公文写作常见错误
尽管国务院、国电公司的《公文处理办法》及国家标准《公文格式》对公文的种类、格式、行文规则等都作了明确规定，在我们一些电力企业尤其是基层部门，写作公文还经常存在各种各样的错误。究其原因，主要有：①对上述规定、标准不熟悉，也没有好好学习，基本上是个门外汉;②对最新的规定、标准不了解，仍然沿用旧的、不规范的写法;③写作态度不够认真，没有严格按照规定、标准的要求去做;④文字表达能力较差，又没有反复推敲认真修改。明确了错误原因，就可以根据自已的具体情况，有的放矢地加以解决，避免写作错误的产生。
下面，对公文写作中一些常见错误及其改正办法作一简要介绍：
一、文种不明
即从公文的标题上看不出属于哪种公文。例如“关于接待德国×××公司总裁访问的事”这一标题，就没有表明是“函”，是“请示”，还是“通知”;而《国家行政机关公文处理办法》明确规定：“公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标
明公文种类，一般应当标明发文机关。”又如“汇报电力标准化工作”这一标题，不仅没有文种，连题意也不清。应该根据这份文件的内容与目的，或者把它改为公文类的“××××(发文单位)关于电力标准化工作的报告”，或者改为事务类的“××××(发文单位)电力标准化工作总结”。
二、生造文种
一种情况是把性质、用法不同的文种混为一体，拼凑在一起，不伦不类，例如“关于×××的请示报告”;另一种情况是把某些事务文书或规章制度类文书当作机关公文那样直接行文，例如把“计划”、“安排”、“总结”、“制度”、“细则”等直接作为公文印发。
第一种情况容易改正，只要根据公文内容确定一个文种，把另一个删去即可。第二种情况则应这样处理：如果这些事务类、规章制度类文书要像正式公文那样行文，下行的可以采用“通知”文种，用以下方式行文：
(1)规章制度类文书以“印发”形式行文。如××省电力有限公司《关于印发〈××省电力有限公司公文处理规则〉的通知》，把发布的规则作为通知的附件，一起行文。(又，《国家电力公司公文处理办法》第十六条规定：“公司内部规章制度，以?国电内规?字号印发，由法律事务部审核编号。”据此，规章
制度类文书也可以不用“通知”文种而直接行文，但字号及审核编号部门应按规定。)
(2)事务文书以“转发”或“批转”的形式行文(上级、同级或不相隶属单位的用“转发”，下级单位上报的则用“批转”)。如《关于转发××电业局19xx年工作计划的通知》，将《19xx年工作计划》作为通知的附件行文。
如果是上行公文，可用“报告”行文，把要报送的事务文书、规章制度类文书作为附件。
三、错用文种
错用文种的情况更为常见，大致有以下几种：
(1)把“请示”误为“报告”。例如《关于××电厂国有资产评估立项的报告》，其内容是申请对现有国有资产进行评估立项，应使用“请示”，却误用为“报告”。
(2)滥用“通知”。即把本该用“决定”、“规定”、“办法”、“通报”的误为“通知”。
(3)滥用“请示”。有些单位向同级单位或者有关业务部门提出某些请求批准或办理的事项时，不用本该使用的平行文
种“函”，特地用“请示”这一上行文种，认为这样做是尊重对方，好办事。这种做法破坏了行文规则，必须改正。
(4)“批复”误用为“通知”或“函”。对下级的“请示”，必须用“批复”这一文种作答复，但有的公文却写成《关于批复××××的通知(或函)》，应改为《关于××××的批复》。
(5)“函”误用为“批复”。某些业务主管部门在答复不相隶属单位请求审批的有关事项时，本该用平行文“函”，却写成《关于×××(单位)×××(事项)的批复》。
(6)误用处分事项公文文种。“决定”和“通报”均可用于处分事项。处分“决定”是行政处分的正式文件，要装入被处分人的档案;批评性“通报”主要起教育警醒作用，不装入档案。批评性“通报”可以带附件(即关于事件或事故的调查报告)，处分“决定”不能带。处分“决定”一般让有关人员知晓即可;批评性“通报”要发送到下属各单位，甚至要抄送有关的不相隶属的单位。因此，应该根据处分事项具体情况正确选用，以避免误用文种。
四、越级行文
《国家行政机关公文处理办法》规定：“一般不得越级请示和报告”。因此，除了特别紧急的情况，上行文都应按隶属关系向上一级机关(单位)行文，逐级上报。即使因特珠情况必须越级行文，也应同时抄送被越过的上级机关(单位)。但是在有些基层单位，所写的公文还经常出现越级上报的问题，必须坚决纠正。
五、格式不全
公文格式中规定的各个组成部分，有许多是每一份公文都不可缺少的要素。如果在某一份公文的具体写作中，该标识的要素没有标识，就是格式不全(如缺少发文单位标识、发文字号、签发人、标题、主送单位、附件、成文日期、主题词等)。纠正这类错误的唯一办法就是认真检查，看到底有哪些部分该写而没写，然后将残缺的部分补写上去。
六、发文字号混乱
发文字号应当包括发文机关(单位)代字、年份、序号。年份、序号用阿拉伯数码标识;年份应标全称，用六角括号“〔 〕”括入;序号不编虚位(即1不编为001)，不加“第”字。发文字号混乱的表现主要有：项目不完整;年份用中文数码标识或只标两位数，不用六角括号而用圆括号“( )”、方括号“[ ]”括入;序号加“第”字或编虚位。对这类错误，要根据具体情况一一改正。
七、标题不准确
具体表现在：公文标题没有准确简要地概括公文的主要内容，有时甚至题（转载自第一范文网，请保留此标记。）不对文;标题太长，甚至超过了50字;有的则过简，致使题意不清;标题中随意使用标点符号，而实际上按规定“公文标题中除法规、规章加书名号外，一般不用标点符号”;长标题的排布不合理不美观，没有做到回行时词意完整，排列对称，间距恰当。所有这些公文写作中常见的标题方面错误，必须根据规范要求予以改正。
八、主送单位不规范
主送单位应当使用全称或者规范化简称、统称，左侧顶格标起;若主送单位较多，标到行末后回行也应顶格;各单位名称中间用顿号，最后—个单位名称后标全角冒号;若涉及多方面机关单位，同级的按党、政、军、群的顺序排列。公文写作中主送单位标识上的错误主要有：单位名称不规范;各单位排列顺序混乱;多行排列时在单位名称处断开，而不是书写至行末才回行;回行不顶格。对这些错误的标识方法，应注意纠正。
九、抄送单位不规范
抄送单位的名称及多单位排列顺序与主送单位相同，这两方面的错误与改正方法也同上所述。但标识时应左空1字，回行时要与冒号后的抄送单位(即空4字而非空1字处)对齐，各单位间用逗号隔开，最后一个单位后标句号。这四点不同于主送单位的标识方法，常见的标识错误也往往在此，应予改正。此外，不少单位的公文仍沿用过去的“对上用‘抄报’，对下用‘抄送’”的标识法，这也是不规范的，须统一改为“抄送”。
十、成文日期不规范
最常见的错误有：用阿拉伯数码标识，“o”误标为“0”或“零”，年份不用全称，标识位置不规范等等。应根据《国家行政机关公文格式》(见本书附录三)的相关规定认真改正。 十一、序号、数字、计量单位不规范
公文中的序号按规定分四个层次[“一”、“(一)”、“1.”、 “(1)”]，若层次较少可省略“(一)”而直接用“1.”作为第二层次。公文中的数字，除成文日期外一般要用阿拉伯数码标识(详见本书附录三、附录八两个国家标准)。公文中要使用法定计量单位，计量单位名称原则上采用中文，且全文前后要统一。所有这些规定，许多基层单位制发的公文都施行得不够好，应引起重视，以规范公文写作。
公文格式新标准口诀
《党政机关公文格式》GB/9704-2012代替《国家行政机关公文格式》的新标准，可归纳为如下口诀：
主题词儿不再标：删除主题词格式要素
密级紧急左上角：密级、紧急程度从右上角改为左上角 印章署名要齐全：增加发文机关署名格式要素
成文日期用数字：成文日期用阿拉伯数字标注
公文页码不可少：增加页码格式要素
新公文常见错误点
1.份号、密级和保密期限、紧急程度
写右边，通知、通报、公告、通告没有秘密程度
2.发文字号
“国发〔2010〕1号”中要注意机关代字、年份、序号不能颠倒;年份要用“〔〕”不是“[ ]”、也不是“( )”年份要写四位数，不能写成“10”;序号“1号”不能写成“第1号”也不能写成“01”号
3.签发人
上行文如“请示”、“报告”有签发人，
下行文如“命令”、“通知”、“通告”等没有签发人;且有签发人的时候，签发人应与发文字号在一行居于两端。
4.标题=发文机关+关于+事由+的+文种
注意“关于”与“的”位置，“关于”不能在发文机关前面，如“关于国务院发布《国家行政机关公文处理办法》的通知”就是错误地把“关于”提前，而“的”后面一定是文种，如出现“××××的情况报告”就是错误的例子，“情况报告”不是文种，应为“××××情况的报告”。
5.成文日期：
阿拉伯数字
6.版记：
主题词已删除
7.文种：
文种与内容中相矛盾，如标题是“××××的通告”，正文中却出现了“特通知如下”的情况
文种杂糅，比如“关于××××的请示报告”
党政机关公文写作常见错误例析
2014-5-25 20:53| 发布者: dzly| 查看: 394| 评论: 0|原作者: 曾芳芳 摘要: 《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14 号，以下简称“新《条例》”）和《党政机关公文格式》（GB/T 9704—2012，以下简称“新《格式》”），均从2012 年7 月1 日开始实施，至今已有一段时间了，实践中却仍存在不少从格式到内容的不规范之处，造成公文写作的混乱状况。本文试对公文写作中的常见错误进行分析。
一 版头部分
版头部分包括份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人等要素。版头部分常会出现发文字号编写方面的错误。发文字号是发文机关为其制发的公文所编制的顺序代码，由发文机关代字、年份和发文顺序号三部分组成。
（一）发文机关代字易混淆
发文机关代字是发文机关名称的简缩语，应选用发文机关名称中最能反映机关属性的字词作为本机关的代字。比如，宁波市人民政府制发的公文，发文机关代字为“甬政”；宁波市教育局制发的公文，发文机关代字为“甬教”。但若简缩不当，就容易造成混淆，起不到应有的作用。比如，“鄞州高级中学”的发文机关代字就不能用“鄞中”而应用“鄞高中”，因为还有“鄞州中学”，用“鄞中”就不能分辨了。再如，“华东师范大学”的发文机关代字就不能用“华师大”而应用“华东师大”，因为还有“华中师范大学”“华南师范大学”。
（二）括号使用不当
新《格式》明确规定，“年份应标全称，用六角括号?〔〕?括入”，如“甬教〔2013〕5 号”。而像“×教（2013）第12 号”中的年份使用圆括号标示，则是错误的，应改为“〔2013〕”。
（三）序号编写不当
新《格式》明确规定，发文顺序号不编虚位（即1不编为01），不加“第”字。则上引“×教〔2013〕第12号”，就应去掉“第”字，改为“×教〔2013〕12 号”。
二 主体部分
主体部分由标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期和印章、附注、附件组成。
（一）标题拟写不当
公文标题与一般文章标题不同，其拟写有严格的规范要求。规范的公文标题由“发文机关名称+事由+ 文种”构成，如“××中学关于召开各班团支书会议的通知”。
1.文种错用。选择文种应当根据行文目的和要求、文种的适用范围、行文关系来确定，不得混淆使用。
（1）请示与报告混用。请示与报告虽然都是上行文，但是二者有不同的用途和要求。请示“适用于向上级机关请求指示、批准”，必须事前行文，上级收到请示必须答复。报告“适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问”，可以事中行文，也可以事后行文，不需要上级答复。在写作中，请示与报告混用的例子如：①《××公司关于举办技术交易会开展技术协作活动的请示报告》，②《××学校关于购买冷冻机的报告》。从标题中的事由来看，都是请求上级批准某事项，因此应将①中的“报告”去掉，②中的“报告”改为“请示”。
（2）请示与函错用。请示是上行文，函是平行文；请示是向有隶属关系的上级机关请求批准，函可用于向平级或不相隶属机关请求批准。比如，北仑职业高级中学向北仑区教育局请求拨款建造宿舍楼，就应该用“请示”，因为北仑区教育局是北仑职业高级中学有隶属关系的上级机关；若向北仑区财政局请求拨款建造宿舍楼，就应该用“函”，因为北仑区财政局与北仑职业高级中学之间无隶属关系。
（3）批复与复函错用。批复是对请示的答复，由具有隶属关系的上级对下级使用；复函是对来函的答复，用于不相隶属的机关之间。比如，《宁波市人民政府关于同意建造水闸拨助经费的复函》，发文机关是宁波市人民政府，主送机关是北仑区人民政府，两者是具有隶属关系的上下级，所以正确的标题应该是《宁波市人民政府关于同意建造水闸拨助经费的批复》。
2.事由拟写不当。公文标题的事由是对公文内容的高度概括，要求准确、简洁。常用的结构是“关于××××××的”。有些公文标题的事由部分表述繁复，意思含混或缺少“关于”二字。比如：①《××公司对非法倒卖建筑材料的×××开除公职的通报》，②《××市安监局关于向各有关单位宣布全市安全大检查的通知》。①的错误是缺少“关于”二字，应补上；②的错误是表述繁复冗长，可改为《××市安监局关于开展全市安全大检查的通知》。
3.发文机关和事由位置颠倒。“发文机关名称+事由+ 文种”的结构顺序不可颠倒，如《关于××公司同意分厂成立销售部的批复》，应改为《××公司关于同意分厂成立销售部的批复》。
（二）主送机关拟写不当
主送机关是指公文的主要受理机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。
1.主送多个机关。新《条例》规定，向上级机关行文“原则上主送一个上级机关，根据需要同时抄送相关上级机关和同级机关，不抄送下级机关”。比如，《××职业学校关于解决学生宿舍建设资金的请示》，主送机关是“市人民政府、市教育局”，显然存在多头主送的错误，正确的主送机关应当只写“市教育局”。
2.主送领导个人。新《条例》规定，“除上级机关负责人直接交办事项外，不得以本机关名义向上级机关负责人报送公文”。比如，《××电子工业学校关于解决教师编制问题的请示》，主送机关是“××局长”，应当改为“××教育局”。
（三）正文拟写不当
1.缺少过渡句。过渡就是文章中前后内容、段落之间的衔接与转换，具有承上启下的作用。如果没有过渡性的文字，段落的转换就会显得突兀，文章的意思也不会贯通。比如，一份会议通知，开头部分写明“根据……拟召开××会议”，主体部分交代会议的时间、地点、内容、参加人员等。但是，在开头部分与主体部分之间缺少过渡性文字连接，致使主体部分显得很不自然，正确做法是在“拟召开××会议”后面加上“现将有关事项通知如下”。这样，开头部分与主体部分的衔接就自然了。
2.引用公文不当。答复性公文的开头往往先引述来文，引述时应先引标题，后引发文字号。写作实践中，经常出现答复性公文不引述来文标题和发文字号的现象。如《××市文化局关于同意举办第十一届亚运会图片展览的批复》，正文开头第一句是“你们的请示收到了”，应改为“你馆××××年×月×日《关于举办第十一届亚运会图片展览的请示》（×文馆〔××××〕×号）收悉”。
3.时间、数字使用不当。公文中除惯用语等用小写汉字外，大部分数字应使用阿拉伯数字。如“这一消息源于本市《晨报》九二年4 月1 日的一则?愚人节特快报道?”，其中的日期混用汉字数字与阿拉伯数字，应改为“1992 年4 月1 日”。又如“在沿江四个村各建小型水闸壹座“，其中的“壹座”应改为“一座”。
4.违反一文一事原则。新《条例》规定，请示应当一文一事；但在实际工作中，经常出现一文多事的现象。比如，某职业学校就解决学生宿舍楼建设资金问题向市教育局行请示文。正文中除请求解决学生宿舍楼建设资金外，还涉及该校图书馆尚未达标，希望上级部门予以支持的内容。这就违反了请示一文一事的写作原则，正确的做法应该把后一件事删去，可另外行文请示。
5.内容层次错乱。公文是为解决实际问题而撰写的，重在实用，所以观点要明确，条理要清晰。因此，公文有着特殊的结构层次和顺序。比如某通报的正文：“××制鞋有限公司长期以来无后勤保卫规则，亦无领导同志值班制度，安全管理混乱。该公司前后有三大厂房，职工下班后，仅有一位年近七旬的老人值守，没有严格的规章制度和岗位责任制，使个别思想不健康的职工有机可乘，因而该公司的成品、半成品经常被盗，但始终未能引起该公司领导的足够重视。经查，十二月十七日晚发生的火灾完全是一起人为的事故，是严重的失职行为。为严肃纪律，我公司决定撤消该公司××总经理职务，扣发全年奖金。”这则通报的正文次序非常混乱，按照公文的结构层次和顺序，应先写事实，再写评析，再写决定和要求。首先写“12 月17 日晚，××制鞋有限公司发生火灾。经调查，该火灾是一起人为事故。”其次写“该公司长期以来无后勤保卫规则……但始终未引起领导重视。”最后写“鉴于该公司领导没有做好安全生产工作，且漠视组织规定，现决定撤消该公司××总经理职务，扣发全年奖金。希望各分公司和分厂从中吸取教训。”6.结束语运用不当。公文的多数文种都有专门的结束用语，但日常工作中常有乱用、错用结束语的现象。比如，某请示的结束语为“此致，敬礼”，在公文中使用礼仪性祝颂语是大忌，应改为“以上请示当否，请批复”。又如，某复函的结束语为“特此回复”，也不规范，应改为“特此函复”。同理，批复的结束语应为“特此批复”。
三 版记部分
版记部分包括抄送机关、印发机关和印发日期等要素。
（一）抄送给个人
抄送机关是除主送机关外需要知晓公文内容的其他机关。如果把抄送机关写成“××局长”
等，就是错误的。正确的做法应该是抄送给××局长所在的单位。
（二）印发机关和印发日期不恰当
印发机关和印发日期是指公文的送印机关和送印日期。部门制发的公文，其印发机关一般是部门的办公室。比如，宁波市教育局发出的文件，印发机关不应写作“宁波市教育局”，而应该是“宁波市教育局办公室”。印发日期要用阿拉伯数字标注，不能用汉字标注。另外需要特别注意的是，从2012 年7 月1 日起，公文不再标注主题词。
参考文献：
1《中华人民共和国国家标准党政机关公文格式》（GB/T 9704—2012）。
2 张茂叶《党政机关公文格式规范化十八题》，《秘书之友》2013 第8 期。 3 刘文森《公文格式国家标准新议》，《秘书之友》2013 年第10 期。