份数序号 秘密等级★保密期限
紧急程度
文件格式
发文机关标志
发文字号
标题(红色反线下空两行,居中排布,2号小
标宋体字。一行或多行排布,回行注意词意完整,排列对称,间距恰当)
主送机关(标题下空一行,左侧顶格写,3号仿宋体字)
正文(主送机关名称下1行。数字、年份不换行,每页排22行,每行28个字,3号
仿宋体字)
(附件说明)(3号仿宋体字。正文下空1行左空2字)
发文机关署名
成文日期
印章
(附注)(居左空2字,在成文日期下1行,3号仿宋体字)
主题词:
抄送机关 (主题词下1行,右空1字,3号仿宋体字) 印发机关(左空1字,3号仿宋体字) 印发日期(右空1字,3号仿宋体字 )
印发份数(右空1字,3号仿宋体字)
版记的位置:最后一个要素置于最后一面最后一行。目的在于公文的完整性。
1
发文机关标志
信函格式
机密★×年 ×××函〔2000〕1号 急件
关于××××××××函
主送机关:
正文ХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХ。
附件:1.ХХХХХХХХ
2.ХХХХХХХХ
二○○○年×月××日
(请在此处填写附注)
不标志签发人。
2
首页不标志页码。首页最后一行下边缘与文武线距离6mm
主题词:××× ××× ××
抄送:ХХХХХХХХ、ХХХХХХХХ、ХХХХХ
ХХХ。
ХХХХХХХХ
3 20xx年×月××日印发
份数序号 秘密等级★保密期限
紧急程度
会议纪要格式
发文机关标志
发文字号
编发机关 编发日期
正文(红色反线下空1行。数字、年份不换行,每页排22行,每行28个字,3号仿
宋体字)
发文机关署名
成文日期
印章(不盖印章)
分送机关 (主题词下1行,右空1字,3号仿宋体字) 印发机关(左空1字,3号仿宋体字) 印发日期(右空1字,3号仿宋体字 )
印发份数(右空1字,3号仿宋体字)
4
份数序号 秘密等级★保密期限
紧急程度
命令格式
发文机关标志
令号
正文(令号下空2行。)
签发人职务及签名章
成文日期
分送机关 (主题词下1行,右空1字,3号仿宋体字) 印发机关(左空1字,3号仿宋体字) 印发日期(右空1字,3号仿宋体字 )
印发份数(右空1字,3号仿宋体字)
5
第二篇:公文格式
公文题
一、公文题型的分类
(一)正式公文类题目
13类14种公文包括:命令、令、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。而申论常见的公文种类包括报告、意见、通告、通知、通报等。
(二)事务文书类题目
常用事务性文书有:计划、总结、情况综合、调查报告、研究报告、述职报告、讲话稿、演讲词、布告、章程、规划、会议记录等。
事务文书在认识和使用中常与“公文”相混淆,其相同点是功能相同、格式相近,均为公务活动服务,有相对固定的格式;区别在于事务文书的使用者不限于国家行政机关,不具有法定效力,权威性、规范性较弱。
二、作答基本要求
(一)格式要求
XXXXXXXXX(标题)
XXX:(主送机关)
XXXXXXXXXXX。(开头,发文的目的、根据和原因,说明文件的重要性。)
XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX。(主体)
XXXXXXXXXXX。(结尾)
XXXXXX(发文机关)
X年X月X日(成文时间)
(二)内容要求
公文的内容要求是全面,具体明确,层次分明,突出重点,注意内在逻辑。
(三)语言要求
公文是具有实用性的一种稳重样式,它的性质和功能决定了它的语言运用具有特殊的要求。
1.风格平实庄重文体不同,语言特点也不相同。记叙文形象、生动、具体;说明文准确、具体;议论文准确、严密;公文文体则要求平实、简明、庄重、严肃。语言是文章的第一要素,撰写公文就要严格遵循语法规则和事理逻辑遣词造句,叙事说理要严密周全,语言表达要端正庄重,不能嬉笑怒骂,不能用方言、俗语、口语,不能用感情色彩过于浓烈的语言。
2.实用规范用语 公文在长期的实践过程中,逐步形成了一些定型化、规范化的词语用法,并且约定俗成,成为习惯,例如:鉴于、责成、兹定于、特此通知等。
3.常用条款句式 公文在表达主张、提出要求和制定方法、措施时,常常要分条列款,使用条款句式,从而使句式端庄,条理清晰。
三、常用常考公文题型
(一)宣传类公文
1、宣传稿
宣传稿是以宣传某种主张、某项工作、某件事情为目的,为获得受众的理解、支持而撰写的公文形式。公开信的功能与宣传稿比较相似,格式和语言风格也都很类似。
XXXXXXXXX(标题,点明内容、目标)
XXX:(主送机关、受众)
XXXXXXXXXXX。(开头,宣传的背景、原因、目的等)
XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX。(主体,宣传事件的重要性、实施方法等)
XXXXXXXXXXX。(结尾,提出号召和倡议)
XXXXXX(发文机关)
X年X月X日(成文时间)
2、宣传纲要
宣传纲要是一种只要把主要宣传内容提纲挈领地写出来,概括地叙述纲目和要点的公文,是纲要的一种。
关于……的宣传纲要(标题)
XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX。为了……特制定本宣传纲要。(前言,交待宣传的背景、原因、宣传对象等)
一、指导思想
XXXXXXXXXXXXXXX.
二、根本目标
XXXXXXXXXXXXXXX.
三、宣传对象和内容
XXXXXXXXXXXXXXX.
四、主要措施
XXXXXXXXXXXXXXX.
3、宣传手册
宣传手册与宣传稿、宣传纲要有相似之处,都具有十分突出的宣传性和号召性。但是,宣传手册又不同于稿件文章,其更偏向于书目的体例,即在纲目章节中体现不同的内容。
因为是宣传手册,所以语言要尽量通俗才能为大多数读者接受,因为是宣传手册的目录,所以语言表达要尽量简约,结构要尽量平衡美观。
(二)报告类公文
报告适用于向上级机关反馈本机关的工作情况、经验和教训,为上级机关制定决策和指导工作提供依据。根据报告的用途,报告可以分为工作报告(综合性报告和专题性报告)、情况报告、答复报告、报送报告等。
(关于)……的报告(机关名称+报告事由+文种)
XXXXX:(主送机关)
XXXXXXXXXXXXXXX。(根据报告的不同作用,可以有不同的开头方式,除上述三种外,还可根据需要用其他的方式开篇)。
XXXXXXXXXXXXXXX。(基本情况)
XXXXXXXXXXXXXXX。(存在问题)
XXXXXXXXXXXXXXX。(具体要求或措施)
XXXXXXXXXXXXXXX。(结语,也可不要)
XXXXXXXXXX
X年X月X日
(三)答复类公文
答复主要是指以书面形式对人大代表的建议、质询,政协委员的提案,人民意见、建议作出的回复。
(关于)……的答复(发文机关+答复事项+文种)
XXXXXX:(受文单位)
……已收悉,经……研究,现答复如下:
XXXXXXXXXXXXXXX.(针对来函内容作答,明确具体)
谨作答复!
XXXXXXXXXX
X年X月X日
(四)计划类公文
计划是党政机关、企事业单位、社会团体及个人对今后一段时间内的工作、活动作出科学预想和具体安排的一种事务性文书。我们通常把短期的打算叫计划,长远的计划叫规划。计划与规划都能够建立起正常的工作秩序,明确工作的目标,是领导指导、检查,群众监督、审察工作业绩的依据。在实践中,计划与规划还有许多名称,如:“安排”、“要点”、“设想”、“打算”、“方案”等,也有人称之为“计划书”和“规划书”等。
XXXXX计划书(规划书)——发文机关+事项+文体
根据……,结合……,特制定……计划(规划):——前言,对基本情况的分析,对计划的概括说明,说明制定计划的依据和条件等。
一、指导思想
XXXXXXXXXXXXXXX。
二、任务目标
XXXXXXXXXXXXXXX。
三、主要措施 这几部分可以根据材料酌情删减、添加。
XXXXXXXXXXXXXXX。
四、要求
XXXXXXXXXXXXXXX。
(五)责任书
责任书是党政机关、军队、企事业单位、社会团体等,为了更好地开展各项工作,完成各项任务或者完成某项临时活动而与下属单位、部门以及责任人签订的一种明确工作责任的有效约定。它起着上下级之间依法执政、规范管理和科学领导的作用。责任书是一种下行文的特殊文种。有人称之为责任状也无不妥,因为很早以前就有军令状的说法。责任书的使用种类和范围颇多而广泛,可以说无处不有,无处不在。
(XXX关于XXX的)责任书——立状单位名称+责任内容+文种
XXXXXXXXXXXXXXX。——导语,签订责任书的目的、意义、依据和要求等。
XXXXXXXXXXXXXXX。——正文,责任对象、目标任务、保证措施、奖惩办法、有效期限等。
(XXXXXXX)
(X年X月X日)
(六)编者按
“编者按”也称“编者按语”,是一种依附于新闻报道或文稿的画龙点睛式的简短的编者评论,是报刊、通讯社、广播、电视等各类新闻传播媒介的编者对新闻报道或文稿所加的评论、批注、建议或说明性文字,是新闻传播媒介的编者常用的一种写作形式。
编者按,是编辑对将要发表的文章表明某种观点、态度,给读者一些启示性的说明。它是最简短言论形式之一,在编辑工作中用途很广。编者按通常200字左右,甚至更短,有时仅三言两语,但要能够切中要点。它没有独立的标题,位置也较自由。
1.编者按的结构 “编者按”由标题和正文两部分组成,一般很短小,没有独立的标题,不署名,位置也较自由,可用在文前或文中。
2.编者按的内容
标题:一般都标为“编者按”。
正文:这部分内容,主要是指出文章事实中带普遍性和引人深思的问题,以引导读者思考,达到更好的宣传效果。或者是明确地表示编者自己的观点,发表旗帜鲜明的议论,或点明编辑意图,以启迪读者。
(四)其他公文
(一)会议纪要
会议纪要适用于记载和传达会议情况和议定事项。按其内容和功用不同,可划分为指示性会议纪要、通报性会议纪要、消息性会议纪要。按会议性质不同,可划分为日常行政工作会议纪要、大型专题工作会议纪要。会议记录与会议纪要虽然在用途和性质上均有不同,内容上也不尽相同(会议纪要是记录会议的要点,会议记录是会议讨论发言的实录),但行文格式上却相似,在此一并讲解。 1.会议纪要的结构
会议纪要一般包括标题、开头、主体、结尾和落款。
2.会议纪要的内容
标题:会议名称或会议议题+文种,如:《全国江河堤防建设现场会议纪要》。
开头部分:概述会议情况即简要交代会议的时间、地点、出席人员、会议内容等。
主体部分:写明会议议定事项,会议讨论、形成的意见或概括会议精神的要点等。
结尾部分:对与会单位和有关方面提出贯彻会议精神的要求和希望,或者概括会议内容。
落款:写上制文机关名称、成文时间。
(二)公告
公告是适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项的公文。
1.公告的结构:
公告一般包括标题和正文两部分。
2.公告的内容
标题:1.发文机关+文种,如:《中国人民银行公告》。2.发文机关+事由+文种,如:《中共广东省委组织部、广东省人事厅关于选聘20##年高校毕业生到村任职的公告》。3.有的标题可直接写“公告”二字。
正文:大都只限于宣布具体事项。也有的公告正文相对复杂一些,即包括缘由或根据事项和结语三项内容。其常用“特此公告”作结语或省去结语,或不用。
(三)通告
通告适用于公布社会各有关方面应该遵守或者周知的事项。
1.通告的结构:
通告一般包括标题、正文和落款三部分。
2.通过的内容
标题:标题有这样几种写法:发文机关+事由+文种,如:《××市电话号码升八位号码前割接试验通告》;发文机关+文种,如:《监察部通告》;事由+文种,如:《关于招标的通告》。4.只写公文名称,也就是只有“通告”二字的标题。
正文:一般包括发布通告的目的或根据,通告事项及结语三方面的内容。
落款:发文机关+成文日期。
(四)通知 通知适用于批转下级机关的公文,转发上级机关和不相隶属机关的公文。传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项,任免人员。 1.通知的结构
通知一般包括标题、正文、落款三个部分。
2.通知的内容
标题:通知的标题有两种写法,一是“发文机关+事由+文种”,如:《××省关于进一步做好城市蔬菜产销工作的通知》;一是“事由+文种”,如:《关于召开省属高校档案工作会议的通知》。
内容:通知的功能不同,其主体内容也不尽相同。
发布性通知:首先说明制订所发布的规章的目的、根据,然后写明发布事项,最后
是提出执行要求。
告知性通知:正文先写明发文机关的决定事项及作出该决定的目的,“现就有关问题
通知如下”是常用的过渡句。然后写明对有关事宜的安排,应知事项
等。最后用“特此通知”结束。
会议通知:其正文部分应写明召开的会议名称,须知事项两部分,须知事项包括会
议名称、议题、时间、地点,与会人员,报到时间、地点,需带的材料,
食宿安排,联系方式等内容。
指示性通知:概述情况和问题,写明通知事项,提出工作要求,用“特此通知,望
认真贯彻执行”等结语。
转发性通知:其正文有两种写法,一种正文包括两部分:开头部分先写明转发文件
的名称,表明态度,提出原则要求。最后以“现转发给你们,请认真
贯彻执行”、“请结合具体情况,参照执行”、“请研究执行”等惯用语
句提出执行要求。一种正文只写转发决定和执行要求,十分简洁。
任免通知:正文可直接写明任命谁担任职务,或者免去什么人的什么职务即可。
(五)通报
通报适用于表彰先进,批评错误,传达重要精神或者情况。
1.通报的结构 通报一般包括标题和正文两部分。
2.通报的内容
标题:通报的标题有两种结构:1.发文机关+事由+文种,如:《国务院办公厅关于表彰奖励中国女子足球队的通报》;2.事由+文种,如:《关于××单位相继发生食物中毒事件的通报》。
正文:根据不同的用途,通报有不同的主体内容:
表彰性通报:正文包括介绍先进事迹,宣布表彰决定,发出学习号召和提出希望要求等
几项内容。
批评性通报:正文包括叙述错误事实,指明危害,分析错误性质,申明通报决定,提出
引以为戒的要求和切实可行的防范措施等几项内容。
情况通报:正文写法主要有两种,一种先写发布通报的缘由,然后写明通报事项,最后
提出要求和希望;一种是将内容按问题分类,分成若干个部分来写。
(六)请示
请示适用于向上级机关请求指示、批准。
1.请示的结构
请示一般包括标题、正文及落款三部分。
2.请示的内容
标题:请示的标题有两种写法:1.发文机关+事由+文种,如:《××公司关于要求拨设备改造资金的请示》;2.事由+文种,如:《关于要求解决××地区严重积水问题的请示》。
正文:不同目的的请示,其主体内容也不相同:
请示指示的请示:正文的重点放在情况的陈述和问题的强调上,一般未提出具体建议。
最后以“请指示”之类的语句结束。
请求批准的请示:正文的重点放在意见和办法的说明上,最后提出批准请求,即以请示
批准的语句“以上意见当否,请审核指示”、“以上请示,请批复”作
结束。要避免越级请示。
(七)批复
批复适用于答复下级机关请示事项。主体部分批复事项,是正文的核心部分,根据请示事项,逐条批复,一般先表明批复态度,再写明批复意见,提出指示或要求。写作批复要注意态度要鲜明、内容要全面、行文要迅速。
1.批复的结构
批复一般包括标题和主体两部分。
2.批复的内容
标题:批复的标题有两种构成方式:1.发文机关+事由+文种,如:《国务院关于建设中关村科技园区有关问题的批复》;2.事由+文种,如:《关于修建新办公楼请示的批复》。 开头部分:批复缘由,一般用简明扼要的语言引述请示的标题和发文字号、发文时间或概括来文的主要内容;如问题比较复杂,往往用过渡语“现批复如下”,引出批复意见。
主体部分:批复事项,是正文的核心部分,根据请示事项,逐条批复,一般先表明批复态度,再写明批复意见,提出指示或要求。
结尾部分:通常以“特此批复”、“此复”等惯用语,也可以省略以上字句,自然收尾。
(八)函
函适用于不相隶属机关之间商洽工作,询问和答复问题,请求批准和答复审批事项。按内容可分为:商洽性函、询问性函、答复性函和请求性函。按行文方向可分为:去函和复函。
1.函的结构 函一般包括标题、正文和落款三个部分。
2.函的内容
标题:函的标题有两种构成方式:一是发文机关+事由+文种,如:《公安部关于调整新护照收费标准的函》;二是事由+文种,如:《关于申报工商营业执照的函》。
正文:不同用途的函有着不同的主体内容:
商洽性函:其正文要写明商洽事项,含有协商、祈请语气的“妥否、请函复”这类惯
用语。
询问性函:其正文要写明询问的事项和答复要求,最后以“盼复”或“以上意见,请
予函复”结尾。
请求性函:其正文说明提出申请的理由和请求批准的事项。不相隶属的机关之间请求
批准,不应用请示,而一般要用函。
答复性函:其正文首先引述对方公文的标题和文号,这是对发文缘由的揭示,然后表
明态度,并以“现函复如下”这一惯用的过渡语句领起下文写明答复事项,
或提出指示意见。写完后全文也就结束了,不用结束话即可。
(九)总结
总结是我们对过去一定时期、一个阶段或某一专题所做的工作或做的事情进行思索回顾、分析研究,找出经验教训,并把它条理化、系统化,得出一些规律性认识的书面材料。总结就是对以往工作实践的一种理性认识。
1.总结的结构
总结一般包括标题、正文、署名和日期三大部分。
2.总结的内容
标题:现在常见的有公文式、中心式、二标式三种,居中书写。公文式由单位、时间、事由、文种四要素组成。如:《×县20##年度工作总结》,也可简写为《工作总结》;中心式即文章的标题就是总结的中心,专题总结多用此种形式。如:《×市是怎样进行机构改革的》,这类标题大都无“总结”二字,比较灵活;二标式即采用正副标题相结合的形式,相互照应。如:《科技立厂、人才兴业——××市外国专家局20##年工作总结》。
正文:包括导语、基本情况、成绩与经验、存在的问题、今后努力的方向等。
署名和日期:换行写于文尾的右下方,标题中已标明单位名称的,写明日期即可。
(十)消息
消息即狭义的新闻,它是对新近发生的有社会意义并引起公众兴趣的事实的简短报道。因此,真实性、时效性及文字少、篇幅小成为消息的基本特征。
1.消息的结构: 消息的结构比较固定、简单,具体表现为:标题、导语、主体、结尾,并在文中穿插背景材料。
2.消息的内容
标题:消息的标题必须简明、准确地概括消息内容,帮助读者理解报道的事实。消息标题有主题(正题)、引题(眉题)、副题(次题)三种。主题:概括与说明主要事实和思想内容。引题:揭示消息的思想意义或交待背景,说明原因,烘托气氛。副题:提示报道的事实结果,或作内容提要。
导语:导语是指一篇消息的第一自然段或第一句话。它是用简明生动的文字,写出消息中最主要、最新鲜的事实,鲜明地提示消息的主题思想。
主体:主体是消息的主干部分。它紧接导语之后,对导语作具体全面的阐述,具体展开事实或进一步突出中心,从而写出导语所概括的内容,表现全篇消息的主题思想。主体应按“时间顺序”或“逻辑顺序”写作,但仍然要先写主要的,再写次要的。 新闻背景,指事件的历史背景、周围环境及与其它方面的联系等。
结尾:新闻的结尾有小结式、启发式、号召式、分析式、展望式等等。这些结尾写作与一般记叙文结尾的写作并无大的不同。