公章、介绍信及法人委托书使用管理规定

为进一步加强内部管理，规范经营行为，避免经营风险，现就加强公司公章、介绍信及法人委托书使用管理规定如下：

一、公司公章的管理和使用

1、公司公章包括公司公章、合同章、法定代表人章等代表公司身份的各种印章的总称。

2、公司公章办公室指定专人保管。

3、加盖公司公章需填写“加盖公章审批表”，经有关部门、领导审批签字。办公室应对加盖公章情况进行登记并填写“公司公章使用情况登记表”，对手续不全的不予盖章。

对经营业务联系、经营活动等涉及公司重大利益变动的事项，如投标、签订合同等需加盖公章的，需经申请单位（申请人）申请，报经公司总经理签字后才能办理。

对上报统计、会计报表的盖章，由主办会计填写审批表，报财务负责人批准签字后盖章。涉及担保、借贷内容的需公司总经理同意签字后给予办理。

对于办理个人事务事项，需加盖公司公章的，在填写审批表后，经办公室主任签字后给予办理。

其他需要使用公章的，由使用单位（使用人）填写“加盖公司公章审批表”并经办公室主任同意后才能办理。

4、公司公章原则上不得借用，因经营需要确需借往异地使用的，在使用前，填写“借用公章审批表”，经公司总经理同意签字后给予办理。

二、公司各部门、直属项目部印鉴的管理与使用

1、公司各单位印鉴包括：各部门章、各直属项目部章等。

2、公司各部门印鉴由公司办公室统一刻制，下文后交给所属部门和项目部或二级单位使用，各部门或二级单位应指定专人保管，规范使用。在机构调整、项目合并时，应及时将印鉴上交公司办公室。

3、各部门印鉴只能用于公司内部日常联系工作，签发工程业务联系单、签证单。未经公司书面授权，不得签订工程分包合同。

4、各部门印鉴不得用于出具借条、欠据等类似的契约，否则引起经济纠纷、诉讼等造成的一切责任及经济损失由责任人承担。

5、任何个人因违反本规定而造成公司经济损失的，公司有权对其依法追诉。

三、公司介绍信、法人委托书的使用管理

1、公司介绍信、法人委托书由公司办公室统一负责印制、统一管理和使用。

2、法人委托书的开具需填写“开具法人委托书审批表”，附评审材料及相关领导签字后报经公司法定代表人同意，并由法定代表人本人签字后开具。

3、在经营业务联系中需使用介绍信的，需填写“开具介绍信审批表”，经公司经营部对业务信息进行审批核准，附评审材料给予开具。

4、对一般行政事务需开具介绍信的，经办公室主任审核同意签字后给予开具。

四、公司公章、介绍信及法人委托书的保管职责

1、公司公章、介绍信及法人委托书的保管由公司办公室指定人员保管，下属部门或二级单位的印签应制定专人保管，并将保管人上报公司办公室备案。保管人为使用的责任人。

2、保管使用人对公章、介绍信、法人委托书的使用进行登记。对没有审批表的，签字不符合规定要求的，所附材料不全的一律不予办理，否则追究保管使用人的全部责任。

五、其他

1、以上条款中，因审批签字人出差而又不许即使办理时，办公室经办人可通过电话请示同意后，做好电话记录，现给予办理，事后补签。

2、本规定自发布之日起施行。

3、下属各单位的公章、介绍信、法人委托书的使用管理参照本规定执行。

4、公司各级财务专用章，由公司财务部派专人严格按照财务规定加强管理，防范财务风险。财务部应制定相应的管理细则并报综合管理部备案。

六、本规定由综合管理部负责解释。

附件：

1、加盖公章审批表

2、借用公章审批表

3、开具介绍信、委托书审批表

4、公章使用情况登记表

附件1

加盖公章审批表

年    月    日

应附评审材料情况：   有  无（打√）       经办人：

附件2

借用公章审批表

年    月    日

经办人：

附件3

开具介绍信审批表

年    月    日

应附评审材料情况：   有  无（打√）       经办人：

开具法人委托书审批表

年    月    日

应附评审材料情况：   有  无（打√）       经办人：

附件4

第二篇：印章、介绍信、委托书管理制度

印章/介绍信/委托书管理制度

起草人：                    日   期：

              行政经理审核：                 日    期：

               总经理批准：                  执行日期：

1    主题内容

本标准规定了营养屋（成都）生物医药有限公司（以下简称“公司”）印章、介绍信、委托书的管理制度。

2    适用范围

2.1  本标准适用公司所有员工。

3    职责

3.1  行政人事部：负责本制度的起草。

3.2      公司所有员工：严格按本制度执行。

4    术语定义

4.1  印    章：指公司正式印章、专用印章、钢印、手章、名章和戳记等。

4.2  正式印章：特指公章、经济合同专用章、公司财务专用章。

4.3  专用印章：指部门因工作需要刻制的专门性图章。公司现有业务专用章（如：质量部质量检验专用章、营销部发货专用章）等。

4.4  法人印签章：领导人用于公务的印章。如：银行取款等领导法人印签章。

4.5  戳    记：指如“秘密”、“机密”、“绝密”、“已报销”、“作废”“仅供**（如：申报、注册、备案等）使用，再复无效”等以印代写的标记。

4.6  监印人员：被指定保管印章的人员。

4.7  保管权限：质量检验专用章                        保管人：质量部经理

发货专用章                           保管人：物流部经理

财务专用章/公章/经济合同专用章/法人印签章           保管人：行 政 经 理

5          内容

5.1         总则

5.1.1   为了加强公司内印章、介绍信、委托书的管理，保证其合法使用，加强公司各职能部门对外申报信息的归口管理，特制定本标准。

5.1.2   本标准以国家有关法律法规为依据，结合公司实际情况制定。

5.1.3   公司内所有印章、介绍信均由行政人事部行政经理专人保管，指定的监印人员名单和所保管印章的拓本报行政人事部登记备案。

5.1.4   行政人事部为公司指定的负责管理印章、介绍信、委托书的主导部门。

5.1.5   监印人员执行本制度规定的印章管理相关内容。

5.2         印章使用

5.2.1   印章使用由使用部门到监印人员处填写《印章使用登记表》（见附件01），并完成用印审批手续。

5.2.2   监印人员根据合格的审批手续审核用印资料是否符合公司内相关管理规定，其内容是否符合公司工作计划和费用预算。

5.2.3   申请用印人员检查确认资料用印是否准确。

5.2.4   监印人员与申请用印人员共同确认用印资料的存档份数并予以记录，各部门合同/协议的存档资料由行政人事部监印人员用印完毕即代收。

5.2.5   公司内禁止使用“印章套红”胶印资料。

5.3      介绍信、委托书的使用管理

5.3.1   介绍信的被介绍人、委托书的受托人根据被介绍内容或受托内容填报《介绍信、委托书使用登记表》（见附件02）并完成审批手续；其中属“取货、取包裹”需开具介绍信者，被介绍人应出示“货运单、包裹单”等合法凭证，由监印人员验证合格后直接办理介绍信。

5.3.2   公司内非日常管理体系申请开具委托书的委托内容，凡涉及法律、经济责任相关条款，须通过总经理审核确认后方可执行。

5.3.3   行政人事部监印人员根据其内容开具介绍信或委托书。

6    监督主体

行政人事部负责监督检查本制度的执行。

7    附则

7.1   本制度由公司行政人事部制定，并负责解释和修订。

7.2   本制度自批准之日起执行。

                                             

附件01                             印章使用登记表

附件02                      介绍信、委托书使用登记表