前台日常工作
一、每日工作
1、开各组灯,复印件、传真机
2、分发报纸
将报纸中的广告信息挑出,将商报送到包总办公室,其余报纸放在前台供大家浏览。
3、桌面清洁抹尘;对打印机复印出来的不用的纸张归类放置,用于再利用。
4、收发信件、文件,代收包裹
a、签挂号信需签上日期;
b、广告文件自行处理掉,如拿捏不准就请汤主任看;
c、普通包裹由前台代签,再通知相关人员领取,涉及到需要收费的则直接电话通知相关人员自行领取;
d、财务快递包裹都直接通知他们自行来取;
e、包总、冯总快递一律交给汤主任处理;其他领导快递视情况而定。
5、接听、转接电话
转接电话前问清对方意图,如是推销或说不清找哪位,则不用转接。
6、接待来访人员
有陌生客人来访时,需询问对方来意,找谁或者什么事,如是推销,则告知其可以留个资料,但是上班时间公司拒绝推销;
7、公务车的调动
优先保证财务用车,如遇其他部门同事用车,先询问财务有无用车安
排,再视情况而定;
8、管理复印件
如复印出现自行解决不了的问题,电话通知梅超,告知其问题情况,如电话中的解决方法不能修好复印件,则请梅超尽早过来修复;复印件数量应时刻关注,按123键可查看数量。在签收时应查看是否相符,签收同时应减去由复印机器所产生的耗材废品数量,便于领导签字查看;外来人员用复印件需收费;打印机部门代码:88888。
9、办公用品的领用并登记;
10、妥善保管各部门的钥匙;
11、外出人员的登记;
12、做好领导临时安排的事宜;
13、下班时关复印件、传真机以及部分灯。(如还有未下班同事要用复印件,则留给清洁阿姨关闭。)
二、每周、每月工作
1、每周一
做考勤表,周一请简成文把考勤数据拷出来,再做考勤表,下午公示,周四将考勤表取回交给做薪资表的人员。
2、每周五
检查花草,看有无需要更换的,再电话通知更换花草。(护理花草的人员一般周二会来护理,周二也可让他再看一遍哪些需更换。) 花草租用种类及数量表位于:“我的电脑→D盘→20xx年前台工作→植物清单2”
3、每月
每天统计集团和礼品公司吃饭人数,月底和餐馆对人数及金额,开#5@p结账。把统计人数表发给财务,以便财务向礼品公司收取餐费。 “吃饭人数统计表”位置:“我的电脑→桌面→工作文件夹”
三、其他工作
1、办公用品的采购
a、每月十号前统计各办公室需要购买的办公用品;
b、统计完后再通知办公用品供应商所需物品及送货时间; c、收货时核对价格、数量,如有问题则告知供应商更改; d、分发办公用品并登记;
e、将送货单归类存好,等需要结帐时一并结账;
f、办公用品的结账时间:好帮手办公为季度结账(200元以上才送货),结账前先打电话叫供应商算出金额,再自己算出费用是否相符,才通知对方开出相关金额的#5@p,#5@p抬头:重庆和旺商贸有限责任公司, #5@p送来后各领导签好字,报了账领了款,再通知对方来取; 报账签字流程:经办人→汤主任→财务→田总
3、加油卡
充值:
a、做好预计充值明细表,交给汤主任看,再确定准确充值情况; b、确定充值金额后,填写借款单,再签字好后交财务领款; 签字流程:经办人→柳主任→财务→李总(建司)
经办人→汤主任→财务→田总(和旺)
c、领款后安排车去加油站充值(带上充值清单,主卡,充值款),告知营业厅人员需划账的副卡卡号及金额,开具分配明细表,开具各公司#5@p,并领回相关票据和凭证;
d、填写报销单,附上#5@p和充值明细
签字流程:经办人→柳主任→财务→李总(建司)
经办人→汤主任→财务→田总(和旺)
e、将签好的报销单交给财务,领回借款单;
f、将剩余其他票据整理好收到加油卡充值文件袋。
4、复印费用结账
a、核对纸张数和金额,开好#5@p;
b、#5@p签字报账,再通知梅超领款。
c、开具#5@p抬头和报销流程与办公用品相同。
5、桶装水送水及结账
a、当水只有一桶左右,即可通知供货商送水;
b、上次已购买100桶水的水票,送一次给一次,用完之后请示汤主任。
c、开具#5@p流程和报销流程与办公用品相同。
6、卷纸购买
a、当卷纸只有一提左右,即可通知安排送纸,每次十提;(开#5@p210)
b、开具#5@p,可先找汤主任拿钱垫付,报账后再把钱交给汤主任; c、开具#5@p流程和报销流程与办公用品相同。
四、和旺统计20xx年年报及每年月报
1、申报时间
每月的月报于次月1号开始申报,截止7号关网,数据由财务室提供。(科目余额表和本年投资情况)
2、申报地址: 用户名:202840315,密码:202840315
3、渝北区统计局联系人:朱老师:86015179 传真:86015020
4、渝北房地产统计QQ群:58278359
5、房地产汤小玲统计员证书号码:50011211000522
6、20xx年年报
7、在线报表开始时间为20xx年1月20日开始,3月10日关网。纸质报表上交时间为20xx年3月底前。纸质报表上交地址:重庆市渝北区渝航路三巷8号渝北区统计局二产业科朱琳。
每月的报表信息可在联网直报网上查询、打印。
备注:报表相关资料在“我的电脑→桌面→工作文件夹→报表”。
第二篇:前台日常工作
前台日常工作及流程
一、接待访客
Walk in:只要有客人来访中心,前台员工要立即停下手中所有的工作,主动起身热情的打招呼和询问客人。
1. 礼貌用语,礼貌手势,专业接待,专业应对。
2. 引导客人入座并给其倒水。
3. 带客人参观中心时,以手势指引的方式为客人做介绍
4. 给客人介绍时,态度诚恳、亲切。客人说话时要注意聆听不要打断,还要时不时得点头表示认同,多讨论一些与宝宝相关的东西,比如宝宝的年龄,性格等方面(以便日后 CC的后期工作)。
5. 重要的是要留下宝宝的基本信息。
注意:与家长交谈时,要诚恳诚实,做到知无不言,但也要注意“度”,这就要平时与老师和CC经常沟通,心中有数。
Call in :接客人电话时要保持一个饱满的情绪,语气要温和,语言要简洁 ,时刻带着微笑。
1. 电话响1声就要迅速接起来,语调要亲切,声音要响亮并报出学校名称:您好,诺亚宝贝。
2. 在问清来电意图后,要做到准确记录,快速转接电话,礼貌拒绝不需要的业务。
3.接电话过程中要做好重要信息记录(每次接电话时都要查看是否mis原有的,如果有要及时做好备注并告知原CC)。
4. 对客人提出的问题要及时作出回答(这就要在平时的工作中和各部门同时做好沟通协调)。
5. 如果有会员家长找老师而不在时,询问一些信息和留言并记录下来,随后要及时转告要找的老师。
6. 最后也是最重要的一点,就是在电话谈话结束时,一定要等对方先挂机后我们才能挂电话。
二、日常工作
1、早上到中心打开大厅及走道的灯(周内单排,周五下午及周末双排)、饮水机开关及窗户。如遇雨天,拿出伞架方便客户和同事挂伞,以免弄湿弄脏中心环境。
2、第一时间检查电话来电显,看下班后有无来电(如有资料要及时转告CC和老师)。
3、每天下班后要检查后门和安全出口的门是否锁好,大厅和各个部门的灯、窗户、空调、饮水机是否关好,最后锁好中心大门,关闭走廊的灯。周末时还要检查两个家长休息室的电脑、扩音器、灯、空调是否关好。
4、负责电话转接、邮件、信函、包裹的签收,以及定饮用水的事宜。做好工作信息的记录、整理。
5、每到有课时,宝宝们下课后会到前台来用卡片换取礼物,要做好登记和卡片回收,没有礼物时要及时告知Alisa,并对礼物区经常整理,保持其干净整洁。
6、对工作中出现的各种问题和家长投诉要及时汇报给相关负责人,
提出工作改进意见。
7、每周提前准备好试听课所需要的剪纸等物品,及时打印,及时剪切,及时粘贴。在周五早晨要进行检查。周五下午去Ailsa处领取收据和印章,在周日下午再交回去。
8、在闲暇时候要多与各个部门的同事沟通交流,每个同事和各个部门都有值得学习的地方,特别是要学习cc们对客人问题的回答、说辞以及方法,对我们的工作也是很有帮助的。
9、配合市场部做好客户信息资料录入的工作,做好资料录入数量登记,准确而保证效率。
10、CC签单成功后负责收取现金、银行刷卡、收据填写、合同盖章,以及资料备注,并及时整理送交Alisa.
11、会员宝宝上课时负责家长签到、领取接送卡。在课程结束前十分钟把签到表送,,相应数量的星星卡送到教室并及时登记,收回。
三、试听课工作
1、每周六、日配合各部门做好试听课课前准备。
2、周六、日负责开门的同事尽量提前早到中心15—25分钟,以便于其他同事为当天工作的准备。来到中心后要打开走廊的灯与空调,打开电视播放儿歌,活跃中心气氛。
3、早晨去Alisa处领取柠檬、冰糖、并及时添加到相应的容器。试听课前30分钟冲泡好柠檬水、打开电视机放上卡通片,摆放好凳子。有正常可得话就不要打开走廊扩音器。
4、客人和宝宝进入中心,热情的打招呼,带宝宝去洗手同时询问其
姓名,指引其到前台在mis确认来访并粘贴姓名贴,若CC还没有到就打电话告知。
4、如试听课还有段时间才开始,可带领宝宝去游戏区玩。如试听课马上开始或已经开始,cc带宝宝直接进入试听课教室,安排家长坐在外面观看。
5、看到试听课教室将窗帘拉下,立即关动画片,关掉大厅灯,拉下大厅的窗帘。
6、试听课期间,要保持安静,不得说笑、围观。
7、试听课休息中,家长去参加宣讲课时,打开灯,添加柠檬水,将凳子摆放整齐,等试听课再次开始时,在将灯关掉。
7、试听课结束,打开大厅的灯、拉开窗帘。
8、等全部客人都离开中心,开始收拾前厅。(凳子、纸杯、杂志等)。
四、注意事项:
1、前台不能出现没有人的情况。
2、离开座位时必须锁住键盘。
3、必须时刻保持前台的卫生,整洁。
4、有客人在时不能嬉戏打闹,接听私人电话。
5、协助各部门及时有效的完成工作。
6、报纸架要时常进行整理,摆放,每层只放一份的报纸,由上到下,依次更新。
7、在市场部或CC们拿来需录入的资料,问清需记录的各内容,遇到问题及时发问,为客户资料的准确度和中心资料准确度做好基础。
我们作为前台,是客人到中心来首先见到和接触到的工作人员,不管是精神面貌还是对客人的态度,一言一行都可以看的出我们是否具备专业的服务意识。热情是我们必须具备的工作素质,微笑是我们工作的窗口,只有我们在接待客人时带着微笑,满怀热情,才能在工作中百分百胜利。其次,在两个人配合接待时,我们前台应该注意我们的默契度,该是谁的部分就让谁负责,不要一窝蜂的都冲上来反而做的不好,让客户看着也不专业。除非是一个人不能解决,另一个人可以上前帮助,并且以平和的状态完成,显示出我们工作的专业性和处事不惊的精神。既然我们的定位是高端的,所以我觉得我们在面对客户的时候应该让客户觉得我们是很专业的,能与我们中心的高端定位相匹配。
虽然是前台,但我们也是销售部的一部分,所以我们也应当充实一点CC们所了解的内容,自己消化掉然后才能充分利用,在CC不上班的情况下,我们能做 CC,对家长提出的问题进行全面的回答,使访客有想进一步了解我们中心的可能。同时,我们也应该是老师的一部分,在老师不在的时候,我们要像老师一样关心宝宝,用爱去呵护宝宝,用责任心去感动宝宝。在有课的时候,我们要同宝宝多接触,多关心宝宝,主动与其去打招呼,和他们一起游戏,一起上课,把自己融入到宝宝的世界中去。工作要有责任心,把每一件事都当做自己的事情来做,用心去完成每一项工作,做到事事想,时时做。努力做到让客人满意,让同事认同,让领导放心。