Word97, word2000, word2002, word2003, 以及将来的更新版本 （除非Word 不再回溯相容）。本书也适用于Acrobat 4.0, 5.0, 6.0，以及将来的更 新版本（除非Acrobat 不再回溯兼容）。
我还是留意了若干在不同版本中变异较大的菜单、对话框、工具列，并在它 们出现时特别提醒您。
本书内容与软件版本相依吗？
要看从哪一个角度来回答。
我已经将本书所谈内容在「截稿日期为止，存在于市面上的Word+Acrobat 最新版 本」做了测试。因此就功能性而言，本书内容与软件版本不相依。
但是同一软件的不同版本的菜单（menu）或工具列（tool bars）的排列方式，甚 或菜单选项（menu items）名称，都可能有一点点小差异。因此本书的屏幕截图 有可能和软件新版的画面略有出入。这种情况不多见，即使有，变异也极微小。 只要稍加留意，您便可以在新版软件的屏幕画面上找到书中所说的东西。
就2.3节的排版概念而言，本书所谈的内容甚至和Word 不相依。换言之，当您学 会了这些排版概念和作业方式，一旦换用其它排版软件，概念和操作大同小异。 本书未履踏之处
没有一本书能够上天下地涵盖所有范围。「一次买全」的心态肯定您会失望。 本书谈的是高阶的排版与创作平台，不是低阶的文字处理。当然，排版作业需要 文字处理的基础，否则无法设定样式内的一大堆格式（5.1节）。但是本书不谈文 字处理！市面上已经有很多书籍很详细很丰富地谈了Word 的文字处理。
本书也不谈论无关乎排版或写作平台的外围议题，诸如打印机、信封打印等等。 举个例子。本书讨论了图片插入、图片剪裁、图片精准定位?等操作，但是不讨
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14
论图片的类型、压缩、分辨率、色彩 — 这些也影响排版效率和效果，但是本书 不谈它们（适当时候谈点概念，还是有的）。
又例如，如果您的成品并不打算大量印刷（例如书籍；采用印刷机），而只是个 人作坊式的小量输出（例如毕业论文；采用打印机），那么打印机当然会影响您 的输出效果。但本书不讨论打印机。
本书名为《Word 排版艺术》。艺术一词可从各种角度解释，我对艺术的解释是： 在工程中实现简洁与高效，扫除dirty works，也是一种艺术！系统化、组织化、 甚至相当程度自动化地完成大型文件，便是一种艺术。
本书文字表达习惯
我不打算把话说成下面这样：（以下双横线杠掉的文字在本书中将不会出现） 请点选 "格式" 菜单下的 "项目符号及编号(N)" 项目，在其所呈现的 "项目符 号及编号方式" 对话框中点选 "大纲编号" 索引卷标，选择其中某种大纲编号 后，选按 "自订" 按钮，填妥（点选）其中的 "层次(V)" 清单、"数字位置" 下拉 方块和 "将层次连结至样式(K):" 下拉方块，最后选按 "确定" 按钮。
文字搞成这个样子，写和读都累。为了清晰明快地描述Word 操作程序，表0-3列 出本书的文字表现习惯。以表0-3为依据，上述那一段话我会写成这样： 请点选【格式..项目符号及编号(N)】，在其所呈现的项目符号及编号方式中点 选大纲编号，选择其中某种大纲编号后选按自订，填妥（点选）其中的层次(V)、 数字位置和将层次连结至样式(K):，最后选按确定。
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15
种类实例特征说明/助忆
菜单【格式..框线及底纹】中括号+箭头有时会有三层
按钮确定、取消、自订边框+阴影+灰底助忆：看似可按
对话框框线及底纹、样式边框+蓝底白字助忆：有点像对
话方块的标题栏
索引卷标/页签页面框线、框线、
底纹、大纲编号
虚边框+阴影助忆：有点像属
性页上端小纸签
对话框内的
组件或栏目（名称）
套用于、预览、填满灰底出现于对话框
上的各种东西
Word 术语文件引导模式、页首、
页尾、标题、样式、功
能变量、目录、索引、
脚注、交互参照、节?
灰色字+粗黑体Word 提供的功能
或观念
样式名称标题1、目录2、索引3、
内文、!大标、!dialog
灰底 + 隶书体(中)
Lucida Handwriting(英)
醒目效果窗口控件、页面元素、
排版要件、大纲编号、
字型名称
蓝色字 + 中黑体只要有助阅读，
我都有可能使用
这种字型
域名(英) Page, Index, TOC, TC,
XE, StyleRef, …
Lucida Sans 字型(英)
功能变量内容{ PAGE [\* 格式选项] } 小字+灰色边框
Courier New 字型(英)
表0-3 本书文字表现习惯
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16
窗口控件之称谓：窗口、菜单、项目、图标、工具列?
为求与读者有所共识，以下列出各种窗口控件1（窗口上各种组成）的称谓。这些 名称都以Microsoft 公布之词汇表为依据。
对话框
dialog box
下拉式方块
combo box
选项按钮
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卷动方块
scroll box
索引卷标/页签
tag
图0-1 Microsoft Windows 窗口元素
1 由于这些「东西」英文称之为controls，所以普遍译为「控件」 — 控制组件的意思。 也有人习惯称为组件。
导读
The Art of Word – Write and Typeset Large Scale Documents
17
文件组成之称谓：扉页、序言、目录、正文、附录、索引?
大型文件（书籍或论文等）的组成如下。虚线框起的部分代表页首与页尾（也有 人将它们合称为页眉）的种种变化。为获得页眉上的巨大弹性，排版者必须为每 一单元（前言、目录、致谢、各章?）设立一个节2。下图右侧说明Word 的目录 自动化（第7章）、索引自动化（第8章）和脚注自动化（5.3节）。
..
书籍、
论文、
大型报告
.. 扉页 是 无内容 无 起始 .. 题献 是 同 无 续前
.. 序言 是 同 i,ii,iii? 续前 .. 目录 是 不一定 i,ii,iii? 续前 .. 前言 是 异 i,ii,iii? 续前 .. 致谢 是 同 i,ii,iii? 续前 .. 第1章 是 异 1,2,3? 起始 .. 第2章 是 异 1,2,3? 续前 .. ? 是 异 1,2,3? 续前
.. 附录 是 不一定 1,2,3? 续前 .. 索引 是 同 1,2,3? 续前 奇数页 奇偶页 页码 页码 文字
单元 起始 页首内侧 数字 编号 编排 所有单元中的特定样式可
被自动收集成为阶层式目
录（最多7层）。预设以
"标题1", "标题2", "标题3" 等样式为收集对象，亦可
由用户指定。收集得到的
目录将以 "目录1", "目录2", "目录3" 等样式呈现形貌。 所有单元之中凡是被用户设 定为索引项目（index entry, XE，一种功能变量）之文字， 皆可被自动收集成为阶层式 索引（最多7层）。用户可批 量设定 XE ，非常方便。收 集得到的索引将以 "索引1", " 索引2", "索引3" 等样式呈现 形貌。
本图未能呈现脚注。随页式 的脚注号码和脚注文本可随 着「被注文字」的移动而移 动。脚注号码可自动调整。 文
前
文
后
正
文
所有组织单元都以各种
样式进行文字编排
图0-2 大型文件之各种组成单元
2 节这个字眼，在Word 英文版中是 "Section"。但不论中文或英文，都和我们平常说 的「第1 章第2 节」的 "节" 互相混淆。我个人认为如果使用segment 或session 比较 好些，中文译为 "区" 也比较好些。本书将遵循官方称谓：节。
0 导读
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18
页面元素之称谓：页首、页尾、页码、内文、标题、版芯?
下图最外缘之粗框，请视为一本书或文件的某一页边界。
页尾
脚注引用
图文框
脚注文本
纸张大小
图
表
版芯
项目编号
标题3
项目符号
页首
页码.
标题1
(章名)
标题2
内文
框线
底纹
!章号码
(本图惟此不是
Word内建样式)
功能变量
StyleRef
标号
表1-1
所有这些名词显示于表1-1中，那是一个...
交互参照
图0-3 Word 所提供的页面元素；每一个都是Word 的内建样式
导读
The Art of Word – Write and Typeset Large Scale Documents
19
构成页面的所有元素，本书称之为页面元素。这些元素也就是排版者必须制造出 来的东西，例如页首、页尾、页码、标题、内文、脚注、图、图编号、表、表编 号、底纹（底纹）、目录、索引?。上页所列的是各种页面元素在Word 中的称谓， 本书所列都以Word On-line Help 为依据。各种页面元素的说明详见p.83, 表2-1。 并非所有排版效果都可以从图0-3显示出来。例如：奇偶页页首内容不同、文前和 正文的页码采用不同编页方式、每章从奇数页开始?等等。此外Word 还可以自动 化抽取标题成为目录、自动化抽取索引项目成为索引，自动化变更图标号和表标 号，并自动化抽取图标号成为图目录、自动化抽取表标号成为表目录的能力。当 然啦，所谓自动化，不是自动/主动，您必须下（很简单的）命令。
目录1
目录2
目录3
目录4
自动加上充填符号
自动内缩
忠实反映标题的编号和文字
图0-4 Word 抽取标题成为目录，并以目录1~9?样式呈现之
索引1
索引2
双栏
图0-5 Word 抽取索引项目成为索引，并以索引1~9?样式呈现之
0 导读
The Art of Word – Write and Typeset Large Scale Documents
20
排版要件之称谓
构筑各种页面元素时，排版者所需工具我称之为排版要件。这些要件也就是排版 者操控的对象。
图0-3所列的页面元素，几乎都有同名的排版要件。此外另有一些不可视的排版要 件，像是样式、模板（样式库）、功能变量、分隔符?等等，详见p.84,表2-2。
The Art of Word – Write and Typeset Large Scale Documents
21
The Art of Word – Write and Typeset Large Scale Documents
22
1. 问答101 ........................................................................................................23
关于出版and 书籍制作流程................................................................................... 23
关于Word 写作平台................................................................................................ 29
关于Word 排版概念与环境设定............................................................................ 31
关于Word 排版实务................................................................................................ 38
版面设定（Page Setup）与系统设定............................................................... 38
文字与段落（Texts & Paragraphs）.................................................................. 42
图片（Figures） ................................................................................................. 46
表格（Tables） .................................................................................................. 47
关于Word 程序可控性............................................................................................ 47
关于Word 电子文件................................................................................................ 49
关于PDF 可携式文件.............................................................................................. 50
本书所有版式与样式细节....................................................................................... 51
1 问答101
The Art of Word – Write and Typeset Large Scale Documents
23
1
1. 问答101
这里收录的问答，涵盖写作平台、排版、制版、印刷、出版流程中的常见疑惑。 有些问题并非本书焦点，但做为上下游，或许也是本书读者关心或兴趣的话题， 所以一并整理进来。提问以 .. 为记，回答以 .. 为记。
关于出版and 书籍制作流程
.. 出版流程是什么？
.. 首先是内容确定（作者定稿），然后是排版（排版人员或作者完成），然后是 制版（由制版厂完成），然后是印刷（由印刷厂完成），然后是裁切与装订（由 装订厂完成），然后是入库，然后是铺书（由通路商完成）。书籍封面也需经 过设计、完稿、印刷的过程。完整流程如图1-1。
.. 制版有哪几种作法？对质量有何影响？
.. 早期使用照相制版：完稿（排版完成后之稿件）先打印于优良纸品（通常是以 激光打印机输出至雪铜纸），再经照相，晒制成所谓的蛋白印刷版。这个过程
受到照相因素的影响，质量不易有绝对掌控。近来使用网片输出：将电子文件（.doc 或 .pdf 或其它）馈入输出机，输出网片（一种胶片），再晒制成PS 印刷版。 或甚至跳过网片直接输出PS 印刷版。完整流程如图1-2。使用输出机，过程中 没有任何外在因素参与，因此质量稳定良好，对于底纹效果（←您现在所看到 的灰色底纹）亦有很好的表现。
.. 单色和多色印刷，制版上有什么差别？
.. 单色（黑白灰）印刷只需一个印刷版。多色印刷需先分色处理：依完稿档案的 设定，进行档案转换，分成CMYK 四个印刷色，并打印「数字样」进行校对， 校对完毕后输出网片并晒版（或直接输出PS 印刷版）。
1 问答101
The Art of Word – Write and Typeset Large Scale Documents
24
写作/定稿
（作者）
排版
（作者或出版社）
拼版/制版
（制版厂）
落版
（出版社）
印刷/裁切/装订
（相关厂商）
入库
（出版社或经销商）
铺书
（通路商）
封面设计
（美工人员）
完稿
（美工人员）
封面印刷
（印刷厂）
出版品申请ISBN
量小者（例如毕业论文）由激光打印机输出。作业结束。
图1-1 出版流程
照相
输出机
蛋白
印刷版
PS
印刷版
晒版
晒版
网片
图1-2 制版流程
.. 印刷版材有哪些种类？如何印刷？
.. 印刷版材有早期惯用的蛋白版和近期普遍使用的PS 版（Positive Plate）。印刷 版上了印刷机台着了墨后，即可高速而大量地印刷。目前高阶印刷机器都已由 计算机控制，甚至由印前系统直接连接印刷机并自动控墨。两个名词值得认识：
1 问答101
The Art of Word – Write and Typeset Large Scale Documents
25
CTP（Computer to Plate）和CIP（Cooperation for Integration of Prepress, Presss, and Postpress）。
.. 印刷版材的材质、保存期限和耗损因素为何？
.. 蛋白版早期是以蛋白经过发酵后用于晒版，如今则是将感光液涂布在铝或锌板 上。这种版材印刷一次即弃，无法保存。PS 版是制造厂将感光液涂布于铝板 上供货给输出中心，外观看似不很刚性的薄金属片。可重复印刷，效果较精美， 保存期限约0.5~1 年，取决于气候、温湿度造成的氧化程度以及印刷时的磨损 程度（道林纸较粗糙，对版材的磨损较高）。一旦过了保存期限，若要再刷必 须重新制版。另有中间产物网片，是一种类似大型底片的胶片，保存期限约3~4 年，视气候及温湿度造成的氧化程度而定。
.. 单色和多色，在印刷上有什么差别？
.. 彩色印刷，是将四块（四色）印刷版顺序「挂」在印刷机上，一张纸依序「跑」 过四个印刷版，即完成四色印刷。如果单色，就只使用一块印刷版。
.. 印张是什么？抄纸是什么意思？台是什么意思？
.. 印刷机并非一次滚动只印1 个书页（那太不经济了），而是一次印一大张纸， 称为一个印张（刷纸），其上包含16 或8 个书页（视书籍开数而定，详后）。 印张（刷纸）很大，除非是市销规格，否则由纸厂直接供货。纸厂为印刷厂「准 备特规纸品」的动作称为抄纸。台是指印刷机台，可视为制版成本单位 — 如 果作者修订3 页内容，而它们分别「落」在不同的台上（详后），重新制版的 成本就是3 台；如果运气好落在1 台上，重新制版的成本就是1 台。
.. 纸厂供应的纸有多大？
.. 全版（全开）31*43 英寸，菊版（菊开）24.5*34.5 英寸。这是最普遍的市场尺 寸，其它尺寸（例如下页提到的31*39 英寸和28*38 英寸）必须请纸厂抄纸。 .. 开本（16 开、18 开、32 开?）指的是什么？
.. 开本（开数）是出版界对于书籍大小的一个通称。将一张全开（31*43 英寸） 的纸分割为16 等份或18 等份或32 等份，所得尺寸就以16 开、18 开、32 开 表示。以下是各开本的实际尺寸：
.. 16 开：190*260 mm
.. 18 开：170*230 mm。台湾计算机书籍的传统尺寸。
1 问答101
The Art of Word – Write and Typeset Large Scale Documents
26
.. 大18 开（国际18 开）：185*230 mm。目前英文计算机书惯用尺寸。 台湾计算机书籍于1995 左右亦开始大量采用这种尺寸。
.. 25 开：150*210 mm。
此一大小是菊版纸（24.5*34.5 英寸）的1/16，所以又称菊16 开。
.. 32 开：130*190 mm
18 开
170 mm
230 mm
大18 开
185 mm
230 mm
.. 印刷机台与纸张大小的比例如何？
.. 印刷机目前最大可印尺寸为28*40 英寸，因此全开纸（31*43 英寸）必须对半 裁才可上架。稍后谈到另一种较特殊的尺寸31*39 英寸，也必须对半裁开才可 上架。菊版纸可直接上架。请参考图1-3。
全开
31*43英寸
印刷机台 28*40英寸
>
印刷机台 28*40英寸
半开
21.5 * 31英寸
↑这种大小的纸张裁半之后（半开），用来印刷16 开和32 开书籍， 可拼出16 开书籍8 页，或32 开书籍16 页。
印刷机台 28*40英寸
菊开
24.5 * 34.5英寸
← 这种大小的纸用来印刷25 开
（又称菊16 开）书籍，可拼出16 页
1 问答101
The Art of Word – Write and Typeset Large Scale Documents
27
印刷机台 28*40英寸
特殊尺寸
31 * 39英寸
>
印刷机台 28*40英寸
特殊尺寸 裁半
19.5 * 31英寸
↑这种特殊大小的纸裁半后用来印刷大18 开书籍，可拼出8 页
特殊尺寸
28 * 38英寸
=
印刷机台 28*40英寸
↑这种特殊大小的纸用来印刷18 开书籍，可拼出16 页
图1-3 开本、印张、印刷机台之间的关系
.. 各种开本的一台（一块版）可拼凑多少张书页？
.. .. 16 开本是一台8 页，以半开纸上架印刷。
.. 16 开本是一台16 页，以特殊尺寸28*38 英寸纸（恰恰符合印刷机台大小） 上架印刷。这种纸并非普遍规格，必须向纸厂订制。
.. 大18 开本是一台8 页，以特殊尺寸31*39 英寸纸对半裁开后上架印刷。 这种纸亦非普遍规格，必须向纸厂订制。
.. 32 开本是一台16 页，以半开纸上架印刷。
.. 25 开本是一台16 页，以菊版纸上架印刷。
.. 书籍尺寸与原始（排版系统中的）设定是否绝对准确相等？
.. 不，都有误差存在。书籍实物是裁切而来，裁切机没有那么高的精准度。但误 差也不至于太多。
1 问答101
The Art of Word – Write and Typeset Large Scale Documents
28
.. 印张（刷纸）可以裁切吗？裁剩的纸干什么用了？
.. 印张（刷纸）可裁切，裁剩的纸是废料。由于纸厂并没有提供太多种印张（刷 纸）尺寸供选择（刚才曾举出四种：两种普遍规格，两种特别规格），所以如
果书籍的开数选择不当，会影响成本。通常开数由出版社决定（作者也可能参 与意见），涉及环节很多，包括装箱时是否符合既有箱子的尺寸、上架时是否 符合既有书柜的尺寸、上架效果如何?等等。
.. 落版是什么？
.. 印刷机上的印张（一台）包含16 或8 书页（视书籍开本而定），印好后由机 器自动化对折裁切，成为书页流水排列次序，等待被装订。因此印张上的书页 排列方式就不该是1,2,3,4?流水排列，必须顺应将来印张的对折程序。排列页 次使其「顺应将来裁切装订」，以利制版厂拼版（将书页放在同一台上制版）， 这个动作就称为落版。请参考图1-4。
15
13
11
9
7
5
3
1
正反两面印刷 对折裁切 成为这样次序（正反两面）
图1-4 落版示意图
.. 出血是什么？
.. 怪可怕的名词。其实没有血，亦不见红。当底纹出现于页边，不能只是刚好涂 到页边为止，应该更多一些（至少0.3 公分），才不会因为折纸修裁而使页边 「露馅儿」。此谓出血。请参考图1-5。如果图片（底纹）尺寸做得刚刚好， 没有出血，成书时裁切边上会出现白色边（纸的颜色）。
纸张
书页
底纹
纸张
书页
底纹出血
图1-5 出血示意图
1 问答101
The Art of Word – Write and Typeset Large Scale Documents
29
.. 再版或再刷指的是什么？绝版是指什么？
.. 版是 "edition"，刷是 "printing"。新版是指内容相对于旧版有所更新的另一本 书，新刷则只是加印。所以一般习惯说的「某某书再版了」，其实是「再刷了」。 正确的说法是像这样：《深入浅出MFC》第二版至2004/02/01 共印了13 刷。 一旦出版社不再印制某本书，我们便说它绝版。如果重新制版，或版材并未被 销毁，绝版书当然还可以重印 — 书籍毕竟不是邮票或钱币或版画，是完全由 市场供需而决定是否加印的一种物品。
关于Word 写作平台
.. 写作平台（Writing Platform）是什么意义？
.. 不知道其它人是否用过这个字眼。我使用这个字眼来说明：Word 不只是一个 文件定稿后的排版工具，而且是一个在写作期间就可以带来帮助的平台。 .. 何谓「在写作期间就带来帮助」？
.. 大型文件的创作过程十分繁复，又有许多琐屑细节要注意。由于写作是一种不 断修改、增删、搬移文字的过程，而科学工程类书又有许多需要交互参照（cross reference）的地方，例如 "请参考图3-2" 或 "请参考2.4 节" 或 "请参考第125 页"，但那些被参考点在写作过程中一直是变动的。这就会带来很大的麻烦， 不但影响写作思路，也大量增加后期整理时间。Word 可以解决这个问题，自 动化地为它们编号，并于它们有所变动时同步（但非实时）修正所有参照点。 .. 页次自动编号，Word 做得到吗？
.. 毫无问题。详见4.3节。
.. 两个编页系统（i,ii,iii?和1,2,3?）共存于一份文件档，可以吗？
.. 毫无问题。利用Word 提供的节（sections），n 个编页系统也做得到。详见4.3.1 节。
.. 图表自动编号，Word 做得到吗？
.. 毫无问题。"图2-1"、"表3-4" 这种东西称为标号（captions），其中的 "图" 或 "表" 称为标签（labels）。您可以自订标签，例如 "小秘诀"、"方程式"、"程序 列表" 等等。详见5.10节。
1 问答101
The Art of Word – Write and Typeset Large Scale Documents
30
.. 章节标题（heading）自动编号，Word 做得到吗？
.. 毫无问题。但Word 有些无伤大雅（可以回避）的bugs 存在。详见5.11节。 .. 脚注（footnotes）自动编号，Word 做得到吗？
.. 毫无问题。而且您可以决定脚注的显现风貌。详见5.3节。
.. 还有什么自动编号是Word 可以提供的？
.. 书签（bookmarks）。详见11.3节。书签并不是一种页面可视元素，而是排版的 一个幕后英雄。
.. 自动编号的东西一旦在文件中被移动位置，会自动重新编号吗？
.. 会自动化，但不会自动 — 需要您做一道非常简单的手续。详见9.2.2节。 .. 交互参照（cross reference）怎么做？
.. 别在文件中直接写「请参考图x-x」，应该写「请参考 | 」（ | 表示输入点）， 然后点选【插入..交互参照(R)】，再选择您想参照的东西。所有被Word 自动 编号的东西，例如图表标号（包括卷标、编号、文字、页码）、章节编号（包 括编号、文字、页码）、书签（包括文字、页码）、脚注（包括编号、页码）， 都可以被做成交互参照。被参照物一旦有任何变化，参照点也会随之改变。详 见5.12节。
.. 目录可以在写作过程中随时被看到并更新吗？
.. 可以，前提是文件的编排必须使用约定样式（styles），不能任性而为。目录可 由Word 自动化制作，但不会自动更新 — 您必须做一道非常简单的手续。详 见第7章。
.. 索引可以在写作过程中随时被看到并更新吗？
.. 可以，但是不建议。索引应该在文件全部底定之后再来考虑，详见第8章。
.. 索引很难搞吗？
.. 索引的制作需要作者协助，不可能由排版者单方完成。一般以为索引条目必须 逐一插入文件内，但Word 也提供批量作业方式，不但系统化，并有助于留下 索引制作轨迹，利于日后追踪修改。详见第8章。
1 问答101
The Art of Word – Write and Typeset Large Scale Documents
31
.. 文件各单元（例如各章）从奇数页开始，容易办到吗？
.. 简单极了。只要为每个单元设定自己的节，即可办到。详见3.4.1节。
.. 还有哪些Word 功能可以辅助写作？
.. Word 文件引导模式会在窗口左侧显示一个文件引导框，实时呈现最新目录（还 可以折合开展），有助于创作者掌控大局，详见2.3.1节。文件引导框内的章节
条目，连同先前所说由Word 自动编号的各种标号（captions）、书签（bookmarks）， 都是超级链接（11.2节），有助于创作者在创作过程中的择点跳跃。Word 宏允 许创作者发挥各种创意，写出各种功能来辅助Word，例如写出「文字转换」 批量作业功能，进行两岸用语自动转换，详见10.4.3节。
关于Word 排版概念与环境设定
.. 文字处理（word processing）和排版（typesetting）如何区分？
.. 这两个字眼在某些范围可能略有重迭。通常文字处理是指对文字本身的处理（字 型、大小、颜色、字距、行距、特殊效果?），扩大一些还可包括文字段落的 设定（段落前后间距、首字缩排、居中或靠左或靠右排列?）或图表的制作。 排版则涵盖更大范围的版式设定，例如页边、天地（详后）、页眉、页码、尾 注、目录、索引?。请参考图1-6。
.. Word 是专业排版软件吗？可独力实现一整本书的排版吗？
.. 早期的Word 排版功能或许不强（唔，我不知道），再加上其命名，往往被认 为只是一种字处理软件。但以我个人经验，至少从Word97 开始它就是一个 功能相当齐全的专业排版软件，绝对可以胜任书籍或论文的排版需求。本书从 头到脚完全以Word 完成。Word 的弱点在于其分色能力，以及页面尺寸（A3 以上恐怕就挂了）。
1 问答101
The Art of Word – Write and Typeset Large Scale Documents
32
版芯
（内文区）
页码通常在外侧。
本页为奇数页（右页），
所以页码在右。
页首 13
页尾
外边宽内边宽
天
地
图1-6 页面布局：天地、页首、页尾、页码、边宽、版芯
.. 彩色文件适合以Word 完成吗？
.. Word 的色彩模式为RGB，适合屏幕显示，因此做为彩色电子文件是很适合的。 但印刷用的色彩模式是CYMK。虽然目前的输出机可将RGB 三色转换为CMYK 四色进行印刷，但颜色较不饱和，容易出现偏差。所以Word 不适合做为印刷 用途的彩色排版。
.. 试比较各排版软件如Word, PageMaker, Publisher, Quark XPress
.. Word 以外的上述其它三个排版软件都是组页式排版，文字处理能力较弱，但 具备极强的分色能力，并可应付变化多端的版面，页面大小也比较有弹性。Word 恰好相反，文字处理能力极强（这是很大的优点，也是易用性的强大保证）， 但分色能力薄弱，而且页面尺寸稍大一些就挂了。但其宏提供二次开发能力， .. 排版是某种dirty work 吗？是某种繁琐而重复劳动的工作吗？
.. 如果猛冲猛撞，暴虎凭河，率性而为，排版绝对是件dirty work。但如果设好 各种样式，认清根本的作业方式，知道什么该做，什么先做，什么后做，什么 不做，那么排版是件轻松愉快的活儿。正规排版作业的系统性/工程性甚强， 并不需要繁琐而重复的劳动 — 这话只对具备良好素养的排版人员才成立。
1 问答101
The Art of Word – Write and Typeset Large Scale Documents
33
.. Word 的【检视(V)】菜单下有许多模式，做什么用？
.. 除了主控文件模式（2.3.6节），其余的标准、在线、整页、大纲、文件引导等 五种模式（统称检视模式，详见2.3.1~2.3.5节）均是以某种角度（方式）观察 同一份文件，可说是文件的一体多面（如图1-7）。此相当于《Design Patterns》 一书所言MVC（Model-Controller-View）范式的实现，也相当于MFC 程序设 计的Document-View 观念：Document 就是文件本身，View 就是检视模式。 大纲模式
呈现
在线模式
呈现
标准模式
呈现
整页模式
呈现
（所见即所得）
文件导引模式
呈现
图1-7 文件与检视模式的关系示意图
.. 该把一整份文件置于同一档案，或是另有其它选择？
.. 如果文件体积很大，整份文件置于单一档案会对Word 的反应速度有影响。但 目前计算机速度很快、内存基本配备很高，相当程度地允许大量内容集中于同 一个档案（p.72的脚注11有我的一些个人经验）。我个人觉得置于单一档案比 较直观而且方便。但您亦可选用主控文件模式将整份文件分散至数个档案（本 书仅在2.3.6节大略讨论主控文件模式）。
.. 是否该为了加快Word 反应速度而使用标准模式或大纲模式？
.. 标准模式、在线模式或大纲模式的确是最阳春的文件检视方式，屏幕（页面） 展示效率也因此最高。但最满足排版人或创作人需求的是 "What you see is what you get"（所见即所得），也就是整页模式（2.3.3节）。就绝大多数的文件大
小和计算机配备而言，使用整页模式应该不会令作业迟缓（p.72的脚注11有我的 一些个人经验）。
.. PDF 文件可透过导引框内的书签快速进入对应页面。Word 也可以吗？
.. 是的，Word 有相同设计，称为文件导引模式（2.3.2节）。此不仅有益阅读， 也有益写作 — 作者再不至迷失于庞大的书稿结构中。对于辅助作者深植架构 轮廓有很大的帮助。
1 问答101
The Art of Word – Write and Typeset Large Scale Documents
34
.. 长时间排版或阅读，白底文件容易使眼睛疲劳。是否有其它选择？ .. 深底色可以让眼睛舒服一些。请点选【工具..选项(O)】，再在对话框中点 选一般+蓝底白字。
.. 文字设为白色有什么后果？可藉此设定某些文字不被打印出来吗？
.. 白色白底文字不会显示于屏幕（除非您改用蓝底白字）。根据整页模式「所见 即所得」原则，它也不会被输出（于纸张、网片、PDF 文件）。但它毕竟存在， 因此如果它是索引项目或目录项目的一部分，还是会被抽取成为索引或目录， 抑或（在适当情况下）被抽取成为页首或页尾内容。
.. 我可以获得文件的统计数据吗？
.. 可以。点选【工具..字数统计(W)】即可获得各种统计数据，如图1-8。您也可 以自制宏，从Word 手上取得更多统计数据，例见10.6节。
图1-8 Word 的字数统计画面
.. Word 有不少自动进行的字符串取代功能，可否取消？
.. 可以。Word 会自动将 :) 变成..，将 :( 变成..，将==>变成..，将<==变成..， 将<=>变成..，将 (tm) 变成.，将 (c) 变成.。如果嫌这些举动过于「鸡婆」， 可点选【工具..自动校正(U)】如图1-9，取消勾选..自动取代字符串。如果不打 算全部取消，那么就从图中清单一一挑出欲取消的「取代字符串」。如果没有取 消它们，输入文字时便会出现上述的自动取代字符串，此时亦可在它们一出现时 按一次BackSpace 键令现出原形。
1 问答101
The Art of Word – Write and Typeset Large Scale Documents
35
图1-9 Word 文字自动校正与替换（例如自动替换笑脸）
.. Word 有不少自动格式化功能，可否取消？
.. 可以。Word 会自动将双引号 "xxx" 变成所谓的智慧引号 “xxx”、将括号自动 正确配对：'[' 配对 ']'，'(' 配对 ')'，'{' 配对 '}'。又自动将 "1st" 变成 "1st"。 如果嫌多此一举，可点选【工具..自动校正(A)】，再点选自动格式设定或依 照您的输入自动格式（如图1-10），勾选其中想要的，取消不想要的。这些
功能的原始构想虽然很体贴人意，但有时候确实多此一举。例如我撰写STL（一
种C++链接库）相关书籍和文章时，常为了Word 自动为我配对「正确的」括 号而头痛不已。STL 的资料区间是前闭后开区间，表现应如 [a,b,c)，如果 Word 老强迫转为 [1,2,3] 就头大了 — 我将因此总是必须回头把 ']' 改为 ')'。更不幸的是如果将这样的文件交给他人，而对方的Word 并没有取消「自 动配对正确括号」，将是灾难一场。我曾经遭受过这种困扰。
1 问答101
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图1-10 Word 文字自动格式设定（括号正确组合、智能引号?）
.. Word 的版本兼容性如何？
.. 一般公认Word 回溯兼容的能力很不错。本书所谈都是Word97 以来就有的功 能，适用于其后所有更新版本（已经过测试）。
.. Word 引导框有时候表现失常！
.. 就我的经验，您所遇的问题大概有两种。一是它没有正确抓出样式为标题1、 标题2、标题3?的文字加以显现，另一是它没有抓出「标题自动化编号」所 得的标题数字（例如 "3.2.3 节" 的那个 "3.2.3"）。前一个问题令人心脏麻痹， 幸好救心药很便宜：多展开折迭几次就会正常，后一问题是个小bug，在某种 情况下才会出现，可以回避。详见5.11节。
.. Word 自动化章节标题编号有时候表现失常，乱编！
.. 大概是因为您给它太重的负担了。更新所有功能变量（详见9.2.2节），就可以 让Word 恢复神志。
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.. 我的文件体积莫名其妙地暴涨！
.. 的确会如此。有时我确定已把24-bit 全彩位图换为16 色，档案大小却没有 减少。有时只是做了一些简单动作，体积却暴涨两倍。这是因为Word 支持所 谓的快速存档能力：许多时候当您储存档案，Word 并不把整份文件按照内容 前后次序储存一遍，而是以（如果可以的话）添加方式将某些东西附加于原档 案尾端（其中可能有对原文件内容的修改指示）。因此虽然删除（或替换）某 张图片，说不定Word 只是把新图片加进来，并对原图片做一个「逻辑删除」 动作（做上一个记号而已）。这便可以解释诡异的「不减反增」现象。如果您 确定您的作为不会造成体积暴涨，别慌，Word 迟早要还一个公道 — 也许是 在多次储存档案(S)之后。您也可以要求Word 立刻把垃圾清干净：点选另存 新檔(A)，并选择同名档案。这个动作在刚存盘完毕的文件上是无效的，因为 储存档案(S)后如果未对文件做任何修改而又点选另存新档(A)，Word 将不会 对您有任何理睬。您也可以点选【工具..选项】+储存，取消..快速储存。 .. 谈谈TEX 排版软件
最近闲时研究TEX 排版系统。老实说这套由Knuth 发明又有众多高手不断发展 和使用的软件，实非我等凡夫俗子能轻易上手。如果从头DIY，单是成功令其 正确处理中文就要大费周章；编写一份稍复杂的专业文件都得记忆一大堆命令 和符号；如果文件带有格式错误，系统给的提示信息也可能令初学者莫名其妙。
但TEX 有个重要的理念极具借鉴意义，那就是WYTIWYG：What You Think Is What You Get。TEX 并不鼓励（但也不限制）用户直接指定字型、颜色、缩排、 间距、段落格式等属性，而是希望用户专注于自己想表达的内容，通过相应的 命令说明作品的逻辑关系。用户需要告诉TEX 的是「这是一章开始」、「这 个单字应该强调」、「这里是一段诗」?，而不是告诉它「这是第3 章，应该 用黑体三号字，开头有一个双S」、「这个单字用斜体楷书9 号」、「左右缩
排各1 英寸，右边不对齐，换用小一号字型」?。这样，即使丝毫不懂排版艺 术，也可以用TEX 输出专业文件，甚至直接付印。使用Word 这一类「文字处 理」软件，如果没有专门指导，普通用户排版出来的文件可能就中看不中用， 或者根本就不堪入目。当然Word 也提供很多机制如功能变量（fields）、模板 （templates）、样式（styles）、标号（captions）等等，让用户能够更专注于 文件的结构和内容，但这部分功能似乎没有得到应有的强调。所以从一开始听 到《Word 排版艺术》的消息，我就非常期待。换个角度看，TEX 这样的系统 可以看作是将专家经验数字化，使普通用户得以共享的平台。如果能够把这种 共享以更人性化，用户体验更舒适的方式提供出来，应该可以作为Office 软件
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的一个发展方向。
.. 莫把人性化、亲和性看成是一件轻松可达的事，那其实是一个成功软件（在市 场上、在普及度上、在贡献度上）之所以成功的极关键因素。Microsoft Windows 和Microsoft Office 开发团队投注在人因工程上面的时间和人力非常惊人，这些 软件的成功自有其功能性及市场竞争手段以外的因素。我认为您所描述的TEX "What You Think Is What You Get"，在Word（或其它排版软件）正是体现在样 式（styles）身上。用户想指明「这是某一章开始」，那就选择 !章名（或标题
1）样式；想指明「这个单字应该强调」，那就指定强调粗体样式；想指明「这 里是一段诗」，那就指定 !诗体样式?。一般文件所需样式Word 都已备妥，
特殊样式（例如上述!诗体）则当然必须由用户自己定义出来。不论一般（内建） 样式或特殊样式，都可能需要调整或新设，这时候就是软件方便性和亲和性显 优势的地方。当一个软件「实非我等凡夫俗子能轻易上手」时，它的命运将落 在孤单的社群内，毕竟人类社会99.99%由凡夫俗子构成。Word 的众多功能「没 有得到应有的强调」（尤其是写作平台相关功能诸如功能变量fields、模板 templates、宏macros、标号captions、多层次大纲编号multi-level outline
numbering、交互参照cross reference、追踪修订track changes、批注comments、 书签bookmarks 等等），正是我写作《Word 排版艺术》的动机。任何软件用 户在晋升power user 层级时几乎都需要专门指导（从书籍、从文献），而TEX 用户所需的专门指导，我相信远远高于Word 用户所需要的专门指导（后者也 许只需要这本书就够了，I hope so ..）。任何一种排版软件都有其诉求，Word 之于一般以文字为主、非美工专业、非彩色印刷的需求绝对是够好而易用的， 这是本书乐意传达并证实的一点。
关于Word 排版实务
版面设定（Page Setup）与系统设定
.. 排版的第一件事是什么？
.. 言人人殊。我认为是【档案..版面设定(U)】，先确立纸张大小和边界（详见3.1 节），这就把尺寸、版芯位置、天地等等都先定了下来，然后是节的设定（详
见3.4节）以及各种样式设定（详见5.1节）。
.. 节（Sections）是什么？
.. 这是很被Word 用户忽略的一个排版概念。节（详见3.4节）用来设置一个个排 版单元，使不同的单元得以拥有不同的大局设定。您可以在独立的节中设定专
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属的编页方式、起始页次（奇页或偶页）、页首/页尾内容?，如图1-12。如
果忽略节的设定，整份文件就是单一的节。通常我会为每一文件单元（序言、
目录、致谢、第1 章、第2 章?）各设独立的节，然后便可令它们都由奇数页
开始，并令文前（正文前的序言、目录、致谢等等）采用罗马编页，正文由数
字1 开始采用阿拉伯编页。
.. 范本（Templates）是什么？.dot 是什么
.. 模板（templates）又称样式库，是一群样式的集合，并包含版面设定（纸张、 边宽、页首和页尾位置、天地?等等）。一旦开始新文件，您可以加载某个范
本（详见5.2节），这便获得其中所有的样式设定，便可将这些样式套用于文件
身上。范本的扩展名是.dot。
"模板" 和 "样式库" 两个字眼，前者出现在【格式..样式库(G)】中，后者出
现在开启旧文件对话框下方的档案类型清单内。当然，还有其它出现场所。
.. normal.dot 是什么？
.. 扩展名为 .dot 者便是模板（样式库）。Word 用户的所有作为，其影响范围可 分三个层次：(1) 文件自身，(2) 相同范本所衍生的所有文件，(3) 所有Word
文件。如果您的样式（或宏）储存于normal.dot 中，便属于第三类。Word
一被执行便会加载normal.dot，将其中的设定雨露均沾于所有后继被开启的任
何文件（详见5.2.3节）。
Normal.dot Normal.dot
template1.dot template1.dot template2.dot template2.dot template3.dot template3.dot template4.dot template4.dot
doc1.doc doc1.doc doc2.doc doc2.doc doc3.doc doc3.doc
模板 / 样式库
文件
图1-11 宏和样式可储存于 (1)文件 (2)范本 (3) normal.dot
.. 页眉是什么？页首、页尾是什么？天地是什么？
.. 页眉是页首和页尾的合称，这是惯用语。页首是指版芯以上部分，通常用来放 置章名或节名或页码。页尾是指版芯以下部分；有人喜欢把页码放在页尾外侧。
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天地是排版术语，天意指页首以上的留白，地意指页尾以下的留白。通常天大
于地视觉效果比较好。如果天地（留白）太小，会予人不舒服的拥挤感。请参
考图1-6。繁体版Word 并无页眉这一称呼，简体版Word 所说的页眉则是繁体 版所说的页尾。
.. 可否让每一章（或说每一单元）一定从奇数页开始？
.. 可以。只需为每一单元设定独立的节，并令它从奇数页开始即可（详见3.4.1节）。 如此一来，假设前一单元结束于p.31，下一单元将从p.33 开始，虽然您不会在 Word 文件中看到空白页p.32，但打印机的确会输出一张空白页，Word 预览列 印也会出现一张空白页，PDF Distiller 输出的PDF 文件也会有一张空白页夹在 p.31 和p.33 之间。
.. 页码会自动流水排列吗，即使任意安插或删除页面？
.. 可以。Word 随时为每一页面自动重排页码，完全无需用户操心。
.. 文前是指什么？正文（内文）是指什么？文后是指什么？
.. 文前、正文和文后都是排版术语。通常第一章以前的篇幅（可能包括扉页、序 言、目录、前言、致谢）称为文前，各章称为正文，附录、索引等称为文后。 31
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11
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5
3
1
...
1-3 是序言
独立设一节5-14 是目录
独立设一节
15-19是致谢
独立设一节
21起是第1章
独立设一节
第一章之前惯称为「文前」
图1-12 节（sections）示意图
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.. 对文前采i,ii,iii?编页，对正文和文后采1,2,3?编页，可以吗？
.. 是的，可以。几乎所有书籍都如此做。Word 可对文前和正文采取不同的编页 方式 — 只要您为各单元设定独立的节（详见3.4节）。
.. 如何以单张A4 纸打印两页，对折后打钉成为一本小书？
.. 您的意思是希望在一张纸上单面打印两页（或双面打印四页），对折后于对折 处打钉成为一本小书，那么在Word 之中该如何排列文件页次，是吗？这个问 题有点类似先前说过的「落版」（但比印刷上的落版单纯多了）。可在Word2002+ 中点选【档案..版面设定】+边界，在页数 / 多页(M)栏目中选择书籍对页： 那么当打印一份8 页文件时，1,8 页、2,7 页、3,6 页、4,5 页会被打印于同一张 纸上，如下：
1 8 7 2 3 6 5 4
如果再安排双页打印，使1,8 页和2,7 页打印于同一张纸的两面，那么上述页 面将全部塞入两张纸中，再往中间一折一订，就是一本小册子了..
注意，Word97 和
Word2000 并没有这
项功能
选择书籍对页
英文版是Pages。此
处翻译稍嫌僵化。
译为「页面处理」
可能容易理解些。
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文字与段落（Texts & Paragraphs）
.. 格式（Formats）是什么？
.. "格式" 是很普通的用词，即使Word 也在不同场合用上这个字眼。通常Word 所说的格式是指对文字字型、段落、定位点、框线、图文框、编号方式的设定。 .. 样式（Styles）是什么？
.. 样式是某种「特定身份的文字」的呈现风格。文件中特定身份的文字（例如大 标题、小标题、内文、程序代码、图、表?）必然需要特定的呈现风格（包括字 型、字体大小、字距、行距、颜色、前后段距离?）并在整份文件中一以贯之。 Word 允许用户将这样的设定储存起来并赋予名称（详见5.1.1节），将来即可 快速套用于文字身上；配合快速键使用更是方便（详见5.1.4节）。样式是排版 的最根本要素，Word 提供的许多自动化功能，例如目录和索引的收集（详见 第7、8两章），都必须透过样式来完成。有了样式，排版不再是一字一句一行 一段的辛苦爬梳，而是大块山水地泼洒（再加上少量细部微调）。
↑原始内容
↑分别套用标题2 样式和内文样式后，呈现的风貌
.. 好看的样式如何设计？
.. 「好看」是主观意识。不过相同文化下的审美眼光不会相差太远。我认为好看 主要在于视觉舒服，舒服主要在于协调：空间协调、字体协调（详见2.4节）。 值得注意的是，我的惯用版式10 年来从没变过，但读者很喜欢。这或许可以
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给争妍斗艳、非来点奇怪不可的年轻排版者一些省思。当然我也同意，不同的 产品（for 计算机、for 文艺、for 广告、for 宗教、for 哲学?）有不同的诉求。 .. 有内建样式（Built-in Styles）可用吗？
.. 有，但通常不适用于您（否则就不必排版了），您必须修改其中设定。每个样 式都有字型、段落、定位点、框线、语言、图文框、编号方式等7 种设定，见
5.1节。
.. 那么内建样式有何价值？
.. 内建样式（详见5.1.3节）极有价值也极重要。虽然其中设定多半不适合用户， 需动手修改，但内建样式的名称却是Word 进行高阶排版作业时的依据。举例 来说，Word 会收集样式为标题1~标题9 的文字内容，组成目录，并以目录1~ 目录9 样式表现多达9 层的目录。Word 也会收集文件内的索引项目，并以索 引1~索引9 样式表现多达9 层的索引。诸如此类的应用，不胜枚举。
.. 我已自订许多样式，现在才知道内建样式的好处，如何补救？
.. 意思是您不想烦琐地逐一将您的自订样式的设定抄录到内建样式中，是吗？有 一个办法，就是令内建样式继承您的自订样式，也就是令前者的根据样式为后 者。假设您已设计了一个!大标样式，现令标题2 样式继承之：
图1-13 令A 样式继承B 样式
注意：点选【格式..样式(S)】所得的对话框内，不一样会出现所有内建样式。
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您还必须点选所有样式才行：
图1-14 列出所有样式（含内建样式）
.. 可以删除内建样式吗？
.. 可以在您自己的模板（.dot）中删除之，但恐怕不会带来任何好处。
.. 如何使用别人建好的样式？
.. 要不就拿其.dot 来用（据以产生一份新文件），要不就拿其.doc 来用（删除其 内文字），要不就运用【工具..模板与加载宏(I)】的管理组合。详见5.2.5节。 .. 文字段落的缩排和定位点总是令我困惑！
.. 关键在于标尺上那两个三角型 + 一个四方形： 。上方的倒
三角型称为首行缩排，下方的正三角型称为首行凸排，最下方的四方块称为左 边缩排。您试着操作它，看看对文字排列带来的影响，比我在这里口角春风要 好。
.. 我可以看到Word 为文件所加的分隔符吗？
.. 可以。工具列上有一个 （显示/隐藏）钮，可以切换观察不可见的控制符号 如分行、分页、分栏、分节等符号。
.. 目录（Table of Contents）可由Word 自动制作吗？
.. 可以自动化，但无法自动。用户可要求Word 抓取数种样式的文字，做成层次
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目录（详见7.1节）。本书目录就是以这种方法完成。
.. 章目录可由Word 自动制作吗？
.. 有些书籍会贴心地在各章之前增加一份章目录，对该章提纲锲领一番。制作章 目录可以是自动化行为，但无法自动。本书就有章目录，7.5节有一些经验谈。 .. 索引（Indexes）可以由Word 自动制作吗？
.. 可以自动化，但无法自动。用户可逐一或批量设定所谓的索引项目（一种Word 功能变量），再以简单的动作要求Word 建立带层次的索引（详见第8章）。索 引可以是中文（按笔划多寡排列），也可以是英文（按a,b,c,d?排列），完全 视索引项目而定。本书索引就是以这种方法完成。
.. 功能变量（Fields）是什么？
.. Word 可被视为由「核心」和「外壳」构成；外壳时时向核心下命令。Word 核 心接受许多VBA 指令（详见10.3.1节）。当我们操作Word，种种操作就相当 于向核心下达指令（甚至可以把各操作所下达的指令记录起来，成为宏（详 见10.1.1节）。Word 核心对VBA 指令或宏所做的反应，有时直接呈现于萤 幕，有时将运算结果填入某些「空间」。这些空间以编程（programming）术 语而言就是变量（variables, fields），Word 称之为功能变量。例如，用户在页 首或页尾所设的页码，就是个功能变量：Word 重新组页后会将每一页的编码 填入功能变量Page（详见9.3.1节）。
凡Word 为用户所做的自动化工作，诸如页码、目录、索引、文件统计、标号、 交互参照?，都需借助功能变量来完成。试着双击页首或页尾，您会发现其中 有灰色字块，那就是功能变量（的内容显现）：
这些灰色文字块（功能变量）可由用户设定外观：可以是选取时显示、自动显 示、或无：
这是一个
功能变量
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图片（Figures）
.. 图片如何进入文件之中？
.. 两种方式：【插入..物件(O)】和【插入..图片(P)】。前者把图片当做对象对 待，并区分为嵌入和连结两种形式。后者有5 种来源：
.. 嵌入（Embedded）和连结（Linked）是怎么回事？
.. 嵌入是将对象或图片整个放进文件内，连结则还放进其它线索（详见6.3节）。 Word 相关文献上对这两种情况下的压缩和更新有一些描述，但我的实验显示 出不同的结果。详见6.10节。
.. 图片无法随着文字移动，怎么办！
.. 只要将图片和文字「锁」在一起，就会随着文字的移动而移动，不会再有「文 图分离」的尴尬。详见6.9节。
.. 我无法精准定位图片！
.. 图片分为「类字符图」和「浮贴图」两种，关系到图片的位置、加框、加阴影
的作法。首先您应该彻底了解这两种图的不同。详见6.9节。
.. 可否裁剪过大的图？将来可复原吗？
.. 两者的答案都是yes。详见6.4节。
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.. 过多的图片会不会急速膨胀文件的体积，拖垮Word 的速度？
.. 非常有可能，尤其是全彩位图（bitmap）。因此请慎选图片格式。如果是点
阵图，应慎选色彩的多寡 — 屏幕截图（screen hardcopy）通常只需256 色或16 色即有良好表现。本书所用屏幕截图除了极少数例外，都是16 色位图（但 操作上需要一些小小注意，详见6.2节）。
.. Word 会对图片自动进行压缩吗？
.. 如果是位图就会！Word 2000+比Word97 的压缩能力更强得多。详见6.10节。 .. 可以制作图目录（Table of Figures）吗？
.. 只要图的标号（Captions）是以【插入..标号(C)】的方式完成，就可以轻松做 出图目录。详见7.6节。
表格（Tables）
.. 文字可以很方便地被转化为表格吗？反之如何？
.. 两者的答案都是yes。详见5.7节。
.. 我可以让表格的表头跨页重复吗？
.. 非常简单。圈选表头，然后点选【表格..跨页标题重复(H)】即可。
.. 可以制作「非方阵、非对称」的表格吗？
.. 非常简单。Word 提供极强大的表格制作能力，而且几乎以鼠标便可完成。详 见5.7.4节。
.. 可以制作「表格目录」吗？
.. 只要表格的标号（Captions）是以【插入..标号(C)】的方式完成，就可以轻松 做出表格目录。详见7.6节。
关于Word 程序可控性
.. 宏（Macros）是什么？
.. 从程序的角度来说，宏是「一些VBA 指令」的集合。从另一个意义来说，
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宏是「吾人操作Word」的行为集。事实上，Word 用户的各种操作本来就是 「对Word 核心下达VBA 指令」。
.. 宏可以做些什么事？
.. 超乎一般想象！本书举了三个实例：(1) 两岸术语转换(2) 为程序代码加行号 (3) 列出文件所用字型，详见10.4节~10.6节。宏是一般用户和超级用户（Power Users）的分水岭。宏还可以用来写病毒（练功可以，千万别害人害己）。 .. 如何制作宏？
.. 可录制而得，也可以撰写VBA 程序而得（详见10.1.1节）。
.. 宏如何启动？可制成按钮便利使用吗？
.. 宏完成后可透过【工具..宏(M)..宏(M)】+执行(R)启动执行。更方便
的作法是将它制成一个按钮，置于Word 工具列上（详见10.1.4节）。
.. 我写了个宏，换一台计算机后却消失了！
.. 您把宏储存在什么地方？文件之中？文件所属的范本（.dot）之中？normal.dot 之中？如果是后两者，您得将相关的.dot 拷贝到另一台计算机，宏才会出现。 （详见10.1.3节）
.. VBA（Visual Basic Application）是什么？
.. 一种语言，几乎就是VB（Visual Basic）的翻版。VBA 是 Microsoft Office 软 体的可程序接口（Programming Interface）。只要理解VBA 语法及为数众多的 Word 对象，便可以写VBA 程序来操控Word。
.. VBA 很重要吗？
.. 取决于您想做什么事。当Word 提供的现成能力无法满足您的需求，而您又希 望解决某些dirty works（例如稍早说的两岸术语转换、为程序代码加行号等等）， 恐怕VBA 是惟一系望。对具备对象导向编程经验的人来说，VBA 很容易上手， 只需认识Word 对象模型即可对Word 进行程序操控。但对从无编程经验的人 来说，VBA 有相当程度的困难。
.. Word 对象模型（Object Model）又是什么？
.. Word 是一个以对象导向（Object Oriented）概念建立起来的软件。其核心以物
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件（objects）的形式开放出来，不仅供给其外壳程序（也就是您所看到的「那 个Word 程序」）使用，也供应给终端用户（End Users）使用。这些物件形成 一个阶层体系（hierarchy），其中包罗万象，有Application, ActiveDocument, Selection, Ranges/Range, Styles/Style, Paragraphs/Paragraph, Words,
Characters, Sentences, Fonts/Font, Templates/Template?。每一个
对象又有自己的properties（属性）和methods（动作）。光会VBA 并无法对 Word 写程序，还必须熟悉上述这些Word 对象才行。这整个体系便是所谓的 Word 对象模型。
关于Word 电子文件
.. 有人使用Word 电子文件来传布文件吗？
.. 不能说没有，尤其在公司或组织内部。因为Word 不但提供电子文件基本应有 的功能（密码、统计数据、书签、超级链接），还有很好的团队合作模式，包括 批注、追踪修订，很适合用来发展需要集体协作的文件。但是，文件定案之后 通常不会以Word 格式发布出去，一来它没有压缩（虽然它对其内的位图有 压缩），二来它并非可携式，保不准在什么计算机环境上会稍微走样。通常最后 对外发布时会选择可携式文件格式如PDF（第12章）。第11章对Word 电子文 件有详细介绍。
.. 书签（Bookmarks）是什么？如何插入文件内？
.. 就像真实世界一样，书签是文件内的一个定点，可从其它地点直接跳过去。点 选【插入..书签(K)】即可在当前输入点完成插入书签的动作。详见11.3节。 .. 超级链接（Hyperlinks）是什么？如何插入文件内？
.. 超级链接的功能近似书签，但跳跃的对象是URL（Universal Resource Locator）：
可能是个网址，可能是个电子邮箱。点选【插入..超级链接(I)】即可在当前输入 点完成插入超级链接的动作。详见11.2节。
.. 批注（Comments）是什么？如何插入文件内？
.. 批注是团队合作过程中，文件检阅者所下的意见。点选【插入..批注(M)】即 可在当前输入点完成插入批注的动作。详见11.4节。
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.. 追踪修订（Track Changes）是什么？
.. 顾名思义，就是追踪「文件的修改」。【工具..追踪修订(T)】和【工具..选
项(O)】+追踪修订都是相关操作。详见11.5节。
.. Word 是否支持多人协作？是否提供「各种修订的历史记录」？
.. Word 多人协作功能详见11.4节「批注」、11.5节「追踪修订」和11.6节「电子 文件的保护」。Word 并未提供「各种修订的历史记录」，但提供了不同文件
之间的比对功能，详见图11-11。
关于PDF 可携式文件
.. PDF 是什么？
.. 可携式文件格式；全名Portable Document Format。「可携式」意指该文件在不 同平台上有着完全相同的表现（屏幕呈现）。PDF 是Adobe 公司的Acrobat 应 用软件的文件格式，具有基本的压缩和保护（密码）能力。
.. PDF 文件该如何展示？如何阅读？
.. PDF Reader（阅读器）可用以阅读PDF 文件；那是Adobe 公司的软件产品， 可自 免费下载。
.. PDF 文件如何制作？
.. 可使用PDFWriter（12.5节）或PDFDistiller（12.6节）将其它格式的文件转为PDF。 .. PDFWriter 是什么？
.. PDFWriter 是一个打印机驱动程序；以软件仿真打印机，将输入数据（某种文 件）转换为PDF 格式后输出为一个档案。
.. PDF Distiller 是什么？
.. Distiller（蒸馏器）也是一个打印机驱动程序，用以拦截其它软件的打印机输出， 转而输出为PDF 文件档。用户一旦安装此软件，Word 便多出一个 "Acrobat Distiller" 打印机可选（完全就像HP 或Epson 或其它实体打印机一样）。只要 选择了它，所有打印输出便流往PDF Distiller 并转而产生一份PDF 文件档（详 见12.6节）。
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.. Adobe Acrobat 是什么？
.. Acrobat（特技演员..）是Adobe 公司出品的软件，用来编辑PDF 文件。它可 以以页为单位来增删文件内容、设定页码、制作书签和缩图。虽然Acrobat 也 允许修改页内的文件内容，但它毕竟不是字处理软件，也不是排版软件，这
方面功能较弱。详见12.7节。
.. 透过Adobe Distiller 产出PDF 文件，其形貌是否与原件相同？
.. 按理想应该保持完全不变。但现实情况很难说，毕竟软件是人写的，人难免犯 错，臭虫难免会有。就我个人经验，就发生过意外，详见12.6.7节。
.. PDF Reader 或Adobe Acrobat 的导引框内的书签如何设定？
.. 所谓导引框，其中列出书签，可带来超级链接效果，通常被用来做为文件的目录 使用，类似Word 的文件引导模式。我们可以手动制作书签，亦可使用PDFMaker 自动化抽取某种Word 样式（的文字内容）做成书签。详见12.8节。
.. PDF 是可携式文件，馈给网片输出机直接制版最好了。可以吗？
.. 只要输出机支持PDF 格式，就可以。
本书所有版式与样式细节
也许您对本书所使用的字型、版式、样式、图片感兴趣。以下列出所有细目。 细目名称细目说明
字型新细明体、细明体、华康隶书体、华康粗圆体、
华康中黑体、华康粗黑体、
Arial、Arial Black、Book Antiqua、Courier
New、Lucida Console、Lucida Sans、Lucida
Handwriting、Times New Roman
以下字型也用到，但只在表2-3和表2-4做为展示：
Cataneo BT、Comic Sans MS、Footlight MT、
Light、Verdana、华康仿宋体、华康行书体、标
楷体、华康POP1 体、华康中楷体、华康勘亭流、
华康粗明体、华康综艺体、华康俪粗黑
本书用到的
所有字型，
乃以宏取
得。宏码
见VBA10-21
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细目名称细目说明
纸张大小185 * 230 mm（大18 开） 版
面
设
定
边界上2.3cm, 下1.4cm, 左3.25cm, 右3.25cm, 装订边
0cm, 与页缘距离：页首0.95cm, 页尾0.6cm
屏幕截图
hardcopy
除极少数外，都是16 色位图（bitmap）。
需调整【桌面..内容..外观】之窗口标题栏为纯色，
并且不使用渐层，才能在16 色模式下获得好效果。
向量图所有卡通画都是从Microsoft Office 所附之
"Microsoft 多媒体艺廊3.0" 取得
两张例外，
手绘扫描
目录四个目录：
(1) 章节（五层）、(2) 图、(3) 表、(4) VBA
制作方式
如第7章
索引三层、双栏制作方式
如第8章
节每个单元一个节。
其中某些「与前一节同」，另一些不同。
页首设定左右页不同。页码均在外侧。
右页内侧为大标（标题2）名，左页内侧为章名。
页尾设定左右页不同。英文书名在外侧。
项目符号使用 ..、..、..、.. 四种符号
宏四个：
(1) 两岸用语转换
(2) 为程序代码加行号
(3) 搜寻所有字型（并可找出特定字型出没处）
(4) 列出所有样式的文字叙述（用于表1-2）
本书所用
标号标签
图、表、VBA 三者皆自订
表1-1 本书各种组成描述
1 问答101
The Art of Word – Write and Typeset Large Scale Documents
53
※ 以下两种样式类型， 表示段落样式，a 表示字符样式。由于写作本书之前我已有 许多惯用的自订样式（名称都带有前缀字!），也已设定好快速键，因此多半让内建 样式继承既有之自订样式，如此一来便可免除一大堆重设工作。
类型样式名称细目说明
内文字型: (中文) 细明体, (英文)Times New Roman,
9.5 点, (中文) Chinese (Taiwan), (其它) English
(United States), 字符比例 100%, 左右对齐, 行距
最小行高 16 pt, 间距 之前 4 pt 与后段距离 8
pt, 本文, 避头尾, 自动换行, 溢出符号, 自动加
空白于中英文字间, 自动加空白于中文与数字间,
字型对齐方式: 罗马
套用于全书
内文身上
!自定内文
Alt+c
内文有快速键
!章名
Alt+m
!大标 + 字型: 24 点, 字符比例 120%, 靠右, 间 距 与后段距离 30 pt
章名
有快速键
标题1 !章名 + 缩排: 凸排 0.5 cm, 与下段同页, 层级 1, 大纲编号
用于章名
第1 层标题
!大标
Alt+1
内文 + 字型: (中文) 华康粗圆体, (英文)Footlight MT Light, 14 点, 扩充 0.4 pt, 字符比例 110%, 间 距 之前 6 pt 与后段距离 3 pt
大标题.
有快速键
标题2 !大标 + 缩排: 凸排 1 cm, 与下段同页, 层级 2, 大纲编号
第2 层标题
!中标
Alt+2
内文 + 字型: (中文) 华康粗圆体, (英文)Footlight MT Light, 12 点, 扩充 0.4 pt, 字符比例 110%, 间 距 之前 10 pt 与后段距离 2 pt
中标题.
有快速键
标题3 !中标 + 缩排: 凸排 1.5 cm, 与下段同页, 层级 3, 大纲编号
第3 层标题
!小标
Alt+3
内文 + 字型: (中文) 华康中黑体, (英文)Footlight MT Light, 10 点, 扩充 0.4 pt, 字符比例 110%, 间 距 之前 3 pt
小标题
有快速键
标题4 !小标 + 间距 之前 6 pt 与后段距离 4 pt, 与下 段同页, 层级 4
第4 层标题
标题5 !自定内文 + 字型: (中文) 新细明体, 缩排: 凸 排 0.5 cm, 间距 之前 1 pt 与后段距离 1 pt, 与 下段同页, 层级 5
Q/A 提问.
第5 层标题
表示会自动编号
1 问答101
The Art of Word – Write and Typeset Large Scale Documents 54
类型样式名称细目说明
!目录每行内文 + 行距 最小行高 10 pt, 间距 之前 2 pt 与 后段距离 2 pt
目录1 !目录每行 + 字型: (中文) 华康中黑体, 10.5 点, 间距 之前 6 pt, 图样:10%, 自动更新
第1 层目录
搭配标题1
目录2 !目录每行 + (中文) (不拟校对), (其它) (不拟校 对), 缩排: 左边0.5 cm, 定位点... 11.98 cm 靠
右 ?, 自动更新
第2 层目录
搭配标题2
目录3 !目录每行 + (中文) (不拟校对), (其它) (不拟校 对), 缩排: 左边 1 cm, 定位点... 11.98 cm 靠
右 ?, 自动更新
第3 层目录
搭配标题3
目录4 !目录每行 + 字型: 9 点, (中文) (不拟校对), (其 他) (不拟校对), 缩排: 左边 1.5 cm, 定位点...
11.98 cm 靠右 ?, 自动更新
第4 层目录
搭配标题4
目录5 内文 + 字型: 9 点, (中文) (不拟校对), (其它) (不 拟校对), 缩排: 左边 1.5 cm, 行距 最小行高
10 pt, 间距 之前 2 pt 与后段距离 2 pt, 定位点... 11.98 cm 靠右 ?, 自动更新
第5 层目录
搭配标题5
!索引文字内文 + 字型: 8.5 点, 行距 最小行高 11 pt 索引1 !索引文字 + 缩排: 凸排1.0, 间距 之前 2 pt 与 后段距离 0 pt, 自动更新
搭配
第1 层索引
索引2 !索引文字 + 缩排: 左边 0.3 cm, 凸排0.7, 间距 之前 0 pt 与后段距离 0 pt, 自动更新
搭配
第2 层索引
索引3 !索引文字 + 缩排: 左边 0.6 cm, 凸排 0.4, 间距
之前 0 pt 与后段距离 0 pt, 自动更新
搭配
第3 层索引
!表格前置
样式
内文 + 行距 最小行高 12 pt, 间距 之前 3 pt
与后段距离 3 pt
用以设定表
格的row 高
a 预设段落
字型
下段样式的字型 +
a 脚注引用预设段落字型 + 字型: (英文) Arial Black, 11 点, 上标, 蓝色
位于内文中
的编号
脚注文本内文 + 字型: 9 点, 行距 最小行高 12 pt, 间距 之前 0 pt 与后段距离 0 pt
位于页末的
文字
和p.253的问题有关
粗壮字+蓝色，以求醒目
1 问答101
The Art of Word – Write and Typeset Large Scale Documents 55
类型样式名称细目说明
a 尾注
参照
脚注引用位于内文中
的编号
尾注
文字
脚注文本位于章末的
文字
a 超级链接预设段落字型 + 字型: (英文)Times New Roman,
9.5 点, 不加底线, 蓝色
带超级链接者
a 已查阅的
超级链接
超级链接, 紫色带超级链接者
标号内文 + 置中, 间距 之前 0 pt 与后段距离 4 pt a !程序代码
alt-L
内文 + 字型: (英文)Courier New, 9 点, 缩排: 左边 0.3 cm, 行距 最小行高 11 pt, 间距 之前 0 pt 与后段距离 0 pt
有快速键
a !变数
alt-v
预设段落字型 + 字型: (中文) 细明体, ( 英 文)Courier New, 9 点, 自动
例：
var1
a !类别
alt-x
!变量 + 字型: (英文)Lucida Console
（本书用之于10.3节Word 对象名称）
例：
Styles
a !术语
alt-z
!变量 + 字型: (英文)Arial, 9 点
（本书用之于10.3节properties 名称）
例：
Count
a !书名
alt-p
!殊词 + 字型: (英文)Book Antiqua, 9.5 点, 斜体例： Art of Word
!条列
alt-b
!自定内文 + 缩排: 左边 0 cm 凸排 0.5 cm, 间 距 之前 1 pt 与后段, 第一行 0 cm, 取消编号 a !按钮
alt-shift-z
预设段落字型 + 字型: 9 点, 图样:25%, 框 线:(阴影实心单线, 灰 50%, 1/2 pt 线段粗细) 例：请点选
确定
a !组件
alt-shift-q
预设段落字型 + 字型: 9.5 点, 图样:20% (自动 前景, 白色 背景), 框线:(无框线)
例： 请在属
性页的清单
(L):任选一项
a !对话框
alt-shift-s
预设段落字型 + 字型: 9.5 点, 图样:清除 (深蓝
色), 框线:(实心单线, 灰 25%, 1 pt 线段粗细)
例： 请点选
开启旧档
对话框
日后才指定编号
1 问答101
The Art of Word – Write and Typeset Large Scale Documents 56
类型样式名称细目说明
a !功能变量
alt-=
预设段落字型 + 字型: (英文)Lucida Sans, 9 点例：StyleRef 是功能变量
a !高亮
alt-4
预设段落字型 + 字型: (中文) 华康中黑体, 9.5
点, 蓝色
例：Word 是
个排版软件
a !样式名称
alt-shift-0
预设段落字型 + 字型: (中文) 华康隶书体, (英
文)Lucida Sans, 10 点, 紧缩 0.3 pt, 图样:12.5%
例：!自订内
文是个样式
a !页签
alt-shift-w
预设段落字型 + 字型: 9.5 点, 框线:(阴影点, 灰
50%, 3/4 pt 线段粗细)
例：请点选
大纲编号
a !word 指令
alt-7
预设段落字型 + 字型: (中文) 华康粗黑体, 灰
50%
例： 交互参
照是很棒的
写作辅佐
表1-2 本书版面设定与样式细目
The Art of Word – Write and Typeset Large Scale Documents
57
The Art of Word – Write and Typeset Large Scale Documents
58
2. 总论...............................................................................................................59
2.1. 排版，被个人计算机完全取代的行业............................................................... 59
2.2. 个人出版思潮................................................................................................... 67
2.3. 排版基本概念................................................................................................... 68
2.3.1. 最佳作业模式.......................................................................................... 70
2.3.2. 文件引导模式.......................................................................................... 71
2.3.3. 整页模式.................................................................................................. 72
2.3.4. 大纲模式.................................................................................................. 74
2.3.5. 在线模式.................................................................................................. 76
2.3.6. 主控文件模式.......................................................................................... 77
2.3.7. 细说页面元素.......................................................................................... 79
2.3.8. 细说排版要件.......................................................................................... 83
2.3.9. 心得偶拾.................................................................................................. 84
2.4. 版面美学之我见............................................................................................... 88
2.4.1. 字寸、字距、行距.................................................................................. 88
2.4.2. 字型、色彩不要过于丰富...................................................................... 89
2.4.3. 斜体中文字的杀伤力.............................................................................. 90
2.4.4. 中英文字型的调和搭配.......................................................................... 91
2.4.5. 图片的大小.............................................................................................. 92
2.4.6. 不要每一页都出血.................................................................................. 92
2.1 排版，被个人计算机完全取代的行业
The Art of Word – Write and Typeset Large Scale Documents
59
2
2. 总论
2.1. 排版，被个人计算机完全取代的行业
我的第三文书中心经验（1984-1985）
1984-1985 我在金门服役。当时在后勤支持指挥部担任幕僚，兼管金防部第三文书 中心。这是一个任务繁重的单位，每天有大批公文，各式各样的签呈、命令、日 报表、季报表、月报表?，从防区上上下下各单位涌入这里。重要文件交付打字， 一般文件交付缮写。
我们有6 名打字兵，每人操作一台中文打字机。还有4-5 名缮写兵，每人操作一 枝钢针笔和一块钢板。不论打字或缮写，都作用在一种蓝色腊纸上：打字机铅字 的重力锤击，或钢针笔的用力刮勒，可以除掉腊纸上的腊。这样的腊纸上了油墨 之后，便能让油墨从去了腊的字迹中渗透过去，沾染在白报纸上，成为一份份油 印品。
那时的中文打字机，是占据整个标准铁壳办公桌面的庞然大物。桌面上有一大盘 一大盘铅字，桌上竖立的纸夹夹着铅字分布表，供新手学习或老手参考，也夹着 等待被打字的公文稿。操作员先以左手将「铅字镊」（一整套重机具，包括轴承、
连杆、滚轮等等）沿着水平面移到适当的字盘上方，再以右手操作「铅字镊」， 像敲键盘似地（动作大10 倍，要动用掌长肌、桡侧屈腕肌、尺侧屈腕肌、伸指肌、 外展拇长肌、尺侧伸腕肌、肱二头肌、三角肌，和肩胛力量1），兔起鹄落，以铅 字一上一下的重击力敲掉腊纸上的腊。铅字镊的移动、铅字的拣选起落，以及敲 击点的逐次移动，由一整套机械装置连动着。如果委印内容是陌生的格式（这种 1 总之就是整支手臂啦。
2 总论
The Art of Word – Write and Typeset Large Scale Documents
60
情况不常见，公文长相经常千篇一律），还得先用钢针笔在腊纸上划出新表格。 熟练这样一套中文打字设备，以及铅字的排列，需要相当不短的训练时间。即使 是熟手，平均也得大约3 秒才能敲出一个中文字。所以打字兵通常从三年义务役 员额中挑选（当时的一般义务役期是二年，但有特殊的三年役期。中奖与否完全 看手气）。
至于缮写兵，那就更辛苦了。每人每天不停地写、写、写。字迹不但必须保持端 正秀丽，而且还要入木三分，才不会因为括痕过轻而影响油墨的渗透。眼睛也得 一直盯着深蓝色微微反光的腊纸。一天工作下来，每一名缮写兵的内缩拇肌（大 姆指和食指用力并拢后手背拱起的一小块肌肉）和眼睛的负担可想而知。
我在第三文书中心的所见所闻，反映当时粗糙的排版、制版、油印2的境况：机器 成本昂贵、人力成本昂贵、学习成本昂贵、质量一般般、弹性与应变力极低。 我的90s 年代出书经验（1991-1995）
1991 我完成第一本着作《虚拟内存》，而后5 年又陆续完成近10 本作品。每 一次书稿完成，我便要求进驻出版公司，花两三天的时间和排版人员长相左右。 那时的作业方式是，由排版人员依循出版公司的一贯风格，以计算机进行一个段落 一个段落的文字处理3，然后以激光打印机输出到铜版纸（效果才会好），再由美 工人员以剪刀剪出一段段文字，胶黏在特殊方格纸的适当位置，上覆透明腊纸， 再交给我（作者）校对。虽然校对前的所有动作都不是我的责任范围，
有时候还是必须向工作人员献个殷勤，以示感谢与体贴。如果校对有所
得，理直气壮在透明腊纸上以红笔圈点即可。怕就怕在对版式不甚满意， 或临时想增减内容。这时候就得有看晚娘面孔的心理准备。偶而献个咖
啡茶点对于改善紧张关系不无帮助。
经过这样往往返返，成品是大约10 公分高的一迭纸（单面黏贴）。接下来进入照 2 这里是指一般人可能接触的（非精密）油印。适用于学校试卷、补习班讲义、部会 公文、团体名单清册?等等。
3 那时候的排版软件功能不足，一小段一小段的文字处理尚可承受，真枪实弹的排版 就难以胜任了。
2.1 排版，被个人计算机完全取代的行业
The Art of Word – Write and Typeset Large Scale Documents
61
相制版。照相质量（包括人、光线、器具）会影响制版质量，也就连带影响印刷 质量，不过那不是我管得到的范围了。
俱往矣！
不论是前述哪一个阶段，所有工作份量估计如今以一台PC、一套适当的排版软件、 一个员额的兵力，全部搞定。首先，十指运行的打字速度比起刻钢板，速度快n 倍，比起中文铅打，速度也快n 倍。其次，任何文件若有任何格式上的变化，现 今排版软件都可以轻松应付。现今排版软件可以不耗用一张纸，在计算机屏幕上直 接呈现最终完稿结果。电子文件，甚至可以连接输出机，直接制版。
当桌上计算机和桌上排版软件的价格愈来愈便宜，功能愈来愈强，排版这一行业日 益被扫到历史的一角。如今除了大型文件的排版还倚赖行业人士，任何人都可以 在浅浅学习诸如Word 之类的易上手软件后，不假他人就在自己的办公室或教室完 成一份份精美的小型报告。甚至小学生都可以完成10-20 页图文并茂的作业。
但是99% 的Word 用户只把Word 当做「文字处理器」（word-processor）来使用， 没有认识到它处理大型文件的正规排版能力，更没有认识到Word 做为一个文件创 作平台对创作者带来多大的方便。这些高阶操作（相对于低阶的文字处理）并不 困难，概念也颇为简单。一般人的不理解只因为缺乏教育资源，缺乏足够的好书， 完整讲述Word 做为排版软件与创作平台的能力。一旦这部分的学习资源被开发出 来，人人可以花2~3 天的时间释放手上那个文字处理器的能量，使它升级为专业 排版软件。
自动化、计算机化、技术密集化、个人化，是必然要走的排版趋势。任何个人没有 办法抗拒历史潮流。瓦特发明蒸汽机，引爆工业革命，虽然造成许多工人失业， 但时代巨轮无可改变，咱们也不必妇人之仁地想要为此常驻旧世界。工业革命对 全人类的价值，毕竟远超过当年工人失业连带而来的动荡。计算器的发明引爆了 信息革命，现在谁又能够想象没有计算机的日子该怎么过？同样道理，排版这一行 业，一定会因为个人计算机的极度普及，以及平价易操作之排版软件的极度盛行， 而衰落4（这种情况事实上已经发生了）。当每一个人能够按自我意志完成自己的 4 排版行业「完全」消失是必不至于的。社会分工日益精密，当然存在对大型文件排 版有所需求，但没时间或没意愿实际操作排版的人。
2 总论
The Art of Word – Write and Typeset Large Scale Documents
62
大型文件的最终形貌，节省下来的协调与往返、乃至生命的折损，肯定远大于学 习排版软件的成本（当然首先这人有大型文件的排版需求）。
也许本书能够为「将排版行业推往生命尽头更近一点儿」以及「人人可随心所欲 完成自己的文件」尽一丁点儿力。果真如此，我将感到骄傲。
我的21 世纪出版作业模式（2003-date）
我是一个信息教育工作者，每年完成大量的大型文件（书籍和长文章）。目前， 当我进行创作或翻译工作时，我的工作方式是，先以Word 设好我喜欢的版面设定 和各种样式5，做成模板，然后在这样的「空壳」（详见下页）中创作或翻译每一 本书籍（或文章）。有了文件引导模式所提供的大纲提示和快速定位协助（图2-1）， 以及图表标号的自动编列与更新（5.10节），以及随着文件的进行与变动而自动修 正参考点的交互参照（5.12节），创作一事，竟从原本「白了少年头」的繁琐，变 成了只需关心创作内涵的一种愉快过程。各种繁琐问题，像是文前6的i, ii, iii 编页 与正文的1, 2, 3 编页（3.4.2节）、页首放置章节名称与页码（第4章）、内文形貌 （第5章）、图表形貌（5.7节、5.8节、第6章）、各章奇数页起头（3.4.1节）、目 录自动化生成（第7章）、索引自动化生成（第8章）?，都不必再费心神。创作
过程中我所看到的，就是读者最终看到的形貌。
一旦创作完毕，书籍或文章已经完全按我的意思排版妥当。此时可操作Acrobat 将 Word 文件转制为PDF 文件（并自动制作书签），然后将Word 文件和PDF 文件7 传送给出版公司，直接制版/输出网片，交付印刷厂。
下面便是我所使用的「壳」。此处呈现的是Word 预览打印画面。实际写作时， 只要将内容填入即可。
5 这些样式既然是自己喜欢的，也就不会频繁改变。事实上这么多年来我没有改变过 我的书籍的版式风格，而这一点又深受读者的喜爱。
6 文前是指第一章之前（目录、前言之类），文后是指最后一章之后（附录、索引之 类），其余的就是正文。这在第一章 "问答101" 中介绍过。
7 有些制版厂接受PDF 文件（这是最完美的结局），那就不需另附Word 文件。有些 制版厂只接受Word 文件，而由于Word 文件在不同机器上可能会有一点点字距上的偏 移（见p.331），造成版面可能会有一点点跑位，此时最好附上PDF 文件供校对参考。
2.1 排版，被个人计算机完全取代的行业
The Art of Word – Write and Typeset Large Scale Documents
63
↑空壳第一页
2 总论
The Art of Word – Write and Typeset Large Scale Documents
64
↑注意，前图的 "自序" 目前只一页，但本图的目录仍从奇数页（右页）开始。中间 一张空白。目录由章名和大中小标题自动化构成，随时可以轻松更新（详见7.3节）。
2.1 排版，被个人计算机完全取代的行业
The Art of Word – Write and Typeset Large Scale Documents
65
↑此前的奇数页页首内侧是章名，本图（第一章）起相同位置放的则是大标题。此前采 用罗马数字编页，第一章起采用阿拉伯数字编页。
2 总论
The Art of Word – Write and Typeset Large Scale Documents
66
↑奇数页页首内侧放置大标题，偶数页页首内侧放置章名。
↑索引目前空白。只要用户设好索引项目（8.1.1节），Word 便可自动完成索引。
2.2 个人出版思潮
The Art of Word – Write and Typeset Large Scale Documents
67
2.2. 个人出版思潮
我曾经有过一篇文章，谈到对个人出版的排版理念。这篇文章发表于2002/03 的台 北《Run!PC》杂志和同期的北京《程序员》杂志，摘录于下：
有些作者会将书稿排版妥当（酬劳另计），这对出版社很省事。我曾经提过一个
论点：要想成为最优秀的作家，必须学会排版。听起来很荒谬，好像要学者弯腰 处理柴米油盐。但我认为，最优秀的作家一定关心最后成品，最后成品的可读性 和版面脱离不了关系。能够将版面操弄到让作者称心如意的，除了作者自己，还 有谁？第一流画家要不要关心画布材质、颜料成份、两者作用后产生的渲染或收 敛效果？乃至装裱水平？第一流舞蹈家要不要关心舞台布置、灯光效果？第一流 演奏家要不要关心现场音效、乐器摆设位置？
写作生涯的前数年，我不懂排版，也「不屑」把时间花在上面。1995 年我经历了 一次惨痛教训，决定学习排版，结果受用无穷。回顾过去与排版人员之间的沟通 和拉锯，彷佛一种生命折磨。至今我的所有书籍都由我自己排版，并且无心插柳 地成就个人版面风格（很多人喜欢我的书籍版式）。
我相信至今还有很多人对于「自己的书自己排版」这种论调嗤之以鼻，甚至讥为 傻瓜：『写作才是正务，内容决定一切，排版算什么？』唔，侯捷绝不是第一个 傻瓜，也不是最大的傻瓜 — Donald Knuth，ACM Turing Award8 1974 得主，为 了让他的书《The Art of Computer Programming》达到他所满意的版面，在写作过程 中搁下一切「正务」，开发出TEX 排版软件，并成为学术界公认的排版标准格式 与工具。
「个人出版」这个字眼也许不很洽当，因为个人所能够做的，还没到制版+印刷这 一关。但是出版之前的所有完稿工作，也就是产品的最后形貌，都已经可以（并 且轻易地）在个人排版作业下全部完成。由此再往出版的最后一关走，道路既不 遥远也不崎岖。如果突破传统观念，把电子平台的发表视为出版的一种（所谓电 子出版），那么从个人排版到个人出版，真的就是零距离了。
个人出版的时代来临，意味任何人都可以自己的意志打造自己的产品。任何时候 8 Turing Award，图灵奖，计算器界的诺贝尔奖（Nobel Prize）。
2 总论
The Art of Word – Write and Typeset Large Scale Documents
68
皆可进行，任何地点皆可进行。您的出版品有没有被阅读的价值，那是一回事儿， 您能够按自己的意志完成自己的作品，才是「个人出版思潮」的重点。
2.3. 排版基本概念
相对于简单的文字处理，以及兴之所至涂涂抹抹的随性，排版是一个高度组织化 与结构化的工作。换句话说，如果您没有按照排版软件的要求，事先（或过程中） 设定必要的样式，您就不能享受许多自动化功能：自动产生图表标号（编号）、 自动产生目录、自动产生索引、自动产生文件引导、自动切换页码形式、自动更 换页眉内容?。
以下，我要介绍一些基本观念，和一些大局视野。
何谓专业排版
我个人简单地认为，能够方便地让用户完成图0-2的所有文件组成和图0-3的所有 页面元素，斯可谓专业排版。
就强项领域而言，专业排版软件还有所划分。例如可区分为擅长彩色印刷（如 PageMaker, Publisher）或适合单色灰阶印刷（如Word），组页排版（较不方便， 如PageMaker 或Publisher）和页面能力高强者（较方便，如Word），以及是否允 许用户撰写宏更进一步操控软件功能（如TEX、Word）。
何谓可携式电子文件
我个人简单地认为，所有可播放或显示、储存于电子设备、由电子媒介传递的文 件，都是电子文件。至于可携式（portable）的意思则是，文件形貌在任何设备上 都不变形，保持绝对一致。Word 文件无法达到可移植性，PDF 文件可以。后者的全 名是Portable Document Format（可携式文件格式）。
何谓样式
样式是Word 排版工程的灵魂（其它排版软件也是如此，称谓或许不同）。Word 的每一项自动化工程，都根据用户事先规划的样式完成。所谓样式，就是用以呈 现特定页面元素（扉页、题献、内文、页眉、大标、中标、小标、章名、图说、 脚注、目录、索引）的一组格式（字型、字距、行距、特殊效果、对齐方式、缩 凸位置?）。例如：
2.3 排版基本概念
The Art of Word – Write and Typeset Large Scale Documents
69
上述之原始内容套用标题2 样式和内文样式后，呈现的形貌如下：
上例的内文样式设计如下（详见5.1节）：
每个样式必须拥有一个专属名称。此前所说的Word 自动化工程便是根据特定（亦 允许用户指定）的样式名称进行。例如Word 可抽取样式名称为标题1、标题2、 标题3?的文字做为目录（第7章），亦可抽取功能变量XE（indeX Entry，索引项 目）所在页码，做成以索引1、索引2?样式为形貌依据的索引（第8章）。5.1节 详细说明如何设定样式。
2 总论
The Art of Word – Write and Typeset Large Scale Documents
70
何谓创作平台
我个人简单地认为，凡是能够在文件创作过程中，为创作者减少琐屑工作，使创 作者的心力尽可能完全集中于「创作」这件事上，这样就是一个创作平台。所谓 琐屑工作包括章节和图表的自动编号，目录和索引的自动化，页首页尾的内容变 化，内文之间的彼此交互参照?等等。
2.3.1. 最佳作业模式
下面是我个人认为最棒的Word 排版作业模式，用于文件创作或排版都很理想。以 下所称的文件引导模式、整页模式和大纲模式?等等都是所谓的检视模式，是文 件的某种表述形式，是同一份文件以不同角度解读所得的不同画面9。
图2-1 文件引导框 + 整页模式：Word 最佳作业模式
9 「一份实体、多个观察角度」在软件技术上就是所谓的Document-View（文件-视图） 观念。这在MFC programming 中十分出名。Word 是不是以MFC（Microsoft Foundation Classes）写出来的？唔，我不知道。
文件引导框
整页模式
检视模式切换钮
2.3 排版基本概念
The Art of Word – Write and Typeset Large Scale Documents
71
图2-1左为文件引导框，右为整页模式窗口。点选左框中的任何标题便可使右窗之 光标（键盘输入点）移至对应的内文位置。左框大小可调整，如果标题过长，会 自动延伸（如上图左框之白色条状延伸）。右窗口亦可设为大纲模式（图2-3）或 在线模式（图2-5），它们之间的切换可使用【检视..整页模式(P)】、【检视..
大纲模式(O)】或【检视..在线模式(E)】进行之，更简便的办法是以图2-1左下角 之小按钮进行切换。
图2-1左侧文件引导框之开启与关闭，可由【检视..文件引导模式(D)】完成，亦 可直接于框中按鼠标右键，并以图2-2快捷菜单的文件引导模式(D)关闭之。引 导框中的标题可折迭：标题前的符号 + 表示可开展，标题前的符号 - 表示可收 合。引导框的大小可经由鼠标的拉动而改变。
图2-2 文件引导框的右键（快捷）菜单
2.3.2. 文件引导模式
这个模式主要就是带出上一节图中的左框（文件引导框）。这种模式的开启、关 闭、和呈现，请见上一节说明。
这种模式最棒的特点就是，藉由引导框的阶层式标题，创作者或排版者（乃至于 阅读者）可对整份文件取得一目了然的效果。阶层式标题由标题1、标题2、标题 3?等样式名称10组成，可收合亦可开展，操作极为方便。每一个标题（不论第几 10 这些都是内建标题。用户亦可自定标题名称取代之。详见5.1节。
2 总论
The Art of Word – Write and Typeset Large Scale Documents
72
层）都有超级链接（hyper-link）效果：点选标题便可直接进入右窗口的内文对应位 置，进行创作或编辑。这种便利性简直是为老虎加上一副翅膀！
文件引导框本身无法编辑，它只是文件的另一种呈现。任何编辑动作均需于稍后 介绍的整页模式或大纲模式中进行。右窗口增减任何标题1、标题2、标题3?样 式，均会自动而立即地反映于引导框中。
但偶而有时候引导框会「突槌」（有程序设计经验的人都能够理解这一点..）： 它无法实时反应文件的变化。这时请不要怀疑你自己，请怀疑Word！将引导框收 合开展一两次，多半就能让它从浑浑噩噩中醒来。
一般情况下我们可以拉动文件滚动条最上方的「小方块」，形成上下各有滚动条的两 个子窗口，因而可以展现同一份文件的两个不同部位。这在某些时候是很有用的。 但如果使用文件引导模式，就无法使用上述分裂窗口，因为「小方块」不见了。
2.3.3. 整页模式
关于整页模式之开启、呈现、关闭（切换至其它模式），请见图2-1及其说明。如 果当时也处于文件引导模式中（带出了引导框），那么整页模式就出现于右窗口， 否则就出现于全窗口。
整页模式最棒的特点是，忠实呈现所有页面元素（扉页、题献、序言、目录、前 言、正文、页眉、页码、附录、参考文献、书目、索引）于制版和印刷时的实际 表现。想当然尔这会耗用大量计算机运算。以往硬设备不足，专家有时候会建议 您选择性地使用其它检视模式来进行编辑。如今速度问题已经罕见11，因此我建 议完全在整页模式下进行所有工作。
文件引导框 + 整页模式 = 创作者的好帮手
创作虽是一种艺术，其过程却是个反复修改的大工程。便是诗圣杜甫也要「为求 一诗成，捻断三茎须」。诗求精简，所以字字推敲；长文件（书籍、论文）规模 11 以我个人经验为例，在Windows98 + Word97 + 512MB RAM + Intel Centrino CPU (1200 MHz) + 30GB HardDisk 的环境下，使用整页模式操作高达60MB 的电子文件，速 度还是可以的。
2.3 排版基本概念
The Art of Word – Write and Typeset Large Scale Documents
73
庞大，创作过程中也需要不断调整架构，修改细节，往往返返，敲敲打打。
文件引导框可以让创作者对「大纲（标题）与内文」有最直接的连结。整页模式 则可以让创作者对文件的成品模样有最直接的感受。这些都将反馈至创作过程， 影响创作。换言之，文件引导模式+整页模式（加上往后将介绍的5.11节大纲与样 式的层次连结、5.10节图表标号、5.12节交互参照?等功能）使得Word 不只是文 件的排版工具而已，更成为一个良好的文件创作平台。书籍、论文、大型文书报 告的作者，如果能够善用这样的助力，不单单自己可以轻松掌控成品形貌，更可 以让创作过程更顺畅。我自己便是这样的实践者和受惠者。
这便引出了两个疑问：
Q1：创作者未曾采用如此「先进」的写作平台，会不会影响日后排版？
A1：不会。旧石器时代的情况是，供稿者以plain text（无任何格式化的文字）完 成全部文稿，那么排版的所有责任落在排版者身上（见下一问答）。新石器时代 的情况是，供稿者懂一点点排版，也许会设定某些（非正规/非内建的12）样式， 也许漫无章法地对某些文字做一些文书处理（例如对某种特定身份的文字使用特 定字型和特定大小）。这种漫无章法的行为不但无益，反而可能对日后的排版作 业造成伤害。这些设定日后被排版者的样式覆盖上去，多半统统不见了，所以先 前的工作无益，但字符（字符）的某些设定，即使在正式排版作业中被样式覆盖， 仍有可能保留下来（视Word 版本不同而异），这就使得排版者的批量作业受到妨 碍，必须在许多地方一一微调。这是唯一可能因为「一开始的胡乱设定」而「妨 碍排版效率」的地方。
将近12 年的写译历程中，近来有些书籍我采取合译模式：合译者先将整本书籍初 译/粗译给我，再由我接手。有些合译者会在初译稿中加上某些文字格式处理，给 我带来如上所说的麻烦。因此后来我总要求他们交plain text。当然，合译者先对 初译稿做出一点点视觉效果，对其工作的进行也有帮助，这一点我能理解。
Q2：排版者是否可以不理会本节所说的「正规作业」，仍能做出好成品？
12 所谓正规（内建）样式，是指「Word 内部已经对它们设定了很好的整组互动机能」 的样式，例如标题1~标题9、目录1~目录9、索引1~索引9、内文?，详见5.1.3节。
2 总论
The Art of Word – Write and Typeset Large Scale Documents
74
A2：一个不懂样式的排版者，不可能做大型文件（动辄两三百页）的排版工作！ 如果排版者会使用样式，但所学不精，没能取正规样式名称，而且也不知道这些 所谓「正规（内建）样式」的功效，其实只需花三两天时间理解Word 正规排版， 很容易就可以把自己从游击队提升为正规军。先前以dirty work 完成的产品也可以
轻松修改过来。
我曾经是我自己口中那种学艺不精 — 非指质量，而是过程 — 的排版者。我不 知道如何让Word 为我自动化产生目录、产生索引，我不知道如何调整页首上的章 节名称、转换编页数字系统、产生图表编号和各种交互参照。所以我纯手工完成 目录和索引、硬撬硬掰页首上的章节名称、把书籍拆成文前、正文两个档案分别 给予i,ii,iii?罗马编页和1,2,3?阿拉伯编页，再拆出一个档案做双栏索引。是的， 所有事情当然都可以绕个弯解决（work around），但苦工做了不少。
不过，写得出这本书的我，如今当然已在华山之巅 ..
2.3.4. 大纲模式
关于大纲模式之开启、呈现、关闭（切换至其它模式），请见图2-1及其说明。如 果当时也处于文件引导模式中（带出了引导框），那么大纲模式就出现于右窗口， 否则就出现于全窗口。
图2-3左为文件引导框，右为大纲模式窗口。点选左框的标题便可使右窗口之光标 （键盘输入点）移至对应的内文位置（但大纲模式下的内文往往只是一些简单条 列）。右窗口亦可设为整页模式（图2-1）或在线模式（图2-5）。
大纲模式的特点是，可呈现长文件的大纲，并方便进行大纲编修（别忘了，引导 框虽也呈现大纲/标题，但不允许编修）。然而大纲模式的这种方便性未必就比得 上整页模式+快速键（5.1.4节），因为在大纲模式中藉由点选以下工具列： 而决定标题层级，未必见得比「按快速键以决定使用哪一层标题」来得方便。 大纲模式会自动显现一个大纲工具列如上。您在图2-3右窗口键入文字，便可点选 大纲工具列所提供的按钮，控制该文字成为哪一层标题，或令它成为内文。请注 意上图的大纲工具列倒数第三个按钮被按下了，意思是「每一段只显示首行」。 倒数第二个按钮也被按下了，意思是「将格式显示出来」，也就是将样式上的设 定（诸如字型、大小、字距、行距?等等）显示出来。于是形成了图2-3画面。
2.3 排版基本概念
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75
图2-3 文件引导框 + 大纲模式
进入主控文件模式
显示格式
只显示首行（常用）
显示全部（罕用）
显示至标题1?显示至标题7
折迭（将所选标题收合 — 如果可以的话）
扩充（将所选标题展开 — 如果可以的话）
下移（如下说明，移动方向相反）
上移（将所选标题在内文中向上搬移。可于文件引导框中立即看到效果） 降为本文（本文之预设样式为内文）
降级（例如标题1 降为标题2）
升级（例如标题2 升为标题1）
图2-4 Word97 大纲工具列，细部说明
大纲模式
文件引导框
检视模式切换钮
大纲工具列
2 总论
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大纲模式的另一个特色是，用户可以非常方便而快速地搬移或删除整个大区段， 这是因为一条大纲（一个标题）就代表其下所有次大纲（次标题）及内容。因此 搬移或删除时只需对大纲（标题）做动作即可，不需像在整页模式中那样必须先 圈选整个操作范围13。
这些操作细节以文字一一说明，是件事倍功半的辛苦差事，读者也看得很辛苦。 您直接在计算机上操作一遍，比千言万语还好。
2.3.5. 在线模式
关于在线模式之开启、呈现、关闭（切换至其它模式），请见图2-1及其说明。如 果当时也处于文件引导模式中（带出了引导框），那么在线模式就出现于右窗口， 否则就出现于全窗口。
或许您已经知道，Word 可将DOC 档案改储存为 HTML 档案（只要用户点选【文件 案..另存新檔(A)】，再选择档案类型为 "HTML Document" 即可）。虽然无法100% 转换 — 毕竟Word DOC 格式所涵盖的范围还是比HTML 大得多 — 但对用户而 言还是提供了很好的便利性。而一旦用户将DOC 文件转存为HTML 格式，Word 便自动转换至在线模式。此模式主要用以仿真浏览器画面，俾使开发者身历实境。 所以在线模式不供应标尺、不分页（也就没有页首、页尾、页码）、文件内容随 着窗口大小的调整而自动转折；其它特征和整页模式差不多。
由于不分页，也就节省了许多运算，Word 的反应速度会快得多。但一如先前说过， 以目前的计算机设备和一般大型文件的体积而言，图2-1的整页模式并不会比这里所 说的在线模式慢到哪里去。
13 如果操作范围很大，超过一页，圈选动作有可能带来一点小麻烦 — 尤其当您的电 脑+屏幕的速度非常快时..
2.3 排版基本概念
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图2-5 文件引导框+ 在线模式
2.3.6. 主控文件模式
关于主控文件模式之开启、呈现、关闭（切换至其它模式），请见图2-1及其说明。 主控文件模式在Word2000 中有着远比Word97 方便的操作性。所以这个主题我特 别以Word2000 示范；其Online-Help 对于主控文件模式有良好而完善的说明，这 里只言简意赅地给您一个大局观。
图2-6是Word2000 的大纲工具列，其中进入主控文件模式按钮（含）左侧与Word97 的布局相同，右侧则是比Word97 大纲工具列多出来的7 个按钮。
供主控模式使用
建立子文件
进入主控文件模式
图2-6 Word2000 的大纲工具列。右侧7 个按钮给主控模式使用
在线模式
2 总论
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图2-7 文件引导框+主控文件模式（in Word2000）
首先我将一份既有文件加载Word2000，点选【检视..大纲模式(O)】再点选大纲 工具列中的进入主控文件模式，或直接点选【检视..主控文件模式(D)】。接下 来将这份文件的引导框折迭如图2-7，以便对大纲/标题一目了然。右窗口也将因 此对应折迭得十分清爽干净。我打算将这份文件的11 个单元（样式为标题1 者） 做成子文件，于是将鼠标光标移到每一标题身上，再选按图2-6的建立子文件。 此时图2-7右窗口的标题左侧多出一个小小的文件图示。
逐一完成所有建立子文件动作后，点选【档案..储存档案(S)】或【档案..另存新 檔(A)】，于是Word 储存主控文件和所有子文件。其中主控文件的名称沿用目前 操作中的这份文件名称（除非刚才点选的是【档案..另存新檔(A)】），子文件名 称则分别是各个标题1 文字，如图2-8。
但是，原文件（现在成了主控文件）内容并未被Word 储存到各个子文件中（Word 没那么聪明），我必须亲手一一搬移那些内容 ..。
主控文件模式
画面和大纲模式同
文件图示
专用按钮
2.3 排版基本概念
The Art of Word – Write and Typeset Large Scale Documents
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图2-8 被主控文件模式储存起来的主控文件和子文件
再一次强调，我个人认为，文件引导框+整页模式（图2-1）是Word 最佳写作平 台和排版平台，适用于绝大多数情况。
2.3.7. 细说页面元素
构成大型文件页面上的所有东西，本书称之为页面元素。这些元素也就是排版过 程中必须制造出来的东西。
下面表2-1是各种页面元素的称谓及概略说明。所有称谓都以Word Online Help 为 准，画面请参考图0-3和图1-6。以下「说明」栏中的效果都可以在Word 文件中 做出来。
2 总论
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页面元素本书
页次
说明
注：以下各效果都可以在Word 文件中制造出来
纸张大小95 如果文件只为少量传布，例如硕博士毕业论文，或小规模的学
术论文发表，以雷射（或喷墨）打印机输出，再送到影印店影 印、装订、加封面，大约也就可以了。这种情况下，台湾通常 选择A4 纸张（210*297mm），欧美通常选择letter-size 纸张
（216*279mm）。市面上各型打印机都接受这两种常见纸张。 Word 之中的纸张设定非常简单：点选【档案..版面设定(U)】 后再点选纸张大小。
如果文件打算大量传布（例如书籍），就需经过制版手续，再 以印刷机输出，并由装订厂装订。这种情况下需要精确知道书 籍成品的尺寸。计算器书籍近年来的国际惯用尺寸是185*
230mm，台湾也很习惯这个大小（俗称大18 开）；大陆传统
使用182*257mm，近年来也颇能接受上述国际尺寸。
纸张大小最好先问清楚并设定好。万一设错了也来得及在任何 时候修改，并不影响整个版面风格。
版芯96 文件四周一定需要留白，满满的文字多难看！内文（含图片） 出没区便是所谓的版芯。版芯是否包含页眉则是言人人殊。本 书中我视版芯为「不包括页眉」之内文区域。
页眉98 有人把页首和页尾合称为页眉。但繁体版Word 并不使用页眉 这一名称。本书如果出现页眉，代表「页首+页尾」。
天地图1-6 页首以上区域至页缘，排版/印刷业称之为天。页尾以下区域 至页缘，排版/印刷业称之为地。
页首
header
98 版芯上方的一小块区域。通常用来放置页码和章节名称。常见 的安排方式是左页页首内侧放置章名，右页页首内侧放置大标 （大节）名。左右页页首之外侧均放置页码。也有人喜欢将页 码安排在页尾。
页尾
footer
98 版芯下方的一小块区域。有时其外侧（右页右侧和左页左侧） 被用来放置页码。有些人（例如我）喜欢利用这个区域放置书 名（字体宜小），让每一页所带信息更完整；想想看，如果有 一天您发现您从图书馆影印来的书页非常重要，却不知道它们 来自哪一本书，启不令人顿足！
页码
page
number
109 方便统计页数和查找的编号；大型文件一定要有页码。书籍统 统使用1,2,3,4?流水编号，这是国际习惯。"x-x 页"（第x 章第 x 页）的编页方式通常只在书籍以外的场合使用，但是台湾电 脑出版界却特立独行，非常令我感到迷惑！
2.3 排版基本概念
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页面元素本书
页次
说明
注：以下各效果都可以在Word 文件中制造出来
书籍通常包含两种编页形式：正文（第一章起）页码使用阿拉 伯数字1,2,3?，文前（版权页、扉页、序言、目录、前言、致 谢）页码使用罗马数字i,ii,iii?。版权页、扉页通常不显示页码， 甚至不编页码。各章首页通常也不显示页码，但我并不欣赏这 一点 — 同样是为了信息的完整性。
节14
section
此非一般
所谓"章节"
的那个"节"
99 把一整份文件区分为二（或三或四或五）的一种逻辑切割，可 以影响「原本会被连续运用、逐页运用」的页面元素，例如页 首设定、页尾设定、页码编号、脚注号码。
可以想见，若要让一本书（置于同一份文件内）同时存在罗马 数字和阿拉伯数字两种编页系统，只要将文前和正文切割为两 个不同的节，就可以办到。如果要让各章脚注的编号都从1 开 始，只要将各章切割为不同的节，也就可以办到。
文前图
1-12
通常是指版权页+扉页+序言+目录+前言+致谢。
版权页和扉页要不要计算页码？不一定，都可以。
正文第一章起的所有内容（但也有人称附录、索引为文后） 文后有人称附录+索引为文后。通常沿续正文继续流水页码。 扉页
titlepage
封面的下一页，有著书名、作者名的那一页。版式设计上并无 殊异于一般的「章」，若需特殊字型只要个别调整即可。
题献「献给我亲爱的某某」之类的话所在的那一页。版式设计上并 无殊异于一般的「章」，若需特殊字型只要个别调整即可。
版权页上有版权声明、出版公司名称、字数统计、刷次记录、印量记 录?等等的那一页。可能被放在扉页之后，也可能被放在书籍 最后。版式设计上并无殊异于一般的「章」，若需特殊字型只 要个别调整即可（因内容甚少，似乎无需杀鸡用牛刀地为它设 计专属样式）。
序言、
前言等等
版式设计上并无殊异于一般的「章」，若需特殊字型只要个别 调整即可。
目录
table
of content
第7章目录的制作从来不是问题：文件完成后，将所有章节名称抄出 来，再抄出对应的页码，便可整理为目录。但这种人工可归类 为dirty work！运用特定的样式名称，Word 可为我们自动化生 成目录。而且可以随时生成、一再生成，以顺应创作过程中一 再的变化。
14 此节非彼 "节"（章节的"节"）
2 总论
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页面元素本书
页次
说明
注：以下各效果都可以在Word 文件中制造出来
标题
heading
5.1.3
节
也就是章名和大中小节名称。只要您针对这些名称使用Word 内建的标题1~标题9 样式，Word 就可以自动化抽取它们的文 字和所在页码，做成目录。也可以指定Word 抽取标题1~标题 9 以外的样式做成目录。
章,chapter 由章名、大中小节、段落、图、表?构成。见各元素之介绍。 内文/
段落
paragraph
文件的主体内容。您可以根据不同的内文属性（例如一般性文 字段落、程序代码、特别说明?等等），为它们设置不同的呈现 风貌（亦即为它们设置不同的样式）。
脚注
footnote
5.3节内文中某些不适合直接置放（以免影响阅读流畅）的额外说明。 因位置的不同而有页尾和章末两种，前者称为脚注，后者称为 尾注（Endnote）。科技文件通常采用脚注（页尾），文艺
类书通常采用尾注（章末）。它们的编号可以分章归零，
也可以一路流水到底（和前述的节的设定有关）。15←这就是
一个脚注。
a←这就是一个章末附注。
图文框5.9节可摆放于任意位置（甚至版芯之外）的文字框。 ←本栏左边就有一个图文框。
图片
figure
5.8节图片内容可以是各种格式（bmp, jpg, gif,?）。有多种手法可以
插入文件内，对文件大小的影响各异。可透过【插入..标号 (C)】
由Word 自动化设定、排列、更新图片编号。图片位置可有多
种选择。本栏左侧就有一张图片。
表格
table
5.7节您可以先画表格再填内容，也可以先写好文字内容再转换为表
格。后者一点都不麻烦。可透过【插入..标号 (C)】由Word
自动化设定、排列、更新表格编号。
标号
caption
5.10节版芯内的页面元素如图片、表格，其编号可由Word 自动维护，
包括赋予初值、更新重排（以反应页面元素的添加或删除），
称为标号。例如 "图片3-2" 或 "表格2-1" 等等。自动化标号
对创作过程有非常大的帮助。另一个对创作过程带来极大帮助
的是交互参照，见表2-2。
标签
label
5.10节"图片3-2" 或 "表格2-1" 中的 "图片" 或 "表格"，称为卷标。
Word 允许用户自定卷标，例如 "小秘诀1-1"。
15 您现在所见的就是一个（页尾）脚注。其编号为 '15'，以脚注引用呈现，其内容（本 处文字）以脚注文本呈现。
这就是
图文框
2.3 排版基本概念
The Art of Word – Write and Typeset Large Scale Documents
83
参考文献
reference,
bibliography
可视为一章，版式上并无特别之处。若需特殊字型或格式，个
别调整（或做出一个样式来用）即可。
附录
appendix
可视为一章，版式上并无特别之处。
索引
index
第8章索引的制作似乎是Word 的罩门。「无法制作索引」也成为「Word
不是专业排版软件」的证据。然而误解皆因不了解，Word 完
全可以为您自动化生成索引，而且相当方便。当然，没有任何
人或任何软件有心灵感应，能够知道您想做出什么样的索引。
您必须下命令给Word，它才能为您服务。告诉Word 将 "xxx" 抽
取为索引是一件非常简单的事。如果您想为10,000 个语汇做索
引，您就得下达10,000 个命令（还有其它办法吗..）。幸运的
是这10,000 个命令可以整批下达，好极了！
表2-1 细说页面元素
2.3.8. 细说排版要件
上一节的Word 页面元素，几乎都有对应且同名的Word 排版要件。另有不可见的 排版要件，列举于下。所有称谓都以Word Online Help 为准。
排版要件本书
页次
说明
注：以下各效果都可以在Word 文件中制造出来
版面设定
page setup
95 纸张大小、边界（关系到版芯、页首、页尾的位置）、奇偶页
配置，合称为版面设定。作用范围可设在一个节之内。
分隔符
breaks
图3-8 有分行（lines）、分页（pages）、分栏（columns）、分节（sections） 四种符号。分节符有多种选择，见图3-8。
格式
format
115 这本是一个平常的称谓。Word 用它来表示字型、段落、定位
点、框线、语言、图文框、编号方式等七种设定。
样式
style
5.1节Word 允许用户为一整群文字设定格式（见上）。样式是Word
排版的基础，也是其灵魂。少了样式不成其为排版。视作用对
象之不同，有两种不同的样式：用以设定整个段落者，称为段
落样式，用以设定段落内某一群文字者，称为字符样式。
快速键
hot key
5.1.4
节
久久才使用一次的样式，其施行步骤即使慢条斯理亦无妨。常
需用到的样式则最好搭配快速键，才能发挥疾如风火的排版速
度。毕竟鼠标的单键神功，永远比不上键盘上的十指齐发。
2 总论
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84
排版要件本书
页次
说明
注：以下各效果都可以在Word 文件中制造出来
范本
template
5.2 又称为样式库，顾名思义就是「样式的仓库」，是把设定好的
一群样式以扩展名.dot 储存起来。一旦如此，当Word 用户开
新档案时，Word 会列出所有模板（样式库）供选择。不过，
只有【档案..开新档案(N)】才会提供这样的选择机会，如果点
选的是工具列上的 图示（代表「开新档案」），不会有
此一问，将采用Word 内建的normal.dot（其内容可能被修改）。
功能变量
field
第9章一种像编程语言（programming language）中的变数（variables,
fields）之类的东西。事实上英文版Word 所用字眼就是 "field"。
Word 的许多自动化功能少不了它。
索引项目
index entry
8.1.1
节
一种功能变量（见上），名为XE，意指indeX Entry。【插入
..索引及目录(D)】再加上一些后续动作，便可将整份文件中所
有XE 功能变量收集妥当，安排出一份漂亮的索引。再也不需
要dirty works 了！
交互参照
cross
reference
5.12节文件创作过程中，常为了内容的反复变动，导致如「请参考2.3
节」或「请参考第23 页」或「请参考图5-3」之类的参照无法
固定下来。这个困扰可交给交互参照解决，对创作过程有极大
帮助。参照的对象可以是文件中的（几乎）任何东西。另一个
对创作过程带来极大帮助的是标号，见表2-1。
表2-2 细说排版要件
2.3.9. 心得偶拾
下面是我多年来的计算器书籍排版心得。许多看法见仁见智，纯粹提供给您参考。 一致性有多重要？
一致性当然很重要，使得整份文件的标题有一致的长相、段落有一致的长相、表 格有一致的长相、页首页尾有一致的长相、版面布局有一致的长相。
但是一致性并非是「必须死守不变」的东西。在肉眼不易察觉，或可察觉但无碍 观瞻的情况下，为了版面安排的方便，可以便宜行事。
我的看法是，区域一致性重于全体一致性。某一页的段距和行距比其它页稍微挤 一点点，读者根本察觉不出来，就算察觉出来了也不会在意。只要您是有原因地 做这类调整，例如为了挤进一张图或一个表格，以求该页布局更加美好，just do it！
2.3 排版基本概念
The Art of Word – Write and Typeset Large Scale Documents
85
多年以来，我翻译英文书籍的原则是：页页对译。一方面为了让内容与原书保持 几近相同的位置（页次），方便不同语种版本的读者在网络上讨论或比对（这在
计算器领域是常有的事），一方面为了保留原书索引（我的翻译理念是保留相当 程度的专业术语，因此英文索引原物照用，没有问题）。
要能够做到页页对译，排版必须完全掌握在自己手里，才不会在事后的沟通往返 上折损生命。如果某一页的中译结果比英文原页篇幅少一点点，没有关系，留白 可以做为将来笔记眉批之用，读者也很欢迎。万一中译结果比英文原页篇幅多一 点点，那就比较麻烦。遇此情况，我最常用的手法是将该页每一段落的行距缩小0.5 pt。不够的话，段距上下各少1pt。还不够的话，手段再霹雳一些，将缩小点数再 加大一些，直到英文版一页内容真能够塞进中文版一页为止。
0.5pt? 1pt? 2pts? 这?这么少有用吗？唔，一页是由多行多段构成的，集腋成裘， 或许就可以让原本挤出页外的东西再塞回来 ..
有时候我会为中译本加上一些译注，这就可能比较大幅地增加中译本篇幅，不再 是上述1~2 个pts 微调能够解决。此时再怎么东挪东移也不够，多出来的只好被挤 到下一页去。下一页东榨一点西榨一点，下下一页也如法泡制，顶多两三页也就 完全追补回来。这可能会造成原书索引的一小部分失真，只好睁一眼闭一眼了。 现在我来对于局部一致性做个实验。您现在所看到的这整个框框，其行距其实比 其它页少0.5pt，段落前后距各比其它页少1pt。看得出来吗？您不会是鹰眼吧..。 这样一来我便空出了0.5*20(行)+1*5(段)*2(上下) = 20pts 空间，本页便因此额外多 挤进了一行文字。
文件（document）与档案（files）
一整份文件放进一个 .doc 檔好呢？还是分章放进个别的 .doc 档比较好？
如果单一档案过于庞大，当然会拖累许多操作的反应速度。但是随着硬件的长足 进步和高档设备的普及，这种影响愈来愈不成为重点。至于巨大单一文件的储存 更不成为问题，因为储存媒介的容量成长较诸运算速度的成长，幅度更
是惊人。
因此，虽然Word 提供了主控文件模式（图2-7），可使用一个中控文
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件（档案）控制其它数个子文件（档案），我还是认为，50MB 以下的文件「一个 档案搞定」最方便，但是记得把您的RAM 加多一些。
随着对Word 的理解和自我功力的进步，我的书籍由过去的一章一档，变成一书三 档，变成现在的一书一档。一书三档是因为，当时我不知道如何在同一份文件（档 案）中切换罗马页码和阿拉伯页码，而索引的双栏格式又常常造成页码错乱。因 此过去我总是把一本书分为文前、正文、索引三份文件（三个档案）。
页码最好采用流水号
恕我孤陋寡闻，只在台湾看过 "x-x 页" （"第x 章第x 页"）这样的书籍编页形式。 拿到这样一本书，我无法立即知道总页数，而我也不可能拿起笔来为它们加总！ 吃饱了没事干呗？
使用流水号码，一是为了国际惯例，二是为了馆藏方便（总页数是书籍的基本资 料），三是为了给读者方便，四是为了它本身没有任何不方便 — 阅读上没有， 制作上也没有。经过正确的设定后（4.3节），页码由Word 维护，又何患牵一发 动全局呢！动全局又如何？不到半秒钟就搞定了！
尽量让页面信息丰富
很多书籍不喜欢在最前面数页（扉页、题献等等）显示页码，也不喜欢在每一章 的第1 页显示页码（英文书尤其如此）。对于前者，基于美观的角度，可以理解。 对于后者，我总觉得无此必要，徒然降低页面信息量而已。如果读者拿这一页去 影印，或如果这一页脱胶掉落（杞人忧天？），便会因为缺少页码而带来不便。 每章首页少个页码，美观上没有独到之处，大多数人不过东施效颦罢了。
善用页尾的人不太多。我喜欢在页尾加上书籍名称。理由同前：为了提高页面资 讯量。在空间不大的页尾上添加书名，会不会太拥挤？唔，调整字体大小是个办 法，而且美观问题总是见仁见智。
快速键的取舍
右手持鼠标者，通常只能以左手按快速键（偶而才会放下鼠标，以右手辅助）。 好按的键就那么几个，例如以ALT 或CTRL 搭配左手附近的按键如Q, W, E, R, T,
2.3 排版基本概念
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A, S, D, F, Z, X, C, V 等等（当然啦，按键习惯因人而异）。
显然，如果要把「按下双键组合快速键」的责任完全交由左手承担，使右手完全 不必离开鼠标，您最好谨慎规划，把为数不多的几个好按的快速键用于最频繁被 使用的样式。
我喜欢对我的计算器类书做各种术语上的字型变化。这个贴心的处理对读者（包 括我—我也是我的书籍的经常读者）的阅读带来很大的帮助。在我的书籍中，一 般英文字使用的字型像这样：normal，程序代码像这样：main()，类别名称像这样： CWnd，特殊术语像这样：default construct 或partial specialization，设计范式（design pattern）像这样：Singleton，重构（refactoring）准则像这样：Extract Method， 重构坏味道（bad smell）像这样：Duplicated Code，书籍名称像这样：《Design Patterns》，运算子像这样：assignment operator，强调语气则采用中黑体。面对
这些散布全书各处的各种字型种类，最好是为它们各自设计字符样式（5.1.2节）， 并制定快速键（5.1.4节），如此才方便随时看到就随时设定。
没有一位排版者能够对这么多种用途各异的字词做字型设定，除非作者本人就是 排版者！
为了方便排版，我也对内文、各层标题、章名、程序代码都设了快速键。对我而言 快速键的需求量十分庞大。
快速键用惯了就不要改动，否则就像手上有10 个密码，总是想不起来哪个账户用 哪个密码一样。快速键一定要事前先规划好。
注意2-1 中英字型夹杂混用
样式命名考虑
当您为样式加上快速键，除非日日使用，熟练得不得了，否则三个月后排版下一 份文件时，可能又忘了哪个样式使用哪些快速键。
为此，我后来学了乖，为样式命名时便把快速键一并记上去做为名称的一部分， 像是!内文alt-c、!大标alt-1、!中标alt-2、!程序代码alt-L 等等。
用户自定样式和Word 内建样式（如标题1、内文、索引1、目录1、脚注文本?）， 在样式对话框的样式清单中将按次序（英文字母顺序和中文笔划次序）混合排
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列。为了寻找方便，我建议不妨在所有自定样式前加上特定符号（例如 '!'）。由 于样式还分字符样式和段落样式两种，所以也不妨为所有字符样式名称加上前缀 字（例如 "段落内" 或 "字符" 或某符号），便可与所有的自定段落样式区分开来。 不要有洁癖
洁很好，癖不好。您看 "癖" 不是病字边吗！
所有的样式设定（或其它Word 设定），毕竟都是为了完成工作。这些设定的名称 或内容若有某种程度的一致风格（就像上面所说那样），当然很好。闲暇之余把
这些家伙整理整理也是好事，但不能走火入魔。智者千虑尚有一失，何况许多样 式的设定乃是「且战且走」，没有人能够事前规划所有样式，并放之永恒皆准！ 做与不做的分寸拿捏，属于艺术范畴！
2.4. 版面美学之我见
许多读者称赞我的书籍「版面清爽」，也有人说我的书籍版面透着科技书的「素
雅」，字型和字体大小的安排有「科技的紧凑感」。感谢读者谬赞，为此我鼓起
勇气大言夸夸地发表我的「版面美学」。
2.4.1. 字寸、字距、行距
自从亲自排版后，没有一本我的书的内文字体超过9.5 号16大小。小字代表是《深 入浅出MFC》和《C++Primer 中文版》，它们都是1000 页的大部头，我用了9 号字，才没让它们成为超级大砖块。最近3,4 年写译的书籍都比较薄，我的眼睛又
开始迈向老花，所以给它松半号，改用9.5 号字。程序代码则一律使用8.5 号courier new 字型。
市面上许多中文计算机书籍采用的字体是12 号。这就怪不得朋友说我的书「有科技 的紧凑感」。我的字体虽然比一般小两号，但从没有人反应说看起来很难受。我
想这是因为字的大小和字距行距有着协调的比例。
16 唯一例外是《Thinking in Java 中文版》。破天荒地内文使用12 号字，程序代码使用11 号字。这是为了与原书页页对译。原书排版档就是采用那种大小。很多读者来信表示 不习惯。我初始也觉得丑，但由于老花眼渐渐有了一些，也就还挺能接受这种大字报。
2.4 版面美学之我见
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或许基于某种工程师性格，为了让页面信息多一些，我喜欢页面风格紧凑一些。 字小不是问题，只要字距和行距配合得宜。字大不见得阅读起来就舒服 — 如果 行距不足以搭配的话。
虽然页面风格比较紧凑，但我又是很重视「留白」的一个人。阅读技术类书难免 需要空白页面写点心得笔记眉批。再就视觉感受而言，文字塞得满满整页恐怕读 起来也不会舒服。做为读者的我喜欢有适当留白的书，做为作者的我也因此为自 己的书做了适度的留白。
2.4.2. 字型、色彩不要过于丰富
大型文件的排版，就读者角度考虑，应尽可能以阅读舒适为要。毕竟长篇累牍下 来眼睛的负担不轻。根据研究，细明体（也就是您现在看到的这种字体）是中文 各字体中阅读起来最轻松的一种，这正是为什么细明体被如此广泛使用于书籍、 报纸、刊物内文的缘故。如果通篇以隶书体或黑体或仿宋体或行书或楷书或魏碑
或瘦金或颜体为内文，美则美矣，眼睛受不了！
排版者容易犯的兵家大忌就是：花俏。「花俏」在中文词汇里头并不是个褒义词， 通常伴随着杂乱、用力过度、为赋新词强说愁。一个缺乏克制力或美学眼光或人 文素养的人，会把一切可用资源（字型、色彩、各种花样）倒到每一张页面上。 多半时候，读者其实要的是一种素雅。别说科技类文件极适合这个基调，即使其 他书种，干净素雅也永远是一个不败的选择。不要因为「我手上有20 种字型」或 「本书使用全彩」，便把所有字型、所有色彩倾倒满地。有一阵子台湾流行全彩 计算机软硬体操作学习书，绝大多数给我的感觉便是「俗艳」。
就我个人，中文字型我一般只使用细明体（做为内文）、粗圆体（做为标题）、 中黑体（做为亮点提示）17。英文字型种类可以多一些（请参考p.87），因为英 文字型种类极多，较易找出彼此协调者。字型的搭配需要做实验，不妨选择文件 内页面元素最丰富的部分，试排三两页，看看您所选择的这些字型是否协调。 协调与平衡，永远是美学的第一课。
17 本书倒是多用了隶书做为样式名称。
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我的一位好朋友译了一本C++ programming 领域的扛鼎之作。原文书的份量、作 者的地位、市场的期待和反应，都是不必说了。出版之后我获得一本赠书。 在这本地位超拔的书籍（的中译本）上头，翻开扉页，竟有花花草草的点缀。印 刷质量和复印机输出相差无两。第三页「译者序」三个字是粗圆体+ 斜+粗底纹， 序文内则有质量如夹报小广告的框线手法。页首内侧有一方块+粗底纹+阴影，上 以「海报体」标示出版社大名；并且由于它出现在页首，所以每一页都有！目测 内文字体大小为12 号。页码采 "x-x" 分章编法（而非流水号码）。至今我不知其 总页数多少，只量得高度为6 公分整。
朋友对这译本的样貌，不满意的程度似乎到了「不好意思谈及」。刚好当时我也 写了几篇文章，鼓励每一位专业写译人员都应该亲自排版。
数年之后朋友又译了另一部经典。我又获得了一本赠书。这次的样貌极为不俗， 是他自己排的版。我写信问他，对于我向来鼓励的「专业写译人员应该自己排版」 有什么看法，他回复道：I can't agree with you more. ..
2.4.3. 斜体中文字的杀伤力
英文字原就有斜体的传统。蟹行文字写得快一点，不都带点倾斜吗..。所以斜体 英文字（例如表2-3）在我们的视觉中并不突兀。
中文字号称方块字，从来没有斜体的传统。斜体中文字在传统观念和视觉印象中 非常突兀（例如表2-4）。
千万别使用斜体中文字！阿弥陀佛！
字型呈现字型名称特殊处理
How these words looks like? Times New Roman 加斜
How these words looks like? Book Antiqua 加斜
How these words looks like? Lucida Sans 无
How these words looks like? Arial 加斜
How these words looks like? Comic Sans MS 加斜
How these words looks like? Cataneo BT 无
表2-3 斜体英文范例
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字型呈现字型名称特殊处理
这些字看起来如何？ 细明体加斜
这些字看起来如何？ POP1体加斜
这些字看起来如何？ 中黑体加斜
这些字看起来如何？ 中楷体加斜
这些字看起来如何？ 仿宋体加斜
这些字看起来如何？ 行书体加斜
这些字看起来如何？ 勘亭流加斜
这些字看起来如何？ 粗明体加斜
这些字看起来如何？ 粗圆体加斜
这些字看起来如何？ 综艺体加斜
这些字看起来如何？ 隶书体加斜
这些字看起来如何？ 俪粗黑加斜
表2-4 斜体中文范例
如果要在文句之中对某些话加强语气或希望获得突出效果，可使用比较粗壮的字 型。在一堆细明体中对某些字做加粗处理（bold），屏幕上看起来效果不错，输出 则不够明显。我喜欢在一堆细明体中以中黑体形成强调。这么做的输出效果极好， 但屏幕上即使放大至150%（我最常用的工作模式）也不很明显，除非放大到200%。 Well，很少人有那么大的计算机屏幕允许做200%放大的全页排版工作吧..。但无论 如何，还是要视文件的呈现方式（屏幕或输出）来决定采用什么作法让您的文字 抢眼起来。
2.4.4. 中英文字型的调和搭配
计算器书籍的中英夹杂情况十分频繁（我所写译的书尤其频繁），所以中英文字 型的搭配极为重要。搭配得宜与否，是见仁见智的问题。例如先前p.87的搭配我 就觉得可以接受，但您不一定看法相同（不过我可是有雄厚「民意基础」的..）。 总之，要做实验！至少先说服自己，才能端出来。字型搭配得丑不是您的错，自 己也认为丑却还端出来吓人，就是您的不是了。
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2.4.5. 图片的大小
图片当然是大型文件中抒缓视觉压力的头号帮手。不少人却把它拿来挤、拿来塞， 不当地运用它。这种情况在书中不常见，但在「篇幅固定、作业期限紧迫」的杂 志刊物上头，为配合版面而把图片塞进「剩余空间」的情况，却是俯拾皆是。 另一种情况是，在同一份文件采用分辨率差异极大的图片。有的极精美，有的极 粗糙（连踞齿都跑出来了）。冰火两极之间不知该如何评量其水平。这个问题必 然出自图片的来源，但总要设法解决。我真的看过发行量数万的杂志不时出现这 种情况。
图片有主角的身价，可别只把它当成填满空间的花瓶。有的图被缩小到了上面的 字迹已经模糊不清，这种处理方式完全不可取！有的图分辨率低到读者眼睛瞪得 铜铃大还看不清上面的文字，这种图根本不该用！
对于那种「图中文字是有用信息，希望让读者读到」的图（计算机书的图多半如此）， 最好的作法是让图片内的文字大小差不多等于内文字体大小，或小一点点，而且 全书一以贯之。对于不含文字（或文字并非重点）的图片，唯一的要求是清晰， 并且有着与上下文情境相匹配的尺寸。
留白是一种艺术！宁愿让图片有一致的分辨率与版面风格，并因此多用了一两页， 留下了一些空白！不要把整个页面塞得像沙丁鱼，既牺牲信息，也牺牲美感。
2.4.6. 不要每一页都出血
出血，奇怪恐怖的名词。请见p.28。
血流遍地不是很可怕吗！如果每一页（或许多页）都出血，从书的侧面看，您会 看到一大堆灰灰黑黑的东西，看起来又脏又旧。这又是页面元素太「丰富」的俗 艳结果。
将出血运用在目录和索引上，引导读者从书侧快速翻查到他想要的大致位置，那 是很好的。但别每一页都出血嘛。目前台湾计算机书业大概有许多排版人员突然都 学会了页首的学问，迫不急待要show 一下，把页首做得花俏至极，「血流满地」。
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a 本处就是一个尾注，出自p.82。其编号 'a' 以尾注引用呈现，其内容（此
处的文字）则以尾注文本呈现。