美的公司货币资金内部控制的研究
摘 要
改革开放以来我国经济高速发展，各类行业蓬勃兴起，企业之间的竞争也愈发激烈，除了产品质量和服务态度的比拼之外，企业自身管理即内部控制，也起着举足轻重的作用，内部控制是企业生存发展的生命线，好的企业必然有自己完善的内部管理控制制度，这样的企业才是对自身负责，才能在竞争中立于不败之地。
现代企业生存、稳定和发展的重要基础是货币资金的管理，货币资金具有流动性强易于变现的特点，是企业资产中流动性最强、控制风险最高的部分，为了减少、避免和消除货币资金管理中的风险，企业应该建立一套完整的货币资金管理内部控制机制，对货币资金的流转进行事前防范，事中监督和事后评价，防范支付危机，提高企业的管理水平和经营状况。
作者基于相关的资料,结合国内外相关领域的最新研究成果,从内部环境、风险评估、控制活动、信息与沟通、内部监督这五个方面对美的公司在实际生产经营过程中所存在的问题进行了详细的梳理与剖析,并得出了有关货币资金内部控制管理的结论,主要包括加强内部环境建设,增强风险意识,完善授权、不相容职务岗位的分离,实施绩效考评和奖惩机制以及建立独立的内部审计机构。同时针对存在的问题作
关键词:企业;货币资金;内部控制
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The MeiDi internal control of monetary fund research
Since China's reform and opening up our country economy high speed development, all kinds of industry booming, the competition between enterprises is increasingly fierce, in addition to product quality and service attitude of competing, enterprise management or internal control itself, also plays an important role, the internal control is the lifeline of enterprise survival and development, a good enterprise must have their own perfect internal management control system, such enterprises are responsible for their own, can be in an impregnable position in the competition.
Modern enterprise existence, stability and development is the important basis of management of monetary funds, currency funds has the characteristics of the liquid is easy to perform, is the enterprise most liquid, control the riskiest part of the assets, in order to reduce, avoid and eliminate the monetary fund management of the risks, enterprises should establish a complete set of monetary fund management mechanism, internal control beforehand to prevent circulation of money, make supervision and evaluation, prevent payment crisis, improve the management level of enterprises and operating conditions.
The author based on the related data, combined with the latest research results of related fields at home and abroad, from the internal environment, risk assessment, control activities, information and communication, internal supervision of the five aspects of beauty companies in the process of actual production and operation and the problems in detail, and draw the conclusion about the internal control of monetary fund management, including strengthening the construction of the internal environment, strengthen the risk awareness, perfect the authorized, incompatible duties separation of positions, the implementation of performance evaluation and rewards and punishment mechanism and the establishment of an independent internal audit institutions. As for the
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existing problems at the same time.
Keywords: enterprise; Monetary fund; The internal control
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目录 摘要??????????????????????????i Abstract????????????????????ii
第一章 绪论??????????????????????1
1.1研究的背景????????????????????8
1.2研究的内容及方法?????????????????8
1.3 货币资金内部控制理论的概述????????????8
1.3.1国外内部控制理论的发展????????????8
1.3.2国内内部控制理论的发展????????????9
第二章 货币资金内部控制理论?????????????12 2.1内部控制理论与货币资金内部控制?????????12
2.2企业货币资金内部控制重要性、目标及主要内容???14
2.2.1企业货币资金内部控制的重要性?????????14
2.2.2企业货币资金内部控制的目标??????????15
2.2.3企业货币资金内部控制的主要内容????????15
第三章美的公司货币资金内部控制现状及存在问题分析???17
3.1美的公司及所在行业背景介????????????17
3.1.1家电行业背景介绍???????????????17
3.1.2 美的公司简介?????????????????18
3.2美的公司现有内控制度建设现状??????????18
3.2.1美的公司货币资金内部控制的成功之处?????18
3.2.2美的公司货币资金内部控制的薄弱之处?????18
3.3美的公司货币资金内部控制存在的问题分析?????19
3.3.1货币资金内部控制制度的设计不够全面具体???19
3.3.2货币资金内部控制职务分工不清????????19
3.3.3货币资金授权批准控制不够规范严格??? ??20 3.3.4货币资金会计控制管理不够严格?????? ?22
第四章美的公司货币资金内部控制完善?????????25 4.1 货币资金内控制度改进的基本思路???????25
4.2 公司货币资金内控制度改进??????????28 4.2.1 货币资金内控制度总体设计 ??????? 28
4.2.2 完善货币资金职务分工控制 ??????? 29
4.2.3 完善货币资金授权批准控制 ??????? 31
4.2.4 完善货币资金会计控制系统???????? 33
参考文献???????????????????????36 致谢?????????????????????????37 附录A????????????????????????38 附录B????????????????????????42
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第一章 绪论
1.1研究背景
内部控制理论也是随着社会经济进步的需要而不断发展，不断完善的。进入20世纪90年代以来，企业内部控制理论在世界范围的发展速度超过了以往任何阶段，最为显著的研究成果是理论界的COSO报告和萨班思法案。在国内，对于内部控制理论的研究与实务知道的渴求也越来越迫切。
财务舞弊并不新鲜，作为一种故意错报财务数据，欺骗投资者和债权人的行为，财务报告舞弊（Financial Reporting Fraud）始于18世纪20年代的英国。南海公司财务报告舞弊导致英国政府颁布《泡沫公司法》，并一度取消了股份有限公司这种公司形式。19xx年～19xx年席卷美国的经济危机使的整个证券市场濒临崩溃的边缘。会计史学家
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chatfield曾指出，松散的会计实务是市场崩溃和萧条的原因之一。尽管各国政府加强了对财务报告舞弊的监管和处罚力度，但是，从麦迪逊公司到安然公司，从琼民源到银广厦事件，国内外的财务报告舞弊案件仍是层出不穷。
正是基于上述背景，使得人们对于企业会计信息的关注，在过去，是单纯通过报表审计关注结果，而在新情况下，必须既通过报表审计关注结果，还要通过构建和完善与财务报告相关的内部控制关注会计信息的生成过程。因此如何利用最先进的内部控制理论来指导我国的企业内部控制问题就显得十分必要。如何强化企业的内部管理、完善内部控制制度成为所有企业面临的主要问题和难题。
1.2研究的内容与方法
本文通过综合运用会计学、内部控制学等多门学科，进行交叉研究；采用调研分析方法，深入公司内部进行实地调查，并结合国内外货币资金内部控制的先进理论和相关法律法规，将其与同行业进行横向对比分析，使其基于实际，具有较强的可操作性和前瞻性。
本文首先介绍调研主体美的公司的基本情况及行业背景，结合美的公司的资金管理流程，提出了美的公司货币资金业务流程三阶段内部控制中存在的问题；然后运用货币资金内部控制相关的理论对其进行分析，找到问题产生的原因；最后理论联系实际，结合美的公司的特点，从建立健全货币资金内部控制制度和再造货币资金内部控制流程两方面提出改进建议。
1.3 货币资金内部控制理论的概述 1.3.1国外内部控制理论的发展
内部控制产生于18世纪产业革命以后,美国铁路公司为了对遍及各方的客货运输业务进行控制和考核,采用了内部稽核制度,由于效果显著被各大企业纷纷效仿,到了20世纪初,随着股份公司规模日益扩大,所有权与经营权的进一步分离,为了查错纠弊,在西方一些企业中逐步出现了一些组织、调节、制约和监督生产经营活动的方法,从而形成了简单的内部控制制度川。20世纪30年代,世界性的经济大危机迫使许多企业普遍加强了对生产经营活动的控制,企业内部控制的前身一一内部牵制制度得到了进一步发展,其牵制范围超越了会计及财务范围,深入到了企业所有的部门及整个业务活动121。在内部控制的内容更加丰富的同时,人们对内部控制的认识也得到了极大的提高:内部控制是由于组织本身及其管理部门的需要而存在,并不是因为审计师的需要而存在;内部控制不仅是审计工作的基础,也是一切管理工作的基础。
19xx年,美国审计程序委员会对内部控制进行研究,并在次年依据研究结果发表了名为《内部控制—一种协调制度下的要素及其对管理层与独立公共会计师的重要性》的报告。在该报告中,内部控制被定义为:“内部控制包括一个企业内部为保护资产、审核会计数据的正确性和可靠性、提高经营效率,坚持既定管理方针而采用的组织计划,以及各种协调方法和措施131。”这个定义有可能比这个术语所包括的意义要广一些。它承认内部控制制度超过了与会计部门直接相关的事项。该定义所称的内部控制,并不以直接与会计及财务部门有关的功能为限,并以内部控制应达到的目标来定义内部控制。
1.3.2国内内部控制理论的发展
内部控制评价问题是经济发展的趋势，对内控系统的的设计、执行和修改有着十分重大的意义。在我所看文献的范围内，王立勇 (2004) 提出内控评价的研究工作仅停留在定性分析，不利于内控系统的评价效率效果的提高，因此，该文运用可靠性理论和数理
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统计方法来构建内部控制系统评价的数学分析模型，利用该模型可计算程序的可靠度和系统可靠度，从而判断内部控制的效果。戴彦（2006）及于曾彪、王竞达和瞿卫菁（2007）均认为构建一套规范和完整的内控评价体系对于企业和监管部门而言均至关重要并针对具体的公司来进行内部控制评价系统的构建。戴彦在文中提出了评价指标的选择问题，并认为应将措施性指标和结果性指标综合运用 ；而曾彪等所研究的公司则是以 COSO 报告的 5 个要素所要求具备的基本条款作为评价标准 ；而在现今的研究中还有采用一般标和具体标准作为评价标准。骆良彬、王河流（2008）及韩传模和汪士果（2009）均研究了层次分析法在内部控制评价中的运用，实现由定性到定量、由局部到综合的转变，提高评估的系统性和科学性。南京大学会计与财务研究院课题组（2010）通过对中国近十年来的出现重大问题的 112 家代表性企业样本的归纳和分析，总结了中国企业内部控制中较为突出的问题所在及其领域，对中国企业内部控制评价的要点及方法提出了务实性建议。池国华（2010）他指出目前的内部控制评价理论与实务存在两大问题，一是主要侧重于满足外部审计或者外部监管的需要 ; 二是较少从整体的、系统的、更具有普遍性的角度出发。因此本文从管理者的视角出发，以满足管理需要为目的，以实现战略目标、经营目标为主线，构建一套具有普遍指导意义且满足我国企业管理层需要的内部控制评价系统模式。其中提出内部控制评价的六要素 ：评价主体、评价客体、评价指标、评价标准（评价多少）、评价方法，并以六要素为路线构建系统模式。张先治、戴文涛（2011）提出了“董事会内部控制求沟通的事项是以口头形式沟通的，那么注册会计师应当将其包括在审计工作底稿中，并记录沟通的时间和对象 ；如果审计准则要求沟通的事项是以书面形式沟通的，注册会计师应当保存一份沟通文件的副本，作为审计工作底稿的一部分。如果被审计单位的会议纪要是沟通的适当记录，注册会计师可以将其副本作为对口头沟通的记录，并作为审计工作底稿的一部分。再次，对于一些治理结构比较复杂的企业，例如，在同时设有审计委员会和监事会的公司，一般并不需要同时与这两个组织进行沟通，此时就需要向委托人印证了解到的相关信息。当然，印证的结果可能是确定由其中的一个组织或固定的人员与注册会计师沟通，也有可能是确定针对不同的事项分别由不同的组织或人员与注册会计师沟通。如果印证后的结果与注册会计师通过审阅被审计单位章程、组织结构图等文件资料获取的了解差别很大，最好将印证的结果形成记录，并提请委托人确认。
沟通既是注册会计师开展工作的方法之一，也是必备的能力之一。审计的全过程是不断收集信息、提炼信息、分析信息得出结论的过程。这个全过程，都有赖于注册会计师与被审计单位的良好沟通，有利于把握问题的本质，从而得出客观公允的结论。从法律层面上，我国也先后颁布了《中国注册会计师审计准则第 1151 号——与管理层的沟通》与《中国注册会计师审计准则第 1152 号——前后任注册会计师的沟通》，自此，针对我国注册会计师沟通规范的法律法规已经走上与国际准则接轨的道路。注册会计师通过对沟通有效性的正确认识，克服自身因素的影响，从而掌握合理有效的沟通方法，针
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对沟通情况规范记录，为形成工作底稿准备翔实的依据，有利于形成客观公允的审计结论，同时进一步降低注册会计师的审计风险。
第二章 货币资金内部控制理论
2.1内部控制理论与货币资金内部控制
内部控制是指企业为实现经营目标,保障严格遵循有关法律法规和规章制度,确保信息真实、完整、可靠,提高企业运营的经济性、效率性和效果性而制定和实施的相关政策和程序的过程,其目的是要使企业具有防止错误发生,不断自我发现错误,并自我修复的功能。
内部控制理论强调:内部控制对象是企业整个运行过程中所有要素(如人、财、物、信
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息、技术等),应当将它们用来构筑单位整体的内部控制框架,包括组织赖以存在的环境因素、内部控制的机制和程序、信息流动等,并进行全面的统盘考虑与分析;内部控制受企业董事会、管理阶层和其他员工影响,内部控制的好坏完全取决于制定并执行控制政策和程序的人的素质和观念,如管理者的管理风格与经营理念、内部控制的意识等,.故应特别重视人的因素,反过来,内部控制也影响着人的行动;企业内部控制并非只是一个机械的规定或一项制度,管理者应当根据环境条件的变化采取不同的激励和约束措施,灵活地选取适当的控制方式与方法,即内部控制是一个发现问题、解决问题、发现新问题、解决新问题的循环往复的“动态过程”;在现代竞争日趋激烈的社会,任何组织必然面临来自内外两方面因素所导致的各种风险,因此,管理者必须及时对各种可能的风险加以反映和评估,采取适当的控制措施,以保证内部控制的效率和效果;必须综合采用社会科学和自然科学的各种方法,包括定量分析和定性分析相结合的方法,使内部控制设计的政策、程序与措施科学化、合理化与标准化;内部控制是单位管理者采取的一系列控制措施的有机整体,但是不管内部控制的设计、执行如何完善,它只能为管理者实现组织目标提供合理保证。 内部控制本身不是目的,而是实现组织目标可能性的一种手段和工具。内部控制框架为关注内部控制的有关各方(包括管理者、投资者、债权人、审计人员及理论界)提供了一个普遍认可、内涵统一的内部控制框架和评价方法。
要实现货币资金管理的目的,要根据内部控制框架理论,建立与企业整个内部控制体系相适的货币资金管理制度,制定货币资金管理的内控制度要从控制环境、风险评估、控制活动、信息与沟通、监督等进行分析、统盘考虑。
内部控制的基本假设在于:两个或两个以上的人无意识犯同一种错误的可能性极小;两个或两个以上的人有意识合谋犯罪的难度大大超过一个人单独犯罪,以此假设为出发点构建的内部控制结构不仅运用于会计与审计,在现代企业管理中也得到了极其广泛的运用。管理当局日益重视内部控制框架,主要基于以下两点原因:强化内部管理。随着企业规模的不断扩大和竞争的日益激烈,企业管理层次增多,管理跨度加大,管理当局再也不能像过去那样对企业的各种经营活动进行直接的指挥、控制和监督,只能通过内部管理机构对经营活动进行间接的指挥和控制,并且凭借包括财务报告在内的各种数据来分析考核下属各经营单位的经营效率和管理部门的管理业绩。`,在这种情况下,必须要有一套机制和措施来保证管理当局意图的贯彻实施及作为业绩评价的财务报告和相关资料的真实可靠。另一方面,企业规模的扩大和内部职能部门的增多,可能产生职责不清、协调困难以及工作中的差错和舞弊。为保证部门间的协调一致,提高经营和管理效率,防止工作差错和舞弊,管理当局必然要求在企业内部建立完善的包括组织机构、业务流程在内的具有自我控制和自我监督功能的机制。于是,作为企业治理和管理重要组成部份的内部控制应运而生,它有助于管理当局对其实现目标的各种活动进行有效的组织、制约、考核和调节,为各种信息的准确性和可靠性以及各类活动达到预期目标提供合理保证。树立良好的企
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业形象。企业的形象不仅仅取决于当前的资金实力和盈利能力,更重要的是取决于人们对企业未来的预期。由于以保护投资者利益和创建公平、公开、公正为目的的政府的监管,企业经营透明度的日益提高,企业一旦发生欺诈行为、管理不善或违反法规,就会引起社会广泛的关注,造成不良的社会影响,从而使企业价值大大下降,这会造成企业再筹资成本的上升,企业各种社会关系恶化等严重后果。内部控制有助于预防此类问题的发生,并在问题发生时提供妥善处理的补救措施。另外,科学的内部控制和管理当局关于企业内部控制的评价及外界对内部控制的肯定有助于企从业形象的提升。
2.2企业货币资金内部控制重要性、目标及主要内容
2.2.1企业货币资金内部控制的重要性
货币资金是企业流动资产中最活跃的部分,贯穿企业经营活动的全过程。货币资金犹如企业的“血液”:(1)它不可缺少;(2)它必须流动。因为企业的收入与支出最终都表现为货币资金的流入与流出,一旦大量的收入最终无法表现为货币资金的流入,企业就将面临万般无奈的选择破产。
货币资金的特点决定了它必然成为内部控制的重点:货币资金具有极大的被盗和挪用的风险性,是最受企业关注和需要保护的资产;货币资金业务同单位其他业务有广泛的联系,几乎同每个经营环节相关;货币资金业务的工作量较大,占整个会计工作量一半左右的比例;货币资金业务本身一般无合理性的评价问题,货币资金收入和支出的合理性,主要应追查与货币资金收支业务对应的其他业务。
基于以上特点,各单位自建立和实施内部控制以来,一直将货币资金作为内部控制的重点,通过加强货币资金的内部控制,不仅可以减少货币资金的损失,而且有利于加强对其他业务的控制。货币资金流对于现代企业来说,更有着重要的意义:货币资金流是企业生产经营的动力源,企业由于规模经济的和对外扩张的需要,对货币资金有着巨大的需求。货币资金流影响企业的生存质量,企业要想持续经营,靠的不是高额利润,而是必须保持良好、充足的货币资金流量。货币资金流决定企业的市场价值,在企业利润包装、盈余操纵愈演愈烈的今天,货币资金流量信息能帮助投资者看清企业的真正面目,更真实地反映企业投资价值,从而减少投资风险。在金融风险日益加剧的今天,“货币资金至上”比任何时候都备受推崇,特别是在市场经济发展日趋成熟的条件下,在结构复杂的大型企业管理中,更是倡导“企业管理的核心是财务管理,财务管理的核心是资金管理”的理念,货币资金内部控制己成为企业管理的重中之重。
2.2.2企业货币资金内部控制的目标
我国《独立审计具体准则第9号一内部控制与审计风险》将内部控制的目标概括为以
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下四点:保证业务活动的有效进行;保证资产的安全与完整;防止、发现、纠正错误与舞弊;保证会计资料的真实、合法、完整。根据COSO报告对内部控制目标的规定,货币资金内部控制的总体目标也可概括为:货币资金管理和利用的效率、财务报告中有关货币资金特别是货币资金量报表的相关报告的可靠性以及对货币资金管理与控制方面的法律法规的遵循性。
借鉴国外经验与国际惯例,结合当前我国已有的有关法律法规及企业经营管理的现状与未来的发展趋势,货币资金内部控制的目标主要包括以下四个方面:货币资金的安全性;货币资金的完整性;货币资金的合法性;货币资金的效益性。
2.2.3企业货币资金内部控制的主要内容
为确保货币资金控制目标的实现,货币资金的内部控制主要应围绕三方面的内容展开:规定货币资金使用的职责和责任,保证权责密切结合;规定货币资金核算和管理的处理程序及手续制度,保证货币资金运转正常;健全和完善内部控制制度,保证货币资金业务建立在相互联系和相互制约的基础上。有效实施这些内容可以通过以下方法完成。
1.不相容职务相互分离制度
单位应当建立货币资金业务的岗位责任制,明确相关部门和岗位的职责权限,确保办理货币资金业务的不相容职务相互分离、制约和监督。货币资金业务的不相容职务至少应当包括:货币资金支付的审批与执行;货币资金的保管与盘点清查;货币资金的会计记录与审计监督。
2.授权批准制度
单位应当建立完善的货币的资金授权制度和审核批准制度,并按照规定的权限和程序办理货币资金支付业务。
3.会计系统控制
企业应建立健全货币资金内部会计管理规范和监督制度,,一明确会计凭证、会计账簿和财务会计报告的处理程序和方法,使货币资金收付业务流程规范化、制度化,以减少不必摹的开支,并揭示出与货币资金业务有关的其它业务在内部控制方面的薄弱环节。在货币资金内部控制中,健全的凭证控制非常重要,任何货币资金的收付都必须填制或取得合法合规的原始凭证,经审核批准后,由会计人员作为编制记账凭证、登记账簿的依据。
4.预算控制`
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货币资金的预算控制就是通过对现金投资或现金使用的预算,帮助企业获得最大的收益,通过较为详细和较为远期的现金收支预测和货币资金预算来规划出期望的收入和所需的现金支出,精确地规划企业现有闲置资金是否进行投资和经营中需要借款的额度和时间,以利于充分发挥资金效用和盈利能力。
5.稽核与盘点控制
每笔货币资金的收付都必须经会计人员认真审核,审查其手续是否完备、数字是否准确、内容是否合理合法;对一切现金、银行存款应及时入账,加强稽核工作,并对货币资金定期进行盘点清查并与银行进行对账,做到账账相符、账实相符。
6.测试与评价
内部控制测试是指对企业内部控制情况的了解、检查和评价的过程。其主要目的是确定财务会计信息可予信赖的程度。通过测试,对本期发生的货币资金收付业务做出正确评价,证实其合理性、合法性和效益性;检查货币资金预算执行情况。寻找一系列因内部控制失控对货币资金影响的踪迹,同时,也要检查由于控制的繁琐而影响办事效率的环节。测试与评价要注意对薄弱环节进行分析,排列出各种环节可能导致的潜在问题。
7.电子信息技术手段控制
一方面,企业应运用电子信息手段建立货币资金控制系统,减少和消除内部人为控制的影响,确保内部控制的有效实施。
第三章美的公司货币资金内部控制现状及存在问题分析
3.1 美的公司及所在行业背景介
3.1.1家电行业背景介绍
近年来，在我国市场经济的迅猛发展大潮中，家电行业的发展与增长也随之水涨船高：一方面，行业整体竞争力不断提升。产能呈现大规模化发展，上千万套的生产基地层出不穷；产业链不断完善，珠三角、长三角、环渤海湾三大产业基地不断发力，合肥、武汉、芜湖等新兴产业基地正在崛起；企业竞争日趋成熟，价格恶战趋缓，品牌、服务、产品、技术等诸多因素轮番上阵，短期内中国迅速成长为全球家电业的制造中心。另一方面，国内涌现出来了一大批具备国际竞争力的家电巨头，海尔、美的、TCL、海信、格力、美菱、春兰等企业除了在国内市场树立了较有力的竞争优势，还积极拓展海外市场，分别在欧美等地开拓销售网络，并建立生产制造工厂，实现了“走出去”的发
3.1.2 美的公司简介展
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美的集团（SZ.000333）是一家以家电制造业为主的大型综合性企业集团，于20xx年9月18日在深交所上市，拥有十余个品牌。在全国各地设有强大的营销网络，并在海外各主要市场设有近30个分支机构。创业于19xx年的美的集团，是一家以家电业为主，涉足照明电器、房地产、物流等领域的大型综合性现代化企业集团，旗下拥有四大产业集团，是中国最具规模的白色家电生产基地和出口基地之一。
美的集团主要产品有家用空调、商用空调、大型中央空调、冰箱、洗衣机、饮水机、电饭煲、电磁炉、电压力锅、微波炉、烤箱、风扇、取暖器、空气清新机、洗碗机、消毒柜、抽油烟机、热水器、吸尘器、豆浆机、电水壶、酒柜、电吹风机、热水器等家电产品和空调压缩机、冰箱压缩机、电机、磁控管、变压器等家电配件产品，拥有中国最大最完整的空调产业链、微波炉产业链、洗衣机产业链、冰箱产业链和洗碗机产业链，拥有中国最大最完整的小家电产品群和厨房家电产品群，年产各类 家电产品超过2亿台。
3.2 美的公司现有内控制度建设现状
3.2.1美的公司货币资金内部控制的成功之处
1每个事业部都有自己的产品和市场，能够规划其未来发展，也能灵活自主的适应市场出现的新情况迅速做出反应，所以，事业部组织结构有高度稳定性和适应性。
2能让高层有更多的时间实行决策职能，同时使各事业部发挥经营管理的积极性和创造性，最大限度的提高各个管理层的效率和发挥其各自的职能。
3事业部需要独立经营，因此能够让事业部的管理者得到很好的锻炼，有利于培养人才，为企业的未来发展储备干部。
4事业部的出现使得公司更好的了解各个产品的情况，从而也更有利于公司评价每种产品对公司总利润的贡献大小，利于高层制定未来的发展战略规划。
5事业部的成立利于其对各自产品的研发、生产和销售
6事业部自主管理，增强了其自主性，权利的下放使得事业部有很大的责任，有利于激励事业部管理者进行更好的管理。
7事业部成立后各事业部之间能形成良性竞争，使企业更有活力。
8可以规避风险，一事业部的发展不会因为其他事业部发展而出现的问题二受到大的影响。
3.2.2美的公司货币资金内部控制的薄弱之处
(1)属于典型的“集权式”结构，权力集中于最高管理层，下级缺乏必要的自主权；
(2)各职能部门之间的横向联系较差，容易产生脱节和矛盾；
(3) 直线-职能型组织结构建立在高度的“职权分裂”基础上，各职能部门与直线部门之间如果目标不统一，则容易产生矛盾。特别是对于需要多部门合作的事项，当出现责任和绩效时，往往难以确定责任的归属；
(4)信息传递路线较长，反馈较慢，难以适应环境的迅速变化。
原因：
组织学大师弗莱蒙特?E?卡斯特认为当组织“环境相对稳定而确定；目标明确而持久；技术相对统一而稳定；决策可以程序化时。”以采用直线职能型的组织结构为宜,美的在公司发展早期，当时产品线单一、部门简单，所以易采取直线职能制结构。
3.3美的公司货币资金内部控制存在的问题
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3.3.1货币资金内部控制制度的设计不够全面具体
美的公司对货币资金的制度建设和管理活动还停留在资产形态的保管和管理上,在对货币资金流入的进程进行控制,对货币资金流出的计划进行控制、对货币资金的资产形态按照企业价值最大化的目标进行管理等方面还是粗线条的,具体表现为:
1.内控制度缺乏系统性,《内部会计控制规范一基本规范》和《内部会计控制规范一货币资金》出台后,美的公司一般仅是依照规范开展内控活动,并未依此对相关制度的建设与执行情况进行审视和具体细化,制度之间存在缝隙,不能有效衔接,尤其是在关注基层、关注细节、关注风险方面存在不足,许多关键控制点被忽略。
2.内部控制缺乏科学性,相关政策和程序的建设滞后,没有形成一系列行之有效的控制活动,从而导致流程不畅,环节过于繁琐,不但没有促进工作效率的提高,反而被一些职工误认为“内控”即是“内耗',。
3.内部控制缺乏深度性,还停留在传统的内部审计范围内,片面关注现金和银行存熟的静态控制,忽视现金沐的动态控制;一味关注货币资金支付的审批控制,忽视对控制活动流程和程序的控制。
4.内控监督缺乏有效性,没有建立内控制度长效管理机制,甚至出现审计人员“前脚走”,企业执行“后脚松”的现象。
3.2.2货币资金内部控制职务分工不清
1.董事长与总经理分工不清
按照“产权明晰、权责明确、政企分开、管理科学”的建立现代企业制度的要求,企业应由股东大会选举产生的董事会及其董事长,行使日常的所有权控制,代表股东进行日常决策。董事长是企业的法人代表,是企业的负责人,要对企业货币资金的安全完整和货币资金的内部控制的健全有效承担领导责任。但这并不意味着董事长要亲自负责企业货币资金的筹集、调度、使用、保管的管理工作。
美的公司目前存在的问题有:美的公司的董事长认为自己是企业的法人代表,是一把手,就应当管理企业最重要的人事权和财务权。很多资金的审批具有很大的随意性。这不仅剥夺了企业经营管理财务负责人的必要的财务自主权,不利于保证其实现经营目标,模糊其经营管理责任,而且使企业权力机构负责人既执行预算又监督预算执行,丧失了对企业日常开支进行有效监督所需的独立性,弱化了企业权力机构对企业财务收支的监督能力。
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2.财务人员业务水平及素质问题
美的公司属于大型的民营企业,公司对于人才的任用有时候也存在一些偏差,任亲唯用的现象大有存在。作为企业会计控制的主体,会计人员业务素质和内控知识的高低尤为重要。但目前出纳人员存在专业技术水平低、会计基础工作不规范、学力能力不高的现象,很多不是财务人员出身,而且没有经过专业知识的培训,这与现代化企业管理极为不匹配,这些现象给货币资金的内部控制带来极大的不便。
3.2.3货币资金授权批准控制
1.企业的重大经济业务,如重大筹资业务、投资业务、资本支出和增资扩股等重大货币资金流动,以及所有预算外的开支,应由企业权力机构根据少数服从多数的原则,做出特别决议后方能实施。
现实存在的例子以此相反,如:2006一20xx年公司动用3亿多元现金参与二级市场投资,未履行董事会决策程序;20xx年,公司参与竞拍东方市商业银行4000万股(价款1.22亿元)未履行董事会审议程序(公司章程规定董事会有权审批不超过公司最近一期经审计净资产20%的对外投资、收购出售资产、资产抵押、委托理财及其他动用公司资金、资产、资源事项)。参与二级市场投资损失在20xx年初显示出来,损失惨重,导致出现这样的原因有:①决策程序不合理,仅凭公司证券委员会建议书,总经理的签批意见就出资投资,无董事会决策程序;②现有的重大对外投资制度严重缺乏内部控制管理要求中的风险控制,项目投资未组织相关部门或人员对投资建议项目进行分析与论证;③项目投资缺少有效的监督,不能通过监督及时发现问题,收回投资,将损失减少到最小。
2,货币资金审批授权监督不力
目前美的公司内部审计没有完全发挥内部监督作用,主要原因:美的公司总部内部审计部门的人数较少,力量薄弱。随着公司的扩张,子公司的数量剧增,经营业务日趋复杂化,对内部审计的要求越来越高。公司现有内部审计职能难以适应企业快速发展的需要。而且,目前的内部审计的考核审计重视不够,离任审计也多流于形式。另外,完善的审计监控制度应该做到审计人员的定期轮换,以及对审计工作的再审计,以增强审计监控职能,防止审计工作流于形式。
3.过度导致控制力不足
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近年来,美的公司发展较快,处于企业多元化发展和激烈竞争的需要,投资或控股了一批各行各业的子公司。这些子公司大都远离母公司的所在地长沙。多行业、多地区决定了其内部控制的复杂性。尽管公司多层次的组织结构中有复杂多样的益主体,并且不同的利益主体有不同的利益目标,但各利益主体的利益最终都要服从于出资者(母公司)的利益。因此,各子公司的内部控制系统应该是母公司授权的,代表母公司的意志和利益。母公司应随时监督和评价各层次经济单位的受
托经济责任履行情况,实现出资者资产的最大化增值。但实践表明,由于时间(投资或成立时间大都很短)、行业、地域、观念等因素的影响,对子公司存在过分分权的倾向。母公司的经营理念、战略计划、企业文化等难以彻底向子公司渗透、贯彻,重要的经济要素如人、财、物在子公司和母公司,子公司之间缺乏有效交流。母公司对子公司的控制力不足,子公司过分强调局部利益,很少关心母公司的战略目标和公司的整体利益。因此,针对公司实际,我们认为有必要在现有基础上强调集权,加强对子公司的控制,从严治企。
3.2.4货币资金会计控制系统管理不够严格
所谓会计系统控制,是指通过会计及其相关的手段与方法,搜集、加工和输出可靠的信息,保证企业财产物资的安全,实现企业各控制岗位之间的信息沟通,保证个控制岗位之间能够相互联系和相互制约。
美的公司目前存在一些隐患和漏洞:
1.现金收支业务方面存在的问题
“坐支”现象十分严重。美的公司由于每日需求的现金量极大,现金也是统一管理的,因此对于收来的货款几乎没有缴存至银行,这种行为违反了银行结算的相关规定,同时“坐束”极易产生收支混乱,给贪污、舞弊·偷漏税款等提供机会;
涂改凭证金额。会计人员利用原始凭证管理上存在的漏洞或业务上的便利条件,使用“退字灵”、“修正液”等化学药剂,乘机更改#5@p或收据上的金额,把现金收入原始凭证上的金额改小或将现金支出原始凭证上的金额放大,从而达到贪污的目的;
票据“前后联次”不一致。票据出票时往往需要套写,出纳员或经办员在套写时将复写纸的下而放置其他联次,利用假复写的方法,使票据凭证联和存根联金额不一致,造成收多报少或支少报多,贪污差额款;
撕毁票据或漆用凭证。会计人员或出纳人员对收入现金的票据,乘机撕毁,将现金据为
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己有;或用漆取的#5@p、收据等凭证向客户开票,隐匿现金,达到贪污的目的;
虚开#5@p,虚构内容。会计人员或有关人员与外部人员串通,在购物时虚开#5@p,或在做账时虚列奖金等其他开支,将多支出的现金据为己有;
添枝加叶,加码报销。会计人员在原始凭证上添加经济业务的内容和金额,达到贪污现金的目的;
错记金额,贪污现金。出纳人员在登记现金日记账时故意记错金额或将其合计数加错,表现为少计收入、多计支出,从而将多余的库存现金据为己有:
公款私用,挪用现金。出纳人员或其他人员采用虚写或涂改现金缴款单日期的做法,未将当天应该送交银行的销货款等及时入账,挪用后进行体外循环。
2.银行存款收支业务存在的漏洞
擅自提现或填票购物。会计人员或出纳人员擅自签发现金支票提取现金或擅自签发转账支票套购物品,不留存根,不记账,将现金、实物据为己有;
公款私存。会计人员利用经管货币资金收支业务的便利,把公款转入自己私设的银行户头上,从而达到侵吞公款或民期占有公款的目的;
多头开户,截留公款。会计人员私自利用单位印鉴在其他银行开设存款账户,以本单位更换开户行为由,要求付款单位将欠款或销货款转至私设的户头上,从而达到截留公款的目的;
转账套现。会计人员或有关人员配合外单位不法人员在收到外单位转入的银行存款后,开具现金支票,提取后交付外单位,达到套取现金的目的;
私自背书转让。会计人员将收到的转账支票、银行汇票、商业汇票及银行本票等票据私自背书转让给与个人利害相连的单位,以达到变相侵吞、占有公款的目的;
出借支票、账户。会计人员非法将支票借给他人用于结算或允许使用本单位开设的银行账户办理收付、转账业务,从中捞取私利;.
涂改银行对账单。会计人员私自提现,然后通过涂改银行对账单上的发生额或余额,使其与银行存款日记账上的金额相等或平衡,以掩盖银行存款己减少的事实;
恶意串通,支付虚开票款。会计人员或其他有关人员串通商家,根据开具的不实#5@p及填制虚假收料单(验收单),将购物票款转至商家,对方提款后私分;
“初”取“末”存。出纳人员私盖印鉴章,于月初从银行账户上提取大额现金,月末
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丙把所欠窟窿补齐,如此可以使银行对账单上的期末余额和银行存款日记账上的期末余额相符,以掩人耳目。
第四章 美的公司货币资金内部控制完善
根据上文提出的货币资金内部控制基本理论,结合美的公司在货币资金内部控制存在的问题进行分析,本章主要对改进美的公司货币资金内部控制提出了完善的基本思路、,具体措施与建议,并完善美的公司收入方面、支出方面及筹融资管理等业务流程。
4.1 货币资金内控制度改进的基本思路
目前,现代大多数企业倡导.“现金为王”的经营管理理念,美的公司也不例外,要建立以价值管理为核心的货币资金内部控制体系,必须通过深入推进资金统一管理工作,合理调控各单位货币资金的流量和存量,不断优化债务结构,提高货币资金使用效率,降低财务费用,控制财务风险,实现公司整体效益最大化。因此,我认为美的公司企业的货币资金内部控制应依据COSO控制框架五要素,围绕企业目标展开设计:
1.货币资金内部控制环境要素分析
控制环境是对企业内部控制的建立和实施具有重大影响因素的统称,包括诚信与道德观、领导者的管理理念和经营风格、员工胜任能力、组织结构及权责分配、人力资源政策等要素。控制环境决定了企业的基调,是内部控制其他要素的基础规则和构架。控制环境直接影响企业员工的控制意识,提供了内部控制的基本规则和框架。
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美的公司应建立规范的法人治理结构和管理架构,确立风险管理与内控体系建设的指导原则和实施步骤,建立逐级承诺、逐级声明和问责到底的管理机制,形成循环责任传导体系,从根本上解决公司存在的有章不循的问题,营造出依法理财、诚信管理的控制环境。具体应做到:(l)集团公司统一制定书面的道德守则和行为准则,分子公司和外部关系方传达,保证所有员工接受到并理解这一宗旨;各级管理层从说和做两方面不断发挥典范作用,以坚定的决心实现较高的道德水平。(2)管理层设置的经营目标及对运营人员的期望切合实际,并制定恰当的激励制度;管理层对内部控制系统保持恰当的关注,并定期对内部控制缺陷进行纠正。(3)管理人员具备必要的知识与能力和所需的管理背景;企业员工具备必要的能力并接受必要的培训,以与其所分配工作的业务性质及复杂性相匹配。(4)组织结构与企业规模、业务类型及所在地理位置相适应,既不简单到管理层无法对分支机构进行充分的监督,也不复杂到阻碍信息的顺畅流通。(5)企业建立恰当的职责分配和授权政策,分支机构的授权管理被有效的检查与监督;同时,在交易层面上存在恰当的授权批准政策和程序,并定期复核。(6)建立完善的人力资源政策、标准和程序,并向企业员工传达;人力资源部的政策能够吸收和留住人才,从而保证机构的计划得以执行和实现。
2.货币资金内部控制风险评估要素分析
风险评估是单位及时识别、科学分析经营活动中与实现控制目标相关的风险,合理确定风险应对策喝是实施内部控制的重要环节。风险评估主要包括目标设定、风险识别、风险分析和风险应对。风险包括内部风险和外部风险,内部风险来源十单位的内部经营管理各个方面潜在的风险,外部的风险来源于宏观政策,市场环境。
主要包括:(1)成立独立的风险管理机构,为企业的风险管理提供组织保障;(2)在风险管理机构内部设置专门的或兼职的货币资金分析管理人员,加强对货币资金链条的风险预警,逐步建立货币资金预警系统;(3)针对财务报告和其他业务资料提供的货币资金信息,建立货币资金风险的定量分析机制;(4)针对企业的外部环境和内部管理状况、适时进行货币资金风险定性分析。(5)由专业的风险管理人员结合风险的定量和定性分析,提出货币资金风险分析报告,对风险做出综合评估,供决策层参考。
3.货币资金内部控制活动要素分析.
控制活动是指单位管理层根据风险评估结果。采用相应的控制措施,将风险抓制在可承受度之内,是实施内部控制的具体方式。常见的控制措施有:不相容职务分离控制、授
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权审批控制、会计系统控制、财产保护控制、预算控制、运营分析控制、绩效考评控制等。
4.货币资金内部控制信息与沟通要素分析
信息与沟通是指单位及时、准确收集、传递与内部控制相关的信息,确保信息在单位内部、单位与外部之间进行有效沟通,是实施内部控制的重要条件。信息与沟通的主要环节有确认:计量、记录有效的经济业务,在财务报告中恰当揭示财务状况、经营成果和现金流量;保证管理层与单位内部、外部的顺畅沟通监管部门。信息与沟通的方式是灵活多样的,但无论哪种方式,都应当保证信息的真实性、及时性和有用性。内部控制信息与沟通可以通过以下方式完善:(l)借助企业信息管理系统,完善信息系统控制。工程机械企业作为综合信息提供商,始终站在信息技术的最前沿,企业应运用先进的网络技术,实现业会合拢、物会合拢,减少人为操纵因素,确保现金流质量。(2)工程机械企业利用当今的网络优势,充分挖掘网络银行的功能,推行银行账户自动划款零余额管理,使整个公司的资金沉淀降到最低,提高资金使用效率。
5.货币资金内部控制监控要素分析
内部监督是单位对内部控制建立与实施情况监督检查,评价内部控制的有效性,对十发现的内部控制缺陷,及时加以改进,是实施内部控制的重要保证。内部监督包括口常监督和专项监督。监督情况应当形成书面报告,并在报告中揭示内部控制的重要缺陷。内部监督形成的报告应当有畅通的报告渠道,确保发现的重要问题能送达治理层和管理层;同时,应当建立内部控制缺陷纠正、改进机制,充分发挥内部监督效力。强化对货币资金控制的监督、稽核,需要做到:(l)重点加强对投资活动、商务采购、建设投资、成本支出等业务流程货币资金流动的监督,建立对货币资金风险的三级监控机制,子公司及分公司的各部门是货币资金风险的第一道线,重点做好货币资金、银行账户的规范化管理工作,各分子公司是财务风险的第二道防线,重点做好管理办法的制订、资金效益的优化、现金流的监控。集团公司是财务风险的最后一道屏障,重点做好企业资金运作规划、资金管理模式转型和资金链条的全程监控。(2)深入开展现金流稽核,以现金流管理为切入点,以资金的流入和流出为控制重点,对现金流管理的流程进行全过程稽核,重点解决流程不健全、制度不落实等问题,特别应关注货币资金预算的有效性以及资金管理的安全性。
4.2美的公司货币资金内部控制完善的措施及建议
4.2.1完善货币资金内部控制制度总体设计
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针对货币资金内部控制总体设计的薄弱环节,本人认为,美的公司应该在完善资金管理制度、实行资金集中管理、推行全面预算管理、强化资金监督控制和推进财务信息化等方面,做一些探索和改进,通过各项管理措施的实施,使自己形成了较为全面的资金管控机制。
虽然美的公司先后出台了《货币资金管理制度(总)》、《资金预算和网上银行系统管理制度》、《金融机构借款和对外担保管理制度》、《公章、银行印鉴管理制度》、《银行汇票管理制度》、《资金计划及审批授权管理制度》、《内部往来结算制度》等一系列货币资金内部控制管理办法,初步建立起一套具有较强操作性的、基本符合上市所在地监管要求的货币资金内部控制制度,但不够完善,没有具体行为细则的规范,应该将制度规范化、具体化,使得操作起来具有实际指导性。
加强专门的货币资金管理机构一资金结算中心对货币资金的管控力度。美的公司各分子都在社会银行开户,都有一定的货币资金经营权和决策权。一方面,企业的科技开发、技改需要大量的资金,在社会银行贷款,另一方面,企业货币资金管理分散,各个开户银行账面余额少,不能形成较强的支付能力,造成资金的浪费。由于各单位资金信息不能正确的反馈,各单位以各种理由要资金,财务工作难度大,车间水电气费和各种材料费用得不到控制,浪费严重。为此,美的公司应该加强资金结算中心的管控,通过对资金的管理,来控制各种货币性成本开支,规范各类收支行为。
实行全面预算管理,并将资金预算作为全面预算的“调节阀”,预算范围由单一的经营资金计划逐步扩大到生产经营、基建、融资等全面资金预算,预算体系由分、子公司逐步扩大到各职能部门全方位资金预算。
实行资金集中管控,统一资金调度、统一信贷管理、杜绝不经审批对外投资。依托资金管控系统,提高资金循环过程的内部控制能力,完善资金流程,减少了因分散管理而导致的货币资金沉淀,节约了资金成本;借助网银系统,将企业的资金纳入实时监控和调度,提高了货币资金的周转效率,营造了新型的银企关系。
加速企业信息化建设,实现各业务与货币资金内部控制进行对接。公司于20xx年年正式上线SAP系统,目前己拥有财务管理、采购管理、库存管理、生产管理、质量管理、营销管理等六大模块。
4.2.2 完善货币资金职务分工控制
职务分工控制是内部控制的基础性控制,直接决定着整个内部控制制度的有效性。职
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务分工控制要求不兼容的职务应当相互分离,各个工作岗位都应当有明确的职责,且责权利统一和平衡,以便各个岗位之间能形成有效的相互联系,相互制约的制衡机制。
按照财政部20xx年颁布的《内部控制规范—货币资金》的要求,单位应当建立货币资金业务的岗位责任制,明确相关部门和岗位的职责权限,确保办理货币资金业务的不相容岗位相互分离、制约和监督”;“单位不能由一个人包办货币资金收支业务的全过程”;“办理货币资金业务的人员应当具备良好的职业道德,忠于职守,廉洁奉公,遵纪守法,客观公正,不断提高会计业务素质和职业道德水平.“货币资金内部控制各相关工作岗位的人员应当相互独立,定期轮换。”具体来说,为了建立健全、有效的货币资金内部控制制度,美的领导人员、出纳员、会计员、审计人员应当分别负责货币资金收支的授权批准、收支执行、会计记录和稽核检查工作。
1.明确美的公司董事长及总经理的职责
在货币资金内部控制中董事长职责:企业的股东大会、董事会等权力机构应在董事长的主持下,负责确定货币资金的内部控制制度,审批企业财务预算和决算:审批预算外重大开支,*决定财务部门负责人·内审部门负责人及企业经营管理负责人等关键管理人员的任免等工作。企业的董事长除了主持权力机构会议之外,还应负责签发权力机构批准的财务预算及财务决算报告,根据权力机构的批准,审批预算外开支及总经理等关键管理人员、权力机构分委员会及监事会的日常开支。在预算执行过程中,组织内部审计人员或监事会人员对预算执行进行日常监督检查。
2.提高财务人员业务水平及素质
要保证出纳与会计的相互制衡能够长期有效,根本的措施是要保证他们品德上诚实、业务上胜任和关系上相互独立。
品德上诚实是指出纳和会计要忠于本单位及其所有者,遵纪守法,诚实守信,认真负责。为此,企业要加强对他们的以诚信为主的职业道德教育,全面记录他们的品德表现,即使褒奖他们认真负责的行为,批评或追究他们不诚实、违法乱纪的行为;对不诚实的出纳员和会计员要及时调离。
业务上的胜任是指出纳和会计要具有与自己的工作相应的专业知识和工作能力。为此企业要加强对他们的招聘和培训工作,不断保持和提高他们的业务素质;要全面、客观地考核他们的工作能力和业绩,并与奖惩和职务晋升相联系;对于不胜任的出纳员和会计员要及时调离。
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相互关系上的独立是指出纳和会计之间不能存在血缘上的近亲关系,职权上的制约与被制约关系以及工作上的长期协作关系。为此,企业要按照独立性的要求配备出纳员与会计员,并合理划分他们的职权,实行定期的岗位轮换。
4.2.3完善货币资金授权批准控制
所谓授权批准控制是指企业的任何经济业务都必须事先得到授权批准,否则就不能办理。美的公司的各级管理人员必须根据规定的范围、权限、程序、责任等进行授权批准。
1一般授权和特殊授权
按照授权控制对象的不同,授权批准控制可以分为一般授权和特殊授权两种。一般授权是指以书面文件的形式,长期性授予有关管理人员,办理常规经济业务的权限、条件及相关责任的授权方式,比如授权财务负责人负责整个公司财务预算的审核,出纳负责现金的收支和保管工作等;特殊授权则是指以上级特批的形式临时性授予有关管理人员办理特殊经济业务的权限、条件及其相关责任的授权方式,比如董事长某段时间出差,临时授权给某人在某段时间内有权审批某项业务。
2.个人授权与集体授权
按照授权控制的主体不同,授权批准控制可以分为个人授权和集体授权两种。所谓个人授权,是指负责财务支出审批的人员,根据自己拥有的审批权限,独立地对有关则一务支出进行审批的授权制度:所谓集体授权,是指有权参加则一务支出审批的人员,通过召开会议,按照少数服从多数的原则形成会议决议,对有权审批的财务支出进行审批的授权制度。
个人授权县有效率较高·责任明确帅优点。但是,如果相关制衡措施不到位不得力,个人授权就会形成权力失控,极易产生贪污舞弊和腐败犯罪行为;如果授权者品德和业务素质不高,也可能使个人授权产生决策失误或个人授权流于形式,降低授权控制的质量和效率。集体授权具有质量较高,权威性较大的优点。但是,集体授权成本比较高、效率比较低,不能经常进行,容易形成相互扯皮,不利于明确审批责任,从而也可能影响审批质量。因此,企业履行授权批准权限的各级管理人员,特别是高层管理人员,都需要正确处理个人授权与集体授权的关系。
3.明确授权批准范围、层次、程序和责任
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授权批准范围:有效的授权批准控制应当是全面完整的,不应当有任何人和任何经济业务游离于或凌驾于授权批准控制之外。也就是说,不仅基层业务经办人员办理各项经济业务、中低层管理人员办理各项管理工作,都应当得到上级的授权批准。高层管理人员包括公司董事长、总经理等办理各项管理工作,也应当得到公司权力机构的授权批准。
授权批准层次:公司应根据各项货币资金支出业务的重要性和金额大小,以书面文件的形式,明确它们应当得到授权批准的层次。一般说来,金额越大、性质越重要的支出业务,得到授权批准的层次应当越高:预算外的支出业务应当比预算内的支出业务得到更高级别的授权批准。具体地说,预算内的一般支出可以经部门负责人或企业分管领导和企业财务负责人审批后即可报销;预算内的重大开支则还应当经过企业负责人审批后才能报销;预算外的各项支出则还需要上报企业权力机构会议审批。
4.加强对企业财务审批“一支笔”的制衡
所谓“一支笔”财务审批制度,是指企业的一切财务支出都由企业负责财务审批的领导人员(通常是企业负责人)一个人负责审批。“一支笔”的权力来自于企业权力机构的授权,并要受企业权力机构审批的财务预算的制约。
在授权控制方面,企业权力机构对企业“一支笔”的权力配置应实行一般授权与特殊授权相结合的制度。对于日常开支,企业权力机构应通过严格审批财务预算,对“一支笔”进行一般授权;“一支笔”应严格按照权力机构批准的财务预算进行财务支出审批。 对于企业的重大经济业务,如重大筹资业务、投资业务、资本支出和增资扩股等重大货币资金流动,以及所有预算外的开支,应由企业权力机构根据少数服从多数的原则,做出特别决议后,由“一支笔”据以签字批准。
在事中监督检查方面,首先,企业的监事会或审计委员会应定期聘请注册会计师对“一支笔”进行任期经济责任审计或亲自对“一支笔”的审批情况进行监督。其次,对“一支笔”自己的业务经费,要实行企业权力机构批准的预算控制,实行“定额备用金制”使用,实际报销应由监事会或审计委员会负责人审批。
在事后责任追究方面,企业除了要通过事中监督及时发现。一支笔”的问题外,还应通过严格审查年度财务决算,已发现企业货币资金收支的异常变动。对发现有失职、滨职或贪污、舞弊行为的“一支笔”,企业董事会或监事会(审计委员会)应及时启动罢免程序,对“一支笔”进行严肃查处。
4.2.4完善货币资金会计控制系统
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就美的公司货币资金内部控制而言,其会计系统控制至少应当重点解决以下问题:
1.收付款原始凭证的控制
收付款原始凭证包括收据、银行收款通知单、银行付款通知单、支票、本票、汇票、借款单、费用报销凭证等。
美的公司针对自己存在的问题,必须做到以下几点：
收款原始凭证的控制:加强自制收据的控制。企业自制收据应先由收据保管员购买或组织印制,然后在单位财会负责人的见证下,由企业财务印章保管员在收款票据上加盖企业财务印章。
付款原始凭证的控制:内部控制的总体要求是,所有支出凭证都应当得到严格的审批、复核,具备齐全的签章和完备的手续,而且这些工作应当有不同的人员分工负责。前面有关内容中探讨过了,这里不再赘述,仅就借款及报销凭证的控制、支票的控制及支款印章的控制进行探讨。
2.结算方式的控制
企业的结算方式总体来说也有两种:现金结算和非现金结算,转账结算有利于减少接触企业货币资金的人员和机会。美的公司应当严格限制现金结算,尽可能使用转账结算。
3.严控“坐支”业务
“坐支”是指企业以现金收入直接支付现金支出,即不通过开户银行进行结算。美的公司“坐支”业务一直存在,没有得到相应的重视,理由很多:比如业务繁多,而且提取备用金在银行可能受限等。“坐支”极易产生收支混乱,给贪污、舞弊、偷漏税款等提供机会,须严加控制。
4.保管和稽核控制
保管控制:货币资金保管控制,企业的货币资金只能由出纳员和经过企业权力机构授权的人员保管,非经企业权力机构的授权,任何人都不得接触企业货币资金,否则就是非法侵占。为了保证企业货币资金的安全、完整,保证有关政部记录的真实、可靠,企业 稽核人员应当加强对美的公司货币资金收支存及其账簿记录的检查核对,做到日记账与分类账记录经常核对相符,账簿记录与记账凭证经常核对相符,记账凭证与原始凭证经常核对相符,特别是每月要与开户银行送来的对账单进行核对,编制银行存款余额表,使银行存款账面余额与银行对账单调节相符,应当定期和不定期地进行现金盘点。
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参考文献
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致谢
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附录A
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-29-
附录B
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企业内部控制理论
内部控制是现代企业管理的重要标志,通过实践得出的结论是:控制强,弱,没有控制控制,无序。新规定“会计法律27个单位应当建立和完善单位内部会计监督制度。单位内部会计控制执行,内部控制。
补充:
企业内部控制理论
内部控制是现代企业管理的重要标志,通过实践得出的结论是:控制强,弱,没有控制控制,无序。新规定“会计法律27个单位应当建立和完善单位内部会计监督制度。单位内部会计控制执行,内部控制。
内部控制是什么
内部控制是形成一系列的措施来控制功能、程序、方法、标准化和系统化,使之成为一个严密的、相对完整的系统。根据控制的内部控制可以分为会计控制和管理控制不同的目的。会计控制和保护资产安全、会计信息的真实性和完整性以及财务活动的合法性有关的控制,管理控制手段,以确保操作策略决策,实施业务活动和促进效率和有效性,以及相关的影响管理实现的目标控制。会计控制与管理控制并不是相互排斥的,不相容的,有些控制措施可以用于会计控制,也可以用于控制。
我们的目标是确保内部控制单元操作的效率和效果,资产的安全性、经济信息和财务报告的可靠性。其主要功能:一是实现目标管理政策和管理,二是完成安全保护单位的资产,防止资产流失,三是保证业务和财务会计信息的真实性和完整性。此外,财务活动的合法性在单位内部控制目标。
好,虽然内部控制来实现这些目标,但无论内部控制设计和运行,并不是如何消除其固有的局限性。这种限制也必须清楚和预防。主要表现为:(1)受成本效益原则,(2)如果员工有不同的责任忽略控制程序,判断失误,甚至勾结、内外,经常导致欺诈内部控制失灵,(3)管理人员滥用,逾越节和设立或控制内部控制的忽视,也会使建立内部控制不存在。
第二,内部控制的基本结构
内部控制的基本结构。主要包括控制环境、会计系统和控制程序在三个方面:
(一)控制环境。控制环境指的是建立或实施政策的各种因素,影响主要反映单位管理者和其他人员控制的态度、认识和行动。具体包括:管理理念和管理风格,单位组织结构、功能和管理功能,确定经理的权力和责任监控和检验方法,工作人员的政策措施,以控制及其实现,这个单位的各种外部业务关系。
(2)会计系统。会计制度是指建立会计和会计监督程序和业务活动的方法。有效的会计系统应该做的是:
1、确认和记录所有真正的业务及时和经济业务的详细描述,所以在经济业务的财务会计报告适当分类。
2和测量值的经济业务,在财务会计报告记录在适当的货币价值。
3,确定时间,业务,业务记录在适当的会计期间。
-31-
4财务会计报告,业务和适当的披露表达式相关的问题。
(3)控制程序。控制程序制定政策和管理人员,以确保一定的过程。具体包括:商业和经济活动的批准,相关人员分工明确,并防止欺诈、比尔和证书和使用,应保证正常业务活动和记录,财产和它的使用记录的措施保护接触,对于注册业务估值,和审查等。
第三,内部控制的基本方式
内部控制的基本方式主要有:组织规划控制、授权控制、预算控制、物料控制、成本控制、风险控制和审计控制。
(一)组织控制。根据内部控制的要求,单位在确定组织结构和完善过程中,不相容的职责应当遵循分离的原则,所谓的不兼容的职责,是指那些如果由一个人或一个部门,并可能欺骗自己隐瞒欺诈的位置。单位的经济活动通常可以分为五个阶段:即发行的批准授权,执行和记录。通常,如果每个步骤的相对独立的研究人员(或部门),能保证分离不相容的职责,促进内部控制的功能。组织和控制主要包括两个方面:
1和不相容职责的分离。会计和出纳的会计工作不兼容的职责,需要独立。应该单独的位置通常有一个授权:经济业务职责分离,执行业务的位置发布点评:执行的经济地位和记录业务经营位置:记录的位置和地位的财产产权分离等不相容职责分离是基于假设两个人无意识的共犯的可能性,但是一个人的可能性比两个人受益更多。如果这个假设,突破不相容职责的分离不能播放控制功能。
(2)文件记录控制。它是其他相关控制活动的必要条件,能使货币资金
内控正常发挥作用。具体而言,例如会计记录就是反映经济经营业务产生的
流程和最终结果的必要手段。
(3)不相容岗位分离控制。不相容岗位一般来讲就是“如由某个员工全
部承担,则会极大增加其出错率尤其是舞弊可能性的岗位和职务。”对此通常
举例是,出纳的工作和会计稽核便属于不相容业务,这是因为若此两项工作
同归属于一人,就会为其进行舞弊活动提供可能性,除此外产生会计差错的
机会也会增多。一般情况下,如某员工在其岗位的某些职务工作中容易造假
或出错,并且没有对其的相应控制,导致不容易被发现,那么就应该对这些
岗位或者职责进行分离。在审计理论中总结的不相容岗位包括授权和执行,
记录和执行,审核和执行等。
(4)资产与文件保护控制。这一般是指“借助对有关货币资金和相关文
件记录实施某些特定的保护措施,以保证其完整和安全的控制方式。”具体形
式主要有两种:一是接触控制,要限制可接触的人员范围并且要限定其权限,
更要避免不相关或有不良意图的人员接近有关保密或不公开的文件资料,来
对货币资金和文件记录进行保护控制。例如规定对现金的管理与接触仅限定
于某些出纳人员,而对会计记录等档案的管理也对此指定专门的会计人员。
二是盘点控制,根据比较会计文件资料的数据和对公司货币资金进行盘点清
查的数据是否一致来进行控制。
(5)内部稽查。内部稽查是指“由相关部门验证并复核另一岗位或者部
门的执行正确性的控制活动”。这方面的例子包括由会计部门派出专人负责验
证和复核#5@p,或者专人负责核对银行存款对账单与银行与现金日记账的记
录等。借助内部稽核,通过双人牵制,增加了内控点,可尽早发现差错和作
假行为并进行遏制,防患于未然。
(6)定期轮岗。简要来讲即“对涉及货币资金内控的业务岗位定期轮换
任岗人员。企业在货币资金业务岗位上选择配备了合格人员后,还应根据具
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体实际情况适时进行岗位轮换,有助于及时发现相关人员的舞弊甚至贪污行 为,由此降低货币资金管理中产生舞弊的可能性。”`
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