进销存管理系统

需求分析

1． 背景... - 1 -

1．1 问题的提出... - 1 -

1．2 问题分析.... - 3 -

2．系统设计目标... - 4 -

2．1 系统设计的长远目标... - 4 -

2．2 系统设计近期目标... - 4 -

3．系统总体设计... - 4 -

3．1 系统设计思想... - 4 -

3．2 数据流图... - 4 -

3.3 数据字典... - 4 -

3.4 E-R图... - 4 -

1． 背景

在市场经济中，销售是企业运作的重要环节。为了更好地推动销售，不少企业建立分公司后实行代理制，通过分公司或代理上把产品推向最终用户。这些分公司或代理商大多分布在全国各地，甚至是在过为，远距离频繁的业务信息交流是这些企业业务活动的主要特点。在传统方式上，公司之间通常采用电传、电报、电话等方式传递订货、发货、到货、压货、换货、退货等信息，总公司的商务部门在接到分公司或代理商穿来的定单和银行汇款单据传真件后，开具产品出库通知，然后再把相关的进、销、存信息手工存档，再对这些信息进行统计分析，才能了解到整个公司的生产、销售和库存情况。进销存管理是商业企业经营管理中的核心环节，也是一个企业能否取得效益的关键。如果能做到合理生产、及时销售、库存量最小、减少积压，那么企业就能取得最佳的效益。

1．1  问题的提出

传统的信息传递和管理方式不仅效率低,可靠性、安全性和保密性也无法满足要求,而且数据统计时间严重滞后,往往是当领导了解到企业的 “进、销、存”出现问题时,早已产生了严重的后果。即使是没有分公司的企业，使用传统的手工放肆管理也存在同样的问题：信息化不足，计算机使用率低，大量的日常工作皆是手工处理，导致工作效率低落，企业内部沟通不良等等问题很难克服，仓库管理很不合理，不能及时根据需要调整库存。而且在手工管理的情况下，销售人员很难对客户做出正确的供货承诺，同时企业的生产部门也缺少一份准确的生产计划，目前的生产状况和市场的需求很难正确反映到生产中去。这在激烈的市场中是非常不利的。

所以公司迫切希望解决的问题是：

1．缺少一个集成的信息平台和信息系统，而各个业务部门之间缺少信息沟通（即重复劳动）和共享是传统库存管理中资金占用过大的主要原因之一。

2．解决企业内部统一的物料编码管理，物流管理中的信息流通。库存积压与物料的配套问题。

4．销售部门能方便地根据预测信息、各仓库的库存信息和客户的要货情况作出货物的调拨计划和改制计划。

5．随时了解供应商的供货（原材料和外协加工）执行情况、制造车间的加工（合格、报废、返工等）执行情况及公司的各仓库库存情况，以便随时协调或采取合适的补救措施

6．管理供应商，在供应到货的到期日前，主动与供应商联系，检查及时到货的可能性；同时在物流和信息流上允许供应商的部分零件直接发货到客户处。对供应商的考核从质量、交货及时程度和价格上给出统计数据。

7．计划过程不太理想，无物料清单，凭经验办事；对计划的执行率未作统计。

8．现有量、在制品、再途库存和历史记录等多方位查询需求。

9．库存信息与供应和生产等各部门的及时反馈和共享问题信息查询与决策，对公司的各种资源与信息进行查询，包括销售、采购、生产、质量、人事、财务等信息数据进行查询、统计与分析，对根据信息作出快速合理的经营决策，增强应变反应能力。

1．2 问题分析

以订单为依据进行生产的实业公司的主要流程是：

接到一张销售订单，由销售部门转化为采购订单，转给采购部门，采购部门根据订单上的产品、数量，技术部已经配好的物料清单，及各车间半成品储存量，汇总材料需求，然后根据库存情况决定请购及预约情况，采购部门根据请购单下采购单，然后材料入库，在手工操作的条件下，各个部门之间的沟通困难，比如，当采购部下完采购订单之后，仓库是否如期到货，必须去仓库询问，而且即使询问了，有时候因为订单较多材料有可能重复，而无法确定是哪一张采购单到货，哪一张没有到货，再例如，销售部门下过内部订单之后，就容易了解到这个单子上的这批货物到底处于什么状态，是已发完，还是未发，生产是否完毕等，要无数次的询问仓库和生产部门才能了解到部分情况，等等，这一系列的问题迫待解决，随着经济的全球化以及中国经济改革的逐渐深化，制造业面临着越来越激烈的竞争，改善企业内部以及整个供应链各个环节的管理、调度及资源配置，迅速适应客户的新需求和市场新机遇的能力，是中国企业赢得竞争胜利的决定性因素，如何快速有效地实现跟单，如何有效的控制库存，这一切都是本进销存管理系统所力求实现的功能。

从根本上说，企业就是一个利用资源（人、财、物、时间），为客户创造价值的组织，企业资源计划就是对这些资源进行计划、调度、控制、衡量、改进的管理技术和信息系统。现今的企业并不只是人力资源、资金和产品的组合，它还应该包括供应、销售、市场营销、客户服务、需求预测，以及其他更多的东西。如果一个企业资源计划系统系统真正想要最大限度地提高其生产能力，它必须能够非常融洽地和其他关键性的商务领域进行交流。
2．系统设计目标

2．1 系统设计的长远目标

1． 系统运行集成化：

这是系统成功在技术解决方案方面最基本的表现。系统是对企业物流、资金流、信息流进行一体化管理的软件系统，其核心管理思想就是实现对“供应链（Supply Chain）”的管理。软件的应用将跨越多个部门甚至多个企业。为了达到预期设定的应用目标，最基本的要求是系统能够运行起来，实现集成化应用，建立企业决策完善的数据体系和信息共享机制。　　一般来说，如果系统仅在财务部门应用，只能实现财务管理规范化、改善应收帐款和资金管理；仅在销售部门应用，只能加强和改善营销管理；仅在库存管理部门应用，只能帮助掌握存货信息；仅在生产部门应用只能辅助制定生产计划和物资需求计划。只有集成一体化运行起来，才有可能达到：　　

降低库存，提高资金利用率和控制经营风险；　　

控制产品生产成本，缩短产品生产周期； 　　

提高产品质量和合格率； 　　

减少财务坏帐、呆帐金额等。　　

这些目标能否真正达到，还要取决于企业业务流程重组的实施效果。　　
2．业务流程合理化：　　

这是系统成功在改善管理效率方面的体现。系统成功的前提是必须对企业实施业务流程重组，因此，企业资源计划应用成功也即意味着企业业务处理流程趋于合理化，并实现了企业资源计划应用的以下几个最终目标：　　

企业竞争力得到大幅度提升； 　　

企业面对市场的响应速度大大加快； 　　

客户满意度显著改善。
3．绩效监控动态化：

　企业资源计划的应用，将为企业提供丰富的管理信息。如何用好这些信息并在企业管理和决策过程中真正起到作用，是衡量企业资源计划应用成功的另一个标志。在企业资源计划系统完全投入实际运行后，企业应根据管理需要，利用企业资源计划系统提供的信息资源设计出一套动态监控管理绩效变化的报表体系，以期即时反馈和纠正管理中存在的问题。这项工作，一般是在企业资源计划系统实施完成后由企业设计完成。企业如未能利用企业资源计划系统提供的信息资源建立起自己的绩效监控系统，将意味着企业资源计划系统应用没有完全成功。
4．合理改善持续化：

随着企业资源计划系统的应用和企业业务流程的合理化，企业管理水平将会明显提高。为了衡量企业管理水平的改善程度，可以依据管理咨询公司提供的企业管理评价指标体系对企业管理水平进行综合评价。评价过程本身并不是目的，为企业建立一个可以不断进行自我评价和不断改善管理的机制，才是真正目的。这也是ERP应用成功的一个经常不被人们重视的标志。

2．2 系统设计近期目标

 (1).在提高企业经济效益、增强企业市场竞争力方面：

提高客户服务效益, 降低客户服务成本；提高物料管理效益, 降低物料管理成本；提高生产管理效益, 降低生产管理成本；提高质量效益, 降低质量成本；提高采购效益, 降低采购成本；提高生产效益，降低生产成本；提高用料效率，降低用料成本；提高库存效率，降低库存成本。
(2). 在系统应用方面：降低企业信息系统的总体拥有与使用成本，增强企业活力：

提高处理效率，降低硬件成本；提供友好界面，降低培训成本；提供灵活接口，降低扩充成本；提高使用效率，降低作业成本；提高沟通效率，降低沟通成本；提高维护效率，降低维护成本；加强系统纠错，降低失误成本；提高数据安全，降低保密成本。

系统设计近期的目标是实现企业进销存管理系统的系统化，规范化和自动化。

1．建立基本资料信息库，规范所有资料信息。

2．物料控制半自动化，加强了各个部门之间的联系。

3．高库存管理的服务水平，最大限度地降低库存量，包括中间库存和在制品的库存，以减少在库存上的资金积压。

4．最大限度的保证订货任务的按期完成。

5．提高计划的可能性，实现均衡生产：

6．集成管理职能，提高管理效率。

3．系统总体设计

3．1 系统设计思想

●   尽量采用公司现有软硬件环境，及先进的管理系统开发方案，从而达到充分利用公司现有资源，提高系统开发水平和应用效果的目的。

●   系统应符合生产、销售、库存的规定，满足公司日常工作需要，并达到操作过程中的直观、方便、实用、安全等要求。

●   系统采用先进的两层体系结果，Client(客户端)负责提供表达逻辑、显示用户界面信息、基本操作；Server(服务器端)负责实现数据服务。

●   系统采用模块化程序设计方法，既便于系统功能的公众祝贺和修改，又便于未参与开发的技术维护人员补充、维护。

●   系统应具备数据库维护功能，及时根据用户需求进行书记的添加、删除、修改等操作。能够对数据库表格进行备份。

3．2 数据流图

顶层数据流图：

0层数据流图：

1层数据流图：

 

3.3 数据字典

数据流图描述了系统的分解，但没有对图中各成分进行说明，数据字典就是为了数据流图的每个数据流、文件、加工，以及组成数据流或文件的数据项作出说明。

因篇幅限制，每样仅举例说明

数据流条目：

出库单 = 出库单号+日期+客户名称+ 物资类别+制单人员+ 记帐人员+发货人+状态+

{销售订单号+品名 + 单位 + 数量 + 规格 + 备注 + 单价}

各类财务统计报表 = 仓库材料消耗汇总（成本项目） +  仓库材料消耗汇总（按车间） + 材料收发存明细A + 材料收发存明细B +材料收发存明细C  + 材料收发存分类汇总表 + 木材消耗汇总表

文件条目

 

               

数据项条目

3.4 E-R图

3.4 系统功能设计

3．4．3 系统功能模块设计

在系统功能分析的基础上，考虑PowerBuilder程序编制的特点，得到如图1-1所示的系统功能模块图：

 

各个功能模块分析：

采购管理模块:进行商品采购入库,采购退货,进/退单据和当前库存查询,与供货商的往来帐务。

销售管理模块:进行商品销售,顾客退货,销/退单据和当前库存查询,与客户的往来帐务。

库存管理模块:包括库存之间商品调拔,商品的报损溢,强大的库存盘点功能,库存商品报警查询。

统计报表管理模块:完整的统计查询功能，每张单据每次收款付款都可以清楚的反映。

财务管理:对供货商,客户的往来帐务管理,对日常收入支出管理,员工工资管理。

基本信息设置:商品信息,供货商,客户,员工,仓库等基本参数的设置。

系统管理模块:可以对数据库备份/恢复,系统初始化,添加操作员，操作员修改密码,年终结算,查看日志。

1． 基本信息设置：在基本设置中可以对商品信息、供货商、客户、员工、仓库的设置

1． 商品信息设置：用于维护（增加、修改、删除、查询）企业经营商品的基本信息，内容包括货号、条形码、品名、拼音编码、规格、单位、产地、商品类型、最小库存、参考进货价、批发价、销售价等。其中拼音编码是商品名称的拼音简称，目的是在程序中可以通过拼音编码方便地查询到所需要的商品。还有对商品类型的设置。以及计量单位设置。

2． 供货商信息设置：用于维护（增加、修改、删除、查询）企业供货商的基本信息，内容包括供货商号、拼音编码、简称、名称、邮编、地址、类型、电话、传真、开户行邮编、银行帐号、税号、库房地址、库房电话、业务员、业务部门等。（长期供货商和临时供货商）

3． 客户资料设置：用于维护（增加、修改、删除、查询）企业客户的基本信息，内容包括客户编号、拼音编码、简称、名称、邮编、地址、电话、传真、开户行、开户行邮编、银行帐号、税号、性质、联系人、业务部门、授信额度等。（长期客户和临时客户）

4． 员工基本信息设置：用于维护（增加、修改、删除、查询）员工的基本信息，内容包括员工编号、拼音编码、姓名、性别、出生年月、籍贯、身份证号码等。另外还得对员工所处部门以及工资进行设定。

5． 仓库基本信息设置：用于维护（增加、修改、删除、查询）仓库的基本信息，内容包括仓库编号、仓库名称、仓库负责人、联系电话、仓库地址、是否为默认仓库、备注等，如果选择中“默认仓库”在所有单据打开窗口的时候显示的为该仓库，默认仓库只能有一个。（入库、出库的原因设置）（货物报损类型设置）

2． 系统管理模块：

1．  公司基本信息设置：用于维护（修改）本公司的基本信息，内容包括公司简称、公司注册名、公司联系电话、公司地址、公司业务、公司宗旨等。

2． 操作员基本信息设置：用于维护（添加、修改、删除）电脑操作员（既用户）的基本信息，内容包括用户编号、用户名、用户密码、用户权限等。

3． 数据维护：用于备份和还原数据库（自动备份）。

4． 系统初始化：删除所有营业数据（只保留基本信息）以及删除所有数据。

5． 修改密码：修改当前用户的密码。

6． 年终结算：年结算是将某一年所有营业数据合并成一条综合数据，并删除该年所有营业数据。进行年结算可以提高系统运行速度。年结算后将不能查询该年的营业记录，在结算前一定要备份数据。（只有最高权限的管理员才能执行该功能）

7． 查看日志：查看操作员的上机记录。每个操作员在每次启动系统时将自动添加一条上机记录。

3．   采购管理：

1． 采购定单：用于录入公司的采购订单。订单采用主从两张表来存放数据。主表内容包括采购单号（单号由四部分组成如CG051121010001，前两位“CG”是采购进货单据的标志，“050511”是05年5月11号增加的单据，“01”为当前操作员的编号，“0001”是流水帐号。） 、供货商号、订货日期、进货仓库、有效起日、有效止日、经办人（业务员）、应付总金额、实付总金额、状态（是否执行）等。从表是编号、采购单号、货号、订货数量、单价、折扣、总价等。如果把当前定单置为“执行”，即表示所采购的货已经到了，则必须进行入库操作，填写入库单等等。如果置为“未执行”，则当所采购的货全部入库后，就把定单的状态置为“执行”。（长期采购定单和临时采购定单）

2． 登记退货：用于记录退货信息。采用直接在进货单中填写负数的进货量。要实现的功能是：对哪个供货商的商品进行退货，则查找向该供货商订货的定单，如果该定单的状态为“未执行”，则直接修改该定货单；如果该定单的状态是“执行”，则新建退货单，其格式和数据都与进货单一样，只是在进数量上置为负数。如果把当前退货单置为“执行”，即表示现在就退货，则必须进行出库操作，填写出库单并把出库单原因置为“退货出库”等等。如果置为“未执行”，则当所有退货全部出库后，就把退货单的状态置为“执行”。

3． 进货价格调整：用于调整历史进货单的价格，内容

4． 历史进货/退货查询：用于查询商品采购、退货的历史记录。一般可以让用户按照任何条件查询，如供货商号、日期、货品号、商品拼音等。

4．   销售管理：

1． 销售订单：用于录入企业的销售定单。分主从表。主表内容包括销售单号、客户编号、销售日期、有效起日、有效止日、业务员（经办人）、应收总金额、实收总金额、状态（是否执行）等。从表包括编号、销售定单、货号、销售数量、销售单价、折扣、总价等。如果把当前定单置为“执行”，即表示客户当前就把所要货物提走，则必须进行出库操作，填写出库单等等。如果置为“未执行”，则当客户拿着销售定单到仓库把货提走后，则把定单的状态置为“执行”。（长期销售定单和临时销售定单）

2． 登记退货：用于记录顾客退货信息。采用直接在销售单中填写负数的销售量。要实现的功能是：哪个顾客对商品进行退货，则查找向该顾客的销售定单，如果该定单的状态为“未执行”，则直接修改该定货单，并且写上“退货原因”；如果该定单的状态是“执行”，则新建退货单，其格式和数据都与进货单一样，只是在销售数量上置为负数。如果把当前退货单置为“执行”，即表示现在就退货，则必须进行出库操作，填写出库单并把出库单原因置为“退货入库”等等。如果置为“未执行”，则当所有退货全部出库后，就把退货单的状态置为“执行”。

3． 销售价格调整：

4． 历史销售/退货查询：用于查询商品销售、退货的历史记录。一般可以让用户按照任何条件查询，如日期、货品号、商品拼音等。

5． 销售排行榜：统计各类商品的销售情况。

5．   库存管理：

1． 出库单：用于记录货物的出库信息。出库单采用主从两张表。主表内容包括出库单号、仓库编号、出库时间、业务员（经办人）、出库原因、销售/采购单号等。从表内容包括编号、出库单号、货物号、货物量等。

2． 入库单：用于记录货物的入库信息。出库单采用主从两张表。主表内容包括入库单号、入库编号、入库时间、业务员（经办人）、入库原因、销售/采购单号等。从表内容包括编号、入库单号、货物号、货物量等。

3． 登记报损单：用于记录货物报损记录信息。报损单采用主从两张表。主表内容包括报损单号、报损时间、业务员（经办人）、操作员、备注等；从表内容包括编号、报损单号、货物号、货物量等。

4． 库存调拨：主要进行库存调拨，并对调拨情况作以统计。调拨单采用主从两张表。主表内容包括调拨单号、业务员（经办人）、调拨日期、调出仓库号、调入仓库号、备注等；从表包括编号、调拨单号、货物号、货物量等。涉及算法是：在填写完调拨单后，即调拨成功后，必需对调出仓库作出库操作、调入仓库作入库操作等。

5． 库存盘点：用于盘点出该仓库的库存情况。

6． 库存警告：该部分显示库存数量低于系统设定的最低库存的商品。

6．    财务管理：

1． 往来帐务（供货商）：

2． 往来帐务（客户）：

3． 日常营业费用管理：用于记录公司日常开销费用管理。内容包括编号、时间、支出/入帐、支出/入帐原因、备注等。

4． 工资管理：用于员工工资管理。内容包括员工编号、时间（年月）、工资额、部门、奖惩、备注等。可以对员工工资查询，以及员工工资的变动、对员工实行奖惩等。

5． 财务盘点：按照用户的条件进行财务盘点。条件可以为时间（某年某月）、经办人等。

7．    统计报表：

1． 商品采购统计：该报表对不同商品在一定时间段内的采购进、退货记录作以统计。

2． 业务员采购统计：该报表对针对不同的业务员在一定时间段内的采购进、退货记录作以统计。

3． 库存成本统计：主要进行不同月份、不同仓库库存销售利润的统计。

4． 商品销售统计：该报表针对不同时间段内不同商品的销售、销售退货记录作以统计。

5． 业务员销售统计：业务员销售明细：对业务员在不同时间段内的商品销售、退货，客户付款情况进行统计。