四种公文格式示意图

时间:2024.3.19

份数序号 秘密等级★保密期限

紧急程度

文件格式

发文机关标志

发文字号

标题(红色反线下空两行,居中排布,2号小

标宋体字。一行或多行排布,回行注意词意完整,排列对称,间距恰当)

主送机关(标题下空一行,左侧顶格写,3号仿宋体字)

正文(主送机关名称下1行。数字、年份不换行,每页排22行,每行28个字,3号

仿宋体字)

(附件说明)(3号仿宋体字。正文下空1行左空2字)

发文机关署名

成文日期

印章

(附注)(居左空2字,在成文日期下1行,3号仿宋体字)

主题词:

抄送机关 (主题词下1行,右空1字,3号仿宋体字) 印发机关(左空1字,3号仿宋体字) 印发日期(右空1字,3号仿宋体字 )

印发份数(右空1字,3号仿宋体字)

版记的位置:最后一个要素置于最后一面最后一行。目的在于公文的完整性。

1

发文机关标志

信函格式

机密★×年 ×××函〔2000〕1号 急件

关于××××××××函

主送机关:

正文ХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХ。

附件:1.ХХХХХХХХ

2.ХХХХХХХХ

二○○○年×月××日

(请在此处填写附注)

不标志签发人。

2

首页不标志页码。首页最后一行下边缘与文武线距离6mm

主题词:××× ××× ××

抄送:ХХХХХХХХ、ХХХХХХХХ、ХХХХХ

ХХХ。

ХХХХХХХХ

3 20xx年×月××日印发

份数序号 秘密等级★保密期限

紧急程度

会议纪要格式

发文机关标志

发文字号

编发机关 编发日期

正文(红色反线下空1行。数字、年份不换行,每页排22行,每行28个字,3号仿

宋体字)

发文机关署名

成文日期

印章(不盖印章)

分送机关 (主题词下1行,右空1字,3号仿宋体字) 印发机关(左空1字,3号仿宋体字) 印发日期(右空1字,3号仿宋体字 )

印发份数(右空1字,3号仿宋体字)

4

份数序号 秘密等级★保密期限

紧急程度

命令格式

发文机关标志

令号

正文(令号下空2行。)

签发人职务及签名章

成文日期

分送机关 (主题词下1行,右空1字,3号仿宋体字) 印发机关(左空1字,3号仿宋体字) 印发日期(右空1字,3号仿宋体字 )

印发份数(右空1字,3号仿宋体字)

5


第二篇:公文格式


                              公文题

   

一、公文题型的分类   

(一)正式公文类题目

13类14种公文包括:命令、令、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。而申论常见的公文种类包括报告、意见、通告、通知、通报等。

(二)事务文书类题目  

 常用事务性文书有:计划、总结、情况综合、调查报告、研究报告、述职报告、讲话稿、演讲词、布告、章程、规划、会议记录等。   

事务文书在认识和使用中常与“公文”相混淆,其相同点是功能相同、格式相近,均为公务活动服务,有相对固定的格式;区别在于事务文书的使用者不限于国家行政机关,不具有法定效力,权威性、规范性较弱。

二、作答基本要求

(一)格式要求   

XXXXXXXXX(标题)

XXX:(主送机关)

  XXXXXXXXXXX。(开头,发文的目的、根据和原因,说明文件的重要性。)

  XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX。(主体)

  XXXXXXXXXXX。(结尾)

                              XXXXXX(发文机关)

                             X年X月X日(成文时间)

(二)内容要求   

公文的内容要求是全面,具体明确,层次分明,突出重点,注意内在逻辑。

(三)语言要求   

公文是具有实用性的一种稳重样式,它的性质和功能决定了它的语言运用具有特殊的要求。   

1.风格平实庄重文体不同,语言特点也不相同。记叙文形象、生动、具体;说明文准确、具体;议论文准确、严密;公文文体则要求平实、简明、庄重、严肃。语言是文章的第一要素,撰写公文就要严格遵循语法规则和事理逻辑遣词造句,叙事说理要严密周全,语言表达要端正庄重,不能嬉笑怒骂,不能用方言、俗语、口语,不能用感情色彩过于浓烈的语言。   

2.实用规范用语    公文在长期的实践过程中,逐步形成了一些定型化、规范化的词语用法,并且约定俗成,成为习惯,例如:鉴于、责成、兹定于、特此通知等。   

3.常用条款句式    公文在表达主张、提出要求和制定方法、措施时,常常要分条列款,使用条款句式,从而使句式端庄,条理清晰。                       

三、常用常考公文题型

(一)宣传类公文

1、宣传稿

宣传稿是以宣传某种主张、某项工作、某件事情为目的,为获得受众的理解、支持而撰写的公文形式。公开信的功能与宣传稿比较相似,格式和语言风格也都很类似。

XXXXXXXXX(标题,点明内容、目标)

XXX:(主送机关、受众)

    XXXXXXXXXXX。(开头,宣传的背景、原因、目的等)

    XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX。(主体,宣传事件的重要性、实施方法等)

    XXXXXXXXXXX。(结尾,提出号召和倡议)

                                         XXXXXX(发文机关)

                                       X年X月X日(成文时间)

    2、宣传纲要

宣传纲要是一种只要把主要宣传内容提纲挈领地写出来,概括地叙述纲目和要点的公文,是纲要的一种。

关于……的宣传纲要(标题)

    XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX。为了……特制定本宣传纲要。(前言,交待宣传的背景、原因、宣传对象等)

一、指导思想

XXXXXXXXXXXXXXX.

二、根本目标

XXXXXXXXXXXXXXX.

三、宣传对象和内容

XXXXXXXXXXXXXXX.

四、主要措施

XXXXXXXXXXXXXXX.

3、宣传手册

宣传手册与宣传稿、宣传纲要有相似之处,都具有十分突出的宣传性和号召性。但是,宣传手册又不同于稿件文章,其更偏向于书目的体例,即在纲目章节中体现不同的内容。

    因为是宣传手册,所以语言要尽量通俗才能为大多数读者接受,因为是宣传手册的目录,所以语言表达要尽量简约,结构要尽量平衡美观。

   (二)报告类公文

    报告适用于向上级机关反馈本机关的工作情况、经验和教训,为上级机关制定决策和指导工作提供依据。根据报告的用途,报告可以分为工作报告(综合性报告和专题性报告)、情况报告、答复报告、报送报告等。

(关于)……的报告(机关名称+报告事由+文种)

XXXXX:(主送机关)

    XXXXXXXXXXXXXXX。(根据报告的不同作用,可以有不同的开头方式,除上述三种外,还可根据需要用其他的方式开篇)。

XXXXXXXXXXXXXXX。(基本情况)

XXXXXXXXXXXXXXX。(存在问题)

XXXXXXXXXXXXXXX。(具体要求或措施)

XXXXXXXXXXXXXXX。(结语,也可不要)

                                          XXXXXXXXXX

                                          X年X月X日

(三)答复类公文

    答复主要是指以书面形式对人大代表的建议、质询,政协委员的提案,人民意见、建议作出的回复。

(关于)……的答复(发文机关+答复事项+文种)

XXXXXX:(受文单位)

   ……已收悉,经……研究,现答复如下:

   XXXXXXXXXXXXXXX.(针对来函内容作答,明确具体)

   谨作答复!

                                                XXXXXXXXXX

                                                X年X月X日

(四)计划类公文   

计划是党政机关、企事业单位、社会团体及个人对今后一段时间内的工作、活动作出科学预想和具体安排的一种事务性文书。我们通常把短期的打算叫计划,长远的计划叫规划。计划与规划都能够建立起正常的工作秩序,明确工作的目标,是领导指导、检查,群众监督、审察工作业绩的依据。在实践中,计划与规划还有许多名称,如:“安排”、“要点”、“设想”、“打算”、“方案”等,也有人称之为“计划书”和“规划书”等。   

 

XXXXX计划书(规划书)——发文机关+事项+文体

根据……,结合……,特制定……计划(规划):——前言,对基本情况的分析,对计划的概括说明,说明制定计划的依据和条件等。

一、指导思想

XXXXXXXXXXXXXXX。

二、任务目标

XXXXXXXXXXXXXXX。

三、主要措施                  这几部分可以根据材料酌情删减、添加。

XXXXXXXXXXXXXXX。

四、要求

XXXXXXXXXXXXXXX。

(五)责任书

责任书是党政机关、军队、企事业单位、社会团体等,为了更好地开展各项工作,完成各项任务或者完成某项临时活动而与下属单位、部门以及责任人签订的一种明确工作责任的有效约定。它起着上下级之间依法执政、规范管理和科学领导的作用。责任书是一种下行文的特殊文种。有人称之为责任状也无不妥,因为很早以前就有军令状的说法。责任书的使用种类和范围颇多而广泛,可以说无处不有,无处不在。  

(XXX关于XXX的)责任书——立状单位名称+责任内容+文种

    XXXXXXXXXXXXXXX。——导语,签订责任书的目的、意义、依据和要求等。

    XXXXXXXXXXXXXXX。——正文,责任对象、目标任务、保证措施、奖惩办法、有效期限等。

                                                       (XXXXXXX)

                                                     (X年X月X日)

    (六)编者按

“编者按”也称“编者按语”,是一种依附于新闻报道或文稿的画龙点睛式的简短的编者评论,是报刊、通讯社、广播、电视等各类新闻传播媒介的编者对新闻报道或文稿所加的评论、批注、建议或说明性文字,是新闻传播媒介的编者常用的一种写作形式。   

编者按,是编辑对将要发表的文章表明某种观点、态度,给读者一些启示性的说明。它是最简短言论形式之一,在编辑工作中用途很广。编者按通常200字左右,甚至更短,有时仅三言两语,但要能够切中要点。它没有独立的标题,位置也较自由。  

1.编者按的结构    “编者按”由标题和正文两部分组成,一般很短小,没有独立的标题,不署名,位置也较自由,可用在文前或文中。

2.编者按的内容

标题:一般都标为“编者按”。

正文:这部分内容,主要是指出文章事实中带普遍性和引人深思的问题,以引导读者思考,达到更好的宣传效果。或者是明确地表示编者自己的观点,发表旗帜鲜明的议论,或点明编辑意图,以启迪读者。   

(四)其他公文

(一)会议纪要   

会议纪要适用于记载和传达会议情况和议定事项。按其内容和功用不同,可划分为指示性会议纪要、通报性会议纪要、消息性会议纪要。按会议性质不同,可划分为日常行政工作会议纪要、大型专题工作会议纪要。会议记录与会议纪要虽然在用途和性质上均有不同,内容上也不尽相同(会议纪要是记录会议的要点,会议记录是会议讨论发言的实录),但行文格式上却相似,在此一并讲解。    1.会议纪要的结构

会议纪要一般包括标题、开头、主体、结尾和落款。

2.会议纪要的内容

标题:会议名称或会议议题+文种,如:《全国江河堤防建设现场会议纪要》。   

开头部分:概述会议情况即简要交代会议的时间、地点、出席人员、会议内容等。   

主体部分:写明会议议定事项,会议讨论、形成的意见或概括会议精神的要点等。   

结尾部分:对与会单位和有关方面提出贯彻会议精神的要求和希望,或者概括会议内容。   

落款:写上制文机关名称、成文时间。    

(二)公告   

公告是适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项的公文。   

1.公告的结构:

公告一般包括标题和正文两部分。

2.公告的内容   

标题:1.发文机关+文种,如:《中国人民银行公告》。2.发文机关+事由+文种,如:《中共广东省委组织部、广东省人事厅关于选聘20##年高校毕业生到村任职的公告》。3.有的标题可直接写“公告”二字。   

正文:大都只限于宣布具体事项。也有的公告正文相对复杂一些,即包括缘由或根据事项和结语三项内容。其常用“特此公告”作结语或省去结语,或不用。   

(三)通告   

通告适用于公布社会各有关方面应该遵守或者周知的事项。   

1.通告的结构:

通告一般包括标题、正文和落款三部分。

2.通过的内容

标题:标题有这样几种写法:发文机关+事由+文种,如:《××市电话号码升八位号码前割接试验通告》;发文机关+文种,如:《监察部通告》;事由+文种,如:《关于招标的通告》。4.只写公文名称,也就是只有“通告”二字的标题。   

正文:一般包括发布通告的目的或根据,通告事项及结语三方面的内容。

落款:发文机关+成文日期。

(四)通知    通知适用于批转下级机关的公文,转发上级机关和不相隶属机关的公文。传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项,任免人员。    1.通知的结构

通知一般包括标题、正文、落款三个部分。

2.通知的内容

标题:通知的标题有两种写法,一是“发文机关+事由+文种”,如:《××省关于进一步做好城市蔬菜产销工作的通知》;一是“事由+文种”,如:《关于召开省属高校档案工作会议的通知》。  

 内容:通知的功能不同,其主体内容也不尽相同。

   发布性通知:首先说明制订所发布的规章的目的、根据,然后写明发布事项,最后     

               是提出执行要求。

   告知性通知:正文先写明发文机关的决定事项及作出该决定的目的,“现就有关问题

               通知如下”是常用的过渡句。然后写明对有关事宜的安排,应知事项

               等。最后用“特此通知”结束。

   会议通知:其正文部分应写明召开的会议名称,须知事项两部分,须知事项包括会

             议名称、议题、时间、地点,与会人员,报到时间、地点,需带的材料,

             食宿安排,联系方式等内容。

   指示性通知:概述情况和问题,写明通知事项,提出工作要求,用“特此通知,望

               认真贯彻执行”等结语。

   转发性通知:其正文有两种写法,一种正文包括两部分:开头部分先写明转发文件

               的名称,表明态度,提出原则要求。最后以“现转发给你们,请认真

               贯彻执行”、“请结合具体情况,参照执行”、“请研究执行”等惯用语

               句提出执行要求。一种正文只写转发决定和执行要求,十分简洁。

   任免通知:正文可直接写明任命谁担任职务,或者免去什么人的什么职务即可。   

(五)通报   

通报适用于表彰先进,批评错误,传达重要精神或者情况。   

1.通报的结构    通报一般包括标题和正文两部分。

2.通报的内容

标题:通报的标题有两种结构:1.发文机关+事由+文种,如:《国务院办公厅关于表彰奖励中国女子足球队的通报》;2.事由+文种,如:《关于××单位相继发生食物中毒事件的通报》。   

正文:根据不同的用途,通报有不同的主体内容:

表彰性通报:正文包括介绍先进事迹,宣布表彰决定,发出学习号召和提出希望要求等  

            几项内容。

批评性通报:正文包括叙述错误事实,指明危害,分析错误性质,申明通报决定,提出

            引以为戒的要求和切实可行的防范措施等几项内容。

情况通报:正文写法主要有两种,一种先写发布通报的缘由,然后写明通报事项,最后

          提出要求和希望;一种是将内容按问题分类,分成若干个部分来写。

(六)请示   

请示适用于向上级机关请求指示、批准。

1.请示的结构

请示一般包括标题、正文及落款三部分。   

2.请示的内容

标题:请示的标题有两种写法:1.发文机关+事由+文种,如:《××公司关于要求拨设备改造资金的请示》;2.事由+文种,如:《关于要求解决××地区严重积水问题的请示》。   

正文:不同目的的请示,其主体内容也不相同:

请示指示的请示:正文的重点放在情况的陈述和问题的强调上,一般未提出具体建议。

                最后以“请指示”之类的语句结束。

请求批准的请示:正文的重点放在意见和办法的说明上,最后提出批准请求,即以请示

                批准的语句“以上意见当否,请审核指示”、“以上请示,请批复”作

                结束。要避免越级请示。   

(七)批复   

批复适用于答复下级机关请示事项。主体部分批复事项,是正文的核心部分,根据请示事项,逐条批复,一般先表明批复态度,再写明批复意见,提出指示或要求。写作批复要注意态度要鲜明、内容要全面、行文要迅速。   

1.批复的结构

批复一般包括标题和主体两部分。

2.批复的内容

标题:批复的标题有两种构成方式:1.发文机关+事由+文种,如:《国务院关于建设中关村科技园区有关问题的批复》;2.事由+文种,如:《关于修建新办公楼请示的批复》。    开头部分:批复缘由,一般用简明扼要的语言引述请示的标题和发文字号、发文时间或概括来文的主要内容;如问题比较复杂,往往用过渡语“现批复如下”,引出批复意见。  

 主体部分:批复事项,是正文的核心部分,根据请示事项,逐条批复,一般先表明批复态度,再写明批复意见,提出指示或要求。  

 结尾部分:通常以“特此批复”、“此复”等惯用语,也可以省略以上字句,自然收尾。   

(八)函  

 函适用于不相隶属机关之间商洽工作,询问和答复问题,请求批准和答复审批事项。按内容可分为:商洽性函、询问性函、答复性函和请求性函。按行文方向可分为:去函和复函。   

1.函的结构    函一般包括标题、正文和落款三个部分。

2.函的内容

标题:函的标题有两种构成方式:一是发文机关+事由+文种,如:《公安部关于调整新护照收费标准的函》;二是事由+文种,如:《关于申报工商营业执照的函》。   

正文:不同用途的函有着不同的主体内容:

商洽性函:其正文要写明商洽事项,含有协商、祈请语气的“妥否、请函复”这类惯

          用语。     

询问性函:其正文要写明询问的事项和答复要求,最后以“盼复”或“以上意见,请

          予函复”结尾。     

请求性函:其正文说明提出申请的理由和请求批准的事项。不相隶属的机关之间请求

          批准,不应用请示,而一般要用函。

答复性函:其正文首先引述对方公文的标题和文号,这是对发文缘由的揭示,然后表

          明态度,并以“现函复如下”这一惯用的过渡语句领起下文写明答复事项,

          或提出指示意见。写完后全文也就结束了,不用结束话即可。

(九)总结   

总结是我们对过去一定时期、一个阶段或某一专题所做的工作或做的事情进行思索回顾、分析研究,找出经验教训,并把它条理化、系统化,得出一些规律性认识的书面材料。总结就是对以往工作实践的一种理性认识。   

1.总结的结构

总结一般包括标题、正文、署名和日期三大部分。   

2.总结的内容

标题:现在常见的有公文式、中心式、二标式三种,居中书写。公文式由单位、时间、事由、文种四要素组成。如:《×县20##年度工作总结》,也可简写为《工作总结》;中心式即文章的标题就是总结的中心,专题总结多用此种形式。如:《×市是怎样进行机构改革的》,这类标题大都无“总结”二字,比较灵活;二标式即采用正副标题相结合的形式,相互照应。如:《科技立厂、人才兴业——××市外国专家局20##年工作总结》。   

正文:包括导语、基本情况、成绩与经验、存在的问题、今后努力的方向等。

署名和日期:换行写于文尾的右下方,标题中已标明单位名称的,写明日期即可。   

(十)消息   

消息即狭义的新闻,它是对新近发生的有社会意义并引起公众兴趣的事实的简短报道。因此,真实性、时效性及文字少、篇幅小成为消息的基本特征。   

1.消息的结构:    消息的结构比较固定、简单,具体表现为:标题、导语、主体、结尾,并在文中穿插背景材料。

2.消息的内容   

标题:消息的标题必须简明、准确地概括消息内容,帮助读者理解报道的事实。消息标题有主题(正题)、引题(眉题)、副题(次题)三种。主题:概括与说明主要事实和思想内容。引题:揭示消息的思想意义或交待背景,说明原因,烘托气氛。副题:提示报道的事实结果,或作内容提要。   

导语:导语是指一篇消息的第一自然段或第一句话。它是用简明生动的文字,写出消息中最主要、最新鲜的事实,鲜明地提示消息的主题思想。   

主体:主体是消息的主干部分。它紧接导语之后,对导语作具体全面的阐述,具体展开事实或进一步突出中心,从而写出导语所概括的内容,表现全篇消息的主题思想。主体应按“时间顺序”或“逻辑顺序”写作,但仍然要先写主要的,再写次要的。    新闻背景,指事件的历史背景、周围环境及与其它方面的联系等。

结尾:新闻的结尾有小结式、启发式、号召式、分析式、展望式等等。这些结尾写作与一般记叙文结尾的写作并无大的不同。 

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